Servizi di sviluppo e gestione del Sistema Informativo del Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca Giornale di Cassa e regolarizzazione dei sospesi Guida Operativa Versione 1.0 del RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group
INDICE 1. INTRODUZIONE... 3 2. INFORMAZIONI UTILI... 4 3. CARICAMENTO DEL GIORNALE DI CASSA DELL ISTITUTO CASSIERE... 5 3.1 PRELEVARE IL GIORNALE DI CASSA... 5 3.2 CARICARE IL GIORNALE DI CASSA NEL SIDI... 5 3.3 ELABORARE IL GIORNALE DI CASSA... 6 3.4 STAMPARE I DATI CONTENUTI NEL GIORNALE DI CASSA... 8 4. REGOLARIZZAZIONE DEI SOSPESI... 9 4.1 ELENCO SOSPESI... 9 4.2 REGOLARIZZAZIONE (CASO 1 A 1)... 11 4.3 REGOLARIZZAZIONE (CASO N A 1)... 13 4.4 REGOLARIZZAZIONE (CASO 1 A N)... 15 5. ESITI RICEVUTI NEI SUCCESSIVI GIORNALI DI CASSA... 16 5.1 STATO DEI SOSPESI... 16 5.2 OPERAZIONE DI RIPRISTINO... 18 5.3 OPERAZIONE DI STORNO... 18 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 2 -
1. INTRODUZIONE Nell ambito del quadro normativo vigente, con il termine Ordinativo Informatico Locale si intende l insieme delle risorse informatiche ed organizzative necessarie per automatizzare l iter amministrativo adottato dalle scuole per l ordinazione delle entrate e delle spese all istituto cassiere. In termini funzionali, l OIL è il complesso di procedure informatiche che permettono di integrare il sistema di contabilità finanziaria della scuola con le procedure del cassiere per consentire fra le stesse un colloquio automatizzato bidirezionale. L evidenza elettronica che si ottiene è dotata di validità amministrativa e contabile e sostituisce a tutti gli effetti, i documenti cartacei. Tale garanzia è data dall uso della firma digitale che permette in modo inequivocabile l identificazione del sottoscrittore e l integrità del documento (gli utenti designati alla sottoscrizione digitale sono il DGSA e DS). L iniziativa è curata dal Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca con il supporto dell ABI e del DigitPA. La presente guida descrive e illustra le funzioni disponibili sul Portale SIDI e le attività da svolgere per gestire il Giornale di Cassa ricevuto dall istituto cassiere e la regolarizzazione dei sospesi di entrata e di uscita. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 3 -
2. INFORMAZIONI UTILI Il presente paragrafo contiene il glossario utilizzato per la descrizione delle funzioni contenute nella presente guida. Titolo (o ordinativo): documento contente le informazioni che sono oggetto di elaborazione da parte della Banca e può essere di due tipologie: Mandato Reversale Distinta: contenitore di titoli, di richieste di annullamento di titoli o di richieste di storni. E implementato come struttura dati in formato XML. Una distinta può contenere un massimo di 100 elementi tutti appartenenti alla stessa categoria. In funzione dei dati contenuti, la distinta avrà tre formati dati differenti: Distinta titoli Distinta richiesta annullamento titoli Distinta storno titoli Giornale di Cassa: il cassiere è tenuto a registrare nel giornale di cassa tutte le operazioni che interessano il servizio di cassa della scuola, sia quelle da essa effettuate o disposte, sia quelle eseguite direttamente dal cassiere. Contiene anche la situazione di cassa della scuola. Sospeso di entrata (o provvisorio di entrata): movimenti di entrata registrati dall istituto cassiere e momentaneamente privi del relativo ordinativo di incasso da parte della scuola. Per la regolarizzazione del sospeso di entrata la scuola emette un ordinativo di incasso (reversale) e lo trasmette all istituto cassiere che si occupa di regolarizzare il movimento provvisorio. Sospeso di uscita (o provvisorio di uscita): movimenti di uscita registrati dall istituto cassiere e momentaneamente privi del relativo ordinativo di pagamento da parte della scuola. Per la regolarizzazione del sospeso di uscita la scuola emette un ordinativo di pagamento (mandato) e lo trasmette all istituto cassiere che si occupa di regolarizzare il movimento provvisorio. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 4 -
3. CARICAMENTO DEL GIORNALE DI CASSA DELL ISTITUTO CASSIERE 3.1 Prelevare il giornale di cassa La prima operazione che la scuola deve compiere è recuperare l ultimo file prodotto dall istituto cassiere contenente il giornale di cassa. Per prelevare tale file la scuola deve collegarsi al sito di Home Banking della propria banca cassiera e scaricare nel computer locale l ultimo giornale di cassa. La banca cassiera avrà fornito alla scuola tutte le indicazioni utili per individuare nel sito di Home Banking i vari giornali di cassa prodotti e per scaricare il file prescelto nel proprio computer locale. NOTA BENE E consigliabile annotare la cartella dove viene salvato il giornale di cassa nel proprio computer: tale percorso sarà utile quando dovremo caricare il giornale di cassa nel sistema SIDI. 3.2 Caricare il giornale di cassa nel SIDI Per caricare il Giornale di Cassa nel sistema SIDI si dovrà accedere al sistema SIDI e: Selezionare la voce di m enu Gestione Finanziario- Contabile Selezionare la voce di m enu Bilancio Scuole Im postare l anno finanziario e confermare Scegliere la scuola e conferm are Selezionare la voce di m enu Area Gestionale - Mov im enti Selezionare la voce di m enu Giornale di Cassa RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 5 -
Viene visualizzata una pagina web che permette di caricare nel SIDI il file del giornale di cassa prelevato presso l istituto cassiere. Per caricare il file nel file è necessario compiere i passi seguenti: Selezionare il pulsante Carica File Individuare nel proprio com puter il file prelevato dall istituto cassiere Confermare il file selezionato Vengono successivamente visualizzate le informazioni generali relative al giornale di cassa caricato, il file si trova ancora nello stato CARICATO e un messaggio comunica all utente che il file è stato acquisito correttamente. 3.3 Elaborare il giornale di cassa In seguito all operazione di caricamento deve essere effettuata l operazione di elaborazione che consente al SIDI di leggere ed elaborare i dati contenuti nel giornale di cassa per poi visualizzarli all utente. NOTA BENE Successivamente al caricamento del file è necessario procedere con l elaborazione del file stesso. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 6 -
Per eseguire l operazione di elaborazione è necessario scegliere la riga con il giornale di cassa da elaborare e poi selezionare il pulsante Elabora: In seguito all elaborazione del giornale di cassa il file si trova nello stato ELABORATO e un messaggio comunica all utente che il file è stato elaborato correttamente. Eventuali errori o note rilevate in fase di elaborazione possono essere visualizzati selezionando rispettivamente il pulsante Visualizza Errori e il pulsante Visualizza Note Elaborazione. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 7 -
3.4 Stampare i dati contenuti nel giornale di cassa Selezionando il pulsante Stampa Riepilogo è possibile visualizzare o salvare un file pdf che illustra il riepilogo di cassa partendo dal saldo complessivo prevedente. Nel riepilogo sono anche visualizzati i totali di esercizio partendo dal fondo cassa iniziale. Selezionando il pulsante Stampa Dettaglio è possibile visualizzare o salvare un file pdf che illustra il dettaglio dei dati contenuti nel giornale di cassa. I dati sono raggrupati in base al conto evidenza e ogni raggruppamento contiene i totali del conto evidenza e il saldo finale del conto evidenza. Alla termine di tutti i dati contenuti nel giornale di cassa vengono ripetuti i totali complessivi che raggruppano le informazioni dei vari conti evidenza. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 8 -
4. REGOLARIZZAZIONE DEI SOSPESI Nel giornale di cassa l istituto cassiere inserisce anche i sospesi di entrata e di uscita rilevati nel periodo di riferimento del giornale di cassa. Queste informazioni consentono al SIDI di generare facilmente i relativi ordinativi di regolarizzazione che verranno inviati all istituto cassiere per regolarizzare i sospesi. 4.1 Elenco sospesi Per visualizzare l elenco dei sospesi contenuti nel giornale di cassa si dovrà accedere al sistema SIDI e: Selezionare la voce di m enu Area Gestionale Mov im enti Selezionare la voce di m enu Sospesi Viene visualizzata una pagina web dove è possibile impostare il filtro di ricerca dei sospesi basato sullo stato e sulla data di registrazione nel giornale di cassa: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 9 -
I sospesi vengono prospettati all utente raggruppati in due gruppi: nella parte superiore vengono elencati i sospesi in entrata nella parte inferiore i sospesi in uscita. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 10 -
4.2 Regolarizzazione (caso 1 a 1) Per regolarizzare un sospeso con un ordinativo la scuola può procedere nel modo seguente. Selezionare un sospeso (ad esempio di entrata) spuntando la relativa riga contenente il sospeso da regolarizzare e successivamente selezionare il pulsante Regolarizza: Il sistema visualizza un riassunto dei dati relativi al sospeso scelto, si deve poi selezionare il pulsante Inserisci Reversale (nel caso di sospeso in uscita il pulsante sarà Inserisci Mandato): Il SIDI automaticamente mi creerà un ordinativo (in questo caso una reversale) evidenziando in un apposita sezione i sospesi che verranno regolarizzati: Nell ordinativo creato in automatico l utente deve specificare il Piano dei conti delle Entrate (in questo caso perchè è un sospeso di entrata) ed eventualmente il numero e la data del provvedimento. Gli altri dati non possono essere modificati perchè vengono desunti dai dati del sospeso. Il SIDI controlla che il totale dell ordinativo corrisponda con l importo del sospeso selezionato. Nel nostro caso la reversale deve avere un importo pari all importo del sospeso selezionato. Confermando l operazione il SIDI creerà l ordinativo di regolarizzazione (in questo caso una reversale) visualizzando all utente i dati principali dell ordinativo creato. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 11 -
L ordinativo a questo punto può essere inserito in una distinta OIL e inviato all istituto cassiere che si occuperà di regolarizzare i sospesi. NOTA BENE La scuola riceverà dall istituto cassiere gli esiti degli ordinativi OIL di regolarizzazione trasmessi e li caricherà nel SIDI. Inoltre nel successivo giornale di cassa la scuola riceverà un ulteriore conferma dell esecuzione dei movimenti di regolarizzazione ordinati dalla scuola. Nei giorni successivi la scuola caricherà nel SIDI gli esiti ricevuti dalla banca e il nuovo giornale di cassa. In seguito al caricamento di questi file il sospeso (nel nostro esempio il sospeso in entrata) passerà nello stato REGOLARIZZATO. Inoltre la reversale emessa per la regolarizzazione passerà nello stato RISCOSSA. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 12 -
4.3 Regolarizzazione (caso N a 1) Per regolarizzare N sospesi con un ordinativo la scuola può procedere nel modo seguente. Selezionare N sospesi (ad esempio di uscita) spuntando le relative righe contenente i sospesi da regolarizzare e successivamente selezionare il pulsante Regolarizza: Nel caso in cui i sospesi facciano riferimento a conti evidenza diversi il sistema si predispone per creare più ordinativi di regolarizzazione: gli ordinativi relativi a conti evidenza diversi andranno inviati in distinte diverse. Il sistema visualizza un riassunto dei dati relativi ai sospesi scelti, si deve poi selezionare il pulsante Inserisci Mandato (nel caso di sospeso in entrata il pulsante sarà Inserisci Reversale): Il SIDI automaticamente creerà un ordinativo (in questo caso un mandato) evidenziando in un apposita sezione i sospesi che verranno regolarizzati: Nell ordinativo creato in automatico l utente deve specificare il Progetto o la Attività e il Piano dei conti delle Spese dove attribuire la spesa (in questo caso perchè è un sospeso di uscita) ed eventualmente il numero e la data del provvedimento. Gli altri dati non possono essere modificati perchè vengono desunti dai dati del sospeso. Il SIDI controlla che il totale dell ordinativo corrisponda con la somma dei sospesi selezionati. Nel nostro caso il mandato deve avere un importo pari alla somma dei sospesi selezionati. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 13 -
Confermando l operazione il SIDI creerà l ordinativo di regolarizzazione (in questo caso un mandato) visualizzando all utente i dati principali dell ordinativo creato. L ordinativo a questo punto può essere inserito in una distinta OIL e inviato all istituto cassiere che si occuperà di regolarizzare i sospesi. NOTA BENE La scuola riceverà dall istituto cassiere gli esiti degli ordinativi OIL di regolarizzazione trasmessi e li caricherà nel SIDI. Inoltre nel successivo giornale di cassa la scuola riceverà un ulteriore conferma dell esecuzione dei movimenti di regolarizzazione ordinati dalla scuola. Nei giorni successivi la scuola caricherà nel SIDI gli esiti ricevuti dalla banca e il nuovo giornale di cassa. In seguito al caricamento di questi file i sospesi (nel nostro esempio i sospesi in uscita) passeranno nello stato REGOLARIZZATO. Inoltre il mandato emesso per la regolarizzazione passerà nello stato PAGATO. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 14 -
4.4 Regolarizzazione (caso 1 a N) La funzione per regolarizzare 1 sospeso con N ordinativi verrà rilasciata prossimamente. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 15 -
5. ESITI RICEVUTI NEI SUCCESSIVI GIORNALI DI CASSA 5.1 Stato dei sospesi L istituto cassiere invia nei successivi giornali di cassa i movimenti che hanno concluso la regolarizzazione dei sospesi. Tali movimenti sono quelli ordinati dalla scuola e confermati dall istituto cassiere nei successivi giornali di cassa. Riprendendo l esempio contenuto nel paragrafo 4.2 abbiamo creato la reversale di regolarizzazione numero 10 creata per un solo sospeso (numero sospeso 3) per un totale di 3.000,00. Tale sospeso non sarà più selezionabile e il suo stato è diventato IN REGOLARIZZAZIONE. In seguito al caricamento del successivo giornale di cassa avremo la situazione seguente in cui il sospeso sarà REGOLARIZZATO: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 16 -
Riprendendo l esempio contenuto nel paragrafo 4.3 abbiamo creato il mandato di regolarizzazione numero 15 creato per due sospesi (numero sospeso 4) per un totale di 800,00. Tale sospesi non saranno più selezionabili e il loro stato è diventato IN REGOLARIZZAZIONE. In seguito al caricamento del successivo giornale di cassa avremo la situazione seguente in cui i sospesi saranno nello stato REGOLARIZZATO: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 17 -
5.2 Operazione di Ripristino Può capitare che l istituto cassiere o la scuola abbiano la necessità di cancellare un sospeso o di cancellare un ordinativo legato a dei sospesi. Quando capita questa evenienza l istituto cassiere effettua una operazione di RIPRISTINO. Questo significa che ci sarà una rettifica nei successivi giornali di cassa dove l istituto cassiere inserirà lo stato di RIPRISTINATO per i sospesi e l ordinativo coinvolti. Questa operazione riporterà il sospeso nello stato di ESEGUITO e il relativo ordinativo nello stato EMESSO. 5.3 Operazione di Storno Se l istituto cassiere o la scuola hanno la necessità di cancellare un ordinativo non legato a sospesi l istituto cassiere effettua una operazione di STORNO. Questo significa che ci sarà una rettifica nei successivi giornali di cassa dove l istituto cassiere inserirà lo stato di STORNATO per l ordinativo coinvolto. Questa operazione riporterà l ordinativo nello stato EMESSO. NOTA BENE Il termine STORNO in questo contesto viene utilizzato con il significato di annullare un movimento. Questo significato è quello comunemente utilizzato dall istituto cassiere. Da non confondere con lo storno del mandato inteso dalla scuola come il cambio del progetto di riferimento del mandato, o lo storno della reversale inteso dalla scuola come il cambio del piano dei conti delle entrate. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 18 -