Best Practise patrimoni 2008 Appalto per la gestione di servizi e prestazioni in immobili dell Università degli studi di Modena e Reggio Emilia Luca Baracchi Franco Betti Silvia Guerrieri Forum PA 2008 Roma, 15 maggio 08
Indice il GS dell Università degli studi di MO e RE il progetto Servizio N aggiornamento anagrafico e flusso informativo Censimento anagrafico Il flusso informativo e il controllo di gestione
Il GS dell Università degli studi di MO e RE È il 2 appalto di GS (prec. 2002-05); comprende servizi e manutenzioni; territoriale (n. 40 edifici a MO e n. 10 edifici a RE per circa 253.000 mq); durata: 6 anni (2006-2012); compenso: a canone e a misura; importo di contratto: 30.041.806,78 + IVA ( 23.513.550,49 a canone, 3.415.654,44 a misura ed 3.112.601,86 per incrementi anni successivi)
Le Imprese Raggruppamento temporaneo d imprese Coopservice Soc. Coop.p.A. di Cavriago (RE) Consorzio Cooperative Costruzioni Soc. Coop. di Bologna (mandante) aggiudicazione: 12/4/2006 consegna lavori: 16/6/2006
La fase progettuale Esame obiettivi, realistici, che si vogliono ottenere con il GS; maggior quota a canone rispetto al primo appalto; introdotte nuove tipologie di servizi (gestione sist. antintrusione, servizio vigilanza, lavanolo, ecc.); maggior rilievo al flusso informativo e agg. anagrafico. Formazione del gruppo di lavoro interno per la progettazione. Analisi e riorganizzazione delle risorse interne utili alla gestione dell appalto. Analisi e predisposizione budget del GS considerati nel patrimonio da gestire gli edifici che, progressivamente, entreranno in esercizio nei primi 3 anni.
Sintesi numerica del patrimonio immobiliare universitario al 2008. Sede N. edifici aule, biblioteche, sale lettura, lab. informatici e vari SUPERFICI (mq) laboratori chimici e biologici Altro Totale (mq) MO 32 30.003 18.811 142.366 191.180 RE 11 9.071 1.031 51.678 61.780 TOTALE 43 39.074 19.842 194.044 252.960
A B C D E F G SERVIZI Servizi in appalto IMPORTO ANNUO 1 anno Euro (IVA esclusa) IMPORTO per i 6 anni Euro (IVA esclusa) A1 Canone 1.795.157,11 10.770.942,66 Gestione calore, climatizzazione, Misura 211.254,42 1.267.526,52 A2 trattamento acque Totale 2.006.411,53 12.038.469,18 B1 Canone 74.315,40 445.892,40 Gestione impianti elevatori Misura 24.683,80 148.102,80 B2 Totale 98.999,20 593.995,20 C1 Canone 1.486.035,76 8.916.214,56 Gestione pulizie interne ed esterne Misura 70.873,21 425.239,26 C2 Totale 1.556.908,97 9.341.453,82 D1 Canone 30.002,04 180.012,24 Gestione rete fognaria Misura 11.466,83 68.800,98 D2 Totale 41.468,87 248.813,22 E1 Canone 433.646,07 2.601.876,42 Gestione impianti di sicurezza Misura 100.875,57 605.253,42 E2 Totale 534.521,64 3.207.129,84 F1 Canone 0,00 0,00 Manutenzione ordinaria immobile Misura 26.400,00 158.400,00 F2 della Residenza universitaria Totale 26.400,00 158.400,00 G1 Manutenzione ordinaria mobili ed Canone 44.000,00 264.000,00 elettrodomestici della Residenza Misura 0,00 0,00 G2 universitaria Totale 44.000,00 264.000,00
H I L M N SERVIZI IMPORTO ANNUO 1 anno Euro (IVA esclusa) IMPORTO per i 6 anni Euro (IVA esclusa) H1 Canone 22.152,31 132.913,86 H2 Lavanolo Misura 1.617,69 9.706,14 Totale 23.770,00 142.620,00 I1 Canone 40.000,00 240.000,00 I2 Gestione impianti antintrusione Misura 15.000,00 90.000,00 Totale 55.000,00 330.000,00 L1 Canone 43.407,41 260.444,46 L2 Servizio di vigilanza armata Misura 20.000,00 120.000,00 Totale 63.407,41 380.444,46 Adeguamento normativo e manutenzione straordinaria al Misura 100.000,00 600.000,00 patrimonio immobiliare Aggiornamento anagrafico e flusso informativo Canone 20.000,00 120.000,00 TOTALE CANONE 3.988.716,10 23.932.296,60 TOTALE PRESTAZIONI A MISURA 582.171,52 3.493.029,12 TOTALE 4.570.887,62 27.425.325,72 INCREMENTI PREVISTI NEGLI ANNI SUCCESSIVI (complessivo) 3.112.601,86 TOTALE GENERALE POSTO A BASE DI GARA PER I SEI ANNI 30.537.927,58
Obiettivi del Servizio N Aggiornamento anagrafico e flusso informativo Conoscenza analitica del patrimonio (censimento, stato di conservazione, ecc.) con rilievo geometrico e codifiche; programmazione, gestione ed esecuzione di manutenzione a canone riferita a: edifici, unità ed ambienti tipi e categorie di lavori; gestione tramite 2 sistemi informativi integrati (UNIMORE e Coopservice) di ogni intervento programmato o richiesto; contabilità interventi.
Anagrafe anagrafe conosciuta prima di GS: planimetrie su supporto magnetico, elenchi di edifici, superfici dati anagrafici richiesti con GS: verifiche puntuali degli edifici con codifica secondo criteri predefiniti (realizzazione di basi grafiche digitali e predisposizioni collegamenti al db relazionale) Criteri per l individuazione degli elementi puntuali da censire nelle schede alfanumeriche e da graficizzare 1) scelta all origine degli impianti da identificare e da sottoporre a successivo controllo di gestione; 2) def. grafica di ogni impianto o parte di esso e sua codifica; 3) def. di ulteriori fattori (caratteristiche) dell elemento considerato, da inserire nella scheda tecnica.
Esempio di impianti da censire IMPIANTI TERMICI Caldaia - (codice) Marca, modello e potenzialità Tipo di Bruciatore (atmosferico, pressurizzato) - (codice) Marca, modello, potenzialità e tipo combustibile Tipo di elemento radiante (ventilconvettore, radiatore in ghisa, in Al,..) - (codice)
Esempio di planimetria e scheda tecnica
Flusso informativo tramite software integrato Il software, di proprietà UNIMORE, consente: - gestione grafica del patrimonio d Ateneo, - collegamento ai dati statici e dinamici, - comunicazione tra Amministrazione ed Imprese, - controllo di gestione e monitoraggio delle azioni in essere. Il software, realizzato da Coopservice ed integrato con il precedente, consente: - gestione delle attività dal lato Impresa, - reportistica per il controllo di gestione economica in tempo reale
Il Portale dei servizi e il Contact center Creazione di una banca dati dinamica e puntuale; migliori servizi; attività tecnicoamministrativa più razionale.
Gestione delle Segnalazioni (impresa) Ricezione chiamata sul contact center di Panta Attivazione del Site Manager Definizione risorse, attrezzature e mezzi (ODL) Chiusura chiamata d intervento IL CONTROLLO dettaglio Ricezione chiamata sul contact center Via sms/palm pc/e-mail/blackberry Reperibilità 24 su 24 Confronto immediato con i responsabili Verifica dell oggetto Attivazione del Project Manager Diretta (sms/fax/tel/e-mail) Assegnazione alla ditta partner Definizione dei tempi d intervento Definizione risorse, attrezzature e mezzi Gestione dell ODL Reclutamento squadra d intervento Definizione dei mezzi e delle attrezzature Chiusura della chiamata sul contact center Il responsabile del fabbricato firma la bolla di lavoro Il responsabile esprime un giudizio sull intervento Chiusura chiamata sul contact center o mediante palmare Invio della bolla d intervento al Project Manager Gestione economica dell intervento
Esempio di applicazione gestionale: richiesta e ordine
Es. di applicazione gestionale: rapportino e preventivo
Suddivisione spese (a canone e a misura) per servizio 2006-07 07 29.181,18 ; 0,75% 435.730,58 ; 11,26% 37.400,01 ; 0,97% 22.108,02 ; 0,57% 42.281,94 ; 1,09% 37.986,79 ; 0,98% 20.000,01 ; 0,52% 1.458.826,48 ; 37,68% 63.179,92 ; 1,63% A1: GESTIONE IMPIANTI TERMICI B1 : GESTIONE IMPIANTI ELEVATORI C1 : SERVIZIO DI PULIZIE INTERNE ED ESTERNE 1.724.430,30 ; 44,55% D1 : GESTIONE RETE FOGNARIE A1: GESTIONE IMPIANTI TERMICI B1 : GESTIONE IMPIANTI ELEVATORI C1 : SERVIZIO DI PULIZIE INTERNE ED ESTERNE D1 : GESTIONE RETE FOGNARIE E1 : GESTIONE IMPIANTI DI SICUREZZA G1: MANUTENZIONE MOBILI ED ELETTRODOMESTICI H1: LAVANOLO E1 : GESTIONE IMPIANTI DI SICUREZZA G1: MANUTENZIONE MOBILI ED ELETTRODOMESTICI H1: LAVANOLO I1 : GESTIONE IMPIANTI ANTINTRUSIONE L1 : PRONTO INTERVENTO E VIGILANZA ARMATA I1 : GESTIONE IMPIANTI ANTINTRUSIONE L1 : PRONTO INTERVENTO E VIGILANZA ARMATA N: AGGIORNAMENTO INFORMATICO E FLUSSO INFORMATIVO 29.611,23 ; 11,31% 6.333,44 ; 2,42% 17.062,02 ; 6,51% 188,88 ; 0,07% 7.817,78 ; 2,98% 960,96 ; 0,37% 43.660,36 ; 16,67% 20.938,06 ; 7,99% 135.348,92 ; 51,68%
Suddivisione spese a canone e a misura per edificio 2006-07 07 400.000 30.000 27.372 350.000 353.456 27.832 25.000 300.000 286.556 250.000 200.000 150.000 10.000 100.000 5.000 50.000 2.095 263.717 240.413 16.629 238.838 175.462 178.533 172.288 10.998 5.999 6.661 7.824 11.030 69.142 59.024 3.532 2.123 2.601 3.598 0 1.426 2.907 22.100 28.405 1.536 315 340 6.267 75.079 5.233 5.233 95.710 5.461 4.172 44.859 1.260 1.622 24.203 1.701 5.504 Misura Canone MO-01 Rettorato MO-02 Uffici Ammin. MO-27 Ingegneria mecc. e civile MO-03 MO-28 Uffici Lab. Ammin. pesanti MO-04 MO-29 Sant'Eufemia Centr. tecn. MO-30 Servizi MO-06 diagnostici Berengario e laboratorio 4,14,16 MO-07 MO-31 Fac. Economia Stabulario MO-08 MO-32 Polo Policlinico didattico MO-09 MO-33 Centro Tisiologia tesi MO-35 Uff. Ammin. MO-10 Centro Linguistico MO-36 Centro Didattico di Medicina MO-11 Centro Linguistico MO-37 Residenza Studenti MO-12 Oss. Geofisico MO-41 Portineria Via Campi MO-13 Orto Botanico MO-44 Fondazione Biagi MO-14 Biologia animale RE-01 Ingegneria MO-15 Sc. RE-02 Biomediche Agraria - 20.000 15.000-0 RE-03 Sc. delle MO-16 Comunicazioni Chimica RE-03 Sc. delle Comunicazioni MO-17 Fisica MO-18 RE-04 Matematica Zucchi RE-05 Tondo Center MO-19 Biblioteca sc. RE-06 Pad. Livi MO-23 aule Bio-tecnologie RE-07 Pad. Buccola MO-24 Dip. Fisica RE-08 Pad. Tamburini MO-25 Ingegneria RE-09 Pad. Morseli RE-10 MO-26 Pad. DIMA Besta
Servizio Calore: suddivisione spese a misura per edificio
Risultati attesi e prospettive di sviluppo Risultati attesi: - conoscenza dettagliata del patrimonio immobiliare, - miglior controllo di gestione, - programmazione attenta degli interventi di manutenzione straordinaria. Prospettive di sviluppo: eventuale modifica, nel 2012, della tipologia di rapporti contrattuali.