Come presentare una proposta di successo nel Programma Quadro di Ricerca e Innovazione UE

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1 Come presentare una proposta di successo nel Programma Quadro di Ricerca e Innovazione UE Claudia Zurlo Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e Finanziari - APRE APRE 2013

2 AGENDA COSTRUZIONE DI UN BUDGET PRINCIPI DELLA RENDICONTAZIONE COSTI DIRETTI ED INDIRETTI

3 DEFINIZIONI (art.2, 5a) ATTIVITA DI DIMOSTRAZIONE (RIMBORSATA AL 50%) NEW INNOVATION ACTION, CARATTERIZZATA DA ATTIVITA DI PROTOTIPIZZAZIONE, TEST, DIMOSTRAZIONE, PILOTING, VALIDAZIONE, ETC FINALIZZATE ALLA DEFINIZIONE/PRODUZIONE/DESIGN DI NUOVI PRODOTTI E PROCESSI.

4 FINANZIAMENTO DELL AZIONE (Art. 22) NEW UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO, SENZA DISTINZIONE TRA BENEFICIARI fino al 100% dei costi eleggibili per progetti R&S (cd. RESEARCH & INNOVATION action) fino al 70% per progetti dimostrativi cd. INNOVATION action (fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%) e CO-FUND

5 IMPATTO NUOVO MODELLO DI FINANZIAMENTO Esempio: Nell FP7, circa il 90 % delle Università e più della metà degli Organismi di Ricerca hanno utilizzato lo special flat rate (60%) per il calcolo dei costi indiretti. Per tutti questi partecipanti l impatto sul contributo UE in H2020 sarà faviorevole: Direct costs Indirect costs Total costs % EU contribution EU contribution Flat-rate (60 %) % 120 Direct costs Indirect costs Total costs % EU contribution EU contribution 100 / 25 Funding % 125

6 ESEMPIO: PROGETTO RTD NEL VII PQ RTD Demonstration Management Other (100% Funding Indirect reimbursement reimbursement) EU (50% (100% reimburse- Participant rate Total costs ) ment) contribution short name for costs metho Indirect Direct rect Direct rect Direct rect Indi- Indi- Indi- RTD d Direct % costs costs costs costs costs costs costs costs University A 75 60% Foundation 50 20% B University C 75 Simplif ied SME D 75 60% Enterprise E 50 Real SME F 75 Real Total

7 ESEMPIO: PROGETTO RESEARCH AND INNOVATION ACTION HORIZON 2020 Participant short name Estimated eligible costs Indirect costs (25%) Total costs EU contribution (100%) Direct costs University A Foundation B University C SME D Enterprise E SME F Total

8 ESEMPIO: PROGETTO DIMOSTRATIVO VII PQ Participant short name Funding rate for RTD % Indirect costs method RTD Demonstra-tion (50% reimbursement) Management (100% reimbursement) Other (100% reimbursement) Direct costs Direct costs Direct costs Direct costs University A 75 60% Enterprise B 50 20% University C 75 Simpli-fied EU contribution Indirect costs Indirect costs Indirect costs Indirect costs Total costs SME D 75 60% Enterprise E 50 Real SME F 75 Real Total

9 ESEMPIO: PROGETTO INNOVATION ACTION HORIZON 2020 Participant short name Estimated eligible costs Indirect costs (25%) Total costs Requested EU contribution (70%) Direct costs University A ,5 Enterprise B ,5 University C ,5 SME D ,5 Enterprise E ,5 SME F ,5 Total

10 CRITERI DI SELEZIONE E ATTRIBUZIONE (Art. 14.5) PER TUTTI I COORDINATORI E PER I BENEFICIARI CON CONTRIBUTO UE > , A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA FINANZIARIA DEI PARTECIPANTI VERIFICA CAPACITA FINANZIARIA NEW SOLO PER COORDINATORI CON CONTRIBUTO UE > , A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA FINANZIARIA DEL COORDINATORE O DEI PARTECIPANTI

11 RECEIPTS Income (introiti) Receipts (entrate) Il contributo UE non può essere superiore al totale dei costi detratte le entrate No Receipts (Introiti che non costituiscono entrate)

12 RECEIPTS Trasferimenti finanziati al beneficiario da parte di terzi: Per co-finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il progetto Contributi in natura da parte di terzi per co-finanziare il progetto Entrate generati dal progetto: Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progetto

13 RECEIPTS RECEIPT Non saranno considerati receipt le seguenti entrate: I trasferimenti finanziari e i contributi in natura da parte di terzi se il loro utilizzo è a discrezione di gestione da parte del beneficiario Introiti generati dall use of foreground del progetto.

14 SOGGETTI TERZI Qualsiasi soggetto giuridico coinvolto nel progetto che non firma il contratto con la Commissione - Terze Parti - Subcontraenti - Fornitori di beni e servizi - Affiliati

15 TERZE PARTI Il beneficiario può usare risorse che sono rese disponibili da un terzo per svolgere la sua parte di attività A. Le terze parti mettono a disposizione risorse per i beneficiari B. Le terze parti svolgono una parte del progetto

16 TERZE PARTI A. LE TERZE PARTI METTONO A DISPOSIZIONE RISORSE PER I BENEFICIARI Adempimenti/Effetti: Il beneficiario utilizza le risorse del terzo, in base ad un accordo precedente I costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form C Il valore è un receipt nel caso in cui le risorse siano attribuite per gli usi specifici del progetto. Il valore delle risorse non sarà considerato receipt qualora venga rimborsato dal beneficiario o non sia attribuito in modo specifico al progetto. Il beneficiario avrà l onere di evidenziare nell Allegato I il fatto che il terzo metterà a disposizione le proprie risorse.

17 TERZE PARTI B. LE TERZE PARTI SVOLGONO UNA PARTE DEL PROGETTO Ipotesi: Soggetti collettivi (GEIE, associazioni, società, consorzi) Affiliati (Gli affiliati sono soggetti terzi che sono sottoposti al controllo, di fatto o di diritto, diretto o indiretto, di un beneficiario o che sono assoggettati allo stesso controllo di beneficiari) Adempimenti/Effetti: Clausola speciale ( ) Identificazione nell Allegato I Form C della Parte Terza, allegata al Form C del beneficiario Rispetto delle regole di rendicontazione Certificazione dei costi se raggiunta la soglia prevista

18 TERZE PARTI Differenze con i subcontratti: Il subcontraente percepisce un corrispettivo, basato sulle condizioni di mercato. La terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenuti, secondo le regole di rendicontazione. Il subcontraente lavora in modo autonomo La terza parte in collaborazione con il beneficiario e secondo le direttive di questo. Il subcontratto ha soprattutto un interesse commerciale le terze parti intendono soprattutto partecipare all attività di ricerca.

19 CALCOLO DEL CONTRIBUTO UE IN PRESENZA DI RECEIPT Contributo UE Costi- Receipt = 80 (finanziamento UE = 80 ) = 110 (finanziamento UE = 100 )

20 GESTIONE

21 PRINCIPI DI ELEGGIBILITA

22 BUDGET CRITERI DI ELEGGIBILITA Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere: REALI (non stimati) eccezione: costi medi del personale!!! SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ) SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!! UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza) REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze) INDICATI NELL ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT

23 COSTI ELEGGIBILI

24 Personale Subcontratti COSTI DIRETTI TIPOLOGIE Viaggi Attrezzature Materiale di Consumo Altri costi specifici Macro categoria OTHER DIRECT COSTS

25 COSTI ELEGGIBILI= COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI Costi attribuibili direttamente al progetto ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc Costi NON attribuibili direttamente al progetto, ma sostenuti in relazione ai costi diretti ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto, ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc

26 COSTI INDIRETTI (Art. 24) STANDARD FLAT RATE (20%) SPECIAL FLAT RATE (60%) SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL INDIRECT COSTS NEW UNICO TASSO FORFETARIO DEL 25% DEI COSTI DIRETTI (ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE RISORSE MESSE A DISPOSIZIONE DA TERZI CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI DEL BENEFICIARIO)

27 COSTI DIRETTI PERSONALE Personale specificamente assunto per il progetto Personale strutturato e personale a tempo determinato CARATTERISTICHE: La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente. Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile). Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.

28 PERSONALE LAVORATORI AUTONOMI Sono da considerarsi Costi del personale i contratti con i lavoratori autonomi (co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se : Stipulati con persone fisiche; Il Consulente lavora presso il Beneficiario; Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario; I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario; Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni

29 ORE PRODUTTIVE ANNUALI (Art. 25) CRITERI ELEGGIBILITA COSTI PERSONALE SCELTA TRA MONTE ORE FISSO (eg ore) OPPURE DETERMINATO SECONDO I PRINCIPI CONTABILI DELL ENTE NEW COSTI DEL PERSONALE AMMISSIBILI SOLO SE RICONDUCIBILI A PERSONE CHE LAVORANO NELL AMBITO DELL AZIONE TRAMITE UN SISTEMA DI REGISTRAZIONE DEL TEMPO LAVORATO (eg. TIME-SHEET) REQUISITI MINIMI PER IL SISTEMA DI REGISTRAZIONE TEMPO LAVORATO/DEFINIZIONE NUMERO ORE PRODUTTIVE ANNUALI PREVISTI DAL GA SISTEMA DI REGISTRAZIONE NON RICHIESTO SE LA PERSONA LAVORA ESCLUSIVAMENTE SULL AZIONE (sufficiente una dichiarazione del Resp. scientifico)

30 PERSONALE DETERMINAZIONE DEL COSTO COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali) COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggetto giuridico. CRITERI DI ACCETTABILITA : Procedura usuale dell ente Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga) Escludere i costi non eleggibili Certificazione della metodologia non obbligatoria

31 COSTI DIRETTI (Other Direct Costs) VIAGGI I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le diarie NOVITA VII PQ FLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!) [Decisione CE adottata il ] PUO ESSERE UTILIZZATA: Per qualsiasi schema di finanziamento Da qualsiasi beneficiario Per progetto Se esplicitamente previsto dal Work Programme Per viaggi riconducibili al progetto A COPERTURA DI: Diaria giornaliera Tetto massimo per le spese d albergo Importi forfettari aplplicabili ai funzionari UE per Stato Membro o Non Membro Importi sono aggiornati periodicamente e pubblicati su CORDIS FLAT RATE SUBSISTENCE

32 COSTI DIRETTI (Other Direct Costs) ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI Possono essere caricati nel progetto in proporzione al deprezzamento risultante Devono essere rispettati i normali principi contabili del beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento Deve essere dimostrato la percentuale d uso nel progetto Può essere caricato l ammortamento dei beni acquistati prima dell inizio del progetto

33 COSTI DIRETTI (Other Direct Costs) CONSUMABLES Consumabili: devono essere acquistati dopo l inizio del progetto

34 Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo: per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta supervisione e senza subordinazione (art. II.7 GA) COSTI DIRETTI (Other Direct Costs) SUBCONTRATTI Normalmente non riguardano core task, ma minor services (es. stampa, catering, ecc ) Non possono riguardare il coordinamento Vanno indicati nell Allegato I Stipulati on business conditions, "best value for money Trasparenza, parità di trattamento, motivazione

35 CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 28) AL RAGGIUNGIMENTO DELLA SOGLIA CUMULATIVA DI CONTRIBUTO UE (oppure un unico CFS alla fine del progetto se 2 reporting period) NEW ALLA FINE DEL PROGETTO, PER CONTRIBUTI UE

36 EX POST AUDITS ENTRO CINQUE ANNI DALLA FINE DEL PROGETTO ENTRO DUE ANNI DAL PAGAMENTO FINALE NEW

37 LA CERTIFICAZIONE Certificate on financial statements (CFS) (MGA- Annex V) Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è a 325,000 (il CFS deve essere emesso alla fine del progetto)

38 LA CERTIFICAZIONE ESEMPIO : 1 reporting: contributo UE= ( < ) NO CFS 2 reporting: contributo UE= ( > ) NO CFS NEW 3 reporting: contributo UE= ( < ) SI CFS!!!! NEW

39 CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT CERTIFICATORE COMPETENTE La certificazione è effettuata da: - Auditor esterno indipendente dal beneficiario - Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984 Per l Italia v. Registro dei revisori contabili, Istituito dal D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia La certificazione degli enti pubblici può essere effettuata da un pubblico funzionario competente secondo quanto stabilito dall autorità pertinente

40 FASI AUDIT

41 Controllo Ex ante (certificatore ) CONTROLLO Ex post (UE/AGENZIA): Visione del Form C da parte dell UE prima di procedere al pagamento del contributo Certificato sul/i Form C presentati rilasciato dal certificatore selezionato dal beneficiario (All. IV - del MGA) Fino a 2 anni dal pagamento finale In merito a questioni finanziarie, legali e tecniche

42 AUDIT EX POST

43 Audit ex-post dalla Commissione Obiettivo e fasi dell audit Costi eleggibili e non eleggibili Cosa controllerà l auditor?

44 Obiettivo dell Audit ex-post Per la Commissione: avere la certezza che non ci sia un sovraccarico di fondi Form C contenga spese eleggibili e reali Tutte le spese sostenute siano registrate nei libri contabili

45 Quando e da chi viene svolto l Audit? Quando? In qualsiasi momento fino a 2 anni dopo il pagamento finale. Chi? Auditor della Commissione o auditor esterni

46 1. Invio della lettera raccomandata della Commissione 2. Contatto per stabilire luoghi e date 3. Richiesta di documentazione 4. Controllo in loco 5. Verbale 6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo 7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg. 8. Lettera definitiva della Commissione 9. Eventuale ricorso giurisdizionale FASI AUDIT

47 DOCUMENTAZIONE RICHIESTA NEGLI AUDIT

48 Personale: controlli ed evidenze oggettive Il Beneficiario dimostra: L auditor verifica : Esistenza di un contratto per ciascuna risorsa impiegata Retribuzione contabilizzata Salario e oneri indicati nella busta paga Esistenza di uno strumento di registrazione delle ore Definizione del tempo produttivo secondo CCNL adottato il numero delle ore del tempo produttivo utilizzate L esattezza delle ore registrate retribuzione calcolata secondo le procedure interne e legislative Contratti destinati ai progetti Relazione del certificato di audit (se presentato). Il Beneficiario provvede: regolamento interno per specifica definizione di: (salario/bonus/contributi sociali, strumento per registrazione ore, etc.) Emissione dei contratti di lavoro Buste paga Registrazione delle ore Procedura di calcolo del tempo produttivo Procedura di calcolo del costo orario

49 Personale: errori comuni.. Riguardo la gestione del Time Sheet: Assenza degli elementi richiesta dalla Commissione Europea: No firma Non individuale Registrazione delle ore incomplete o nulle Errori di imputazione delle ore registrate sulla rendicontazione Ore registrate non coincidenti con le ore rendicontate Dichiarazione di ore non inerenti solo al progetto ma anche ad altre attività

50 Personale: errori comuni... Riguardo la modalità di calcolo del costo orario: La remunerazione include I costi non eleggibili (es. IRAP) Il tempo produttivo non riflette le condizioni previste dal CCNL

51 Personale: errori comuni... Riguardo la gestione interna del: Personale non impiegato direttamente sul progetto Costi rendicontati ma non contabilizzati Procedure contabili e regole interne non applicate per i progetti

52 Attrezzature Il Beneficiario dimostra: L auditor verifica : Prova dell acquisto dell attrezzatura (data e costo) Prova dell utilizzo per il progetto/i EU Descrizione del criterio dell ammortamento Registrazione in contabilità del costo rendicontato L utilizzo dell attrezzatura per il progetto Verifica dell esclusione dell IVA dal costo Registrazione delle ore di utlizzo dell attrezzatura diario d uso (in caso di utilizzo su più progetti)

53 Subcontratto & Parti Terze Il Beneficiario provvede: L auditor verifica: Descrizione delle Terze Parti coinvolte Contratti con i Subcontraenti Fatture Prova della realizzazione dell attività assegnata. Inserimento nell Allegato Tecnico delle attività assegnate al subcontraente/terze parti Criterio di selezione

54 Viaggi Il Beneficiario provvede: Procedura interna per la gestione delle trasferte (es. rimborso a piè di lista, flate Elenco dei viaggio effettuato per il progetto L auditor verifica: Inerenza del viaggio al progetto Costi rendicontati coerentemente con il regolamento interno del beneficiario IVA non rendicontata Collegamento al progetto: motivo del viaggio

55 Beni consumabili Il beneficiario provvede: Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Fatture destinate al progetto Libro degli inventari Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Bene non considerato spesa in c/capitale Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali

56 Il Beneficiario provvede: Costi Indiretti L Auditor verifica: N.A. N.A.

57 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 12. AGGIUSTAMENTI Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C. I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singole categoria di costo Copia della documentazione a supporto di tali costo

58 GRAZIE! APRE Claudia Zurlo Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea via Cavour, Roma zurlo@apre.it Tel. (+39) Fax. (+39) Punto di contatto nazionale «Aspetti Legali & Finanziari»