L Execel Avviare EXCEL Accendete il computer e aspettate la comparsa nel desktop di Windows. A questo punto siete pronti per entrare nel magico mondo di Excel. Presumiamo che abbiate installato Excel come componente del pacchetto di Office, con i componenti più comuni di Microsoft. In questo caso l istallazione prevede la novità degli assistenti di Office, simpatici personaggi animati (il tipo di personaggio può essere cambiato, se non vi piace) che suggeriscono i vari passaggi e offrono consigli in base al contenuto. Se questa opzione non è disattivata, all apertura l assistente offre una serie di suggerimenti. Se sul computer è stato caricato Office trovate sulla parte superiore dello schermo una barra dei collegamenti con alcune Icone Microsoft: M. Word M. Excel M. Access M. FontPage M. PowerPoint Excel Il foglio elettronico di calcolo Per avviare programma basta cliccare velocemente due volte sull icona del programma desiderato e questo si avvierà. Se la barra non è presente, si avvia il programma Word come fate con altro qualsiasi altro programma cliccando sul pulsante Avvio o Start, selezionando il sottomenu Programmi e fate clic su Microsoft Excel. Fig 1 Fig 2 Il programma viene avviato e sullo schermo appare un foglio di lavoro vuoto, che fa parte di un nuova cartella denominata Cartel1. I documenti di Excel sono cartelle di lavoro contenenti vari fogli. -1
Una volta avviato Excel mastra un foglio di lavoro vuoto che appartiene alla nuova cartella (o file) Cartel1; la cella attiva, A1, ha un contorno nero, si trova in alto a sinistra (colonna A, riga 1) Nella cella A4 dovete inserire l etichetta Totale. A questo puntola cella in cui inserirete la somma è B4; fate clic su di essa per attivarla e poi fate clic sul pulsante Somma automatica Nella cella B3, dove si è spostato il cursore, digitare 1,50 e premere INVIO. Fig 3 All apertura di un foglio di lavoro viene visualizzata una griglia costituita da righe e colonne. Le righe sono numerate (1, 2, 3, 4, ) mentre le colonna sono identificate con le lettere dell alfabeto (A, B, C, D, ). La cella, costituita dall incrocio di ciascuna riga e colonna, è il punto in cui si devono inserire i dati. Il contenuto della cella può essere un numero, una data o semplice testo. Supponete di creare un semplice foglio di lavoro su cui riportare la descrizione e l ammontare delle piccole spese che effettuate in un dato giorno recandovi al lavoro (15 Gennaio); per inserire la data, digitate 15-01 (oppure 15/01) e premete INVIO. Nella cella A1 viene inserita la data e il cursore si sposta in basso sulla cella A2, che diventa quella attiva. Appena uscito di casa, prima sosta dal giornalaio: digitate Giornali nella cella A2 e premete IN- VIO, il dato viene inserito e il cursore si sposta in basso sulla cella A3. ora inserite la voce Bar relativa al primo caffé della giornata e premete INVIO. Il cursore si sposta in basso nella cella A4. NOTA: Excel riconosce il tipo di dato inserito. In questo caso è un testo ed Excel lo allinea a sinistra, a differenza dei numeri che sono allineati a destra. Fate clic con il mouse sulla cella B2 accanto alla voce Giornali. Inserite 4,50 e premete INVIO. A questo punto premete INVIO e nella cella B4 appare la somma dei due valori. Salvare la cartella e uscire da EXCEL Il bordo della cella B4 diventa tratteggiata e mostra la formula della somma delle due celle soprastanti (B2:B3). Una delle funzioni più importanti dei programmi utilizzati con il computer è quella relativa al salvataggio dei dati. Tutti i lavori importanti (soprattutto quelli che richiedono parecchio tempo) devono essere preservati. Le cartelle di Excel (chiamate anche cartelle di lavoro) si differenziano dalle cartelle di Windows in quanto rappresentano i file dei vostri fogli di lavoro, mentre quelle di Windows indicano semplicemente le aree del disco che contengono i file (e quindi le cartelle di Excel) e i vari programmi presenti nel computer. Quando avviate Excel, il programma apre un foglio di lavoro appartenente a una cartella a cui è stato assegnato il nome di di Cartel1. Per salvare la cartella con questo nome fate clic sul pulsante Salva della barra degli strumenti Standard(quello con l icona di un dischetto). -2-3
La prima volta che premete questo pulsante, Excel apre la finestra di dialogo Salva con nome e propone il nome predefinito Cartel1.xls. Se accettate il nome, fate clic su Salva il lavoro sarà memorizzato nella cartella di Windows che è indicata nella casella Salva in (generalmente nella cartella predefinita Documenti). Dopo aver salvato il lavoro la prima volta, il nome della cartella appare sulla barra del titolo di Excel e tutte le volte successive che premete il pulsante Salva, la finestra di dialogo non viene Salva con nome non viene più aperta e la cartella di lavoro viene salvata nella cartella di Windows precedentemente selezionata. È probabile che vogliate assegnate un nome specifico alla cartella e che desideriate salvarlo in una cartella di Windows diversa. Per fare questo digitate il nome della cartella di lavoro, ad esempio, Piccole spese. xls, nella casella Nome file e fate clic sull elenco a discesa Salva in; selezionate la cartella su disco desiderata (esempio Documenti) e fate clic su Salva. Se esiste una cartella di lavoro con lo stesso nome, appare il messaggio: Il file Piccole spese.xls esiste già. Sostituirlo? Fate clic su NO per ritornare alla finestra di dialogo Salva con nome e digitate un nuovo nome (ad es. grandi spese). Una volta che avete salvato il vostro lavoro potete uscire da Excel. Non dovete far altro che aprire il menu File e selezionare Esci. Se dal momento in cui è stato fatto il salvataggio avete introdotto delle modifiche, Excel visualizza una finestra di dialogo con la richiesta di salvare il lavoro. Fate clic su Sì per salvare il lavoro ed uscire da Excel Avete notato che la finestra di Excel è del tutto simile a quella della maggior parte delle applicazioni progettate per Windows. Tale somiglianza è ancora più evidente se osservate i programmi contenuti in Office di Microsoft, di cui Excel fa parte (Word, PowerPoint, Access). La finestra di Excel presenta nella parte superiore: la barra del titolo, la barra dei menu, le barre degli strumenti Standard e Formattazione la barra della formula. Dopo questa serie di barre di vario genere potete notare il foglio di lavoro suddiviso in celle rettangolari, facilmente identifìcabili dall'incrocio dei numeri a sinistra e delle lettere nella parte superiore (ad esempio, la prima cella in alto a sinistra del foglio, denominata A1, rappresenta l'incrocio della riga 1 con la colonna A). Nella parte inferiore della finestra potete vedere la casella di suddivisione dei fogli che contiene le linguette relative ai tre fogli di lavoro disponibili (nell'impostazione predefinita, ma, possiamo aggiungerne altri o eliminarli) e i relativi strumenti di scorrimento. In fondo alla finestra è presente l'ultimo elemento costituito dalla barra di stato, che riporta informazioni sulle attività in corso. Con pochi clic del mouse potete personalizzare le varie barre dei menu. I menu di excel Il menu non è altro che un elenco di opzioni selezionabili che possono richiamare un ulteriore sottomenu oppure eseguire l azione direttamente. Quello principale posto sulla barra dei menu consente di effettuare le operazioni fondamentali. Potete: aprire una nuova cartella o una già esistente, salvare e stampare i fogli di lavoro, effettuare modifiche, visualizzare o nascondere i vari elementi della finestra e così via. Un altro tipo di menu che avete a disposizione è quello di scelta rapida, (si attiva facendo clic sul pulsante destro del mouse su di una cella del foglio) questo menu rappresenta una utile scorciatoia con cui si ottiene una serie di opzioni per effettuare operazioni di vario genere. Per accedere a un opzione del menu principale fare clic su di essa; ad esempio per aprire una cartella memorizzata nel disco fisso ( o in un dischetto) fate clic su File e selezionate l opzione.apri. La selezione di un menu può essere fatta anche da tastiera. In questo caso premete contemporaneamente il tasto ALT seguito dal tasto della lettera sottolineata dell opzione. Ad esempio, per aprire il menu File tenete premuto il tasto ALT e premete F. Menu di scelta rapida -4-5
Viene aperta la finestra di dialogo Apri, in cui sono elencate le cartelle disponibili. Tutte le opzioni di menu seguite da tre puntini (come Apri nel menu File) richiamano una finestra di dialogo. Una freccia a destra indica invece la presenza di un sottomenu. In Excel sono disponibili delle combinazioni di scelta rapida. Per alcune operazioni, tali combinazioni sono suggerite all interno del menu principale. Ad esempio Apri nel menu File è indicata la scelta rapida CTRL+F12. in alternativa ai comandi di menu potete aprire finestre di dialogo premendo in sequenza il tasto CTRL seguito dal tasto F12. I menu di scelta rapida possono essere utilizzati per apportare modifiche o aggiunte ai vari elementi del foglio di lavoro. Ad esempio potete cancellare il contenuto della cella A1: fate clic con il pulsante destro del mouse su di essa per visualizzare il menu di scelta rapida. Notate che sono disponibili diverse opzioni per la formattazione della cella, in questo caso, selezionate Cancella contenuto. Il contenuto della cella viene rimosso e il menu di scelta rapida scompare. Se desiderate visualizzare una barra aggiuntiva, oltre a quelle predefinite, Standard e Formattazione, fate clic sul menu Visualizza, selezionate l opzione Barra degli strumenti e, dal sottomenu relativo selezionate quella desiderata. Ad esempio, se volete creare un disegno nel foglio di lavoro, selezionate l opzione Disegno. La barra dei pulsanti relativa al disegno si posizionerà nella parte inferiore dello schermo.. A questo punto potete utilizzare uno dei pulsanti per creare ad esempio un rettangolo premete il pulsante Rettangolo. Le barre degli strumenti Per utilizzare i pulsanti della barra Standard, basta fare clic su di essi. L icona vi aiuta a capirne la funzione ed è la stessa che si trova nel menù. Portando il puntatore del mouse sopra il pulsante, appare una descrizione. Ad esempio il primo pulsante della barra Standard corrisponde al comando Nuovo del menu file e consente di aprire un nuovo foglio di lavoro. I pulsanti delle barre a vote rappresentano delle scorciatoie rispetto al normale comando. Ad esempio il pulsante Stampa stampa immediatamente tutto il foglio di lavoro mentre il comando Stampa del menu File apre la finestra di dialogo relativa per selezionare le opzioni di stampa. -6-7
Portate il puntatore del mouse sul primo vertice del rettangolo da disegnare, fate clic e, tenendo premuto il pulsante, trascinate il mouse per creare la forma della dimensione desiderata. Allo stesso modo potete disegnare cerchi o semplici linee e vi accorgete che la barra Disegno offre la via più rapida per dare sfogo alla vostra creatività. Con il pulsante Forme potete scegliere forme predefinite, frecce, diagrammi di flusso, stelle e decorazioni, richiami. Permette di poter orientare il rettangolo. Ombreggiatura Premendo il pulsante Ombreggiatura applicate tale effetto a qualsiasi forma, che diventa tridimensionale con il pulsante 3D. Quando premete il pulsante della barra Disegno, il puntatore diventa una piccola croce, per indicare che vi trovate in modalità di disegno. Una volta terminata l operazione, il puntatore che vi trovate in modalità di disegno. Una volta terminata l operazione il puntatore riprende il suo aspetto normale. Oltre ai pulsanti di formattazione e di colorazione dei vari elementi, la barra presenta il pulsante WordArt che richiama una serie di sofisticati testi preformattati adatti alle vostre esigenze. Tramite questa caratteristica, potete applicare al foglio di lavoro simpatici titoli, molto particolari e colorati. Fate clic sul pulsante WordArt per visualizzare la finestra Raccolta WordArt: selezionate il tipo di scritta preferito e fate clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica testo di WordArt in cui dovete digitare il testo il testo. Fate clic su OK e il testo WordArt appare ne foglio di lavoro. La barra di formattazione e le altre barre degli strumenti disponibili in excel vengono utilizzate in modo analogo. La barra della formula La barra della formula, posta al di sotto di quella di formattazione, e la lunga barra bianca in cui appare ciò che digitale all'interno delle celle. Questo e il metodo più comune per inserire i dati, anche se potete digitarli o modificarli direttamente all'interno della barra stessa. Questa barra e utile soprattutto per versificare il tipo di contenuto delle celle. Infatti, se posizionate il cursore su una cella non vuota, potete evitare se il suo contenuto è una formula, un numero o semplice testo; in questo modo potete evitare di cancellare inavvertitamente una formula (magari complessa), scambiandola per un semplice numero. Tenete presente che il risultalo di una formula nella cella è sempre visualizzato come numero, mentre nella parte destra della barra della formula (dopo il segno di uguale) è riportata la formula utilizzata per calcolarlo. Nella parte sinistra della barra è presente una casella di elenco in cui normalmente appare l'indirizzo della cella attiva e dove potete digitare l'indirizzo di una cella odi un intervallo di celle per selezionarli; inoltre, possono essere elencati i nomi attribuiti alle celle o agli intervalli di celle che potete così selezionare. La barra della formula può essere utilizzata per selezionare una cella o un intervallo di celle. Fate clic sulla casella Nome nella parte sinistra della barra, digitare l indirizzo della barra, digitate l indirizzo F13 e premete invio il cursore si sposta in quella cella. Se digitate un intervallo di celle, ad esempio F3:H15 viene visualizzato l intero intervallo. -8-9
Sul lato destro della barra della formula viene sempre visualizzato il contenuto delle celle, che può essere modificato digitando direttamente i dati all interno della barra stessa, in alternativa l inserimento dei dati nella cella. Potete ad esempio variare il valore della cella B2; selezionatela e fate clic sulla barra della formula, poi cancellate il vecchio valore 4,50, sostituitelo con 5,50 e premete invio. Ricordate: le celle sono formattate in modo che, se si scrive un numero decimale, gli zeri dopo la virgola non vengono inseriti; per inserirli: attivare le celle da formattare, attivare il menu Formato, Celle visualizza la finestra Formato celle, attivare la scheda Numero ciccare su Numero e nella posizione decimali scrivere 2 e premere OK. Celle e intervalli La cella del foglio di lavoro è l'elemento di base in cui inserite i dati; può contenere testo, numeri, formule e date per un massimo di 255 caratteri ed è identificata senza possibilità di confusione dall'incrocio delle coordinate di riga e colonna (ad esempio, la prima cella del foglio Al rappresenta l'incrocio della riga 1 con la colonna A). Un insieme di celle costituisce un intervallo, identificato dalla coppia di coordinate della prima e dell'ultima cella dello stesso (ad esempio, l'intervallo A1:B5 è costituito dalle 6 celle comprese nell'area definita dalla cella A1 e dalla cella B5). Anche una singola cella può essere considerata un intervallo: la cella A1 è anche l'intervallo A1:A1. Questo foglio di lavoro è un semplice riepilogo di piccole spese effettuate in una settimana, costituito da un certo numero di celle che contengono date, testo e numeri. Ad esempio la cella B4 contiene una data, la cella B5 il testo Lunedì, la cella B7 il valore 9,00 e la cella 17 la formula della somma di tutti i valori giornalieri. Nota: La cella 17 mostra il valore 51,80 ma se osservate la barra della formula vedrete che si tratta di un calcolo effettuato tramite la formula =SOMMA(B7:H7). Potete considerare un insieme di celle omogeneo come intervallo. Ad esempio, se raggruppate tutte le celle dei valori giornalieri otterrete l intervallo B7:H7. Un altro esempio di intervallo di celle è quello dei giorno della settimana, B5:H5. Una volta individuato l intervallo, potete assegnargli un nome. Questa operazione è utile per selezionare in modo semplice e rapido un gruppo di celle su cui effettuare una data operazione. Fate clic sulla parete sinistra della formula digitate l intervallo di celle B7:H7 relativo ai valori giornalieri e premete Invio. Sullo schermo appare evidenziato l intervallo prescelto. Dal menu Inserisci, selezionate Nome e quindi Definisci. Potete anche assegnare un nome ad una singola cella, ma non è particolarmente utile. Infatti per spostarsi e selezionare la cella è più che sufficiente utilizzare le coordinate (ad esempio, A1). Nella finestra di dialogo Definisci nome, digitate giornalieri e premete INVIO. Il nome dell intervallo appare nella casella Nome della barra Formula. Per selezionarlo, fate clic per aprire l elenco e selezionare giornalieri. -10-11
Il nome del foglio viene evidenziato e potete sostituirlo semplicemente digitando il nuovo nome e premendo poi INVIO. Fogli e Cartelle In Excel i file sono denominati cartelle e contengono i fogli di lavoro. Quando avviate il programma, viene aperta una nuova cartella di lavoro denominata Cartel 1.xls. Nell'impostazione predefinita essa contiene 3 fogli di lavoro, ma potete aggiungerne altri fino a un massimo di 255, in base alle risorse di memoria del vostro computer. La cartella è quindi una sorta di raccoglitore in cui organizzate i fogli di lavoro per argomento o progetto. Oltre a poter denominare ciascuna cartella secondo il tipo di dati che contiene, potete anche assegnare un nome specifico a ciascun foglio che le appartiene, per una più facile identificazione dei dati. Potete copiare i fogli, eliminare quelli che non vi interessano più e persino spostarli all'interno della cartella. All avvio di Excel viene aperta la cartella predefinita Cartel 1.xls. Per cominciare, la cartella contiene tre fogli di lavoro, ma potete aggiungere altri oppure eliminare quelli che non vi servono. Inoltre, potete rinominate i fogli di lavoro per capire con più facilità quali siano i dati a cui si riferiscono. Per rinominare il Foglio1, fate doppio clic sulla linguetta relativa, digitate Spese Mensili e premete INVIO. Per chiudere la cartella di lavoro, aprite il menu File e selezionate Chiudi. Viene visualizzata la finestra di conferma Salvare le modifiche apportate a Cartel1.xls?. fate clic su OK e la Cartella viene salvata su disco. La procedura per eliminare un foglio di lavoro che non serve più è del tutto simile. Fate clic con il pulsante destro sulla linguetta del Foglio3 e dal menu di scelta rapida selezionate l opzione Elimina. Viene visualizzata una finestra di conferma; per eliminare il foglio fate clic su OK e il foglio verrà eliminato. Barre di Vario Tipo All'interno della finestra di Excel, oltre alle barre degli strumenti illustrate in precedenza, sono disponibili altre barre con scopi diversi. Si tratta di barre che sono presenti in tutte le applicazioni per Windows e consentono di controllare le finestre, ridimensionandole e posizionandole dove si desidera. Inoltre, con le barre di scorrimento potete far scorrere una finestra per vederne l'intero contenuto, e osservando la barra di stato potete tenere sotto controllo il funzionamento del programma e là situazione attuale. La barra del titolo si trova nella parte superiore della finestra riporta a sinistra il nome del programma, in questo caso Excel, seguito dal nome della cartella attiva. In alternativa al doppio clic, potete rinominare il foglio facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta per richiamare il menu di scelta rapida e selezionando l opzione Rinomina. -12-13
Nella parte destra della barra del titolo sono collocati i tre pulsanti standard di azione sulla finestra: il primo è quello di riduzione a icona, che chiude la finestra (ma non il programma) riducendo ad un pulsante sulla barra di applicazione di Windows; il secondo è quello di ridimensionamento e ripristino per aprire completamente la finestra o riducendola alle dimensioni prefissate; lo stesso effetto si ottiene facendo doppio clic sulla barra del titolo. Il terzo pulsante è quello di chiusura, che chiude la finestra e anche il Programma. Nella finestra vi sono anche due barre di scorrimento per muoversi all interno del foglio di lavoro e visualizzare i dati dal di fuori dell area dello schermo, nel caso di fogli di lavoro molto grandi. Sul lato destro è presente la barra di scorrimento verticale, mentre nella parte inferiore destra è presente quella di scorrimento orizzontale. Le barre di scorrimento sono dotate di due piccole frecce alle estremità per la direzione di scorrimento. Un singolo clic sulle frecce determina lo scorrimento di una riga in senso verticale e di una colonna in quello orizzontale. Se fate clic sulla casellina vuota della barra di scorrimento, vi spostate nel foglio di una pagina intera. L ultima barra è quella di stato che fornisce informazioni sulle varie attività. Inoltre, questa barra possiede una funzione molto utile che può farvi risparmiare tempo nel calcolare somme, medie o fornirvi altri dati. Fate clic sul pulsante destro sulla casella Num della barra di stato. Viene visualizzato un menu con varie opzioni. L opzione Somma, ad esempio, riporterà il totale dei valori sul foglio di lavoro direttamente sulla barra di stato. I suggerimenti Ecco il risultato ottenuto dalla somma dei valori selezionati. La microsoft nel progettare l Office 97 ha introdotto l Assistente. Si tratta di una piccola finestra con un simpatico personaggio (che potete selezionare da una serie di nove disponibili) al quale potete porre semplici domande per ottenere suggerimenti sul da farsi. Tali suggerimenti possono anche essere proposti occasionalmente. Per richiamare l assistente di Office (se non è attivata l opzione Mostra suggerimenti all avvio nelle opzioni relative all assistente stesso), fate clic sul pulsante del richiamo contenente un punto interrogativo, o in alternativa premete il tasto F1. Se nella finestra di dialogo relativa alle opzioni dell assistente non è attivata l opzione Viene attivato dal tasto F1, premendo questo tasto viene richiamata la Guida in linea. Digitate la domanda sull argomento che desiderate conoscere, ad esempio come aggiungere un foglio di lavoro? E fate clic su Cerca. L assistente cercherà di interpretare la vostra richiesta e vi proporrà una serie di argomenti che suppone siano pertinenti alle vostre richieste. In questo caso, quello relativo alla vostra domanda è il secondo. Per ottenere i suggerimenti dell assistente, fate clic all interno della finestra e selezionate l opzione Suggerimenti. In alternativa fate clic con il pulsante destro del mouse e selezionate l opzione Suggerimenti nel menu di scelta rapida. -14-15
Nella scheda Opzioni potete impostare diverse opzioni relative all assistente. Ricordate: se nell istallazione di Office non sono stati inclusi tutti gli assistenti, non sarà possibile inserire quello prescelto. Dovrete quindi inserire il CD di Office per effettuare l istallazione dell assistente. La Guida Per richiamare la Guida in linea di excel, fare clic sul punto di domanda (?) nella barra dei menu e selezionate Sommario e indice. Viene aperta la relativa finestra di dialogo con le tre schede Sommario, Indice e Trova. Se non è già selezionata, fate clic sulla scheda Sommario. Dal sommario selezionate l argomento che vi interessa, viene aperta la scheda dell argomento selezionato, da cui potete ricavare le informazioni che state cercando. Terminata la consultazione fate clic sul pulante Chiudi sella finestra Guida in linea. Se desiderate inserire una data, ad esempio 19-10-04, quindi premete invio. Notate che nella cella la data appare in formato 19-ott senza l anno. Se desiderate visualizzare la data in modo diverso, fate clic con il pulsante destro nella cella A1, selezionate l opzione Formato celle dal menu di scelta rapida, quindi scegliete Data tra le categorie della scheda Numero e scegliete il formato che desiderate nella Casella Tipo. Un codice numerico preceduto da uno o più zeri (ad esempio 036365478) Viene interpretato come numero e inserito nella cella come 36365478. Affinché sia riprodotto correttamente, occorre inserirlo come testo, digitando prima un apostrofo e quindi il numero 036365478. Inserire Testo, Numeri e Date. In un foglio di lavoro potete inserire vari tipi di dati, costituiti da testo, numeri, formule, date e persino orari. L'inserimento di queste informazioni nelle varie celle è assai semplice, basta digitarle dove si desidera. Naturalmente, a seconda di ciò che digitate, cambia il tipo di contenuto e il modo in cui esso viene trattato all'interno del foglio di lavoro. Excel riconosce automaticamente il tipo di dato che inserite e lo converte nel formato specifico: con l'impostazione predefìnita, se digitate caratteri alfabetici il contenuto della cella è definito come etichetta di testo e viene allineato a sinistra; se digitate numeri o date, questi vengono allineati a destra. Naturalmente è possibile variare le impostazioni predefìnite per tutti i tipi di dati. Avviate Excel e fate clic sulla cella C2 del foglio di lavoro. Come titolo digitate Tabella riepilogativa delle vendite del primo semestre 2004 area nord e premete invio. Questa lunga stringa di testo appartiene alla cella C2, anche se si estende sulle celle adiacenti. Ricordate: una cella può contenere al massimo 255 caratteri. Se le celle accanto a C2 non sono vuote (o se inavvertitamente digitate qualcosa all interno di esse), la stringa appare troncata, ma il contenuto resta integro. Per far apparire il testo selezionate le celle e cancellatene il contenuto. -16 Excel prevede una serie di automatismi per aiutarvi a immettere i dati. Uno di questi è definito riempimento automatico. Ad esempio per inserire i mesi nell intervallo C4:H4, cominciare digitando gennaio nella cella C4 e premendo INVIO. Ora selezionate di nuovo la cella C4 e posizionate il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento (il piccolo rettangolo nero che si vede nell angolo inferiore destro della cella); il cursore si trasforma in una piccola croce nera. Fate clic e trascinate il mouse fino alla cella H4. Quando rilasciate il pulsante del mouse, Excel riempie le celle dell intervallo con i rispettivi mesi, da febbraio a giugno. A questo punto potete inserire i dati di vendita relativi alle regioni e ai mesi indicati nella figura. -17
Completate la tabella inserendo nelle celle inserendo nelle celle A6:A10 le regioni del Nord e quindi i vari dati. Per selezionare l intervallo di celle C6:G10, fate clic sulla prima cella e trascinate il mouse fino alla cella G10. Per selezionare le celle senza l ausilio del mouse, tenete premuto il tasto MAIUSC e utilizzate i tasti freccia. Selezionare le Celle Prima di poter effettuare qualsiasi operazione sulle celle e sui dati in esse contenuti, occorre selezionarle. Potete selezionare la singola cella facendo clic su di essa, oppure un intera riga o colonna facendo clic sulla casella del numero o della lettera corrispondente. Ad esempio, per selezionare l intera colonna A fate clic sulla A della casella superiore che la identifica. Per selezionare un intervallo di celle, ad esempio B2:E10, trascinate il mouse dalla cella B2 alla cella E10. Quando aprite un foglio di lavoro, la cella attiva A1 è già selezionata. Fate clic su un altra cella del foglio, la selezione passa su quest ultima. Tenendo premuto il tasto CTRL, è possibile selezionare celle non contigue. La selezione delle celle consente di eseguire operazioni di inserimento, cancellazione, formattazione e così via. Ad esempio, per eliminare la colonna H, fate clic sulla cella H che la identifica per selezionarla interamente e quindi selezionate Elimina dal menù Modifica. Spostarsi nel foglio Excel consente di creare fogli di lavoro molto estesi e strumenti su più pagine, simili ai documenti che realizzate con un comune programma per l elaborazione di testi. Per poter visualizzare le varie parti del foglio avete a disposizione vari comandi e strumenti di navigazione. Il metodo tradizionale è l utilizzo dei tasti freccia, con cui potete spostare il cursore nelle quattro direzioni, e dei tasti PAGSU e PAGGIÙ per scorrere il foglio di una pagina in verticale. In alternativa potete usare il mouse con le barre di scorrimento verticale e orizzontale. Inoltre, potete utilizzare il comando Vai a e del menu Modifica. Il modo tradizionale e più rapido per spostarsi rapidamente all interno del foglio di lavoro è quello di utilizzare i tasti PAGSU e PAGGIÙ per lo scorrimento orizzontale (ma anche verticale) e le combinazioni CTRL+HOME e CTRL+FINE per andare rispettivamente all inizio e alla fine del foglio. -18-19
Un altro metodo è quello di utilizzare il comando Vai a delle menu Modifica (selezionabile più rapidamente premendo il tasto F5). Nella finestra Vai a, digitate il riferimento della cella in cui portare il cursore, ad esempio A16, e premere invio. Ricordate: Se utilizzate regolarmente in comando Vai a, Excel mostra le ultime quattro posizioni in cui vi siete spostati. Per visualizzare l area del foglio che riporterà i dati relativi al centro, selezionare il nome centro nella finestra Vai a (è attribuito alla cella A25) e premete INVIO. Il foglio di lavoro visualizzatosi estende in orizzontale e in verticale oltre le capacità dello schermo. Per mantenere visibili le colonne dei mesi e le righe dei codici quando scorrete il foglio, posizionate il cursore sulla cella al di sotto dell incrocio dei due titoli, in questo caso la cella B5, e selezionare Blocca riquadri dal menu Finestra. Lo schermo viene suddiviso come in figura e i titoli restano visibili nonostante lo scorrimento del foglio. In alternativa, potete digitare lo stesso nome sulla casella a sinistra della barra della formula. Una volta digitato il nome nella casella, premendo INVIO il cursore si sposta sulla cella a cui il nome fa riferimento. Nella finestra Vai a, notate i nomi centro e nord; sono i nomi attribuiti a due celle che contengono rispettivamente i dati per il centro e per il nord. Per ripristinare la visualizzazione normale, portate il cursore sotto l incrocio delle linee di suddivisione, aprite nuovamente il menu Finestra e quindi selezionate l opzione Sblocca riquadri. Bloccare i titoli di righe e colonne Se state lavorando a un foglio molto esteso che contiene un numero di righe o colonne superiore a quelle visualizzabili sullo schermo, Excel permette di scorrere i dati in entrambe le direzioni senza perdere il riferimento dei titolo, grazie al comando Blocca riquadri. Questa opzione è particolarmente utile perché consente di sapere sempre a quale colonna o riga si riferisce la cella attiva in cui state inserendo i dati. Se tutte le colonne sono visibili sullo schermo, potete bloccare soltanto i titoli di colonna; se sono visibili tutte le righe, potete bloccare solo i titoli di riga. In ogni caso, posizionando opportunamente il cursore, potete sempre vedere entrambi. Nel caso in cui le colonne del foglio di lavoro siano tutte visualizzate nello schermo (ma non le righe, potete bloccare solo i titoli a esse relativi. Portate il cursore nella cella A5 e selezionate Blocca riquadri dal menu Finestra. In questo modo potete scorrere verso l alto il foglio per visualizzare le aree inferiori senza perdere i riferimenti dei titoli di colonna. -20-21
L operazione analoga può essere eseguita per le righe. Se tutte le righe sono visualizzate sullo schermo (ma non le colonne), portare il cursore nella cella B1 e selezionate il comando Blocca riquadri dal menu Finestra. Per nascondere le righe del foglio, utilizzate la stessa procedura. Potete nascondere righe o colonne anche non adiacenti. Nascondere righe e colonne In alcuni casi potrebbe essere utile nascondere le righe e le colonne per non farle apparire sullo schermo o in fase di stampa. Se i l foglio di lavoro che state creando è molto esteso potrebbe essere utile, per una migliore visibilità sullo schermo nascondere alcune righe. Selezionate più righe o più colonne con l ausilio del tasto CTRL e quindi selezionate Formato, Righe o (Colonne) e l opzione Nascondi. Tutte le righe (o colonne) selezionate saranno nascoste Per nascondere la colonna B dei codici, fate clic sulla casella B superiore che la identifica interamente. Aprite il menu Formato, seleziona Colonna e quindi Nascondi. La colonna B scompare dallo schermo, ma non dal foglio di lavoro. Se in seguito desideriate visualizzarla nuovamente, dovete selezionare entrambe le colonne a sinistra e a destra di quella nascosta. Oltre a poter nascondere righe e colonne, lo stesso menu consente di nascondere i fogli di lavoro. Selezionate il menu Formato e quindi Foglio e Nascondi. Il foglio di lavoro viene nascosto insieme alla linguetta che lo identifica. Dopo aver selezionato le due colonne adiacenti, aprite il menu Formato e selezionate Colonna e quindi Scopri. Formattare i dati Tutte le informazioni che inserite nelle celle possono essere modificate per migliorare la lettura del foglio di lavoro (ad esempio mettendo in grassetto i titoli) o per attribuire un formato più coerente alle varie tipologie di dati (ad esempio, il formato di valuta per i dati finanziari). Le possibilità di formattazione dei dati sono davvero molteplici: potete applicare il grassetto, il corsivo, sottolineare testi e numeri, utilizzare i colori, allineare i dati nella cella in orizzontale e in verticale, attribuire il formato più adatto per i numeri e le date e così via. Molte di queste operazioni sono eseguibili rapidamente premendo il pulsante relativo nelle barra -22-23
Formattazione, che agisce direttamente sul contenuto della cella attiva (o sull'intervallo di celle). In ogni caso, tutte le opzioni sono disponibili all'interno del menu principale e dei menu di scelta rapida. Formattazione del Titolo: Selezionate la cella C2 e premete Grassetto nella barra Formattazione. valori di vendita in Euro. opportuno quindi applicare la formattazione più adatta a visualizzarli. Selezionate l intervallo di celle C6:H10 e fate clic con il pulsante destro del mouse all interno di esso. Dal menu di scelta rapida, selezionate Formato celle. Nella casella Categoria della finestra Formato celle, selezionate Contabilità e fate clic sul pulsante OK. Per ingrandire il carattere del titolo, fate clic sulla casella Dimensione carattere e selezionate il valore 12. Tra le varie opzioni di formattazione, potete anche colorare il testo per metterlo in evidenza. selezionate la cella A11 e fate clic sul pulsante Colore carattere, reimpostato sul colore rosso. Ora potete applicare il corsivo alle etichette dei mesi. Selezionate l intervallo C4:H4 e fate clic sul pulsante Corsivo nella barra Formattazione. I numeri riportati nel foglio rappresentano aspetto decisamente più pulito e ordinato. Per allineare i testi è sufficiente selezionarli e premere uno dei pulsanti di allineamento (Allinea a sinistra, Centra, Allinea a destra, Giustifica). Selezionate tutte le celle che contengono testo da allineare al centro e premete il pulsante Centra. Naturalmente potete selezionare un altro colore. Per colorare in azzurro il codice della cella B13, fate clic sulla freccia a destra del pulsante Colore carattere e selezionate quello prescelto. Quindi fate clic sul medesimo pulsante. Le funzioni di allineamento dei dati all interno delle celle rendono più facile la lettura dei dati stessi e conferiscono al foglio un -24-25
Sono disponibili anche i menu di scelta rapida per formattare i dati. Ad esempio, selezionate la cella A6 che contiene l etichetta Piemonte. Fate clic con il pulsante destro del mouse su di essa per richiamare il menu di scelta rapida e selezionate Formato cella. I calcoli di base In un foglio di lavoro, i calcoli di somma, sottrazione, moltiplicazione e divisione rappresentano la base per qualsiasi elaborazione, anche la più complessa. Nella tabella sono calcolati i prezzi netti di alcuni articoli di abbigliamento, lo sconto in percentuale dal prezzo di listino e i totali delle varie voci. Ricordate: nelle formule gli operatori di somma, sottrazione moltiplicazione e divisione sono rispettivamente: +, -, *, /. Nella finestra di dialogo Formato celle potete variare l orientamento del testo. Trascinate con il mouse la scritta Testo nella casella Orientamento fino a portarla a un angolo di 45 (oppure utilizzate le frecce della casella numerica). Il testo della cella A5 viene inclinato di 45 gradi, con un effetto assai elegante e particolare. Come prima operazione selezioniamo l intervallo E9:E13 per applicare la formattazione di percentuale. Dal menu di scelta rapida selezioniamo Formato cella e dalla finestra relativa selezioniamo l opzione Percentuale. Digitate i valori di sconto per ciascun articolo. Notate che, in fase d inserimento del dato, il numero appare già in formato percentuale. Per rendere ancora più gradevole la lettura dei dati, potete modificare il tipo di carattere di alcune celle. Ad esempio selezionate le celle che contengono i nomi delle regioni, fate clic sulla casella di elenco Tipo di carattere e selezionate Timer New Roman. -26-27
Per calcolare il valore dello sconto in Euro, selezionate la cella F9. Digitate + per entrare in modalità formula, portate il cursore sulla cella D9, digitate il simbolo * (il cursore ritorna sulla cella F9), portare il cursore sulla cella F9 e premere INVIO. Il risultato di questa formula (riportata nella barra della formula), 96,00, e il 16% del valore di 600,00 della cella D9. Anche qui, copiate la formula trascinandola da G9 a G13. Per calcolare gli altri valori di sconto, potete trascinare con il mouse la formula sino alla cella F13. Viene così copiata la formula digitata nella cella F9. Per calcolare il TOTALE della colonna del prezzo netto, utilizzate il pulsante della Somma automatica della barra Standard. Selezionate la cella G15 e premete il pulsante Somma automatica. Excel seleziona automaticamente l intervallo dei valori da sommare (G9:G14). Ora potete calcolare il prezzo netto di ciascun articolo. Per fare ciò, selezionate la cella Gi e digitate un segno + per entrare in modalità formula. Portare il cursore sulla cella D9, digitate il segno (il cursore ritorna sulla cella G9), portate il cursore sulla cella F9 e premete INVIO. Premere il tasto INVIO per ottenere il totale della somma dei prezzi netti. -28-29
Le Formule Nella tabella delle vendite mensili inseriamo la funzione MAX e la relativa autocomposizione. Selezionate la cella J6 e premete il pulsanti Incolla Funzione della barra Standard. Viene visualizzata la finestra di composizione della formula relativa alla funzione prescelta. Notate che in questo caso è già selezionato l intervallo C6:16 relativo ai valori della regione Piemonte. Fate clic su OK per accettale la formula. Il risultato della formula viene riportato nella cella J6 e si riferisce alle vendite di maggio nella regione Piemonte. Ricordate: Potete includere nella formula più celle e intervalli utilizzando il pulsante di selezione a destra della casella relativa. Il numero massimo di intervalli (o aggiornamenti) è pari a 30. Per ottenere lo stesso risultato relativo alle altre regioni, copiate la formula nelle celle relative. Nella finestra di dialogo relativa, selezionate la categoria Tutte, quindi MAX in Nome funzione e fate clic su OK. Cancellare le celle che non servono più Se un dato in una cella non è più valido, lo sostituite con il valore aggiornato. In alcuni casi, invece, il dato non serve più e può essere semplicemente rimosso. Cancellare una cella singola o un intervallo di celle è una delle operazioni più semplici da eseguire in Excel. -30-31
Il modo più semplice per cancellare celle che non servono più è quello di selezionarle e premere il tasto CANC. In alternativa potete utilizzare il menu di scelta rapida selezionando l opzione Cancella contenuto. lasciando disponibile negli Appunti soltanto la copia. Con il comando Incolla, la copia dell elemento viene riportata nel punto desiderato. In excel potete copiare e incollare (o tagliare e incollare) qualsiasi elemento: celle, righe, colonne, formule, grafici, immagini, fogli di lavoro e così via. Selezionate un area da copiare, ad esempio l intervallo di celle A6:A13. Per cancellare le celle di dati non più necessari dell intervallo C24:H32, selezionate tale intervallo e fate clic con il pulsante destro del mouse su di esso per richiamare il menu di scelta rapida. selezionate Cancella contenuto e le celle vengono così cancellate.. Copiare la selezione utilizzando il pulsante Copia della barra degli strumenti Standard. Oppure i tasti di scelta rapida CTRL+C, oppure facendo clic su di esso con il pulsante desto e selezionando Copia dal menu di scelta rapida. Suggerimento: per la cancellazione dei dati, il metodo più semplice è quello di selezionare la celle o le celle di cui si vuol eliminare il contenuto e premere il tasto Canc. Per cancellare intere righe o intere colonne, potete selezionare o colonne o le righe intere e premete Canc. Portate il cursore sulla prima cella in cui effettuare la copia e premete il pulsante Incolla, oppure Ctrl + V (o selezionando l opzione Incolla dal menu di scelta rapida.). le celle vengono copiate nell area prescelta. Attenzione: Se avete selezionato celle non contigue (non una vicino all altra), excel non consente di copiare selezioni multiple e da un messaggio di errore: Impossibile eseguire il comando su una selezione multipla. Copiare, tagliare e incollare. La differenza tra i comandi Copia e Taglia è che il primo pone all interno degli appunti una copia dell elemento desiderato lasciando inalterato quello originale, mentre il secondo elimina l originale -32-33
Il comanda Taglia serve a copiare gli stessi elementi su cui agisce Copia eliminando però l originale, che viene quindi incollato nella nuova posizione. Ad esempio, selezionate l intervallo C6:H10 e premete il pulsante Taglia (oppure utilizzate i tasti CTRL + X o il menu di scelta rapida). Le celle dell intervallo appaiono delimitate da linee tratteggiate. Per copiare un foglio di lavoro fate clic sulla linguetta Foglio1 e nel menu di scelta rapida selezionate l opzione Sposta o copia. Nella finestra di dialogo relativa, fate clic sulla casella di controllo Crea una copia per copiare il foglio di lavoro. Per incollare la selezione in un altro foglio di lavoro, selezionate il Foglio2 e portate il cursore sulla cella C6. Il nuovo foglio viene denominato Foglio1 (2) a indicare che si tratta di una copia. Per rinominarlo, richiamate il menu di scelta rapida e selezionate l opzione Rinomina. Premete il pulsante Incolla (o utilizzate CTRL+V. o richiamate il menu di scelta rapida). La selezione che è stata tagliata nel foglio1 viene copiata nel foglio 3 in quella posizione -34-35
Stampare i fogli Una volta terminato il lavoro, il foglio è pronto per essere stampato. In Excel avete a disposizione molte opzioni per personalizzare la stampa, anche se il modo più semplice è quello di utilizzare il pulsante Stampa della barra Standard. Premendo questo pulsante, Excel stampa tutto il foglio di lavoro e l'opzione è consigliata soltanto per i fogli di dimensioni contenute (ad esempio una pagina). Nel caso più comune di fogli che si estendono su più pagine, è opportuno utilizzare i comandi Imposta pagina e Stampa del menu File, tramite i quali potete variare i margini e l'orientamento della pagina, selezionare l'area di stampa che vi interessa, impostare il numero di copie da stampare, definire intestazioni e piè di pagina, applicare la numerazione delle pagine e così via. Tutte queste opzioni rendono il foglio più leggibile e conferiscono al lavoro un aspetto più professionale. Per stampare un foglio di lavoro non più grande di una pagina, fate clic sul pulsante Stampa nella barra Standard. Con questa opzione avviate immediatamente la stampa del foglio Questa finestra di dialogo consente di impostare altri parametri di stampa. Per variare i margini del foglio, selezionate Margini e digitate i nuovi valori nelle caselle relative. Se desiderate ottenere più copie nella stessa sessione di stampa selezionate Stampa dal menu File e digitate il numero di copie nella casella copie. Per i fogli di lavoro che si estendono in direzione orizzontale, potrebbe essere opportuno modificare la stampa per adattare meglio i dati nel foglio. Selezionate Imposta pagina dal menu File e nella relativa finestra di dialogo spuntate l opzione orizzontale. Excel consente di evidenziare le parti del foglio da stampare, nel caso non siate interessati al foglio di lavoro completo. Ad esempio selezionate l intervallo C4:H10. Selezionate Stampa dal menu File e, nella sezione Stampa della finestra di dialogo, fate clic sull opzione Selezione in questo modo verrà stampata solo la selezione prescelta. -36-37
Un opzione analoga alla precedente è la definizione di aree specifiche di stampa del foglio di lavoro. La differenza rispetto alla stampa di una selezione è che in questo caso l area viene fissata e resta valida fintanto che non viene rimossa. Selezionate l intervallo di celle nell area di stampa. Aprite il menu File selezionate Area di stampa e infine Imposta area di stampa. Creare una nuova cartella Le cartelle di Excel sono i file che salvate nel disco fisso, ma potete considerarle come sorta di raccoglitori che contengono i fogli di lavoro organizzati per argomento o tipo di attività. La cartella può contenere molti fogli e non c'è limite al numero di cartelle che potete creare. In Excel potete aprire una nuova cartella in qualsiasi momento. Ad esempio, potreste decidere di creare una nuova cartella dedicata a un argomento diverso da quello in cui state lavorando, senza dover abbandonare quest'ultimo. Il programma consente di lavorare contemporaneamente su più fogli distinti, mantenendo però valide tutte le opzioni di condivisione dei dati. Potete infatti copiare e incollare porzioni di dati da un foglio di lavoro di una cartella a quello di un'altra. Per creare una nuova cartella selezionate Nuovo dal menu File (oppure utilizzare il menu di scelta rapida CTRL+N). L area di stampa è rappresentata dal rettangolo tratteggiato e sarà quella che verrà riprodotta nel foglio stampato. Ricordate: all area di stampa potete aggiungere altre parti o una singola cella. Selezionate più aree di stampa tenendo premuto il tasto CTRL. Nella successiva finestra di dialogo Nuovo, viene visualizzata la Cartella di lavoro già evidenziata, fate clic su OK per aprirla. La nuova cartella, denominata Cartel2, appare sullo schermo e rappresenta una nuova finestra di Excel; infatti se fate clic sul menu Finestra essa appare nell elenco delle finestre aperte -38-39
Se avete più cartelle aperte in Excel potete passare dall una all altra selezionando quella desiderata dal menù Finestra, oppure utilizzando il tasto di scelta rapida CTRL+F6. È possibile affiancare (o sovrapporre) le finestre, in modo da poter tenere d occhio i dati nelle varie cartelle, soprattutto se effettuate collegamenti tra fogli di lavoro di cartelle diverse. Selezionate Disponi dal menu Finestra, e nella finestra di dialogo relativa fate clic sull opzione Affiancate. Inserire un nuovo foglio All avvio di Excel, l impostazione predefinita prevede che la nuova cartella contenga tre fogli di lavoro. Oltre a questi potete inserire svariati altri fogli, appartenenti tutti alla stessa cartella. Il massimo numero di fogli che la cartella può contenere è 255 (dipende dalla memoria del tuo computer). L impostazione predefinita può essere anche variata e potete stabilire il numero di fogli che avrà la nuova cartella. Quando si avvia Excel, viene aperta una nuova cartella che contiene tre fogli di lavoro, selezionate Foglio di lavoro dal menu Inserisci. Le finestre di tutte le cartelle aperte vengono affiancate sullo schermo. Quella attiva è identificata dalla barra del titolo di colore Blu. Il nuovo Foglio4 viene aperto e posizionato a sinistra del primo. È possibile spostare i fogli di lavoro dalla posizione originale. Ad esempio, se desiderate porre il 4 foglio a destra del terzo basta attivarlo e trascinarlo con il mouse nella posizione voluta. -40-41
Se un foglio di lavoro non serve potete eliminarlo. Per eliminare ad es. il Foglio4, fate clic con il tasto destro del mouse e selezionate Elimina dal menu di scelta rapida. Viene visualizzata la finestra di dialogo Apri, da cui potete selezionare la cartella desiderata. Ricordate: se la cartella cercata non appare nella finestra Apri, probabilmente è stata salvata in una posizione diversa da quella visualizza. Utilizzate la casella di elenco Cerca in per selezionare la posizione in cui si trova la cartella. Selezionate la cartella e fate clic sul pulsante Apri. La cartella viene caricata e sullo schermo viene visualizzato il foglio di lavoro in essa contenuto. Le linguette dei fogli di lavoro sono molto più utili se vengono rinominate. Per attribuire un nome a ciascun foglio di lavoro, fate doppio clic sulla linguetta e digitate il nuovo nome. Ricordate: quando rinominate i fogli di lavoro, potrebbe non esserci spazio per visualizzare tutti quelli aperti; in questo caso, utilizzate le frecce di scorrimento per visualizzare quelli desiderati. Aprire una cartella già salvata Le cartelle di lavoro create in Excel vengono salvate nel disco fisso, all interno di specifiche cartelle di windows suddivise per argomento o per progetto. Le cartelle già salvate possono essere molto utili per creare nuovi lavori, oppure possono contenere dati che devono essere costantemente aggiornati. In ogni caso, aprire una cartella di lavoro appartenente all archivio dei lavori che avete realizzato è sicuramente una delle operazioni più frequenti che capita di fare. Per aprire una cartella già salvata, selezionate Apri dal menu File. In alternativa potete premere il pulsante Apri della barra Standard. -42 Dati e formule Generalmente una tabella è costituita da colonne e righe di numeri che vengono sommati sull'ultima riga ed eventualmente sull'ultima colonna. In alcuni casi, tabelle più complesse possono contenere formule per eseguire calcoli diversi sui dati, quali percentuali, quozienti, medie, sottrazioni e così via. In ogni caso, la prima operazione da svolgere è quella di inserire i titoli delle colonne e delle righe per agevolare l'inserimento dei dati. Se conoscete già il numero di righe e colonne che compongono la tabella, potete già costruire le formule dei totali di riga e di colonna, tuttavia è opportuno effettuare questa operazione una volta che è stato terminato l'inserimento di tutti i dati. In seguito potete formattare la tabella ottenere un aspetto elegante e professionale. Excel prevede una formattazione automatica che vi consente di effettuare l'operazione in modo semplice e rapido. Iniziate a costruire la tabella inserendo i titoli di riga e di colonna. In questo esempio, immettete i mesi da gennaio a giugno all interno dell intervallo D5:D15 e i nomi delle regioni in B7:B11. -43