GUIDA FATTURE IN CLOUD

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1 GUIDA FATTURE IN CLOUD Fatture in Cloud è un software innovativo del gruppo TeamSystem, dedicato a professionisti, freelance, artigiani e piccole aziende per la gestione della propria attività. È facile da usare, ultra-economico (a partire da 5/mese!) e non richiede particolari competenze amministrative. Consente l emissione di fatture di vendita, la registrazione di fatture di acquisto e la tenuta della prima nota cassa. La contabilità rimane invece a carico del commercialista che continua a tenerla con il suo software di studio. Fatture in Cloud semplifica l emissione delle fatture, che piccole aziende e professionisti sono soliti gestire in modalità cartacea e che con questa nuova procedura possono invece gestire in cloud. Permette anche l importazione automatica delle fatture attive, delle ricevute, dei corrispettivi e delle note di credito nel tuo software contabile di studio TeamSystem,, agevolando notevolmente lo scambio di dati tra aziende e studio. Tale agevolazione riduce notevolmente il tempo impiegato nelle registrazioni contabili, la perdita di dati o documenti e, soprattutto, diminuiscono eventuali errori dovuti al data entry. 1. Il cloud 2. La collaborazione 3. I vantaggi 3.1. Documenti sempre in ordine e facilmente consultabili 3.2. Semplice e intuitivo 3.3. Accesso condiviso e in tempo reale 3.5. Risparmio di tempo con l esportazione dati 3.6. Fattura elettron ica con ciclo completo (PA e B2B) 3.7. Fidelizzazione della clientela 3.8. Acquisizione di nuovi clienti 3.9. Comunicazione centralizzata 4. Conclusione 3.4. Integrazione gestionali TeamSystem Pag. 1

2 IL CLOUD A differenza delle soluzioni software tradizionali, che occorre installare sul PC, Fatture in Cloud (come indica il nome stesso) risiede sul cloud, ovvero è un servizio remoto accessibile ovunque e da qualsiasi dispositivo, sia Windows che Mac, Smartphone o Tablet connessi ad Internet. Per usare Fatture in Cloud è sufficiente andare all indirizzo e inserire le credenziali di accesso. Il Cloud offre numerosi vantaggi: - non si perdono i dati se si guasta improvvisamente il PC; - è possibile accedere da ogni parte del mondo in qualsiasi momento; - non ci si deve più curare dei backup. Il vantaggio più grande è la collaborazione che crea tra imprenditori e commercialisti. LA COLLABORAZIONE Ogni azienda/professionista che usa Fatture in Cloud possiede un proprio account che può condividere con te, il suo commercialista. Cosa significa? Significa che sei in grado di accedere alla posizione amministrativa dei tuoi clienti e osservare la situazione aziendale in tempo reale, addirittura con la possibilità di modificare (se delegato a farlo). Pag. 2

3 I VANTAGGI Perché Fatture in Cloud ti semplifica la vita? Documenti sempre in ordine e facilmente consultabili Semplice e intuitivo Accesso condiviso e in tempo reale Integrazione gestionali TeamSystem Risparmio di tempo con l esportazione dati Fattura elettronica con ciclo completo (PA e B2B) Fidelizzazione della clientela Acquisizione di nuovi clienti Comunicazione centralizzata Vediamo nello specifico ogni vantaggio qui sopra elencato. Documenti sempre in ordine e facilmente consultabili Grazie al gestionale tutti i documenti registrati sono facilmente reperibili nella sezione Fatture e Doc se si parla di documenti attivi, oppure in Acquisti per la registrazione delle spese ricevute. Ti basta recarti in una di queste sezioni, selezionare tramite il calendario presente il periodo d interesse e il tipo di documento che stai cercando. Ad esempio, in Fatture e Doc avrai questa visualizzazione: Pag. 3

4 Ti appariranno quindi tutti i documenti creati e il loro stato. È possibile filtrare la ricerca per nome cliente, numero documento, sezionale o centro di ricavo. Nella sezione Acquisti troverai una visualizzazione simile. Inoltre, è possibile filtrare la ricerca anche in base alle categorie inserite all interno della registrazione spesa. Pag. 4

5 Semplice e intuitivo Fatture in Cloud è uno strumento semplice ed efficace per tenere sotto controllo profitti e costi, e generare: - Fatture; - Fatture elettroniche; - Preventivi; - Ordini a clienti; - Ordini a fornitori; - Pro forma; - Ricevute; - Note di credito; - Rapporti d intervento; - DDT. La registrazione dei documenti avviene velocemente da qualunque dispositivo infatti, oltre all accesso da PC, è possibile scaricare l app su Smartphone o Tablet, sia Android che ios, che permette di visualizzare e creare nuovi documenti anche fuori ufficio. In Fatture in Cloud tutto è concepito per gestire la propria attività con il minimo sforzo, risparmiando tempo prezioso da dedicare al proprio lavoro. Accesso condiviso e in tempo reale Grazie alla possibilità di creare un proprio account da commercialista puoi collegare i clienti al tuo profilo e accedere direttamente alla loro fatturazione con un semplice click. Accedi così anche ai loro dati sintetici e analitici del ciclo attivo e passivo e alla prima nota cassa. Pag. 5

6 La sezione più importante che visualizzerai nel menù laterale è I tuoi Clienti. Da questa sezione ti basterà selezionare il cliente d interesse che troverai elencato sotto Aziende Collegate e da lì cliccare poi sul tasto Accedi che vedrai sulla destra. Tramite questo tasto potrai entrare direttamente nell account del cliente oppure selezionare una delle voci rapide che ti appariranno tramite il menù a tendina. Ad esempio, si può caricare direttamente un F24 del cliente. Cliccando la freccia accanto alla voce Accedi si apre il menù a tendina dove si può selezionare la voce Carica un F24 Pag. 6

7 Integrazione gestionali TeamSystem Fatture in Cloud è completamente integrato con i gestionali TeamSystem Lynfa, Polyedro e ViaLibera. Abbiamo sviluppato queste integrazioni con l obiettivo di semplificare ulteriormente il tuo lavoro, andando a ridurre il data entry dei documenti in contabilità. Se utilizzi uno di questi gestionali e vuoi iniziare da subito la configurazione per l importazione dati dei tuoi clienti, ai seguenti link trovi le guide complete. Guida Polyedro Guida Lynfa Guida ViaLibera Risparmio di tempo con l esportazione dati Mediante l esportazione puoi avere tutti i documenti ordinati e corretti del tuo cliente in formato PDF. Inoltre, puoi scaricare dei report finanziari ed economici in formato Excel. Tutto ciò ti consente di controllare più facilmente e velocemente la fatturazione dei clienti collegati. Innanzitutto, ti consigliamo di chiedere al cliente di confermarti la fatturazione ad una certa data (anche se non obbligatorio). Vai alla sezione I tuoi clienti, posizionati sulla riga corrispondente al cliente di tuo interesse e clicca sul tasto blu Chiedi conferma. Pag. 7

8 Ti apparirà un popup dove andrai ad indicare la data per la quale vuoi la conferma di chiusura fatturazione. Clicca infine su Imposta. Se la fatturazione non è ancora stata confermata dal cliente, alla sua riga di riferimento, avrai l avviso arancione In attesa di conferma. Se la fatturazione è stata confermata, alla riga di riferimento del cliente, avrai l avviso verde Confermata al gg/mm/aaaa. Vi sono diverse possibilità per l esportazione dei dati: 1) Dalla sezione I tuoi clienti, puoi posizionarti sulla riga corrispondente al cliente d interesse e cliccare la freccia accanto alla voce Accedi. Pag. 8

9 Si aprirà un menù a tendina dove si può selezionare la voce Lista fatture. Verrai automaticamente indirizzato alla sezione Fatture e Doc dove, in fondo alla pagina cliccando sulla freccia accanto alla voce XLS, puoi scegliere il tipo di export Excel da effettuare. 2) Dalla sezione I tuoi clienti dal menù a tendina precedente, puoi selezionare Esporta report e PDF documenti. Pag. 9

10 Verrai indirizzato alla pagina Importa/Esporta dove cliccherai sulle date per selezionare il periodo d interesse. Seleziona una delle due immagini azzurre a seconda se vuoi ottenere: - un semplice report Excel delle fatture attive e passive; - l archivio completo dei documenti PDF e dei report; Pag. 10

11 Il backup viene inviato direttamente alla mail tua di registrazione, ed è possibile recuperarlo anche all interno della sezione stessa non appena è disponibile cliccando sul link azzurro denominato Puoi scaricare il backup anche premendo questo link. 3) Sempre dalla sezione I tuoi clienti puoi selezionare la voce Prima Nota per esportare la lista degli incassi e dei pagamenti. Verrai indirizzato alla sezione Prima nota dove sceglierai il conto d interesse. Pag. 11

12 Clicca poi sulle date, scegli quindi il periodo d interesse e seleziona il tasto ok. Per completare l operazione dovrai cliccare sul tasto Esporta. Fattura elettronica con ciclo completo (sia PA che B2B) Tramite Fatture in Cloud è possibile gestire l intero ciclo di fatturazione elettronica attiva e passiva ed è possibile creare ed inviare la fattura elettronica sia verso Pubblica Amministrazione che verso Privati B2B. Crearle è facile. Basterà durante la registrazione di una normale fattura, andare a selezionare la voce Crea Fattura / NdC Elettronica PA / B2B e compilare i dati che appariranno di seguito. Terminata la compilazione si potrà procedere direttamente da Fatture in Cloud alla firma del documento, al suo invio e alla conservazione. Clicca per saperne di più Pag. 12

13 Fidelizzazione della clientela È paradossale. Con Fatture in Cloud incontri meno il cliente, non è più necessario farsi consegnare le scartoffie dell ultimo trimestre, ma i continui contatti online fanno percepire al cliente un rapporto più attento e vicino da parte tua. Puoi decidere di offrire ai tuoi clienti un servizio di qualità ancora più elevata e completo a 360 acquistando direttamente la licenza per loro. Puoi quindi regalarla o inserirla nella fatturazione della tua parcella. Come si procede? Dalla sezione I tuoi clienti ti basta cliccare sulla voce azzurra A carico del cliente. Si aprirà un popup nel quale puoi cliccare Fatturazione a carico dello studio. Ora la voce precedente A carico del cliente si è trasformata in A carico dello studio. Alla scadenza della licenza dovrai cliccare sul tasto blu Rinnova ora. Pag. 13

14 Acquisizione di nuovi clienti Quotidianamente decine di freelance, professionisti e piccole aziende, utilizzatori di Fatture in Cloud, cercano un commercialista a cui affidare la propria contabilità. La ricerca avviene tramite una funzione che fornisce l elenco dei commercialisti più vicini all azienda già iscritti a Fatture in Cloud. Perché non sfruttare questo nuovo canale commerciale gratuito? Ti basta selezionare la voce Fatti trovare che si trova nel menù e compilare i dati richiesti: più i dati saranno completi e dettagliati, maggiori saranno le possibilità che un azienda ti contatti per la richiesta di un preventivo. Inoltre, per aumentare la tua visibilità ti consigliamo questi semplici passaggi: Inserisci una tua foto personale o il logo in alta definizione dello studio. Dettaglia bene le tue specializzazioni e indica il tuo sito web. Collega più clienti, questo ti farà apparire più in alto nelle ricerche. Pag. 14

15 Comunicazione centralizzata Per lo scambio di documenti e messaggi con il cliente è disponibile la chat interna dove tutte le informazioni vengono tracciate e sono recuperabili per sempre. Per provare questa funzionalità devi selezionare il menu Messaggi. Visualizzerai una pagina composta da tre colonne: 1) Elenco conversazioni aperte; 2) Storico dei messaggi scambiati e possibilità di inviarne di nuovi; Pag. 15

16 3) Breve riepilogo dei dati del cliente; CONCLUSIONE Ci auguriamo che questa guida sia stata utile ed intuitiva e, soprattutto, che siano chiari i vantaggi che Fatture in Cloud ti può portare ogni giorno aiutandoti con la gestione dei tuoi clienti. Per chiarirti ulteriormente le idee, hai la possibilità di pianificare una telefonata direttamente con un nostro esperto, per aiutarti a configurare correttamente il tuo account e l eventuale collegamento con il gestionale contabile di studio. Puoi pianificare la telefonata direttamente dal tuo account alla sezione I tuoi clienti, premendo il tasto blu Pianifica una chiamata. In questo modo visualizzerai il calendario con i giorni e gli orari disponibili. Pag. 16

17 Come agevolazione hai inoltre la possibilità di acquistare le licenze per i tuoi clienti a prezzi scontati. Per maggiori dettagli ti basta contattare il tuo rivenditore TeamSystem di fiducia. Infine, per ulteriori dubbi o problemi puoi contattare in nostro Customer Care direttamente tramite: - chat, sempre disponibile nel tuo account Fatture in Cloud e in quello dei tuoi clienti, in basso a destra; - mail all indirizzo info@fattureincloud.it ; - telefonicamente al numero dal Lunedì al Venerdì, dalle 9:00 alle 12:30 e dalle 14:30 alle 17:00. Saremo ben lieti di poterti aiutare. Il Team di Fatture in Cloud Pag. 17