Istruzioni per la modalità di caricamento manuale dei dati. SIPC - SRa

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1 Istruzioni per la modalità di caricamento manuale dei dati SIPC - SRa

2 INSERIMENTO DEI DATI DI ATTIVITA Anagrafica 1 paziente A Episodio di cura 1 (EC) Specifica EC 1. 1 (SEC) Valutazione (VAL) Se si inserisce un EC successivo al primo per uno stesso paziente, anche se nella stessa struttura, occorre inserire nuovamente le informazioni anagrafiche. Tale azione si rende necessaria per permettere di mantenere aggiornate le informazioni relative al paziente soggette a variazioni nel tempo (residenza, titolo di studio, stato civile, ecc.) SEC 1. m VAL VAL VAL VAL Anagrafica n paziente A EC n SEC n. 1 SEC n. z VAL VAL VAL

3 ANAGRAFICA

4 ANAGRAFICA - Dati collegati al codice fiscale Si consiglia di controllare SEMPRE la correttezza del Codice Fiscale. In caso di incongruenza del CF il sistema non permetterà l inserimento dell anagrafica del paziente. A

5 ANAGRAFICA altri dati Il sistema propone in automatico l inserimento dell Episodio di cura (EC) per il paziente appena inserito. In alternativa si può inserire l EC in un secondo momento partendo dalla pagina «carica manuale», cliccando sul bottone «inserisci» della riga relativa all EC e scegliendo il nominativo del paziente nell elenco proposto.

6 EPISODIO DI CURA (EC) data inizio aprire il calendario Sfondo bianco date utilizzabili scorrere per inserire la data desiderata Sfondo giallo data utilizzabile data in cui si effettua il caricamento Sfondo lilla date NON utilizzabili a) perché successive alla data in cui si effettua il caricamento b) perché il sistema riconosce per il soggetto un EC aperto, nella stessa o in altra struttura

7 EPISODIO DI CURA (EC) diagnosi La diagnosi può essere inserita sia utilizzando il codice ICD9-CM sia utilizzando parole specifiche. Il sistema proporrà l elenco delle diagnosi ammissibili, compatibili con quanto inserito dall utente, da cui scegliere. 31

8 EPISODIO DI CURA (EC) altri dati La data di richiesta di inserimento nella struttura può differire dalla Data di inizio dell'ec, ma non può essere successiv ad essa. Piano Terapeutico Individuale: se non è presente almeno un 1=SI nel gruppo di variabli PTI_psicot, PTI_farma, PTI_riab, PTI_lav, PTI_intsoc, PTI_coll, PTI_fam, è obbligatoria la compilazione del campo PTI_Altro.

9 EPISODIO DI CURA (EC) inserimento Il sistema propone in automatico l inserimento della prima Specifica Episodio di Cura (SEC) per l EC inserito. In alternativa si può inserire la SEC in un secondo momento partendo dalla pagina «carica manuale», cliccando sul bottone «inserisci» della riga relativa alla SEC e scegliendo il nominativo del paziente nell elenco proposto. Finché non vengono inserite le informazioni della SEC il record è da considerarsi incompleto. Un record che non sia completo di tutte le informazioni obbligatorie (Anagrafica, Episodio di Cura, Specifica Episodio di Cura) non viene processato dal sistema e non entra a far parte del database SIPC SRa.

10 SPECIFICA EPISODIO DI CURA (SEC) inserimento La data di ammissione della prima SEC di un EC deve coincidere con la Data di inizio dell'ec. Occorre selezionare dal menù a tendina il setting assistenziale relativo alla struttura selezionata precedentemente durante la compilazione dei dati anagrafici, il sistema dovrebbe proporre una sola alternativa.

11 DATI consultazione e scaricamento dei dati inseriti Selezionando il foglio DATI è possibile effettuare una ricerca utilizzando uno dei seguenti criteri di selezione: nome/cognome tipologia di record (tutti / validati / rifiutati / da validare) Struttura Saranno visualizzati, divisi per struttura, i nominativi dei pazienti che corrispondono alla selezione effettuata, le ultime modifiche effettuate per paziente e lo stato (numero di SEC, validazione, ecc). I referenti di ASL e DSM hanno a disposizione come ulteriore criterio di selezione la voce relativa al luogo di ricovero (ricoverati in strutture della ASL / residenti nella ASL, ma ricoverati altrove). Cliccando sul nome del paziente è possibile visualizzare tutte le informazioni caricate (ANA, EC, SEC e VAL). Cliccando su «scarica i dati» è possibile scaricare i dati corrispondenti alla selezione effettuata in formato Excel. Cliccando su «Personale» è possibile visualizzare i dati di personale delle proprie strutture.

12 SPECIFICA EPISODIO DI CURA (SEC) conclusione

13 SPECIFICA EPISODIO DI CURA (SEC) conclusione I codici 6=dimissione a domicilio, 7=conclusione dell'episodio di cura per trasferimento ad altra SR/altro setting assistenziale, 8=amministrativa, 9=suicidio, 10=decesso, 11=ricovero superiore ai 15 giorni, 12= soggiorno o rientro in famiglia superiore a 15gg comportano sempre la conclusione dell EC. Il sistema apre in automatico la tabella EC relativa alla conclusione da compilare La data di dimissione dell ultima SEC (se conclusa con motivo della dimissione «definitivo») deve coincidere con la data di conclusione dell EC. Ogni modifica di una delle due variabili comporterà la modifica automatica dell altra.

14 MODIFICA DEI DATI DI ATTIVITA E possibile effettuare modifiche a dati già inseriti in ogni momento dell intervallo di tempo dedicato al caricamento dati. Si specifica che non potranno essere modificate le informazioni già validate dal referente di ASL.

15 ANAGRAFICA - modifica E possibile modificare dati anagrafici solo se è stato inserito un EC per il paziente e l EC NON è concluso Non è possibile, in ogni caso, modificare i dati strettamente legati al Codice Fiscale (CF, Nome, Cognome, Sesso, Data e Luogo di Nascita). Tali informazioni sono utilizzate dal sistema per effettuare i controlli relativi alla contemporanea presenza dello stesso paziente in altre strutture nello stesso periodo, la loro modifica non controllata potrebbe quindi generare dei conflitti.

16 EPISODIO DI CURA (EC) - modifica E possibile modificare le informazioni relative all EC solo se l EC non è stato validato e se non sono stati caricati EC successivi per lo stesso soggetto, nella stessa o in altra struttura. E possibile modificare le informazioni relative all apertura dell EC solo se l EC non è stato concluso. La modifica della data di inizio dell EC comporta SEMPRE la modifica della data di ammissione della prima SEC. Tale data non potrà essere inferiore alla data di conclusione dell EC (attivato nella stessa o in altra struttura) precedente in ordine di tempo, relativo allo stesso soggetto. La modifica della data di conclusione dell EC comporta SEMPRE la modifica della data di dimissione dell ultima SEC.

17 SPECIFICA EPISODIO DI CURA (SEC) - modifica E possibile modificare la data di ammissione della prima SEC di un EC solo se non è stata inserita una SEC successiva e l EC non è stato concluso e/o validato Non è possibile modificare informazioni relative a SEC successive alla prima. Per modificare la data di dimissione dell ultima SEC relativa ad un EC concluso occorre effettuare la modifica nella sezione «modifica conclusione EC»: la modifica della data di conclusione dell EC comporta SEMPRE la modifica della data di dimissione dell ultima SEC

18 PERSONALE inserimento e modifica Una volta selezionata la struttura di interesse dal menù a tendina si può scegliere se inserire un nuovo dato, cliccando su «inserisci», oppure modificarne uno inserito in precedenza, cliccando sulla riga interessata ( ).

19 PERSONALE Il Numero di Equivalenti a Tempo Pieno (NETP) da inserire nel sistema è un numero intero. Sarà necessario pertanto, anche se si è utilizzato lo schema per il calcolo messo a disposizione dagli uffici regionali, arrotondare la cifra risultante per ogni profilo professionale e tipo di contratto al numero intero più prossimo e riportarla nel SIPC senza numeri decimali (ad esempio: 0,3 si arrotonda a 0; 0,5 si arrotonda a 1; 1,7 si arrotonda a 2).