Creare il sommario. Figura 1: il menu del pulsante Sommario

Transcript

1 Creare il sommario Quando lavorate con documenti piuttosto lunghi, come relazioni, proposte commerciali o tesi di laurea, può essere molto utile dotare il vostro documento di un indice generale o sommario, in modo da facilitare ai vostri lettori la ricerca delle informazioni. Word vi permette di creare il sommario in maniera automatica. Si tratta di un elemento che in genere si colloca all inizio del documento e ne riassume il contenuto, presentando i titoli dei capitoli e dei sottocapitoli con l indicazione della pagina in cui si trovano. L inserimento di un sommario aiuta il lettore a orientarsi nel testo, a farsi un idea di ciò che lo aspetta. È consigliabile inserirlo sempre anche quando i documenti non sono lunghissimi ma sono composti di tante parti distinte. Se avete usato nella costruzione del vostro documento gli stili Titolo di Word, creare un sommario sarà un operazione rapidissima. Mentre preparate il documento dovete fare in modo che i capitoli o i paragrafi che volete includere nel sommario abbiano un titolo a cui è applicato uno stile Titolo da 1 a 9. La gerarchia dei titoli sarà riproposta nel sommario. Fate clic nel punto in cui volete che compaia il sommario, poi portatevi alla scheda Riferimenti. Nel gruppo Sommario, fate clic sul pulsante Sommario. Potete scegliere lo stile per il vostro sommario dal relativo menu visibile in figura 1. Figura 1: il menu del pulsante Sommario

2 Se preferite avere un maggiore controllo sullo stile del vostro sommario, scegliete la voce Inserisci sommario. Apparirà la finestra Sommario, visibile in figura 2. Figura 2: la scheda Sommario della finestra Indici e sommario Dall elenco a discesa Formati, selezionate lo stile che volete usare per il sommario. Nella casella di testo Mostra livelli fino a, selezionate il numero di livelli che volete includere nel sommario (per esempio, se scegliete 3, saranno inseriti nel sommario i titoli di livello 1, 2 e 3, mentre saranno esclusi i titoli dal livello 4 in poi). Dai restanti controlli della finestra potete stabilire le altre opzioni per la formattazione del vostro sommario. La figura 3 vi mostra il sommario di un documento. Se fate clic su una voce del sommario tenendo premuto il tasto Ctrl, Word vi porterà automaticamente al punto del documento a cui quella voce fa riferimento.

3 Figura 3: un documento con il sommario Aggiornare il sommario Non c è bisogno di attendere di aver completato un documento per crearne il sommario. Infatti, quest ultimo è facilmente aggiornabile: basta selezionare l intero documento (scheda Home, gruppo Modifica, pulsante Seleziona e, dal suo menu, Seleziona tutto) e quindi premere sulla tastiera il tasto F9. Oppure, portatevi al sommario e poi, nella scheda Riferimenti, nel gruppo Sommario, fate clic sul pulsante Aggiorna sommario. Word visualizzerà la finestra di dialogo Aggiorna sommario, visibile in figura 4. Dovete scegliere se aggiornare l intero sommario (quindi aggiungere eventuali nuovi paragrafi) o aggiornare solo i numeri di pagina delle voci già presenti.

4 Figura 4: la finestra di dialogo Aggiorna sommario Conclusioni In questo articolo su Office 2007 abbiamo visto che realizzare e aggiornare un sommario in Word 2007, che ci aiuterà a trovare più facilmente la pagina che ci interessa. La stampa unione in Word 2007 Realizzazione di documenti personalizzati Quando si desidera inviare uno stesso documento a molte persone, come etichette, buste, documenti, moduli o messaggi di posta elettronica, può essere utile personalizzarli con il nome della persona a cui li si invia. Questo processo è ottenibile con la funzione stampa unione di Microsoft Word 2007, partendo da una lista di contatti è infatti possibile personalizzare i documenti prima di inviarli. In questo articolo vedremo come preparare la lista di contatti e come utilizzarla con un documento di esempio. Documenti personalizzati Molto spesso nelle nostre caselle postali sia fisiche che virtuali, troviamo delle comunicazioni commerciali, che apparentemente sembrano parlare proprio a noi in quanto contengono il nostro nome. In realtà quello stesso documento sarà stato inviato a qualche migliaio di persone e personalizzato con il nome di ognuno. Come avranno fatto? Con un sistema detto stampa unione, che prevede una lista di contatti e un documento standard che poi viene personalizzato con ognuno dei nomi presenti nella lista. In questo articolo vedremo come fare a ottenere la stessa funzione con Word 2007 realizzando un qualsiasi tipo di documento compreso l invio di messaggi di posta elettronica. Per creare una stampa unione, per prima cosa, è necessario disporre di una lista di contatti da utilizzare come fonte dati. Microsoft Word 2007 è in grado di creare una lista di contatti salvandola come database di Microsoft Access, ma, come vedremo è in grado di supportare liste già pronte provenienti da diverse fonti, come ad esempio fogli di Microsoft Excel 2007, database di Microsoft Acces 2007 e contatti presenti in Microsoft Outlook 2007.

5 Figura 1: un documento personalizzato Creare una lista di contatti con Microsoft Word 2007 Come dicevamo Microsoft Word 2007 è in grado di creare una lista di contatti senza appoggiarsi a programmi esterni. Per creare una lista di contatti, andate nella scheda Lettere e fate clic su Seleziona destinatari e, come mostrato in figura 2, selezionate l'opzione Crea nuovo elenco... Figura 2: il menu Seleziona destinatari Nella finestra che appare, visibile in figura 3, dovrete inserire i contatti compilando i vari campi disponibili. Per creare un nuovo contatto dovrete semplicemente fare clic sul pulsante Nuova voce; per eliminare un contatto usate il pulsante Elimina voce. Se l'elenco è molto lungo e volete eliminare o modificare un contatto in particolare, potete usare la funzione di ricerca selezionando il pulsante Trova.

6 Figura 3: la finestra Nuovo elenco indirizzi Una funzione molto utile messa a disposizione, è la possibilità di personalizzare le intestazioni di colonne, basta infatti fare clic sul pulsante Personalizza colonne e, nella finestra visibile in figura 4, cancellare un campo con il pulsante Elimina, rinominare i campi presenti con il pulsante Rinomina, o creare un novo campo usando il pulsante Aggiungi. Se lo desiderate potete anche cambiare l'ordine delle colonne usando i pulsanti Sposta su e Sposta giù dopo aver selezionato uno dei campi. Nel nostro caso abbiamo utilizzato solo i campi Titolo, Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Indirizzo di posta elettronica. Figura 4: la finestra Personalizza elenco indirizzi Una volta che avete completato l'elenco dei contatti, fate clic sul pulsante OK, Microsoft Word 2007 vi chiederà di salvare il documento con la lista dei contattati in formato Access, nella posizione sul disco che desiderate. Il documento salvato sarà poi riutilizzabile in seguito con altri documenti, infatti il database di Microsoft Access 2007 che avete appena salvato, è uno dei formati supportati.

7 Creare una lista di contatti in Microsoft Excel 2007 Un secondo metodo per creare una lista di contatti, è quello di usare un foglio di Microsoft Excel Anche in questo caso, dovrete creare dei campi con delle intestazioni di colonna che indichino la tipologia di dato. Come nell'esempio precedente, noi abbiamo creato un foglio di Microsoft Excel 2007 chiamato Elenco indirizzi con i campi Titolo, Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Indirizzo di posta elettronica, che potete vedere nella figura 5. Una volta pronto il documento salvatelo dove preferite. Figura 5: il documento di Microsoft Excel 2007 con la lista dei contatti Creare una lista di contatti in Microsoft Access 2007 Se Microsoft Excel non vi basta potete anche ricorrere a un vero e proprio database usando Microsoft Access 2007, create un novo file e nella tabella del database create i campi necessari per la vostra stampa unione, nel nostro caso abbiamo usato gli stessi campi visti in precedenza: Titolo, Nome, Cognome, Indirizzo, Città e Indirizzo di posta elettronica. Nella figura 6 potete vedere il nostro database di Microsoft Access 2007 con i contatti che abbiamo inserito.

8 Figura 6: il documento di Microsoft Access 2007 con la lista dei contatti Usare i contatti di Microsoft Outlook 2007 Molto probabilmente il vostro database di contatti risiederà in Microsoft Outlook 2007, per cui può essere una opzione utile quella di usare questi contatti senza ricorrere all'uso di database esterni. Potete accedere al vostro database dei contatti, andando sulla scheda Lettere facendo clic su Seleziona destinatari e selezionando dal menu l'opzione Seleziona dei contatti di Outlook. Come visibile nella figura 7, la finestra Destinatari Stampa unione, mostra l'elenco completo di tutti i vostri contatti, se non volete inviare la vostra comunicazione a tutti quanti, deselezionate quelli che non vi interessano, facendo clic sulle caselle di controllo corrispondenti, aiutandovi eventualmente con l'opzione Filtro, che permette di raggruppare i contatti secondo un criterio stabilito.

9 Figura 7: il database dei contatti di Microsoft Outlook 2007 visto da Microsoft Word 2007 Preparazione del documento Ora che abbiamo visto come creare o accedere a una lista di contatti, vedremo come realizzare la stampa unione utilizzando le funzioni messe a disposizione da Microsoft Word Per prima cosa, è necessario selezionare il tipo di documento, aprite la scheda Lettere e fate clic su Inizia stampa unione, dal menu che si apre selezionate il tipo di documento che volete creare. Naturalmente è possibile aprire un documento creato in precedenza. Una volta pronto il documento andate nella scheda Lettere, fate clic su Seleziona destinatari e dal menu che si apre selezionate la fonte dati che desiderate usare usano una delle seguenti opzioni: Crea nuovo elenco...: aprirà la finestra per creare un elenco di destinatari direttamente da Microsoft Word, utilizzate la procedura vista in precedenza. Usa un elenco esistente: vi permetterà di aprire una fonte dati esterna, nel nostro articolo abbiamo visto come realizzare una lista di contatti con Microsoft Excel 2007 e Microsoft Access Seleziona dai contatti di Outlook...: permette di accedere al proprio database di contatti dentro a Microsoft Outlook Anche in questo caso usate la procedura vista in precedenza per selezionare i contatti che desiderate usare. Una volta che avrete selezionato la fonte dati desiderata, si attiverà il gruppo Inserisci campi, che potete vedere nella figura 8, che ci permetterà di utilizzare i dati provenienti dalla propria lista di contatti, per mappare, all'interno del vostro documento, dei "segna posto" che verranno poi sostituiti con i dati dei contatti.

10 Figura 8: il gruppo Inserisci campi Per aggiungere i "segna posto" nel vostro documento, fate clic nel punto dove volete inserire il campo. Successivamente spostate il vostro puntatore sopra a Inserisci campo unione, nel gruppo Inserisci campi. Come potete vedere dalla figura 9, questo pulsante è diviso in due, facendo clic sulla metà inferiore, si aprirà un menu con l'elenco dei campi, selezionate semplicemente quello che vi interessa per inserirlo nel documento. Figura 9: selezione dei campi nel menu Inserisci campo unione Una volta completato l'inserimento dei "segna posto" il vostro documento dovrebbe avere l'aspetto mostrato nella figura 10, dove vedrete i nomi dei campi del vostro database contornate dai caratteri, come ad esempio «Nome», queste etichette verranno poi sostituite dai dati reali durante la stampa o l'invio via posta elettronica, dei documenti.

11 Figura 10: il documento è pronto per essere stampato o inviato via posta elettronica Finalizza e unisci Adesso che abbiamo completato il nostro documento, si esso una busta, una lettera o un messaggio di posta elettronica, con l'assegnazione della lista dei contatti e l'inserimento dei campi, possiamo procedere alla stampa o all'invio via posta elettronica, ma prima di fare questo, è possibile esaminare un'anteprima del risultato dell'unione. Sempre nella scheda Lettere, nel gruppo Anteprima risultati, fate clic su Anteprima risultati, come è possibile vedere nella figura 11,accanto c'è un contatore con due frecce ai lati che vi permetteranno di vedere il vostro documento con i dati di ogni contatto inseriti.

12 Figura 11: l'anteprima del documento con i dati inseriti A questo punto siamo pronti per stampare o inviare via posta elettronica il nostro documento, andate nel gruppo Fine e selezionate Finalizza e unisci, dal menu che si apre selezionate Stampa documenti se desiderate una copia cartacea dell'unione, o Invia messaggi se volete creare un messaggio di posta elettronica. In quest'ultimo caso vi apparirà la finestra visibile in figura 12, dove dovrete selezionare il campo contenete l'indirizzo di posta elettronica selezionandolo dal menu A:, inserire l'oggetto e, in fine, il formato, se è presente della grafica usate il formato HTML. Figura 12: la finestra Unisci a messaggio di posta elettronica

13 Una volta inseriti i dati necessari fate clic sul pulsante OK, Microsoft Word 2007 elaborerà il documento e invierà direttamente la mail, usando l'account attivo in Microsoft Outlook Nella figura 13, potete vedere come arriverà il messaggio all'utente. Figura 13: il messaggio di posta elettronica personalizzato, che verrà ricevuto dall'utente Conclusioni In questo articolo su Office 2007, abbiamo visto come creare una stampa unione con Word 2007, per stampare documenti, buste, messaggi di posta elettronica o altro, personalizzati con il nome dei contatti prelevati da una fonte dati.

14 Titolo2 Sdsd sdsdsds

15 Titolo3 Sdsdsd sdsdsd

16