MANUALE D'USO MENU' BASE ANAGRAFICA ARTICOLI Con questa funzione, l utente può gestire le anagrafiche degli articoli di magazzino consentendone l inserimento e la modifica. Gli articoli possono essere inseriti, in tutte le loro informazioni, anche direttamente durante le fasi di movimentazione. Ecco come si presenta la maschera della Scheda Anagrafica Articoli L'anagrafica articoli può essere richiamata anche con il pulsante presente nella barra dei pulsanti "scorciatoie", situata subito sottolabarra dei menu oppure premendo il tasto F11 come ricorda il pulsante presente in basso alla schermata principale subito sopra la barra delle informazioni, che funge
anche da ulteriore pulsante di richiamo. Inserimento nuovo articolo E possibile immettere nuovi articoli premendo il tasto NUOVO e compilando i campi che troverete per la descrizione dell articolo: DESCRIZIONE DEI CAMPI La descrizione si divide in diversi campi: a) Codice: campo alfanumerico, di lunghezza consigliabile intorno ai 12 caratteri; b) BarCode: comunemente chiamato codice a barre; c) Descrizione: Campo alfanumerico in cui viene inserita la descrizione dell articolo, di lunghezza consigliabile intorno ai 35 caratteri; d) UM: campo in cui si inseriscono le unità di misura come ad esempio i kg o i metri; e) CatMerc: campo alfanumerico in cui viene inserita la categoria a cui appartiene la merce; f) Fornitore: nome del fornitore da cui proviene la merce (potrebbe anche essere il nostro se gli articoli che abbiamo nel magazzino sono prodotti da noi); g) Aliquota IVA: impostazione codice IVA di default per l articolo; h) Divisa CA: impostazione valuta di default; i) Imponibile: l imposta da pagare su quell articolo; j) Prezzo: il comune prezzo di vendita; k) Costo: prezzo di acquisto dell articolo; l) Sc1%, etc: varie fasce di sconto in percentuale; m) QTmin/QTmax: campi utili per indicare la quantità minima o massima ordinabile; n) Imballo: aspetto del prodotto per la compilazione del ddt;
o) Confezione:specifica modalità di confezionamento; p) Peso/Vol: utile per compilazione del ddt nel campo in cui richiede il peso e il volume della merce/articolo; q) Note: campo riservato alle note generiche; Modifica articolo esistente Per modificare una voce inserita nell archivio dati riguardante l anagrafica degli articoli basterà fare un doppio click sulla voce da modificare, apparirà la maschera anagrafica articoli con tutti i campi già compilati ed il tasto MODIFICA abilitato. Premere sul tasto modifica ed inserire i nuovi dati. Se si sbaglia a selezionare il campo da modificare, basterà cliccare sul tasto INTERROMPI. Cancellazione articolo esistente Selezionare l articolo da cancellare e apparirà anche il pulsante CANCELLA. Dopo averlo premuto verrà richiesta conferma. ANAGRAFICA CLIENTI Con questa funzione l utente può codificare ed inserire i dati anagrafici dei clienti, che possono anche essere codificati durante la fase di caricamento dei dati.
L'anagrafica clienti può essere richiamata mediante questo pulsante: barra apposita, con il pulsante presente nella oppure premendo il tasto F12. Inserimento di un nuovo cliente Cliccando sul tasto NUOVO si aprirà una schermata con i campi da compilare relativi all inserimento di un nuovo cliente, con campi diversi a seconda che il cliente sia un privato, e quindi una persona fisica, oppure un impresa individuale o una società, e quindi una persona giuridica.
Le quattro schede in cui è suddivisa la maschera (Sede Legale, Sede Amministrativa, Contabile, Altro) contengono ognuna campi differenti; questa suddivisione dei dati consente un'archiviazione e un eventuale consultazione più ordinata e quindi più rapida ed efficace. Nelle prime due schede vengono inserite le informazioni di recapito della sede Legale e Amministrativa, la scheda contabile è utilizzata per inserire dati contabili come Partita IVA, condizioni di pagamento, banca, ecc. mentre l ultima scheda, Altro, è dedicata all inserimento di note generiche. Ricerca e modifica cliente Utilizzando la funzione di ricerca si individua il cliente da modificare, lo si seleziona e si accede alla medesima scheda utilizzata per l inserimento, in cui basterà cliccare sui campi da modificare oppure premere il pulsante Modifica per sbloccare tutti i campi e poter procedere alla modifica.
Stampa anagrafica clienti Premendo il pulsante STAMPA si aprirà un foglio in formato PDF che fornirà l anteprima di ciò che andremo a stampare, ovvero una Scheda Cliente contenente tutte le informazioni da noi inserite riguardo il cliente stesso. ANAGRAFICA FORNITORI Questa funzione permette all'utente di codificare ed inserire dati anagrafici relativi ai fornitori utilizzati per registrare fatture di acquisto o le bolle di reso, etc. Questi dati possono anche essere aggiornati durante la fase di caricamento dati come ad esempio la registrazione di una fattura. La compilazione e le funzioni relative all'anagrafica fornitori sono simili a quelle relative all'anagrafica clienti. Il formato della scheda dell anagrafica fornitori si presenta in questo modo:
L'anagrafica fornitori può essere richiamata dal pulsante presente nella "barra delle scorciatoie". LISTA ARTICOLI Questa funzione consente di avere una lista di articoli a video. Gli articoli possono essere inseriti, facendo clic sul pulsante di ricerca in corrispondenza della casella <Codice> o della casella <Descrizione>; con questi comandi verrà visualizzato l'elenco degli articoli secondo il criterio di ricerca richiesto. Per ogni articolo vengono riportati i riferimenti del Prezzo, Costo, Unità di misura oltre al Codice ed alla Descrizione. Selezionando un articolo con doppio clic o il pulsante
Conferma si apre l'anagrafica Articoli per poterne effettuare la modifica o verificarne tutti i dati.per stampare un elenco degli articoli selezionare la voce Semplice, o Dettaglio e fare clic sul pulsante Stampa. LISTA CLIENTI Questa funzione consente di avere una lista anagrafica dei Clienti a video. Facendo clic sul pulsante Tutti verrà visualizzato l'elenco dell'anagrafica dei Clienti.Per ogni anagrafica vengono riportati i riferimenti del Indirizzo, Telefono. Località oltre al Codice ed a Rag- Sociale1, Rag- Sociale2.Per stampare un elenco delle anagrafiche dopo la ricerca fare clic sul pulsante Stampa. LISTA FORNITORI Questa funzione consente di avere una lista anagrafica dei Fornitori a video. Facendo clic sul pulsante Tutti verrà visualizzato l'elenco dell'anagrafica dei Clienti. Per ogni anagrafica vengono riportati i riferimenti del Indirizzo, Telefono. Località
oltre al Codice ed a Rag- Sociale1, Rag- Sociale2. Per stampare un elenco delle anagrafiche dopo la ricerca fare clic sul pulsante Stampa. ANAGRAFICA AZIENDA Questa sezione è dedicata all inserimento dei dati anagrafici e fiscali dell utente. L inserimento di questi dati serve per intestare le finestre di dialogo e le stampe di controllo, oppure per i registri fiscali quali il libro giornale, i registri IVA, le fatture nella sezione Vendite,ecc. Il funzionamento dell Anagrafica Azienda è il medesimo dell Anagrafica fornitori, anche i TAB presenti sono gli stessi con l unica piccola differenza del che i TAB Contabile e Altro sono uniti in un unico TAB.
ARCHIVI CONTABILI Con questa funzione l utente può consultare i propri registri contabili utilizzando le seguenti sottovoci: a)codici IVA, selezionando la sottovoce CODICI IVA si aprirà una schermata nella quale si potranno inserire, nello spazio denominato VALORE, il numero dell IVA e sotto, nello spazio DESCRIZIONE, la descrizione relativa al codice IVA inserito in precedenza(ad es. fornitore, etc.); b) CONDIZIONI DI PAGAMENTO, selezionando la sottovoce CONDIZIONI DI PAGAMENTO si aprirà la stessa schermata trovata in precedenza solo che nella zona denominata VALORE si potrà inserire il valore relativo alla somma da pagare o da ricevere e nello spazio DESCRIZIONE il metodo di pagamento(ad es. assegno, cambiale, etc.); c)categoria MERCEOLOGICA, cliccando sull opzione CATEGORIA MERCEOLOGICA si aprirà sempre la stessa schermata vista in precedenza, dove nella zona riservata a VALORE verrà inserita la quantità di merce e nella DESCRIZIONE il tipo di merce(ad es. materie prime, semilavorati, etc.); CALCOLATRICE
Questa funzione del menu BASE consiste in un software che simula le funzioni di una comune calcolatrice da ufficio, contiene funzioni base come la riduzione e aumento dei decimali oltre ai canonici operatori logici. La Calcolatrice può essere attivata in maniera semplice e veloce utilizzando questo pulsante presente nell'apposita "barra delle scorciatoie". MENU' CONTABILITA' Questa sezione contiene le funzionalità legate alla contabilità generale,infatti consente di visualizzare e agire sull'intero prospetto delle movimentazioni, di impostare e modificare lo scadenzario e consente infine di avviare la procedura di chiusura dei conti a fine esercizio. GESTIONE MOVIMENTI La maschera di questa sezione consente di inserire e gestire le movimentazioni contabili della nostra azienda, una volta impostati i codici e i criteri di archiviazione, oltre ad eventuali descrizioni, si procede alla registrazione contabile con l intestazione dei conti e i movimenti in Dare e Avere (Partita Doppia). Nella versione Free è inoltre possibile accedere, per ogni campo mediante il pulsante raffigurante la lente di ingrandimento, attraverso una funzione di ricerca ad un Database contenente una serie di conti suddivisi per sezione,dare e Avere, e contraddistinti da codici utili a richiamarli. Sono inoltre disponibile codici e causali convenzionali.
E possibile inizializzare e modificare le righe della maschera attraverso i pulsanti appositi, è inoltre possibile ricercare,richiamare, modificare o eliminare ogni singola registrazione agendo con i pulsanti della sezione superiore della maschera. La Gestione Movimenti può essere attivata attraverso il pulsante presente come scorciatoia nella barra dedicata. E inoltre possibile utilizzare questo pulsante che funge sia da indicatore, il pulsante F4 permette di accedere alla schermata della Gestione Movimenti, che da vero e proprio pulsante, si trova nel basso della schermata principale di Phasis. LISTA MOVIMENTI Questa maschera consente di visualizzare il prospetto, sottoforma di lista, di tutte le movimentazioni inserite nel DB di Phasis. Attraverso questo pulsante è inoltre possibile effettuare una ricerca dei movimenti usando come criterio di ricerca il codice del movimento o la ragione sociale dei soggetti coinvolti.
E inoltre possibile stampare suddetta lista attraverso la funzione di Stampa, cliccando il pulsante apposito. STAMPA SCHEDE Con questa funzione è possibile stampare ogni scheda della sezione movimenti come un riepilogo dei dati anagrafici e descrittivi dei clienti o dei fornitori, con in più un prospetto della somma delle sezioni di Dare e Avere con relativo sbilancio (come sappiamo una scrittura in partita doppia redatta correttamente dovrebbe possedere uno sbilancio nullo). Una volta controllati e confermati i dati fare clic su Stampa per avviare la stampa. STAMPA MOVIMENTI Con questa funzione è possibile stampare una serie di movimenti compresa in un intervallo temporale indicato, verrà indicato inoltre il tipo di contropartita e la somma totale delle sezioni Dare e Avere di tutti i movimenti.
INSERIMENTO FATTURE ACQUISTO/VENDITA Con questa funzione possono essere inserite manualmente nei movimenti fatture di vendita e/o acquisto manualmente se queste non sono già state inserite con le apposite funzioni dei Menu Vendite e Ordini. (Non presente nella versione Free). SCADENZARIO Lo scadenzario consiste in un prospetto completo delle operazioni di pagamento, da effettuare e da ricevere, con scadenza non immediata, raccoglie quindi tutte le informazioni sui pagamenti che dobbiamo ricevere dai clienti o che dobbiamo effettuare a favore dei fornitori. Oltre tutti i dati anagrafici e descrittivi, e alle informazioni riguardo l operazione e la sua movimentazione, abbiamo a disposizione le funzioni di ricerca per codice,ragione sociale,ecc. più 4 pulsanti per visualizzare le operazioni suddivise in Registrate, Saldate, Scadute oppure per visualizzare tutte le operazioni. Sono inoltre presenti dei campi in fondo alla maschera che indicano il Totale di Entrate e Uscite più l importo del Saldo e quello della somma Da Saldare.
GESTIONE SCADENZARIOQuesta sezione serve per l inserimento, la modifica e la gestione in generale dello scadenzario, dalla maschera infatti si possono inserire tutte le informazioni che poi verranno visualizzate nello scadenzario. Sono presenti la funzione di ricerca e il canonico sistema di creazione e modifica attraverso i pulsanti. AGGIUNGI SCADENZE Con questa funzione è possibile procedere con l inserimento di conti appositi da utilizzare per la gestione delle scadenze, per creare in somma un nuovo tipo di scadenza. Si può scegliere se attribuire il conto a clienti,fornitori,agenti,ecc. ed è possibile inserire manualmente l intestazione dello stesso. STAMPA SCADENZEDa qui è possibile stampare il prospetto di tutte le scadenze comprese in un intervallo temporale inserito dall utente.
Anche in questo caso la stampa è gestita attraverso i pulsanti, inoltre è possibile effettuare una selezione ulteriore dei documenti in base alla contropartita o al tipo di documento. E presente la Somma delle sezioni Dare e Avere delle operazione che verranno stampate. CHIUSURA ANNO CONTABILE Da qui, previa doppia conferma, viene avviata la procedura automatica di chiusura dell anno contabile, tutti i documenti fino a quel momento registrati verranno considerati appartenenti ad un esercizio chiuso e quindi i documenti successivi verranno imputati ad un esercizio differente.
LIBRO GIORNALE La funzione consente la stampa dei movimenti secondo lo schema del Libro Giornale. (Non presente nella versione Free). MENU' VENDITE Questa sezione è adibita alla gestione di tutto ciò che riguarda le vendite dell azienda, dalla registrazione contabile dei movimenti ad un archivio apposito contenente i dati di ogni cliente e uno strumento per gestire l emissione delle fatture di vendita. GESTIONE DOCUMENTI Questa sezione permette di generare e gestire tutti i tipi di documenti che l azienda può emettere verso i clienti, dalla fatture di vendita alle note di credito e i DDT(documenti di trasporto).
Questa prima sezione della maschera, denominata Testata, permette la gestione degli elementi principali del documento, a seconda del tipo di documento scelto,grazie al menù di scelta, si attivano diversi campi in cui possiamo inserire le informazioni riguardanti il documento, questi campi comprendono i dati anagrafici dei clienti,l agente che si occupa della vendita, il metodo di pagamento,ecc. E disponibile la funzione di ricerca per campi come la data, il codice del documento o il nome dell agente. La sezione Corpo consente l inserimento dei dati contenuti nel corpo del documento, riguardanti la definizione ad esempio della quantità di merce venduta, il prezzo, l importo totale di un eventuale fattura,i codici IVA,ecc. E disponibile la funzione di ricerca per eventuali dati già inseriti e richiamabili dal database di conti,codici,ecc.
La terza sezione della maschera, denominata Calce comprende i dati relativi ad esempio ai termini del trasporto, l imballo, la consegna, il totale dei colli spediti e l importo totale della fattura compresi eventuali sconti o ritenute d acconto. La Gestione Documenti può essere attivata dalla barra delle scorciatoie con il pulsante LISTA DOCUMENTI Questa schermata permette di visualizzare un elenco di tutti di documenti generati. E possibile ordinare l elenco in base a diversi campi E disponibile anche la ricerca e la restrizione del campo di visualizzazione in base alla Ragione Sociale del cliente o al Codice articolo del prodotto venduto o spedito.
GENERA FATTURA Questo strumento consente di generare le fatture di vendita che l azienda emette ai clienti, oppure di generare dei DDT (documento di trasporto) ovvero un documento emesso per accompagnare la merce durante il trasporto e consegnato al vettore. E possibile inserire vari campi descrittivi più un codice da assegnare al documento e la Ragione sociale del cliente, campi per cui è disponibile anche la funzione di ricerca. ANAGRAFICA AGENTI Questa sezione e la relativa maschera consentono di gestire le informazioni relative agli agenti di commercio e le loro provvigioni, inserite nel menu vendite perché collegate agli ordini e alla fatturazione clienti.
Questo primo TAB consente la registrazione dei dati anagrafici degli agenti. Qui vengono inseriti dati relativi all indirizzo o le reperibilità dell agente. La scheda contabile contiene dati riguardanti gli agenti utili alla rilevazione contabile dei rapporti con gli stessi. Possono essere inseriti dati come la Partita IVA, il codice di Conto Corrente e la banca d appartenenza,le condizioni di pagamento, ecc.
L ultima sezione consente l inserimento di note generiche oppure informazioni utili quali i vari riferimento o indirizzi per contatti telematici. La maschera compresi tutti i TAB possono essere modificati e stampati attraverso i pulsanti presenti sulla destra della schermata. LISTA AGENTI Questa sezione contiene un elenco contenente tutti gli agenti inserite nell anagrafica Agenti, vengono mostrate per ogni agente su ogni riga tutte le informazioni inserite nell anagrafica. E come sempre disponibile l apposita funzione di ricerca, si possono ricercare i dati ad esempio in base alla Rag.Sociale, alla Partita IVA o ai recapiti. E inoltre possibile stampare l intera lista con l apposito pulsante.
MENU' MAGAZZINO Questa voce di menù permette di gestire in maniera semplice ma abbastanza completa le movimentazioni di magazzino, lo schema è quello ricorrente infatti ci sono strumenti di inserimento dei dati più una lista da cui è possibile visualizzare,estrapolare e stampare i dati. GESTIONE MOVIMENTI Questa voce del menu' permette di inserire i dati riguardanti i movimenti del magazzino, ovvero le varie entrate ed uscite della merce riguardanti nostri acquisti o vendite. La prima sezione della maschera (Testata) permette di inserire dati riguardanti la movimentazione, sono indicati infatti i dati del cliente/fornitore, l'indicazione del magazzino più la causale e gli estremi per la registrazione. E' inoltre possibile stampare i movimenti del magazzino con l'apposito pulsante.
La seconda schermata (Corpo) invece permette di definire le varie componenti dell'ordine, differenziando le unità di merce per codice,descrizione,aliquota IVA,ecc. La gestione dei movimenti del magazzino può essere richiamata,oltre che dall'apposito menu', con i pulsanti dedicati e oltre che con il tasto F5. LISTA MOVIMENTI Con questo strumento è possibile visualizzare una lista dei movimenti indicante tutti i vari dati inseriti nella testata con la possibilità di utilizzare la funzione di ricerca in base alla descrizione o al codice dell'articolo che che si vuole individuare.
La seconda parte del menu' magazzino comprende delle funzioni utili per importanti operazioni che interessano il magazzino in relazione all'apertura/chiusura dell'esercizio, di queste funzioni le Elaborazioni periodiche, Chiusura Magazzino e Chiusura Annuale non sono disponibili nella versione Free di Phasis. L'unica funzione utilizzabile è STAMPA INVENTARIO Con questa funzione è possibile stampare l'elenco dei beni aziendali inventariati, ovvero facenti parte delle disponibilità dell'impresa al momento della redazione dell'inventario.
MENU' ORDINI Questa sezione serve per registrare ordini effettuati e ricevuti ORDINI CLIENTI Con questa funzione si registrano gli ordini che ci vengono fatti. Si suddivide in 3 Tab nei quali bisognerà inserire i dati relativi all ordine e al fornitore: Testata, Corpo, Calce. I dati relativi ai fornitori si posso anche non trascrivere facendo una ricerca e, selezionando il cliente desiderato, verranno inseriti automaticamente i relativi dati anagrafici(ad es. nome, cod. IVA, etc.);
La sezione Ordini Clienti può essere richiamata grazie al pulsante presente nell apposita barra, situata appena sotto la barra dei menù. LISTA ORDINI CLIENTI Con questa funzione l utente può controllare la lista degli ordini dei clienti e ricercarli nel programma nella zona sottostante denominate RAG. SOC. e COD. ARTICOLO all interno
dei quali verranno inseriti o la rispettiva ragione sociale o il rispettivo codice dell articolo per effettuare la ricerca; GENERA DOCUMENTI Con questa funzione l utente genere documenti relativi agli ordini dei clienti ricercando nel programma il precedente ordini(quando vengono ricercati e conseguentemente selezionati, vengono inseriti automaticamente i dati anagrafici del cliente ad esempio indirizzo, città, CAP) specificando i dati della FATTURA IMMEDIATA, quella RELATIVA ed il rispettivo DOCUMENTO DI TRASPORTO.
OFFERTE CLIENTI Con questa funzione, l utente, può inserire le varie offerte che gli vengono fatte dai clienti. La schermata si divide in 3 Tab da compilare: Testata, Corpo, Calce.
LISTA OFFERTE CLIENTI Con questa opzione l utente potrà visualizzare e ricercare le varie offerte fatte dai clienti inserendo la RAGIONE SOCIALE (nel campo RAG. SOC.) o il CODICE dell ARTICOLO(nel campo COD. ARTICOLO).
ORDINI FORNITORI Attraverso questa schermata l utente potrà inserire i dati relativi alle varie fatture effettuate verso fornitori(come ad es. il tipo di documento, la data, etc.); Anche questa funzione si divide in 3 Tab: Testata(nella quale troviamo i dati relativi alla data, al tipo di documento, i dati del fornitore e la priorità di pagamento), Corpo(nel quale troviamo la descrizione della merce, il codice di essa, l iva calcolatagli, il prezzo, etc.) e Calce(nella quale troviamo un resoconto finale con il prezzo totale e le eventuali note).
LISTA ORDINI FORNITORI L utente, utilizzando questa funzione del programma, potrà gestire e visualizzare tutti gli ordini effettuati verso fornitori. Inoltre l utente potrà anche solo visualizzare determinati ordini a sua scelta attraverso la funzione di ricerca annessa a questa funzione.
OFFERTE FORNITORI Con questa funzione, l utente, può inserire le varie offerte che gli vengono fatte dai fornitori. La schermata si divide in 3 Tab da compilare: Testata,Corpo, Calce.
LISTA OFFERTE FORNITORI Con questa funzione l utente può gestire e visualizzare le varie offerte fattegli dai fornitori.
MENU' UTILITA' Attivando il menù utilità appaiono 5 possibili scelte: Salvataggio dati :permette di salvare i dati precedentemente inseriti che possono riguardare articoli, clienti o fatture. Importa listino: con questo tasto è possibile importare dei listini dei prezzi da altri file. Esporta listino: con questo tasto si possono esportare listini da phasis ad altri programmi o file. Importa dati: permette di salvare su questo programma dei dati riguardanti clienti fatture o articoli provenienti da fonti esterne. Queste opzioni non sono però presenti nella versione free di phasis, per usufruirne bisogna acquistare la versione a pagamento.