Concessione spazi espositivi

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1 Concessione spazi espositivi Ufficio di riferimento L'ufficio di competenza è Servizio Progettazione Culturale Piazzetta Pisacane, 2-1 piano Scopo Consentire l'uso degli spazi istituzionali Magazzino del Sale Torre, Sala Rubicone e Sala Artemedia a persone fisiche e giuridiche private, associazioni, fondazioni, istituti, enti privati e pubblici per mostre ed esposizioni di carattere artistico e culturale, storico, didattico e simili ; iniziative di natura turistica, sociale, solidale; eventi o manifestazioni di carattere privato e/o commerciale/promozionale e/o di lucro; ricevimenti matrimoniali o assimilabili Descrizione Per ottenere la concessione d uso degli spazi espositivi comunali occorre presentare domanda ON LINE su apposito modulo entro il giorno 31 ottobre dell'anno precedente a quello in cui la mostra o l evento dovrebbe avere luogo (es. entro il 31 ottobre 2018 per l anno 2019). Alla fine di ogni anno le proposte saranno valutate e le concessioni per l anno successivo decise; al termine di tale processo (entro il mese di gennaio) i richiedenti verranno informati circa l esito positivo o negativo della propria domanda e in caso di esito positivo - circa l'eventuale collocazione in calendario della mostra o evento proposto. Eventuali richieste pervenute oltre il termine sopracitato del 31 ottobre potranno essere eventualmente accolte laddove ciò risulti compatibile con il calendario delle concessioni già rilasciate a seguito di presentazione delle relative domande entro il termine stabilito. Il modulo di richiesta deve essere obbligatoriamente ed esclusivamente compilato online attraverso il portale Elixform, previa registrazione allo stesso portale Elixform (da eseguirsi solo in occasione della presentazione della prima domanda).

2 Di seguito si riportano i link utili alla compilazione: La registrazione al portale avviene al seguente link: La registrazione è indispensabile per la presentazione del modulo per la richiesta di concessione degli spazi espositivi. Per la registrazione è necessario possedere una casella di posta elettronica valida e creare una password per l accesso al portale. Effettuata la registrazione il portale invia automaticamente una mail di risposta per l attivazione del proprio profilo. Dopo la notifica la compilazione del modulo avviene al seguente link Attraverso questo stesso link è poi possibile accedere al documento "informazioni generali sugli spazi espositivi", che contiene ogni notizia utile sul procedimento di concessione. È possibile richiedere assistenza per la compilazione della modulistica (online sul portale elixform, oppure via mail o telefono) presso l'unità Eventi Servizio progettazione culturale del Comune di Cervia, ai seguenti recapiti: Leonardo Tosi , Gianni Marzelli , unitaeventi@comunecervia.it Al modulo per la richiesta di concessione devono essere obbligatoriamente allegati (in formato digitale e tramite il portale elixform, che attraverso vari step fornisce una guida per questa procedura) documentazione multimediale relativa alle opere o materiali che si intendono esporre, o comunque all'evento che si intende realizzare breve progetto, programma e descrizione della mostra o evento o manifestazione che si intende realizzare. Tale descrizione deve includere TUTTE LE ATTIVITÀ che si intendono svolgere nell'ambito della manifestazione Attivazione Istanza di parte Documenti necessari E necessario allegare al modulo di richiesta on line (in formato digitale e tramite il portale elixform, che attraverso vari step fornisce una guida per questa procedura) documenti tali da consentire una valutazione della proposta documentazione multimediale relativa alle opere o materiali che si intendono esporre, o comunque all'evento che si intende realizzare breve progetto, programma e descrizione della mostra o evento o manifestazione che si intende realizzare. possono essere indicati i siti web relativi all'attività artistica del richiedente ovvero all'evento/esposizione/manifestazione per il quale si richiede la concessione

3 Requisiti Non sono necessari particolari requisiti. Gli spazi espositivi possono essere richiesti da enti, associazioni, istituzioni, privati cittadini. In generale possono tuttavia non potranno essere autorizzati eventi o manifestazioni non compatibili con le caratteristiche strutturali e architettoniche e con le esigenze di tutela degli edifici, ovvero con gli scopi istituzionali delle location Termine di presentazione della domanda Il termine di presentazione scade il 31 ottobre dell'anno precedente quello per cui si richiede la concessione Termine del procedimento o della procedura a rilevanza esterna Entro il 31 gennaio di ogni anno il relativo calendario degli spazi espositivi viene approvato e i richiedenti vengono informati dell'esito della domanda presentata Costi a carico dell'utente A fronte della concessione della location richiesta, per le diverse tipologie di eventi vengono richiesti i seguenti corrispettivi, a titolo di canone di affitto e rimborso delle spese sostenute dall'amministrazione Comunale. Tali corrispettivi e le loro eventuali variazioni sono deliberate dalla Giunta Comunale. 1. mostre ed esposizioni di carattere artistico e culturale, storico, didattico e simili: concessione gratuita 2. iniziative di prevalente rilevanza pubblica e senza scopo di lucro di natura turistica, sociale, solidale: concessione gratuita, previa verifica dei requisiti indicati per la gratuità; 3. eventi o manifestazioni di carattere privato e/o commerciale/promozionale e/o di lucro: per giornata. Vanno computate tutte le giornate necessarie per l'allestimento, lo svolgimento e il disallestimento dell'evento 4. ricevimenti matrimoniali o assimilabili : 5,000 per un pacchetto di tre giorni (entro i quali devono essere svolte le operazioni di allestimento, svolgimento, e disallestimento dell'evento) I corrispettivi di cui ai punti 3. e 4. possono essere ridotti con motivato atto della Giunta Comunale e su richiesta del concessionario nel caso in cui gli eventi proposti (nonostante il loro carattere privato e/o

4 commerciale e/o di lucro) presentino un rilevante interesse per la Città di Cervia sotto il profilo turistico, promozionale, economico, culturale, sociale, solidaristico o di altro genere Funzioni quali l apertura/chiusura al pubblico degli spazi espositivi, la sorveglianza, il trasporto dei materiali, l'allestimento/disallestimento/pulizia della sala, la promozione dell'evento o della mostra, l'eventuale organizzazione di un service audio e i relativi costi SIAE, le assicurazioni delle opere o materiali esposti, eventuali forniture straordinarie di elettricità o di condizionamento ambienti ecc. sono a carico del concessionario. Normativa di riferimento Delibera di Giunta Comunale n.158 del 13/9/2011 (concessione spazi espositivi comunali / approvazione criteri di utilizzo) Determinazione dirigenziale n.957 del 5/10/2011 (procedura per la concessione degli spazi espositivi comunali) Informazioni utili La presentazione della modulistica di cui sopra, con allegata la documentazione specificata (immagini, programma/descrizione), attiene esclusivamente alla richiesta di concessione della location e alla valutazione del progetto da parte della Amministrazione Comunale. Qualora la mostra/evento/manifestazione sia effettivamente realizzata, e nel caso che essa includa attività significative sotto il profilo autorizzativo (quali ad esempio somministrazione di alimenti o bevande, svolgimento di pubblici spettacoli, intrattenimenti musicali, emissioni sonore significative, installazione e uso di strutture o allestimenti o attrezzature particolari, attività di vendita, eventi collaterali, cerimonie inaugurazione, conferenze/dibattiti/presentazioni, occupazioni di suolo pubblico all'esterno o simili, ecc.) gli organizzatori dovranno presentare, entro 30 giorni dall inizio dell'iniziativa stessa, una Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) per manifestazione temporanea tramite il portale elixform; a tale proposito si consiglia di consultare la apposita pagina informativa cliccando QUI o di contattare l Unità eventi (unitaeventi@comunecervia.it /235/304). Il mancato adempimento di questo obbligo comporta l'impossibilità di svolgere la manifestazione. Si evidenzia che normali attività espositive di natura artistica con i relativi abituali eventi collaterali (buffet inaugurazione, conferenze) non hanno rilievo sotto il profilo autorizzativo e non richiedono la presentazione di una SCIA Le eventuali richieste all Amministrazione di patrocinio, di contributi economici, di supporti tecnici e di materiali devono essere presentate separatamente tramite le apposite procedure Responsabile del procedimento Dirigente del Settore Cultura, Turismo e Servizi al Cittadino: Dott.a Arch. Daniela Poggiali

5 Modulistica per la richiesta Vai al modulo on line CUL_04_00 Richiesta concessione spazi espositivi Ufficio: Servizio Progettazione Culturale Dirigente: Daniela Poggiali Settore: Cultura, Servizi e beni comuni Servizio: Progettazione Culturale ed eventi Dove rivolgersi: Piazzetta Pisacane, 2-1 piano Tel serv-cultura@comunecervia.it Orari di apertura al pubblico: dal lunedì al venerdì ore 09:00 13:00 il giovedì pomeriggio ore 15:00-17:00 Titolare del potere sostitutivo in caso di inerzia: Dott. Alfonso Pisacane, Segretario generale Le richieste di intervento sostitutivo dovranno essere inoltrate, mediante istanza scritta, circostanziata, completa delle indicazioni utili ad individuare il procedimento per il quale si chiede l'intervento sostitutivo: A) da parte dei privati che hanno l obbligo giuridico di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) a: comune.cervia@legalmail.it B) da parte dei privati che non hanno l obbligo giuridico di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) tramite: posta ordinaria indirizzata a Comune di Cervia Piazza Garibaldi n Cervia fax 0544/72.340

6 Aggiornato al 18/02/2016 Powered by TCPDF (