Basi di dati Introduzione Una breve introduzione sulla suite di OpenOffice.org e la gestione dei database OpenOffice.org (www.openoffice.org) è un potente software opensource che ha, quale scopo primario, lo sviluppo di una suite per l ufficio multi-lingue e multi-piattaforma, basata sullo standard aperto XML di salvataggio dei documenti. La versione attualmente disponibile è la numero 2, ma lo sviluppo procede velocemente. Tra gli strumenti a disposizione nella suite di OpenOffice.org troviamo i tre moduli principali necessari all uso office (d ufficio), quali un software di videoscrittura (Writer), un foglio di calcolo (Calc) e un software di presentazione (Impress). La suite comprende, inoltre, un modulo di disegno (Draw) che può servire ad integrare immagini nei documenti. A parità di funzionalità e potenza, rispetto ad altre soluzioni, OpenOffice.org presenta due notevoli vantaggi: -è disponibile a basso costo o gratuitamente e il suo codice sorgente è libero; -è multi-piattaforma, cioè capace di funzionare su sistemi operativi diversi. Purtroppo in OpenOffice.org non esiste un applicazione ad hoc per gestire i database. Tuttavia è possibile operare con i database attraverso un interfaccia legata al programma di elaborazione testi Writer o al programma di gestione dei fogli elettronici Calc. Gli sviluppatori di OpenOffice.org hanno scelto di fornire uno strumento, le sorgenti dati, 1
integrabile facilmente nei moduli di Writer e Calc. Lo scopo di queste dispense è illustrare le possibilità che OpenOffice.org offre per leggere, modificare, integrare e stampare dati provenienti da database (db). A tal fine useremo un prodotto anch esso gratuito, libero e multipiattaforma chiamato MySQL (www.mysql.com): un database server, cioè un potente motore di database. Con OpenOffice.org, infatti, è possibile creare e gestire un database, ma con alcuni limiti dovuti al fatto che i db gestiti dalla suite possono essere locali (come ad esempio dbase, testo, foglio di calcolo o rubrica) e quindi gestibili ma poco potenti; oppure possono essere collegati in modo client/server (connessi tramite ODBC come MySQL). La scelta di utilizzare MySQL deriva dal desiderio di illustrare come gestire tramite OpenOffice.org un database relazionale flessibile e potente. 2
Basi di dati con l uso di MySQL e di OpenOffice.org PRIMI PASSI CON UN DATABASE Definizione di database Il termine database significa letteralmente base di dati, e definisce un insieme di informazioni catalogate ed organizzate secondo un apposita struttura. La rubrica telefonica è un perfetto esempio di database: in essa vengono conservati nomi, indirizzi e recapiti telefonici di tutte le persone che conosciamo. Queste informazioni hanno una struttura: la rubrica contiene varie voci, ciascuna delle quali raccoglie la stessa tipologia di informazione. Il fatto che una rubrica telefonica segua una struttura rigida aiuta a tenere le informazioni ordinate, e consente di ricercare e trovare un dato più velocemente. Un database software, cioè un database di tipo informatico, svolge le stesse funzioni ma in maniera più versatile ed efficiente. Il tipo di database software più diffuso è quello relazionale, composto da diverse tabelle che, se poste in relazione tra loro, consentono una gestione complessiva ed organica dei dati. Organizzazione di un database Il database è composto da un insieme di dati strutturati, raggruppati e ordinati in una o più tabelle. Le tabelle dei database relazionali, in particolare, sono un evoluzione dei file dati: mentre il file consente un organizzazione fisica dei dati, la tabella consente un organizzazione logica dei dati. Le tabelle sono costituite da righe e colonne: le righe descrivono i soggetti archiviati e rappresentano i record; mentre le colonne descrivono le informazioni e rappresentano i campi. 3
Le proprietà di un campo e quindi di una colonna sono: -il tipo di dato che descrive l informazione, come ad esempio un carattere, un numero interno o un numero a virgola mobile; -gli attributi del campo, cioè la sua lunghezza (fissa o variabile) o la rappresentazione voluta. Definizione di chiave primaria La chiave primaria è quel valore che permette di identificare un record in maniera univoca ed è necessaria quando si vogliono porre in relazione due o più tabelle. Ogni tabella dovrebbe avere una chiave primaria. Quindi, quando si crea una tabella, occorre sempre indicare quale campo o combinazioni di campo avranno il ruolo di chiave primaria. Definizione di indice Uno degli scopi principali di un database è consentire ricerche veloci. A tal fine è possibile assegnare un indice ad un campo specifico di una tabella. In particolare, l indice permette al campo di essere chiave primaria, e consente la ricerca random dei dati. Quando i campi non presentano questa caratteristica, la ricerca è di tipo sequenziale. Relazioni tra tabelle Un database relazionale è costituito da un insieme di tabelle legate tra loro da relazioni. Lo scopo delle relazioni consiste nell evitare di inserire più volte gli stessi dati. 4
Esistono tre tipi di relazione: -uno a uno: ad un record corrisponde un solo record; -uno a molti: ad un record corrispondono più record ma non il contrario; -molti a molti: ad un record corrispondono più record e viceversa. Integrità referenziale Le relazioni rendono l utilizzo delle tabelle flessibile e potente, ma se non vengono gestite correttamente possono creare problemi. Per questo motivo, è importante impostare l integrità referenziale. Con questo termine si indica un insieme di controlli effettuati dal programma che gestisce il database durante la registrazione, la cancellazione e l aggiornamento dei record. Questi controlli permettono di garantire che le relazioni tra tabelle siano sempre valide. Aprire un applicazione di database Dopo aver avviato Writer o Calc: Menu Visualizza Sorgente dati. Tastiera F4. Chiudere un applicazione di database Menu Visualizza Sorgente dati. Tastiera F4. Aprire o collegarsi a un database esistente Dopo aver aperto l interfaccia di gestione del database: Tasto sx Attraverso la finestra Explorer, espandere il contenuto del database facendo 2 clic sul nome 5
o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra Espandere l elenco delle tabelle facendo 2 clic sulla voce Tabelle o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra. Chiudere il collegamento con il database corrente Tasto dx 1 clic in un punto qualsiasi della finestra Explorer Chiudi collegamento. Modalità di visualizzazione: tabella Per visualizzare il contenuto: Tasto sx Attraverso la finestra Explorer, espandere il contenuto del database facendo 2 clic sul nome o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra Espandere l elenco delle tabelle facendo 2 clic sulla voce Tabelle o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra 1 clic sul nome della tabella. Per visualizzare la struttura: Tasto dx 1 clic sul nome della tabella Modifica tabella. Modalità di visualizzazione: formulario/maschera Per visualizzare il contenuto: Tasto sx Attraverso la finestra Explorer, espandere il contenuto del database facendo 2 clic sul nome o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra Espandere la voce Collegamenti facendo 2 clic su di essa o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra 2 clic sul nome del formulario. In alternativa: Dopo aver visualizzato l elenco dei formulari attivi: Tasto dx 1 clic sul nome del formulario Apri documento 6
Per visualizzare la struttura: Tasto dx 1 clic sul nome del formulario Modifica documento 1 clic sull icona Mostra le funzioni per formulario In alternativa: Dopo aver aperto il formulario per visualizzarne il contenuto: Tasto dx 1 clic sullo sfondo del documento Modifica 1 clic sull icona Mostra le funzioni per formulario Modalità di visualizzazione: query Per visualizzare il contenuto: Tasto sx Attraverso la finestra Explorer, espandere il contenuto del database facendo 2 clic sul nome o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra Espandere la voce Ricerche facendo 2 clic su di essa o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra 1 clic sul nome della query. Per visualizzare la struttura: Tasto dx 1 clic sul nome della query Modifica ricerca. Modalità di visualizzazione: rapporto/report Per visualizzare il contenuto: Tasto sx Attraverso la finestra Explorer, espandere il contenuto del database facendo 2 clic sul nome o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra Espandere la voce Collegamenti facendo 2 clic su di essa o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra 2 clic sul nome del report. In alternativa: Dopo aver visualizzato l elenco dei report attivi: Tasto dx 1 clic sul nome del report Apri documento. 7
Per visualizzare la struttura: Menu File Modelli Modifica Selezionare il modello 1 clic su Apri. Barre degli strumenti L interfaccia di gestione del database ha una barra degli strumenti chiamata Barra del database che non è modificabile in quanto rimane attiva e visibile fino a che non viene chiusa l interfaccia di gestione del database. Guida in linea Menu? Indice Inserire una parola chiave nella casella Termine cercato Selezionare l argomento dall indice 1 clic su MOSTRA. Tastiera F1 Inserire una parola chiave nella casella Termine cercato Selezionare l argomento dall indice 1 clic su MOSTRA. * NOTA BENE: nella Guida in linea esistono altre tre modalità di ricerca delle informazioni: la scheda Contenuti, nella quale gli argomenti sono suddivisi in aree omogenee di contenuto; la scheda Cerca, che consente di ricercare un argomento a partire da termini contenuti nel testo o nel titolo delle spiegazioni; la scheda Segnalibro, che consente di leggere gli argomenti precedentemente memorizzati. Altre funzioni di aiuto 1. Menu? Help agent 2. Menu? Suggerimenti 3. Menu? Guida attiva 8
CREARE UN DATABASE Creare un nuovo database Menu Strumenti Sorgente dati 1 clic su NUOVA SORGENTE DATI Scheda Generale Digitare il nome del database nel campo Nome Indicare a quale tipo di database collegare la sorgente dati scegliendolo dal menu a tendina del campo Tipo di database (MySQL) Nel campo URL sorgente dati (se attivo) indicare come raggiungere il database Scheda MySQL Mettere il segno di spunta su Usare la sorgente dati MYODBC presente 1 clic sul pulsante posto alla destra di URL sorgente dati rappresentato da tre puntini di sospensione Selezionare una sorgente dati 1 clic su OK 1 clic su OK. Tasto dx 1 clic su un qualsiasi elemento che compare nella finestra Explorer Amministra sorgente dati 1 clic su NUOVA SORGENTE DATI Scheda Generale Digitare il nome del database nel campo Nome Indicare a quale tipo di database collegare la sorgente dati scegliendolo dal menu a tendina del campo Tipo di database (MySQL) Nel campo URL sorgente dati (se attivo) indicare come raggiungere il database Scheda MySQL Mettere il segno di spunta su Usare la sorgente dati MYODBC presente 1 clic sul pulsante posto alla destra di URL sorgente dati rappresentato da tre puntini di sospensione Selezionare una sorgente dati 1 clic su OK 1 clic su OK. Salvare un nuovo database Attraverso la finestra di gestione delle sorgenti dati (Figura 9
1), scelto il tipo di database, occorre indicare nel campo URL sorgente dati una URL, ovvero un indirizzo che indichi in quale cartella o unità disco risiede il nuovo database. È proprio questa operazione che consente di creare e quindi salvare il database all interno di un unità disco. Figura 1: La finestra di gestione delle sorgenti dati Creare una nuova tabella Tasto dx 1 clic sulla voce Tabelle Nuova struttura tabella Definire le colonne della tabella una alla volta: nel campo Nome di campo digitare il nome della colonna Nel campo Tipo di campo definire il tipo di campo da utilizzare Inserire una breve descrizione della colonna Completare la descrizione del tipo utilizzando l area in basso Proprietà di campo Al termine dell inserimento delle colonne salvare e chiudere la nuova tabella. 10
Inserire un nuovo record Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Foglio dati: Digitare i dati in corrispondenza del simbolo di inserimento (facendo 1 clic sul simbolo di inserimento esso si trasforma in e digitando il dato in, simbolo che indica la modifica del record corrente) Confermare l operazione attraverso una delle seguenti procedure: Pulsanti 1 clic su Salva record di dati attuale Pulsanti 1 clic su Aggiorna 1 clic sul SÌ. Tasto sx 1 clic su una riga qualsiasi della tabella. Tastiera Invio. Eliminare un record Tasto dx 1 clic sulla riga da eliminare Elimina 1 clic sul SÌ. Tastiera Selezionare la riga da eliminare Canc 1 clic sul SÌ. Inserire un nuovo campo Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Struttura: Posizionare il cursore all interno della prima riga libera oppure inserirne una nuova facendo 1 clic con il tasto dx del mouse sulla riga sopra alla quale si vuole inserire la riga nuova e selezionare la voce Inserisci righe Definire il nuovo campo Salvare le modifiche. Inserire dati in un record Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Foglio dati: Tasto sx Posizionare il cursore all interno della cella in cui si desidera inserire i dati Digitare il dato. *NOTA BENE: per muoversi all interno della tabella oltre al mouse è possibile utilizzare le frecce direzionali, il tasto Tab o il tasto Invio della tastiera. 11
Eliminare dati in un record Tastiera Selezionare la cella contenente i dati che si desidera cancellare Canc o Backspace. Annullare le ultime operazioni svolte Pulsanti 1 clic su Annulla: immissione dati Navigare in una tabella Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Foglio dati: Nella parte inferiore dell interfaccia grafica del database è presente uno strumento chiamato Navigatore, costituito da un area di testo e da 5 pulsanti di spostamento: Area di testo Inserire un numero Premere il tasto Invio. Pulsanti Vai al primo record Vai al record precedente Vai al record successivo Vai all ultimo record Vai sulla riga di inserimento 12
Cancellare una tabella Tasto dx 1 clic sul nome della tabella che si desidera eliminare Elimina 1 clic sul SÌ. Salvare una tabella Menu File Salva o Salva con nome Digitare il nome della tabella Selezionare la cartella nella quale salvare la tabella 1 clic su OK. Pulsanti 1 clic su Salva o Salva con nome Digitare il nome della tabella Selezionare la cartella nella quale salvare la tabella 1 clic su OK. Chiudere una tabella Menu File Chiudi finestra. Pulsanti 1 clic su Chiudi Assegnare la chiave primaria Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Struttura: Tasto dx 1 clic su una colonna Chiave primaria. Indicizzare un campo Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Struttura: Menu Strumenti Struttura indice 1 clic su Nuovo indice Decidere se spuntare la voce Univoco Selezionare la prima colonna dal menu a tendina di Campo indice Scegliere il tipo di ordinamento dal menu a tendina di Sequenza di ordine 1 clic su Salva l indice attuale Chiudere la finestra. 13
Pulsanti 1 clic su Struttura indice 1 clic su Nuovo indice Decidere se mettere il segno di spunta su Univoco Selezionare la prima colonna dal menu a tendina di Campo indice Scegliere il tipo di ordinamento dal menu a tendina di Sequenza di ordine 1 clic su Salva l indice attuale Chiudere la finestra. Modificare le proprietà di un campo Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Struttura: Selezionare il campo che si desidera modificare Attraverso l area Proprietà di campo modificare le proprietà delle colonne che compongono la tabella Salvare le modifiche. Formattare un campo Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Struttura: Pulsanti 1 clic sul pulsante Impostare la formattazione desiderata 1 clic su OK Salvare le modifiche. Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Foglio dati: Tasto dx 1 clic sul pulsante contenente l intestazione della colonna Formattazione colonna Impostare la formattazione desiderata 1 clic su OK Salvare le modifiche. Creare una regola di validazione In openoffice.org non è possibile inserire una regola di validazione sui valori contenuti nel database. Per questo motivo, bisogna prestare grande attenzione durante la procedura di inserimento dei dati. 14
Modificare la larghezza delle colonne Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Foglio dati: Tasto dx 1 clic sull intestazione della colonna Larghezza colonna Digitare la larghezza desiderata 1 clic su OK. Tasto sx Spostare il puntatore sul limite destro del campo contenente il nome della colonna, in modo che prenda l aspetto di una doppia freccia; mantenendo premuto il tasto, spostare il puntatore fino a che la colonna raggiunge la dimensione desiderata. In alternativa, per ottenere un ridimensionamento automatico: Tasto dx Tasto sx 1 clic sull intestazione della colonna Larghezza colonna Mettere il segno di spunta su Automatico 1 clic su OK. Spostare il puntatore sul limite destro del campo contenente il nome della colonna, in modo che prenda l aspetto di una doppia freccia 2 clic. Modificare l altezza delle righe Dopo aver aperto la tabella in Visualizzazione Foglio dati: Tasto dx 1 clic sulla riga che si desidera modificare Altezza riga Digitare l altezza desiderata 1 clic su OK. In alternativa, per ottenere un ridimensionamento automatico: Tasto dx 1 clic sulla riga che si desidera modificare Altezza riga Mettere il segno di spunta su Automatico 1 clic su OK. 15
Spostare una colonna In OpenOffice.org non è possibile spostare una colonna all interno di una tabella. Per questo motivo, bisogna prestare molta attenzione in fase di progettazione di una tabella. Ordinare i dati di una tabella Dopo aver visualizzato la tabella in modalità foglio dati: Pulsanti Selezionare la colonna da ordinare 1 clic su Ordina in modo crescente o 1 clic su Ordina in modo decrescente In alternativa: Pulsanti 1 clic su Ordina Selezionare la colonna da utilizzare per l ordinamento dalla lista Nome di campo Scegliere l ordinamento dalla lista Sequenza 1 clic su OK. Anteprima di stampa di una tabella Per attivare l anteprima di stampa di una tabella è necessario trasferire il contenuto in un documento, ad esempio un foglio elettronico. Aprire la tabella o la query in modalità foglio dati 1 clic sul pulsante all incrocio tra le intestazioni di riga e quelle di colonna in modo da evidenziare tutta la tabella 1 clic sul pulsante Dati nel testo in modo da trasferire i dati nel foglio elettronico Per visualizzare l anteprima: File Anteprima di stampa (Per chiudere l anteprima 1 clic sul pulsante CHIUDI). 16
Stampare una tabella Dopo aver copiato il contenuto di una parte della tabella o della tabella completa in un documento: Pulsanti 1 clic su Stampa file direttamente In alternativa, se si desidera modificare le opzioni di stampa: Menu File Stampa Modificare le opzioni di stampa 1 clic su OK. USO DI MASCHERE Aprire una maschera/formulario Tasto sx Attraverso la finestra Explorer, espandere il contenuto del database facendo 2 clic sul nome o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra Espandere l elenco delle maschere facendo 2 clic sulla voce Collegamenti o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra 2 clic sul nome della maschera. In alternativa: Dopo aver visualizzato l elenco delle maschere attive: Tasto dx 1 clic sul nome della maschera Apri documento. 17
Creare una maschera Dopo aver visualizzato l elenco delle tabelle attive: Tasto dx 1 clic sul nome della tabella che si desidera gestire attraverso la maschera Pilota automatico formulario Nella finestra Pilota automatico Formulario Scelta database scegliere il database, la tabella e le colonne da gestire con la maschera 1 clic su AVANTI Nella finestra Pilota automatico Formulario Layout scegliere un layout per la maschera 1 clic su CREA Salvare la maschera. Inserire un nuovo record Pulsanti 1 clic su Nuovo record di dati Eliminare un record Pulsanti 1 clic su Elimina record di dati 1 clic sul SÌ. Navigare in una maschera Dopo aver aperto la maschera, nella parte inferiore dell interfaccia grafica del database è presente uno strumento chiamato Navigatore, costituito da un area di testo e da 5 pulsanti di spostamento: Area di testo Inserire un numero Premere il tasto Invio. Pulsanti Vai al primo record Vai al record precedente Vai al record successivo Vai all ultimo record Vai sulla riga di inserimento 18
Inserire e modificare intestazione e piè di pagina Dopo aver aperto la maschera in modalità di modifica attraverso la seguente procedura: Tasto dx 1 clic sul nome del formulario Modifica documento 1 clic sull icona Mostra le funzioni per formulario È possibile operare sulla maschera come su un normale documento di testo inserendo testo, oggetti grafici, ecc. Bisogna ricordare però che alcuni elementi non hanno senso in una maschera, per cui è inutile cercare di far funzionare l inserimento di intestazioni o piè di pagina: l interfaccia ci lascia operare con il comando ma non vedremo nulla semplicemente perché una maschera non è un documento di testo. È possibile però inserire comunque qualcosa di simile alle intestazioni o ai piè di pagina utilizzando il comando Inserisci Sezione : Menu 1 clic dove si vuole inserire la sezione (sopra la maschera se si vuole emulare un intestazione o sotto la maschera se vuole emulare un piè di pagina) Inserisci Sezione Stabilire le opzioni desiderate 1 clic su INSERISCI. Cancellare una maschera Tasto dx 1 clic sul nome della maschera Elimina 1 clic sul SÌ. *NOTA BENE: in questa procedura bisogna ricordare che quello che abbiamo cancellato è solo un collegamento al documento, il quale rimane comunque memorizzato nell archivio del nostro computer. Se volessimo eliminare definitivamente la maschera possiamo farlo con le funzioni che il sistema operativo ci mette a disposizione. 19
Salvare una maschera Menu File Salva o Salva con nome. Pulsanti 1 clic su Salva documento Chiudere una maschera Menu File Chiudi. Pulsanti 1 clic su Chiudi Ordinare dati di un formulario/maschera Dopo aver visualizzato la maschera in Modalità Foglio dati: Pulsanti Selezionare la colonna da ordinare 1 clic su Ordina in modo crescente o 1 clic su Ordina in modo decrescente In alternativa: Pulsanti 1 clic su Ordina Selezionare la colonna da utilizzare per l ordinamento dalla lista Nome di campo Scegliere l ordinamento dalla lista Sequenza 1 clic su OK. Anteprima di stampa di un formulario/maschera In OpenOffice.org non è possibile visualizzare un anteprima di stampa delle maschere. Stampare un formulario/maschera Poiché le maschere di OpenOffice.org non sono progettate per essere stampate, è possibile stampare solo la maschera con la riga corrente. Per stampare tutta la tabella usando la Visualizzazione Maschera è necessario farlo manualmente, posizionandosi su ogni riga e stampando la schermata corrispondente con un clic sul pulsante Stampa file direttamente 20
REPERIRE INFORMAZIONI Lo strumento di ricerca (per tabella e formulario/maschera) Pulsanti 1 clic su Cerca record di dati Impostare i criteri di ricerca 1 clic su CERCA. Attivare un filtro in base a selezione (per tabella e formulario/maschera) Pulsanti Selezionare il dato in base a cui filtrare 1 clic su Filtro automatico Attivare un filtro standard (per tabella e formulario/maschera) Pulsanti 1 clic su Filtro standard Impostare le condizioni di ricerca 1 clic su OK. Rimuovere un filtro (per tabella e formulario/maschera) Pulsanti 1 clic su Rimuovi filtro/ordine *NOTA BENE: per eliminare il filtro e poi riapplicarlo con un semplice clic possiamo utilizzare il pulsante Applica filtro, che toglie il filtro al primo clic e lo riapplica al successivo. Creare e cancellare relazioni Le relazioni consentono di costruire una grande tabella a partire da tabelle più piccole. Per creare una relazione tra tabelle, bisogna utilizzare la finestra Struttura relazione, che permette di gestire l integrità referenziale del database. Questa finestra è disponibile solo se viene utilizzato un database relazionale che prevede appunto la definizione dell integrità referenziale. Dato che questa definizione non è ancora integrata in MySql non possiamo utilizzarla. Quindi con OpenOffice.org non possiamo né creare né cancellare relazioni tra tabelle. 21
Applicare l integrità referenziale L integrità referenziale è un sistema che garantisce che le relazioni tra i record delle tabelle collegate non vengano eliminate o cancellate per errore. Tali regole non sono disponibili su tutti i database e nemmeno su tutti i database relazionali. Ad esempio in MySQL, che è un database relazionale, non è possibile impostare l integrità referenziale. In ogni modo, dove il database permette l impostazione di queste regole, l interfaccia presenta una finestra per gestirle. Creare una query/ricerca Tasto dx 1 clic sulla voce Ricerche Nuova ricerca (vista disegno) Selezionare la tabella o le tabelle da cui reperire i dati 1 clic su AGGIUNGI Selezionare le colonne sulle quali operare attraverso una delle seguenti operazioni: -2 clic sul nome della colonna; -1 clic nome della colonna e, mantenendo premuto il tasto, trascinare il puntatore fino a portarlo su una delle celle della riga Campo -1 clic su una delle celle della riga Campo in modo da far apparire il pulsante di attivazione della lista Aprire la lista Selezionare la colonna desiderata*. Inserire i criteri di ricerca Salvare la query e chiudere la finestra. *NOTA BENE: facendo un doppio clic sulla riga con l asterisco si indicano in una volta sola tutte le colonne contenute nella tabella. 22
Criteri Gli operatori di confronto utilizzabili in questa fase sono: -uguale (=): impone l uguaglianza e normalmente viene sottinteso; -minore/maggiore (<>): impone la differenza ed ha il significato opposto a quello del simbolo precedente; -maggiore (>): impone che i dati siano maggiori di quelli indicati; -maggiore o uguale (>=): impone che i dati siano maggiori o uguali al valore indicato; -minore (<): impone che i dati siano minori del valore indicato; -minore o uguale (<=) indica che i dati siano minori o uguali a quello indicato. Inserire un criterio in una query Dopo aver aperto la query in modalità di modifica: Posizionare il cursore nella riga Criteri in corrispondenza del campo in cui si desidera applicare il criterio Digitare il criterio Confermare premendo il tasto Invio Salvare le modifiche. Cancellare un criterio in una query Tastiera Selezionare il criterio da eliminare Canc o Backspace. 23
Aggiungere un campo in una query Dopo aver aperto la query in modalità di modifica: Tasto sx Selezionare le colonne sulle quali operare attraverso una delle seguenti operazioni: -2 clic sul nome della colonna; -1 clic nome della colonna e, mantenendo premuto il tasto, trascinare il puntatore fino a portarlo su una delle celle della riga Campo ; -1 clic su una delle celle della riga Campo in modo da far apparire il pulsante di attivazione della lista Aprire la lista Selezionare la colonna desiderata. -Inserire i criteri di ricerca Salvare la query e chiudere la finestra. Eliminare un campo in una query Dopo aver aperto la query in modalità di modifica: Tastiera Selezionare il campo da eliminare Canc o Backspace. Spostare un campo in una query Dopo aver aperto la query in modalità di modifica: Tasto sx 1 clic sull intestazione della colonna che si desidera spostare e, mantenendo premuto il tasto, spostare il puntatore nel punto in cui si desidera visualizzare la colonna Rilasciare il tasto. 24
Eseguire una query In Modalità Foglio dati: Tasto sx Attraverso la finestra Explorer, espandere il contenuto del database facendo 2 clic sul nome o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra Espandere la voce Ricerche facendo 2 clic su di essa o 1 clic sul simbolo più posto alla sua sinistra 1 clic sul nome della query. In modalità di modifica: Menu Modifica Esegui ricerca. Pulsanti 1 clic su Esegui ricerca Cancellare una query Tasto dx 1 clic sul nome della query Elimina 1 clic sul SÌ. Salvare una query Menu File Salva o Salva con nome Dare un nome alla query 1 clic su OK. Pulsanti 1 clic su Salva o Salva con nome Dare un nome alla query 1 clic su OK. Chiudere una query Menu File Chiudi finestra Pulsanti 1 clic su Chiudi. Ordinare dati di una query Dopo aver visualizzato la query in Modalità Foglio dati: Pulsanti Selezionare la colonna da ordinare 1 clic su Ordina in modo crescente o 1 clic su Ordina in modo decrescente 25
In alternativa: Pulsanti 1 clic su Ordina Selezionare la colonna da utilizzare per l ordinamento dalla lista Nome di campo Scegliere l ordinamento dalla lista Sequenza 1 clic su OK. Dopo aver visualizzato la query in Modalità di Modifica: Tasto sx Posizionare il cursore nella riga Ordine in corrispondenza del campo in cui si desidera applicare l ordinamento Aprire il menu a tendina Selezionare il criterio di ordinamento Confermare premendo il tasto Invio Salvare le modifiche. Anteprima di stampa di una query Per attivare l anteprima di stampa di una query è necessario trasferire il contenuto in un documento, ad esempio un foglio elettronico: aprire la tabella o la query in modalità foglio dati 1 clic sul pulsante all incrocio tra le intestazioni di riga e quelle di colonna in modo da evidenziare tutta la tabella 1 clic sul pulsante Dati nel testo in modo da trasferire i dati nel foglio elettronico sottostante Per visualizzare l anteprima: File Anteprima di stampa (Per chiudere l anteprima 1 clic sul pulsante CHIUDI). 26
Stampare una query Dopo aver copiato il contenuto di una parte della query o della query completa in un documento: Pulsanti 1 clic su Stampa file direttamente In alternativa, se si desidera modificare le opzioni di stampa: Menu File Stampa Modificare le opzioni di stampa 1 clic su OK. RENDICONTI Creare un nuovo report Tasto dx 1 clic sul nome della tabella che si vuole gestire con il report Pilota automatico Rapporto Nella finestra Pilota automatico Rapporto Scelta database scegliere il database, la tabella e le colonne da gestire con il report 1 clic su AVANTI Nella finestra Pilota automatico Rapporto Campi dicitura cambiare i nomi con cui indicare le colonne 1 clic su AVANTI Nella finestra Pilota automatico Rapporto Raggruppamenti decidere se indicare la colonna o le colonne per cui raggruppare 1 clic su AVANTI Nella finestra Pilota automatico Rapporto Opzioni di ordine indicare in base a quali colonne ordinare i dati 1 clic su AVANTI Nella finestra Pilota automatico rapporto Selezione Layout definire il layout del report 1 clic su AVANTI Scegliere se creare un report statico o un report dinamico 1 clic su CREA. Modificare elementi in un report Menu File Modelli Modifica Selezionare il modello con il nome del report creato Aperto il documento, fare 2 clic sull intestazione di colonna da modificare Apportare le modifiche 1 clic su OK Salvare e chiudere la finestra. 27
Raggruppare i campi in ordine crescente/descrescente Raggruppare e ordinare i dati presenti in un report è estremamente facile in quanto fa parte della normale procedura di creazione di un report. Durante la terza e quarta fase, infatti, il pilota automatico permette di indicare nella finestra Pilota automatico Rapporto Raggruppamenti in base a quali colonne raggruppare e nella finestra Pilota automatico Rapporto Opzioni di ordine in base a quali colonne ordinare i dati. Una volta definito il report, però, non è più possibile modificare né il raggruppamento né l ordinamento. Operazioni In OpenOffice.org non sono disponibili strumenti per ottenere valori totalizzatori utili per raggruppare i record in base a calcoli matematici. Impostare, visualizzare e modificare intestazione e piè di pagina Durante la creazione del report mediante la procedura guidata, è possibile impostare differenti modelli di intestazione e piè di pagina. Infatti, operando tramite il pilota automatico, la quinta fase ci permette di impostare differenti layout. 28
Una volta definito il report, per modificare intestazione e piè di pagina: Menu File Modelli Modifica Selezionare il modello che ha il nome del report creato Aperto il documento, fare 2 clic sui campi che contengono l intestazione o il piè di pagina: si apre la finestra Modifica campo di comando attraverso la quale è possibile modificare i campi stessi Digitare il testo desiderato nella casella Valore 1 clic su OK Salvare e chiudere la finestra. Cancellare un report Tasto dx 1 clic sul nome del report che si desidera cancellare Elimina 1 clic sul SÌ. Salvare un report Menu File Salva o Salva con nome. Pulsanti 1 clic su Salva Chiudere un report Menu File Chiudi. Pulsanti 1 clic su Chiudi Anteprima di stampa di un rapporto/report Menu File Anteprima di stampa (per chiudere l anteprima 1 clic sul pulsante CHIUDI). Stampare un rapporto/report Menu File Stampa Modificare le opzioni di stampa 1 clic su OK. Pulsanti 1 clic su Stampa file direttamente 29