GUIDA AL Programma AGIS

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1 COMMISSIONE EUROPEA DIREZIONE GENERALE GIUSTIZIA E AFFARI INTERNI GUIDA AL Programma AGIS 1

2 INDICE I. INTRODUZIONE... 3 I.1. SCOPO DELLA GUIDA... 3 I.2. COME UTILIZZARE LA GUIDA... 3 I.3. DEFINIZIONE DEI TERMINI IMPIEGATI DI FREQUENTE... 3 II. IL PROGRAMMA AGIS (SINTESI)... 5 II.1. CONTESTO... 5 II.2. OBIETTIVI... 5 II.3. DESTINATARI DEL PROGRAMMA... 6 II.4. ATTIVITÁ DEL PROGRAMMA... 6 III. ORIENTAMENTI PER I CANDIDATI... 9 III.1. COME PRESENTARE LA CANDIDATURA?... 9 III.2. ORIENTAMENTI RIGUARDANTI LA PRESENTAZIONE DELLA PROPOSTA III.3. OSSERVAZIONI GENERALI SULLE SPESE III.3.A. Informazioni sul bilancio III.3.B. Norme concernenti le spese ammissibili III.3.C.Costi non ammissibili III.4. SELEZIONE DEI PROGETTI E CONCLUSIONE DEI CONTRATTI III.4.A.Criteri di valutazione III.4.B. Bilancio preventivo modificato III.4.C. Conclusione del contratto III.4.D. Finanziamento IV. ORIENTAMENTI PER LA GESTIONE DEI PROGETTI IV.1. GESTIONE OPERATIVA IV.1.A. Osservazioni generali IV.1.B. Risultati attesi e conseguenze IV.1.C.Stile di gestione IV.1.D. Valore aggiunto europeo e visibilità della Commissione IV.2. GESTIONE AMMINISTRATIVA E RELAZIONI ALLA COMMISSIONE IV.2.A. Modifiche contrattuali IV.2.B. Relazione descrittiva finale IV.2.C. Esame e approvazione delle relazioni IV.3. GESTIONE FINANZIARIA E FATTURAZIONE IV.3.A. Conto bancario IV.3.B. Sistema di contabilità/ controlo interno IV.3.C. IVA, dazi doganali ed altre imposizioni fiscali su beni e servizi IV.3.D. Erogazione della sovvenzione IV.4. CONTROLLO, VERIFICA CONTABILE E VALUTAZIONE IV.4.A. Valutazione IV.4.B. Verifica contabile

3 I. INTRODUZIONE I.1. SCOPO DELLA GUIDA Lo scopo della Guida è duplice: aiutare le organizzazioni candidate e i loro partner alla preparazione delle proposte di progetto da sottoporre al Programma AGIS per il finanziamento, e fornire alle organizzazioni, i cui progetti sono stati selezionati, orientamenti per la gestione operativa, amministrativa e finanziaria necessari per la riuscita attuazione di questi ultimi. Il contenuto della Guida è basato sulla sezione sovvenzioni del Regolamento finanziario delle Comunità europee 1 e sulle sue modalità di esecuzione, nonché su altri documenti pertinenti. I.2. COME UTILIZZARE LA GUIDA La struttura della Guida riflette le varie fasi del procedimento di concessione della sovvenzione: presentazione e selezione delle proposte; ritmo dei pagamenti; approvazione delle relazioni finali; valutazione e diffusione dei risultati. I presenti orientamenti costituiscono una serie di buone pratiche, che le organizzazioni sono invitate a seguire. Altre procedure di gestione necessitano di idonea giustificazione e verranno prese in considerazione solo se: 1. siano pienamente compatibili con il Regolamento finanziario delle Comunità europee, la base giuridica del programma e l invito a presentare proposte; 2. siano trasparenti; 3. non contrastino con la filosofia generale del Programma AGIS o con le norme standard di buona gestione; 4. siano esaustivamente descritte al momento della presentazione della proposta. I.3. DEFINIZIONE DEI TERMINI IMPIEGATI DI FREQUENTE Promotore (candidato): qualsiasi istituzione od organismo, privato, pubblico o semipubblico, che presenti un progetto di cooperazione transnazionale relativo a uno degli obiettivi del programma AGIS. L'organismo promotore diverrà il contraente (vedi sotto) una volta che la proposta sia stata accettata e il contratto concluso. Contraente (beneficiario): qualsiasi istituzione od organismo, privato, pubblico o semipubblico, che risponda ai sensi delle clausole del contratto di sovvenzione e che sia responsabile del coordinamento e della gestione correnti del progetto, e in particolare della 1 Regolamento finanziario applicabile al bilancio delle Comunità europee (Gazzetta ufficiale L 248 del ) e le modalità di esecuzione del regolamento finanziario (Gazzetta ufficiale L 357 del ), entrambi in vigore dal 1 gennaio 2003 e disponibili sul sito web EUR-LEX, la base dati on line comunitaria: 3

4 distribuzione dei fondi comunitari ad esso assegnati. Il contraente è giuridicamente responsabile nei confronti della Commissione. Partner: qualsiasi istituzione od organismo, privato, pubblico o semipubblico, che sia coinvolto nella presentazione di una proposta. Il partner deve sottoscrivere una lettera di intenti con la quale accetta di contribuire alla realizzazione del progetto, come indicato nel modulo di domanda per la sovvenzione. Destinatari/Partecipanti a un progetto: categorie specifiche di persone cui il progetto è direttamente rivolto. 4

5 II. IL Programma AGIS (SINTESI) II.1. CONTESTO L'obiettivo del programma quadro AGIS 2, adottato il 22 luglio 2002, è di promuovere la cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale e di sostenere l'impegno degli operatori della giustizia per l'elaborazione di una politica europea in tale settore. Questo programma fornisce sostegno finanziario a progetti intesi a migliorare le competenze degli esperti, la cooperazione tra le autorità e gli organismi impegnati nella lotta e nella prevenzione di gravi reati transnazionali, nonché nella tutela dei diritti delle vittime e nella prevenzione della criminalità. In alcuni casi, il Programma AGIS può sostenere anche organizzazioni che promuovono questa cooperazione. Il programma, che riguarda il periodo , estende le attività del programma che operava precedentemente ai sensi del titolo VI (TUE) 3, che scade nel dicembre 2002 e ingloba le attività precedentemente finanziate dalla linea di bilancio B5-831 (droga). Allo scopo di attuare il Programma AGIS, la Commissione prepara e pubblica nella Gazzetta Ufficiale 4 e sul sito web della Direzione Generale Giustizia e Affari interni un programma di lavoro annuale e un invito a presentare proposte. Tali documenti comprendono gli obiettivi prioritari, nonché i temi qualificanti per l attuazione dei progetti specifici e le misure di accompagnamento del Programma AGIS. II.2. OBIETTIVI Gli obiettivi generali del programma AGIS sono: fornire ai cittadini europei un livello elevato di protezione in un spazio di libertà, sicurezza e giustizia; elaborare, attuare e valutare politiche europee nel settore della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale; promuovere e consolidare la creazione di reti, la cooperazione reciproca su temi generali di interesse comune per gli Stati membri, lo scambio e la divulgazione delle informazioni, delle esperienze e delle migliori pratiche, la cooperazione locale e regionale, il miglioramento e l'adeguamento della formazione e della ricerca tecnica e scientifica; incoraggiare gli Stati membri ad avviare una cooperazione con i paesi candidati, con altri paesi terzi e con le organizzazioni competenti a livello regionale ed internazionale. 2 Decisione del Consiglio 2002/630 JAI (GU L 203, , pag. 5). 3 Grotius II penale, Oisin II, Stop II, Hippocrates, Falcone. 4 GU C 5, del , pag. 5. 5

6 II.3. DESTINATARI DEL PROGRAMMA Il programma AGIS si rivolge alle seguenti categorie di destinatari: gli operatori della giustizia, vale a dire i giudici, i magistrati delle procure, gli avvocati, gli agenti ed ufficiali di polizia giudiziaria, gli ufficiali giudiziari, i periti e gli interpreti giudiziari e coloro che esercitano altre professioni associate alla giustizia nel settore del diritto penale; funzionari ed agenti incaricati dell'applicazione della legge (polizia, polizia militare, dogane): gli organismi pubblici competenti negli Stati membri, in virtù del diritto nazionale, per la prevenzione, l'individuazione e la lotta contro la criminalità; funzionari di altre autorità pubbliche, specialmente quelli che partecipano a progetti finalizzati alla prevenzione del crimine e simili; rappresentanti dei servizi incaricati dell'assistenza alle vittime, compresi i servizi pubblici responsabili in materia d'immigrazione e di servizi sociali. Le sovvenzioni possono essere concesse ad amministrazioni, istituzioni, organismi privati, associazioni, organizzazioni che rappresentano le imprese, organizzazioni senza scopo di lucro o istituti di ricerca nazionali, regionali o locali, pubblici o semipubblici, dotati di status giuridico e stabiliti in uno degli Stati membri della UE, nonché Eurojust e Europol. Non sono ammissibili le domande presentate da persone fisiche. II.4. ATTIVITÁ DEL PROGRAMMA Il programma sostiene progetti della durata massima di due anni nei seguenti settori: cooperazione giudiziaria in generale e in materia penale, comprese azioni di formazione; cooperazione tra autorità incaricate dell applicazione della legge o altre organizzazioni pubbliche o private negli Stati Membri impegnate nella prevenzione e nella lotta al crimine, organizzato o di altro tipo; cooperazione fra gli Stati membri per garantire un efficace tutela degli interessi delle vittime in sede penale. Sono incoraggiate le seguenti tipologie di progetti: azioni di formazione; elaborazione ed avvio di programmi di scambi e di tirocini; studi e ricerche (comprese ricerche applicate al sostegno di sviluppi politici); diffusione dei risultati conseguiti nell'ambito del programma; incoraggiamento della cooperazione tra le autorità incaricate dell'applicazione della legge, le autorità giudiziarie degli Stati membri o altri organismi pubblici o privati degli Stati membri che operano nel settore della prevenzione e della lotta contro la criminalità, ad esempio fornendo sostegno finalizzato alla costituzione di reti; conferenze e seminari. Il programma non è aperto agli studenti, ma possono parteciparvi giovani professionisti in fase di formazione. 6

7 I progetti sono transnazionali e devono coinvolgere almeno tre organizzazioni (il candidato più altre due) con sede in tre diversi Stati membri (o due Stati membri e uno dei paesi di prossima adesione o candidati). I partecipanti ai progetti possono provenire dagli Stati membri, dai paesi di prossima adesione, dai paesi candidati ed eventualmente anche da paesi terzi, qualora il progetto lo giustifichi. 7

8 Per ulteriori informazioni sul Programma AGIS: Indirizzo del Programma: Roberto SEGRE L indirizzo postale è: Ubicazione dell ufficio: Commissione europea Rue du Luxembourg, 46 Direzione Generale Giustizia e Affari interni Unità D4: Sostegno finanziario (Programma AGIS) e prevenzione dei reati Ufficio 3/170 Ufficio LX46 3/159 B-1000 Bruxelles B-1049 Bruxelles Il sito web AGIS della Direzione Generale Giustizia e Affari interni è il seguente: 8

9 III. ORIENTAMENTI PER I CANDIDATI III.1. COME PRESENTARE LA CANDIDATURA? Condizioni 1. A pena di inammissibilità, le domande devono essere presentate per mezzo dell apposito modulo di domanda disponibile sul seguente sito Internet: Il modulo di domanda è disponibile nelle 11 lingue ufficiali dell Unione europea. È possibile utilizzare qualsiasi versione linguistica indipendentemente dalla nazionalità del candidato. Tuttavia, il modulo di domanda deve essere completato nella medesima lingua del modello (ad esempio, non è possibile completare in italiano un modulo di domanda redatto in francese). 2. Il modulo di domanda deve essere completato in formato word, a pena di inammissibilità. 3. I seguenti documenti devono essere inviati alla Commissione: Tre (3) copie cartacee del modulo di domanda, del bilancio e del calendario, debitamente completate, firmate e datate; una versione elettronica del modulo di domanda e del bilancio su dischetto o su CD- ROM; tutti gli altri documenti indicati nell invito a presentare proposte. 4. I partner del progetto devono completare e firmare una dichiarazione di partenariato indicante il loro ruolo e il possibile contributo finanziario al progetto. 5. Per ulteriori informazioni, si veda il Programma di lavoro e l invito a presentare proposte del Programma AGIS. 9

10 III.2. ORIENTAMENTI RIGUARDANTI LA PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE Il modulo di domanda è stato strutturato in modo sequenziale e, una volta compilato, dovrà contenere tutte le informazioni rilevanti per la valutazione della proposta. Il modulo di domanda deve essere compilato in una delle 11 lingue ufficiali dell Unione europea, preferibilmente in inglese, francese o tedesco. Si noti che la sintesi del progetto, di cui alla sezione bis, deve essere compilata in inglese o in francese e servirà da informazione esterna in caso di assegnazione della sovvenzione. Nel compilare il modulo di domanda è importante: essere precisi; fornire informazioni chiare e dettagliate, che siano allo stesso tempo concise, e concentrarsi sulle caratteristiche, obiettivi e risultati principali del progetto. I valutatori giudicheranno il progetto in base ai criteri contenuti nell invito a presentare proposte. Guida generale alla compilazione del modulo di domanda Punto 2.1.8: Sintesi (max 2000 caratteri) La sintesi deve contenere gli elementi essenziali del progetto e deve rispondere alle seguenti domande: Qual è il tipo di attività? Esempio: un esercitazione sulla funzione amministrativa di una settimana; tre seminari di formazione di 4 giorni; uno studio di fattibilità. Quante persone sono coinvolte e qual è il loro ruolo? Esempio: 12 ricercatori; 54 partecipanti provenienti dai servizi incaricati dell applicazione della legge e 5 dalle autorità finanziarie, 4 organizzazioni facenti parte di un associazione che si occupa di sviluppare una rete tra regioni confinanti. Qual è il contenuto preciso? Esempio: formazione riguardo tecniche operative per combattere i messaggi pedopornografici su Internet; miglioramento delle statistiche sulle frodi finanziarie legate ai paesi offshore; acquisizione di competenze nelle indagini penali sul traffico di ecstasy. Quali sono i risultati attesi e le produzioni fornite? Esempio: sviluppo di un codice di condotta tra le autorità incaricate dell applicazione della legge e le ONG riguardo l utilizzo delle informazioni sulle vittime della tratta di esseri umani; sviluppo di un modello formativo destinato ai formatori sulle indagini sul luogo del delitto; realizzazione di un manuale sulle droghe sintetiche; valutazione del recepimento della legislazione europea; realizzazione di una relazione statistica, con diverse griglie per comparare le statistiche nazionali sulla frode finanziaria; Indicare le lingue in cui sono disponibili le pubblicazioni o altro materiale. 10

11 Se il progetto è direttamente correlato all attuazione di uno strumento giuridico, si deve far riferimento a questo nella sintesi. Naturalmente, non è il caso di riferirsi a politiche generali o a conclusioni del Consiglio, a meno che non sia strettamente necessario. Punto bis (max 2000 caratteri) Sintesi in inglese o francese. Può servire da informazione per il pubblico. Questo punto deve contenere le informazioni principali sopra indicate. Punto Si faccia attenzione a spuntare la casella appropriata, selezionando la descrizione più idonea al progetto in ciascuna delle quattro categorie (Obiettivi, Aree/Settori, Tipo di progetto e Caratteristiche). Per quanto concerne la tipologia di progetto, si noti: Un seminario informativo dovrebbe essere realizzato per un numero di partecipanti più elevato rispetto ad una formazione specifica. I suoi obiettivi principali sono presentare l aggiornamento di uno strumento legislativo, confrontare analisi, scambiare metodi di cooperazione e risultati, ecc. Dovrebbe comprendere presentazioni e, ove appropriato, workshop allo scopo di focalizzare problemi specifici. Questo tipo di attività dovrebbe essere preparato attraverso una documentazione preseminario e/o un analisi comparativa/o comune di situazioni o problemi. I risultati possono avere la forma di conclusioni, raccomandazioni e/o documenti analitici su questioni specifiche. Una conferenza di sensibilizzazione dovrebbe essere indirizzata ad un gruppo ben definito, allo scopo di ottenere un cambiamento, nell approccio, nell atteggiamento, nei metodi o nelle procedure di lavoro e di dare visibilità a un problema o a una politica. La valutazione dell impatto di una tale attività dovrebbe essere considerata una parte importante del progetto. Ad esempio: una rassegna dei mutamenti osservati e degli impegni assunti dagli organismi interessati, un analisi della visibilità politica o delle nuove iniziative sviluppate in relazione alla conferenza. Un seminario per la presentazione di risultati/pratiche dovrebbe essere preceduto da una chiara valutazione della qualità e dell impatto di queste e da una valutazione della necessità e delle opportunità di attuare, da parte del gruppo dei destinatari o nel loro paese, tali pratiche/strumenti/metodi. Le conclusioni dovrebbero illustrare le possibilità e i limiti della loro adozione (aspetti giuridici, culturali, operativi). Il lavoro svolto in fase preparatoria e dopo la presentazione dovrebbe essere compiuto in stretta collaborazione con i partner del progetto allo scopo di sviluppare concetti e risultati completi. Un seminario/attività di formazione dovrebbe essere indirizzato e diretto in modo chiaro a professionisti che necessitano, nella loro attività quotidiana, delle competenze e dell'informazione fornite. Deve essere preparato attraverso una valutazione, con i partner principali, del pubblico destinatario, del contesto e del contenuto, focalizzandosi su un effettivo miglioramento delle competenze, l acquisizione di capacità e la condivisione di esperienze pratiche. Al modulo di domanda va allegato un programma di formazione che indichi in modo preciso le materie da trattare e i relatori/formatori coinvolti (almeno le organizzazioni). Una buona formazione è più di un aggiornamento e di uno scambio di conoscenze sulla legislazione o dell analisi di un fenomeno. Essa dovrebbe comprendere la partecipazione attiva dei destinatari, nonché, ove possibile, esercitazioni pratiche. 11

12 I progetti di formazione possono anche essere rivolti a sviluppare moduli di formazione specifici per i formatori o i destinatari finali. Tali moduli di formazione dovrebbero tener conto di tutto il materiale utile e dell esperienza acquisita proveniente dai partner. I moduli di formazione devono essere testati e messi a disposizione degli altri partner o autorità dell UE. Punto Il progetto deve contribuire a risolvere o a ridurre un problema specifico. I candidati devono pertanto focalizzarsi su obiettivi chiari. Bisogna evitare prese di posizione generiche su determinate politiche o obiettivi fuori portata. Punto L obiettivo del progetto può essere autonomo o far parte di una strategia più vasta per migliorare le conoscenze, le abilità e i processi di cooperazione a livello dell organizzazione del richiedente, del paese o delle organizzazioni dei partner. Il progetto può anche contribuire all attuazione della legislazione UE o internazionale o a preparare iniziative politiche. In tali casi, devono essere menzionate le pertinenti informazioni, giustificazioni, citazioni. Punti I candidati devono dimostrare di essere a conoscenza dei principali sviluppi del settore interessato e possedere una chiara visuale del progetto in tale contesto. Lo specifico valore aggiunto dell organizzazione richiedente e dei suoi partner deve essere chiaramente spiegato. Il valore aggiunto UE comprende l impatto del progetto sui destinatari e il potenziamento delle relazioni tra i partecipanti al progetto. Punto Gli incontri preparatori relativi a un progetto di ricerca non rappresentano produzioni concrete, né lo sono i contatti con i partner per redigere un programma di formazione. Naturalmente, la realizzazione di un documento che analizza una questione relativa a un reato specifico nei paesi partner potrebbe costituire una produzione, se distribuita nel corso di un seminario. Riguardo a relazioni, CD ROM, siti web, ecc., realizzati quali produzioni, indicare le lingue in cui tali prodotti saranno resi disponibili. Punto Elenca le fasi necessarie per raggiungere i risultati/le prestazioni. Devono essere indicati qui gli incontri preparatori e le altre attività necessarie a produrre risultati aventi un impatto sul bilancio. Punti Questi punti indicano i diversi tipi di impatto che il progetto avrà o sul lavoro e le relazioni dei partner, o quale propulsore per ulteriori azioni e contributi a nuove attività. Indicare paesi, popolazione destinataria e canali per la diffusione dei risultati (corrispondenza, canali istituzionali, pubblicazioni professionali per i diversi gruppi di destinatari, ecc.). Punti e Questi punti indicano possibili misure di accompagnamento al fine di garantire che le attività raggiungano il pubblico destinatario e gli obiettivi di qualità. Punto

13 Rappresenta un memento dell obbligazione di citare la cosovvenzione del Programma AGIS. Allo scopo di adempiere a tale obbligazione, il testo e il simbolo che i beneficiari devono utilizzare è disponibile sul sito web AGIS. 13

14 III.3. OSSERVAZIONI GENERALI RIGUARDO LE SPESE NB: Al fine di conoscere in dettaglio i concetti che presiedono allo stabilimento di una domanda di sovvenzione e le categorie di spesa ammissibili, si consiglia di prendere visione del contratto standard di sovvenzione disponibile sul sito web AGIS: e la sezione relativa alle sovvenzioni, Titolo VI del Regolamento finanziario delle Comunità europee nonché le modalità di esecuzione del Regolamento finanziario, entrambi in vigore dal 1 gennaio 2003e disponibili sulla base dati on-line della legislazione comunitaria (EUR- LEX): III.3.A. Informazioni sul bilancio Nella candidatura il promotore deve indicare un dettagliato bilancio previsionale del progetto in euro, che contenga informazioni sia sulle spese previste sia sull eventuale reddito prevedibile (indicando altresì l ammontare del cofinanziamento richiesto alla Commissione, il proprio finanziamento e qualunque altro finanziamento). A tal fine, si richiede di utilizzare il formulario ad hoc per il bilancio. I contributi forniti dal richiedente, dai partner e da altre fonti devono essere indicati nelle rubriche appropriate. Il contributo comunitario non può superare il 70% del totale dei costi ammissibili per il normale finanziamento ma può essere superiore per progetti specifici e misure di accompagnamento. Pertanto, è necessario che i promotori ottengano cofinanziamenti da altre fonti per coprire la parte residua del costo totale del progetto. Si noti che le procedure di pagamento della Commissione richiedono che i progetti siano prefinanziati dai promotori. Naturalmente, dopo la sottoscrizione del contratto, la Commissione effettuerà un pagamento di acconto (prefinanziamento) al beneficiario. Per i progetti cofinanziati, il sostegno comunitario è concesso solo in presenza di altre fonti pubbliche o private di finanziamento: partner, sponsor, compensi, spese sostenute per i/dai partecipanti. Nell ultimo caso, esse sono menzionate sia come entrate che come uscite. Il cofinanziamento deve essere comprovato al punto 5 della Dichiarazione di partnership, per ogni impegno di cofinanziamento da parte di un partner del progetto. Per il promotore, la sottoscrizione del formulario di domanda e del bilancio rappresenta l impegno a rispettare il suo obbligo di contribuzione. Il modulo di bilancio predisposto dalla Commissione in formato in Microsoft Excel deve essere correttamente completato. È necessario includervi informazioni precise e dettagliate: funzioni del personale, unità di calcolo (giorno, mese, viaggio, registro, pagine, ecc.), numero di unità, ecc. Il finanziamento comunitario non può in nessun caso generare profitti. 14

15 III.3.B. Norme concernenti le spese ammissibili 5 Vi sono due categorie principali di spese: costi ammissibili diretti e costi ammissibili indiretti (spese generali). 1. Costi diretti ammissibili Si tratta dei costi necessari per l attuazione dell attività. Tali costi non avrebbero avuto luogo in mancanza di espletamento dell attività stessa. Nell ambito delle sovvenzioni, sono considerati ammissibili al finanziamento comunitario, I costi che soddisfano i seguenti criteri: - sono in nesso diretto con l attività oggetto della proposta e sono previsti nel bilancio di previsione; - sono necessari per attuare l azione che forma oggetto della proposta; - sono ragionevoli e giustificati, rispondenti ai principi di sana e corretta gestione finanziaria, in particolare di economicità e di rapporto costi-efficacia; - si sono resi necessari nel corso dell azione, quale definita all articolo I.2 del contratto di sovvenzione. Solo le spese occorse dopo la data di inizio dell azione e prima della data del suo completamento sono ammissibili. Le spese occorse durante il trimestre di relazione che segue la data di completamento dell azione sono inammissibili; - sono stati effettivamente sostenuti dal beneficiario o dai suoi partner e registrati nella contabilità o nei documenti fiscali, identificabili e verificabili. In particolare, sono ammissibili i seguenti costi diretti: - i costi del personale addetto all azione; - le spese di viaggio e di trasferta; - i costi per l acquisto di attrezzature; - i costi dei materiali d uso e delle forniture; - i costi derivanti da contratti che il beneficiario ha concluso con terzi ai fini della realizzazione dell azione, purché siano rispettate le condizioni di cui all articolo II.9 del contratto standard di sovvenzione; - i costi derivanti direttamente da esigenze imposte dalla convenzione (diffusione delle informazioni, valutazione specifica dell azione, verifiche contabili, traduzioni, riproduzioni, ecc.), compresi i costi dei servizi finanziari (in particolare i costi delle garanzie finanziarie). La percentuale del finanziamento a carico della Comunità europea, menzionata nel contratto di sovvenzione, è calcolata sul totale dei costi ammissibili. 5 Le diciture adoperate in questa sezione corrispondono a quelle adoperate nel modello di bilancio ad hoc del progetto. 15

16 A. Costi relativi al personale Il costo del personale addetto all azione, comprendente la retribuzione reale più i contributi previdenziali sociali e altri costi obbligatori inclusi nella retribuzione, non deve essere superiore al tasso medio dell abituale politica remunerativa del beneficiario. I costi del personale devono essere calcolati sulla base dello stipendio/onorario quotidiano reale dei dipendenti o dei fornitori di servizi, moltiplicati per il numero di giorni lavorati sul progetto. Se applicabile, questa cifra deve comprendere tutti i contributi usuali pagati dal datore di lavoro, come i contributi previdenziali sociali, ma deve escludere qualsiasi indennità, pagamento d'incentivo o sistema di distribuzione degli utili. Essa può anche includere altri contributi relativi all utilizzo delle risorse umane purché specificati nell invito a presentare proposte. I costi di personale per i funzionari che lavorano nei servizi pubblici e che non sono stati specificamente assunti per il progetto non sono ritenuti costi ammissibili. È questo il caso della persona impiegata con contratto a tempo indeterminato dall organizzazione promotrice e che contribuisce alla realizzazione del progetto svolgendo compiti che fanno parte delle sue mansioni normali. Naturalmente, i costi del personale addetto alla realizzazione del progetto o parte di esso possono essere ritenuti ammissibili, qualora: - la persona sia assunta dall organizzazione unicamente al fine di attuare il progetto; - la persona sia assunta a tempo indeterminato dall organizzazione richiedente e si occuperà di compiti specificamente connessi all attuazione del progetto sulla base di una retribuzione a titolo di lavoro straordinario; - la persona sia assunta a tempo indeterminato dall organizzazione richiedente in base ad una decisione debitamente documentata dell organizzazione per mansioni specificamente connesse alla realizzazione del progetto e che non costituiscono parte delle sue normali mansioni ed è sostituita, nei suoi compiti abituali, da un altra persona assunta dall organizzazione; - la persona sia assunta a tempo indeterminato dall organizzazione richiedente in base ad una decisione debitamente documentata dell organizzazione per mansioni specificamente connesse alla realizzazione del progetto e assegnata al progetto sulla base di un metodo chiaro e verificabile (schede di presenza). Naturalmente, in tal caso, i costi saranno ritenuti un costo diretto con il relativo reddito. Il richiedente deve fornire tali informazioni nella forma appropriata (nota esplicativa sui funzionari) che si trova sul sito web AGIS. Per quanto riguarda i costi quotidiani del personale, gli importi massimi normalmente permessi, per un giorno a tempo pieno con tutte le spese incluse, sono pari, in capitale, a 450 euro per gli ISCO1, a 300 euro per gli ISCO2, a 250 euro per gli ISCO3 e a 125 euro per gli ISCO4. Si noti che i costi per il personale non comprendono le spese per traduzione/interpretariato, che devono essere incluse in conferenze (rubrica E) o pubblicazioni (rubrica F) o nella rubrica Altri costi diretti (si veda lettera G qui sotto). B. Costi di viaggio e trasferta per il personale addetto al progetto 16

17 La presente sezione riguarda i costi relativi al personale addetto al progetto ed esclude i costi riguardanti conferenze e seminari, di cui si tiene conto nella specifica rubrica E, intitolata Seminari e conferenze. Possono essere rimborsati soltanto i viaggi direttamente collegati al progetto, e per quanto riguarda le attività specifiche e chiaramente identificabili. Per quanto riguarda gli spostamenti verso località diverse da quelle in cui operano i membri della partnership, è necessario dimostrare che sono effettivamente indispensabili per il progetto. In virtù della convenzione saranno presi in considerazione per il rimborso solo i costi di viaggio effettivi. Si invitano gli organismi della partnership a servirsi dei mezzi di trasporto più economici, cercando di sfruttare lei tariffe più economiche. Le spese relative a spostamenti in auto, se documentate e di entità non eccessiva, saranno rimborsate come segue: 1. Per veicoli privati: sulla base del biglietto ferroviario di prima classe corrispondente (anche qualora diverse persone viaggino nello stesso veicolo, sarà rimborsato soltanto il prezzo di un biglietto).f. 2. Per automobili noleggiate (categoria massima B o equivalente) o taxi: sarà rimborsato il costo reale purché questo non sia eccessivo rispetto ad altri mezzi di trasporto. I costi di trasferta per il personale che prende parte all azione devono essere calcolati sulla base di un indennità giornaliera o del costo reale. Devono essere conformi alla pratica usuale del beneficiario in materia di costi di viaggio. Non possono eccedere l importo sotto indicato. I costi relativi alla trasferta (compresi vitto, alloggio, e tutti gli altri costi come taxi e spostamenti locali) possono essere cofinanziati dal progetto, purché risultino: 1. ragionevoli alla luce dei prezzi locali; 2. calcolati conformemente alle regole interne dei membri della partnership, cioè sulla base del costo reale o di un'indennità giornaliera. In linea di massima, tali costi non possono superare: l'importo giornaliero per persona applicato dall'organismo al quale appartiene la persona che viaggia, oppure l'importo massimo giornaliero per persona riportato sotto. Paese Indennità giornaliera per diem (in Euro) Paese Indennità giornaliera per diem (in Euro) Austria 122 Italia 130 Belgio 150 Lussemburgo 143 Danimarca 179 Paesi Bassi 148 Finlandia 156 Portogallo 143 Francia 130 Spagna 141 Germania 127 Svezia 157 Grecia 113 Regno Unito 199 Irlanda 165 Repubblica ceca 230 Malta 181 Cipro 100 Estonia 152 Lettonia 178 Lituania 177 Polonia 221 Slovenia 133 Repubblica slovacca 158 Ungheria 172 Per i paesi che non figurano nella tabella precedente, gli importi giornalieri massimi sono disponibili sul sito web: 17

18 C. Attrezzature (nuove o di seconda mano) I costi per l acquisto di attrezzature (nuove o di seconda mano), sono ammissibili purché tali beni vengano ammortizzati secondo le norme fiscali e contabili applicabili al beneficiario e generalmente accettate per beni della medesima natura. La Commissione può computare soltanto la parte dell ammortamento di tali beni corrispondente alla durata dell azione e al loro tasso effettivo di utilizzo ai fini dell azione esplicitamente consentito, salvo se la natura e/o l utilizzo del bene in oggetto giustifichi un diverso computo da parte della Commissione. In alcuni casi, possono essere ammissibili determinate spese relative all acquisto, noleggio o leasing di computer o attrezzature audiovisive. I promotori devono allora: giustificare il motivo per il quale è necessario acquistare o noleggiare attrezzature per portare avanti l'azione; raffrontare i prezzi di diversi fornitori per individuare chi offra il miglio rapporto qualitàprezzo (tenendo conto del prezzo e della qualità); inserire tra le spese del progetto soltanto il costo delle attrezzature acquistate o noleggiate durante il periodo contrattuale, ad un tasso che rifletta il grado e la durata d utilizzo in quel periodo. Se l attrezzatura viene acquistata, il contraente deve applicare una quota di ammortamento annuale in conformità alla normativa nazionale 6. L attrezzatura acquistata deve essere inventariata dall organizzazione presso cui è installata e dotata di un numero d inventario. I contraenti devono attenersi ai principi di sana gestione nel decidere di noleggiare, prendere in leasing o acquistare l attrezzatura e devono essere in grado di giustificare la loro scelta. Le spese generali autorizzate (si veda alla lettera L, sotto costi indiretti ammissibili) includono l ammortamento della proprietà immobiliare. Può essere approvato un ammortamento totale se la natura dell operazione e/o l utilizzo della proprietà lo giustificano. In tali casi, la Commissione specificherà la destinazione finale. D. Forniture I costi dei materiali di consumo e delle forniture sono ammissibili, purché identificabili e relativi all azione. Materiali di consumo e forniture sono costi effettivi strettamente connessi alle attività del progetto. 6 Esempio: Valore totale d acquisto dell attrezzatura: Durata di utilizzo ipotizzata: tre anni (36 mesi). L ammortamento mensile ammissibile sarà quindi di 1 000/36 = 27,78. Durata della convenzione :dall al , cioè 24 mesi. Data di acquisto (= data fattura): Il periodo di utilizzo per il progetto sarà quindi di non oltre 15 mesi. Supponendo che l attrezzatura sia utilizzata per il progetto a metà tempo,il tasso di utilizzazione sarà del 50%. L importo totale da pagare per l ammortamento nel quadro della sovvenzione sarà quindi: (27.78 x 17) x 0,5 = 236,13. 18

19 I costi quale il materiale di cancelleria (penne, carta, cartelline, cartucce a inchiostro, floppy disk ), fornitura di energia elettrica, servizi telefonici e postali, tempo di connessione a Internet, programmi per computer, ecc. sono considerati costi indiretti (si veda il punto L relativo alle spese generali, più avanti). Materiali di consumo e forniture relativi a conferenze e seminari non devono essere inclusi in questa rubrica, ma indicati nell apposita rubrica seminari e conferenze (si veda lettera E qui sotto). E. Conferenze e seminari Tutti i costi relativi a conferenze e seminari devono essere inclusi in questa rubrica di bilancio indipendentemente dalla loro natura (viaggio, trasferta, costi di traduzione e interpretazione, stampa, fotocopie, materiali di consumo e forniture, ecc.). Questa rubrica include anche le spese di viaggio e le indennità di trasferta per il personale addetto al progetto partecipante a conferenze/seminari. Le spese possono essere indicate in base all indennità giornaliera o ai costi effettivi. Gli importi indicati nella tabella di cui sopra forniscono un orientamento in proposito. Deve essere fornita una ripartizione dettagliata di tali costi. F. Pubblicazioni e diffusione Per essere ammissibili al finanziamento comunitario, le pubblicazioni devono essere realizzate da e per l utilizzo del progetto. Tipo di pubblicazione, numero di pagine, numero di copie, traduzioni, devono essere chiaramente indicati al fine di giustificare i costi di redazione e di stampa. G. Altri costi diretti I costi relativi a contratti esterni (ricerche, fattibilità tecnica, costi che supportano l attività) devono essere indicati qui. Gli altri costi aggiuntivi che non ricadono nelle categorie precedenti possono essere richiesti in base al contratto di sovvenzione, con il consenso della Commissione, purché ritenuti necessari per il corretto svolgimento dei lavori specificati in questo contratto. I costi imputati a questa rubrica devono soddisfare quindi i seguenti criteri: 1. non devono rientrare in altre rubriche di bilancio; 2. devono essere necessari per il corretto svolgimento dei lavori; 3. non devono comportare modifiche fondamentali nello scopo e nel contenuto dei lavori; 4. devono essere ammissibili ai sensi del contratto; 5. devono essere chiaramente individuabili. Tipiche spese rientranti in questa rubrica sono: 19

20 oneri per servizi finanziari in contesti specifici (commissioni per transazioni bancarie, con esclusione delle perdite di cambio); costi per servizi relativi ai costi ammissibili; altri costi derivanti dalle obbligazioni di cui al contratto di sovvenzione (relazioni, traduzioni 7, certificati, depositi, garanzie bancarie, ecc.); verifiche contabili esterne del progetto. Verifiche contabili e valutazione I costi relativi e verifiche contabili e valutazioni specifiche per l operazione possono essere inclusi nella rubrica G, se così convenuto o richiesto dalla Commissione. 2. Costi indiretti ammissibili L. Spese generali A differenza dei costi diretti, i costi indiretti (spese generali) sono relativi a categorie di spesa non identificabili come costi specifici direttamente connessi e necessari all attuazione dell azione. Se nell articolo I.3.2 del contratto di sovvenzione è previsto un importo forfettario a titolo di finanziamento dei costi indiretti, questi non necessitano di essere giustificati da documenti probatori. Le spese generali possono includere i costi seguenti: spese di amministrazione e gestione, ammortamento (secondo i metodi di calcolo della legislazione nazionale del beneficiario) di costruzioni e di attrezzature, affitti, costi di manutenzione, spese postali e di telecomunicazione, riscaldamento, luce, acqua, elettricità o altre forme d'energia, arredi per ufficio, articoli di cancelleria per l ufficio e polizze assicurative. Le organizzazioni che beneficiano già di una sovvenzione di funzionamento da parte del bilancio UE non possono includere i costi indiretti nel loro bilancio previsionale. 3. Conferimenti in natura Conferimenti in natura I conferimenti in natura non sono conteggiati come spesa reale effettuata dal beneficiario e non costituiscono spese ammissibili. I conferimenti in natura vengono presi in considerazione soltanto al momento della valutazione del rapporto "costi-efficienza" del progetto. 7 Fatta eccezione per le traduzioni/interpretazioni relative a conferenze/seminari o pubblicazioni, che devono essere indicate nella specifica rubrica di bilancio (E). 20

21 III.3.C. Costi non ammissibili Sono considerati non ammissibili i seguenti costi: - il rendimento del capitale; - i debiti e gli oneri ad essi relativi; - gli accantonamenti per possibili perdite o eventuali debiti futuri; - gli interessi debitori; - i crediti dubbi; - le perdite dovute a operazioni di cambio; - l IVA, a meno che il beneficiario possa dimostrare di non poterla recuperare; - i costi dichiarati e assunti a carico dal beneficiario nell ambito di un altra azione o di un programma di lavoro a cui viene concessa una sovvenzione comunitaria; - le spese eccessive o sconsiderate; - i conferimenti in natura; - i regali e le spese di rappresentanza; - i programmi di tipo turistico. III.4. SELEZIONE DEI PROGETTI E CONCLUSIONE DEI CONTRATTI III.4.A. Criteri di valutazione Le domande sono valutate sulla base dei criteri indicati nel programma di lavoro e nell invito a presentare candidature. A seguito della valutazione, i servizi della Commissione stileranno un elenco di progetti selezionati per il finanziamento. L elenco sarà sottoposto al Comitato AGIS per il parere. Una volta che il Comitato abbia reso il suo parere, i servizi della Commissione prenderanno una decisione ed informeranno conseguentemente tutti i promotori circa la preselezione o la non-selezione delle loro candidature. La Commissione può anche decidere di stilare un elenco di riserva riguardante progetti da cofinanziare nel caso si rendano disponibili finanziamenti aggiuntivi per il Programma o nel caso alcuni promotori ritirino i loro progetti selezionati. III.4.B. Bilancio preventivo modificato I servizi della Commissione possono invitare i candidati a fornire un bilancio preventivo modificato per garantire la conformità alle regole sui costi ammissibili o quando la percentuale concessa è inferiore a quella richiesta nella domanda. Va inoltre ricordato che l importo indicato nel contratto di sovvenzione rappresenta l'importo massimo di sovvenzione per il progetto in questione. Esso viene calcolato come percentuale del costo totale ammissibile del progetto e tale percentuale verrà poi utilizzata per il calcolo effettivo della sovvenzione. Se la spesa finale risulta inferiore a quella prevista nel bilancio, il 21

22 contributo della Commissione verrà calcolato sulla base della percentuale indicata nel contratto. Se la spesa finale risulta più elevata di quella prevista nel bilancio, la sovvenzione effettiva non verrà aumentata, ma limitata all'importo massimo menzionato nella convenzione. III.4.C. Conclusione del contratto In seguito all approvazione, da parte dei servizi della Commissione di tutti gli elementi del progetto (contenuti e bilancio previsionale), sarà pubblicata ed inviata al contraente una convenzione per il cofinanziamento del progetto selezionato (in 2 copie). Il contraente deve rispedire entrambi gli originali di questa convenzione, datati e firmati dalla persona responsabile. Si raccomanda di spedire i documenti per raccomandata. Una volta ricevuti tali documenti, la Commissione controfirmerà entrambi gli originali della convenzione, e invierà al contraente un originale firmato e datato. È inoltre importante notare che la convenzione firmata e datata deve essere restituita alla Commissione entro 20 giorni dal ricevimento. Se la convenzione non viene restituita entro questa scadenza, la Commissione si riserva il diritto di ritenere che il promotore abbia rinunciato alla sovvenzione. I candidati che presentano domanda per la sovvenzione ai servizi della Commissione devono analizzare il contratto standard di sovvenzione al fine di essere pienamente consapevoli degli obblighi che si assumono. Il contratto standard di sovvenzione e i relativi documenti si trovano sul sito: III.4.D. Finanziamento I pagamenti saranno effettuati in due o più rate: Un prefinanziamento pari al 60% entro 45 giorni dalla data di sottoscrizione del contratto di entrambe le parti; Il saldo, dopo che la Commissione avrà ricevuto una richiesta ufficiale di pagamento. (entro tre mesi dal completamento del progetto) e approvato una relazione finale e una dichiarazione finale delle spese. I documenti da presentare sono indicati nell allegato III del contratto standard di sovvenzione, disponibile sul sito web di cui sopra. Il saldo deve essere presentato in valuta nazionale. Un modulo per la presentazione del saldo sarà reso disponibile sul sito web dell AGIS (documento per il beneficiario di una sovvenzione). Per progetti della durata di 2 anni, è possibile prevedere, nel contratto di sovvenzione, un pagamento intermedio, erogabile dopo un anno di attuazione del progetto, previo ricevimento di una relazione intermedia, una dichiarazione intermedia delle spese e una richiesta ufficiale di pagamento. IV. ORIENTAMENTI PER LA GESTIONE DEI PROGETTI 22

23 IV.1. GESTIONE OPERATIVA IV.1.A. Osservazioni generali Il contratto di sovvenzione ed i suoi allegati sono vincolanti. Ciò significa che le organizzazioni beneficiarie, i partner, il personale direttivo, l ubicazione del progetto, il bilancio, la durata e il calendario dell attività, ecc., non possono essere modificati, eccetto che per motivi eccezionali debitamente giustificati e previa approvazione scritta dei servizi della Commissione. Mutamenti non autorizzati in qualunque di questi aspetti fondamentali possono indurre la Commissione a cancellare la sovvenzione e a richiedere il rimborso del prefinanziamento. IV.1.B. Risultati attesi e conseguenze Deve essere posto l accento sul raggiungimento dei risultati attesi e degli obiettivi piuttosto che sulla mera attuazione delle attività (le attività sono comunque finalizzate al raggiungimento di risultati). Se, per qualche motivo, un attività proposta non può più fornire i risultati attesi oppure se i risultati sono già stati raggiunti, l attività non dovrà essere eseguita. Qualora un cambiamento dovesse migliorare l efficienza del progetto, esso dovrà essere proposto alla Commissione. In ogni caso, si deve inviare una richiesta motivata ai servizi della Commissione, che devono autorizzare i cambiamenti prima della loro effettuazione. IV.1.C. Stile di gestione Ogni organizzazione ha la sua cultura di gestione, che la Commissione rispetta fintantoché non discriminatoria o confliggente in altro modo con i principi e i valori del Programma AGIS. Qualunque sia il sistema di gestione, si richiede un alto livello di trasparenza e responsabilità. IV.1.D. Valore aggiunto europeo e visibilità della Commissione Il Programma può sovvenzionare unicamente progetti con un valore aggiunto europeo. Ciò non significa soltanto che i progetti devono essere attuati in partenariato ma anche che le azioni devono trascendere interessi nazionali o locali per diventare progetti europei. I progetti devono proporre modi per replicare le loro esperienze riuscite in altri paesi europei, diffondere e scambiare informazioni a livello europeo circa le loro azioni (materiali, conclusioni, lezioni apprese, ecc.). Essi devono contribuire ad aspetti di politica europea e, per converso, devono assicurare che le loro azioni siano coerenti con le attuali politiche dell UE, ecc. I beneficiari delle sovvenzioni sono tenuti a dare adeguata visibilità alla Commissione europea e al Programma AGIS in tutte le loro azioni in generale e nei materiali prodotti dal progetto in particolare. La Commissione fornirà ulteriori informazioni ai beneficiari riguardo ciò che dovrà essere utilizzato nei documenti. IV.2. GESTIONE AMMINISTRATIVA E RELAZIONI ALLA COMMISSIONE 23

24 IV.2.A. Modifiche al contratto In caso di richiesta di modifica al contratto da parte dell organizzazione contraente, è necessario che tale richiesta sia inviata alla Commissione in tempo utile, prima che essa acquisti efficacia e, in ogni caso, almeno 2 mesi prima della data di chiusura dell azione, fatti salvi i casi debitamente giustificati dal beneficiario e accettati dalla Commissione. Ogni modifica al contratto deve essere conclusa per iscritto, a mezzo di un supplemento all accordo concluso dalle parti. Accordi verbali o scambio di non hanno alcun effetto vincolante per le parti. Non sono accettate richieste di modifiche riguardanti attività già eseguite. Esempi di casi in cui il contratto può essere modificato: - Modifica della durata dell azione e/o del contratto; - Adesione o sostituzione di uno o più partner dell azione; - Modifica del bilancio di previsione che implichi un trasferimento tra le voci di bilancio comportante un aumento o una diminuzione di oltre il 10% dell importo previsto da una rubrica di bilancio per costi ammissibili; - Modifica del conto bancario sul quale viene versata la sovvenzione; - Modifica del legale rappresentante dell organizzazione contraente. L organizzazione contraente dovrà informare la Commissione di qualunque modifica delle sue coordinate necessaria alla buona gestione del progetto. IV.2.B. Relazione descrittiva finale La relazione descrittiva finale deve fornire una descrizione accurata del progetto. L organizzazione contraente deve pertanto utilizzare il modello del Programma AGIS che si trova al seguente indirizzo: IV.2.C. Esame e approvazione delle relazioni Al fine di permettere alla Commissione di valutare e approvare la relazione descrittiva finale e la relazione finanziaria finale i seguenti requisiti formali devono essere rispettati: Deve essere utilizzato il modello fornito dalla Commissione; la relazione finanziaria deve essere correttamente completata secondo il modello, e presentata in forma consolidata, scaricata dal sito web; Tali documenti, debitamente sottoscritti e datati, dovrebbero anche essere disponibili in formato elettronico; La documentazione di supporto deve essere completa. La Commissione si riserva il diritto di sospendere o ridurre il pagamento del saldo, o di richiedere il rimborso dei fondi comunitari, se la forma e/o il contenuto della relazione e del rendiconto finanziario finali non si conformano alle clausole della convenzione. 24

25 In particolare, spese non ammissibili o IVA non dovuta saranno respinte. Non saranno altresì accettati trasferimenti di importi superiori al 10% da una rubrica di bilancio all altra, senza autorizzazione preventiva della Commissione. Allo scopo di consentire un analisi corretta del rendiconto finanziario finale, la Commissione può richiedere i documenti giustificativi, parzialmente o totalmente (fatture, buste paga, ecc.). Si noti che, quando la Commissione richiede tali documenti, il normale intervallo di tempo di 45 giorni per l approvazione del rendiconto è sospeso. Si dà luogo a interruzione anche quanto i rendiconti finali o i documenti non sono corretti. Il termine riprende a decorrere quando la Commissione ha ricevuto le informazioni richieste. Una volta approvati la relazione descrittiva finale e il rendiconto finanziario, la Commissione emetterà, entro un periodo addizionale di 45 giorni, l ordine finale di pagamento corrispondente. IV.3. GESTIONE FINANZIARIA E FATTURAZIONE La gestione finanziaria di un progetto cofinanziato dal Programma AGIS deve coprire la totalità del bilancio e dei costi sostenuti. IV.3.A. Conto bancario Il conto precisato nella convenzione e sul quale verrà versata la sovvenzione deve essere: 1. intestato all'organismo contraente (i conti intestati a privati non sono accettabili in alcun caso); 2. esclusivamente relativo al progetto (nel caso di un conto generale, il contraente deve organizzare un sistema contabile analitico che permetta di identificare sia le spese che le entrate relative al progetto); 3. nello stesso Stato membro (dell'unione europea) in cui si trova il recapito del contraente o nel luogo di attuazione dell azione; 4. strutturato in modo tale da rendere possibile l individuazione delle sovvenzioni erogate dalla Commissione. 5. se esistente, il codice IBAN (obbligatorio per Italia e Lussemburgo). Se i fondi pagati in questo conto producono interessi o benefici equivalenti in base alla legge dello Stato sul cui territorio è aperto il conto, tali interessi o benefici, se determinati dal prefinanziamento, saranno recuperati dalla Commissione. Il beneficiario deve dichiarare gli interessi al momento della richiesta del pagamento intermedio e del pagamento finale. In determinati casi, la Commissione può liberare da quest obbligo gli enti pubblici. IV.3.B. Sistema di contabilità/controllo interno I contraenti devono organizzare un sistema contabile analitico o un sistema interno adeguato, che renda possibile identificare: le fonti di finanziamento del progetto; 25