BAREA CANAL BARES BCB PROFESSIONISTI ASSOCIATI L OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Adempimenti per le imprese Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 1
Normativa e Prassi Legge n. 244 del 24.12.2007, articolo 1 commi 209-214 (L. stabilità 2008) Direttiva UE 45/2010 L. 24.12.2012 n 228 (recepimento della direttiva 45/2010) D.M. 55/2013 (regolamento FatturaPA) Circolare MEF N 1 del 31.03.2014 DL 24.04.2014 N 66, art. 25 Decreto MEF 17.06.2014 Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 2
FINALITÁ Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili l emissione la trasmissione l archiviazione la conservazione delle fatture nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (PA) anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica" (art. 1, co. 209 L. 244/2007) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 3
La Fatturazione Elettronica verso la PA (FatturaPA) rappresenta uno strumento di: semplificazione trasparenza rendicontazione monitoraggio FINALITÁ Altri Paesi europei (Danimarca, Svezia, Norvegia, Finlandia, Spagna) hanno già adottato la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) L obbligo verso la PA rappresenta un volano per favorirne l adozione della Fatturazione Elettronica nei rapporti tra imprese Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 4
COME FUNZIONA Operatori Economici Fatture e notifiche Sistema di Interscambio (AE e SOGEI) Fatture e notifiche Monitoraggio Pubblica Amministrazione Ragioneria Generale dello Stato Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 5
DECORRENZA OBBLIGATORIA Sono fissate decorrenze ripartite 6 giugno 2014 Ministeri (Istituti di istruzione statale, Musei e biblioteche statali, Polizia, Carabinieri, V.F., ecc.) Agenzie Fiscali (Demanio, Dogane e Monopoli, Entrate) Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale (INPS, INAIL, ENASARCO, Casse di previdenza delle varie attività professionali, ecc.) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 6
DECORRENZA OBBLIGATORIA 31 marzo 2015 altri enti nazionali (ENIT, ENAC, AGCOM, ENEA, CONI, ISTAT, GSE spa, ANAS spa, ICE, ANCI, UNIONCAMERE, CNR, Teatri stabili a iniziativa pubblica, Università e istituti di istruzione universitaria pubblici, ecc.) amministrazioni locali (Regioni, Province, Comuni, Aziende Ospedaliere, ASL, CCIAA, ecc.) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 7
DECORRENZA ANTICIPATA VOLONTARIA dal 6 dicembre 2013 anche prima della decorrenza obbligatoria le PA hanno la facoltà di concordare con gli Operatori Economici la ricezione delle Fatture Elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 8
EFFETTI DALLA DATA DI DECORRENZA Solo Fatture Elettroniche Dalle predette date di entrata in vigore, le rispettive PA non possono più accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 9
EFFETTI Nessun pagamento senza Fattura Elettronica Decorsi tre mesi dalle predette date di entrata in vigore le rispettive PA non possono più procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino alla ricezione della fattura in forma elettronica Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 10
PERIODO DI TRANSIZIONE Nei 3 mesi successivi alla decorrenza dell obbligo della fatturazione elettronica, le PA potranno ancora accettare e pagare le fatture cartacee emesse entro la data di decorrenza Esempio: fattura cartacea spedita prima della decorrenza dell obbligo ma: a) pervenuta alla PA dopo tale data b) pervenuta prima ma non ancora pagata a causa dei tempi tecnici di verifica, contraddittorio ed eventuale rettifica della fattura (in tal caso è pagabile anche dopo i 3 mesi: Circ. MEF n 1 del 31.03.2014, 4) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 11
SOGGETTI INTERESSATI Gli OPERATORI ECONOMICI, cioè i fornitori di beni e servizi verso la PA, obbligati all utilizzo della fattura elettronica e alla conservazione sostitutiva LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI, che devono attivarsi per la ricezione della fattura elettronica e la conservazione sostitutiva GLI INTERMEDIARI, ai quali gli Operatori Economici possono rivolgersi per l emissione, la trasmissione e la conservazione sostitutiva della fattura elettronica Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 12
LE PA INTERESSATE Le PA verso le quali si applicano le disposizioni in materia di fatturazione elettronica sono individuate in un elenco elaborato entro il 30 settembre di ogni anno dall ISTAT Elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196 Rinvenibile all indirizzo http://www.istat.it/it/archivio/6729 Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 13
L INDICE DELLE PA Le PA devono identificare i propri uffici deputati alla ricezione delle Fatture Elettroniche nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) L IPA è l anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica a cui il SdI fa riferimento per indirizzare le FatturePA agli uffici centrali e periferici delle PA deputati a riceverle Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 14
L INDICE DELLE PA Tutte le PA che si registrano in IPA ricevono un Codice Univoco Ufficio necessario per la trasmissione e la ricezione delle fatture all ufficio della PA deputato a riceverle Il Codice va obbligatoriamente indicato nella FatturaPA affinché sia regolarmente compilata Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 15
DISPONIBILITÁ DEI CODICI IPA Le PA devono: completare il caricamento in IPA degli uffici tre mesi prima della decorrenza dell obbligo di Fatturazione Elettronica comunicare a ciascun fornitore l elenco dei contratti vigenti, specificando per ogni contratto il Codice Univoco Ufficio destinatario della FatturaPA e indicando la data da cui è operativo il servizio di ricezione della FatturaPA Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 16
DISPONIBILITÁ DEI CODICI IPA Sul sito www.indicepa.gov.it è possibile individuare le PA e ottenere le informazioni: sugli uffici destinatari delle fatture sul Codice Univoco Ufficio da indicare in fattura sul codice fiscale e p.iva dell Ufficio PA sulla data di avvio del servizio di ricezione della FatturaPA altre informazioni Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 17
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CODICE UNIVOCO UFFICIO DESTINATARIO NON PRESENTE NELL IPA Va indicato in fattura un codice Ufficio di Fatturazione Elettronica Centrale della medesima PA, assegnato ad ogni PA presente in IPA Uff_eFatturaPA Attività dello SdI: a) se individua l esistenza di un Codice Univoco Ufficio specifico, trasmette una notifica di scarto e segnala il codice corretto da usare b) in caso contrario la fattura viene inoltrata all ufficio PA centrale Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 21
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PA NON CENSITA NELL IPA Va indicato in fattura un codice di default 999999 previsto dalle Specifiche Tecniche Attività dello SdI: a) se individua il Codice Univoco Ufficio, trasmette la notifica di scarto e segnala il codice corretto da usare b) se individua più Uffici di fatturazione, trasmette la notifica di scarto e segnala il Codice di Fatturazione Elettronica Centrale c) negli altri casi invia l attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito d) a tal punto la fattura potrà essere inviata alla PA attraverso altri canali telematici (senza passare per il SdI) e potrà essere pagata dalla PA Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 23
LA FatturaPA È un documento informatico in formato XML, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa, anche tecnica, vigente in materia (DL. 55/2013) Deve avere le seguenti caratteristiche: AUTENTICITÀ DELL ORIGINE INTEGRITÀ DEL CONTENUTO LEGGIBILITÀ NEL TEMPO Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 24
FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA Ogni file FatturaPA trasmesso al SdI deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata che garantisce: l autenticità dell origine (identità emittente) l integrità delle informazioni contenute nella fattura (non possono essere alterate) La firma digitale inoltre associa al documento la data e l ora (riferimento temporale) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 25
FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale www.agid.gov.it Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 26
LA LEGGIBILITÀ DELLA FatturaPA Per tutto il periodo della conservazione: deve essere possibile leggere la FatturaPA su schermo o tramite stampa deve essere disponibile un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 27
CONTENUTO DELLA FatturaPA La fattura elettronica deve essere emessa nel rispetto: delle disposizioni sul contenuto della fattura previste dall art. 21 del D.P.R. 633 delle regole tecniche previste dal Codice dell Amministrazione Digitale del formato fattura previsto dal DM 55/2013 Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 28
SPECIFICHE TECNICHE Le SPECIFICHE TECNICHE sono rese Disponibili sul sito del SdI www.fatturapa.gov.it Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 29
CONTENUTO INFORMATIVO FORMATO La fattura elettronica deve riportare i dati e le informazioni indicati e definiti nell Allegato «A» al DM 55/2013: Formato della fattura elettronica Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 30
CONTENUTO INFORMATIVO Per assicurare l'effettiva tracciabilità dei pagamenti alle PA la FatturaPA deve indicare anche: il CIG (Codice identificativo Gara), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità (L. 13.08.2010, n. 136) CUP (Codice Unico di Progetto) in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della L. 16.01.2003, n. 3 Le PA non possono procedere al pagamento delle FatturePA prive dei codici Cig e Cup Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 31
CONTENUTO INFORMATIVO Oltre al contenuto obbligatorio per rispetto della normativa IVA (come per le fatture cartacee) e per la trasmissione tramite il SdI, possono essere inserite ulteriori informazioni (richieste dalla PA nei contratti): necessarie per l integrazione del processo di fatturazione elettronica con i sistemi gestionali delle PA e/o con i sistemi di pagamento rilevanti in relazione alle tipologie di beni e servizi forniti e alle necessità informative intercorrenti tra il singolo fornitore e la singola PA Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 32
ESEMPIO DI FatturaPA Sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it diverse funzioni di prova ed esempi di fatture e ricevute di trasmissione ESEMPIO FATTURA ELETTRONICA TRATTO DAL SITO Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 33
ESEMPIO FatturaPA VISUALIZZAZIONE FORMATO XML Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 34
ESEMPIO FatturaPA VISUALIZZAZIONE leggibile Codice Univoco Ufficio Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 35
Codice Fiscale dell UfficioPA (anche campo partita iva se ne è dotato) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 36
N.B. Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 37
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IMPOSTA DI BOLLO Anche per la FatturePA è dovuta l Imposta di Bollo alle medesime condizioni e nella stessa misura ( 2,00) stabilita per le fatture tradizionali la fatturava deve riportare specifica annotazione di assolvimento del bollo ai sensi del DM 17.06.2014 va versata con F24 telematico, in unica soluzione e per tutte le fatture dell anno, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 39
SPLIT PAYMENT Per le fatture che dal 1 gennaio 2015 sono soggette al regime dello split payment Il formato della FatturaPA è stato adeguato per permettere l indicazione dell annotazione «scissione dei pagamenti» prevista dal Decreto MEF del 23.01.2015 Nel campo «ESIGIBILITÀ IVA» (contenuto nel blocco informativo «DATIRIEPILOGO») è stata aggiunta la possibilità di selezionare il carattere «S» = Split Payment Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 40
IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SdI) E un sistema informatico che: riceve le FatturePA nella forma tecnica prevista dalla legge effettua controlli meramente formali sulle fatture ricevute inoltra le FatturePA alle PA destinatarie invia le ricevute/notifiche al trasmittente e/o al ricevente E gestito dall Agenzia delle Entrate che si avvale di SOGEI spa per la parte tecnica Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 41
SISTEMA DI INTERSCAMBIO Operatori Economici Fatture e notifiche Sistema di Interscambio (AE e SOGEI) Fatture e notifiche Monitoraggio Pubblica Amministrazione Ragioneria Generale dello Stato Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 42
SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il SdI presidia il processo di ricezione e inoltro delle fatture elettroniche alle PA fornisce i servizi di accreditamento al sistema riceve le fatture trasmesse in formato elettronico effettua le opportune verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura) valida e gestisce i flussi delle fatture Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 43
IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SdI) indirizza le fatture alle PA destinatarie notifica l esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta invia alla Ragioneria Generale dello Stato (RGS) i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica fornisce supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SdI Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 44
OPERATORE ECONOMICO Trasmissione FatturaPA SISTEMA DI INTERSCAMBIO Controlli propedeutici all inoltro PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Notifica di scarto NO Controlli superati SI Inoltro FatturaPA Notifica mancata consegna NO N.B. Inoltro riuscito SI Ricezione FatturaPA Ricevuta di Consegna Verifica di accettabilità Notifica rifiuto Notifica accettazione Inoltro notifica rifiuto Inoltro notifica accettazione Notifica rifiuto Notifica accettazione NO SI Verifica superata entro 15 gg (non perentorio) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 45
INTERMEDIARI Con apposita delega, gli Operatori Economici e le PA possono affidare in outsourcing tutto o parte del processo di emissione, trasmissione e conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche a soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche: gli INTERMEDIARI Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 46
INTERMEDIARI Gli Intermediari possono offrire servizi di emissione delle fatture elettroniche (in tal sarà l intermediario ad apporre la firma digitale) trasmissione delle fatture al sistema d'interscambio (SDI) conservazione a norma delle fatture elettroniche inviate Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 47
SISTEMA DI INTERSCAMBIO - INTERMEDIARI Operatori Economici Intermediari Sistema di Interscambio (AE e SOGEI) Intermediari Pubblica Amministrazione Ragioneria Generale dello Stato Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 48
SERVIZI GRATUITI PER LE PMI Consentono gratuitamente l'emissione, l'invio e la conservazione elettronica delle fatture e delle notifiche 1) Piattaforma MEPA per le imprese attive sul mercato elettronico della PA, che hanno almeno un prodotto a catalogo (utilizzabile anche per le fatture a soggetti non PA) 2) Infocamere per le imprese iscritte in CCIAA e per un numero limitato di fatture https://fattura-pa.infocamere.it/fpmi/service Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 49
TRASMISSIONE DELLE FATTURE La FatturaPA va trasmessa solo attraverso il SdI scegliendo tra uno dei seguenti 5 canali: 1) PEC (come allegato di max 30 MB) 2) Invio via web (per i soggetti accreditati Entratel e Fisconline, max 5 MB) 3) SDICoop (per tutti i fornitori della PA) 4) SDIFTP (per soggetti strutturati con elevati volumi di fatture, Max 150MB) 5) SPCoop (solo fra Enti della PA attestati sul Sistema Pubblico di Connettività: SPC) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 50
TRASMISSIONE DELLE FATTURE Per la trasmissione via PEC (1) non è necessario accreditarsi presso il SdI è sufficiente possedere una casella PEC di gestore incluso nell elenco pubblico presente sul sito www.agid.gov.it La fatturapa va in allegato al messaggio PEC Massimo 30MB Indirizzo a cui inviare: sdi01@pec.fatturapa.it Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 51
TRASMISSIONE DELLE FATTURE Per l invio via web (2) non è necessario accreditarsi presso il SdI E necessario possedere le credenziali Entratel o Fisconline, oppure disporre di una Carta Nazionale dei Servizi abilitata ai servizi telematici dell AE La trasmissione avviene tramite un applicazione disponibile sul sito FatturaPA Massimo 5MB Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 52
TRASMISSIONE DELLE FATTURE Per utilizzare i canali SDICoop (3), SDIFTP (4) e SPCoop (5) è necessario essere accreditati presso il SDI (tramite apposite funzionalità disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it) con il quale si sottoscrive un Accordo di Servizio che regola le modalità e le condizioni di utilizzo dei servizi per la trasmissione della FatturaPA Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 53
MOMENTO DI EMISSIONE Ai sensi dell'articolo 21, del DPR 633/1972, La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 54
MOMENTO DI EMISSIONE La FatturaPA si considera trasmessa per via elettronica (ai sensi dell'articolo 21, comma 1 del DPR 633/1972) e ricevuta dalla PA solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del SdI Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 55
MOMENTO DI EMISSIONE Qualora per cause tecniche la trasmissione alla PA non fosse possibile, il SdI invia al Soggetto Trasmittente una notifica di mancata consegna Successivamente il SdI: contatta il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema a problema risolto procede con l invio trascorsi 10 gg se non è riuscito il recapito della fattura, invia al trasmittente l attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito a tal punto la fattura potrà essere inviata attraverso altri canali telematici alla PA e potrà essere pagata Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 56
MOMENTO DI EMISSIONE Secondo il Ministero delle Finanze la fattura elettronica può darsi per emessa ai fini iva anche a fronte del rilascio da parte del Sistema di Interscambio della notifica di mancata consegna (Circ. n 1 del 31.03.2014, par. 3) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 57
MOMENTO DI EMISSIONE Ricevuta di consegna oppure notifica di mancata consegna Prova di Emissione della FatturaPA Decorrenza termini di pagamento Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 58
VERIFICA DI ACCETTABILITÁ Ricevuta la fattura, entro 15 gg (termine non perentorio), la PA effettua una verifica di accettabilità con riferimento agli ordini e ai contratti Segue una notifica di accettazione o di rifiuto della PA al SdI Il SdI notifica al trasmittente della fattura l accettazione/rifiuto ricevuto dalla PA Decorsi i 15 gg senza notifiche dalla PA, il SdI trasmette una «notifica di decorrenza termini» Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 59
OBBLIGO DELLA CONSERVAZIONE ELETTRONICA Operatori Economici e PA sono obbligati alla conservazione elettronica delle FatturePA La conservazione elettronica è una procedura informatica, regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale (prova ad ogni effetto di legge) a tutti i documenti informatici firmati digitalmente Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 60
CONSERVAZIONE ELETTRONICA Le Fatture Elettroniche devono essere memorizzate attraverso la trasposizione su supporti di memorizzazione digitale che garantiscano: la leggibilità sino al termine della conservazione Il rispetto dell ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (ad es. nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di questi ultimi) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 61
CONSERVAZIONE ELETTRONICA E consentito effettuare la Conservazione elettronica delle sole Fatture Elettroniche a condizione che le stesse siano: numerate progressivamente con distinta serie numerica, in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per periodo di imposta annotate in un apposito registro sezionale N.B.: Con tale soluzione le altre fatture cartacee (analogiche) potranno essere conservate con le modalità tradizionali; diversamente tutte le fatture dovranno essere conservate elettronicamente (Circ. 36/2006 5.3) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 62
CONSERVAZIONE ELETTRONICA E necessario rispettare le ordinarie prescrizioni fissate per la conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione Il Decreto MEF del 17.06.2014 (in vigore dal 27/06) ha eliminato l obbligo di generazione e invio dell impronta all Agenzia Entrate Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 63
CONSERVAZIONE ELETTRONICA Documento Analogico Documento Informatico Memorizzazione Marca Temporale Firma Elettronica Qualificata Conservazione Elettronica Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 64
CONSERVAZIONE ELETTRONICA La conclusione del processo di conservazione deve avvenire per l emittente entro 3 mesi dalla scadenza dei termini per la presentazione della dichiarazione annuale Esempio per i contribuenti con esercizio coincidente con l anno solare: Fattura emessa il 15.06.2014 termine per la conclusione della conservazione: 31.12.2015 Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 65
CONSERVAZIONE ELETTRONICA Solo dopo la conclusione del processo di conservazione eletronica possono essere distrutti i documenti analogici (cartacei) L utilizzo della conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti va comunicata all Agenzia Entrate mediante indicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d imposta di riferimento Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 66
CONSERVAZIONE ELETTRONICA ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DEL MODELLO UNICO2015 (società di capitali) 18.17 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI Nel rigo RS104 va indicato: il codice 1, qualora il contribuente, nel periodo d imposta di riferimento, abbia conservato in modalità elettronica, almeno un documento rilevante ai fini tributari; il codice 2, qualora il contribuente, nel periodo d imposta di riferimento, non abbia conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari (art. 5, comma 1, del d.m. 17 giugno 2014). Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 67
CONSERVAZIONE elettronica In caso di verifiche tributarie il documento informatico deve essere: leggibile da parte dei verificatori su richiesta, reso disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture contabili può essere esibito anche per via telematica Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 68
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Le società lo devono nominare, mentre per le persone fisiche si identifica con il contribuente, salvo sia nominato un terzo 1. attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 2. gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l'accesso alle informazioni 3. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati 4. predispone le misure di sicurezza del sistema al fine di garantire la sua continua integrità Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 69
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 5. richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto intervento (documento analogico originale unico) 6. definisce e documenta le procedure da rispettare per l'apposizione della marca temporale 7. verifica, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili, adotta gli opportuni accorgimenti al fine di assicurare la leggibilità degli stessi 8. provvede al riversamento diretto o sostitutivo Il Responsabile può delegare in tutto o in parte le sue funzioni persone competenti Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 70
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il Responsabile della Conservazione redige il MANUALE DELLA CONSERVAZIONE nel quale sono illustrati dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione (Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 03/12/2013) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 71
LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI Se il luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscali è diverso da quello già comunicato per i documenti cartacei, va trasmesso all Agenzia Entrate il modello AA7 o AA9 per segnalare gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all estero. (Circ. 24.06.2014 N. 18/E) Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 72
TERMINI DI CONSERVAZIONE A fini civilistici: 10 anni A fini tributari: 4 anno successivo alla presentazione della dichiarazione o 5 anno successivo in caso di omissione di presentazione della dichiarazione N.B.: I termini fissati a fini tributari sono raddoppiati in caso di violazioni sanzionabili penalmente Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 73
BAREA CANAL BARES BCB PROFESSIONISTI ASSOCIATI Studio Barea Canal Bares Professionisti Associati Via Zandonai 10 30174 Mestre (Ve) Tel. +39 041 5028411 Fax +39 041 5028460 http://www.studiobcb.it/ GRAZIE PER L ATTENZIONE Studio Barea Canal Bares Dott. Paolo Zanatta 26.02.2015 74