MODULO3-Microsoft word I principali elementi della finestra di WORD sono: BARRA MULTIFUNZIONE : contiene tutti i comandi disponibili pulsante OFFICE : consente di aprire un menù, sulla sinistra del quale compaiono le funzioni fondamentali nella gestione di un documento, mentre sulla destra sono elencati i documenti recenti. BARRA Di ACCESSO RAPIDO:contiene alcuni comandi sempre visibili e può essere personalizzata. SCHEDA: contiene comandi relativa a un tipo di attività: sono HOME, INSERISCI,LAYOUT DI PAGINA,RIFERIMENTI, LETTERE, REVISIONE,VISUALIZZA. Nella scheda HOME ci sono i comandi di uso più comune. PER LANCIARLO: Start- tutti i programmi- word (o mcrosoft office-word) Si apre la finestra di word TERMINARE UNA SESSIONE al termine di una sessione di lavoro seleziona Esci dal menù del pulsante di Microsoft office. Compare la scritta: si desidera salvare? Fai click su SI Modi alternativi: fai click sulla x di chiusura finestra 1
APRIRE UN DCUMENTO WORD fai click sull icona apri nella barra degli strumenti- cerca destinazione e aprila con doppio Click Menù di Microsoft Office Apri e selezioni il file dalla finestra di dialogo. se è aperto il riquadro attività, seleziona tra Documenti Recenti Quando il documento è aperto il puntatore, si pone all inizio sulla prima riga. Puoi aprire contemporaneamente tante file. Se i file non sono contigui usa il tasto Ctrl Per ogni documento aperto è creata una finestra di word. Su tali finestre puoi agire indipendentemente, ridimensionandole o riducendole a icona. CREARE UN NUOVO DOCUMENTO fai click sull icona della barra degli strumenti (foglio) File- Nuovo- si apre il riquadro nuovo documento- da qui puoi scegliere il tipo di modello fax etc OK Ctrl+N SALVATAGGIO Finito il lavoro, per salvare il lavoro su disco puoi: Fare click sull icona salva (dischetto), al primo salvataggio word apre la finestra salva con Nome. Digita il nome del nuovo nome del file nella casella Nome File ; nella casella Salva in Compare il nome della posizione corrente in cui puoi salvare il file. Se desideri salvarlo in un altra posizione, fai click sulla freccia del menù a tendina Salva in, scegli la risorsa dove salvare Da Menù di Microsoft Office puoi scegliere o SALVA o SALVA CON NOME Per cambiare formato al file Procedi come prima ma agisci sulla casella Tipo File sempre da salva con nome, facendo clic sulla Freccia si apre un menù a discesa riportando l elenco di tutti i tipi di file, tra quali puoi scegliere: Doc formato di Word 2003 Rich Text Format, file con estensione.rtf formato Microsoft che preserva la formattazione in un file di testo Pagina web, file con estensione.htm Modello d documento, file con estensione.dot che rappresenta un modello di word Solo testo, file di solo testo con estensione.txt Solo testo con interruzione di riga, file di testo con sempre estensione.txt ma con un indicatore di paragrafo alla fine di ogni riga PASSAGGIO TRA DIVERSI DOCUMENTI Quando lavori con più documenti, puoi passare da un documento ad un altro nei seguenti modi: Fai click nella barra delle attività sul documento sul quale vuoi lavorare Fai click n qualsiasi punto della finestra (purché questa non sia coperta) contenente il documento Alt+tab spostati nell icona che ti interessa HELP E GUIDA IN LINEA Facendo click sul? presente nella barra degli strumenti oppure premendo il tasto F1 della tastiera in alto o ancora scegliendo Guida in Linea Microsoft Word dal menù? È così visualizzato l assistente di Office il quale richiede che venda digitata una domanda e Poi sia premuto Cerca. Così facendo compi una ricerca per individuare le parti che parlano Dell argomento richiesto. Seleziona con doppio click. 2
Se premi il pulsante LIBRO : la finestra si espande con tre schede, sommario, ricerca libera, Indice Nella scheda Sommario gli argomenti sono suddivisi in aree di funzionalità rappresentate ognuna da Un icona libro. Ricerca libera consente di inserire una parola o frase da cercare CHIUSURA DI UN DOCUMENTO Dal menù file seleziona chiudi- Oppure fai click sull icona chiudi nella barra di accesso rapido. Se il documento non è ancora stato salvato Word chiederà se lo volete salvare. Chiuso il documento La finestra appare senza foglio di lavoro. GRUPPO DI COMANDI : HOME, I gruppi di comandi della scheda HOME sono: APPUNTI, CARATTERE,PARAGRAFO,STILI, MODIFICA. APPUNTI : comprende le funzioni: Taglia, copia, incolla, copia formato DUPLICARE SPOSTARE CANCELLARE Con i comandi copia taglia e incolla- si può spostare e duplicare sia testo sia immagini in altre Posizioni servendosi degli appunti (da Modifica.- appunti di office). Gli appunti di Word sono un area temporanea in cui possono essere memorizzati fino a ventiquattro elementi Tagliati o copiati. Per richiamare gli appunti premere sulla freccetta accanto ad Appunti Per incollare un elemento, sposta il punto di inserimento nella posizione in cui desideri Aggiungere il testo e fai clic sull icona dell elemento nel riquadro appunti Per eliminare un elemento dagli Appunti, fai clic su di esso, quindi seleziona Elimina dal Menù che si apre selezionando la freccia situata a destra del riquadro che lo rappresenta. Per incollare tutti gli elementi degli appunti nello stesso ordine con cui sono stati copiati, fai Click sul pulsante Incolla tutto Per svuotare completamente gli appunti fai click sul pulsante Cancella tutto Per duplicare una parte di testo seleziona il testo del documento e scegli Copia Ctrl+C Click sull icona copia Per incollare. Spostati con il cursore nel punto dove vuoi incollare Incolla Ctrl+V Icona incolla Le funzioni copia e incolla sono attive anche se si copia in un documento e poi s incolla su un Altro. A tale scopo. Copia dal documento sorgente. Posti nel documento destinazione. Incolla. Per spostare una parte di testo Modifica taglia Ctrl+X Icona taglia Per incollare procedi come prima. 3
Copia formato: icona con il pennello: consente di copiare la formattazione di un testo e di applicarla a un altro. CARATTERE: consente di applicare ai caratteri di una selezione il tipo (FONT), la dimensione,colore, stile(grassetto,corsivo,sottolineato,barrato). E possibile scrivere un carattere apice,pedice, applicare un colore di sfondo, trasformare maiuscolo in minuscolo. Ingrandire o rimpiccolire o cancellare la formattazione. Cliccando sulla freccetta si apre il riquadro attività che consente di applicare vari effetti al testo. PARAGRAFO Comprende i comandi che agiscono su tutto il testo di cui è costituito un paragrafo. In particolare si trovano i comandi per l impaginazione del paragrafo: allineamento a sinistra, centrato, allineamento a destra,giustificato, la gestione dell interlinea e dei rientri. Cliccando sulla freccetta apriamo il riquadro attività: 4
tramite il riquadro attività è possibile scegliere l allineamento,impostare i rientri, la spaziatura,le tabulazioni. le tabulazioni possono essere con allineamento a sinistra, centrato, a destra,decimale,barra. STILI Consentono di personalizzare il testo scegliendo uno degli stili proposti 5
MODIFICA TROVARE E SOSTITUIRE E possibile ricercare all interno di un testo parole, frasi. Dal menù modifica-trova Si apre una finestra di dialogo strutturata in schede. Nella scheda Trova, nella casella immetti il testo o la frase da cercare Premi il pulsante Opzioni se desideri raffinare le modalità di ricerca (o Altro o Standard). Maiuscole/minuscole Solo parole intere Usa carattere jolly Parole simili Forme flesse Facendo click sul Pulsante Trova successivo SELEZIONE: consente di selezionare tutto il testo, oggetti o un testo con stessa formattazione. MENU VISUALIZZA Menù visualizza, sono presenti cinque diversi tipi di visualizzazione Lettura a schermo intero Layout web Layout di stampa Struttura Bozza Layout di stampa: Si può visualizzare il RIGHELLO, la griglia, le anteprime delle pagine del documento. ZOOM Nella barra degli strumenti, in basso a destra fai scorrere la freccia per impostare la percentuale di zoom compresa tra 10 e 500. dal menù Visualizza puoi anche tu fissare la percentuale che preferisci inserendola nella casella della finestra di dialogo che si apre cliccando sul pulsante Zoom. Inoltre sono disponibili ulteriori opzioni per lo zoom quali : Visualizza una pagina o visualizza due pagine per schermata Larghezza pagina modifica le dimensioni di visualizzazione del testo in modo che la larghezza della pagina corrisponda a tutta la finestra (corrisponde a una percentuale zoom del 159%), oppure visualizza l intera pagina scritta ma lo zoom è pari al 45% oppure visualizza a larghezza testo con zoom a 194%. Lo standard è lo zoom al 100%. NUOVA FINESTRA: APRE UNA NUOVA FINESTRA con lo stesso documento. DISPONI TUTTO dispone sullo schermo le finestre con tutti in documenti aperti. Per ritornare alla visualizzazione ad una sola finestra PREMERE INGRADISCI FINESTRA. DIVIDI divide la finestra in due parti, visualizzando anche il righello 6
premendo rimuovi divisione si ritorna a schermo intero. CAMBIA FINESTRA mi consente di passare da un documento all altro. FORMATTAZIONE DEL PARAGRAFO Per paragrafo s intende un unità distinta d informazioni con specifiche caratteristiche di formattazione quali l allineamento, la spaziatura, gli stili. Per chiudere un paragrafo e aprirne un altro premi il tasto invio. Il simbolo di p rovesciata nella barra della formattazione dà informazioni sui paragrafi. Per rimuovere un paragrafo: Usa il tasto canc davanti al simbolo di paragrafo Premi il tasto Backspace dopo il simbolo di paragrafo. Se vuoi andare avanti con il testo senza aprire un altro paragrafo usa FORMATTAZIONE DEL PARAGRAFO Per paragrafo s intende un unità distinta d informazioni con specifiche caratteristiche di formattazione quali l allineamento, la spaziatura, gli stili. Per chiudere un paragrafo e aprirne un altro premi il tasto invio. Il simbolo di p rovesciata nella barra della formattazione da informazioni sui paragrafi. Per rimuovere un paragrafo: Usa il tasto canc davanti al simbolo di paragrafo Premi il tasto Backspace dopo il simbolo di paragrafo. Se vuoi andare avanti con il testo senza aprire un altro paragrafo usa Masc +invio ALLINEAMENTO TESTO PARAGRAFO Allineamento a sinistra Allineamento a destra Centrato Giustificato Per formattare il paragrafo puoi agire o sui comandi della barra della formattazione oppure da Formato Paragrafo RIENTRI (visualizza righello) Sono gestibili tramite il righello e due pulsanti. Il righello è diviso in due aree : quella bianca (del testo) quella grigia de margini di stampa. Per ottenere un rientro sulla prima riga: evidenzia il paragrafo usa il tasto sul righello rientro prima riga Puoi comunque sempre impostare in formato Paragrafo i valori dei rientri e spaziatura. Il rientro destro è rappresentato dal simbolico tipo triangolo a destra del righello. Se vuoi modificare il punto a destra dove termina il testo Evidenzia il paragrafo che t interessa e trascina a sinistra il simbolo. Se vuoi aumentare o diminuire i rientri puoi utilizzare anche i tasti relativi nella barra degli strumenti. INTERLINEA seleziona il paragrafo sul quale vuoi operare formato paragrafo-spaziatura-interlinea. Le scelte possibili sono: o 1,5 righe o doppia o minima o esatta o multipla per scegliere l interlinea puoi anche usare il tasto nella barra della formattazione. 7
TABULAZIONI Per impostare le tabulazioni opera come segue : con righello Per scegliere l allineamento per una nuova tabulazione, fai click sul pulsante TABULAZIONE, all estremità sinistra del righello Per impostare una tabulazione fai click sul righello nel punto in cui desideri metterla Per spostare la tabulazione trascina il suo simbolo sul righello Per eliminare la tabulazione trascina il suo simbolo fuori dal righello A cosa serve? Con il tasto TAB (avanti e indietro) il testo si metterà nella tabulazione predefinita Le tabulazioni possono essere configurate anche attraverso il menu-formato-tabulazioni ELENCHI PUNTATI Per inserire un elenco puntato procedi nel seguente modo: Fai click sul pulsante Elenco Puntato o Elenco numerato nella barra della formattazione Formato elenchi puntati (trovi vari tipi di grafica) Come funziona? Attivandolo compare un simbolo di elenco e la riga spostata a destra. Premendo invio il simbolo a capo è creato automaticamente. Per rimuovere la formattazione di un elenco, selezionare il testo. L opzione elenchi puntati e numerati può essere applicata anche a una parte di testo già scritta. Si seleziona il testo e si attiva l elenco puntato EFFETTO CORNICE ATTORNO a un PARAGRAFO-SFONDO Posiziona il cursore in un punto del paragrafo Seleziona bordi e sfondo dalla scheda paragrafo (bordi e sfondo scheda bordi) o dalla barra della formattazione. FORMATTAZIONE DEL DOCUMENTO SCHEDA LAYOUT DI PAGINA Imposta pagina Scheda dimensioni: puoi impostare il tipo di foglio e le dimensioni (larghezza, altezza)- dimensione personalizzata Scheda Margini: così come i margini di stampa che possono essere impostati anche con il righello puoi definire l orientamento (verticale- orizzontale) Scheda Layout è per le impostazioni più avanzate con sezioni (colonne) interruzioni,numeri riga,sillabazione note di chiusura e numeri di riga SCHEDA INSERISCI INTERRUZIONE DÌ PAGINA Per forzare il salto a una nuova pagina posiziona il punto di inserimento in quella che deve essere l ultima riga prima della nuova pagina dalla barra del menu scegli inserisci interruzione- di pagina per eliminare un interruzione di pagina posizionati su di essa con il cursore e premi il tasto canc 8
INTESTAZIONI A PIE PAGINA Dalla barra dei menù:inserisci intestazione o a piè pagina Nello spazio reso visibile puoi inserire il testo che desideri e formattarlo. Appare anche una nuova barra e dai menù a tendina si può inserire nove informazioni come l autore del documento etc altre funzioni disponibili: Inserisci numero di pagina, inserisci numeri di pagine. Per inserire i numeri di pagina automatici fai inserisci numeri di pagina. Nella finestra che si apre Formato numero di pagina- sono disponibili: numeri arabi numeri romani minuscoli /maiuscoli lettere dell alfabeto maiuscole lettere dell alfabeto minuscole TABELLE Le tabelle rappresentano uno strumento importante di word. Per generare una nuova tabella seleziona pulsante inserisci Tabella dalla barra degli strumenti. Dalla finestra che si apre seleziona il numero di righe e di colonne OK. Nelle celle della tabella puoi inserire il testo con i seguenti metodi: fai click sulla cella nella quale vuoi inserire il testo spostati con il tasto tab in avanti spostati con i tasti Alt+Tab indietro per le modifiche sulla tabella Tabella-seleziona- scegli l elemento che intendi modificare Per selezionare la colonna posizionati in cima con il mouse, quando assume l aspetto di una freccia verso il basso fai click. Per selezionare una riga scegli la riga e quando la freccia è rivolta verso l angolo seleziona il tutto. Inserimento/eliminazione righe o colonne. Tabella-Inserisci/elimina righe o colonne. Per modificare la dimensione di righe o colonne vai su Tabella-proprietà oppure trascina i bordi con il mouse. Dalla barra degli strumenti-tabelle e bordi-sono disponibili le funzioni di bordo e sfondi. DISEGNO E IMMAGINI In Word è disponibile un ampia raccolta di elementi grafici e ClipArt precostruiti che puoi inserire nei tuoi documenti. La procedura per l inserimento di una ClipArt prevede i seguenti passaggi: seleziona Inserisci- Immagine-ClipArt dalla barra dei menu dalla barra degli strumenti Disegno premi il pulsante Inserisci ClipArt digita cerca il nome della categoria, quindi premi Cerca compaiono le ClipArt che risultano appartenere alla categoria cercata- posizionati sull immagine che t interessa fai doppio click con il mouse oppure apri il menu a tendina a lato e scegli inserisci. Oltre la raccolta delle ClipArt puoi anche inserire immagini da file come ad esempio una foto digitale un tuo logo... DALLA BARRA DEI MENU: INSERISCI- IMMAGINE- DA FILE Dall icona Inserisci Immagine nella barra degli strumenti disegno si apre la cartella predefinita di windows per le immagini...da cui puoi inserire quella che preferisci. 9
INSERISCI -GRAFICO EXCEL Nel documento Word viene inserita una bozza del grafico e compare una finestra all interno della quale puoi modificare impostazioni e contenuti della bozza. Se vuoi rappresentare un grafico i cui dati sono in un file excel di origine, premi il pulsante Importa File. Compare la finestra Opzioni di importazione dati, attraverso la quale scegli il foglio della cartella ed eventualmente l intervallo dei dati Se selezioni la casella di controllo Sovrascrivi celle esistenti, i tuoi dati sostituiranno quelli del foglio provvisorio. Premi OK. Una volta comparso il grafico puoi concentrarti sulle modifiche. INSERISCI COLLEGAMENTO IPERTESTUALE Il pulsante è quello con l immagine della terra. Si seleziona la parola che servirà da collegamento e si sceglie COLLEGAMENTO IPERTESTUALE. Si apre una finestra di dialogo e si sceglie il percorso dove trovare il file, l immagine, il video o altro a cui ci si deve collegare. La parola cambierà colore, premendo CTRL +tasto sinistro del mouse si aprirà il collegamento. MODIFICHE Con i comandi Taglia-Copia- Incolla puoi sia duplicare che spostare ClipArt, Immagini, Grafici in qualsiasi posizione, anche in un altro documento. Procedi esattamente come se si trattasse di testo. Per ridimensionare un oggetto, usa il formato immagine che trovi o sulla barra degli strumenti immagine oppure nel menu a scelta rapida con il tasto destro del mouse. Fai click su dimensioni e seleziona le varie opzioni per dimensionare l immagine mantenendo le proporzioni per distorcere l immagine, disattiva la casella blocca proporzioni. Per cancellare e rimuovere un oggetto Seleziona l oggetto fai clic su Canc della tastiera oppure seleziona l oggetto taglia SCHEDA RIFERIMENTI SOMMARIO: si apre un menù a tendina ed è possibile scegliere vari tipi di sommario. Dopo averlo inserito è possibile aggiornarlo aprendo l apposito pulsante. NOTA A PIE DI PAGINA Si possono inserire riferimenti e note a piè di pagina così: si seleziona la parola e poi si digita Inserisci nota a piè di pagina, il cursore si posiziona in fondo la pagina e si può digitare il testo. Allo stesso modo si possono inserire citazioni o didascalie sotto le immagini. Nel caso sia necessario inserire le fonti bibliografiche si procede allo stesso modo. STAMPA UNIONE Quando si desidera inviare uno stesso documento a molte persone, come etichette, buste, documenti, moduli o messaggi di posta elettronica, può essere utile personalizzarli con il nome della persona a cui li si invia. Questo processo è ottenibile con la funzione stampa unione di Microsoft Word 2007, partendo da una lista di contatti è infatti possibile personalizzare i documenti prima di inviarli. In questo articolo vedremo come preparare la lista di contatti e come utilizzarla con un documento di esempio. 10
Per creare una stampa unione, per prima cosa, è necessario disporre di una lista di contatti da utilizzare come fonte dati. Microsoft Word 2007 è in grado di creare una lista di contatti salvandola come database di Microsoft Access, ma, come vedremo è in grado di supportare liste già pronte provenienti da diverse fonti, come ad esempio fogli di Microsoft Excel 2007, database di Microsoft Acces 2007 e contatti presenti in Microsoft Outlook 2007. CREARE UNA LISTA DI CONTATTI CON MICROSOFT WORD 2007 Come dicevamo Microsoft Word 2007 è in grado di creare una lista di contatti senza appoggiarsi a programmi esterni. Per creare una lista di contatti, andate nella scheda Lettere e fate clic su Seleziona destinatari e, come mostrato in figura 1, selezionate l'opzione Crea nuovo elenco... Figura 1 Per creare una lista di contatti, andate nella scheda Lettere e fate clic su Seleziona destinatari e, come mostrato in figura selezionate l'opzione Crea nuovo elenco... Nella finestra che appare, visibile in figura 2, dovrete inserire i contatti compilando i vari campi disponibili. Per creare un nuovo contatto dovrete semplicemente fare clic sul pulsante Nuova voce; per eliminare un contatto usate il pulsante Elimina voce. Se l'elenco è molto lungo e volete eliminare o modificare un contatto in particolare, potete usare la funzione di ricerca selezionando il pulsante Trova. Figura 2 Una funzione molto utile messa a disposizione, è la possibilità di personalizzare le intestazioni di colonne, basta infatti fare clic sul pulsante Personalizza colonne e, nella finestra visibile in figura 3, cancellare un campo con il pulsante Elimina, rinominare i campi presenti con il pulsante Rinomina, o creare un novo campo usando il pulsante Aggiungi. Se lo desiderate potete anche cambiare l'ordine delle colonne usando i pulsanti Sposta su e Sposta giù dopo aver selezionato uno dei campi. Nel nostro caso abbiamo utilizzato solo i campi Titolo, Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Indirizzo di posta elettronica. 11
Figura 3 Una volta che avete completato l'elenco dei contatti, fate clic sul pulsante OK, Microsoft Word 2007 vi chiederà di salvare il documento con la lista dei contattati in formato Access, nella posizione sul disco che desiderate. Il documento salvato sarà poi riutilizzabile in seguito con altri documenti, infatti il database di Microsoft Access 2007 che avete appena salvato, è uno dei formati supportati. Ora che abbiamo visto come creare o accedere a una lista di contatti, vedremo come realizzare la stampa unione utilizzando le funzioni messe a disposizione da Microsoft Word 2007. Per prima cosa, è necessario selezionare il tipo di documento, aprite la scheda Lettere e fate clic su Inizia stampa unione, dal menu che si apre selezionate il tipo di documento che volete creare. Naturalmente è possibile aprire un documento creato in precedenza. Una volta pronto il documento andate nella scheda Lettere, fate clic su Seleziona destinatari e dal menu che si apre selezionate la fonte dati che desiderate usare usano una delle seguenti opzioni: Per aggiungere i "segna posto" nel vostro documento, fate clic nel punto dove volete inserire il campo. Successivamente spostate il vostro puntatore sopra a Inserisci campo unione, nel gruppo Inserisci campi. Come potete vedere dalla figura, questo pulsante è diviso in due, facendo clic sulla metà inferiore, si aprirà un menu con l'elenco dei campi, selezionate semplicemente quello che vi interessa per inserirlo nel documento. 12
Una volta completato l'inserimento dei "segna posto" nel vostro documento vedrete i nomi dei campi del vostro database contornate dai caratteri, come ad esempio «Nome», queste etichette verranno poi sostituite dai dati reali durante la stampa o l'invio via posta elettronica, dei documenti. Finalizza e unisci Adesso che abbiamo completato il nostro documento, si esso una busta, una lettera o un messaggio di posta elettronica, con l'assegnazione della lista dei contatti e l'inserimento dei campi, possiamo procedere alla stampa o all'invio via posta elettronica, ma prima di fare questo, è possibile esaminare un'anteprima del risultato dell'unione. Sempre nella scheda Lettere, nel gruppo Anteprima risultati, fate clic su Anteprima risultati, come è possibile vedere nella figura,accanto c'è un contatore con due frecce ai lati che vi permetteranno di vedere il vostro documento con i dati di ogni contatto inserito. 13