Studio Della Frera Borboni & Associati

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1 Commercialisti - Revisori Mauro Della Frera Maurizio Borboni Marisa Coppi Elena Picen Sonia Bianchi Carolina Bianchi Alessandro Co' Jenni Lombardi Fabio Navoni Elena Pancari Isabella Smussi Valeria Massardi Giulia Pasinetti Laura Montagnini Consulenti del lavoro Silvia Margini Roberta Maifredi Avvocati Luigi Lupinacci Elena De Nard Circolare SNA Dicembre 2018 INDICE 1. I rimborsi chilometrici e il trattamento delle trasferte dei lavoratori e degli amministratori di Società 1.1 Utilizzo mezzo pubblici 1.2 Autovettura concessa per uso esclusivamente aziendale 1.3 Uso dell autovettura personale del lavoratore 1.4 Costi del rimborso chilometrico deducibili per l impresa 1.5 Indennità di trasferta forfetaria 1.6 Documentazione probatoria trasferte 2. Deducibilità e detraibilità degli omaggi 3. Termini di prescrizione 4. Stampa dei registri contabili 4.1 Libro giornale 4.2 Libro inventari 4.3 Registri Iva 4.4 Registro beni ammortizzabili 1

2 1. I rimborsi chilometrici e il trattamento delle trasferte dei lavoratori e degli amministratori di società È opportuno premettere che per trasferta (o missione) s'intende lo spostamento temporaneo del lavoratore (dipendente, collaboratore, amministratore) dal luogo in cui esegue abitualmente la prestazione lavorativa, ossia dalla sede di lavoro contrattualmente stabilita dalle parti. L'art. 51 c. 5 del Tuir afferma che le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale dove ha sede l'azienda, concorrono a formare il reddito e rientrano nelle basi imponibili ai fini previdenziali e fiscali. Qualora, invece, la trasferta avvenga fuori dal territorio comunale, le indennità e gli eventuali rimborsi spese godono di un particolare trattamento fiscale e contributivo che esponiamo di seguito. E' evidente che lo spostamento dall'abitazione del lavoratore alla sede di lavoro (e viceversa) non configurando una trasferta, non comporterà l'applicazione del regime agevolato. Per raggiungere la località della missione il lavoratore può utilizzare i mezzi pubblici, o l autovettura aziendale ovvero la propria autovettura. 1.1 Utilizzo mezzo pubblici Nel caso in cui, per recarsi in trasferta, il lavoratore ricorra ai trasporti pubblici, il costo sostenuto dallo stesso per l acquisto del biglietto dovrà essere rimborsato a piè di lista, ossia a fronte della presentazione dei documenti giustificativi. Dal punto di vista fiscale e previdenziale la somma rimborsata sarà da considerare esente sia sotto il profilo fiscale che previdenziale. 1.2 Autovettura concessa per uso esclusivamente aziendale Qualora l impresa opti per l acquisto di un autovettura aziendale mettendola a disposizione dei lavoratori per le trasferte, quest ultimi non avranno diritto ad alcun rimborso chilometrico. Tuttavia, nel caso in cui i lavoratori dovessero sostenere delle spese legate alla missione, ad esempio, per benzina e pedaggi, tali spese saranno rimborsate analiticamente e non costituiranno base imponibile ai fini fiscali e previdenziali. 1.3 Uso dell autovettura personale del lavoratore Nel caso in cui il lavoratore utilizzi per esigenze di lavoro un'autovettura di cui dispone personalmente 2

3 (non è necessario che sia di sua proprietà), egli avrà diritto al rimborso dei chilometri effettuati per uso aziendale in base alla tariffa ACI. I rimborsi chilometrici sono da considerarsi alla stregua dei rimborsi spese a piè di lista e pertanto sono esenti da imposizione previdenziale e fiscale. Benché sia possibile uno specifico accordo tra lavoratore e impresa finalizzato a pattuire la tariffa per il calcolo del rimborso chilometrico, dottrina e giurisprudenza privilegiano il solo utilizzo delle tabelle ACI. Per la quantificazione del rimborso chilometrico, Vi invitiamo ad utilizzare esclusivamente le tabelle ACI per i motivi di seguito esposti. L'importo del rimborso dell'indennità chilometrica deve essere determinato dallo stesso datore di lavoro sulla base di elementi concordanti che tengano conto: della percorrenza effettuata; del tipo di automezzo usato; del costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura e la percorrenza annua (sia per esigenze di servizio che per esigenze personali). Nel caso in cui l'impresa riconosca un'indennità chilometrica di importo inferiore a quella determinata sulla base delle tabelle ACI, vi è il rischio di un contenzioso da parte del lavoratore il quale potrebbe avanzare la pretesa di un credito verso l'impresa per la differenza pari al rimborso chilometrico non erogato. Ancor più problematica potrebbe risultare la situazione nella quale l indennità chilometrica concordata tra le parti risulti essere superiore a quanto previsto dalle tabelle ACI. In caso di verifiche ispettive, tale circostanza potrebbe essere valutata occasione di elusione/evasione fiscale e contributiva e la somma rimborsata potrebbe, quindi, essere considerata imponibile con conseguente insorgenza di oneri previdenziali e fiscali in capo all impresa e al lavoratore. 1.4 Costi del rimborso chilometrico deducibili per l impresa Il fisco permette all impresa di dedurre tutti i costi sostenuti per i rimborsi chilometrici, ma limitatamente al costo di percorrenza relativo ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per le autovetture a benzina e a 20 cavalli fiscali per le autovetture con motore diesel, come da tabelle ACI, mentre l eventuale differenza è da considerarsi indeducibile. Per rendere più chiara la normativa riportiamo di seguito un esempio pratico: Qualora sia riconosciuto al lavoratore, che percorre chilometri annui (sia per esigenze di servizio che per esigenze personali), un indennità chilometrica pari (come da tabelle ACI attualmente 3

4 in vigore) ad euro 0, al chilometro per l utilizzo di un autovettura Audi Q7 3.0 da 333cv, l impresa potrà dedurre fiscalmente solo 0,48713 euro per chilometro (sempre ai sensi delle tabelle ACI attualmente in vigore) e la differenza sarà da considerarsi quale costo indeducibile. La normativa prevede, inoltre, che i sopraccitati costi siano deducibili a condizione che: - le trasferte siano effettuate fuori dal Comune della sede di lavoro; - la società abbia autorizzato il lavoratore ad avvalersi del mezzo proprio. 1.5 Indennità di trasferta L indennità di trasferta è la somma che può essere riconosciuta dall impresa al lavoratore per compensarlo del disagio provocatogli dal dover svolgere l attività in luogo diverso dalla sede abituale. Qualora l impresa riconosca al lavoratore un indennità di trasferta per le missioni effettuate al di fuori del Comune dove si trova ubicata la sede abituale del lavoro, tale somma sarà esente ai fini previdenziali e fiscali solo fino ai seguenti importi (da considerarsi al netto delle spese di viaggio e trasporto): a) 46,48 euro al giorno (77,47 euro per le trasferte internazionali): si tratta di un indennità fofettaria senza alcun rimborso analitico o fornitura gratuita di vitto e/o alloggio; tali eventuali spese saranno pertanto sostenute personalmente dal lavoratore il quale non potrà, quindi, richiedere per le stesse, fattura intestata alla società; b) 30,99 euro al giorno (51,65 euro per le trasferte internazionali) con rimborso analitico o fornitura gratuita, alternativamente, di vitto o alloggio; c) 15,49 euro al giorno (25,82 euro per le trasferte internazionali) con rimborso analitico o fornitura gratuita sia di vitto che di alloggio. Nel caso in cui l importo riconosciuto al lavoratore a titolo di indennizzo per la trasferta fosse superiore ai limiti sopra esposti, la differenza tra il totale riconosciuto dall impresa e tali limiti concorre a formare il reddito e pertanto sarà imponibile sia ai fini fiscali che previdenziali. Relativamente all indennità forfettaria di cui al punto a), è opportuno sottolineare che, qualora gli amministratori in trasferta percepiscano tale tipologia di indennità e per le medesime giornate producano in contabilità fatture per pasti e/o soggiorni riconducibili alle stesse missioni, non è possibile erogare un indennità forfettaria esente fino a 46,48 euro poiché l amministrazione finanziaria contesterebbe la presenza di costi documentati per vitto e alloggio contemporanei 4

5 all erogazione dell indennità forfetaria. 1.6 Documentazione probatoria trasferte Il lavoratore, per avvalersi dell esenzione fiscale e contributiva dei rimborsi chilometrici e delle indennità di trasferta, è obbligato a fornire all impresa una prova analitica delle diarie con l indicazione delle giornate di missione e della percorrenza effettuata. In occasione di accertamenti ispettivi, in mancanza di documentazione probatoria, le somme erogate a titolo di indennità di trasferta e/o di rimborsi chilometrici, saranno considerate retribuzione e, quindi, assoggettate ad imposte, tasse e sanzioni nel limite della prescrizione quinquennale. Vi ricordiamo, infine, che è importante la corretta e veritiera rilevazione dei chilometri percorsi poiché il fisco, in caso di non corrispondenza tra chilometri dichiarati e chilometri rilevati, potrebbe procedere alla ripresa degli importi dedotti a titolo di rimborso chilometrico, richiedendo il versamento delle imposte determinate dalla nuova maggior base imponibile, insieme alle relative sanzioni ed interessi. Per la rilevazione degli effettivi chilometri sostenuti dalle autovetture, l Agenzia delle Entrate si avvale anche della consultazione delle banche dati ove sono registrati i chilometri percorsi dalle autovetture rilevati in sede di revisione periodica obbligatoria, nonché delle rilevazioni effettuate dai dispositivi Telepass sulle strade a pedaggio. 2. Deducibilità e detraibilità degli omaggi In concomitanza col periodo finale dell anno, in cui le imprese si trovano ad affrontare costi per omaggi e regalie a dipendenti, collaboratori, clienti e altri soggetti, Vi ricordiamo la relativa disciplina fiscale. I costi sostenuti per l acquisto di beni ceduti gratuitamente a terzi sono: - integralmente deducibili dal reddito di impresa nel periodo di sostenimento, se il loro valore unitario non supera i 50 euro di imponibile; - qualificati come spesa di rappresentanza per importi superiori. Per la deducibilità delle spese di rappresentanza sostenute, la normativa richiede il rispetto dei requisiti di inerenza e di congruità; pertanto, qualora fossero superati limiti di spesa annui previsti dalla legge o non fosse dimostrabile l inerenza tra i costi sostenuti e l attività di impresa, tali spese sarebbero da intendersi totalmente indeducibili. Nel caso in cui i destinatari degli omaggi siano i dipendenti dell impresa, il costo di acquisto di questi 5

6 beni va classificato nella voce spese per prestazioni di lavoro dipendente e sarà interamente deducibile dalla base imponibile al fine delle imposte dirette. 3. Termini di prescrizione Si ricorda che i termini entro i quali l Agenzia delle Entrate può effettuare i controlli di merito e notificare l atto del controllo al contribuente, sono differenti a seconda del periodo di imposta di riferimento: - fino al 2015: entro il quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione; - dal 2016: entro il quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. In particolare, ricordiamo che il 31/12/2018 scadrà il termine per l accertamento relativo all anno di imposta Stampa dei registri contabili A seguito della presentazione dei modelli dichiarativi per l anno 2017, il cui termine è decorso in data 31/10/2018, le società devono provvedere, come ogni anno, alla stampa in formato cartaceo (o alla conservazione elettronica sostitutiva) dei relativi registri contabili. Il termine per provvedere alla stampa è previsto entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi. Per quest anno, la scadenza è fissata, quindi, entro il 31/01/2019. I registri previsti dal Codice Civile e dalla normativa fiscale sono i seguenti: -libro giornale -libro inventari -registri Iva -registro dei beni ammortizzabili. 4.1 Libro giornale Il libro giornale nel quale vengono registrate in ordine cronologico giorno per giorno le operazioni relative all esercizio dell impresa, compresa la contabilità di direzione (ad esempio gli incassi dei premi, i crediti per sospesi agenziali, i crediti verso le mandanti ecc ), deve essere numerato progressivamente per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento della contabilità (es. 2017/1, 2017/2, 2017/3, ecc.). La numerazione non deve necessariamente essere eseguita 6

7 preventivamente per l intero libro e per tutto il periodo di imposta, ma può essere effettuata nel momento stesso di utilizzo delle pagine. Oltre alla numerazione, è previsto l obbligo di corresponsione dell imposta di bollo di importo pari a 16,00 euro per ogni 100 pagine o frazione di esse effettivamente utilizzate, per le società di capitali, per tutti gli altri soggetti 32,00 euro per ogni 100 pagine o frazione di esse effettivamente utilizzate. Per quanto concerne la modalità di pagamento dell imposta di bollo, essa può essere assolta mediante: applicazione di marche sulla prima pagina numerata; versamento con modello di pagamento F23 (codice tributo 4587T- Imposta di bollo su libri e registri ) e riporto degli estremi della relativa ricevuta di pagamento sulla prima pagina numerata. 4.2 Libro inventari Il libro degli inventari, obbligatorio per i soggetti titolari di reddito d impresa in regime di contabilità ordinaria, va sottoscritto dal rappresentante legale della società. Per quanto riguarda la numerazione delle pagine e l assolvimento dell imposta di bollo, valgono le stesse modalità previste per il libro giornale. 4.3 Registri Iva L Agenzia delle Entrate, ha precisato che anche la stampa dei registri Iva va effettuata entro 3 mesi decorrenti dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi: non è prevista né la vidimazione iniziale né la corresponsione dell imposta di bollo ma unicamente la numerazione progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell anno di riferimento della contabilità. Si precisa che trattasi dei seguenti registri: 1) Registro Iva Vendite (previsto solo per coloro che emettono le fatture di vendita) 2) Registro Iva Acquisti 3) Registro Iva Corrispettivi (nel quale devono essere registrate giornalmente le provvigioni attive della Compagnia mandante, per coloro i quali non applicano le semplificazioni di cui all art. 36 bis DPR 633/72) 7

8 4.4 Registro beni ammortizzabili Il registro dei beni ammortizzabili, deve essere compilato/aggiornato entro il termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi e deve essere stampato entro i tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Anche per tale registro è prevista esclusivamente la numerazione progressiva per anno di utilizzo. Si evidenzia, infine, che i soggetti in contabilità ordinaria devono provvedere anche alla stampa delle schede contabili (mastri) entro il termine previsto per la stampa dei registri contabili, Brescia, 11/12/2018 Maurizio Borboni 8