L organizzazione di un congresso internazionale: il progetto preliminare, la scelta dell impostazione negoziale ed il grado di esposizione al rischio

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Claudio Benedetti
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1 L organizzazione di un congresso internazionale: il progetto preliminare, la scelta dell impostazione negoziale ed il grado di esposizione al rischio Mario Liguori

2 L organizzazione di un CI Il prodotto congressuale Complesso di beni e di servizi prodotti e/ o erogati dai diversi partecipanti alla filiera coordinata da un nodo strategico (PCO) le fasi! fase di concezione! fase di definizione o di candidatura (bidding)! fase di impostazione! fase di sviluppo! fase di realizzazione dell evento! fase post congressuale

3 LE FASI DEL PROGETTO CONGRESSUALE Concezione Definizione Impostazione Sviluppo Realizzazione Post-evento Identificazione del bisogno Creazione del LOC Proposta di una location Definizione del format WBS dell evento Piano dei tempi (GANTT o PERT) Piano dei costi e BEP Erogazione servizi di back end Erogazione servizi di front office Studio di fattibilità tecnica Definizione di un budget sintetico Candidatura Affidamento al PCO Definizione contratti Acquisizione forniture esterne Strutturazione impianto organizzativo Gestione flussi finanziari Acquisizione feed back Valutazione risultati Attivazione di strumenti virtuali a supporto della community of practice

4 Fase 1: concezione Il CI è un evento ripetitivo (tempo) e itinerante (spazio) cadenza annuale sedi diverse

5 Fase 2: definizione o candidatura (bidding) Soggetto promotore (LOC) PCO collaborano Elaborazione di un progetto preliminare analisi economico-tecnica (condizioni di fattibilità) determinazione del budget (condizioni di realizzabilità) Esito positivo LOC affida al PCO organizzazione e sfruttamento economico dell evento (appalto o cessione)

6 Fase 3: impostazione progetto sottoprogetti! comunicazione! press! infrastrutture! mostra! conferenza attività operative coinvolgimento di soggetti terzi

7 Fase 4: sviluppo sottoprogetti comunicazione press infrastrutture mostra conferenza attività operative Dettaglio tecnico delle attività operative! acquisizione forniture esterne! perfezionamento dei contratti Controllo! tempi! costi

8 Fase 5: realizzazione dell evento Momento della verità Coinvolgimento e interazione tra tutti i soggetti organizzatori e fruitori

9 Fase 6: post congressuale Conclusione dell evento Grado di soddisfazione Risultati economici Risultati tecnico-scientifici

10 Il progetto preliminare L organizzazione congressuale presuppone una serie di verifiche preliminari di fattibilità mercatistiche tecniche Valutazione dei segmenti potenziali di utenza (numerosità dei partecipanti) Verifica delle capacità strutturali e della disponibilità di fruizione

11 .. della fattibilità tecnica generico! sede dell evento! servizi alla sede! servizi ai partecipanti!. ampliato! programmi collaterali! spettacoli!.

12 FORMATO EVENTO LOCATION - SITE DOVE? VENUE - FACILITY ACCOMMODATION

13 Le situazioni contrattuali intermedie Tali soluzioni contrattuali sono caratterizzate da:! cessione parziale dello sfruttamento economico dell evento! clausole di garanzia pro PCO Tipologie di garanzia al PCO! numero minimo partecipanti! compenso minimo! rimborso di numero stabilito di depositi alberghieri nel caso di invenduto ricettivo

14 Contratti intermedi: struttura dei costi e dei ricavi RICAVI COSTI Costi e ricavi per il PCO Quote di partecipazione con minimo garantito Eventuale compenso minimo pro PCO (forfettario) Sponsorizzazioni, vendita spazi espositivi Commissioni alberghiere e diritti di agenzia Costi esterni di fornitura + Costi interni di realizzazione servizio Spettanze CO: Compenso forfettario + eventuale partecipazione agli utili Eventuale addizionale di costo per invenduto alberghiero Servizi self-supporting Spese per servizi self-supporting

15 Il budget da allegare al contratto RICAVI DETTAGLIO Variabilità dei costi in funzione dei partecipanti PARTECIPANTI ESPOSIZIONE SPONSORIZZAZIONI Quote di partecipazione Vendita stand Sponsorizzazioni COSTI PROMOZIONE E COMUNICAZIONE Presenza ad altre manifestazioni Locandine e manifesti Pubblicità sui media Elaborazione mailing Copertura stampa.

16 continua.. Il budget da allegare al contratto INFRASTRUTTURE ED ALLESTIMENTI STAMPATI Sale congressuali Centro diapositive Uffici Spazio espositivo Area registrazione Area catering Area poster Allestimenti Linea grafica I annuncio Programma preliminare Programma finale Vari Fisso e/o variabile Fisso e variabile

17 continua.. Il budget da allegare al contratto SERVIZI AI PARTECIPANTI COSTO RELATORI COSTI DI ORGANIZZAZIONE MANIFESTAZIONI SOCIALI Programma scientifico Registrazioni ed iscrizioni Materiale congressuale Traduzioni Pausa caffè Colazione di lavoro Trasporti Sicurezza Assicurazione Ospitalità Viaggi e trasferimenti Assicurazione Costo LOC e Associazione Internazionale Costo PCO Staff durante l evento Cena del presidente Fisso e variabile Fisso e/o variabile Fisso e/o variabile Cena di gala Altre

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