PROCEDURE GESTIONE QUALITA PROCEDURA VIAGGI DI ISTRUZIONE

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1 Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare del Liceo Artistico Statale Paolo Candiani. Revisione Data Capitolo/Paragrafo modificato Modifiche 01 28/09/07 Quota d acconto 50% del costo del viaggio 02 05/09/13 Sostituito Logo 05/09/13 2 Eliminato Flow-chart 05/09/13 4 Eliminato Flow-chart 05/09/13 5 Eliminato Flow-chart 05/09/13 2 Aggiunto costi per le famiglie 03 22/07/14 Aggiunti loghi musicale e coreutico Fasi Redazione Verifica Approvazione Funzioni RGQ RGQ DS Nominativi Rosario Commisi Rosario Commisi Andrea Monteduro Data 22/07/14 30/10/14 30/10/14 INDICE: 1. DEFINIZIONE VIAGGI D' 2. MAPPATURA DEL PROCESSO 3. ORGANIZZAZIONE 4. PERFEZIONAMENTO DELL'ORGANIZZAZIONE 5. ITERATTUATIVO 6. AZIONI DEL DIRIGENTE SCOLASTICO 7. AZIONI DEI DOCENTI 8. AZIONI UFFICIO DI SEGRETERIA 9. COSTITUZIONE RISERVA DOCENTI ACCOMPAGNATORI lo. COMPITI DEL RESPONSABILE DELLA MACROAREA AMPLIAMENTO DELL'OFFERTA FORMATIVA E GESTIONE POF Pagina 1 di 11

2 1. DEFINIZIONE VIAGGI D' Il processo che viene preso in considerazione ha per contenuto la progettazione e la realizzazione di iniziative denominate Viaggi d'istruzione. Si tratta di un processo complesso che richiama in causa diverse responsabilità, sia interne sia esterne alla scuola. I riferimenti normativi ai quali si attinge per la definizione linguistica dei processi sono la C.M. 291 del 14 ottobre 1992 e la C.M. 623 del 2 ottobre Dalla C.M. 291 del 14 ottobre 1992: "I viaggi d'istruzione comprendono una vasta gamma di iniziative, che si possono così sintetizzare: viaggi di integrazione culturale e viaggi di integrazione della preparazione di indirizzo. Sono essenzialmente finalizzati alle acquisizioni di esperienze tecnico artistiche e tecnico scientifiche. Visite guidate: si effettuano, nell'arco di una sola giornata, presso complessi aziendali, mostre, monumenti, musei, gallerie, località d'interesse storico artistico, parchi naturali, ecc. Viaggi connessi ad attività sportiva: vi rientrano sia le specialità sportive tipicizzate, sia le attività genericamente intese come sport alternativi, quali le escursioni, i campeggi, le settimane bianche, i campi scuola. Rientra in tale categoria di iniziative anche la partecipazione a manifestazioni sportive. Questi tipi di viaggi hanno come scopo preminente oltre alla socializzazione, l'acquisizione di cognizioni culturali integrative a quelle normalmente acquisite in classe. Queste iniziative sono programmate in modo da approfondire la parte didattico culturale dell'offerta formativa. Fra i sottoprocessi che lo costituiscono, particolare attenzione va rivolta a: progettazione/approvazione approvazione/realizzazione Le circolari ministeriali, cui si fa riferimento, vanno esaminate alla luce dei seguenti atti normativi: D.P.R. 275/99 - Autonomia delle istituzioni scolastiche; D. Lgs 29/93 e successive integrazioni e modificazioni; D. Lgs 165 del 30 marzo Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche; D.I. n. 44/ Nuove istruzioni amministrative e contabili; Pagina 2 di 11

3 D.P.R. 20 agosto 2001, n Regolamento di semplificazione di spese in economia. 2. MAPPATURA DEL PROCESSO In base alle richiamate circolari ministeriali, l'istituto segue per organizzare ed effettuare i viaggi d'istruzione e le visite le seguenti fasi. FASI Prima fase Seconda fase Terza fase Quarta fase Quinta fase PROCEDURA Programmazione di classe Organizzazione Richiesta al Dirigente Scolastico Approvazione Incarico I soggetti coinvolti nel processo sono: Consiglio d'istituto; Dirigente scolastico; Collegio dei docenti; Direttore dei servizi amministrativi; docenti e/o Commissione Viaggi; alunni; genitori degli alunni; fornitori esterni; Enti e istituzioni esterni. Così come prescrive la Norma, le visite guidate e i viaggi d'istruzione sono servizi complementari la cui esigenza è inserita nella programmazione didattica della classe. La citata C.M. 14 ottobre n. 291 a proposito recita: le visite guidate e i viaggi di istruzione, ivi compresi quelli connessi ad attività sportive, presuppongono, in considerazione delle motivazioni culturali didattiche e professionali che ne costituiscono il fondamento e lo scopo preminente, una precisa, adeguata programmazione didattica e culturale predisposta nelle scuole Pagina 3 di 11

4 fin dall'inizio dell'anno scolastico e si configurano come esperienze di apprendimento e di crescita della personalità, rientranti tra le attività integrative della scuola. La fase programmatoria rappresenta un momento di impegno dei Docenti e degli organi collegiali ad essa preposti e si basa su progetti articolati e coerenti che consentono di qualificare dette iniziative come vere e proprie attività complementari della scuola e non come semplici occasioni di evasione. Ne sono perciò responsabili sia i singoli insegnanti, sia i consigli di classe, sia il Collegio Docenti per gli aspetti educativi generali. Il Consiglio d'istituto stabilisce i criteri generali per la loro effettuazione, dal punto di vista regolamentare generale. Ai fini del conseguimento degli obiettivi formativi che i viaggi devono prefiggersi, obiettivi per l'arricchimento culturale e professionale degli studenti che vi partecipano, è necessario che gli alunni medesimi siano preventivamente forniti di tutti gli elementi conoscitivi e didattici idonei a documentarli sul contenuto delle iniziative stesse. La predisposizione del materiale didattico è a cura dei docenti proponenti l'iniziativa. Considerata la valenza didattica dei viaggi di istruzione, in nessun caso è consentito agli studenti che partecipano al viaggio di essere esonerati dalle attività ed iniziative programmate. Il processo ha inizio con la fase ideativa della quale potrebbero essere titolari sia i docenti che gli alunni o i genitori. La scuola, nell'ambito delle prime azioni di apertura agli studenti e alle famiglie, per la conoscenza e la condivisione del POF e del piano di lavoro di classe, pone all'ordine del giorno anche il problema visite guidate e viaggi d'istruzione, per rilevare pareri, punti di vista, proposte, problemi, suggerimenti e per ricercare collaborazioni. Qualora il consiglio di classe trovi al suo interno un accordo circa le compatibilità economico finanziarie, può avviare la procedura di progettazione e organizzazione. Acquisite le necessarie garanzie delle compatibilità di cui sopra, si passa alla redazione di un progetto specifico, dal quale dovranno emergere: il riferimento agli obiettivi educativi e a quelli didattici (almeno l'esplicitazione del vantaggio formativo che gli alunni potranno trarne, in connessione con gli insegnamenti disciplinari o interdisciplinari previsti Pagina 4 di 11

5 dal corso di studi); l'articolazione dettagliata dell'iniziativa (programma del viaggio o della visita); modalità di vigilanza; tempi e mezzi costi a carico delle famiglie. Altre voci del progetto potranno essere reperite nel Modello Progetto Viaggio (allegato alla procedura) 3. ORGANIZZAZIONE La successiva organizzazione del viaggio prevede le relazioni fra gli insegnanti che si incaricano di redigere il progetto e curarne la realizzazione con il Dirigente scolastico, il Direttore dei servizi generali e amministrativi, con gli altri docenti, con i genitori e/o gli alunni. A questo scopo, si utilizzeranno il Modello Richiesta Autorizzazione Genitori (autorizzazione per i viaggi d'istruzione genitori). Acquisito l'accordo, a tutti gli aderenti viene richiesto un loro impegno scritto, considerato che sulla base delle decisioni prese, la scuola si impegnerà con ditte e/o agenzie esterne. Il versamento sarà effettuato sul conto corrente della scuola, utilizzando bollettini messi a disposizione dalla segreteria amministrativa. Per la dichiarazione da parte dei genitori dell'impegno a versare la quota di acconto per il viaggio, si utilizzerà il Modello Impegno quota viaggio. Dopo aver predisposto il progetto e avere acquisito la disponibilità degli studenti e/o dei loro genitori e le ricevute della quota di acconto (50% del costo viaggio), si formula l'istanza di autorizzazione al Dirigente scolastico il quale provvederà direttamente all'esame all'autorizzazione o al rigetto. Per la richiesta al Dirigente scolastico si utilizzeranno il Modello Disponibilità a effettuare l'iniziativa e ad assumersi l'impegno della vigilanza. In caso di approvazione, il Dirigente scolastico provvede a conferire l'incarico alle persone che ne hanno fatto richiesta e che si sono assunte l'onere della vigilanza. Pagina 5 di 11

6 4. PERFEZIONAMENTO DELL'ORGANIZZAZIONE Si passa alla fase del perfezionamento dell'organizzazione per le diverse responsabilità in gioco. Il processo segue con: lo svolgimento dell'iniziativa; la relazione finale che i docenti richiedenti produrranno (Modello Relazione finale), nella quale esprimeranno un apprezzamento (una valutazione) sull'efficacia del lavoro svolto; il perfezionamento della pratica amministrativa da parte del DSGA (pagamento fornitori, indennità di missione e rimborso spese viaggio al personale della scuola ecc. (Modello Rimborso missione). Relativamente alle responsabilità, oltre a quelle di natura amministrativa e contabile, che non ricadono sui docenti (tranne alcuni casi: ad esempio quando viene anticipata una somma al docente accompagnatore per le spese da pagare necessariamente in loco), e alla responsabilità penale (sempre personale) e a quella civile verso terzi (è necessario stipulare una polizza assicurativa che copra tale responsabilità che ricade sul personale operante nella Scuola), esiste un'altra responsabilità, quella professionale, che riguarda tutto il personale scolastico, ma soprattutto gli insegnanti, per il ruolo fondamentale che rivestono nella formazione degli studenti. 5. ITER ATTUATIVO I docenti possono rapportarsi con il DSGA (o un assistente amministrativo appositamente delegato) per contattare i fornitori dei servizi necessari alla realizzazione dell'iniziativa e per ogni aspetto organizzativo, al fine di evitare vizi nel procedimento, che possano provocare la bocciatura o il rinvio del progetto da parte del Dirigente scolastico, e problemi durante la realizzazione dell'iniziativa. Il Dirigente scolastico riceve il progetto e lo esamina per verificare: il rispetto della normativa vigente in materia; la rispondenza agli obiettivi didattici e formativi previsti nel POF; che siano stati richiesti, ove possibile, più preventivi; la regolarità delle offerte presentate e la loro rispondenza alle condizioni richieste da chi ha stilato il progetto; Pagina 6 di 11

7 la regolarità complessiva di tutta la documentazione allegata al progetto; approvare o rigettare l'iniziativa, ultimate le valutazioni di cui sopra. Il Dirigente scolastico autorizza l'iniziativa conferendo l'incarico di accompagnatore agli insegnanti che hanno presentato il progetto e che si sono resi disponibili a condurla. Agli stessi insegnanti richiederà, a conclusione dell'iniziativa, una relazione finale per verificarne il regolare svolgimento al fine anche di autorizzare i pagamenti dei fornitori e le indennità di missione. Il DSGA, oltre ad effettuare le operazioni meglio descritte nella scheda relativa, effettuerà un complessivo controllo preventivo sulla regolarità di tutta la documentazione presentata in allegato al progetto. La prima figura predisposta al controllo è il DSGA, il quale svolgerà anche una funzione di consulente per i docenti che necessitino di chiarimenti procedurali. 6. AZIONI DEL DIRIGENTE SCOLASTICO Le azioni operate dal Dirigente Scolastico per una ottimale procedura sono così suddivise: mette a disposizione di tutti gli operatori scolastici (docenti e ATA) la normativa di riferimento, compresi regolamenti interni e POF; In accordo con il Direttore dei servizi generali e amministrativi distribuisce i modelli e le schede di questo processo alle persone coinvolte; Programma i tempi di presentazione delle domande di autorizzazione; Riceve la richiesta dell'iniziativa; Se sono rispettate tutte le condizioni, autorizza lo svolgimento dell'iniziativa, conferendo l'incarico ai docenti dichiaratisi disponibili a farsi carico della vigilanza; Firma gli impegni per la fornitura dei servizi necessari; Verifica il regolare svolgimento dell'iniziativa e, dopo aver ricevuto la relazione finale degli insegnanti, autorizza il pagamento delle fatture e delle indennità di missione; In sede di preparazione del programma annuale presenta una relazione sull'intera attività didattica ivi compresi visite guidate e viaggi d'istruzione; Propone eventuali iniziative di miglioramento del processo, se dalla verifica emergono elementi di criticità che ne compromettono l'efficacia. Pagina 7 di 11

8 7. AZIONI DEI DOCENTI Gli insegnanti valutano le necessità di visite guidate e viaggi d'istruzione, tenendo soprattutto conto delle esigenze della programmazione educativa e didattica, senza trascurare le condizioni di fattibilità pratiche e nel rispetto delle Norme ministeriali e di quelle interne (Regolamento del Consiglio e POF). Curano particolarmente la fase preliminare, cercando l'accordo in seno al Consiglio di classe e acquisendo l'autorizzazione dei genitori. La programmazione rappresenta la fase topica di tutto il processo in quanto bisogna: garantire il rispetto delle norme generali, dei regolamenti interni e, non ultimi, degli obiettivi didattici e formativi previsti nel POF; verificare le condizioni di fattibilità tenendo in considerazione tutte le risorse disponibili nel programma annuale; valutare le soluzioni possibili; decidere le attività da svolgere prima, durante e dopo l'iniziativa in vista degli obiettivi previsti; prevedere strumenti di controllo; prevedere strumenti di verifica; predisporre un progetto viaggio. Durante la prima organizzazione i docenti possono agire anche senza rivolgersi all'ufficio di segreteria proprio perché si tratta solo di verificare l'eventuale disponibilità dei servizi necessari. Verificata la possibilità di realizzare il progetto, i docenti devono rivolgersi all'ufficio di segreteria al quale spetta la tenuta dei contatti formali con i fornitori. Una volta ottenute le necessarie autorizzazioni e le richieste di impegno da parte dei genitori, il progetto può essere presentato in segreteria, per la protocollazione e la necessaria prima valutazione del Dirigente scolastico e della Giunta esecutiva. Al progetto verrà allegata la dichiarazione di disponibilità alla conduzione dell'iniziativa con la conseguente assunzione di responsabilità di vigilanza degli studenti. Ottenuta l'approvazione da parte del Dirigente Scolastico, i docenti passano alla cura della fase organizzativa vera e propria. Gli aspetti formali, quali comunicazione alle diverse agenzie fornitrici e successivo contratto, sono di competenza della segreteria, coadiuvata dai Pagina 8 di 11

9 docenti interessati. Nella conduzione dell'iniziativa riveste grande importanza l'aspetto della vigilanza e quello della responsabilità formativa. I docenti incaricati avranno cura di verificare che le fasi si svolgano effettivamente come programmate, per quanto riguarda: gli aspetti didattici e formativi; gli aspetti di vigilanza e di eventuale assistenza di alunni con handicap; Di segnalare le eventuali difformità rispetto a quanto contattato. Al ritorno dal viaggio o soggiorno, i docenti che hanno condotto l'iniziativa presenteranno al Dirigente scolastico, oltre alla richiesta dell'indennità di missione nei casi previsti dalla normativa, una relazione nella quale saranno evidenziati anche eventuali aspetti problematici emersi durante il processo. 8. AZIONI UFFICIO DI SEGRETERIA L'ufficio di segreteria (tramite il Direttore amministrativo o un collaboratore di segreteria da lui delegato) fornisce ai docenti la collaborazione per l'intera organizzazione dell'iniziativa. Prima della presentazione del progetto l'ufficio di segreteria tramite il DSGA: verifica la disponibilità di fondi in bilancio da destinare eventualmente all'iniziativa e la fattibilità economica in base ai contributi che si prevede di acquisire in bilancio; può aiutare i docenti (o farsi aiutare da questi) a prendere i primi contatti con i fornitori di servizi per verificarne la disponibilità nel periodo prescelto per lo svolgimento dell'iniziativa; successivamente richiede i preventivi, quando necessario, di almeno tre fornitori, nel rispetto delle istruzioni amministrative e contabili in vigore (Modello Richiesta preventivo Agenzia di Viaggio); verifica che siano presenti le necessarie coperture assicurative; protocolla il progetto e la richiesta di autorizzazione e verifica che siano allegati l'elenco degli alunni partecipanti e le dichiarazioni di disponibilità a svolgere l'iniziativa e a garantire la vigilanza. Dopo la presentazione del progetto e la sua autorizzazione l'ufficio di segreteria: comunica alle ditte prescelte dal Consiglio di Istituto l'esito della gara e Pagina 9 di 11

10 cura la stesura e la trasmissione degli impegni; verifica che siano state versate le eventuali quote di partecipazione degli studenti; procede al pagamento di eventuali acconti. Dopo l'effettuazione del viaggio il Direttore dei Servizi Amministrativi: riceve le fatture dei fornitori e provvede al loro pagamento, dopo aver verificato dalla relazione dei docenti accompagnatori che non vi siano stati disservizi; paga l'indennità di missione spettante ai docenti. 9. COSTITUZIONE RISERVA DOCENTI ACCOMPAGNATORI AI fine di garantire ed assicurare il rispetto della normativa vigente in materia di Viaggi di Istruzione, sulla base di disponibilità dichiarate, viene costituita una riserva di almeno quattro docenti con il compito di sostituire colleghi che, a pochi giorni dalla data di partenza, per motivi accertati, non possono essere più disponibili ad effettuare il viaggio precedentemente deliberato. 1O. COMPITI DEL RESPONSABILE DELLA MACROAREA AMPLIAMENTO DELL'OFFERTA FORMATIVA E GESTIONE POF Il responsabile della macroarea avrà cura di analizzare le relazioni finali dei docenti, creando un archivio funzionale per gli anni successivi. Pagina 10 di 11

11 11. ALLEGATI: Modelli Contratto con Agenzia di Viaggi Modelli Contratto per noleggio bus Modelli Richiesta preventivo Agenzia di Viaggi Modelli Progetto per l'effettuazione del Viaggio Modelli Modello Comunicazione alla Famiglia Modelli Impegno quota Viaggio Modelli Dichiarazione vigilanza Modelli Richiesta missione Modelli Relazione finale Pagina 11 di 11