La rubrica Certificazione che viene inaugurata in questo numero, ha l obiettivo di mettere in condizione l utente di capire concretamente i vantaggi e le difficoltà cui si va incontro attraverso l iter certificativo. Il carattere della rubrica è descrittivo ed operativo, in modo che l utente, che si affaccia al mondo della Certificazione dei sistemi di gestione e di prodotto, possa capire se, nel suo caso specifico, la certificazione è obbligatoria, opportuna o meno. Inoltre, la rubrica mette in evidenza quali sono i passi da compiere; quali competenze sono richieste, quanto costa, che benefici economici si hanno e se la certificazione sia utile in tempo di crisi. L impegno richiesto da parte dell organizzazione diviene, in realtà - ove si aderisca ad un nuovo approccio - soprattutto mentale, un modo per lavorare meglio, risultando al contempo assai più incisivi. Non a caso la Qualità è nata in Oriente che ci ha dato non poche lezioni in termini di saggezza e di qualità di vita. L organismo di certificazione che si incarica di eseguire le verifiche ispettive, lo deve fare con serietà e competenza, in modo che diventino per l azienda un opportunità di crescita e di oggettivo miglioramento di tutti i processi aziendali. Alla fine, ciò che conta è il raggiungimento di obiettivi fondamentali quali: lavorare meglio ed istaurare rapporti consolidati e duraturi con i clienti. Certificazione dei Sistemi di Gestione per la Qualità (Norma UNI EN ISO 9001:2008) PRIMA PARTE: lo Stage 1 di Certificazione di Giampiero Mercuri Responsabile tecnico di certificazione CNIM lcertificare il Sistema di Gestione per la Qualità Lo scopo della certificazione del sistema di gestione per la Qualità è di assicurare - attraverso una valutazione iniziale e successive verifiche di sorveglianza - in modo indipendente e con un adeguato livello di fiducia, che l organizzazione opera conformemente a quanto stabilito dalla norme applicabili. Per ottenere la certificazione, una organizzazione deve dimostrare di possedere un sistema di gestione conforme alla norma di riferimento: UNI EN ISO 9001:2008. Quindi, le condizioni necessarie per ottenere e mantenere la certificazione del sistema di gestione per la qualità sono: -- attuare e mantenere un efficace sistema di gestione documentato conforme alle disposizioni della norma UNI EN ISO 9001:2008; -- avere identificato e tenere sotto controllo i requisiti specificati per i relativi prodotti/servizi, compresi quelli cogenti per leggi e regolamenti; -- avere ottenuto l approvazione della documentazione relativa al sistema di gestione; -- aver ottenuto esito positivo delle valutazioni di conformità del sistema di gestione dell organizzazione rispetto ai requisiti normativi/regolamentari applicabili; m m Maintenance and Facility Management 31
-- avere pianificato ed attuato almeno una volta, in ogni area inclusi gli eventuali siti temporanei (cantieri) e nell arco dell ultimo anno, le verifiche ispettive interne con le procedure relative definite e attuate; -- avere effettuato almeno un riesame direzionale completo; -- avere attivato e reso operative (da almeno 3 mesi) le attività comprese nel campo di applicazione per il quale si richiede la certificazione; -- permettere al personale incaricato dall organismo di certificazione, l accesso alla documentazione del sistema di gestione, alle registrazioni, alle aree e al personale interessato dal sistema di gestione oggetto della certificazione; -- permettere l effettuazione di verifiche ispettive senza preavviso per indagare sui reclami, o in seguito a modifiche al sistema di gestione (ed in particolare relative ad aspetti legali, commerciali, organizzativi, logistici, campo di applicazione), o come azione conseguente alla sospensione; -- comunicare in forma scritta e con congruo anticipo i nominativi di eventuali consulenti dell organizzazione che eventualmente partecipano alla verifica ispettiva, i quali devono mantenere esclusivamente il ruolo di osservatori; -- mantenere, per tutto il periodo di validità della certificazione, una registrazione di tutti i reclami pervenuti e la documentazione delle relative azioni correttive intraprese; -- comunicare all organismo di certificazione i casi in cui sia coinvolta in procedimenti giudiziari conseguenti alle leggi sulla responsabilità da prodotto o comunque a violazioni di leggi applicabili in relazione al tipo di certificazione ottenuta. I Passi per la Certificazione Nella figura che segue si riporta un esempio di domanda di certificazione: 32 Anno 4 Numero 2 Aprile Giugno 2010
Figura 1: Esempio di domanda di certificazione Il Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità (MSG) Il manuale è uno dei documenti costituenti il sistema di gestione per la qualità. Esso deve essere conforme a quanto stabilito dalla norma di riferimento (UNI EN ISO 9001:2008) e, in particolare, deve indicare chiaramente le seguenti informazioni: m m Maintenance and Facility Management 33
Qualora l organizzazione ritenga che alcuni punti della norma di riferimento non siano applicabili alla propria attività o che necessitino di interpretazioni particolari, dovrà farlo presente spiegandone dettagliatamente i motivi. L ammissibilità delle richieste di non applicabilità o di interpretazioni particolari è valutata dall organismo di certificazione. I Tempi di Audit L efficacia del processo di certificazione è garantita da una corretta individuazione dei tempi di esecuzione della verifica (audit) da effettuare presso l organizzazione da valutare. I tempi variano in funzione delle dimensioni dell organizzazione, della complessità e numerosità delle attività da valutare, degli spostamenti da effettuare, ecc. Ai fini della corretta individuazione dei tempi di audit si deve fare riferimento alla Guida IAF MD 5. IAF (International Accreditation Forum) è l associazione mondiale degli Organismi di Accreditamento e delle parti interessate alla valutazione della conformità. La sua funzione primaria è quella di sviluppare un unico programma di valutazione di conformità a livello mondiale al fine di ridurre i rischi sul mercato e dare fiducia ai consumatori. Nel citato documento la IAF stabilisce i tempi minimi di audit in funzione del numero degli addetti dell organizzazione. Nella figura 2 è riportata la tabella riepilogativa contenuta nell Annex A della Guida IAF MD5. 34 Anno 4 Numero 2 Aprile Giugno 2010
Effective Number Audit Duration Effective Number Audit Duration of Personnel Stage 1 + Stage 2 (days) of Personnel Stage 1 + Stage 2 (days) 1-5 1.5 626-875 12 6-10 2 876-1175 13 11-15 2.5 1176-1550 14 16-25 3 1551-2025 15 26-45 4 2026-2675 16 46-65 5 2676-3450 17 66-85 6 3451-4350 18 86-125 7 4351-5450 19 126-175 8 5451-6800 20 176-275 9 6801-8500 21 276-425 10 8501-10700 22 426-625 11 >10700 Follow progression above Figura 2: Relazione tra il numero degli addetti e la durata dell audit di certificazione iniziale - Fonte Guida IAF MD 5 - www.iaf.nu Esempio: una organizzazione con 150 addetti, di normale complessità, dovrà essere valutata dall organismo di certificazione attraverso un audit iniziale (stage 1 + stage 2) della durata minima di 8 giorni/uomo di verifica in campo. L Audit di Certificazione: Stage 1 L audit iniziale di certificazione consta di due fasi - lo stage 1 e lo stage 2 - che si differenziano in virtù degli obiettivi specifici della verifica in campo. Tutte le attività di verifica che un organismo di certificazione effettua presso una organizzazione devono essere adeguatamente individuate, progettate e pianificate. Prima della verifica, l organismo notifica all organizzazione il piano di audit per permettere alle funzioni interessate di poter presenziare alla verifica. Nella figura 3 è riportato un esempio di piano di verifica di stage 1: Figura 3: Esempio di piano di audit di certificazione stage 1 m m Maintenance and Facility Management 35
L audit di stage 1 include normalmente l esame della documentazione e la visita iniziale presso la sede dell organizzazione. Al momento di tale audit, il sistema di gestione dell organizzazione deve quindi risultare già operativo. Le finalità dell audit di stage 1 sono le seguenti: Le risultanze dell audit di stage 1, compresa l identificazione di ogni problema che nell audit di stage 2 potrebbe essere classificato come non conformità, sono formalizzati dal responsabile del gruppo di verifica ispettiva (RGVI) in un apposito rapporto che riassume l esito della verifica di stage 1. Nel determinare l intervallo fra il 1 e il 2 stage, il responsabile del gruppo di verifica prenderà in considerazione le esigenze dell organizzazione per la risoluzione dei problemi identificati durante lo stage 1. Il rapporto compilato dal responsabile del gruppo di verifica è sempre oggetto di riesame da parte dell organismo di certificazione, il quale si riserva di apportare eventuali modifiche e di comunicarle prontamente all organizzazione. Conclusa la valutazione di stage 1, l organismo di certificazione potrà pianificare con l organizzazione la verifica ispettiva di stage 2. 36 Anno 4 Numero 2 Aprile Giugno 2010