PROCEDURA DI CONTROLLO DELLA RENDICONTAZIONE AMMINISTRATIVA DEI PROGRAMMI DI RICERCA

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1 PROCEDURA DI CONTROLLO DELLA RENDICONTAZIONE AMMINISTRATIVA DEI Sommario PREMESSE... 2 OBIETTIVO... 2 METODOLOGIA DEL SISTEMA DI CONTROLLO... 3 CRITERI DI SELEZIONE DEI PROGRAMMI DA SOTTOPORRE A CONTROLLO... 3 CRITERI PER LA DETERMINAZIONE DELLA VALIDITÀ DEL CONTROLLO... 3 DOCUMENTI DA ESIBIRE DURANTE I CONTROLLI... 3 VERIFICHE ESEGUITE NEL CORSO DEL CONTROLLO... 4 GIUSTIFICATIVI DELLE SPESE DA PREDISPORRE PER CIASCUNA VOCE DI COSTO... 6 GESTIONE DELLE EVIDENZE EMERSE DAI CONTROLLI Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei programmi di ricerca 31 Maggio 2016 p. 1 di 12

2 PREMESSE AIRC è un ente senza scopo di lucro statutariamente volto a provvedere al sostegno finanziario della ricerca scientifica per la cura del cancro, svolta in Italia, nei suoi aspetti di laboratorio e clinici, ed in particolare, al finanziamento di validi Programmi di ricerca e di borse di studio destinate alla formazione di giovani ricercatori, attraverso l erogazione di contributi liberali. I Programmi 5xmille sono Programmi multi-unit in cui vi è un Principal Investigator (PI) e dei Group Leader (GL). I ricercatori titolari di un grant 5xmille, sia in qualità di PI sia di GL, hanno dovuto predisporre un Mid-Term Report, relativo alle attività e alle spese dei primi due anni di attività. Al termine del Programma, i ricercatori hanno dovuto presentare un Final Report scientifico nel quale sono stati descritti i risultati scientifici del Programma e il Final Report Amministrativo costituito da un rendiconto delle spese, con relativa descrizione illustrativa delle spese sostenute e di eventuali variazioni del piano di spesa, e da eventuali moduli ministeriali. Se il Principal Investigator presenta una richiesta di finanziamento per un nuovo Programma (ad esempio, il Multi-Unit Extension Program) il Final Report Scientifico viene valutato da un membro del CTS e tale valutazione influisce sulla finanziabilità del nuovo Programma. Il Final Report Amministrativo viene redatto dopo la conclusione del Programma. Tale documento è sottoposto a controlli sia di carattere formale, che di carattere sostanziale. E previsto un controllo amministrativo che si svolgerà presso le Istituzioni che gestiscono il grant sia per il PI sia per i GL. OBIETTIVO AIRC programmerà una serie di visite presso gli Istituti ospitanti i Programmi di ricerca incaricando una società di revisione iscritta all albo dei revisori legali istituito ai sensi dell art. 2 del D. Lgs. n. 39/2010 al fine di verificare che i rendiconti siano stati compilati in ottemperanza a quanto indicato nelle Istruzioni per la gestione amministrativa dei Grant AIRC, distribuite per ciascuna annualità di progetto. Sarà inoltre oggetto di verifica la disponibilità della documentazione giustificativa delle spese sostenute e la coerenza tra i giustificativi ed rendiconti. Gli obiettivi sono: a. Verificare che le procedure amministrative impartite da AIRC siano applicate dal PI/GL e dall Istituzione ospitante il Programma durante l intera durata dello stesso. b. Verificare che i rendiconti amministrativi inviati ad AIRC al termine del Programma corrispondano alle scritture contabili e che quest ultime corrispondano alla documentazione amministrativa inerente al progetto. c. Accertarsi, attraverso il raggiungimento degli obiettivi di cui sopra che le istituzioni ospitanti i Programmi di ricerca rendano immediatamente disponibili al PI o al GL i fondi assegnati da AIRC secondo le istruzioni impartite. Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei programmi di ricerca 31 Maggio 2016 p. 2 di 12

3 METODOLOGIA DEL SISTEMA DI CONTROLLO CRITERI DI SELEZIONE DEI PROGRAMMI DA SOTTOPORRE A CONTROLLO Tutti i Programmi saranno sottoposti a controllo. CRITERI PER LA DETERMINAZIONE DELLA VALIDITÀ DEL CONTROLLO Può essere sottoposto a verifica il 100% dei costi complessivi rendicontati per ciascuna voce di spesa inclusa nell Administrative Mid-Term e Final Report AIRC oggetto del controllo. Se necessario, per ciascuna voce di spesa, potrà essere effettuato un campionamento dalla Società incaricata o un estensione della verifica in presenza di eventuali errori. DOCUMENTI DA ESIBIRE DURANTE I CONTROLLI - Bando di riferimento; - Application; - Lettera di Assegnazione; - Documento di Accettazione del Grant; - Documento contabile che attesti l accredito dell importo del contributo ricevuto; - Istruzioni per la gestione amministrativa del grant; - Richieste di Rinnovo; - Lettere di Assegnazione Rinnovi; - Documenti di Accettazione del Grant Rinnovi; - Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant Rinnovi; - Progress report; - Site Visit Report; - Mid Term Report; - Partial report (se previsto); - Scientific Final Report; - Administrative Final Report (comprensivo dei Moduli Ministeriali per la rendicontazione dei fondi del 5 x mille, se previsti); - Bilanci relativi agli esercizi cui risultano imputati i costi rendicontati; - Descrizione dei principi contabili applicati nella redazione del bilancio, in relazione all assegnazione del grant, agli incassi dei contributi e alla rilevazione dei costi; - Descrizione del sistema contabile e dei criteri di imputazione dei costi al Programma (impegno, competenza, cassa); Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei programmi di ricerca 31 Maggio 2016 p. 3 di 12

4 - Descrizione delle modalità di selezione dei fornitori e ogni altro documento o procedura che contribuisca a dimostrare l adeguatezza del prodotto/servizio acquistato rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti con riferimento ai prezzi di mercato; - Rendiconto analitico, costituito dall elenco dei giustificativi e dei relativi importi attribuiti a ciascuna voce di costo; - Documentazione giustificativa delle spese rendicontate e dei pagamenti, come descritto di seguito. I documenti giustificativi devono essere contrassegnati come indicato nelle Istruzioni per la gestione Amministrativa del Grant. VERIFICHE ESEGUITE NEL CORSO DEL CONTROLLO Durante l audit saranno eseguite le seguenti verifiche: 1. Comprensione del criterio contabile adottato dall Ente per la redazione del bilancio di esercizio (impegno, cassa o competenza economica) e del sistema di contabilità utilizzato (esistenza di un sistema di contabilità analitica di Programma o rendicontazione extracontabile). 2. Verifica che i costi di Programma siano rendicontati secondo il criterio contabile utilizzato dall Ente per la redazione del bilancio (impegno, cassa o competenza economica). Verifica della disponibilità, della corretta identificazione e della attribuzione dei giustificativi di spesa al Programma AIRC (es. verifica dell apposizione del timbro di annullamento riportante i riferimenti al Programma AIRC oggetto di verifica, che attesti la provenienza dei fondi, la quota di imputazione al Programma e l autorizzazione alla spesa da parte del PI/GL). 3. Verifica che gli importi riportati sul rendiconto e sui giustificativi siano correttamente registrati nei sistemi di contabilità (mastrini o sistemi informatici). 4. Verifica della congruenza tra gli importi riportati sul rendiconto AIRC e quelli riportati sui Moduli Ministeriali per la rendicontazione dei fondi del 5 x mille. 5. Verifica che i costi siano riferibili temporalmente al periodo di vigenza del programma, tenendo conto del criterio contabile adottato dall Ente per redigere il rendiconto, e che gli stessi costi siano stati pagati alla data della verifica. Qualora siano stati rendicontati costi non pagati alla data della verifica se ne dovranno raccogliere le motivazioni. Verifica del corretto ottenimento di eventuali proroghe, ove necessarie. 6. Verifica della congruenza tra la descrizione riportata sui giustificativi di spesa, l attribuzione dei costi alla corrispondente voce di spesa e le Justifications riportate nell Administrative Final Report. 7. Verifica che le eventuali differenze significative (superiori al 20 % della singola voce di spesa) tra quanto richiesto per ciascuna voce del budget nell application e quanto effettivamente speso siano descritte e motivate nelle Justifications dell Administrative Final Report. 8. Rilevazione la data della competenza economica (es. ricevimento merce, erogazione servizio, data inizio contratto di lavoro/collaborazione etc.) della prima spesa sostenuta per ciascuna annualità del programma. 9. Verifica che gli acquisti dei prodotti e servizi più rilevanti ai fini dello svolgimento dei programmi siano stati eseguiti in ottemperanza alla procedura di acquisto descritta, se presente, che sia disponibile documentazione attestante i criteri di selezione dei fornitori. Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei programmi di ricerca 31 Maggio 2016 p. 4 di 12

5 10. Verificare qual è il Regime IVA applicato dal soggetto sottoposto a verifica (ad es. mediante autodichiarazione). 11. Verifica dell esistenza della documentazione relativa al processo di valutazione delle application presso la sede di AIRC (application, valutazioni dei revisori, lettera di assegnazione, accettazione del grant, richieste di rinnovo, lettere di assegnazione dei rinnovi, accettazione del grant dei rinnovi, Mid Term report, Site Visit Report, Final Report Scientifico, Final Report Amministrativo). Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei programmi di ricerca 31 Maggio 2016 p. 5 di 12

6 GIUSTIFICATIVI DELLE SPESE DA PREDISPORRE PER CIASCUNA VOCE DI COSTO Quadro sintetico dei documenti da verificare per ciascuna voce di costo VOCE DI COSTO DOCUMENTAZIONE DIRECT COSTS Ordine Lettera di incarico Contratto DDT / Rapporti di Servizio Fattura Libro Cespiti Libro Unico Dichiarazione Quietanza Output attività Consumables and supplies Small bench instrumentation * Instrumentation and equipment * Services Maintenance Contracts Meetings and travel costs Publication costs Personnel costs INDIRECT COSTS OVERHEADS *contratto di leasing, se del caso LEGENDA: : Documentazione da esibire se presente. : Documentazione da esibire. Di seguito viene fornita una descrizione dettagliata della documentazione che deve essere disponibile per ciascuna voce di spesa. Qualora le procedure dell Istituto non prevedano l esistenza di uno dei documenti richiesti, si metteranno in atto procedure alternative che accertino gli importi rendicontati. Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei Programmi di ricerca 31 maggio 2016 p. 6 di 12

7 DIRECT COSTS Consumables and supplies (Materiali di consumo e forniture) I materiali di consumo sono rappresentati dai beni la cui vita utile ha durata temporale inferiore o al massimo pari ad un anno, ed in nessun caso tale materiale può avere valore residuo dopo l utilizzo per il progetto. Questa voce comprende esclusivamente il materiale di consumo necessario allo svolgimento delle attività progettuali. - Ordine; - Documento di trasporto; - Fattura o nota di debito attestante l acquisto del bene; mandato di pagamento quietanzato. Per la voce Consumables and Supplies non è necessario che l acquisto sia specifico per il Programma di ricerca, ma è necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant. Small bench instrumentation (Piccola Strumentazione da banco) Rientrano nella voce Small bench instrumentation i beni durevoli che mantengono la destinazione d uso originaria anche dopo la conclusione del progetto, ma il cui ammortamento sia completo alla conclusione del progetto. Tali acquisti sono oggetto di valutazione approfondita in sede di peer review. E ammissibile l acquisto di piccola strumentazione da banco o di strumenti software. Sono ammessi sia contratti di acquisto, che noleggio o leasing. - Ordine; - Contratto di locazione o leasing (se del caso) contenente la descrizione del bene, il valore, la durata del contratto ed il canone; - Documento di trasporto; - Fattura o nota di debito attestante l acquisto del bene; - Eventuali verbali di collaudo/accettazione; - Libro cespiti, da cui deve risultare l iscrizione del bene; Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei Programmi di ricerca 31 maggio 2016 p. 7 di 12

8 mandato di pagamento quietanzato. Per la voce Small Bench Instrumentation è necessario che l acquisto sia specifico per il Programma di ricerca, quindi un identificativo univocamente riconducibile al Programma deve essere citato nella descrizione riportata su ordini, fatture. E inoltre necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant. Instrumentation and equipment Rientrano nella voce Instrumentation / Equipment i beni durevoli che mantengono la destinazione d uso originaria anche dopo la conclusione del progetto. Tali acquisti sono ammessi solo nell ambito dei Bandi Start-Up o in altri Programmi Speciali e sono oggetto di valutazione approfondita in sede di peer review. Qualora tali acquisti siano eseguiti su altre tipologie di grant il PI deve disporre di un autorizzazione all acquisto da parte di AIRC ( ) previa analisi delle motivazioni scientifiche. Sono ammessi sia contratti di acquisto, che noleggio o leasing. - Ordine; - Contratto di locazione o leasing (se del caso) contenente la descrizione del bene, il valore, la durata del contratto ed il canone; - Documento di trasporto; - Fattura o nota di debito attestante l acquisto del bene; - Eventuali verbali di collaudo/accettazione; - Libro cespiti, da cui deve risultare l iscrizione del bene; mandato di pagamento quietanzato. E necessario che l acquisto sia specifico per il Programma di ricerca, quindi un identificativo univocamente riconducibile al Programma deve essere citato nella descrizione riportata su ordini, fatture. E inoltre Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei Programmi di ricerca 31 maggio 2016 p. 8 di 12

9 necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant. Deve inoltre essere documentato un utilizzo del bene per il progetto. Services (Servizi) Sono rendicontabili come servizi tutti i compensi per consulenze e prestazioni di terzi (inclusi costi per la gestione dello stabulario) sostenuti, esclusivamente, per lo svolgimento del Programma di ricerca. - Ordine; - Lettera di incarico e/o copia dei contratti stipulati con l indicazione delle attività da svolgersi, del periodo in cui le stesse devono essere svolte, dell impegno massimo previsto sul Programma (es. n. max gg/uomo); - Copia curriculum vitae, nel caso di persona fisica; - Nel caso di servizi interni o svolti da facility interne dovrà essere prodotta una dichiarazione dalla quale si evinca la descrizione degli interventi eseguiti e il costo sostenuto, con documentazione giustificativa a supporto, per portare a termine l attività; - Fattura o nota di debito; mandato di pagamento quietanzato; ricevute di versamento della ritenuta d acconto e ricevute versamento INPS; - Prova dei risultati ottenuti (report o altra documentazione prodotta). È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant. Maintenance Contracts (Contratti di manutenzione) Sono rendicontabili i costi per contratti di manutenzione di apparecchiature indispensabili al corretto svolgimento dell attività di ricerca (inclusi costi per la gestione dello stabulario). - Ordine; - Contratto di Manutenzione con indicazione univoca dell apparecchiatura oggetto del contratto; - Rapporti di servizio degli interventi; Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei Programmi di ricerca 31 maggio 2016 p. 9 di 12

10 - Libro cespiti, da cui deve risultare l iscrizione del bene oggetto di manutenzione; - Fattura o nota di debito; - Nel caso in cui l intervento di manutenzione fosse stato eseguito con personale interno dovrà essere prodotta una dichiarazione dalla quale si evinca la descrizione degli interventi eseguiti e il costo sostenuto, con documentazione giustificativa a supporto, per portare a termine l attività; mandato di pagamento quietanzato. È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant. Meetings and travel costs (Costi per convegni e viaggi) Costi sostenuti per la quota di iscrizione e costi di viaggio per partecipare a congressi, seminari ed eventuali altri viaggi di lavoro inerenti al progetto. - Copia delle autorizzazioni dei responsabili di Programma allo svolgimento della missione, come previsto dal Regolamento interno; - Ricevute fiscali, fatture o titoli di viaggio; - Copia delle note spese, se del caso; mandato di pagamento quietanzato. Occorre allegare ai titoli di viaggio per la partecipazione a Convegni il programma dell evento e un documento che attesti l iscrizione del ricercatore allo stesso o la documentazione che permetta di dimostrare la relazione tra la partecipazione alla manifestazione e il progetto. Non è obbligatorio, ma preferibile, allegare l attestato di partecipazione. Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei Programmi di ricerca 31 maggio 2016 p. 10 di 12

11 È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant. Publication costs (Costi di pubblicazione) Sono rendicontabili come costi di pubblicazione i costi sostenuti per pubblicare testi o lavori scientifici attinenti al Programma di ricerca. - Ordine; - Fattura o nota di debito; mandato di pagamento quietanzato. Occorre che, in sede di verifica, siano resi disponibili anche gli output della pubblicazione (testi, articoli, etc.), ove non inclusi nel documento Scientific Final Report e che rechino l acknowledgment ad AIRC. È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant. I riferimenti della pubblicazione devono essere riportati sulle fatture. Personnel costs (Costi del personale) I costi delle borse di studio e il costo del personale impegnato al 100% sul programma, che rispetti i requisiti di ammissibilità a finanziamento indicati nel bando di riferimento possono essere oggetto di rendicontazione. I documenti che devono essere resi disponibili in sede di audit sono: - Contratto dei ricercatori che partecipano al Programma contenente l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, del compenso previsto, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione; - Copia dei curricula del personale (ove non allegati all application); - Lettera di incarico da cui risulti l effort sul programma; - Libro unico del personale o cedolini paga da cui si evinca la continuità dell attività di ricerca; - Documenti di versamento degli oneri fiscali e sociali; - Mandati di pagamento e/o contabili bancarie; Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei Programmi di ricerca 31 maggio 2016 p. 11 di 12

12 È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant, ad eccezione del Libro Unico. INDIRECT COSTS (Costi indiretti) Sono considerati ammissibili i costi indiretti generati dallo svolgimento del Programma nell ambito del laboratorio, per un importo massimo pari al 15 % dei costi marginali diretti generati dallo svolgimento della ricerca. Tali costi possono essere calcolati secondo i criteri di attribuzione utilizzati abitualmente dall istituzione in contabilità generale. Le modalità di attribuzione dei costi indiretti devono essere illustrate nell application. OVERHEADS (Spese generali) Sono considerati ammissibili e rendicontabili come overheads i costi non specificamente legati all attività di ricerca, che l Istituzione deve sostenere per consentire lo svolgimento del Programma presso un suo laboratorio e per gestirne il Grant. Tali costi possono avere un importo pari al massimo al 10 % della somma dei costi marginali diretti e indiretti generati dallo svolgimento della ricerca. Tali costi possono essere calcolati secondo i criteri di attribuzione utilizzati abitualmente dall istituzione in contabilità generale. Le modalità di attribuzione degli overheads devono essere illustrate nell application. GESTIONE DELLE EVIDENZE EMERSE DAI CONTROLLI Qualora nel corso dei controlli si rilevino delle evidenze, AIRC si metterà in contatto con l Istituzione per discutere le stesse e valutare se possano essere corrette. Tale attività seguirà, ove necessario, l iter di seguito riportato: - formalizzazione delle risultanze provvisorie del controllo e delle azioni correttive da porre in essere; - ricezione delle controdeduzioni; - formalizzazione delle risultanze definitive del controllo, delle azioni correttive da porre in essere e delle raccomandazioni/azioni consigliate. Eventuali evidenze riscontrate nel corso dei controlli, e che non siano emendabili, possono dare luogo ai seguenti eventi: - Raccomandazioni da seguire nella gestione dei futuri grant; - Richiesta di restituzione di fondi non utilizzati correttamente; - Revoca del finanziamento e richiesta di restituzione dell intero importo erogato, qualora si configuri una malversazione; - Richiesta di documentazione integrativa da produrre entro un termine stabilito; - Richiesta di apportare delle modifiche nelle procedure di gestione dei grant la cui applicazione sarà verificate nel corso di visite successive. Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei Programmi di ricerca 31 maggio 2016 p. 12 di 12