MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO E ARCHIVIO

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1 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO E ARCHIVIO Pagina 1 di 22

2 Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Il Manuale descrive le fasi operative di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, dei procedimenti amministrativi e degli archivi. In sostanza esso riunisce l insieme delle regole e delle procedure per formare gestire e conservare i documenti in maniera corretta. Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, ai dirigenti, ai funzionari, agli operatori di protocollo ed agli istruttori delle pratiche quale strumento di lavoro e di riferimento per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi I criteri e le regole per la formazione, la gestione, la conservazione e la consultabilità dei documenti hanno l obiettivo non solo di garantire la memoria documentaria, ma anche di promuovere il miglioramento dell azione amministrativa e favorire l accesso alla documentazione e la trasparenza dell attività della pubblica amministrazione. Questa versione del manuale è da considerarsi non definitiva in quanto le regole in esso contenute verranno applicate per un periodo di sperimentazione, al termine del quale, verranno verificate ed eventualmente confermate. Il manuale sarà quindi soggetto in futuro ad integrazioni e correzioni. Pagina 2 di 22

3 1. Definizioni e norme di riferimento 1.1 Norme Ai fini del presente manuale si intende: a) per Amministrazione, il Comune di Calenzano, b) per Testo Unico il DPR 445 del 20 dicembre 2000-Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, c) per Regole il DPCM 31 ottobre 2000-Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR del 20 ottobre 1998, n Definizioni AOO (Area Organizzativa Omogenea): insieme definito di unità organizzative di una amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione un unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare. Il Comune di Calenzano costituisce un unica AOO. Archivio: 1. (significato primario): complesso di documenti prodotti (spediti e ricevuti) da un soggetto giuridico (nella fattispecie il Comune di Calenzano) nel corso della sua attività istituzionale. L archivio si configura quindi come strumento e residuo autentico dell attività istituzionale di un soggetto giuridico. 2. il locale o i locali nei quali si conservano i documenti archivistici. 3. il personale che si occupa della formazione, gestione, selezione e conservazione dei documenti archivistici. A. corrente (archivio in formazione): complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso. A. di deposito: complesso di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi nell arco degli ultimi quarant anni. A. storico (separata sezione): complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da più di quarant anni, selezionati e degni di conservazione permanente. Casella istituzionale di posta elettronica: casella di posta elettronica, istituita da un AOO, per la ricezione dall esterno e per la spedizione all esterno dei messaggi da registrare a protocollo. Copia: riproduzione con sistemi manuali o fotografici o elettronici di un documento. C. semplice: copia che riproduce un documento senza la pretesa di sostituirsi ad esso con analogo valore probatorio. C. conforme: copia dichiarata conforme all originale da autorità abilitata, dotata quindi del medesimo valore probatorio dell originale. Certificati elettronici: attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l identità dei titolari stessi. Documento: testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l osservanza di certe determinate forme le quali sono destinate a procurarle fede, darle forza di prova ed efficacia nel contesto di uno specifico ordinamento giuridico. D. amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa. D. archivistico: ogni documento che fa parte dell archivio. D. informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità delle regole tecniche previste dalla legge, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell art Riproduzioni meccaniche del Codice Civile («Le riproduzioni fotografiche o cinematografiche, le registrazioni fotografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime»). sistema di comunicazione elettronica attraverso messaggi. Fascicolo: insieme organico di documenti relativi ad un medesimo affare amministrativo oppure alla medesima persona fisica o giuridica, classificati in maniera omogenea; aggregazione organizzata di documenti prodotti da un organo/ ufficio del Comune per la trattazione di un affare o per la gestione di una posizione relativa a persona fisica o giuridica (ad esempio, personale dipendente, ditte, assistiti, etc.). Firma (ovvero sottoscrizione): elemento fondamentale del documento che prova, fino a querela di falso, la provenienza certa dei contenuti da chi l ha sottoscritta/apposta (art CC Efficacia della scrittura privata «La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa Pagina 3 di 22

4 è legalmente considerata come riconosciuta»). F. digitale: particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e la destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. F. elettronica: insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica. F. elettronica avanzata: firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. F. elettronica qualificata: firma elettronica basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Flusso documentale: movimento dei documenti sia all interno dell archivio (dalla fase formativa dell archivio corrente/ archivio in formazione a quella conservativa/ archivio storico) sia all interno dell AOO da una UOR all altra. Gestione dei documenti: insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio. Indice alfabetico di classificazione: strumento, associato necessariamente al titolario di classificazione, che indica in ordine alfabetico le voci dalle quali si rinvia alle ripartizioni del titolario (ad esempio: dalla voce Asilo nido rinvia al titolo VIII, classe 2). Indice sistematico di classificazione: strumento, associato necessariamente al titolario di classificazione, che indica in ordine sistematico le voci comprese nelle singole ripartizioni del titolario. Indice alfabetico di selezione: strumento, componente del Piano di conservazione, che elenca per le differenti tipologie documentarie, elencate in ordine alfabetico, i tempi di conservazione(illimitata o limitata a un certo periodo). Indice sistematico di selezione vedi Prontuario di selezione. Interoperabilità: possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività ed i procedimenti amministrativi conseguenti (DPR 445/2000, art. 55, comma 4 e DPCM 31 ott. 2000, art. 15). Il DPCM 31 ott ha stabilito che, perché questo possa accadere, è necessario che 1) esista una comune modalità di comunicazione, per mezzo della posta elettronica, con l impiego del protocollo SMTP e del formato MIME per la codifica dei messaggi; 2) ogni messaggio di posta elettronica contenga alcune informazioni archivistiche fondamentali, incluse nella segnatura elettronica di ciascun messaggio protocollato e codificate in formato XML. Massimario di selezione: componente del Piano di conservazione, che definisce le disposizioni ed i criteri di massima per attuare la selezione ed elenca le serie e i documenti la cui conservazione deve essere illimitata (vedi anche Documento vitale). Minuta: esemplare del documento che viene trattenuto nell archivio del soggetto giuridico autore del documento (cfr. Originale). Originale: esemplare del documento spedito al destinatario (cfr. Minuta). Piano di classificazione: vedi Titolario. Piano di conservazione: strumento, previsto dalla normativa, che definisce i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, redatto e integrato con il sistema di classificazione adottato. Il piano di conservazione è composto dal Massimario di selezione, dal Prontuario di selezione (= Indice sistematico di selezione) e dall Indice alfabetico di selezione. Procedimento amministrativo: complesso di atti e operazioni susseguenti, eterogenei ed autonomi, necessari per produrre un atto amministrativo perfetto ed efficace. Produttore di archivio: soggetto giuridico di natura pubblica o privata che, nello svolgimento della sua attività pratica, forma, gestisce e conserva documenti; nella fattispecie il Comune di Calenzano. Prontuario di selezione: strumento, componente del Piano di conservazione, che elenca in modo sistematico, sulla scorta del sistema di classificazione adottato, per le differenti tipologie documentarie, suddivise per titolo, classe e sottoclasse, i tempi di conservazione (illimitata o limitata a un certo periodo). Protocollo: operazione di registrazione quotidiana dei documenti ricevuti e spediti dal Comune di Calenzano, assegnando contestualmente a ciascuno di essi un numero progressivo, che ricomincia da 1 all inizio di ogni anno solare. La registrazione a protocollo attesta in modo inoppugnabile l esistenza all interno dell archivio e la data archivistica del singolo documento, che viene identificato in modo univoco dal numero progressivo assegnatogli. P. informatico: sistema informativo di protocollazione, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione elettronica: deve essere in grado di espletare le funzioni Pagina 4 di 22

5 giuridico-probatorie tradizionalmente svolte dall operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documentaria P. informatizzato: sistema informativo di protocollazione in cui la gestione dei documenti corrisponde alla tipologia mista cartacea/elettronica: deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico-probatorie tradizionalmente svolte dall operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documentaria Registro: supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizzazione acquistano valenza probatoria. R. di protocollo: registro su cui si annotano quotidianamente i documenti ricevuti e spediti dal Comune di Calenzano; è atto pubblico di fede privilegiata. Repertorio: registro su cui si trascrivono e nel quale si inseriscono in sequenza determinata (in genere cronologica) documenti ai quali si attribuisce un numero identificativo progressivo con valenza probatoria. R. dei fascicoli: registro sul quale si annotano con un numero identificativo progressivo i fascicoli secondo l ordine cronologico con cui si costituiscono all interno delle suddivisioni del titolario; mezzo di corredo per il reperimento dei fascicoli. Responsabile del procedimento amministrativo (RPA): persona fisica dell AOO incaricata dal dirigente della UOR competente della trattazione di un affare o di un procedimento amministrativo; ove non individuato il responsabile del procedimento, per RPA si intende il funzionario responsabile della unità organizzativa (responsabile di area). Scarto: eliminazione fisica e irreversibile di documenti. Segnatura: apposizione o associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile e va eseguita contestualmente alle operazioni di registrazione a protocollo. Selezione: operazione intellettuale di vaglio dei documenti tendente a individuare quelli da destinare alla conservazione permanente e quelli da destinare allo scarto Serie: ciascun raggruppamento, operato dal Comune stesso, di documenti o fascicoli con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni del Comune di Calenzano. Smistamento: individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo e che dovrà essere gestito, sia pur temporaneamente, dal RPA. Sottofascicolo: partizione del fascicolo, al quale deve comunque rimanere unito: può a sua volta contenere inserti. Titolario (= piano di classificazione): sistema logico precostituito (costruito cioè a priori, prima che vengano prodotti i singoli documenti) di partizioni astratte (quindi, generali, ma non generiche, e omnicomprensive dei possibili casi concreti che si possono verificare all interno della quotidiana attività amministrativa del produttore), ordinate gerarchicamente (ha una struttura ad albero, nella quale ogni voce di un grado divisionale si suddivide a sua volta in alcuni rami di grado divisionale inferiore) individuato sulla base dell analisi delle funzioni attribuite dalla legge al produttore dell archivio. Si tratta quindi di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata dall ente produttore e non secondo le competenze (ufficio che tratta l affare) e permette di organizzare i documenti che si riferiscono ad affari e procedimenti amministrativi in maniera omogenea. Il titolario del Comune di Calenzano si articola, in genere, in due gradi divisionali (Titoli e classi). Unità archivistica: documento o insieme di documenti, rilegati o aggregati secondo un nesso logico di collegamento organico, che li individua come unità indivisibile: fascicolo, registro, repertorio. Unità Organizzativa Responsabile (UOR): i Servizi, gli Uffici le Unità di progetto, operanti all interno dell Area Organizzativa Omogenea costituita dal Comune di Calenzano Versamento: operazione con cui ciascuna UOR trasferisce periodicamente alla struttura deputata alla conservazione permanente la parte di archivio non più occorrente alla trattazione degli affari. Di seguito si riportano gli acronimi utilizzati più frequentemente: AOO - Area Organizzativa Omogenea MdG - Manuale di Gestione del Protocollo Informatico e Gestione Documentale RPA - Responsabile Procedimento Amministrativo - il personale che ha la responsabilità dell esecuzione degli adempimenti amministrativi e/o degli affari. RSP - Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. UOP - Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo. Pagina 5 di 22

6 UOR - Unità Organizzativa Responsabile - gli uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato Area organizzativa omogenea Per la gestione dei documenti, l Amministrazione individua un unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Calenzano che è composta dall insieme di tutte le unità organizzative articolati/e come riportate in Allegato [organigramma]. All interno della AOO il sistema di protocollazione è unico. 1.4 Servizio Protocollo Informatico e Archivio Istituzione del Servizio Nella AOO precedentemente individuata è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Alla guida del citato servizio è posto il Responsabile del Servizio di Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Esso è funzionalmente individuato nell area Comunicazione e Promozione formalizzato con Delibera G.C. 222 del 23/12/2003. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. L atto istitutivo del servizio e della nomina di responsabilità è riportata in Allegato 1. È compito del servizio: predisporre il manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo, proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico, predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici attribuire il livello di autorizzazione di ciascun addetto all'accesso alle funzioni delle procedure distinguendo tra abilitazioni alla definizione degli addetti e dei ruoli dei medesimi consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo; garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; curare le funzionalità del sistema affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema e del registro di emergenza in luoghi sicuri differenti; garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso esterno o da altre Amministrazioni e le attività di gestione degli archivi, quali, trasferimento dei documenti all'archivio di deposito, disposizioni per la conservazione degli archivi e Archivi storici. Curare la conservazione dell archivio Effettuare, con la collaborazione delle aree organizzative, la selezione periodica dei documenti e procedere allo scarto o al trasferimento nella sezione di archivio destinato alla conservazione permanente. autorizzare le operazioni di annullamento della registratura di protocollo; vigilare sull'osservanza delle disposizioni delle norme correnti da parte del personale autorizzato e degli incaricati. Autorizzare l uso del registro di protocollazione di emergenza. Pagina 6 di 22

7 1.4.2 Altre strutture funzionali Ai fini della gestione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, sono riconosciute le seguenti strutture funzionali: - Ufficio Centrale di Protocollo (correntemente denominata Protocollo) che svolge le funzioni di registrazione a protocollo, classificazione e indicizzazione dei documenti ricevuti dall ente (= corrispondenza in arrivo). Per ragioni connesse con la dislocazione degli uffici e per agevolare il cittadino nell invio dei documenti, la registrazione dei documenti ricevuti (= corrispondenza in arrivo) e le operazioni connesse (segnatura, classificazione e indicizzazione) possono essere effettuate direttamente dai Responsabili dei procedimenti amministrativi o da altre persone a ciò deputate nell ambito dell organizzazione delle UOR, utilizzando il registro di protocollo informatico unico per tutto il Comune di Calenzano, sotto il controllo dell Ufficio centrale di Protocollo che deve vigilare sul corretto svolgimento delle operazioni decentrate di registrazione, segnatura, classificazione e indicizzazione dei documenti in entrata; - Responsabili dei procedimenti amministrativi, che provvedono alla costituzione e gestione dei fascicoli, curandone la registrazione nell apposito repertorio unico del Comune di Calenzano. Ai RPA è quindi demandata la responsabilità della gestione della parte di loro competenza di Archivio corrente composto dai fascicoli e dai documenti relativi agli affari in corso di trattazione, curandone l accesso interno ed esterno. Provvedono poi allo sfoltimento dei fascicoli relativi agli affari cessati ed al versamento all archivio di deposito, redigendo gli appositi elenchi. Possono inoltre effettuare le operazioni di registratura a protocollo, segnatura, classificazione, fascicolazione e indicizzazione dei documenti ricevuti nello svolgimento delle proprie funzioni. Provvedono alla registrazione a protocollo, alla segnatura, alla classificazione e all indicizzazione, oltre che alla fascicolazione, dei documenti in uscita, utilizzando il registro di protocollo informatico unico per tutto il Comune di Calenzano Individuazione del Responsabile del Servizio protocollo informatico e archivio A norma dell art. 61, comma 2, del DPR 445/2000 è preposto a tale servizio un dirigente, ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. La direzione dell ufficio denominato Servizio protocollo informatico e archivio è stata affidato Al dott. Alessandro Landi. Pagina 7 di 22

8 Il Protocollo Informatico Il protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale all interno dell Ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell azione amministrativa. 2.1 Introduzione del protocollo informatico unico Il Comune di Calenzano, avendo individuato un unica AOO, adotta un unico protocollo, del quale si servono tutte le UOR. Con l entrata in vigore del protocollo informatico unico, previsto dall art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, cessano di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni (protocolli di settore, servizio, ufficio, etc., protocolli multipli, protocolli del telefax, etc.) o altri sistemi di registrazione diversi dal protocollo unico. 2.2 Accessi al protocollo informatico Gli operatori del protocollo possono avere abilitazioni di accesso differenziate, secondo le tipologie di operazioni autorizzate. Ogni operatore, identificato dalla propria login, dal sistema informatico gestionale, è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del Protocollo, secondo i principi contenuti nel presente manuale. Di norma ogni operatore è abilitato all inserimento e alla consultazione di tutti i documenti dell ente registrati a protocollo. Fanno eccezione a questa regola i documenti la cui consultazione, per motivi di riservatezza, è riservata al responsabile dell area organizzativa destinataria del documento; potranno consultare questi protocolli e i relativi documenti anche i componenti dell area organizzativa ai quali il responsabile avrà eventualmente sub-assegnato il documento (cfr ). Ogni operatore è inoltre abilitato alla modifica che consente di variare/inserire il mittente/destinatario e di associare testi. Per le operazioni di variazione degli altri dati o l annullamento della registrazione si veda par Pagina 8 di 22

9 3. Tipologie dei documenti del Comune di Calenzano I documenti del Comune di Calenzano (d ora in poi chiamati semplicemente documenti) sono quelli prodotti (spediti e ricevuti), in uno dei modi previsti dalla normativa vigente, dagli organi ed uffici del Comune medesimo nello svolgimento della loro attività istituzionale. Tali documenti costituiscono l archivio del Comune. I documenti si distinguono in: a) documenti in arrivo (= in entrata): documenti, con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti da altri soggetti giuridici e acquisiti dal Comune di Calenzano nell esercizio delle sue funzioni. b) documenti in partenza (= in uscita): documenti, con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti dal personale del Comune nell esercizio delle sue funzioni e spediti a soggetti giuridici differenti. c) documenti interni: documenti scambiati tra le diverse UOR afferenti alla medesima AOO. Questi ultimi si distinguono in: - documenti di preminente carattere informativo - documenti di preminente carattere giuridico-probatorio 3.1 Documenti in arrivo I documenti in arrivo sono registrati sul protocollo informatico unico del Comune e sono classificati a cura: - dell Ufficio centrale di Protocollo, che poi provvede a smistarli alla UOR di competenza, per i documenti ricevuti tramite il servizio postale; - delle UOR che, avendo uno sportello aperto al pubblico, ricevono i documenti con consegna diretta; - I documenti ricevuti con apparecchi telefax o con posta elettronica, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l acquisizione in formato elettronico, sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici; Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, si rilascia ricevuta emessa dal programma di gestione del protocollo informatico; in alternativa è possibile fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell Amministrazione con la data d arrivo e la sigla dell operatore. La fascicolatura e la registrazione del fascicolo sull apposito repertorio sono compito del RPA o del soggetto che ne fa le funzioni, che è responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo che sta trattando. 3.2 Documenti in partenza I documenti in partenza sono registrati sul protocollo informatico unico del Comune e sono classificati a cura del RPA, che tratta l affare o il procedimento amministrativo ed è responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo. I documenti interni di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici) non vanno protocollati. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio (quelli redatti dal personale del Comune di Calenzano nell esercizio delle sue funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, oppure quelli dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi) devono essere protocollati. La registrazione sul protocollo informatico unico del Comune e la classificazione sono effettuate dal RPA, che è anche responsabile della formazione e gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento che sta trattando. 3.3 Forme dei documenti I documenti in entrata, in uscita e quelli interni di preminente carattere giuridico-probatorio possono essere redatti in forma analogica (solitamente su carta o altro supporto fisico) oppure digitale nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in merito alla forma del documento. I fax sono considerati a tutti gli effetti dei documenti analogici, poiché solo la loro modalità di trasmissione è per via telematica. Per legge soddisfano al requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. La forma dei documenti interni di preminente carattere informativo deve essere, di norma, digitale ( o flusso telematico). Pagina 9 di 22

10 4. Descrizione dei flussi documentali 4.1 Procedure per la ricezione di documenti Documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale I documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale pervengono al Protocollo generale al più tardi entro le ore 9,30 di ogni giorno lavorativo. Il Protocollo generale provvede all apertura della corrispondenza, tranne di quella espressamente esclusa da tale procedura (procedure per l aggiudicazione di servizi e appalti e domande di partecipazione a concorsi, delle quali si protocollerà l involto su cui il mittente dovrà indicare obbligatoriamente, pena l esclusione, i dati indicati dal bando; buste recanti la dicitura riservata, personale, etc.), separa il materiale escluso dalla registrazione a protocollo (vedi apposito elenco) e provvede immediatamente alla registrazione, segnatura, classificazione, scansione e smistamento alle UOR di competenza dei singoli documenti dando priorità a quelli individuabili come urgenti. Entro le ore 12.00, la posta, già protocollata e smistata, sarà disponibile nel casellario per il ritiro Documenti analogici presentati direttamente allo Sportello del Cittadino I documenti analogici presentati direttamente allo Sportello del Cittadino durante l orario di apertura al pubblico opportunamente pubblicizzato sono registrati, segnati, classificati nello stesso giorno di ricezione. Lo smistamento e la consegna avviene non oltre la giornata successiva alla data di protocollazione. Della ricezione degli stessi viene rilasciata a richiesta del consegnatario contestuale ricevuta mediante il programma di protocollo informatico Documenti analogici ricevuti direttamente dagli sportelli delle UOR. I documenti analogici ricevuti direttamente dalle UOR sono da loro registrati sul protocollo informatico unico del Comune, segnati, classificati, scansionati e assegnati al RPA nella stessa giornata di ricezione. Nel caso in cui la UOR riceva e quindi registri a protocollo, documenti destinati ad altre UOR, provvederà a recapitarli all Ufficio Protocollo entro la giornata lavorativa successiva al ricevimento Documenti analogici ricevuti per telefax I documenti arrivati via fax sono registrati a protocollo e acquisiti dalla UOR che ha in dotazione il telefax tramite il quale sono pervenuti. IN GENERALE: Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le ventiquattro ore dal ricevimento degli atti Comunicazioni di Protocollo Qualsiasi sia la modalità di ricezione e registrazione del documento, il responsabile di ciascuna UOR prende atto tramite il sistema informatico che gli sono stati assegnati dei documenti. Tramite il sistema informatico ciascun responsabile di UOR potrà: -accettare il protocollo in arrivo in quanto di propria competenza, prendendolo in carico ; -sub-assegnare il protocollo al RPA individuato dal Responsabile della UOR stessa, in base all organizzazione interna da esso definita. -respingere al mittente, cioè all operatore che ha eseguito l operazione di registrazione, nel caso di erronea assegnazione. Il controllo delle comunicazioni di protocollo va eseguito quotidianamente. Nel caso in cui il protocollo viene respinto in quanto erroneamente assegnato alla UOR, i relativi documenti cartacei devono essere ritornati al mittente (cioè a chi ha eseguito la registrazione di protocollo) entro la giornata successiva a quella di ricezione Acquisizione in formato immagine dei documenti I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. Le tipologie dei documenti da digitalizzare con lo scanner, le modalità ed i tempi di esecuzione del processo di scansione, gli uffici utente abilitati a questa operazione, sono definiti dal Responsabile di Area. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: -acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file Pagina 10 di 22

11 -verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite, -collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile, -memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate secondo le regole correnti su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione. L operazione di scansione viene effettuata dai soggetti che hanno provveduto alla registrazione a protocollo (Sportello del Cittadino, Protocollo Centrale, UOR, ecc.). I documenti per più destinatari, vengono riprodotti in formato immagine ed inviati solo in formato elettronico; il documento cartaceo originale viene inviato al primo destinatario). La riproduzione dei documenti cartacei in formato immagine viene eseguita sulla base dei seguenti criteri. Se il documento ricevuto in formato A4 o A3 non supera le 20 pagine viene acquisito direttamente ; Se il documento ha una consistenza maggiore o formati diversi dai precedenti, viene acquisito in formato immagine solo se esplicitamente richiesto dagli UOR di competenza,. In questo caso il RSP, insieme al RPA, individua i documenti da sottoporre al processo di scansione e ne fissa i tempi, diversi da quelli ordinari, e le modalità esecutive. 4.2 Procedure per la formazione e spedizione dei documenti destinati all esterno I documenti prodotti dal Comune di Calenzano, indipendentemente dalla forma nel quale sono redatti, devono sempre riportare gli elementi essenziali, elencati di seguito. La redazione, registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti in uscita spetta ai singoli RPA Redazione I documenti prodotti dal Comune di Calenzano, indipendentemente dalla forma nel quale sono redatti, devono riportare le seguenti informazioni: 1. individuazione dell autore del documento - Sigillo ufficiale del Comune (stemma) e dicitura Comune di Calenzano nelle forme stabilite dall amministrazione - Unità Organizzativa Responsabile con eventuale indicazione del servizio e dell ufficio - Indirizzo completo: via/piazza, numero civico, cap, città - Numero di telefono - Numero di fax - Indirizzo istituzionale di posta elettronica - Orario di apertura al pubblico 2. individuazione e descrizione del documento: - Data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso - Numero di protocollo e data del protocollo - Eventuale numero del repertorio - Numero e descrizione degli allegati - Numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente - Numero e data del documento cui si risponde - Oggetto del documento 3. individuazione del destinatario del documento: - Nome e cognome (per le persone)/ Denominazione (per gli enti e le imprese) - Indirizzo completo: via/piazza, numero civico, cap, città 4. individuazione del RPA: - Sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa sui documenti analogici e, qualora ritenute necessarie, anche le sigle del responsabile della composizione del testo. Le firme (e le sigle se documento analogico) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione. Ogni documento in uscita va redatto in due esemplari: l originale e la minuta. L originale va spedito al destinatario, la minuta è trattenuta agli atti, cioè nel fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo trattato. Sia l originale sia la minuta vanno corredati con firma autografa, che nella minuta può essere solamente la sigla. Sulla minuta va apposta la dicitura minuta. Pagina 11 di 22

12 4.2.2 Registrazione La registrazione, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione dei documenti in uscita sono effettuate da ogni singolo RPA. La classificazione andrà eseguita in base al titolario attualmente adottato dall ente. Se redatti in forma digitale, i documenti dovranno essere associati, tramite l applicativo in dotazione, alla relativa registrazione di protocollo, in modo tale che richiamando il numero di protocollo possa essere visualizzato il documento inviato Spedizione Le singole UOR provvedono quotidianamente a recapitare i documenti analogici in uscita, già protocolllati, all Ufficio Centrale di Protocollo che ne curerà il confezionamento in buste/plichi, l affrancatura e la spedizione. L Ufficio Protocollo provvederà alla spedizione in giornata dei documenti ricevuti entro le ore I documenti pervenuti successivamente verranno spediti nella giornata successiva. IMPORTANTE: Poiché il protocollo è atto pubblico di fede privilegiata che certifica l effettivo ricevimento e l effettiva spedizione di un documento ad una certa data, è importante che fra la data di protocollazione e la data di spedizione intercorra il minor tempo possibile: pertanto le UOR devono recapitare la posta in partenza all Ufficio Protocollo per la postalizzazione, non oltre la giornata lavorativa successiva alla data di protocollazione. 4.3 Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni Documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio Gli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di preminente carattere giuridicoprobatorio sono gli stessi dei documenti in uscita. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune, classificati, fascicolati e inviati a cura del RPA. La loro registrazione deve essere effettuata una sola volta dal RPA mittente come protocollo in partenza. Il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuova registrazione del documento in arrivo. Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti alla UOR di competenza si effettuano in modo analogo a quanto stabilito per i documenti in arrivo. Lo stesso vale per il trattamento archivistico Documenti interni di preminente carattere informativo Ogni UOR produce documenti di preminente carattere informativo che trasmette, di norma, in forma digitale tramite all interno dell AOO. La UOR ricevente, che non ha la responsabilità legale della conservazione di tali documenti, può organizzarli in forma libera utilizzando le risorse informatiche del sistema Pagina 12 di 22

13 5. Registrazione a protocollo e segnatura dei documenti 5.1 La registrazione dei documenti Tutti i documenti del Comune di Calenzano, dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune, con le modalità e le eccezioni di seguito illustrate. La registrazione è l operazione di memorizzazione delle informazioni fondamentali relative al contenuto, alla forma, all autore e alla modalità di trasmissione di un documento. Tale operazione serve a identificare in modo univoco un documento individuandone data, forma e provenienza certa. Anche i documenti soggetti a repertoriazione, forma particolare di registrazione, devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune. La registrazione a protocollo riguarda il singolo documento; non può riguardare per alcun motivo il fascicolo, in quanto è vietata la registrazione cosiddetta sintetica. Quindi il numero di protocollo individua un singolo documento. Il registro di protocollo, anche in forma digitale, è atto pubblico di fede privilegiata che certifica l effettivo ricevimento e l effettiva spedizione di un documento ad una certa data, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Tale registro è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Entro il mese di marzo, il responsabile del Servizio protocollo informatico e archivio provvede alla stampa del registro di protocollo dell anno precedente Elementi obbligatori della registrazione a protocollo Gli elementi obbligatori, in quanto giuridicamente rilevanti della registrazione a protocollo sono: - data di registrazione - numero di protocollo - mittente per il documento in arrivo/ destinatario per il documento in partenza - oggetto - data e protocollo del documento ricevuto (per il documento in arrivo), se disponibili. - numero degli allegati La procedura informatica assegna, in maniera automatica e in modo immodificabile, la data ed il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento. Le prime 4 cifre del numero di protocollo identificano l anno in corso e le restanti indicano il numero ordinale progressivo. La numerazione viene rinnovata ogni anno solare. Ai fini gestionali-organizzativi è obbligatoria anche l indicazione dell unità organizzativa mittente/destinataria del documento Elementi accessori della registrazione a protocollo - data di redazione del documento ricevuto; - numero identificativo di protocollo del documento ricevuto; - data di protocollo del mittente - tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, - telefax, ecc.); - indice di classificazione - indicazione del numero degli allegati; - immagine informatica del documento amministrativo. - Termine di conclusione del procedimento (Scad. Pratica) Nell applicativo in dotazione attualmente all ente i campi relativi al tipo di spedizione e alla classificazione sono obbligatori e devono essere compilati affinché la registrazione vada a buon fine Documenti che non vanno protocollati Non vanno protocollati: - atti interni, che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi - bollettini ufficiali - verbali e delibere del Consiglio; - verbali e delibere della Giunta; - determinazioni dei Dirigenti/Funzionari - certificati anagrafici e di stato civile Pagina 13 di 22

14 - documenti di interesse effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, richieste di appuntamenti) - documenti interni di preminente carattere informativo (che devono essere redatti in formato esclusivamente digitale e inviati tramite posta elettronica o flusso telematico) - fatture e notule - estratti conto bancari e postali - modelli APR/4 (iscrizioni anagrafiche) - gazzette ufficiali - inviti a manifestazioni - materiali pubblicitari - materiali statistici - note di ricezione delle circolari e altre disposizioni - notiziari della pubblica amministrazione - riviste - giornali e periodici - libri - cessioni di fabbricato 5.2 La segnatura dei documenti (timbro di protocollo) La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (art. 55 del DPR 445/2000). La registrazione a protocollo e la segnatura costituiscono un operazione unica e vanno effettuate contemporaneamente; hanno entrambe natura di atto pubblico. La segnatura di protocollo viene posta, di norma, sul davanti del primo foglio del documento analogico mediante un timbro o qualsiasi altro strumento (ad esempio,l etichetta) Elementi della segnatura: Gli elementi obbligatori che devono comparire nella segnatura 1) elementi identificativi della AOO: «Comune di Calenzano» 2) elementi per la gestione del documento: - anno - titolo* - classe* - fascicolo* - numero progressivo - data di registrazione - UOR - copie per conoscenza *dopo approvazione nuovo titolario 5.3 Casi particolari Protocollo differito Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa, e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza), con motivato provvedimento del responsabile del Servizio protocollo informatico e archivio è autorizzato l uso del protocollo differito Protocollo riservato Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari (dati sensibili, come definiti dalla legge 31 dic. 1996, Pagina 14 di 22

15 n. 675 e successive modificazioni). Il programma informatico consente infatti, in fase di registrazione, di abilitare solo alcuni soggetti alla consultazione del protocollo e quindi del documento Annullamento o modifica di una registrazione Solo il responsabile del Servizio protocollo informatico e archivio è autorizzato ad annullare la registrazione di un documento con apposito provvedimento, i cui estremi devono essere citati nella registrazione dell annullamento. A tale responsabile vanno trasmesse le richieste scritte (anche per fax o per ) contenenti il numero di protocollo da annullare e i motivi dell annullamento. Nel caso in cui siano stati effettuati errori materiali nella registrazione, per le relative modifiche contattare l Ufficio Protocollo, che, insieme al Responsabile del servizio protocollo informatico e archivio, è il solo soggetto abilitato ad effettuarle. Anche in questo caso, la richiesta di modifica deve essere sottoposta in forma scritta Protocollo di emergenza Il Responsabile del Servizio archivistico autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema Corrispondenza riservata La corrispondenza con dicitura riservato o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale dopo averla aperta valuterà se trasmetterla per il protocollo Lettere anonime Le lettere anonime vanno protocollate. L attività di registrazione a protocollo deve essere improntata all avalutatività: il protocollista, cioè, deve attestare che un determinato documento è pervenuto, così come lo registra. Si tratta dunque di una delicata competenza di tipo notarile, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza di un documento. In questi casi la procedura prevede l utilizzo del protocollo particolare, per limitare la visibilità del documento anonimo alla UOR o agli organi interessati. Nel campo Mittente si indica Anonimo Lettere prive di firma Le lettere prive di firma vanno protocollate. Agli addetti alla registrazione spetta solo il compito di certificare che quel documento è pervenuto in quel modo e in quelle forme determinate, non quello di invitare il mittente a sanare la situazione. La funzione notarile del protocollo (cioè della registrazione) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito della UOR e, in particolare, del RPA valutare caso per caso, ai fini della sua efficacia riguardo a un affare o un determinato procedimento amministrativo, le conseguenze della mancanza della firma Registrazione a fronte Ogni numero di protocollo individua un unico documento. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l affare si esaurisce con la risposta e nemmeno se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo Documenti in uscita via telefax Poiché ogni documento deve essere individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, nel caso in cui ad un documento inviato via telefax faccia seguito l originale, l addetto alla registrazione a protocollo, assegna al documento un unico protocollo, avendo cura di riportare sul documento la dicitura ANTICIPATO VIA TELEFAX. La modalità di trasmissione da registrare è quella che si utilizzerà per l originale (posta ordinaria, raccomandata, ecc.) Documenti in partenza con più di tre destinatari Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell originale. Nella registrazione di protocollo va riportato il nominativo del primo destinatario con la seguente indicazione «ed altri. Vedi elenco allegato alla minuta» Pagina 15 di 22

16 In questo caso alla registrazione di protocollo va associato, se disponibile, il file contenente l elenco dei destinatari. Tale elenco, in formato cartaceo, va vistato dal responsabile del procedimento e allegato alla minuta Offerte per gare, appalti, concorsi, ecc. in busta chiusa e sigillata La registrazione deve essere effettuata sulla base degli elementi rilevabili sulla busta o involto, elementi che devono essere specificati nei relativi bandi; la segnatura deve essere apposta sulla busta o sull involto chiusi. Una volta aperte le buste la segnatura deve essere apposta, a cura del responsabile del procedimento (Presidente della commissione d appalto o di concorso), anche sui documenti in esse contenuti Documenti pervenuti per errore al Comune di Calenzano I documenti pervenuti per errore al Comune di Calenzano non devono essere protocollati e devono essere spediti immediatamente al destinatario con la dicitura «Erroneamente pervenuto al Comune di Calenzano il...». Pagina 16 di 22

17 6. Archivio 6.1 Piano di classificazione A partire dal 1 gennaio 2006 è adottato un piano unico di classificazione (Titolario) corredato prontuario di classificazione. Tale titolario (inserito come appendice al presente Manuale) è quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell archivio dei Comuni, nominato con decreto del direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali in data 18 luglio Il titolario può venire aggiornato sulla base delle osservazioni pervenute da parte die servizi al Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi e da esso proposte. Tali modifiche ed integrazioni entrano in vigore il 1 gennaio dell anno seguente alla loro approvazione. E dovranno tenere conto delle indicazioni provenienti dal Ministero per i beni e le attività culturali e del mantenimento delle necessarie caratteristiche di interoperabilità con altre strutture della pubblica amministrazione Il versamento dei fascicoli Periodicamente (di norma una volta all anno), ogni singolo RPA incardinato in una UOR deve conferire all Archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente. Tali fascicoli dovranno essere preventivamente sfoltiti, a cura del RPA, che dovrà anche curare la redazione di un loro elenco di versamento, con il supporto del sistema informatico. 6.3 La movimentazione dei fascicoli L affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all archivio di deposito ad un ufficio della medesima UOR o di un altra UOR deve avvenire solamente per il tempo strettamente necessario all esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. Tale movimentazione deve essere registrata in un apposito Registro di carico e scarico a cura del Responsabile dell archivio di deposito. In esso egli deve riportare, gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativo del richiedente, la sua UOR o ufficio di appartenenza e la sua firma, la data di consegna/ invio e quella di restituzione, nonché delle eventuali note sullo stato della documentazione. Un tagliando attestante il prelievo viene conservato nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio. L affidatario non deve estrarre i documenti originali dal fascicolo, né alterarne l ordine, rispettandone la sedimentazione archivistica e il vincolo. 6.4 Selezione dei documenti per la conservazione/scarto. Piano di conservazione Ogni anno ciascuna UOR redige, un elenco della documentazione da versare all Archivio storico e un elenco del materiale che si propone di inviare allo scarto secondo il Piano di conservazione che sarà adottato dal Comune di Calenzano. In attesa dell approvazione del piano suddetto., saranno adottati i criteri contenuti nel Massimario di scarto per i comuni, elaborato nella Regione Toscana dalla Soprintendenza archivistica, che contiene indicazioni sulle serie archivistiche da scartare, nonché sulle modalità di scarto. Il Responsabile del Servizio archivistico comunale predispone l elenco generale dei documenti dell ente da sottoporre a scarto e acquisisce la prescritta autorizzazione della Soprintendenza archivistica per la Toscana, ex art. 21, comma 5 del D. lgs. 490/1999. Ottenuta la sudetta autorizzazione, la Giunta comunale delibera lo scarto dei documenti contenuti nell elenco, rendendo possibile il conferimento del materiale per la distruzione. Le operazioni di selezione e scarto sono sempre preliminari al passaggio della documentazione all archivio storico. Pagina 17 di 22

18 7. Requisiti minimi di sicurezza e piano per la sicurezza informatica. Il piano per la sicurezza informatica di cui all art. 4, comma 1, lett. c) del D.P.C.M verrà approvato contestualmente al documento programmatico della sicurezza di cui al punto 19. dell Allegato B al D.Lgs , n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali. Nelle more dell adozione dell atto di cui al comma 1, sono garantiti requisiti minimi di sicurezza del sistema attraverso le seguenti misure: 1. autenticazione degli Utenti del programma di Protocollo Informatico mediante passwords valide per un periodo non superiore a sei mesi; 2. previsione di n. 3 diversi livelli di autorizzazione per gli utenti accreditati all accesso al sistema di gestione di cui al punto 1 livello del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, livello dell operatore del sistema di protocollo informatico, livello di mera visualizzazione per tutti gli altri utenti del sistema; 3. previsione di un regolare processo di salvataggio dei dati su tutti i server. Pagina 18 di 22

19 8. L ACCESSO Accesso alle informazioni documentali L accesso alla documentazione è disciplinata dai seguenti regolamenti: REGOLAMENTO IN MATERIA DI TERMINE, DI RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI (Approvato con deliberazione n. 85/CC del e con deliberazione n. 7/CC del ) REGOLAMENTO IN MATERIA DI DOCUMENTI ESCLUSI DALL ACCESSO (Approvato con deliberazione n. 40/CC del ) REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi della legge 31 dicembre 1996, n. 675 (approvato con deliberazione n. 178/cc del ) Si fa rinvio alla legislazione vigente in materia per tutto ciò che non è contemplato nel regolamento ed alle disposizioni in materia di privacy contenute nel D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali. La consultazione ai fini di ricerca scientifica è libera ai sensi del D.Lgs. 490 del 29/10/1999 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali. La consultazione dell archivio storico (libera ai sensi del D.Lgs. 490/99) è possibile previo appuntamento con il responsabile dell Area Organizzativa Servizi alla Persona, da cui dipende funzionalmente l Archivio Storico. Pagina 19 di 22

20 Allegato 1 OGGETTO: Protocollo informatico. Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee. Nomina responsabile per la tenuta del protocollo informatico ai sensi del D.P.R. 445/2000. LA GIUNTA COMUNALE Vista la proposta di deliberazione del Responsabile del servizio Relazioni interne ed esterne di seguito riportata e relativa all'oggetto: PREMESSO che il Capo IV del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa pone l'obiettivo della razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa; che l'art.50, comma 4, del sopracitato D.P.R dispone che ogni amministrazione individui "nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse"; che presso l amministrazione Comunale di Calenzano risulta operativo un sistema di protocollo informatico nucleo minimo - così come previsto dall art.56 del DPR 445/2000; VISTI la direttiva emessa in data dal Ministro per l'innovazione e le tecnologie, avente ad oggetto "Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali; le circolari del Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione (ex. AIPA) n. AIPA/CR/28 del e n. AIPA/CR/31 del ; l'art.2, comma 1, del D.P.C.M il quale definisce "Area Organizzativa Omogenea" un insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e inoltre presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato; RITENUTO di considerare, in relazione alle dimensioni di questo Ente, il Comune di Calenzano come un'unica Area Organizzativa Omogenea afferente ad un unico sistema di gestione documentale, ritenendo che tale soluzione sia conforme ai criteri di economicità ed efficacia dell'attività amministrativa; VISTI la deliberazione della Giunta Comunale n.64 del di approvazione del Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.) per l anno 2003; che tra gli obiettivi assegnati al Servizio Relazioni Interne ed Esterne, tra gli altri, quello relativo alla gestione del protocollo informatico; l art. 48 del T.U. 18 agosto 2000, n. 267; PROPONE 1. di individuare, ai sensi dell'art.50, comma 4 del D.P.R. 445/2000 l'area organizzativa omogenea "Comune di Calenzano" che corrisponde all'intero Ente ed alla quale afferisce un unico sistema di gestione documentale; 2. di individuare il Servizio Relazioni Interne ed Esterne Ufficio Urp -Protocollo, ai fini della gestione dei flussi documentali e degli archivi; 3. di individuare quale Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo Informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi il responsabile del Servizio relazioni interne ed esterne, dott. Landi Alessandro; 4. di individuare quale vicario del Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo Informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi il responsabile dell Uff. Urp-Protocollo Sig.ra Melani Ilaria. Il Responsabile del Servizio Pagina 20 di 22