luglio 2002 Magazine n 1 0 Guida agli Acquisti in Rete Il Mercato Elettronico della P.A. - Parte Seconda Ottobre 2003
Sommario 1 RICHIESTA D OFFERTA (RFQ)... 3 Premessa... 3 1.1 Descrizione RFQ... 3 1.2 Termini e condizioni per la compravendita... 4 1.3 Aggiungere articoli alla RFQ... 5 1.4 Selezione parametri RFQ... 6 1.5 Invito Fornitori... 8 1.6 Esaminare e sottomettere la RFQ... 9 1.7 Risposta RFQ (a carico del fornitore)... 10 1.8 Accettazione RFQ... 13 2
1 RICHIESTA D OFFERTA (RFQ) 1.1 Premessa All'interno dell'applicazione per gli acquisti è possibile inviare a fornitori selezionati tra quelli abilitati Richieste d offerta (RFQ) per prodotti con caratteristiche particolari o per condizioni di fornitura diverse da quelle standard. Analogamente all'acquisto diretto, il Punto Ordinante, attraverso la funzione Acquista, deve ricercare l'articolo o gli articoli d'interesse e procedere alla composizione del carrello. 1.2 Descrizione RFQ Passo1: Descrizione RFQ Per creare una richiesta di offerta, dalla pagina "Contenuto carrello" fare clic sul tasto "Aggiungi a RFQ"; viene visualizzata la seguente schermata il passaggio alla RFQ svuota il carrello di tutti gli articoli. Pertanto lo si deve riempire solo degli articoli di interesse fatto salvo poterli cancellare in seguito. Una volta entrati nella fase di creazione della RFQ è sempre possibile aggiungere articoli tornando alla sezione "Acquista" e passando per il carrello. 3
I passi principali per la creazione di una nuova richiesta di offerta sono sei (dopo il passo 1 possono essere completati in qualsiasi ordine): Quando viene creata una richiesta di offerta, il primo passo è quello di immettere le informazioni richieste nel relativo modulo; le informazioni immesse nel Passo1 non possono essere modificate una volta che si è passati alla fase successiva. - Inserire una breve descrizione relativa all'oggetto della RFQ. - La RFQ può essere creata solo in modalità "a buste chiuse"; questo significa che nessuno vede le proposte fino alla chiusura della RFQ e al relativo sblocco da parte del PO. I fornitori vedono le proposte degli altri solo se il PO le rende pubbliche. - La classificazione ai fini della costituzione della graduatoria, si basa esclusivamente sul prezzo. - La graduatoria conterrà le proposte in ordine crescente di prezzo. L'unica informazione da inserire è la "Descrizione della RFQ". Fare clic su "Successivo" per passare alla fase seguente. 1.3 Termini e condizioni per la compravendita Passo 2: Inserimento indirizzi, annotazioni e allegati Immettere le informazioni della seguente figura: 4
In questa fase è possibile inserire informazioni sull'indirizzo di fatturazione, specificando il termine di pagamento, e l'indirizzo presso cui dovrà essere consegnata la merce; sarà possibile in seguito specificare spedizioni per singolo articolo. NOTE sul collegamento "Aggiungi Allegati" E' possibile allegare documenti relativi a condizioni particolare di spedizione e fatturazione (per esempio non consegnare dopo le 18 e nei giorni festivi) L'utente può in questa fase salvare la RFQ come bozza mediante il relativo tasto; in questo modo può sempre riprendere il modulo così salvato e completarlo in un momento successivo. Per poter reperire la bozza bisogna accedere alla relativa pagina di ricerca selezionando il link "Visualizza RFQ in bozza". 1.4 Aggiungere articoli alla RFQ Passo 3: Elenco articoli Quando viene creata una richiesta di offerta, è necessario dettagliare gli articoli per i quali si desidera ricevere un offerta. Per dettagliare la richiesta di offerta per singolo articolo occorre selezionare l'articolo e fare clic sul tasto "Modifica" In "Descrizione articolo" è inserita la descrizione dell'articolo come da catalogo; è comunque modificabile sulla base delle esigenze di ciascun Punto Ordinante. Questo vale anche per i campi "Produttore" e 5
"Articolo Produttore", mentre il campo "Metaprodotto" non è modificabile. Gli attributi dell'articolo possono essere modificati o eliminati a seconda delle particolari esigenze dell'acquirente. NOTE "Prezzo unitario massimo" Non è obbligatorio un "prezzo unitario massimo" tuttavia se l'autore della negoziazione ne specifica uno, tutte le offerte devono essere uguali o inferiori al "prezzo iniziale". "Prezzo atteso" Indica il prezzo che il PO ritiene ottimale; questo non è visibile ai fornitori. "Prezzo di mercato" Può essere utilizzato per analizzare l'andamento della richiesta di offerta. Si tratta comunque di un dato utilizzato per fini statistici. Fare clic su "aggiorna" per tornare alla pagina di "descrizione articolo" da dove è possibile continuare con le modifiche degli attributi degli altri articoli oppure continuare nei vari passi. Fare clic su "Successivo" per passare alla fase seguente. 1.5 Selezione parametri RFQ Passo 4: Selezione parametri per l invio delle proposte 6
"Data di apertura" Specificare la data e l'ora in cui tutti i fornitori idonei possono partecipare alla richiesta di offerta. Tale data viene impostata con la data odierna. "Data anteprima" Specificare una data e un'ora (precedenti alla data e all'ora di apertura) in cui è disponibile l'anteprima della RFQ; in questo modo vengono informati i fornitori di una RFQ che sarà aperta successivamente. "Data chiusura" Specificare la data e l'ora di chiusura della richiesta di offerta. Dopo la chiusura, non saranno accettate altre proposte. "Data ultima di accettazione" Specificare la data e l'ora di accettazione dell'offerta. Le proposte inviate dai fornitori sono irrevocabili fino a tale data. "Data limite Consegna" Specificare la data entro cui consegnare la merce. 7
Fare clic su "Successivo" per passare alla fase seguente. 1.6 Invito Fornitori Passo 5: Invita Fornitori Dopo avere definito la descrizione, inserito gli indirizzi di consegna e fatturazione, gli articoli e i parametri relativi alle proposte correnti, è possibile creare l'elenco dei fornitori che si desidera invitare nella pagina "Invita fornitori". I fornitori inizialmente riportati sono quelli ereditati dalla precedente selezione degli articoli; questo perché gli articoli sono scelti dai cataloghi di quei fornitori. E' sempre possibile togliere l'invito a questi fornitori ed estenderlo ad altri, utilizzando i due link "Invita fornitori" e "Elenco fornitori preferiti" cliccare sul collegamento "Invita fornitori" per cercare e aggiungere all'elenco di partecipanti, partner commerciali registrati. cliccare sul collegamento "Elenco fornitori predefiniti" per applicare un elenco predefinito di partecipanti. Cercare e selezionare l'elenco di inviti che si desidera applicare. Dopo aver individuato e selezionato i fornitori, fare clic su "Successivo" per passare alla fase seguente. 8
1.7 Esaminare e sottomettere la RFQ Passo 6: Riepilogo dati e invio RFQ Il sistema fornisce una pagina di riepilogo della RFQ. relativamente a questa, l'utente potrà: - modificare i dati facendo clic sui collegamenti a sinistra dello schermo che riconducono a ciascun "passo" della RFQ - salvarla come "bozza" rimandando l'invio ad un momento successivo - eliminare l'rfq - inviare l'rfq Per ultimare la fase di creazione della RFQ fare clic su "Invia": il sistema richiede l'autenticazione dell'utente, che avviene mediante inserimento del "pin-code" nella relativa maschera ed emette la conferma dell'avvenuta creazione della RFQ. Con l'invio della RFQ, il sistema le associa un numero per poterla poi rintracciare e gestire dalle sezioni apposite della home page di RFQ. A questo punto non è più possibile modificare l'rfq. 9
1.8 Risposta RFQ (a carico del fornitore) All'interno dell'applicazione per le vendite è possibile rispondere ad una RFQ. Accedere all'applicazione per le vendite (nella pagina Home, fare clic sul collegamento "Accedi al Marketplace"), e selezionare la scheda RFQ. Per rispondere ad una offerta fare clic sul collegamento "Risposta a RFQ": apparirà la maschera seguente Nella pagina "Risposta a RFQ" il fornitore prende visione delle RFQ inviate dai Punti Ordinanti. Se il fornitore è interessato ad una determinata offerta non visualizzata in elenco può ricercarla utilizzando i campi "Cerca per" e "Cerca parola chiave". Per richiamare il dettaglio della RFQ occorre selezionarla e fare clic su "Visualizza RFQ". 10
Nella pagina di dettaglio della RFQ, il fornitore deve prestare particolare attenzione alle "Regole presentazione proposte" e più in generale alle "Regole per l'accesso e l'utilizzo del Marketplace della Pubblica Amministrazione", pubblicate sul portale, per effettuare le sue proposte. Per presentare la propria proposta fare clic su "Inserisci proposta" 11
Presa visione del "tempo rimasto" e della "data chiusura" della RFQ, il fornitore procede alla creazione della propria proposta facendo sempre riferimento alle "Regole per l'accesso e l'utilizzo del Marketplace della Pubblica Amministrazione" disponibili sul portale. Per entrare in ogni riga d'ordine, corrispondente a ciascun articolo da presentare nella proposta, fare clic sul link presente nella colonna "Descrizione articolo" o sul link "Attributi aggiuntivi"; appare una pagina in cui potrà perfezionare la proposta, selezionando dal proprio Catalogo dei prodotti l'articolo corrispondente alla richiesta e inserendo il prezzo unitario dell'articolo. Completate le righe d'ordine e fare clic su "Continua". Per ultimare la fase di "risposta alla RFQ" fare clic su "Conferma": il sistema richiede l'autenticazione dell'utente, che avviene mediante inserimento del "pin-code" nella relativa maschera ed emette la conferma dell'avvenuta creazione del documento di offerta. In seguito il documento d'offerta dovrà essere firmato digitalmente dal fornitore; la RFQ è valida solo se firmata digitalmente entro la data di scadenza della stessa. Per effettuare la firma digitale bisogna accedere al proprio basket verificando l'esistenza del documento di offerta con lo stato uguale a "da firmare" e scaricarlo in locale tramite la funzione di download. Una volta scaricato viene firmato e ricaricato tramite la funzione di upload (Invio documento firmato). 12
Questo comporterà l'invio di una notifica al PO attraverso una specifica e-mail che lo stesso riceve sulla propria casella di posta elettronica, dichiarata in fase di registrazione, recante la comunicazione dell'offerta emessa; la stessa offerta è visibile visualizzarla attraverso il link "Comunicazioni dal sistema". Per maggiori informazioni consultare il capitolo Gestione documentale e Firma digitale. 1.9 Accettazione RFQ Il Punto Ordinante dopo aver ricevuto le proposte deve verificarle, valutarle sulla base di una graduatoria, che comunque non è vincolante, e procedere all'accettazione. Accedere all'applicazione per acquisti (nella pagina Home, fare clic sul collegamento "Accedi al Marketplace"), e selezionare la scheda RFQ. Per visualizzare una RFQ e controllare l'evolversi delle proposte fare clic su "Visualizza RFQ aperte": apparirà la maschera seguente 13
Selezionare dall'elenco la RFQ di interesse e fare clic su "Visualizza RFQ": apparirà la maschera seguente 14
Nella pagina di dettaglio della RFQ, il Punto Ordinante può visualizzare il "tempo rimasto" per la presentazione delle proposte e gli articoli presenti. Dalla maschera "Visualizza RFQ aperte" è, inoltre, possibile visualizzare la cronologia delle proposte e annullare una RFQ. Per procedere all'annullamento è necessario selezionare la RFQ interessata e premere il tasto "Annulla". Viene visualizzata la seguente maschera 15
Riempire il campo note per descrivere il motivo dell'annullamento e premere il tasto "Chiudi". Il sistema richiede l'autenticazione dell'utente, che avviene mediante inserimento del "pin-code" nella relativa maschera ed emette la conferma dell'avvenuto annullamento della RFQ. L'annullamento implica l'invio di una e-mail a tutti i fornitori invitati per comunicare tale annullamento ed il cambio dello stato della RFQ rendendola completamente inattiva, lo stesso annullamento è visibile attraverso il link "Comunicazione dal sistema". Per accettare un'offerta bisogna accedere alla pagine "RFQ a buste chiuse" attraverso il link "Sblocca RFQ e mostra proposte ai fornitori" 16
Verrà visualizzato l'elenco delle RFQ chiuse: per sbloccarle utilizzare l'apposito bottone "Sblocca". Il sistema darà un messaggio di avvenuto sblocco. Da questo momento la RFQ è visibile solo al PO, se questi vuole, può rendere visile la RFQ ai fornitori attraverso l'apposito bottone"mostra proposta ai fornitori". 17
Se si vuole procedere con l'accettazione della proposta occore tornare alla sezione RFQ cliccando sull'apposita cartella e selezionare il link "Accetta proposte ricevute"; si otterrà un elenco delle proposte ricevute, tra queste scegliere quella di interesse e fare clic su "Continua". 18
Nella nuova maschera, sarà contenuta la graduatoria delle proposte pervenute, che rispetta una classificazione per prezzo. Tale classificazione predilige, però, il prezzo più basso tra quelli riportati. Il PO, sceglie la proposta di interesse, senza alcun vincolo, e procede all'aggiudicazione della RFQ attraverso l'apposito bottone "Accetta Proposta". Nell'accettazione, il PO può scegliere il fornitore sulla base di valutazioni dei dati tecnici oltre che economici. 19
Per perfezionare il contratto è necessario entrare nella sezione Basket, scaricare il documento di accettazione, firmarlo digitalmente e ricaricarlo nel sistema. All'atto del caricamento del documento, il sistema automaticamente invierà ai fornitori partecipanti una notifica indicante lo stato di accettazione. (consultare il capitolo Gestione documentale e Firma digitale). Il PO ha la possibilità di invalidare una proposta. Occore andare alla sezione RFQ cliccando sull'apposita cartella e selezionare il link "Accetta proposte ricevute"; si otterrà un elenco delle proposte ricevute, fare clic sul numero delle proposte ricevute contenuto nella colonna "Proposte attive". 20
Si otterrà il dettaglio della RFQ con l'elenco delle proposte ricevute; selezionare quella di interesse e fare clic su "Invalida proposta" 21
Il Punto Ordinante deve motivare la invalidazione della proposta, compilando lo specifico campo, e firmarla elettronicamente. Il fornitore verrà avvisato tramite mail e comunicazione dal sistema. 22