MANUALE D USO DEL TOOL DI PUBBLICAZIONE DOCUMENTI PER LA SEZIONE AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE Adempimenti ex D.L.vo 33/2013 Riordino della Disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni Progetto: - Nome Doc. Manuale d uso del tool di pubblicazione documenti per la sezione amministrazione trasparente (D.lgs. 33/2013-All.1) Versione 0.3 Nome File Data: 17.10.2013 Rilasciato a: Redatto Verificato Approvato Inverso Alessandro (UO RICE) Michele Lupo (UO ICT) Alessandra Negriolli (UO RICE) Fiorella Battaini (Resp. Trasparenza) Graziella Dilli (UO ICT) Versione Data Commenti 0.1 04.10.2013 Prima bozza di lavoro 0.2 09.10.2013 Aggiunte schermate step-by-step del tool di editing/publishing 0.3 17.10.2013 Risistemazione schema work flow e aggiornamenti/correzioni testuali 1
Sommario Scopo del documento... 3 Preparazione dei file... 4 Nominazione file... 4 Preparazione documento in formato digitale... 4 Workflow di pubblicazione dei file tramite tool... 5 Profili coinvolti nel procedimento di pubblicazione... 5 Tempi di pubblicazione... 5 Specifica workflow di pubblicazione... 6 Fac simile notifica di certificazione di qualità dei dati... 8 Schema esemplificativo WorkFlow (inserimento validazione pubblicazione)... 9 Pubblicazione dei file tramite tool... 10 Utente Compilatore (U.C.) Step by Step... 10 Responsabile della Pubblicazione (R.D.P.) Step by Step... 13 Responsabile della Comunicazione (R.D.C.) Step by Step... 15 2
Scopo del documento Lo scopo di questo documento è quello di illustrare il flusso, anche di ruoli e competenze, che permette di realizzare l adempimento degli obblighi di pubblicazione nonché i vari step e modalità di pubblicazione di tutta la documentazione, così come richiesta dal D.Lgs. 33/2013, attraverso il tool predisposto ad hoc, nonché di dare indicazioni volte alla corretta predisposizione dei documenti secondo standard web condivisi. 3
Preparazione dei file Affinché il sistema accetti e possa gestire correttamente i file che dovranno essere pubblicati, è importante seguire poche semplici regole: Nominazione file evitare di utilizzare spazi o caratteri speciali; evitare, se non diversamente indicato, nomi troppo lunghi (superiori ai 50 caratteri); fornire una nominazione chiara e specifica dell ambito attenendosi il più possibile alla dicitura richiesta, concordata tra le parti o all'eventuale codice parlante (cfr. Sistema Qualità ARPA); se si rende necessario nominare più file con lo stesso nome numerandoli, può essere utile porre sempre una o due cifre per le decine o le centinaia per far si che i file vengano visualizzati nell'ordine alfabetico corretto (esempio: relazione001, relazione002, relazione003, etc ). Per questo stesso motivo, potrebbe essere utile inserire la data o solo l'anno all'interno o alla fine del nome del documento, ad esempio: C001RelazioneSemestrale20110321.doc. Preparazione documento in formato digitale Il formato dei file, se non diversamente specificato, dovrà essere necessariamente PDF; evitare, per quanto possibile, file di dimensioni elevate (> 10Mb); compatibilmente con il materiale a propria disposizione e ad eventuali richieste specifiche, preferire, se disponibile, il file già in formato digitale rispetto ad una copia scansita dello stesso poiché quest'ultimo avrà qualità e fruibilità inferiori e dimensione superiore; nel caso si renda necessario effettuare una scansione del documento, avere cura di: o predisporre il documento in formato esclusivamente PDF cercando, se possibile, tramite i tool di conversione messi a disposizione, di impostare un dimensionamento ridotto dello stesso; o fare in modo che le pagine non risultino storte alla visualizzazione ma correttamente allineate; o fare in modo di predisporre il documento con adeguata rotazione delle pagine per agevolare una lettura immediata dei contenuti ed evitare all'utente continui interventi di rotazione della vista; o verificare la corretta leggibilità del testo in tutte le sue parti. 4
Workflow di pubblicazione dei file tramite tool Il processo di pubblicazione comporta una serie di step di approvazione da parte di diversi profili utenti identificati e autorizzati. Di seguito le specifiche di riferimento. Profili coinvolti nel procedimento di pubblicazione Utente Compilatore (U.C.): personale che materialmente compila/aggiorna e inserisce i dati e i file destinati alla pubblicazione nella Sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale. Responsabile della Pubblicazione (R.D.P.): ha l obbligo giuridico di provvedere alla pubblicazione, garantendo il regolare flusso delle informazioni. Direttori dell Agenzia (D.D.A.): danno disposizioni all interno della propria direzione, dipartimento o settore ai fini dell adempimento degli obblighi di raccolta e pubblicazione dei dati. Danno il visto preventivo relativamente alla autorizzazione alla pubblicazione effettiva e pubblica dei dati. Dirigente Responsabile della Trasparenza (R.D.T.): svolge attività di controllo e monitoraggio sull adempimento dell obbligo di pubblicazione. Dirigente Responsabile della Comunicazione (R.D.C. - U.O. RICE): provvede - su richiesta del R.D.P. - alla pubblicazione effettiva e pubblica dei file contenenti i dati e le informazioni previsti dalla legge e preventivamente inseriti da U.C. e validati da R.D.P., all interno della Sezione Amministrazione Trasparente del Sito WEB Istituzionale. Tempi di pubblicazione Il decreto Trasparenza dispone per ciascuna categoria di dati la tempistica di aggiornamento e/o verifica dell attualità dell informazione pubblicata. Vengono, nello specifico, individuate quattro frequenze di aggiornamento: - aggiornamento annuale; - aggiornamento semestrale; - aggiornamento trimestrale; - aggiornamento tempestivo. In questo ultimo caso la pubblicazione deve essere nell immediatezza della adozione dell atto contenente il dato, e comunque non oltre 5 giorni lavorativi dalla data dell atto. NOTA BENE: i termini intermedi previsti nel processo di pubblicazione (rispettivamente: 3 giorni lavorativi per il RDP e 5 giorni lavorativi per il RDC) non valgono per i dati sottoposti all obbligo di aggiornamento tempestivo. È di stretta competenza e responsabilità del Responsabile della Pubblicazione provvedere alla raccolta ed elaborazione dei dati in tempo utile per il rispetto delle scadenze disposte dalla legge. 5
Specifica workflow di pubblicazione 1. UTENTE COMPILATORE (U.C.) Su indicazione del Responsabile Della Pubblicazione, inserisce nel programma i file da pubblicare. Il programma produce in automatico una: NOTIFICA DI AVVIO al Responsabile Della Pubblicazione (R.D.P.) 2. RESPONSABILE DELLA PUBBLICAZIONE (R.D.P.) Valuta i file, che può: - RIFIUTARE: il file viene rimandato all utente compilatore per rettifica/integrazione dei dati. - AUTORIZZARE previo nulla osta del proprio Direttore 1 : in tal caso il sistema produce l invio automatico di: NOTIFICA DI AUTORIZZAZIONE ALLA PUBBLICAZIONE - Al Responsabile Della Trasparenza (R.D.T) - Alla U.O. RICE NOTIFICA DI CERTIFICAZIONE DI QUALITA DEI DATI - Al Responsabile Della Trasparenza - Al Direttore Competente. (E compito del R.D.P. - segnalare il caso di pubblicazione dati sottoposti ad Aggiornamento Tempestivo) Le operazioni autorizza o rifiuta devono essere compiute entro 3 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di avvio. Se il R.D.P. non provvede entro tale termine, il sistema produce in automatico un: SOLLECITO DI ADEMPIMENTO (ALERT) indirizzato a: Responsabile Della Pubblicazione (R.D.P.) p.c. Direttore Competente; p.c. Responsabile Della Trasparenza (R.D.T.) in adesione al sollecito, il R.D.P. autorizza la pubblicazione previo nulla osta del direttore 1 : il sistema produce l invio automatico di: NOTIFICA RICHIESTA DI PUBBLICAZIONE - Alla U.O.RICE - p.c. Al Responsabile Della Trasparenza (R.D.T.). 1 Il nulla osta segue ad una informativa non formale sulla idoneità e qualità dei dati da pubblicare 6
NOTIFICA DI CERTIFICAZIONE DI QUALITA DEI DATI - Al Responsabile Della Trasparenza - Al Direttore Competente oppure: il R.D.P. ignora il sollecito di adempimento oltre la scadenza prevista per la pubblicazione/aggiornamento dei dati, il sistema produce in automatico: NOTIFICA AVVISO DI MANCATA PUBBLICAZIONE - Al Responsabile Della Pubblicazione (R.D.P.) - Al Responsabile Della Trasparenza (R.D.T.) 3. DIRIGENTE RESPONSABILE DELLA COMUNICAZIONE (R.D.C.) Il dirigente della U.O. RICE (R.D.C.) entro 5 giorni lavorativi dalla notifica richiesta di pubblicazione pubblica nella sezione del sito ARPA i file trasmessi dal Responsabile Della Pubblicazione. Al momento della pubblicazione il sistema produce in automatico: NOTIFICA DI AVVENUTA PUBBLICAZIONE - Al Responsabile Della Pubblicazione (R.D.P.). - Al Responsabile Della Trasparenza (R.D.T.) Se il R.D.C. non provvede entro tale termine, il sistema produce in automatico un: SOLLECITO DI PUBBLICAZIONE (ALERT) indirizzato a: Responsabile Della Comunicazione (R.D.C.) p.c. Responsabile Della Pubblicazione (R.D.P.) p.c. Responsabile Della Trasparenza (R.D.T.) In adesione al sollecito, il dirigente della U.O. RICE provvede alla pubblicazione; al momento della pubblicazione il sistema produce in automatico: oppure NOTIFICA DI AVVENUTA PUBBLICAZIONE - Al Responsabile Della Pubblicazione (R.D.P.) - Al Responsabile Della Trasparenza (R.D.T.) Il dirigente della U.O. RICE ignora l alert oltre la scadenza prevista per la pubblicazione/aggiornamento dei dati, il sistema produce in automatico: NOTIFICA AVVISO DI MANCATA PUBBLICAZIONE - Al Responsabile Della Comunicazione (R.D.P.) - Al Responsabile Della Trasparenza (R.D.T.) Il dirigente della U.O. RICE ha facoltà di segnalare al Responsabile della Pubblicazione eventuali incongruenze rispetto al Format di Pubblicazione (come indicato nella sezione 2). 7
Fac simile notifica di certificazione di qualità dei dati Il sottoscritto (indicare nome cognome, qualifica, U.O./Direzione) acquisito il nulla osta del Direttore dichiara che i dati/informazioni sono completi, congruenti, chiari ed aggiornati e pertanto pienamente idonei all adempimento dell obbligo di cui al D.L.vo 33/2013. Data Firma 8
Schema esemplificativo WorkFlow (inserimento validazione pubblicazione) 9
Pubblicazione dei file tramite tool Per poter accedere alle funzioni di editing e publishing del tool Amministrazione Trasparente è necessario accedere all indirizzo: http://www2.arpalombardia.it/siti/arpalombardia/trasparenza/pagine Il riconoscimento dell utente abilitato avviene in automatico tramite l utenza di Microsoft Windows in uso sul pc, non verrà quindi richiesto nessuno userid o password. Utente Compilatore (U.C.) Step by Step 1. Schermata di accesso 2. Scorrendo verso il fondo della pagina sarà disponibile un link (visibile solo per le utenze abilitate) che consentirà la gestione dei contenuti della Sezione Amministrazione Trasparente, chiaramente solo di quelle relative ai propri privilegi di utenza abilitata. 10
3. Tramite il link precedente si accede alla sezione di gestione, come mostrato dalla schermata seguente: 4. Cliccando su Aggiungi documento si verrà automaticamente reindirizzati ad una schermata che consentirà di compilare le voci richieste. Sarà sufficiente inserire i valori nei campi e cliccare poi su sfoglia per caricare il file di riferimento di cui si vuole effettuare la pubblicazione. 5. Dopo aver inserito il documento nell apposita maschera, il sistema riporterà in automatico alla schermata di elenco documenti; in questo momento il documento è ancora modificabile. Per poterlo passare all approvazione del proprio dirigente è necessario cliccare sul pulsante nella colonna Stato Documento 11
6. Dopo che l U.C. ha caricato il documento e cliccato sul pulsante spiegato in precedenza, parte in automatico una notifica al R.D.P. (con un ritardo massimo di 5 minuti). Di seguito un immagine esemplificativa della notifica ricevuta dal dirigente approvatore. 12
Responsabile della Pubblicazione (R.D.P.) Step by Step 1. Schermata di accesso 2. Scorrendo verso il fondo della pagina sarà disponibile un link (visibile solo per le utenze abilitate) che consentirà la gestione dei contenuti della Sezione Amministrazione Trasparente, chiaramente solo di quelle relative ai propri privilegi di utenza abilitata 3. Utilizzando il link precedente (oppure direttamente cliccando sul link ricevuto via notifica email) si accede alla sezione di gestione e si troverà una schermata con l elenco dei documenti da approvare, come mostrato dalla schermata seguente. Nello specifico saranno disponibili due operazioni: a. APPROVA: cliccando su questo pulsante il documento è approvato, viene automaticamente passato alla pubblicazione b. RIFIUTA: cliccando su questo pulsante il documento viene rifiutato e torna per la modifica all U.C. (è possibile inserire un testo opzionale che spiega il motivo del rifiuto) 13
4. Dopo che il R.D.P. ha rilasciato il nulla osta per la pubblicazione del documento cliccando sul pulsante approva, parte in automatico una notifica al R.D.C. (con un ritardo massimo di 5 minuti). Di seguito un immagine esemplificativa della notifica ricevuta dal dirigente della comunicazione. 14
Responsabile della Comunicazione (R.D.C.) Step by Step 1. Accedendo al link contenuto nella email di notifica ricevuta, si accederà direttamente alla pagina contenente il documento in attesa di pubblicazione, ma già validato da tutti gli step precedenti. Nello specifico il R.D.P. potrà: a. PUBBLICARE: cliccando su questo pulsante il documento è pubblicato definitivamente sul sito dell Agenzia nella sezione Amministrazione Trasparente così come impostato negli step precedenti. b. PUBBLICARE CON RISERVA: cliccando su questo pulsante il documento viene comunque pubblicato ma il R.D.C. avrà facoltà di trasmettere alcune sue osservazioni in merito al documento. Compito del R.D.P. sarà quello di valutare le osservazioni trasmesse e, nel caso procedere con una revisione di quanto appena pubblicato. 15