Alleanza degli Ospedali Italiani nel Mondo

Alleanza degli Ospedali Italiani nel Mondo

Pag. 2 di 29 Vers.: 1. 0 Revisioni Pagine 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 A cura di Paola Monari Documenti di riferimento 1. Progetto IPOCM (www.ipocm.ministerosalute.it) 2. Studio di fattibilità della rete dei centri sanitari italiani nel mondo (www.ipocm.ministerosalute.it) 3. Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di dati personali G.U. n. 174 29/7/2003 Supplemento ordinario n. 123 e s.m.i. 4. Microsoft Windows Guida all utilizzo 5. Manuale del servizio di teleconsulto vers. 1.8 dell Alleanza degli ospedali italiani nel mondo 6. E-Works - Ew2 Videoconferencing software Manuale d uso utente

Pag. 3 di 29 Vers.: 1. 0 SOMMARIO 1 STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL TELECONSULTO...5 2.1 Flussi informativi...5 2.2 Accesso al servizio...6 2 GUIDA UTENTE...7 3.1 Login...7 3.2 Configurazione...8 3.3 Liste dei teleconsulti...9 3.4 Messaggi di servizio...12 3.5 Creazione di una scheda di richiesta di teleconsulto...13 3.6 Compilazione di una scheda di risposta...20 3.7 Visualizzazione del rapporto del teleconsulto...21 3.8 Stampa di un rapporto del teleconsulto...22 3.9 Centro di gestione del servizio di teleconsulto...24 3.10 Videoconsulto...25 INDICE DELLE FIGURE Figura 1 Pagina di login...7 Figura 2 Home page del teleconsulto web...8 Figura 3 Finestra di configurazione...9 Figura 4 Lista dei teleconsulti arrivati...10 Figura 5 Compilazione e invio di un messaggio di servizio...12 Figura 6 Compilazione della scheda di richiesta...13 Figura 7 Compilazione dell esame obiettivo...15 Figura 8 Inserimento del codice ICD9-CM...15 Figura 9 Compilazione della terapia farmacologica...17 Figura 10 Finestra per l inserimento di allegati...18 Figura 11 Richiesta di classificazione dell allegato...19 Figura 12 Visualizzazione della scheda di richiesta arrivata...20 Figura 13 Scheda di risposta...21 Figura 14 Lista dei teleconsulti inoltrati...24 Figura 15 Prenotazione di un videoconsulto...26 Figura 16 Inserimento della risposta ad una richiesta di prenotazione videoconsulto...27 Figura 17 Invito ad un videoconsulto...27 Figura 18 Visualizzazione del videoconsulto...28

Pag. 4 di 29 Vers.: 1. 0 INTRODUZIONE Il presente documento contiene la descrizione e la guida utente del servizio di teleconsulto erogato via web dall Alleanza degli ospedali italiani nel mondo. Il servizio di teleconsulto web consente il colloquio per l invio di una richiesta di teleconsulto da parte di un medico di un Centro sanitario nel mondo e per la ricezione della risposta redatta a cura del medico del Centro di riferimento per la specifica patologia, per il tramite del Centro di gestione del servizio del Segretariato generale dell Alleanza. I livelli di servizio prevedono che il Centro di riferimento invii al centro di gestione una risposta ad un teleconsulto entro 72 ore lavorative dal momento della ricezione della richiesta dallo stesso. La banca dati del servizio rispetta la normativa in materia di diritto alla riservatezza e alla protezione dei dati sanitari e dei dati sensibili vigente in Italia, in riferimento alle informazioni ivi contenute allegati inclusi (rif. documento: Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di dati personali e successive modificazioni e integrazioni). In particolare, i dati sanitari trasmessi con un teleconsulto sul servizio dell Alleanza sono anonimi, secondo la definizione di cui all art. 4 del citato Decreto: dato che in origine o in seguito di trattamento non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile.

Pag. 5 di 29 Vers.: 1. 0 1 STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL TELECONSULTO 2.1 Flussi informativi Il centro di gestione del servizio riceve le richieste dagli ospedali italiani nel mondo, le invia allo specialista del Centro di riferimento in Italia con una procedura di instradamento basata sulla disponibilità comunicata da ciascun Centro di riferimento per ciascun range di indici di patologia ICD9-CM, sulla fascia d età e sull entità delle code di attesa per ciascun Centro; infine restituisce le risposte al richiedente. Tale matrice di routing dei codici ICD9-CM per Centro di riferimento è pubblicata sul sito dell Alleanza all indirizzo : www.ipocm.ministerosalute.it. Tutte le problematiche inerenti alle postazioni dei medici dei Centri di riferimento e all organizzazione interna del servizio sono in carico al Centro stesso. Gli ospedali dell Alleanza dotati di strumentazione radiologica digitale potranno utilizzare per la consultazione delle immagini radiologiche l apparato denominato Blackbox fornito dall Alleanza per la teleradiologia (cfr. invio di un teleconsulto allegati). Gli ospedali dell Alleanza dotati di microscopio digitale potranno inviare, come allegato alla richiesta di teleconsulto, le immagini per la telepatologia. Centro sanitario sanitario Centro di riferimento Centro di riferimento Client Server Centro di gestione del servizio di teleconsulto Centro sanitario Centro di riferimento Client La base di dati centralizzata del servizio contiene le informazioni relative ai flussi dei teleconsulti, strutturati XML, circolanti sul network dei centri sanitari dell Alleanza.

Pag. 6 di 29 Vers.: 1. 0 Tale base di dati costituisce il nucleo informativo del Centro di gestione per l elaborazione della documentazione statistica e la reportistica sui servizi gestiti dall Alleanza. 2.2 Accesso al servizio Il servizio è accessibile agli operatori dei centri sanitari dalla home page del sito dell Alleanza (bottone in basso a sinistra) all indirizzo www.ipocm.ministerosalute.it. La pagina di login del servizio richiede l immissione dello Username e della Password rilasciate dal centro di gestione del servizio. Lo Username e la Password sono strettamente riservate agli operatori abilitati dalla Direzione del Centro. S. I. Ospedale Postazione di lavoro Username e password browser LAN ADSL SAT Postazione di lavoro Username e password SAT browser Ospedale INTERNET Teleconsulto web Centro di gestione del servizio Lo username è una stringa alfanumerica. La Password rilasciata può essere cambiata a cura dell utente con una nuova password segreta in qualunque momento. E sempre possibile rivolgersi al centro di gestione del servizio per ricevere supporto o chiarimenti sia via mail all indirizzo segretariato.ipocm@sanita.it, che tramite contatto telefonico al numero +39 0659942184 o fax al numero +390659942086. Il servizio è accessibile da una postazione di lavoro costituita da un Personal Computer dotato di uno dei più comuni browser disponibili sotto sistema operativo Microsoft Windows o Unix Open Source e collegata ad Internet con velocità assimilabile ad un collegamento ADSL. Per l utilizzo del videoconsulto, assicurarsi che siano aperte la porta TCP 8081 e un certo numero di porte UDP tra 50000 e 65000 (a seconda del livello di qualità ricercato) e che ActiveX sia attivato.

Pag. 7 di 29 Vers.: 1. 0 2 GUIDA UTENTE Il servizio di teleconsulto permette di: elaborare e inviare, per il tramite del centro di gestione del servizio, una richiesta di teleconsulto a un Centro di riferimento che si è impegnato a rispondere entro 72 ore; ricevere una richiesta ed elaborare la relativa risposta; ricevere le risposte elaborate da un Centro di riferimento dell Alleanza. L interfaccia utente è configurabile nelle quattro lingue straniere più diffuse nei centri sanitari del Alleanza (inglese, spagnolo, portoghese e francese). 3.1 Login Per effettuare il login al sito è sufficiente editare lo Username e la Password riservati, che l utente ha ricevuto in precedenza per posta elettronica. Figura 1 Pagina di login Se lo Username e la Password sono corretti, comparirà la pagina seguente.

Pag. 8 di 29 Vers.: 1. 0 Il menu principale a sinistra della schermata permette di accedere alla lista dei teleconsulti, alle liste dei messaggi di servizio, alle liste degli inviti per un videoconsulto e alla schermata di configurazione. I seguenti bottoni sulla barra in alto della schermata, sono sempre disponibili: - Ricevi: permette di effettuare il download degli ultimi teleconsulti; - Nuovo quesito: permette la compilazione e l invio di un nuovo teleconsulto; - Nuovo messaggio di servizio: permette la compilazione e l invio di un nuovo messaggio di servizio; - Videoassistenza: permette di inviare al centro di gestione del servizio una richiesta di videoassistenza, con le stesse modalità del videoconsulto; - Esci: facendo click su questo tasto, si abbandona l applicazione. Figura 2 Home page del teleconsulto web 3.2 Configurazione La lingua di default del servizio è l italiano. Ciascun utente può personalizzare l interfaccia di presentazione, espandendo la cartella Configurazione del menu principale e facendo click sulla voce Configurazione. La schermata proposta contiene una serie di campi non modificabili dall utente, quali: il nome e il cognome dell operatore corrispondente al nome utente ed alla password inserita nel login iniziale, il nome del Centro sanitario a cui l operatore appartiene, il nome utente. La lingua di presentazione può, invece, essere modificata, effettuando la nuova scelta dal menu a discesa. Facendo click sul

Pag. 9 di 29 Vers.: 1. 0 tasto Salva si rende permanente la modifica. Al termine occorre fare click sul tasto Esci in alto a destra e accedere nuovamente al servizio dalla schermata di login. Il campo Password può essere reso modificabile, facendo click sul bottone Modifica password. In tal caso occorre confermare la nuova password, utilizzando il campo Check password e rendere permanenti le modifiche, facendo click sul tasto Salva. Figura 3 Finestra di configurazione 3.3 Liste dei teleconsulti Facendo click sulla voce Teleconsulti del menu principale, appare automaticamente la schermata della lista dei teleconsulti in arrivo. L eventuale arrivo di nuovi teleconsulti produce la visualizzazione di un icona di avviso della presenza di un nuovo teleconsulto nella lista Arrivati Facendo click sul menu di sinistra ( Arrivati, Inviati, Bozze, Eliminati ), viene visualizzata, la relativa lista di teleconsulti. Ciascun teleconsulto è formato da una scheda di richiesta unita ad una scheda di risposta. La scheda di richiesta viene compilata dal Centro sanitario richiedente e può essere completata eventualmente con allegati. Durante tale compilazione, la scheda di risposta è disabilitata.

Pag. 10 di 29 Vers.: 1. 0 La scheda di risposta viene compilata dal Centro rispondente (tipicamente un Centro di riferimento) e può essere completata, eventualmente, con allegati. Durante tale compilazione, la scheda di richiesta è visualizzabile, ma non modificabile e può contenere degli allegati che si possono salvare su file in una cartella dell hard disk o altra periferica. Il teleconsulto completo (C) comprende la scheda di richiesta e la scheda di risposta, eventualmente con allegati, che possono essere salvati su file in una cartella dell hard disk o altra periferica. Le schede completate (C) non sono modificabili. Ciascuna lista di teleconsulti ( Arrivati, Inviati, Bozze, Eliminati ), permette di visualizzare alcune informazioni relative alla priorità, alla presenza di allegati, al tipo di teleconsulto (Richiesta o Completo di risposta), al numero d ordine (inserito in automatico dal Centro richiedente il teleconsulto), al mittente, all operatore, alla specialità e alla data e ora di trasmissione. Ciascun teleconsulto è univocamente individuato dal numero d ordine e dal codice del Centro sanitario richiedente. La lista dei teleconsulti può essere visualizzata in ordine crescente o decrescente, facendo click sui campi della barra dei titoli. Figura 4 Lista dei teleconsulti arrivati I teleconsulti della lista Arrivati sono stati trasmessi dal centro di gestione. I teleconsulti arrivati e non ancora letti sono evidenziati in neretto. Tale lista contiene: Le richieste ( R ) di teleconsulto. In caso di difficoltà tecniche od organizzative, inviare un messaggio di servizio al centro di gestione, generandolo facendo click sul tasto Nuovo messaggio di servizio e indicando il numero del teleconsulto. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere stampato, visualizzato, eliminato oppure inserito/disinserito dai teleconsulti non letti (neretto) utilizzando i relativi tasti in basso a destra della schermata. Le

Pag. 11 di 29 Vers.: 1. 0 richieste di teleconsulto, una volta visualizzate, possono essere salvate nella lista Bozze. Gli allegati alla richiesta di teleconsulto possono sempre essere salvati su file in una cartella dell hard disk o altra periferica e successivamente essere visualizzati. I teleconsulti completati ( C ). Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere stampato, visualizzato, eliminato oppure inserito/disinserito dai teleconsulti non letti (neretto) facendo click sui relativi tasti in basso a destra della schermata. I teleconsulti completati non possono essere salvati nelle bozze per modifiche e ritrasmissioni. Gli allegati alla risposta possono essere salvati su file in una cartella dell hard disk o altra periferica ed essere successivamente visualizzati. I teleconsulti della lista Inviati contengono: Le richieste di teleconsulto compilate e inviate dal Centro sanitario al centro di gestione. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato oppure eliminato, facendo click sui tasti relativi in basso a destra della schermata. Esso non è modificabile, ma, una volta visualizzato, può essere salvato nella lista Bozze assieme agli allegati, per essere eventualmente modificato ed inviato in un secondo momento. Le risposte ad un teleconsulto, compilate e inviate dal Centro di riferimento al centro di gestione. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, oppure eliminato facendo click sui tasti relativi in basso a destra della schermata. Le schede non sono modificabili, ma una volta visualizzato, il teleconsulto può essere salvato nella lista Bozze con gli allegati alla risposta, per essere eventualmente modificato nella scheda di risposta e inviato in un secondo momento. I teleconsulti della lista Bozze contengono le bozze di richieste di teleconsulto, oppure le bozze di risposte ai teleconsulti, conservate dall utente facendo click sul tasto Salva. Una volta visualizzato, un teleconsulto in bozze può essere modificato e salvato nuovamente con gli aggiornamenti. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, oppure eliminato facendo click sui tasti relativi in basso a destra della schermata. I teleconsulti della lista Eliminati contengono i teleconsulti cancellati dalle liste precedenti. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, eliminato definitivamente, oppure ripristinato nella lista di origine. Tutti i teleconsulti di tutte le liste, una volta visualizzati, possono essere stampati o salvati su file in una cartella dell hard disk o altra periferica sotto forma di Rapporto del Teleconsulto. Per selezionare più teleconsulti da eliminare, premere il tasto <shift> e fare click sul primo e sull ultimo da eliminare. I teleconsulti eliminati compariranno nella lista Eliminati, da cui potranno essere cancellati definitivamente, oppure ripristinati nella lista di origine.

Pag. 12 di 29 Vers.: 1. 0 3.4 Messaggi di servizio Il Nuovo messaggio di servizio permette di inviare comunicazioni al centro di gestione del servizio (tipicamente: avvisi di interruzioni momentanee del servizio, informazioni sulla disponibilità del servizio, avvisi di anomalie software e di rete, problemi tecnici od organizzativi, richieste di chiarimenti ecc.). A tale messaggio può essere allegato uno o più file con la stessa operatività descritta per gli allegare file alle richieste di teleconsulto. I messaggi arrivati sono visualizzabili dalla lista Arrivati. Gli eventuali allegati possono essere archiviati e visualizzati. Ad un messaggio arrivato può essere data risposta anche utilizzando il tasto Rispondi. I messaggi Inviati sono visualizzabili dalla lista Inviati e possono essere inviati nuovamente utilizzando il tasto Re-invia. Un nuovo messaggio può essere salvato nella lista Bozze, per essere ripreso nella compilazione ed inviato in un secondo momento. I messaggi eliminati vengono trasferiti nella lista dei messaggi Eliminati, da cui possono essere cancellati definitivamente oppure ripristinati. Qualunque messaggio può essere stampato utilizzando il tasto Stampa. Per selezionare più messaggi da eliminare definitivamente, premere il tasto <shift> e fare un click sul primo e sull ultimo messaggio da eliminare. Figura 5 Compilazione e invio di un messaggio di servizio

Pag. 13 di 29 Vers.: 1. 0 3.5 Creazione di una scheda di richiesta di teleconsulto Per inviare una richiesta di teleconsulto occorre: visualizzare una scheda da compilare, facendo click sul tasto Nuovo Quesito ; oppure aprire un teleconsulto precedentemente inviato, salvarlo in bozze e modificarlo. Trattandosi dell invio di una richiesta di teleconsulto, la scheda di risposta risulterà disabilitata. Figura 6 Compilazione della scheda di richiesta Il campo Centro richiedente viene automaticamente inserito. Perché la scheda di richiesta sia inviata, debbono essere obbligatoriamente compilati: Cognome e Nome dell Operatore richiedente, la Specialità a cui si riferisce il teleconsulto (selezionata dal menù a discesa) e il codice ICD9-CM. La priorità normale si riferisce a tempi del teleconsulto che tengono conto del fatto che il Centro sanitario di riferimento deve rispondere entro 72 ore lavorative dalla data e ora in cui ha ricevuto dallo stesso la richiesta di teleconsulto. La priorità alta si riferisce ad una segnalazione da parte del Centro sanitario del carattere di urgenza della richiesta di teleconsulto, che non implica in ogni caso alcun obbligo concordato da parte del Centro sanitario rispondente.

Pag. 14 di 29 Vers.: 1. 0 Il teleconsulto deve essere completamente anonimo dal punto di vista dei dati del paziente, anche negli allegati. Il Codice caso clinico è un valore alfanumerico attribuito dal Centro sanitario al caso clinico trattato nel teleconsulto. E possibile richiedere l invio del teleconsulto allo stesso Centro di riferimento che ha già precedentemente trattato un'altra richiesta di teleconsulto sullo stesso caso clinico, spuntando Caso già trattato con Sì. Il Codice di caso clinico precedente è il numero del teleconsulto precedentemente inviato. Tale numero è riportato in Scheda N. in alto a sinistra nella visualizzazione di un teleconsulto inviato ed è anche riportato nelle descrizioni della lista dei teleconsulti inviati. I campi Anamnesi, Diagnosi presunta, Altre terapie precedenti, Altre terapie in corso e Quesito formulato sono campi di testo libero. Il quesito formulato si può naturalmente riferire ad una seconda opinione, ad uno specifico quesito, ad una richiesta di informazioni ecc. Tutti i campi a formato libero supportano operazioni di copia/incolla da altri testi e sono dotati di un tasto per visualizzare il contenuto in una finestra panoramica. La compilazione dello Esame obiettivo viene aiutata da un wizard, facendo click sull icona a lato del campo, per mezzo del quale è possibile seguire una procedura standard per l inserimento delle informazioni di rilevanza rispetto alla specifica patologia. Le sezioni previste sono: Stato psichico Cute e mucose Testa e collo Torace Addome Schiena ed arti Regioni inguinocrurali Atti esplorativi Esse sono visualizzabili, scorrendo la lista con i tasti in basso a sinistra Avanti e Indietro. Ciascuna sezione contiene campi che possono essere compilati in formato libero di testo. Il tasto Fine mostra un anteprima dell intero esame obiettivo, prima della conferma definitiva. Dall anteprima è possibile confermare la compilazione, ritornando alla scheda di compilazione del teleconsulto, oppure si può ritornare alla compilazione guidata per effettuare delle modifiche, facendo click sul tasto Annulla. Il tasto Annulla in basso a destra della schermata di compilazione dell esame obiettivo, annulla tutta la compilazione.

Pag. 15 di 29 Vers.: 1. 0 Figura 7 Compilazione dell esame obiettivo Facendo click sul tasto Codice ICD9-CM, comparirà un menù ad albero contenente i codici secondo lo standard internazionale dell OMS. Figura 8 Inserimento del codice ICD9-CM

Pag. 16 di 29 Vers.: 1. 0 Facendo due volte click sul codice prescelto (per esempio: 003 - ALTRE INFEZIONI DA SALMONELLA) o sul codice del capitolo di classificazione (per esempio: 001 009 INFEZIONI INTESTINALI), esso sarà automaticamente inserito nella scheda. Tale informazione è obbligatoria per l invio della scheda di richiesta. L inserimento della Terapia farmacologia precedente o in corso viene, anch esso, aiutato da una compilazione guidata, per mezzo della quale l operatore ha la possibilità di inserire uno o più farmaci relativi alla terapia precedente o in corso. Per ogni farmaco è possibile inserire più principi attivi con i relativi dosaggi, oltre alla modalità di somministrazione e alla posologia. Esempio: inserimento di due farmaci, composti ciascuno da due principi attivi. Per inserire il farmaco N.1: Inserire il Principio attivo N.1 e il suo dosaggio. Fare click su Nuovo principio attivo. Inserire il Principio attivo N. 2 e il suo dosaggio. Inserire la modalità di somministrazione e la posologia del farmaco. Fare click su Inserire un nuovo farmaco e compilare il farmaco N. 2. Inserire il principio attivo N.1 e il suo dosaggio. Fare click su Nuovo principio attivo. Inserire il principio attivo N.2 e il suo dosaggio. Inserire la modalità di somministrazione e la posologia del farmaco N.2. Per verifiche e correzioni, i tasti Prev. e Next permettono di scorrere avanti e indietro i dati inseriti. Tutti i campi della terapia farmacologia sono obbligatori. In caso di trasmissione di informazioni incomplete sulla terapia farmacologia, utilizzare i campi Altre terapie Spuntare Nessuna Terapia, nel caso non vi fossero terapie farmacologiche da riferire. Eventuali precisazioni od informazioni possono, comunque, essere inserite nei campi a formato libero relativi alle terapie. Il tasto Conferma mostra un anteprima dell intera terapia, dalla quale è possibile confermare definitivamente oppure ritornare alla compilazione guidata, facendo click sul tasto Annulla.

Pag. 17 di 29 Vers.: 1. 0 Figura 9 Compilazione della terapia farmacologica Alla scheda di richiesta di teleconsulto può essere allegato qualsiasi tipo di file nei formati più comuni (.zip,.doc,.pdf,,.xls,.ppt,.gif,. jpg,. map ecc. ), contenente, per esempio, immagini da fotocamera digitale, testi e documenti, video di alcuni minuti ecc. Attenzione: la mancanza del visualizzatore adeguato dà origine ad un errore in fase di visualizzazione. Per allegare o rimuovere un file, fare click sul tasto a destra del campo ed utilizzare i Tasti Aggiungi e Rimuovi in basso a destra della schermata. Si raccomanda di allegare file zippati (estensione.zip o.rar), di controllare le dimensioni dei file che si allegano, di oscurare su qualsiasi allegato eventuali dati identificativi diretti o indiretti. Per la diagnostica per immagini, includere nella immagine fotografica un righello graduato in centimetri. Gli operatori che dispongono dell apparato di teleradiologia per la consultazione da remoto di diagnostica per immagini DICOM, potranno copiare ed incollare la relativa URL nel campo a formato libero testuale Quesito. Eventuali link a pagine web possono essere inseriti nei campi a formato libero della scheda.

Pag. 18 di 29 Vers.: 1. 0 Figura 10 Finestra per l inserimento di allegati Per ciascun file sarà richiesta la classificazione. Per ogni file allegato occorre selezionare: - diagnostica per immagini - diagnostica su tracciato - refertazione - altro. Una volta aggiunti tutti gli allegati, fare click sul tasto OK.

Pag. 19 di 29 Vers.: 1. 0 Figura 11 Richiesta di classificazione dell allegato La scheda di richiesta di teleconsulto può essere salvata nella cartella bozze, utilizzando il tasto sulla barra in alto Salva, per essere completata ed inviata in un secondo momento. Utilizzando il tasto Stampa, si ottiene un anteprima di stampa del Rapporto del Teleconsulto. Esso può essere stampato in formato cartaceo, oppure può essere salvato in un file in un formato definito dall operatore, su disco o altro supporto. La scheda di richiesta di teleconsulto è inviata al centrdi gestione con il tasto Invia. Il teleconsulto inviato sarà, quindi, inserito nella cartella teleconsulti Inviati, con l indicazione del numero, dell operatore, della specialità e della data e ora di invio. Facendo due volte click su un teleconsulto della lista Inviati, si potranno visualizzare la scheda di richiesta e gli allegati. Esso potrà essere salvato in bozza utilizzando il testo Salva e potrà essere stampato, oppure salvato sotto forma di Rapporto del teleconsulto, utilizzando il tasto Stampa. Esso potrà, infine, essere eliminato utilizzando il tasto in basso a destra Elimina.

Pag. 20 di 29 Vers.: 1. 0 3.6 Compilazione di una scheda di risposta Le richieste di teleconsulto (R) si trovano nella lista dei teleconsulti Arrivati. Tali richieste sono visualizzate con un doppio click sul teleconsulto e le risposte possono essere compilate direttamente, oppure possono essere salvate in Bozze, modificate ed eventualmente inviate in un secondo momento. Figura 12 - Visualizzazione della scheda di richiesta arrivata I dati contenuti nella richiesta non sono modificabili. Gli allegati possono essere salvati e visualizzati. Il numero nella lista dei teleconsulti Arrivati si riferisce al numero del teleconsulto generato dal Centro sanitario emittente. Il codice del teleconsulto sarà, quindi, composto in maniera univoca dal numero della scheda, dal numero della postazione e dal codice del Centro sanitario richiedente. Per compilare la risposta, l operatore deve selezionare la cartella Scheda di Risposta.

Pag. 21 di 29 Vers.: 1. 0 Figura 13 Scheda di risposta I campi Cognome e Nome del medico consultato ed il codice ICD9-CM sono obbligatori. L inserimento del codice ICD9-CM avviene con la medesima operatività descritta per la compilazione delle richieste di teleconsulto. I campi Seconda opinione sulla diagnosi presunta, Risposta al quesito formulato, Terapia farmacologia consigliata, Altre terapie consigliate, Approfondimenti diagnostici consigliati sono a formato libero. Utilizzando il tasto di finestra panoramica si potrà visualizzare il testo. L intero teleconsulto, composto dalla scheda di richiesta e dalla scheda di risposta con eventuali allegati, può essere salvato in Bozze utilizzando il tasto Salva. Può, inoltre, essere stampato o salvato, sotto forma di Rapporto del teleconsulto, su file in una cartella dell hard disk o altra periferica, utilizzando il tasto Stampa. Gli allegati potranno essere inseriti con le stesse modalità, tipo e raccomandazioni descritti per la richiesta di un teleconsulto. 3.7 Visualizzazione del rapporto del teleconsulto Un teleconsulto può essere stampato o salvato come Rapporto del Teleconsulto su file, in una cartella dell hard disk o altra periferica, utilizzando il tasto Stampa. Facendo click sul tasto Stampa compare l anteprima di stampa. La barra degli strumenti della finestra di stampa permette il salvataggio su file, dando la possibilità di scegliere il formato preferito. Questa funzione permette la realizzazione di un archivio documentale personalizzato. Di seguito è riportata un anteprima di stampa in formato.doc.

Pag. 22 di 29 Vers.: 1. 0 3.8 Stampa di un rapporto del teleconsulto La stampa del rapporto di un teleconsulto contiene le seguenti informazioni: Numero scheda 26 Scheda richiesta Data:21/02/05 Centro richiedente M002-ANGOLA-HOSPITAL DA DIVINA PROVIDENCIA-LUANDA Operatore richiedente Cognome Nome Rossi Mario Priorita richiesta Specialita richiesta Normale Genetica Sesso M Eta 3 Codice caso clinico AD54Z32 Codice caso clinico prec. NO Peso Kg 20 Altezza cm. 90 Anamnesi Esame obiettivo IDC9-CM 740---759 MALFORMAZIONI GENETICHE Diagnosi presunta Terapia farmacologica precedente Altre terapie precedenti Terapia farmacologica in corso Altre terapie in corso Quesito formulato Seconda opinione Richiesta con N. 2 allegati

Pag. 23 di 29 Vers.: 1. 0 Scheda di risposta Centro rispondente I014 OSPEDALE PEDIATRICO BAMBINO GESU - ROMA Medico consultato Cognome Nome Bianchi Carla IDC9-CM 748.60 ANOMALIE DEL POLMONE, NON SPECIFICATE Seconda opinione sulla diagnosi presunta Risposta al quesito formulato Terapia farmacologica consigliata Altre terapie consigliate Approfondimenti diagnostici consigliati Risposta con N. 3 Allegati Allegati c:\doc\immagine.zip c:\doc\tracciato.zip c:\doc\.documento.zip

Pag. 24 di 29 Vers.: 1. 0 3.9 Centro di gestione del servizio di teleconsulto Il centro di gestione del servizio di teleconsulto dispone di funzionalità di gestione e inoltro dei messaggi di servizio e di liste di distribuzione, oltre che di funzionalità di monitoraggio e verifica sullo stato e il tracciamento della richiesta relativamente ai livelli di servizio di 72 ore lavorative concordati con i Centri sanitari in Italia. Tale stato è anche segnalato da un allarmistica in differenti colori del teleconsulto nella lista dei teleconsulti inoltrati, con riferimento allo stato di 72 ore lavorative scadute ( rosso ), di 24 ore alla scadenza ( blu ), di inoltrato da meno di 48 ore lavorative ( grassetto ), di teleconsulto completato (non evidenziato). Figura 14 Lista dei teleconsulti inoltrati

Pag. 25 di 29 Vers.: 1. 0 3.10 Videoconsulto Facendo click sul tasto Videoconsulto di un teleconsulto completato o di una richiesta di teleconsulto è possibile inoltrare una richiesta di prenotazione di un video consulto,per approfondire il caso oggetto di teleconsulto con il Centro sanitario corrispondente. La procedura di gestione di un videoconsulto prevede, dunque, che esso possa essere richiesto da un Centro sanitario (convocatore) esclusivamente sulla base di un teleconsulto completato o in corso. Tale prenotazione può essere inoltrata direttamente dalla schermata di visualizzazione della risposta al teleconsulto (nel caso dei Centri sanitari all estero), oppure nella fase di invio di una risposta (nel caso dei Centri sanitari in Italia). Il centro di gestione provvederà ad inoltrarla al Centro sanitario corrispondente (convocato) e a gestire sia la risposta del Centro convocato verso il Centro convocatore, che la procedura di generazione e trasferimento degli inviti al videoconsulto (trasmissione dei link al portale web e dati al giorno e all ora al convocatore ed al convocato). Facendo click sulla voce Videoconsulti del menu è possibile visualizzare sia la lista delle Prenotazioni di un videoconsulto, che quella relativa agli Inviti ricevuti. La cartella delle prenotazioni permette l accesso alle seguenti liste: - Lista delle prenotazioni Ricevute da un Centro in Italia che richiede un approfondimento contestualmente all invio di una risposta ad un teleconsulto, oppure da un Centro all estero che richiede un approfondimento a valle della ricezione di una risposta; - Lista delle prenotazioni Inviate, che contiene la lista delle richieste di prenotazione di un videoconsulto inviate dall utente al centro di gestione (R) e la lista delle risposte ad una richiesta di prenotazione di un video consulto da parte di un altro Centro sanitario (C). La cartella degli Inviti ad un videoconsulto contiene la lista degli inviti ricevuti dal centro di gestione a collegarsi in videoconsulto alla data e l ora concordati, facendo click sull indirizzo web contenuto nell invito. Facendo click sul bottone Videoconsulto, viene visualizzata una scheda da compilare con i dati relativi al giorno e all ora proposti per lo svolgimento di un videoconsulto con l operatore rispondente (fino a tre alternative). Durante la compilazione dei campi relativi ai giorni e ora, compariranno automaticamente le conversioni in ora locale in Italia e nel paese estero. Gli operatori riceveranno l invito a partecipare al videoconsulto nel giorno e l ora concordati all indirizzo e-mail indicato. Analogamente, un operatore di un Centro sanitario in Italia può decidere di richiedere un videoconsulto con il medico richiedente, in fase di invio di una risposta.

Pag. 26 di 29 Vers.: 1. 0 Figura 15 Prenotazione di un videoconsulto L arrivo di una richiesta, di una risposta o di un invito relativi ad un videoconsulto è segnalata nella lista delle prenotazioni arrivate ed è gestita in modo analogo alla lista dei teleconsulti arrivati (grassetto e numero di prenotazioni non lette). Facendo click sulla singola prenotazione, viene visualizzata la scheda con i dati relativi alla richiesta di videoconsulto (codice di prenotazione automaticamente attribuito dal sistema, codice del teleconsulto oggetto di approfondimento, nomi del Centro sanitario convocatore e del Centro sanitario convocato). Per rispondere alla richiesta occorre selezionare il giorno e l ora prescelti, oppure indicare che nessuna delle tre possibilità è accolta (videoconsulto rifiutato). Facendo click sul bottone Conferma, la risposta viene inviata. Il convocatore potrà proporre nuove date, riutilizzando e rielaborando dalla lista delle prenotazioni inviate la medesima scheda.

Pag. 27 di 29 Vers.: 1. 0 Figura 16 Inserimento della risposta ad una richiesta di prenotazione videoconsulto Infine la lista relativa agli Inviti, contiene i messaggi che contengono l indirizzo web (link) per l accesso al portale per i videoconsulti, al quale l operatore convocatore o convocato deve collegarsi alla data e l ora concordate, perché il videoconsulto abbia luogo. Figura 17 Invito ad un videoconsulto

Pag. 28 di 29 Vers.: 1. 0 A tale indirizzo web si può accedere da qualunque postazione dotata di browser e ActiveX. Il medico convocato non potrà connettersi al servizio fin tanto che non risulti connesso il medico convocatore. Nel giorno e l ora concordati, facendo click sul bottone Collegati del messaggio di invito, oppure copiando nel campo indirizzo del browser Internet il link ivi riportato, l operatore può accedere al portale del videoconsulto. La prima volta che un videoconsulto ha luogo da una determinata postazione, il sistema effettua il download del software (plug-in) su quella postazione. Successivamente all istallazione automatica di tale software il sistema presenta la schermata di avvio del videoconsulto. Figura 18 Visualizzazione del videoconsulto Di seguito si descrivono sinteticamente le macroaree di lavoro visualizzate dalla schermata del videoconsulto. Per il dettaglio sull operatività si rimanda al manuale E-Works - Ew2 Videoconferencing software Manuale d uso utente.

Pag. 29 di 29 Vers.: 1. 0 L area in alto a sinistra dello schermo è dedicata alle immagini video riprese dalle webcam del convocatore e del convocato. L area a sinistra dello schermo è dedicata, nell ordine dall alto in basso, rispettivamente a: - la chat virtuale tra i partecipanti; - il pulsante connetti/disconnetti (le due spine allacciate indicano che la connessione è avviata) seguito dai bottoni di shortcuts. Facendo click sulle icone, l utente può intervenire nel meeting con la modalità rappresentata dall icona (per esempio, registrazione del consulto, utilizzo di dispositivi disponibili sulla postazione, ecc.). Le modalità di intervento a cui il partecipante è abilitato (icona attiva) è stabilita dal convocatore; - l elenco dei nomi dei partecipanti (il nome del Centro sanitario del convocatore e quello del Centro sanitario del convocato), a fianco dei quali compaiono le icone relative alle modalità di intervento nel meeting a cui ciascun partecipante è abilitato secondo quanto definito dal convocatore. Il convocatore può modificare in ogni momento tali modalità agendo sulle icone stesse, oppure facendo click con il tasto destro del mouse sul nome del partecipante ed agendo sulle voci del menu contestuale (per esempio audio abilitato/disabilitato, pubblicazione sulla whiteboard abilitata/non abilitata ecc.ecc.). L area in basso al centro è dedicata alla visualizzazione del pannello di collaborazione (whiteboard). Su di esso possono essere visualizzati file di vario tipo, visibili contemporaneamente ai partecipanti. L area in basso a sinistra è dedicata ai bottoni per agire sulla pubblicazione nel pannello di collaborazione. I bottoni attivi sono contrassegnati delle icone relative alle azioni a cui il partecipante è abilitato. Operando su tali bottoni è possibile aprire e condividere file presenti in locale sulla postazione, così come condividere azioni su di essi (per esempio scorrere testi o indicare con la matita zone di una figura ecc.).