e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 1 di 9 POCEDUA INDICE INDICE...1 1. SCOPO...2 2. CAMPO DI APPLICAZIONE...2 3. DIAGAMMA DI FLUSSO...3...3 4.ESPONSABILITÀ...4 5.DESCIZIONE DELLE ATTIVITÀ...5 6.IFEIMENTI...9 7.ALLEGATI...9 Preparato SIC Interno e Servizio Ingegneria Clinica Autorizzato Direttore Sanitario P.P.O.O. di ete Autorizzato Direttore Sanitario Aziendale Autorizzato Direttore Amministrativo Aziendale Approvazione Direttore Generale Data:
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 2 di 9 POCEDUA 1. SCOPO Lo scopo della presente procedura è quello di descrivere le modalità e le responsabilità relative all acquisto di nuove attrezzature biomedicali al fine di potenziare e rinnovare il parco apparecchiature in uso presso la ASL di Nuoro. L obiettivo è quello di garantire l appropriatezza, la sicurezza e il continuo aggiornamento del patrimonio tecnologico rinnovando da un lato le apparecchiature obsolete o non più adeguate agli standard di sicurezza in vigore e programmando dall altro l acquisizione di nuove tecnologie che rendano più efficace ed efficiente l erogazione delle prestazioni sanitarie. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura si applica all acquisto di nuove attrezzature biomedicali da parte della ASL di Nuoro. Le apparecchiature che rientrano nel campo di applicazione della presente procedura sono indicativamente le seguenti: Apparecchiature elettromedicali e relativi accessori (sostanzialmente tutti i dispositivi elettrici utilizzati a scopo di diagnosi, trattamento, monitoraggio, supporto, riabilitazione) Apparecchi di laboratorio e relativi accessori utilizzati per l effettuazione di esami chimici Apparecchi per bioimmagini e relativi accessori Attrezzature biomedicali ( lampade scialitiche, tavoli operatori, letti da degenza e terapia intensiva, unità per dialisi, frigoriferi biologici,ecc.) Computer e relative periferiche, collegati alle apparecchiature di cui ai precedenti punti, con uso specifico a corredo delle tecnologie biomediche.
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 3 di 9 POCEDUA 3. DIAGAMMA DI FLUSSO Tipologie di Proposte di Acquisto innovo Programmato innovo Urgente Potenziamento Manutenzione straordinaria FASE 1 Proposta Acquisto Nuove Attrezzature (Direzione Sanitaria P.O. - Distretto/Servizio di Ingegneria Clinica/SIC interno) FASE 2 E un innovo Urgente? SI innovo Urgente Apparecchiature (if. Procedura fuori uso) FASE 3 NO L elaborazione viene fatta sulla base di: dati di manutenzione dati di valutazione clinica dati economici FASE 4 Elaborazione Piano di Investimento annuale (Servizio di Ingegneria Clinica) Valutazione del Piano di Investimento (D.S. PP.OO. ete/coordinatore Distrett/SIC interno) FASE 5 Valutazione e Validazione Piano di Investimento annuale (Direzione Generale) FASE 5.1 Attivazione Procedimento di Acquisto delle Nuove Attrezzature (Servizio Provveditorato) FASE 5.2 Attivazione Procedimento di Fuori Uso/Dismissione Programmata delle attrezzature da rinnovare
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 4 di 9 POCEDUA 4. ESPONSABILITÀ Valutazione Clinica e ichiesta Acquisto Nuove Apparecchiature Approvazione ichiesta Validazione ichiesta P.O./Distretto Validazione D.S. PP.OO. di rete/ Coordinatore Distretti Elaborazione Piano Valutazione Piano D.S. PP.OO. ete/coordinatore Distretti Validazione Piano Investimento Annuale Attivazione Procedimento di Acquisto esponsabile di U.O. esp. Dipartimento Direzione di P.O./Distretto Direzione PP.OO. di rete/ Coordinatore Distretti SIC SIC Interno /C C C C Servizio Provveditorato Direzione Generale
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 5 di 9 POCEDUA 5. DESCIZIONE DELLE ATTIVITÀ FASE 1 Il esponsabile di eparto compila il modulo di valutazione clinica delle apparecchiature in uso (All.1) e propone l acquisizione di nuove apparecchiature sulla base del numero di prestazioni annue rilevato o presunto (All.2). La ichiesta di Acquisto di una nuova attrezzatura (All.2) può essere riconducibile a tre categorie principali: 1. innovo/acquisto Urgente 2. innovo programmato 3. Potenziamento 4. Manutenzione straordinaria Di seguito si descrivono più in dettaglio le tre categorie summenzionate. 1. Il innovo Urgente si ha in conseguenza di un Fuori Uso indifferibile (rif. Procedura di Fuori Uso) quando occorre acquisire al più presto una nuova apparecchiatura in sostituzione di quella non più utilizzabile, per far fronte alle esigenze del eparto/servizio. In casi eccezionali può essere necessario acquisire con urgenza apparecchiature non sostitutive con la stessa procedura del fuori uso indifferibile e urgente. 2. Il innovo Programmato è quello più frequente in quanto si riferisce all acquisto di nuove apparecchiature in sostituzione di quelle che col passare del tempo diventano vecchie ed obsolete. Questo caso viene valutato mediante la predisposizione di un piano degli investimenti, così come descritto nella Fase 3. Il Modulo di Valutazione Clinica (All.1) redatto dai responsabili dei eparti/servizi è il modello da utilizzare per raccogliere i dati sull obsolescenza funzionale, sull efficacia clinica e sul grado di utilizzo delle apparecchiature.
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 6 di 9 POCEDUA 3. Il Potenziamento del parco tecnologico si realizza attraverso l acquisizione di un maggior numero di apparecchi in conseguenza di un aumento della richiesta di una data prestazione, o con l acquisto di nuove tipologie di apparecchiature destinate ad allestire un nuovo reparto/servizio o con la decisione di introdurre nuovi dispositivi e tecnologie emergenti che si rendano disponibili con lo scopo di migliorare il tipo e la qualità dell offerta diagnostica e terapeutica. ientrano in questa fattispecie i casi previsti nel disciplinare di gestione del Servizio di ingegneria clinica relativamente alla manutenzione straordinaria (art. 4.5 manutenzione straordinaria servizi extra canone). In particolare si fa riferimento a quanto indicato nel primo capoverso del paragrafo 4.5.1 del disciplinare di cui trattasi per specificare che, agli effetti della presente procedura, gli interventi di manutenzione straordinaria consistono in quegli interventi destinati ad operare una miglioria funzionale o di sicurezza delle apparecchiature tramite integrazioni e/o aggiunte alle configurazioni originarie delle stesse. I suddetti interventi, in virtù della loro natura, non sono riconducibili alle attività di manutenzione preventiva e correttiva e possono identificarsi, in modo non esaustivo, nelle seguenti categorie: - necessità di aggiornamento tecnico delle apparecchiature a seguito di modifiche e/o introduzione di disposizioni legislative o tecniche in materia; - opportunità di potenziamento delle apparecchiature individuate dalla ASL ed atte a conseguire migliori risultati dal punto di vista assistenziale, diagnostico e terapeutico; - migliorie funzionali suggerite dalle ditte produttrici; - le ristrutturazioni di apparecchiature non più riparabili o giunte alla fine del ciclo funzionale, comportanti la sostituzione di parti significative o interi moduli componenti limitatamente a quanto non in contrasto con le direttive sui dispositivi medici. In questi casi la ichiesta di Acquisto deve essere redatta su apposito modulo (All.2) indicando dettagliatamente le motivazioni alla base della richiesta. Questa fase deve essere completata entro il 1 Settembre.
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 7 di 9 POCEDUA FASE 2 L attivazione del procedimento di rinnovo urgente avviene a cura del Servizio Provveditorato che avvierà le procedure di acquisizione stabilite nel disciplinare di gestione del Servizio di Ingegneria Clinica in base a quanto previsto dalla Procedura di Fuori Uso/Dismissione Attrezzature Biomediche. FASE 3 Il Servizio di Ingegneria Clinica raccoglie tutte le richieste di acquisto sopra menzionate (eccetto quelle urgenti per le quali è attivata la procedura specifica citata nella Fase 2). Il piano degli investimenti sarà determinato annualmente associando a ciascuna apparecchiatura in uso uno specifico indice percentuale di priorità di sostituzione IPS, compreso tra 0 e 100%, che sarà determinato dall elaborazione dei dati tecnici, gestionali e clinici rilevati, sia mediante il software di gestione della manutenzione del parco macchine, sia attraverso la raccolta dei moduli di valutazione distribuiti presso i eparti/servizi. I parametri che saranno presi in considerazione per il calcolo dell indice sono: 1. Parametri tecnici: sicurezza efficienza tecnologica vetustà obsolescenza tecnica disponibilità parti ricambio affidabilità (tempo di indisponibilità, lunghi tempi riparazione) stato d uso
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 8 di 9 POCEDUA 2. Parametri clinici: Affidabilità clinica Efficacia clinica Appropriatezza Grado di utilizzo 3. Parametri economici: Indice costo manutentivo icavo relativo (DG/Tariffa) Indice costo di ammortamento Quindi viene redatto un elenco comprendente: le apparecchiature che necessitano di sostituzione, associate ad un indice di priorità di sostituzione (IPS) le nuove apparecchiature da acquisire per il potenziamento del parco tecnologico della ASL. Questa fase deve essere completata entro il 1 Ottobre. FASE 4 L elenco prodotto nella fase precedente (bozza di piano degli investimenti) verrà valutato dal D.S. PP.OO. di ete e dal Coordinatore dei Distretti, ciascuno per l area di competenza con il supporto del SIC interno. Questa fase verrà completata entro il 15 Ottobre.
e g i o n e A u t o n o m a d e l l a S a r d e g n a COD. 004 VESIONE 001 DATA 26/05/2009 Pagina 9 di 9 POCEDUA FASE 5 La Direzione Generale valuta il piano degli investimenti proposto dal Servizio di Ingegneria Clinica e valutato come specificato nella fase precedente, apportando tutte le eventuali modifiche e rimodulando se necessario le priorità, procedendo infine alla validazione del piano e determinando così la scelta definitiva della tipologia, quantità e qualità delle apparecchiature da acquisire. Questa fase verrà completata entro il 15 Novembre. FASE 5.1 In questa fase il Servizio Provveditorato attiverà il procedimento di acquisizione delle nuove attrezzature in base alle priorità stabilite dal piano degli investimenti e secondo le modalità indicate dal disciplinare di gestione del servizio di ingegneria clinica FASE 5.2 In parallelo alla fase 5.1 viene attivato un procedimento di Fuori Uso Programmato delle attrezzature da rinnovare mediante la predisposizione di un piano di Fuori Uso, che viene aggiornato secondo la tempistica di acquisizione delle nuove attrezzature previste dal piano annuale degli investimenti. NOTA GENEALE Il Piano annuale degli investimenti verrà sottoposto ad una revisione ed eventuale rimodulazione entro il 30 Maggio dell anno di riferimento. 6. IFEIMENTI Disciplinare di gestione del Servizio di Ingegneria Clinica. Procedura di Fuori Uso Dismissione di attrezzature biomedicali. Procedura di richiesta di intervento di manutenzione correttiva su attrezzature biomedicali. Procedura Generale linee di comportamento per la stesura delle procedure in ASL 7. ALLEGATI All. 1 Modulo di rilevazione clinica All. 2 ichiesta di Acquisto Nuova Attrezzatura