COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA

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1 COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA Ediz. Rev. Data Descrizione Redaz. Verif. Approvaz /12/17 Prima emissione c-po Ediz Rev Data 04/12/2017 Pagina 1 di 5

2 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo del presente documento è quello di illustrare schematicamente il sistema dei flussi informativi adottato dalla Cooperativa Sociale Nuova Sair per la gestione delle informazioni relative all ADI. Il documento si applica a tutto il personale in forza per il servizio di ADI Lazio. 2.MODALITA OPERATIVE Il Sistema Informativo è un insieme organizzato e coerente di tecniche e procedure volte a raccogliere il minor numero di dati possibile da tradurre in informazioni il più possibile mirate ( coerenti ) agli obiettivi informativi/operativi (definizione dei problemi, presa di decisione, valutazione, negoziazione). La finalità di un sistema informativo in sanità é la gestione di informazioni utili alla misura ed alla valutazione dei processi gestionali e clinici al fine di ottimizzare le risorse impiegate nel conseguimento degli obiettivi istituzionali e ottimizzare le modalità di comunicazione. Il sistema informativo è composto da un insieme di DATI, MEZZI, e PROCEDURE. DATI Tipologia del dato Caratteristiche dei pazienti in trattamento (età, provenienza, patologia, ecc.) Caratteristiche del PAI (tempi e modalità) Numero e tipologia di personale adeguato allo svolgimento dei PAI Volume e tipologia delle prestazioni erogate Rapporto tra volume delle prestazioni previste/volume delle prestazioni erogate Rilevazione eventi avversi Verifica dell andamento dei PAI Consegne Fonte Pianta organica e organigramma Cartella Clinica, accessi operatore schede rilevazione eventi critici cartella clinica Riunioni di equipe Diario informatizzato Elaborazione Sanitaria/ Sanitaria/ Sanitaria. operativa. Sanitaria/ Sanitaria/ Sanitaria/ Frequenza della rilevazione Utilizzo informativi nei confronti delle ASL informativi nei confronti delle ASL Verifica della copertura di tutte le prestazioni previste dai PAI informativi e amministrativi nei confronti delle ASL Verifica della puntuale esecuzione dei PAI Sanitaria semestrale Verifica della qualità degli interventi Equipe, care Manager e case manager Continua, riunioni d equipe Mensile (o all occorrenza) Verifica del raggiungimento degli obiettivi previsti dai PAI, rivalutazioni periodiche Informazioni ai pazienti, familiari e caregiver relative al PAI Operatori sanitari continua Passaggio di consegne c-po Ediz Rev Data 04/12/2017 Pagina 2 di 5

3 Tipologia del dato Dati relativi al sistema gestione Qualità Dati economici, amministrativi Fonte Audit, segnalazioni, reclami, NC, registrazioni Attività in itere Elaborazione RGQ (sede centrale) Servizio EDP (sede centrale) Frequenza della rilevazione Annuale continua Utilizzo Calcolo indicatori, redazione riesame della direzione, Azioni Correttive/preventive Budget, Calcolo indicatori, output gestionale Flussi informativi relativi agli eventi relativi al paziente da trasmettere agli operatori e agli interessati: Eventi Data in cui l evento s intende verificato Informazioni da registrare e trasmettere Caratteristiche dell assistito anagrafiche Presa in carico Data di presa in carico Valutazione dell autonomia dell assistito e dei relativi bisogni assistenziali Erogazione Sospensione Rivalutazione Conclusione servizio. Data di accesso Data sospensione Data di rivalutazione Data di conclusione MEZZI AUTOMATIZZATI E NON AUTOMATIZZATI Identificazione degli accessi Identificazione delle prestazioni erogate Dati relativi alla sospensione della presa in carico Rivalutazione sanitaria dell assistito e dei relativi bisogni assistenziali Dati relativi alla dimissione dell assistito Tipologia Output Chi Documentazione sistema qualità Modelli di registrazione (CARTACEA) Personale sanitario e amministrativo E RGQ Documentazione clinica Informatizzata GPI Modulistica cartacea (AUTOMATIZZATA) Personale sanitario c-po Ediz Rev Data 04/12/2017 Pagina 3 di 5

4 DOCUMENTAZIONE, DESTINATARI E ACCESSIBILITA TIPOLOGIA DESTINATARI ARCHIVIAZIONE Procedure e documenti sistema qualità, D.O.S. Tutto il personale Procedure operative sanitarie Linee Guida Tutto il personale sanitario Regolamenti Tutto il personale DPS - modalità di trattamento dati utilizzo modalità di accesso Personale incaricato al trattamento dati. Carta dei servizi Utenza/assistiti/ASL Cartella Clinica/documentazione sanitaria Utenza/assistiti/ASL/Personale Sanitario/soggetti coinvolti nella continuità assistenziale Personale incaricato al trattamento dati. Server Sistema informativo LE RIUNIONI DI COORDINAMENTO E DI ÉQUIPE A tutti i livelli le riunioni del personale rappresentano formidabili strumenti di integrazione professionale. Sono programmati momenti di incontro e di confronto, svolti sia presso le sedi della Asl Roma 2 che presso la sede operativa. 1) Riunioni delle figure dirigenziali della ASL Roma 2 e della Cooperativa, con frequenza trimestrale o secondo necessità, volte alla verifica delle attività di programmazione, valutazione e monitoraggio del Servizio. 2) Riunioni mensili di coordinamento del servizio, che coinvolgono i Referenti ASL, i Case Manager e i Coordinatori della Cooperativa, volte alla programmazione e valutazione delle attività, nonché alla verifica degli interventi e del raggiungimento degli obiettivi prefissati. La valutazione congiunta permette di verificare l opportunità di modifiche nella programmazione delle attività qualora si verifichino cambiamenti sostanziali della domanda di assistenza e dei percorsi assistenziali. 3) Riunioni bi-mensili di équipe, per la verifica dei PAI, che coinvolgono, secondo le esigenze, gli operatori interessati della ASL e della Cooperativa: Coordinatori, Case Manager, MMG/PLS, tutor e gli altri membri delle équipe (assistente sociale, OSS, infermiere, medico specialista, psicologo ecc); sono volte alla verifica degli interventi e del raggiungimento degli obiettivi prefissati. Tali incontri permettono la valutazione congiunta e la verifica dell esigenza di revisione del PAI qualora si verifichino cambiamenti sostanziali nella situazione clinica del paziente. c-po Ediz Rev Data 04/12/2017 Pagina 4 di 5

5 DIFFUSIONE DOCUMENTI Comunicazioni sanitaria Per la diffusione di determinate notizie la Sanitaria invia Note o Circolari indirizzate a tutto il personale. La comunicazione è esposta in bacheca e, se necessario, tramite invio . Consegna documenti al personale Per la diffusione dei protocolli e delle relative procedure sono attuabili le seguenti due modalità: consegna a mano o inoltro tramite mail.. Anche in questo caso, la scelta spetta al Direttore Sanitario in collaborazione con RGQ. Le copie cartacee delle singole procedure di un protocollo sono consegnate ad ogni singolo operatore. All atto della consegna a mano, questi firma l apposito modulo ( PO MOD. 02 Lista distribuzione ) per presa visione e accettazione del contenuto, impegnandosi a osservarlo. L inoltro tramite mail richiede la risposta dell operatore di avvenuta ricezione. Consegna documenti al personale con incontro formativo/informativo/addestramento Se necessario, il protocollo viene diffuso anche tramite incontri informativi/formativi. In questo caso va preventivamente messo a conoscenza l Ufficio Formazione della Cooperativa Sociale Nuova SAIR attraverso una comunicazione via mail/telefonica. L Ufficio Formazione verrà successivamente aggiornato sullo stato della formazione/addestramento del personale relativamente ai protocolli in essere. Per ciò che concerne i nuovi assunti si dovranno prevedere incontri extra (una volta raggiunto un numero adeguato) qualora si fosse già affrontato l argomento per recuperare la lezione, o sul lungo termine prevedere la diffusione durante l eventuale ripasso ai dipendenti. Al termine degli incontri su ciascun argomento viene somministrato un breve test di verifica dell apprendimento. Durante i mesi successivi, il Coordinatore Infermieristico, con l eventuale contributo di altre figure, tiene sotto controllo la corretta applicazione dei protocolli attraverso osservazioni a campione. In tali occasioni, se rileva comportamenti o azioni difformi rispetto a quanto previsto dai protocolli, interviene quanto prima per correggerli, per comprenderne le cause, per fornire le relative spiegazioni e per prevenirne il ripetersi. Per determinati argomenti può essere necessaria l organizzazione diretta da parte dell Ufficio Formazione. In questo caso ci si attiene alla procedura PO Formazione e addestramento del Sistema Qualità generale della Cooperativa Nuova SAIR. c-po Ediz Rev Data 04/12/2017 Pagina 5 di 5