REGIONE SICILIA AZIENDA OSPEDALIERA OSPEDALI RIUNITI PAPARDO - PIEMONTE"

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1 REGIONE SICILIA AZIENDA OSPEDALIERA OSPEDALI RIUNITI PAPARDO - PIEMONTE" Ctr. Papardo tel Messina Contrada Papardo Messina - C.F. e Partita IVA REGOLAMENTO DELL ATTIVITA DI PROTOCOLLO E DELLE COMUNICAZIONI INTERNE DELL AZIENDA OSPEDALIERA OSPEDALI RIUNITI PAPARDO PIEMONTE Art.1 Oggetto del regolamento 1. Il presente regolamento disciplina le operazioni di protocollazione dei documenti trasmessi o ricevuti dall Azienda Ospedaliera Ospedali Riuniti Papardo Piemonte, di seguito denominata l AZIENDA. 2. Finalità della protocollazione è provare, fino a querela di falso, la spedizione e la ricezione della corrispondenza dell AZIENDA. Connesso a tale finalità è un interesse archivistico. 3. Le operazioni di protocollazione vengono eseguite con l utilizzo di procedura informatica specifica. Art. 2 Regime di protocollazione 1. Tutti i documenti indicati nel comma successivo sono protocollati con un unico sistema informatico. Eventuali protocolli interni delle singole Strutture sono aboliti a decorrere dal 01/10/2014. La protocollazione fa fede fino a querela di falso della ricezione e della spedizione di un documento da parte dell AZIENDA in tutte le sue articolazioni. 2. La protocollazione ha ad oggetto: a) i documenti trasmessi all AZIENDA da soggetti diversi da essa (protocollo in entrata); b) i documenti trasmessi dall AZIENDA a soggetti diversi da essa (protocollo in uscita); c) le comunicazioni intra aziendali, che necessitano di prova formale di ricezione/trasmissione. 3. I documenti possono pervenire tramite: a) la consegna diretta; b) il mezzo postale; c) la posta elettronica preferibilmente in formato pdf; d) posta elettronica certificata PEC. 4. La protocollazione non ha ad oggetto: a) le comunicazioni spedite/ricevute dall AZIENDA, prive di contenuto decisorio, salvo che si ritenga particolarmente significativa la prova del loro invio/ricezione; b) Libri, riviste e giornali; c) Locandine/inviti a convegni/congressi, purchè non richiedano l autorizzazione alla partecipazione di un dipendente da parte della Direzione; d) Informazioni pubblicitarie; e) gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali ed i notiziari della P.A., i materiali statistici f) i documenti soggetti a registrazione particolare. 1

2 Per quanto concerne le fatture, nelle more dell entrata a regime dell obbligo di ricezione delle fatture elettroniche, fissato a far tempo , le predette saranno oggetto di apposita stampigliatura, che attesti inequivocabilmente la data di ricezione delle stesse, da parte degli operatori della U.A. Protocollo, i quali ne cureranno la tempestiva trasmissione alla S.C. Economico Finanziario e Patrimonio, per l immediata acquisizione e registrazione al partitario I.V.A. Art.3 Protocollo in entrata 1. L U.A. Protocollo effettua l apertura della corrispondenza in entrata entro 24 ore dalla ricezione della stessa. Si procede all aperturaanche quando sia incerto il destinatario. Ove il destinatario non sia l AZIENDA, ma il destinatario presta attività lavorativa presso l AZIENDA, si provvede al recapito della corrispondenza. Qualora invece il destinatario risulti ignoto, si rispedisce la corrispondenza al mittente. L U.A. Protocollo mantiene in ogni caso il segreto sul contenuto della corrispondenza. 2. L operatore effettua quindi le seguenti operazioni: a. registrazione di protocollo; consiste nell inserimento nel sistema informatico dei seguenti dati: - data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e non modificabile; - mittente/i; - oggetto del documento; - Struttura assegnataria in base all Atto Aziendale e Strutture destinatarie per conoscenza; - data e protocollo del documento ricevuto, se disponibile; b. segnatura di protocollo; consiste nell apposizione sul documento in entrata dell apposito timbro recante la denominazione dell AZIENDA e le seguenti indicazioni: - numero progressivo di protocollo; - data; - Struttura assegnataria; - Strutture cui la comunicazione è inviata per conoscenza. 3. Dopo aver effettuato la registrazione, il documento viene scannerizzato e quindi viene inviato, entro 24 ore dalla regiastrazione, alla mail della struttura competente, ove già inequivocabilmente individuata; la restante documentazione verrà inviata ad un apposita mail della Direzione Amministrativa, che provvederà, previa individuazione della competenza, all invio digitale, tramite , alla Struttura assegnataria ed eventualmente alle strutture individuate per conoscenza. Ciascuna U.O. è tenuta a verificare giornalmente il contenuto della dedicata all interno del sistema di protocollo. 4. L Ufficio Protocollo provvede all archiviazione analitica del documento cartaceo originale presso l apposito archivio. 5. In caso di errata assegnazione, la Struttura che riceve il documento digitale è tenuta a segnalarlo tempestivamente, stesso mezzo, alla Direzione Amministrativa, al fine di procedere alla corretta ed immediata riassegnazione. Art.4 Protocollo in uscita 1. La protocollazione dei documenti in uscita è effettuata dagli operatori di protocollo che provvedono alle operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo in uscita, salvo quanto detto nel successivo comma. 2

3 2. L operatore effettua le seguenti operazioni: a. registrazione di protocollo; consiste nell inserimento nel sistema informatico dei seguenti dati: - data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e non modificabile; - Struttura che ha formato il documento; - oggetto del documento; - soggetto/i destinatario/i; b. segnatura di protocollo; consiste nell apposizione sul documento in uscita delle seguenti indicazioni: - numero progressivo di protocollo; - data; - sigla della Struttura che ha formato il documento. 3. Ogni struttura aziendale provvede ad individuare unità di personale che dovrà procedere in autonomia, tramite apposito collegamento informatico all applicativo del protocollo generale, alla protocollazione dell atto di interesse. A tal fine il servizio CED provvederà alla formazione ed al rilascio delle credenziali necessarie, per il funzionamento del programma informatico. 4. L U.A. Protocollo provvede, altresì, a consegnare giornalmente per convenzione, agli addetti della Società Poste Italiane S.p.A., tutti i documenti cartacei protocollati e debitamente imbustati, per la successiva spedizione. Art. 5 Informazioni prodotte automaticamente dalla procedura informatica 1. Le informazioni che la procedura registra sono le seguenti: a) il numero di protocollazione progressivo; tale numero è assegnato in modo automatico e immodificabile; la numerazione viene rinnovata ogni anno solare (inizia il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre); b) la data di protocollazione; c) il mittente/i e il destinatario/i; d) la data e numero di protocollo del mittente (se disponibili); e) l'oggetto; f) la Struttura alla quale la comunicazione viene assegnata ovvero la Struttura che ha formato la comunicazione. 2. Senza l'introduzione dei dati di cui alle lettere c, e, f, la procedura informatica non assegna il numero di protocollo e la data di protocollazione. Art. 6 Informazioni non alterabili La procedura non consente, dopo che sia stata eseguita l'operazione di protocollazione, la modifica delle informazioni inserite di cui all articolo precedente, fatta salva la procedura di cui all'articolo successivo. Art. 7 Annullamento di un protocollo 1. In caso di errore materiale nella registrazione tale da rendere impossibile l'individuazione di un collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, il sistema informatico consente l'annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le informazioni originarie devono comunque essere sempre leggibili unitamente alla data della modifica e al nome 3

4 dell operatore che l ha effettuata. Le registrazioni annullate sono comunque memorizzate dal sistema. 2. Nel caso fossero riscontrate inesattezze nella registrazione, tali comunque da non impedire l'identificazione del documento e dei dati registrati sul protocollo, è consentita la correzione dei dati inseriti. Art. 8 Registro di emergenza 1. Ogni qualvolta, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo informatico, gli operatori di protocollo effettuano la protocollazione manuale dei documenti, che avviene tramite registrazione manuale del documento su registro cartaceo, utilizzando il numero di protocollo successivo all ultimo generato automaticamente. 2. Non appena ripristinato il funzionamento della procedura, gli operatori di protocollo provvederanno a inserire i dati di protocollazione nel sistema informatico. 3. Il numero di protocollo del registro di emergenza e la data saranno associati al numero di protocollo unico. L efficacia giuridico-probatoria sarà garantita dal numero del registro di emergenza. Il numero di protocollo unico garantirà l unicità del flusso documentale. In caso di utilizzo del registro di emergenza, sullo stesso devono essere riportati: - la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione; - la data e l ora del ripristino della procedura informatica; - il numero di registrazioni manuali per ogni giornata di registrazione. 4. Qualora l utilizzo del registro di emergenza si protragga oltre 24 ore, il Dirigente Responsabile del S.S. Affari Generali può autorizzare formalmente l uso di tale registro per non più di una settimana. Gli estremi dell autorizzazione dovranno essere riportati nel registro di emergenza. 5. Durante la sospensione della protocollazione informatica e la registrazione manuale della documentazione, ai fini di recuperare correttamente le informazioni e di effettuarne la scansione, i documenti originali verranno trattenuti presso l U.A. Protocollo ed inviati in copia alle Strutture destinatarie. Una volta effettuata la protocollazione informatica, i documenti originali verranno trasmessi alle Strutture destinatarie. Art. 9 Struttura competente L attività di protocollazione è effettuata dall U.A. Protocollo, incardinata nella S.S. Affari Generali. Art. 10 Responsabile della protocollazione 1. Responsabile dell attività di protocollazione è il Dirigente Responsabile della S.S. Affari Generali. 2. Egli provvede a: a) individuare gli operatori di protocollo; in caso di assenza dal servizio degli operatori in forza alla U.A. Protocollo, potrà essere incaricato della protocollazione, personale di altre Strutture con il consenso del Direttore delle stesse; b) assicurare, in coordinamento con il S.I.A., il ripristino tempestivo del funzionamento del sistema in caso di guasti o anomalie; c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di protocollazione; d) controllare l'osservanza delle norme del presente regolamento da parte degli operatori; 4

5 e) garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo f) promuovere la formazione/aggiornamento degli operatori; g) promuovere, periodicamente, opportune verifiche sulla protocollazione. Art. 11 Operatori della U.A. Protocollo 1. Gli operatori di protocollo sono responsabili della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli inseriti nel programma di protocollo. 2. L'operatore svolge le seguenti attività: a) immissione dati di protocollo in entrata e in uscita; b) modifica dei protocolli già inseriti; c) ricerca dati dei documenti protocollati. Art.12 Orari di protocollazione e rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti 1. L orario di accettazione della corrispondenza, sia in entrata, sia in uscita sia interna, è articolato su cinque giorni lavorativi, dal lunedì al venerdì. Nei giorni di lunedì, mercoledì e venerdì dalle ore 8.30 alle ore 13,00; nei giorni del martedì e giovedì dalle ore 8,30 all13,00 e dalle 14,30 alle La protocollazione potrà essere effettuata anche al di fuori di tale orario sino alla chiusura giornaliera delle operazioni. 2. Qualora venga richiesta l attestazione della ricezione di un documento, l U.A. Protocollo rilascia, in alternativa: - apposito modulo di ricevuta; - fotocopia del primo foglio dopo aver apposto il timbro datario con ora di arrivo e sigla dell operatore; - attestazione della registrazione di protocollo. Art. 13 Differimento dei termini di registrazione 1. L operazione di segnatura di protocollo viene effettuata immediatamente dopo l operazione di registrazione di protocollo. 2. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le 48 ore lavorative dal ricevimento degli atti. Art. 14 Protocollazione di una gara La busta o il plico che reca le indicazioni offerta, gara o qualunque altro elemento che indica la partecipazione ad una gara non devono essere aperti ma protocollati in arrivo con l apposizione del numero di protocollo, della data e dell ora di ricezione direttamente sulla busta o plico. Art. 15 Norma di rinvio Per tutto quanto non previsto dal presente regolamento, si rinvia al DPR 445/2000 ed al Codice dell Amministrazione Digitale, che disciplinano il protocollo informatico presso le Pubbliche Amministrazioni. 5