Il Controllo di Gestione e la struttura organizzativa. Davide Vierzi

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1 Il Controllo di Gestione e la struttura organizzativa Davide Vierzi

2 L approccio al controllo di gestione Il controllo di gestione spesso non è sistematico Le cause sono molteplici: Può essere oneroso Non è prioritario Non è obbligatorio

3 Il Controllo di Gestione e la struttura organizzativa Può comportare un cambiamento organizzativo, oltre che l introduzione di un sistema strutturato. Introduce e richiede nuovi processi e nuove competenze. E un processo trasversale che richiede il coinvolgimento e il supporto di tutte le funzioni aziendali. Richiede strumenti che aiutino l azienda a strutturare, coordinare e integrare i processi aziendali

4 Principali funzioni coinvolte Ufficio Tecnico Produzione Logistica / Acquisti Magazzino Contabilità Generale Industria Anagrafiche Articolo Distinte Base Cicli di Lavorazione Ordini di Produzione Dichiarazione avanzamenti Dichiarazione Ore Ordini di Acquisto Ricevimenti Spedizioni Scarichi e rettifiche Registrazioni contabili in Analitica Servizi Anagrafiche Commesse Distinta Base Servizi Dichiarazione Ore

5 Gli strumenti a supporto del controllo di gestione Le caratteristiche del reporting del sistema di controllo: Realizzato con tempestività (mensile, trimestrale, comunque non annuale) E orientato a specifici oggetti di analisi (reparti, prodotti, commesse,.) Confronta costantemente come è andata la gestione rispetto agli obiettivi fissati (confronto del consuntivo con il budget) Consente di effettuare simulazioni di tipo what if

6 Analisi di Bilancio Analisi di Bilancio consente di elaborare i dati di bilancio fornendo gli strumenti per valutare l'impresa sotto i profili economico, patrimoniale e finanziario.

7 Analisi di Bilancio L analisi di bilancio è un processo che tramite la rielaborazione dei dati contabili di più esercizi, consente di effettuare una valutazione della situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell'azienda. Tramite l'analisi di bilancio è possibile: comparare periodi diversi; creare prospetti di riclassificazione secondo criteri diversi; produrre indicatori e margini. L'analisi: si basa sui dati di bilancio e del prospetto; viene elaborata mediante un modello.

8 Elaborati prodotti con il modello standard Indicatori Indicatori patrimoniali, finanziari, reddituali, di liquidità, di sviluppo. Comparazione da 1 a 5 esercizi. Grafici degli indicatori principali.

9 Tempestività del reporting Avere sempre sotto controllo i numeri dell azienda

10 Tempestività Avere sempre sotto controllo i numeri dell azienda

11 Oggetti di analisi: costo lavorazioni Controllo di efficienza dei centri produttivi: analizzare quantità prodotte e costi unitari di produzione

12 Oggetti di analisi: marginalità prodotti o commesse Analizzare i margini dei prodotti/commesse considerando costi diretti e indiretti

13 Oggetti di analisi: flussi finanziari per commessa

14 Fissare obiettivi e controllare il loro raggiungimento Confronto constante e sistematico del raggiungimento del budget

15 Analisi what if Utilizzare i dati storici per analizzare scenari di mercato diversi

16 Le informazioni utili alle diverse figure aziendali Alta Direzione Attività strategiche Direzioni funzionali Attività tattiche Personale operative Attività operative

17 Il flusso delle informazioni Economiche Finanziarie Patrimoniali Mercato Flessibilità produttiva Soddisfazione del cliente Ricavi per linea di prodotto Margine per linea di prodotto Analisi dei flussi finanziari Analisi sulla composizione dei flussi finanziari Analisi di proiezione dei flussi finanziari Statistiche di vendita % ordini urgenti evasi % incremento volumi Qualità Tempi di ciclo Efficienza produttiva Tempi di consegna % scarti su magazzino tempo medio di ciclo produttivo saturazione reparti

18 La generazione delle informazioni per il controllo di gestione Il controllo di gestione, basato sulla contabilità analitica, costituisce una sintesi economica di tutti gli accadimenti aziendali ed evidenzia la destinazione delle diverse componenti economiche Vendite Acquisti Consumo materiali Sistema di controllo Impiego risorse uomo Impiego risorse macchine

19 La generazione delle informazioni per il controllo di gestione Attività Amministrative Sistema di controllo Attività Produttive I tre sistemi sono correlati tra loro.

20 Vantaggi di un sistema di controllo integrato ai processi amministrativi e produttivi Questa impostazione garantisce informazioni: Specializzate Complete Certe Automatiche

21 Specializzazione dell informazione Questa impostazione garantisce informazioni: Specializzate Complete Certe Automatiche La netta distinzione tra esigenze di tipo normativo ed esigenze di tipo gestionale. Sistema Amministrativo (Contabilità Generale) Sistema di Controllo (Contabilità Analitica) Dettaglio informativo funzionale all adempimento degli obblighi civilistici e fiscali Dettaglio informativo funzionale all analisi economica dell azienda

22 Completezza informativa Questa impostazione garantisce informazioni: Specializzate Complete Certe Automatiche I fatti aziendali rilevati in contabilità generale e nella rilevazione della produzione sono rilevate anche nel sistema di controllo Processi Amministrativi Sistema di Controllo Processi Produttivi

23 Certezza del dato Questa impostazione garantisce informazioni: Specializzate Complete Certe Automatiche La quadratura tra contabilità generale e contabilità analitica e l integrazione con la produzione garantisce la certezza del dato. Sistema Amministrativo (Contabilità generale) = Sistema di Controllo (Contabilità Analitica)

24 Automatica rilevazione dei dati per il controllo Questa impostazione garantisce informazioni: Specializzate Complete Certe Automatiche Il dato viene inserito una volta sola nel sistema e utilizzato nei diversi contesti in base alle esigenze dell utente ERP ERP Sistema di Controllo

25 Le caratteristiche del Sistema di Controllo Gli elementi caratteristici: Centri di analisi e Commesse Piano delle Voci La quadratura con la contabilità generale Strumenti automatici di riallocazione dei costi

26 Piano dei centri di analisi I centri di analisi costituiscono delle aggregazioni intermedie delle componenti economiche rilevate, omogenee per destinazione. Centri Funzionali Centri Ausiliari Centri Produttivi Centri Profitto COSTI Amministrazione Gestione Locali Torneria Impianti Pasta Lunga RICAVI Commerciale Gestione Magazzino Taglio Lamiera Impianti Pasta Corta

27 Piano delle voci Il Piano delle Voci è un elenco ordinato di voci che classifica i costi in base alla natura dei fattori produttivi che li hanno generati e al loro impatto sulla gestione dell azienda.

28 La struttura del Piano delle Voci Il piano delle voci ha un livello di dettaglio maggiore nella definizione della natura dei costi e ricavi

29 Rilevazione automatica delle scritture contabili Raccordo automatico tra contabilità generale e contabilità analitica per mezzo del Catalogo Articoli. Rilevazione di costi e ricavi Scritture contabili Scritture di analitica Sistema Amministrativo Sistema Gestionale

30 Automatismi per la riallocazione dei costi tra i centri di analisi Trasferimenti necessari per effettuare un analisi della marginalità dei prodotti e commesse comprensive dei costi non direttamente attribuibili. Esempio: Costi di gestione del magazzino Costi IT Costi reparto manutenzione interna Costi del personale operativo

31 Rilevazione attività produttiva Esempio: rilevazione delle ore lavorate da una reparto produttivo Linea di Prodotto A Centro Costi Reparto Centro di Profitto Prodotto A - costi + costi

32 Rilevazione attività produttiva Esempio: rilevazione delle ore lavorate da una risorsa operativa Prestazione Risorsa Servizio A Centro Costo Personale Centro di Profitto Servizio A - costi + costi

33 Sistema di Controllo: i risultati Margine di prodotto Composizione dei costi di prodotto Costo lavorazioni Efficienza produttiva Raggiungimento degli obiettivi

34 Dall equilibrio economico all equilibrio finanziario Flussi finanziari Proiezione saldi banca

35 ANALIZZARE I FLUSSI FINANZIARI

36 Tenere sotto controllo i flussi di cassa Flussi previsionali Impegni extracontabili Scadenze Cash flow

37 I flussi di cassa compresi nell elaborazione I flussi di cassa elaborati devono considerare sia scadenze certe sia scadenze previste. Impegni extracontabil i Scadenze Clienti Documenti di Trasporto (*) Scadenze Fornitori Ordini (*) Mandati di Fatturazione Contratti (*) per la parte da fatturare

38 Analisi entrate e uscite per banca Flussi Dettaglio previsti Dettaglio Scaduto per per ciascuna per i alla periodi cliente data Banca compresi di e fornitore analisi movimentata nell analisi

39 Analisi entrate e uscite per banca Dettaglio per tipologia di pagamento

40 Analisi entrate e uscite per banca Dettaglio per tipologia di flusso

41 Le viste dei flussi di cassa Banche Tipo flusso Clienti Fornitori Flussi di cassa Conto Tipo Pagamento Agenti

42 Ridefinizione scadenze in base all esperienza di pagamento con il cliente Le scadenze possono essere ridefinite in base ai tempi di pagamento medi del cliente.

43 Analisi proiezioni flussi finanziari L utilizzo di strumenti di BI per analizzare la proiezione dei flussi finanziari

44 Analisi composizione dei flussi Tipo Pagamento Classe Pagamento Blocchi amministrativi

45 Analisi composizione dei flussi Classe Affidamento Classe Contabile Tipologia Commerciale

46 PROIEZIONE SALDI BANCA

47 Gestione della posizione liquida Proiezione nel futuro dei saldi bancari con lo scopo di supportare la tesoreria aziendale nel proprio processo decisionale. Scadenze certe e previste Saldo Capitale Fido Proiezione Saldi Banca

48 Evoluzione temporale dei saldi banca Per ciascun periodo (giorno o mese) l indicazione delle componenti finanziarie che generano il saldo liquido. Saldo Banca Effettivo Scadenze Future Certe Saldo Finale Previsionale Scadenze Future Previsionali

49 Proiezione saldi banca Dettaglio Linea Saldo di capitale liquido per credito Banca

50 Evoluzione temporale dei saldi banca Saldo Iniziale Saldo Banca Saldo Flussi Periodo Attesi da Precedente Distinte Saldo Banca Effettivo Scadenze Future Certe Saldo Finale Previsionale Scadenze Future Previsionali

51 Saldo banca effettivo Dal saldo banca iniziale al saldo finale effettivo

52 Evoluzione temporale dei saldi banca Saldo Banca Effettivo Partite finanziarie Distinte di Anticipazio ne Scadenze Future Certe Saldo Finale Previsionale Scadenze Future Previsionali

53 Scadenze future certe Flussi finanziari relativi a partite finanziarie aperte

54 Evoluzione temporale dei saldi banca Saldo Banca Effettivo Scadenze Future Certe Saldo Finale Previsionale Impegni extra contabili DDT Ordini Contratti Avvisi di parcella Scadenze Future Previsionali