Eventi speciali considerazioni e adempimenti... Daniela Caretto 17 novembre 2010
I sette obiettivi per un evento di successo 1- Raccogliere risorse 2- Far conoscere la mission 3- Motivare volontari e dirigenti alla raccolta di fondi 4- Reclutare nuovi volontari 5- Espandere la rete di relazioni 6 - Fare un'azione di marketing dell'organizzazione 7-Invitare a sostenere l'organizzazione
Obiettivo 1- Raccogliere risorse L'evento speciale è un elemento importante del piano di fund raising di un'onp, ma attenzione: non solo è utile per raccogliere denaro nel momento in cui viene realizzato, ma serve anche per gettare il seme di più importanti donazioni.
Obiettivo 2- Far conoscere la mission secondo obiettivo è quello di rendere nota la vostra mission. l'evento offrirà l'occasione di dare la possibilità di vedere interpretato e tradotto in testimonianze concrete e in esempi il lavoro svolto dall'organizzazione nella comunità.
Obiettivo 3- Motivare volontari e dirigenti alla raccolta di fondi Gli eventi speciali servono a creare il giusto momento, nel clima giusto. Sono momenti amichevoli, non intimidatori...
Obiettivo 4- Reclutare nuovi volontari gli eventi speciali possono servire anche ad aumentare il numero dei volontari. Un evento speciale bene organizzato è dunque un'occasione straordinaria per coinvolgere nuove persone nel lavoro della vostra associazione. fate attenzione anche alla minima disponibilità... perché difficilmente chi si è reso disponibile, se non è attentamente valorizzato, ritornerà.
Obiettivo 5- Espandere la rete di relazioni Costruire una base di donatori è il compito di qualunque azione di fr e per espandersi le associazioni hanno bisogno di nuovi potenziali donatori. Se per organizzare l'evento si crea un apposito comitato, composto da persone anche non direttamente facenti parte dell odv, e se a ciascuna di loro viene richiesto di fornire almeno dieci nomi di persone che potrebbero essere invitate a partecipare all'evento, tutti questi nomi possono legittimamente essere aggiunti a un elenco già esistente di potenziali donatori..
Obiettivo 6 - Fare un'azione di marketing dell'organizzazione L'evento speciale è uno dei principali strumenti di marketing dell'onp. Permette a chi vi partecipa di constatare direttamente il lavoro dell'odv in un momento in cui si mostra nel suo aspetto migliore. Per ogni evento speciale è opportuno predisporre materiali sui programmi, materiale bibliografico e impegnare qualcuno a illustrare la filosofia e la mission dell'organizzazione, è particolarmente importante che all'evento prendano parte i rappresentanti della stampa. Un evento speciale può essere progettato sia per un pubblico generico, ossia per attirare più partecipanti possibili, sia per un pubblico specifico.
Obiettivo 7-Invitare a sostenere l'organizzazione Il sostegno pubblico di un cittadino importante della comunità o di un personaggio comunque conosciuto o stimato è uno dei tanti modi per ottenere maggiore coinvolgimento da parte dei partecipanti all'evento
Il ciclo dell'organizzazione di un evento 1 Determinare l'obiettivo della raccolta fondi Ogni evento di raccolta fondi deve avere come fine una buona causa e un obiettivo di raccolta preciso e ben definito come ad esempio: - raccolta fondi per le attività istituzionali; - raccolta fondi per l'acquisto beni strumentali e/o immobiliari; - raccolta fondi per realizzare un laboratorio di ricerca; - raccolta fondi per... 2 Definire il target (o pubblico di riferimento) avere le idee ben chiare su chi si desidera invitare. L'intera creazione dell'evento sarà infatti costruita a misura del pubblico di riferimento. 3 Stabilire la tipologia dell'evento e scegliere il periodo Dopo aver definito il target dei partecipanti è di fondamentale importanza scegliere il tema dell'evento stesso: - manifestazione in piazza; - mostra; - evento sportivo; - cena; - concerto; - teatro.
scegliere il periodo più adeguato... - stagione; - mese; - giorno della settimana; - eventi simili organizzati da altre organizzazioni non profit. 4 Coinvolgere l'organizzazione Il buon esito di qualsiasi evento di raccolta fondi deriva dalla capacità di coinvolgere il maggior numero di soggetti dell onp, in particolare: - consiglio di amministrazione/direttivo; - soci; - volontari; - personale; - persone amiche. 5 Pianificare e controllare Per organizzare un evento in maniera efficace è necessario elaborare un piano di azioni con relativo timing e budget. - pianificazione: elaborare un piano d'azione con relativo timing e budget di costi e ricavi; - risorse umane: individuare chi fa che cosa, come e quando lo fa; - controllo: predisporre degli strumenti utili a monitorare il piano d'azione, il timing e il budget dei costi.