Global Business Services ACG WEB EDITION. ACG WEB EDITION: Processi e Schede Funzionali - Finance. Maggio IBM Corporation

Transcript

1 ACG WEB EDITION ACG WEB EDITION: Processi e Schede Funzionali - Finance Maggio 2008

2 Che cos è un Processo? Il PROCESSO è un insieme di attività che creano valore per l Azienda e per i clienti al quale sono destinate (interno/esterno): una sequenza ripetibile di attività omogenee, orientate allo stesso obiettivo, con input e output misurabili. INPUT INSIEME DELLE ATTIVITA Responsabile di Processo OUTPUT Un PROCESSO deve avere le seguenti caratteristiche: Definibile: possibilità di documentazione ed individuazione di specifici parametri di misurazione. Prevedibile: deve essere stabile, in modo da assicurare il raggiungimento dei risultati attesi. Ripetibile: deve poter essere comunicato, osservato e capito. 2

3 La Metodologia Lovem La metodologia IBM Line of Visibility Enterprise Modeling (LOVEM) è un approccio grafico e rapido per il disegno o ridisegno di business process e workflow. Fornitore Ufficio 1 Ufficio 2 1 NO 3 SI Tempo di ciclo La metodologia LOVEM consente di mettere in evidenza: il cliente finale (interno/esterno) del processo, i partecipanti e le relazioni cliente/fornitore regole, ruoli, responsabilità e competenze sequenza temporale delle attività, loro interconnessioni e tempi di ciclo I vantaggi della rappresentazione LOVEM dei processi sono: razionalizzazione dei flussi informativi eliminazione delle attività inutili individuazione delle eventuali procedure primarie da standardizzare 3

4 I Processi dell Area Amministrazione e Finanza Processi dell Area Operativa Ciclo Ciclo Passivo Passivo Produzione Produzione Magazzino Magazzino Ciclo Ciclo Attivo Attivo di Contabilità Fornitori Clienti Attività Fiscale Finanziarie del Personale Autovalutazione Accesso al Credito Ritenuta d Acconto del Portafoglio Effetti Provvigioni Cespiti Flussi Corporate Banking 4

5 Focus sull Organizzazione dell Azienda Il primo passo da compiere consiste nell analisi della struttura organizzativa dell Azienda e nella risposta ad alcune domande che consentono di delineare il profilo dell Azienda e le sue esigenze, che devono essere soddisfatte dal Sistema Informativo: di più Aziende all interno di un gruppo: gestione MULTIAZIENDA (aggregati multiaziendali e bilancio consolidato), all interno di ogni singola Azienda, di molteplici divisioni : gestione MULTIDIVISIONE (bilancio quadrato per divisione, chiusure per divisione) di realtà internazionali: gestione della DOPPIA DIVISA DI CONTO e gestione multilingua 5

6 Contabilità Aziendale Multiazienda, multidivisione e multidivisa. di Contabilità Fornitori Clienti Contabilità clienti, fornitori e IVA. Adempimenti civilistico-fiscali in termini di documenti e stampe. Autovalutazione Accesso al Credito Ritenuta d Acconto del Portafoglio Effetti Mastrini a ripresa di saldo e a partite aperte, estratti conto, saldaconto. IVA per attività e di gruppo, IBAN e doppia divisa di conto. Cespiti del Personale Bilanci secondo normativa CEE. Conforme agli International Accounting Standards (IAS-IFRS). Attività Fiscale di tutti i tipi di effetti attivi. Acquisizione degli effetti automatica o interattiva. Generazione di effetti cumulati. Finanziarie Provvigioni RIBA e RID anche su supporto magnetico. Acquisizione telematica dell esito effetti direttamente dalla banca. Procedura di pagamento a fornitori con generazione di flussi elettronici per la banca. 6

7 Flusso del Processo di Contabilità Ufficio Contabilità interattive di contabilità generale Controlli giornalieri: liste registrazioni contabili Controlli giornalieri: interrogazione e stampa mastrini e saldi automatiche di contabilità generale Ufficio Bilancio Controlli giornalieri: stampa bilancio di verifica Definizione schema di bilancio e nota integrativa Scritture di rettifica di chiusura e di apertura Stampa bilancio e gestione nota integrativa Ufficio Contabilità (Cespiti) contabili degli ammortamenti, movimenti valore cespiti Ufficio Personale paghe, stipendi, imposte, ecc. Banche/Ufficio Finanziario bancarie e di cassa 7

8 Flusso del Processo Fornitori Ufficio Contabilità Fornitori interattive di contabilità fornitori Controlli giornalieri:, E/C, scadenziari, ecc. Controlli giornalieri: liste registrazioni contabili automatiche di contabilità fornitori Stampa allegato saldi fornitori Ufficio Contabilità /Bilancio Attività di controllo congiunto delle liste di registrazioni contabili Stampa bilancio e gestione nota integrativa Ufficio Acquisti fatture fornitori Banche/Ufficio Finanziario bancarie per pagamenti fornitori Ufficio Fiscale Alimentazione registrazione riga/e IVA 8

9 Flusso del Processo Clienti Ufficio Contabilità Clienti interattive di contabilità clienti Controlli giornalieri:, E/C, scadenziari, ecc. Controlli giornalieri: liste registrazioni contabili automatiche di contabilità clienti Stampa allegato saldi clienti ed allegato effetti Ufficio Contabilità Attività di controllo congiunto delle liste di registrazioni contabili Stampa bilancio e gestione nota integrativa Ufficio Vendite fatture clienti, note di credito, corrispettivi e generazione effetti Banche/Ufficio Finanziario bancarie per incassi da clienti Ufficio Fiscale Alimentazione registrazione riga/e IVA 9

10 Flusso del Sottoprocesso del Portafoglio Effetti Ufficio Finanziario (Effetti) interattive effetti Aggancio partita cliente con saldaconto Generazione effetti cumulativi Stampa e contabilizzazione effetti Estrazione effetti e presentazione in banca Esito effetti interattivo o collettivo automatiche: contabilità clienti e banche Ufficio Contabilità Clienti automatiche di contabilità clienti Chiusura partita cliente Registrazione incasso, storno, insoluto Ufficio Vendite fatture clienti, note di credito e generazione effetti Banche/Ufficio Finanziario Attribuzione elettronica esito effetti bancarie 10

11 Flusso del Processo Attività Fiscale Ufficio Fiscale interattive IVA e pura IVA automatiche IVA Controlli giornalieri: liste dati IVA e scorporo corrispettivi Stampa registri IVA Liquidazione IVA, versamenti ritenuta Riepilogo annuale, calcolo pro-rata, Ufficio Contabilità Clienti contabilità clienti Ufficio Contabilità Fornitori contabilità fornitori Ufficio Contabilità Attività di controllo congiunto delle liste di registrazioni contabili contabili dei versamenti all erario Stampa bilancio e gestione nota integrativa 11

12 BASILEA 2 di Contabilità Autovalutazione Accesso al Credito Fornitori Ritenuta d Acconto Clienti del Portafoglio Effetti Migliorare i processi di analisi interna, con riferimento agli aspetti finanziari, economici e patrimoniali Analizzare l aspetto qualitativo dell Azienda Cespiti del Personale Migliorare i processi di analisi dell Azienda ai fini della comunicazione esterna Attività Fiscale Finanziarie Provvigioni Tracciare le procedure e gli output di documentazione da produrre alle banche in ottica Basilea2 (flussi finanziari/liquidità, progetti/investimenti/nuovi prodotti, mercati esteri, politiche di gruppo, ecc) 12

13 Flusso del Sottoprocesso di Autovalutazione per l Accesso l al Credito Ufficio Bilancio Analisi, rettifica e confronto dei dati di bilancio Direttore Finanziario Controllo dell analisi quantitativa Avvio dell analisi qualitativa Controllo ed approvazione dell analisi qualitativa Direzione Definizione dei driver dell analisi qualitativa Controllo ed approvazione dell analisi qualitativa Comunicazione alle banche Comunicazione Rating Banche Valutazione ed assegnazione del rating 13

14 ACG Flussi per Corporate Banking: Caratteristiche della Soluzione e Benefici Attesi CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE BENEFICI ATTESI predisposizione e ricezione flussi CBI nelle funzioni ACG export formati XML conformi a standards CBI2 per: Predisposizione fatture attive del formato xml tra aderenti CBI (export dati) Predisposizione Bonifico Ordinario XML con supporto alla riconciliazione Miglioramento della produttività e dell efficienza interne Qualità e rispetto dei processi e delle procedure di lavoro Miglioramento della qualità e del controllo dei processi amministrativi 14

15 Flusso del Sottoprocesso ACG Flussi per Corporate Banking Azienda mittente Generazione fattura attiva e predisposiz.xml riconciliazione bonifico Esito bonifico CBI Banca proponente del Mittente Riceve Fattura xml ed invia bonifico Esito bonifico CBI Banca Passiva Ordinante (del Destinatario) Ordine di bonifico bonifico Esito bonifico Banca proponente del Destinatario Fattura xml bonifico CBI Azienda destinataria Ricevimento fattura Ordine di bonifico Fattura xml riconciliazione CBI Esito bonifico 15

16 Cespiti di Contabilità Fornitori Clienti dei cespiti aziendali (singolo, sottocespite, composto e globale con applicazione di vari tipi di ammortamento (civilistico, fiscale, gestionale, casa madre). Autovalutazione Accesso al Credito Cespiti Attività Fiscale Finanziarie Ritenuta d Acconto del Personale Provvigioni del Portafoglio Effetti In ottica multiaziendale è possibile l attivazione, da parte delle singole società, dei tipi di ammortamento definiti a livello di gruppo. Calendari di durata definibile dall utente per ogni tipo ammortamento. Tabelle precaricate, secondo le normative civilistico-fiscali, dei coefficienti di ammortamento suddivisi per tipo di attività. Ampia reportistica fiscale e gestionale. Analisi dei dati storici relativi agli ammortamenti e funzioni di simulazione dei piani di ammortamento 16

17 Flusso del Sottoprocesso di Cespiti Ufficio Contabilità Fornitori fatture di acquisto cespiti Ufficio Contabilità (Cespiti) Codifica cespite ed e acquisizione movimento movimenti cespiti Generazione ammortamenti Stampa libro cespiti Ufficio Contabilità contabili automatiche contabili automatiche 17

18 Ritenuta d Accontod di Contabilità Autovalutazione Accesso al Credito Cespiti Fornitori Ritenuta d Acconto del Personale Clienti del Portafoglio Effetti Adempimenti fiscali per i sostituti d imposta soggetti a ritenuta. Applicazione delle ritenute di legge nel pagamento fatture percipienti ed effettuazione versamento all Erario. Rilascio certificazioni annuali e dichiarazione, diversa per le varie tipologie di azienda, anche in formato telematico. Attività Fiscale Finanziarie Provvigioni e interrogazione dati storici e schede individuali dei percipienti. versamenti sospesi e movimenti extracontabili. 18

19 Flusso del Sottoprocesso Ritenuta d Accontod Ufficio Contabilità Fornitori (Ritenuta d Acconto) interattive movimenti percipienti Controlli giornalieri: schede percipienti Ufficio Contabilità Fornitori interattive movimenti contabilità percipienti Registrazione ritenuta e contributi a carico Controllo delle liste di registrazioni contabili Banche/Ufficio Finanziario bancarie per pagamenti fornitori Ufficio Fiscale Adempimenti fiscali 19

20 Tesoreria Global Business Services di Contabilità Autovalutazione Accesso al Credito Cespiti Attività Fiscale Fornitori Ritenuta d Acconto del Personale Clienti del Portafoglio Effetti Movimenti bancari, conti correnti, castelletto, mutui e finanziamenti. Riconciliazione e/c. Preventivi di cassa con analisi comparative tra budget e consuntivo. Remote banking. Tesoreria di gruppo e tesoreria centralizzata: cash pooling, in house banking.) Finanziarie Provvigioni 20

21 Flusso del Processo Finanziarie Banche/Ufficio Finanziario movimenti bancari automatiche di movimenti bancari Controlli giornalieri: liste registrazioni contabili e consuntivo Generazione preventivo di cassa Uffici Contabilità / Fornitori / Clienti Contabili Controlli giornalieri: liste registrazioni contabili e consuntivo Ufficio Finanziario (Effetti) automatiche di movimenti bancari e contabili (esito e presentazione) Ufficio Acquisti Alimentazione preventivo di cassa Ufficio Vendite Alimentazione preventivo di cassa 21

22 del Personale di Contabilità Autovalutazione Accesso al Credito Cespiti Attività Fiscale Finanziarie Fornitori Ritenuta d Acconto del Personale Provvigioni Clienti del Portafoglio Effetti dei contratti di lavoro sia nei confronti dei dipendenti che di enti esterni; di aziende private e pubbliche e per tutte le categorie del personale dipendente fiscale, legale, operativa e gestionale contemporanea di più aziende e più contratti di lavoro Calcolo delle paghe e degli stipendi e produzione di rendiconti analitici e riepilogativi Elaborazioni mensile ed annuali separate per gruppi di dipendenti e di aziende, con scadenze diversificate 22

23 Flusso del Processo del Personale Ufficio Personale delle attività mensili (data elaborazione, variazione anagrafiche tabelle, archivi, ecc) Esecuzione fasi mensili paghe, stipendi, imposte, ecc. delle attività annuali (INPS, accontonamenti TFR, modello 770, CUD, IRPeF) Rilevazione Presenze Rilevazione delle presenze Uffici Contabilità automatiche di contabilità generale ed analitica 23

24 Provvigioni di Contabilità Fornitori Clienti Caricamento dati provvigionali dai documenti di vendita Autovalutazione Accesso al Credito Cespiti Ritenuta d Acconto del Personale del Portafoglio Effetti Calcolo delle provvigioni maturate Liquidazione provvigioni, preparazione fattura fac-simile ed impostazione delle informazioni per: Contabilità Aziendale Ritenuta d Acconto Attività Fiscale Contabilità Analitica Personale Finanziarie Provvigioni Contabilizzazione Adempimento degli obblighi fiscali 24

25 ACG Provvigioni: Caratteristiche della Soluzione e Benefici Attesi CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE Ripresa dati provvigionali dai documenti di vendita Calcolo automatico anticipi mensili ed eventuale integrazione dei dati con anticipi, rimborsi, quote fisse Calcolo delle provvigioni maturate con varie modalità Contabilizzazione dei costi e dei ratei di provvigioni ai vari stadi di maturazione in Contabilità Aziendale o Analitica Preparazione fac-simile della fattura dell agente, liquidazione delle provvigioni, calcolo ENASARCO ed accantonamenti FIRR, indennità di clientela e meritocratica. Registrazione della fattura dell agente in Contabilità Aziendale ed in Ritenuta d Acconto Produzione prospetti ENASARCO e FIRR BENEFICI ATTESI Miglioramento della produttività e dell efficienza interne Miglioramento del controllo sulle politiche commerciali Miglioramento dei processi di comunicazione con agenti e rappresentanti 25

26 Flusso del Sottoprocesso Provvigioni Ufficio Vendite/ Commerciale Importazione base dati documenti di provvigione e Generazione anticipi mensili Integrazione e personalizzazione del DB per agente (premi, fisso mensile,ecc) Calcolo delle provvigioni Contabilizzazio ne dei costi provvigionali e generazione rateo Liquidazione provvigioni (con anticipi) e generazione fac-simili Calcolo automatico indici fiscali Storicizzazione dei documenti/utilità Ufficio Contabilità (contabilità gen.- analiticaritenuta) automatiche di contabilità analitica o generale Registrazione fattura fornitori o conferma proforma Agenti Emissione fattura 26

27 NOTE Le informazioni riportate nel presente documento non sono state sottoposte ad una verifica formale da parte di IBM e sono distribuite as is senza alcuna garanzia implicita o esplicita. E responsabilità dell utente utilizzare queste informazioni o implementare le tecniche descritte che richiedono la capacità dell utente di valutarle ed integrarle all interno dell ambiente operativo. IBM assicura l accuratezza degli argomenti trattati in relazione alle specifiche situazioni descritte, tuttavia non garantisce l ottenimento dei medesimi o analoghi risultati in tutte le possibili condizioni operative dell ambiente utente. L adattamento delle tecniche descritte agli ambienti operativi è effettuato a proprio rischio. Il presente documento può includere imprecisioni tecniche o errori di stampa. Modifiche al documento potranno essere disponibili in date successive. La IBM può introdurre miglioramenti e/o variazioni ai prodotti e/o programmi descritti nel presente documento in qualsiasi momento e senza preavviso. Qualunque riferimento a siti web non IBM è fornito a solo titolo esemplificativo è non costituisce invito all utilizzo e/o navigazione. Il materiale presente nei siti web referenziati non è parte del prodotto IBM fornito e il loro eventuale utilizzo è effettuato a proprio rischio. Le informazioni relative a prodotti non IBM sono fornite dai rispettivi fornitori, dagli annunci pubblicitari e da informazioni liberamente disponibili. IBM non ha collaudato tali prodotti e non può confermare l accuratezza delle prestazioni, la compatibilità o qualunque altra caratteristica relativa ai prodotti non IBM. Qualunque richiesta sulle caratteristiche operative dei prodotti non IBM devono essere rivolte direttamente ai rispettivi fornitori.. COPYRIGHT LICENSE: Il presente documento può contenere esempi di applicazioni il cui codice sorgente illustra le tecniche di programmazione su diversi ambienti operativi. 27

28 TRADEMARKS IBM, il logo IBM e ibm.com sono marchi o marchi registrati della International Business Machines Corporation negli Stati Uniti, o in altri Paesi, o in entrambi. La lista aggiornata dei marchi registrati di IBM è disponibile sul sito alla voce "Copyright and trademark information". I seguenti termini sono marchi o marchi registrati della International Business Machines Corporation negli Stati Uniti, o in altri Paesi, o in entrambe: AIX AS/400 BladeCenter DB2 DB2 Universal Database eserver i5/os IBM iseries MQSeries OpenPower OS/400 POWER Power Architecture Power Systems pseries Rational RS/6000 SQL/400 System i System i5 System p System p5 System Storage System x System z Tivoli WebSphere I seguenti termini sono marchi di altre aziende: Intel, il logo Intel, Intel Inside, il logo Intel Inside, Intel Centrino, il logo Intel Centrino, Celeron, Intel Xeon; Intel Speedtep, Itanium e Pentium sono marchi o marchi registrati di Intel Corporation o delle sue filiali negli Stati Uniti o in altri Paesi, o in entrambi. Microsoft, Windows, Windows NT e il logo di Windows sono marchi di Microsoft Corporation negli Stati Uniti o in altri Paesi, o in entrambi. Java e tutti i marchi e i loghi basati su Java sono marchi della Sun Microsystems, Inc. negli Stati Uniti o in altri Paesi, o in entrambi. UNIX è un marchio registrato di The Open Group negli Stati Uniti e in altri Paesi. Linux è un marchio registrato di Linus Torvalds negli Stati Uniti o in altri Paesi, o in entrambi. Novell, SUSE, il logo Novell e il logo N sono marchi registrati di Novell. Inc. negli Stati Uniti o in altri Paesi, o in entrambi. Il software "Caravel Core Classes" e la tecnologia Caravel che vengono installati come parte del prodotto ACG Web Edition for Java, sono proprietà della TransTOOLS, S.A., sono protetti dal corrispondente Copyright e possono essere utilizzati esclusivamente per il funzionamento di ACG Web Edition for Java. Altre denominazioni ivi citate, prodotti e nomi di servizi possono essere marchi registrati dei rispettivi titolari. marchi registrati dei rispettivi dei rispettivi titolari. Copyright International Business Machines Corporation Tutti i diritti riservati. 28