POLISWEB e l integrazione in Suite Avvocato Elite Sommario POLISWEB e l integrazione in Suite Avvocato Elite... 1 L'architettura del sistema Polisweb nazionale e il Polisweb PCT... 2 I punti di Accesso... 2 L'integrazione con Polisweb per lo scarico dei dati dei fascicoli... 3 Configurazione base... 3 Configurazione con il modulo Polisweb (modalità avanzata)... 3 L'accesso al Polisweb... 4 L'integrazione con il sistema di consultazione Polisweb (configurazione base)... 5 Le altre funzionalità... 7 L'integrazione con il sistema di consultazione Polisweb (modalità avanzata)... 8 L aggiornamento da Polisweb... 8 Le viste sui dati... 11 Le funzionalità attivabili... 13 1
L'architettura del sistema Polisweb nazionale e il Polisweb PCT Il servizio Polisweb consente agli avvocati registrati e muniti di dispositivo di firma digitale con certificato di autenticazione di collegarsi al Sistema Polisweb per la visualizzazione dello stato dei propri fascicoli presso i Tribunali Civili e le Corti d'appello. Il primo sistema Polisweb (cosiddetto Polisweb nazionale), messo a disposizione dal Ministero della Giustizia, attualmente ancora attivo, prevedeva un sito a Napoli contenente tutti i registri dei tribunali che attivavano il servizio Polisweb. I dati dei singoli tribunali venivano replicati sul sito di Napoli ogni notte per essere messi a disposizione il giorno dopo per la consultazione. Il sito di Napoli ha tuttora tutto il necessario per la consultazione, ossia le pagine internet di Polisweb. Tuttavia, per consentire ad un avvocato di accedere alla consultazione delle sua cause, è necessario che l'avvocato si colleghi ad un punto di accesso che si occupi di riconoscere l'avvocato ( autenticazione ), ossia di verificare se la persona che si sta collegando ad internet è una persona autorizzata, individuarne l'identità e consentirgli l'accesso alle sole cause di sua competenza. Tecnicamente l'autenticazione avviene tramite una smart card. Il Polisweb nazionale è nato come un sistema unidirezionale, cioè consentiva solo la consultazione di informazioni messe a disposizione dal tribunale. Negli obiettivi, il Polisweb nazionale forniva un sottoinsieme delle funzionalità che compongono il progetto Processo Civile Telematico (P.C.T.). Il sistema Polisweb nazionale è stato sostituito già in alcuni distretti dal Polisweb PCT. Il nuovo sistema funge sia da sistema di consultazione (Polisweb) che da sistema di deposito PCT, benché non tutti gli uffici giudiziari hanno deliberato l attivazione di entrambi i servizi. Con il nuovo sistema, manutenuto da parte dei gestori locali, la sincronizzazione dei dati avviene in tempo reale, superando la limitazione del Polisweb nazionale per il quale la sincronizzazione avveniva in modalità asincrona, solitamente ogni notte. Un ulteriore vantaggio del Polisweb PCT è quello di consentire l utilizzo, da parte delle software house, dei servizi di consultazione web (web services) esposti dai gestori locali attraverso i punti di accesso. La disponibilità di questi servizi consente ai software gestionali di studio di recuperare direttamente le informazioni dagli uffici giudiziari e di metterle a disposizione dei propri clienti. I punti di Accesso Il Punto di Accesso è l'insieme di hardware, software e middleware che permette di stabilire una connessione via Internet con il sistema di controllo degli accessi di PolisWeb. Una volta autenticato, l'utente si troverà in sessione con il servizio Polis Web ospitato sul server pubblico predisposto presso il Tribunale, attraverso una connessione sicura e crittografata. In generale, la creazione di un punto di accesso per il PolisWeb nazionale è stato il primo passo per la gestione del punto di accesso per il Processo Civile Telematico. La differenza era nei servizi che tale punto di accesso doveva fornire: per essere un punto di accesso per il PolisWeb nazionale era sufficiente consentire la consultazione dei registri, per essere un punto di accesso per PCT deve essere presente un sistema di posta certificata e devono essere gestiti tutti i servizi necessari per l'invio telematico degli atti da parte dell'avvocato. I nuovi punti di accesso si stanno predisponendo per consentire l accesso direttamente al Polisweb PCT, cioè ad un sistema che possa fungere sia da consultazione che da deposito degli atti, in genere i Punti di Accesso attualmente attivi consentono ad oggi l accesso sia al Polisweb nazionale che al Polisweb PCT, in attesa che quello nazionale sia definitivamente abbandonato. 2
L'integrazione con Polisweb per lo scarico dei dati dei fascicoli Polisweb è un sistema di consultazione via web che facilita l'avvocato nella reperibilità degli eventi, cioè delle cose che accadono nei tribunali di competenza. L'avvocato non è costretto a recarsi presso la cancelleria in tribunale alla ricerca di informazioni relative ai propri fascicoli iscritti a ruolo, ma con una connessione di rete può accedere, previa autenticazione, alle informazioni di interesse grazie al fatto che gli archivi informatici dei tribunali vengono correntemente alimentati da parte della cancelleria. Suite Avvocato Elite fornisce due distinti livelli di integrazione con il sistema Polisweb e i servizi da esso forniti. Configurazione base Nella configurazione base del prodotto, l integrazione si realizza fornendo la possibilità di accedere al Polisweb tramite la modalità manuale o mediante Internet Explorer. Si gestisce lo scarico degli eventi associati ai fascicoli di competenza, consultabili nella sezione Polisweb del modulo Agenda e all interno della sezione Agenda della pratica associata al fascicolo. Si fornisce la possibilità di associare gli eventi scaricati ad una delle pratiche presenti in archivio. L associazione avviene in automatico se la pratica e il fascicolo associato agli eventi presentano lo stesso numero di ruolo e lo stesso foro. Configurazione con il modulo Polisweb (modalità avanzata) La modalità avanzata è resa possibile grazie alla esposizione da parte degli Uffici giudiziari dei servizi di consultazione via web secondo specifiche ministeriali. I software gestionali possono eseguire delle interrogazioni al sistema informativo tramite i Punti di Accesso e ricevere in risposta le informazioni che soddisfano i criteri impostati nella richiesta. L accesso ai dati avviene tramite connessione sicura e senza l utilizzo dell interfaccia web del Punto di Accesso. L accesso ai dati avviene in modo trasparente. L utente del gestionale, infatti, non accede alle pagine internet del Punto di Accesso ma utilizza l interfaccia del gestionale per impostare i criteri della richiesta e visualizzare i dati scaricati direttamente all interno del gestionale. La modalità avanzata, fornita con una configurazione del prodotto ad hoc, fornisce un insieme di ulteriori funzionalità, rispetto a quelle disponibili nella configurazione base: - introduzione della modalità di accesso al Polisweb mediante utilizzo dei web services (interrogazioni al sistema SICID e lavoro), con definizione di diversi criteri di ricerca - possibilità di scaricare simultaneamente gli eventi e le scadenze, in un unico accesso, per più tribunali - scarico, oltre che degli eventi, delle scadenze di Polisweb (scadenze e udienze) - scarico del dettaglio dei fascicoli - assegnazione di foro, numero e anno di ruolo in fase di assegnazione del fascicolo ad una pratica esistente - creazione di una nuova pratica a partire da un fascicolo, con contestuale creazione delle anagrafiche relative alle parti coinvolte e assegnazione automatica di ruolo, oggetto, materia, grado processuale, stato, foro, sezione, giudice alla nuova pratica - creazione di eventi, scadenze e udienze di agenda a partire dagli eventi e dalle scadenze di Polisweb - filtri di ricerca in base a diversi criteri (intervallo di date, tipo di scadenze, numero e anno di ruolo, giudice, ruolo, materia, ) - consultazione del dettaglio fascicolo - evidenziazione nel dettaglio del fascicolo delle informazioni modificate da parte dell'ufficio giudiziario rispetto al precedente aggiornamento da Polisweb (in particolare stato, giudice e data ultima udienza). 3
Si introduce, nella configurazione avanzata, il nuovo modulo Polisweb, con proprie configurazione e gestione degli accessi. I dati scaricati da Polisweb sono presentati in viste dedicate, mentre le sezioni Polisweb al interno del modulo Agenda, attive nella configurazione base, sono oscurate. L'accesso al Polisweb Suite Avvocato Elite fornisce una funzione che consente di accedere da programma al sito di Polisweb, previa autenticazione eseguita da uno dei punti di accesso previsti (l avvocato selezionerà il Punto di Accesso con cui ha stipulato un contratto di fornitura dei servizi), e di scaricare i dati relativi ai fascicoli di competenza secondo una delle modalità previste dal programma: - La modalità di download mediante web services è la modalità avanzata di scarico delle informazioni da Polisweb, utilizzabile con tutti quegli Uffici giudiziari che espongono attraverso i Punti di Accesso i servizi di consultazione web. Con questa modalità le informazioni scaricabili riguardano non solo gli eventi, ma anche le notifiche delle scadenze e delle udienze fissate per i propri fascicoli, come pure il prospetto dettagliato dei fascicoli, contenente tutte le informazioni collegate ad esso (tipo, materia, ruolo, foro, giudice, stato, parti etc.). Tale opzione è disponibile solo per gli utenti del modulo Polisweb, che richiede una opportuna configurazione. La funzione Aggiorna da Polisweb consente il download delle informazioni da Polisweb. L'aggiornamento da Polisweb L opzione, se presente, è attiva per quei Punti di Accesso che espongono i servizi di consultazione web. Servizi del Processo Civile Telematico A decorrere dal prossimo 4 giugno 2012 l'amministrazione della DGSIA (Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati) ha proceduto alla dismissione dell accesso al servizio di consultazione dei registri attraverso il Gestore Centrale. A partire da tale data, pertanto, la consultazione dei registri dovrà essere eseguita attraverso il nuovo Portale Servizi Telematici, secondo le modalità previste dal D.M. n. 4
44 del 21/02/2011, ovvero in particolare attraverso l utilizzo del nuovo componente denominato Proxy per le Software house. A decorrere da tale data i punti di accesso sono stati autorizzati dall Amministrazione della DGSIA a disattivare il servizio di proxy finora assicurato. Pertanto, per tutti gli utenti di Suite Avvocato Elite che accedono alla consultazione di Polisweb mediante web services, si consiglia di selezionare come PdA il "Portale Servizi Telematici". Un messaggio nella finestra di accesso alla consultazione del Polisweb ricorda all utente di selezionare il punto di accesso ministeriale per evitare disfunzioni nello scarico di eventi e fascicoli. La funzione Consulta Polisweb consente l accesso al Polisweb secondo le seguenti modalità: - in modalità manuale: attraverso una pagina che contiene le pagine del sito web, l'operatore naviga nel sito fino alla pagina degli eventi e facendo clic sul pulsante Scarica eventi attiva manualmente lo scarico. - in modalità Internet Explorer: si apre una istanza di Internet Explorer e l'operatore naviga nel sito fino alla pagina degli eventi. Il programma propone di attivare lo scarico degli eventi mediante un opportuno messaggio. L'accesso a Polisweb Tale funzionalità è utile perché consente la consultazione degli eventi all'interno dell'applicazione. Le informazioni, una volta scaricate, sono sempre accessibili da tutte le postazioni di lavoro, senza la necessità che ogni operatore debba accedere al sito per conoscere le novità dei fascicoli che sta seguendo. L'integrazione con il sistema di consultazione Polisweb (configurazione base) In Agenda sono accessibili due sezioni chiamate Polisweb - ultimi Aggiornamenti e Polisweb - tutti gli eventi, in cui si possono consultare gli eventi scaricati da Polisweb. La funzione Aggiorna da PolisWeb consente l accesso mediante SmartCard al punto di accesso dell'ordine degli avvocati di riferimento. Una volta autenticato, l'utente accede direttamente alle pagine degli eventi di sua competenza. 5
Per accedere, l'utente può selezionare il suo Punto di Accesso. La lista dei Punti di Accesso e degli indirizzi dei siti corrispondenti viene costantemente aggiornata da OA Sistemi. In questo caso lo scarico degli eventi, ad autenticazione avvenuta, potrà essere eseguito solo in via manuale. Per l'accesso a Polisweb dei singoli tribunali, Suite Avvocato Elite consente invece di optare per l'accesso automatico o per quello manuale. Oltre a selezionare il punto di accesso, l'operatore può selezionare la modalità di accesso che intende utilizzare. Alla conferma del punto di accesso e della modalità di scarico, il programma inizia l'elaborazione accedendo al sito di Polisweb. Nel caso di accesso manuale, il programma visualizza in una finestra del programma le pagine del sito. L'operatore può navigare fino a visualizzare le pagine contenenti gli eventi. Al clic sul pulsante Scarica eventi posizionato nella parte superiore della finestra. L'accesso a Polisweb: lo scarico degli eventi Inizia l'elaborazione di scarico degli eventi. Al termine dell'operazione una finestra elenca le informazioni recuperate, raggruppate per foro di competenza e per fascicolo. Dato il foro e il numero di ruolo, Suite Avvocato Elite verifica se esiste una pratica nel suo archivio con uguale foro e numero di ruolo. In questo caso gli eventi vengono raggruppati per pratica. Nel caso in cui il programma non riesce ad eseguire una associazione biunivoca fra il fascicolo scaricato e la pratica, il raggruppamento viene creato in base al foro e al numero di ruolo. 6
Per confermare l'inserimento degli eventi nell'archivio di Suite Avvocato Elite, l'utente può fare clic sul pulsante OK e gli eventi saranno immediatamente consultabili nella sezione Polisweb dell'agenda di Suite Avvocato Elite. Se Suite Avvocato Elite ha associato gli eventi alla pratica, tali eventi saranno consultabili anche nella sezione Polisweb della scheda Agenda della pratica. L'accesso a Polisweb: gli eventi scaricati Le altre funzionalità La Suite consente di eseguire delle utili funzionalità sugli eventi risultanti dal download da Polisweb. L'assegnazione di un fascicolo alla pratica La funzione Assegna pratica, attivabile dal menu Strumenti, consente di assegnare l'intero fascicolo, selezionato in elenco, ad una delle pratiche in archivio. Con tale operazione sarà possibile consultare gli eventi corrispondenti anche nella sezione Polisweb dell'agenda della pratica. Questa operazione risulta particolarmente utile nei casi in cui il programma non è riuscito a determinare l'associazione automatica alla pratica per gli eventi scaricati. Si visualizza una finestra che permette la selezione della pratica, a partire dall'elenco delle pratiche in archivio. Alla conferma, il fascicolo sarà riconoscibile dal nome pratica. L'eliminazione di un fascicolo Dopo avere eseguito lo scarico degli eventi, può essere utile eliminare i fascicoli che si ritengono non più di interesse perché già consultati od obsoleti. La funzione Elimina fascicolo, attivabile dal menu Modifica, provvede, previa conferma da parte dell'operatore, alla cancellazione dall'archivio di Suite Avvocato Elite degli eventi del fascicolo selezionato. 7
L'integrazione con il sistema di consultazione Polisweb (modalità avanzata) Se il prodotto è configurato anche per l utilizzo del modulo Polisweb, la prima operazione è quella di definire, da parte di un operatore supervisore, gli accessi al modulo Polisweb per tutti gli operatori abilitati alla consultazione dei dati e all attivazione delle funzionalità ad esso associate. L'accesso a Polisweb: la configurazione degli accessi L aggiornamento da Polisweb Il modulo Polisweb presenta un insieme di viste sui dati scaricabili dal sistema Polisweb attraverso la funzione Aggiorna da PolisWeb. L opzione web services, se attivabile, consentirà all utente, previa autenticazione mediante smart card, di scaricare le informazioni dei fascicoli in base ai criteri di ricerca impostati. 8
L'accesso a Polisweb mediante web services: la definizione dei criteri di ricerca L utente potrà selezionare tutti gli uffici giudiziari in cui sono state iscritte cause a ruolo per attivare simultaneamente la ricerca dei fascicoli aperti in tutti gli uffici. Fra i criteri di ricerca, è possibile limitare la ricerca: - agli eventi, alle scadenze e alle udienze (Eventi e scadenze) - al profilo dei fascicoli che soddisfano i criteri di ricerca impostati: numero e anno di ruolo, nominativo del giudice designato o delle parti, date di iscrizione, di udienze o di scadenze, ruolo, materia e oggetto delle cause iscritte (Fascicoli) - al profilo di un determinato fascicolo iscritto a ruolo generale, identificato da numero e anno di ruolo (Profilo fascicolo) - a tutti gli eventi accaduti per un determinato fascicolo, identificati da numero e anno di ruolo (storico fascicolo) In tutti i casi verrà aggiornato il profilo per i fascicoli coinvolti nella ricerca. 9
L'accesso a Polisweb mediante web services: la definizione dei criteri per la ricerca dei Fascicoli Alla conferma dei criteri di ricerca, premendo il pulsante Fine si attiva la richiesta al sistema Polisweb. Prima di procedere assicurarsi di aver inserito la smart card nell apposito lettore o aver collegato la business key. Viene presentata la finestra di selezione del certificato di autenticazione. L utente dovrà selezionare tra i certificati proposti quello che riporta la dicitura Autenticazione client nella colonna Scopi richiesti. L'accesso a Polisweb mediante web services: la selezione del certificato L applicazione rimane in attesa della risposta dal sistema. Alla fine della elaborazione (il tempo di attesa dipende dal numero di informazioni che si scaricano dal Polisweb) un messaggio di fine elaborazione avvisa l utente dell esito dell operazione, evidenziando il numero e il tipo di informazioni prelevate e salvate 10
nell archivio dati del gestionale, nel caso dello scarico di eventi e scadenze, oppure un messaggio generico, nel caso dello scarico di fascicoli. L'accesso a Polisweb mediante web services: il messaggio di fine scarico di eventi e scadenze I dati scaricati sono consultabili nella sezione Ultimi aggiornamenti. Le viste sui dati Il modulo Polisweb consiste di quattro distinte sezioni che consentono la consultazione dei dati di Polisweb secondo modalità e finalità differenti: - Ultimi aggiornamenti Vista Cronologia: sequenza cronologica delle scadenze e degli eventi scaricati grazie all ultimo aggiornamento Vista Organizzati per fascicolo: sequenza delle scadenze e degli eventi scaricati con l ultimo aggiornamento, raggruppati per fascicolo. - Eventi Vista Cronologia eventi: sequenza cronologica degli eventi scaricati Vista Organizzati per fascicolo: sequenza degli eventi scaricati, raggruppati per fascicolo. - Scadenze Vista Cronologia scadenze: sequenza cronologica di scadenze e udienze scaricate Vista Organizzate per tipo: sequenza delle scadenze scaricate, raggruppate per tipo (scadenze e udienze) Vista Organizzate per fascicolo: sequenza delle scadenze scaricate, raggruppate per fascicolo. - Fascicoli Vista Organizzati per anno: elenco dei fascicoli, raggruppati per anno di iscrizione a ruolo, con dettaglio di tutte le informazioni scaricate e relative al fascicolo correntemente selezionato. 11
La consultazione dei dati scaricati da Polisweb: gli ultimi aggiornamenti raggruppati per fascicolo In tutte le viste disponibili, il fascicolo è identificato dal foro e dal numero e dall anno di ruolo, quando il fascicolo non è ancora assegnato ad una pratica, oppure dalla posizione archivio e dal nome pratica, quando il fascicolo è assegnato ad una pratica. Per ogni vista, filtri di ricerca consentono di limitare il campo dei dati visualizzati. I filtri sono differenti a seconda dell ambito. Eventi, scadenze e udienze sono identificati da opportune icone: per l evento per la scadenza per l udienza 12
Le funzionalità attivabili L'assegnazione di un fascicolo alla pratica La funzione Assegna pratica, attivabile dal menu Strumenti, consente di assegnare un fascicolo ad una delle pratiche in archivio. Con tale operazione sarà possibile consultare gli eventi corrispondenti anche nella sezione Polisweb della pratica. Questa operazione risulta particolarmente utile nei casi in cui il programma non è riuscito a determinare l'associazione automatica alla pratica per gli eventi scaricati. Si visualizza una finestra che permette la selezione della pratica, a partire dall'elenco delle pratiche in archivio. Alla conferma, il fascicolo sarà riconoscibile dal nome pratica. La funzione Assegna pratica consente, a partire dal fascicolo, anche la creazione di una nuova pratica di Suite Avvocato Elite, mediante il pulsante Nuova. Le informazioni ricavabili dal fascicolo saranno automaticamente assegnate ai corrispondenti campi della pratica, e verranno create anche in automatico le anagrafiche delle parti e delle controparti. In particolare, le informazioni ricavate dal fascicolo di Polisweb e assegnate ai corrispondenti campi della pratica del gestionale sono: - numero e anno di ruolo - oggetto (composto dalle descrizioni di ruolo, materia e oggetto) - materia - grado processuale - stato - foro - sezione - giudice. Nel caso di materia e stato, vengono automaticamente aggiornate anche le tabelle di configurazione delle materie e degli stati della pratica con le descrizioni scaricate dal Polisweb, se tali descrizioni non risultano presenti in tabella. L operatore potrà verificare le informazioni nella finestra di creazione della pratica prima della conferma. La creazione di attività di agenda La funzione Inserisci in Agenda, attivabile dal menu Strumenti sulle viste relative agli eventi e alle scadenze scaricate, consente di creare, a partire da eventi, scadenze e udienze di Polisweb, le corrispondenti attività dell agenda di Suite Avvocato Elite. Prima di eseguire tale operazione, è necessario aver già associato il fascicolo, a cui la scadenza o l udienza si riferisce, ad una pratica dell archivio, solo se l opzione di agenda richiede l associazione obbligatoria di una nota d agenda alla pratica. L associazione preventiva del fascicolo ad una pratica è invece sempre obbligatoria per consentire l inserimento in agenda degli eventi. Il programma richiede in quale agenda si intende eseguire l inserimento, quindi esegue l inserimento in automatico, ricavando le informazioni (tipologia, descrizione, giorno e ora) direttamente dal dato scaricato da Polisweb. Una opportuna icona visualizzata a fianco di eventi, scadenze e udienze di Polisweb ( eventi, le scadenze e le udienze riportate in agenda. L'eliminazione di un fascicolo ) identifica gli La funzione Elimina fascicolo, attivabile dal menu Modifica sulla vista dei fascicoli, provvede, previa conferma da parte dell'operatore, alla cancellazione dall'archivio di Suite Avvocato Elite del fascicolo e di eventi e scadenze ad esso associati. 13