CORSO DI LAUREA IN ECONOMIA INTERNAZIONALE DEL TURISMO Anno Accademico 2012 2013 PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DELLE IMPRESE TURISTICHE MODULO I Lezione 1 PCO Problematiche gestionali e catena del valore Le sintesi di bilancio ORGANIZZAZIONE EVENTI Insieme di attività organizzate per consentire lo svolgimento di EVENTI CONGRESSUALI: riunioni di insiemi di persone che intendono confrontarsi su particolari argomenti in una specifica località diversa dall ambiente abituale Sinonimi: CONGRESSO, CONVEGNO, EVENTO AGGREGATIVO, EVENTO dinternazionale el Programmazione e controllo Modulo I - 1
QUALIFICAZIONE EVENTI Analisi Multidimensionale Argomento Tipologia del promotore Caratteristiche dei partecipanti Numerosità dei partecipanti Modalità di realizzazione Durata Occasionalità o frequenza Tipologia di destinazione QUALIFICAZIONE EVENTI Caratteristiche qualitative delle persone: provenienza regionale, nazionale, internazionale; appartenenza ad un gruppo scientifico, professionale, associativo, sportivo, religioso o ad un impresa Numerosità dei partecipanti: OCI: eventi con almeno 50 partecipanti; ICCA (International Congress & Conventions Association Amsterdam 1963): eventi ripetitivi con almeno 50 partecipanti di almeno 3 paesi diversi UIA (Union International Associations Bruxelles 1907: eventi internazionali con almeno 400 partecipanti, di cui 40% stranieri di non meno di 5 nazionalità diverse Letteratura internazionale: da 5 a più di 4000 dinternazionale el 2
Argomento: QUALIFICAZIONE EVENTI interesse spontaneo di un gruppo scientifico, professionale, associativo, sportivo, religioso; interesse indotto da un promotore; temi scientifici, medici, sociali, politici, religiosi, economici, ludici, gastronomici etc. Tipologia di destinazione e di sede: Località turistiche; Città d arte; Città metropolitane; Città minori; dinternazionale el Alberghi; Centri congressi; Padiglioni fieristici; Università; Altro QUALIFICAZIONE EVENTI Tipologia di promotore: Imprese Associazioni Enti pubblici Durata: Un giorno Due giorni Una settimana; Alcuni mesi ; Frequenza: Occasionali Ricorrenti annuali Ricorrenti biennali Ricorrenti quadriennali 3
QUALIFICAZIONE EVENTI Modalità tecniche di realizzazione: Congressi: relatori autorevoli per aggiornamento su un tema, più sessioni in un unico ambiente, aperti a numerosi iscritti Conferenze: relatori di diverse discipline in ambienti ampi con partecipazione ampia e aperta Tavole Rotonde: gruppi di esperti con discussione su temi specialistici e professionali con partecipazione ristretta Assemblee: membri di un gruppo associativo discutono su argomenti interni, con frequenza regolare in un unico ambiente Seminari: relatori con forti competenze su un argomento con finalità di arricchimento professionale, a partecipazione contenuta e occasionali Simposi: esperti di un settore scientifico elaborano indirizzi di ricerca, a partecipazione ristretta e su invito Workshop: Approfondimenti di un tema tecnico per specialisti dinternazionale el GLI ATTORI DELLA DOMANDA DOMANDA INIZIALE PROMOTORE SOGGETTI ATTIVI DELLA DOMANDA SISTEMA DI OFFERTA SISTEMA DI OFFERTA EVENTO DOMANDA INTEGRATIVA PATROCINANTI ESPOSITORI PARTECIPANTI SPONSOR DOMANDA FINALE SOGGETTI PASSIVI DELLA DOMANDA 4
EVENTO COME SERVIZIO Attrattive della destinazione Intrattenimento Immagine della destinazione Altri servizi SLOCE Trasporto Viaggi Sistema locale Occasione d incontro e di comunicazione Offerta congressuale esterna Ospitalità alberghiera Organizzazione Sistema locale SLOCI Offerta congressuale interna Ristorazione Allestimenti e servizi Sede PRODOTTO CONGRESSUALE GLOBALE LE AZIENDE DELL OFFERTA ENTI LOCALI LOCALI APT ASSOCIAZIONI ASSOCIAZIONI CONVENTION CONVENTION BUREAU BUREAU OPERATORI SERVIZI DI SERVIZI AUDIOVISIVI AUDIOVISIVI ORGANIZZAZIONI ORGANIZZAZIONI GOVERNATIVE GOVERNATIVE TRADUTTORI ED ED INTERPRETI INTERPRETI EVENTO PROFESSIONAL CONGRESS CONGRESS ORGANIZER (PCO) (PCO) GESTORI DI SEDI GESTORI DI SEDI CONGRESSUALI IMPRESE IMPRESE ALBERGHIERE IMPRESE DI IMPRESE DI ALTRE IMPRESE ALTRE IMPRESE RISTORAZIONE DI SERVIZI AGENZIE IMPRESE DI DI IMPRESE DI DI AGENZIE DI TRASPORTI IMPRESE ALLESTI DI VIAGGIO ALLESTIMENTI FIERISTRICI FIERISTRICI 5
PROFESSIONAL CONGRESS ORGANIZER Specifiche realtà d impresa che organizzano professionalmente EVENTI Scelgono e coordinano gli elementi dell offerta più idonei a soddisfare le esigenze della domanda di uno specifico evento RUOLO DEI PCO NELL OFFERTA DOMANDA INIZIALE PROMOTORE IMPRESE DI SERVIZI AUDIOVISIVI AZIENDE DELL OFFERTA GESTORI DI SEDI CONGRESSUALI IMPRESE DI ALLESTIMENTI FIERISTICI TRADUTTORI ED INTERPRETI SERVIZI AZIENDE DELL APT - DOMANDA FINALE E INTEGRATIVA PCO PARTECIPANTI APT PCO EVENTO ALBERGHI ENTI LOCALI IMPRESE DI TRASPORTI ESPOSITORI SPONSOR ASSOCIAZIONI IMPRESE DI RISTORAZIONE ORGANIZZAZIONI GOVERNATIVE AGENZIE DI VIAGGI CONVENTION BUREAU Informazioni e/o servizi Input Richieste e informazioni Output Input 6
La creazione di un EVENTO segue un processo che ripercorre le fasi del ciclo di vita di un progetto Identificazione Progettazione Finanziamento Acquisizione dell evento Acquisto dei servizi componenti Sviluppo del programma Commercializzazione dell evento Operatività Chiusura dell evento Il processo si svolge in un periodo di tempo più o meno lungo dipendente dalla tipologia di evento (1 mese 2 anni) Identificazione In contatti preliminari con il promotore vengono chiariti: scopi dell evento, argomento, caratteristiche dei partecipanti, modalità tecniche di realizzazione, date auspicabili, durata, tipologia di destinazione, servizi indispensabili, servizi accessori, dinternazionale el 7
Progettazione Formulazione di proposte dettagliate sulle caratteristiche di tutti gli elementi che andranno a comporre l evento: data dell evento, programma, linea grafica, allestimenti, cartellonistica, ufficio stampa, materiale di corredo, impianti tecnici audio e video, accoglienza, ristorazione intrattenimento programma accompagnatori Corso di laurea trasporti in Finanziamento Analisi di fattibilità economico-finanziaria dell evento a cura di promotore e PCO. Si distinguono eventi: autofinanziati, finanziati da unico committente, misti 8
Acquisizione dell evento Ottenimento formale dell incarico dal soggetto promotore da parte del PCO e stesura di un contratto che regola i rapporti fra le parti. Si distinguono tre tipologie di rapporto: Evento affidato al PCO, Evento ceduto al PCO, Evento cogestito da promotore e PCO Evento AFFIDATO al PCO E un appalto di servizi. Il PCO è un prestatore di servizi nei confronti di un «committente titolare» Ricavi per i PCO Fee Costi PCO Propri costi di gestione I costi di realizzazione dell evento sono a carico del committente titolare. Anche se fatturati al PCO vengono poi recuperati 9
Evento CEDUTO al PCO Con un contratto atipico, il PCO acquista la titolarità dell evento concordando con il promotore la concessione del rischio economico e trasformando l iniziativa dell ideatore in una propria iniziativa imprenditoriale. Ricavi per i PCO Costi PCO Quote, sponsorizzazioni, stand espositivi, eventuale integrazione del promotore Costi di realizzazione dell evento e corrispettivo pagato al promotore per l acquisizione dell evento Evento COGESTITO Il PCO assume insieme al promotore il rischio imprenditoriale dell evento e il diritto di sfruttamento economico del progetto viene suddiviso fra due soggetti. Con associazione in partecipazione il PCO è titolare dell evento è associante e a fronte di un apporto attribuisce al promotore associato una partecipazione agli utili o alle perdite Ricavi per i PCO Quote, sponsorizzazioni, stand Costi per i PCO Costi di realizzazione Con cointeressenza il PCO è titolare dell evento e riconosce al promotore una partecipazione agli utili o alle perdite senza corrispettivo Ricavi per i PCO Quote, sponsorizzazioni, stand Costi per i PCO Costi di realizzazione Nelle joint-venture il promotore è titolare dell evento e il PCO partecipa all iniziativa al 50% a fronte delle proprie capacità tecnico-organizzative Ricavi per i PCO Partecipazione agli utili Costi per i PCO Eventuale partecipazione alle perdite 10
Acquisto dei servizi componenti Sede e strutture alberghiere, Interventi di relatori Testimonial Servizi ristorativi Altri Sviluppo del programma Vengono stabiliti in modo definitivo tutti gli elementi dell offerta (data, luogo, sede, tema, relatori, calendario dei lavori, intrattenimento, attività accompagnatori, modalità di alloggio) e formulati in via definitiva i prezzi per le diverse categorie di clienti dinternazionale el 11
Commercializzazione dell evento Ricerca le adesioni degli eventuali patrocinanti, sponsor ed espositori e dei potenziali partecipanti Patrocinanti potenziali Enti territoriali e Associazioni di categoria Sponsor potenziali Espositori potenziali Partecipanti potenziali Imprese interessate all evento da contattare direttamente Imprese interessate all evento da contattare direttamente Pubbliche relazioni e pubblicità Operatività Controllo delle prestazioni ed assistenza alle diverse frange di clientela dell evento dai giorni immediatamente precedenti per tutta la durata dell evento Ispezioni agli allestimenti Dotazione sale Controllo forniture Ricezione fatture Accoglienza partecipanti Servizio informazioni Cassa Relazioni con la stampa Corso di Controllo laurea in tempi 12
Chiusura evento Esecuzione ultimi adempimenti e valutazione economica finanziaria e qualitativa dell evento Spedizione atti Pagamento fornitori Incasso dal committente Determinazione risultato Analisi qualità TEMPI OTTIMO BILANCIAMENTO DELLE FORZE OTTIMO COSTI OTTIMO I PCO devono gestire la complessità, bilanciando le problematiche tecnicoproduttive con il rispetto dei tempi ed il reperimento delle risorse economicofinanziarie in condizioni di economicità dinternazionale el QUALITÀ 13
LA CATENA DEL VALORE IN UN PCO Attività infrastrutturali Gestione risorse umane Gestione tecnologie Analisi dei mercati di vendita Gestione relazioni esterne con CB e mercati di vendita Gestionerelazioni esterne con SLOC V A L O R E Procacciamento Progettazione Negoziazione con il promotore Acquisto servizi Sviluppo programma Vendita a partecipanti sponsor espositori Assistenza PCO - LA SINTESI DI BILANCIO Situazione Patrimoniale ATTIVO ATTIVO IMMOBILIZZATO Software Licenze Concessioni Immobili Automezzi Macchine elettroniche Software Depositi cauzionali PASSIVO E NETTO PATRIMONIO NETTO PASSIVO CONSOLIDATO ATTIVO CIRCOLANTE Magazzino materiali Anticipi a fornitori Crediti verso committenti Crediti verso Clienti Partecipanti Crediti verso sponsor Crediti verso patrocinanti Crediti verso espositori Titoli Cassa Banca PASSIVO CORRENTE Debiti verso fornitori di servizi Debiti verso committenti Acconti da clienti 14
PCO LA SINTESI DI BILANCIO Conto Economico: le voci dipendono dalle modalità di «acquisizione degli eventi» EVENTO AFFIDATO I Ricavi sono le Fee per l appalto. I costi di realizzazione dell evento sono a carico del committente titolare. Anche se fatturati al PCO vengono poi recuperati EVENTO COGESTITO La titolarità viene suddivisa Costi e ricavi si differenziano secondo: Associazione in partecipazione Cointeressenza Joint venture EVENTO CEDUTO Il PCO è titolare dell evento. Ricavi sono tutti quelli che derivano dall evento I costi di realizzazione dell evento sono a carico del PCO, insieme all eventuale costo di acquisizione dell evento PCO CONTO ECONOMICO EVENTO AFFIDATO Senza sostenimento di costi in proprio Con sostenimento di costi in proprio Costi Ricavi Costi Ricavi Propri costi di gestione Fee Costi per beni e servizi acquistati in nome proprio, propri costi di gestione Fee, recupero costi beni e servizi sostenuti in proprio 15
PCO - LA SINTESI DI BILANCIO Conto Economico EVENTI AFFIDATI senza sostenimento di costi in nome proprio Costi del lavoro Costi pubblicità COSTI RICAVI FEE (Commissioni per eventi) Ricavi gestione atipica Costi generali e amministrativi Ricavi finanziari Costi gestione atipica Costi finanziari Oneri tributari REDDITO NETTO PCO - LA SINTESI DI BILANCIO Conto Economico EVENTI AFFIDATI con sostenimento di costi in nome proprio COSTI Costi per beni e servizi sostenuti in nome e per conto proprio Costi del lavoro Costi pubblicità Costi generali e amministrativi Costi gestione atipica Costi finanziari Oneri tributari FEE (Commissioni per eventi) Recupero costi sostenuti in nome e per conto proprio Ricavi gestione atipica Ricavi finanziari RICAVI REDDITO NETTO 16
PCO CONTO ECONOMICO EVENTO CEDUTO Costi Costi per realizzazione evento, corrispettivo pagato al promotore per la cessione dell evento, altri costi di gestione Ricavi Quote di partecipazione, sponsorizzazioni, ricavi per stand espositivi dinternazionale el PCO - LA SINTESI DI BILANCIO Conto Economico EVENTI CEDUTI COSTI Costi per beni e servizi sostenuti in nome e per conto proprio Costi per acquisizione titolarità di eventi Costi del lavoro Costi pubblicità Costi generali e amministrativi Costi gestione atipica Costi finanziari Oneri tributari REDDITO NETTO RICAVI Ricavi per quote di partecipazione Ricavi per sponsorizzazioni Ricavi da vendite spazi espositivi Ricavi gestione atipica Ricavi finanziari 17
PCO CONTO ECONOMICO Associazione in partecipazione EVENTO COGESTITO Cointeressenza Joint-venture Costi Ricavi Costi Ricavi Costi Ricavi Costi per realizzazio ne evento Quote Sponsorizz azioni Stand Costi per realizzazio ne evento Quote Sponsorizz azioni Stand Eventuale partecipazi one alle perdite Partecipazi one agli utili Partecipazione agli utili per il promotore PCO - LA SINTESI DI BILANCIO Conto Economico EVENTI COGESTITI IN ASSOCIAZIONE IN PARTECIPAZIONE (TITOLARITA ) COSTI Costi per beni e servizi sostenuti in nome e per conto proprio RICAVI Ricavi per quote di partecipazione Costi del lavoro Costi pubblicità Costi generali e amministrativi Costi gestione atipica Costi finanziari Oneri tributari REDDITO NETTO Ricavi per sponsorizzazioni Ricavi da vendite spazi espositivi Ricavi gestione atipica Ricavi finanziari dinternazionale el 18
PCO - LA SINTESI DI BILANCIO Conto Economico EVENTI COGESTITI IN COINTERESSENZA (TITOLARITA ) COSTI Costi per beni e servizi sostenuti in nome e per conto proprio RICAVI Ricavi per quote di partecipazione Costi del lavoro Costi pubblicità Costi generali e amministrativi Costi gestione atipica Costi finanziari Oneri tributari REDDITO NETTO Ricavi per sponsorizzazioni Ricavi da vendite spazi espositivi Ricavi gestione atipica Ricavi finanziari dinternazionale el PCO - LA SINTESI DI BILANCIO Conto Economico EVENTI COGESTITI IN JOINT VENTURE (SENZA TITOLARITA ) COSTI Costi del lavoro RICAVI Ricavi gestione atipica Costi pubblicità Costi generali e amministrativi Costi gestione atipica EVENTUALE PARTECIPAZIONE A PERDITE PARTECIPAZIONE AGLI UTILI Ricavi finanziari Costi finanziari Oneri tributari REDDITO NETTO dinternazionale el 19