PROMEMORIA per l organizzazione della festa per il BAC

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1 PROMEMORIA per l organizzazione della festa per il BAC 1. Il luogo Tradizionalmente la serata si svolge alle Ville Ponti, per una ovvia disponibilità di spazio. Di solito i partecipanti non sono mai meno di 350, e la Villa Ponti è l unico luogo in città che possa ospitare un così alto numero di persone sedute, nonché altrettante automobili nel parcheggio. La Villa viene prenotata di anno in anno, non appena viene reso noto il calendario del successivo anno scolastico; si prenotano le sale necessarie versando una caparra del 30% tramite bonifico bancario, di solito entro il mese di Gennaio. A seconda del numero di partecipanti - studenti e familiari stretti saranno necessarie soltanto le sale al piano terra o anche quelle del primo piano, e in funzione di tale numero si può scegliere tra cena servita ai tavoli o cena a buffet, con una quota ristretta di posti a sedere: è importante quindi avere chiaro fin da subito il numero di partecipanti, che da solo spesso determina la scelta della soluzione. I tavoli utilizzati sono da 10 o 12 coperti, e le diverse sale della Villa hanno capienze diverse. Il contatto di riferimento per Villa Ponti è: Lorenza Scaramuzzi, tel scaramuzzi@va.camcom.it 2. La festa Si compone di tre momenti distinti. Il primo è l aperitivo che viene servito nel giardino, aperto a chiunque voglia partecipare; a questo segue la cena, riservata agli studenti e alle loro famiglie, nelle sale della villa, e dopo cena i ragazzi salgono al secondo piano, dove ballano e hanno a disposizione il bar con birra e bibite, e dove vengono raggiunti da amici e studenti delle altre classi. Seguendo questo schema, il costo della serata sarà diversificato: il biglietto intero prevede tutte e tre i momenti, mentre per chi partecipa solo all aperitivo e chi solo al disco-party il prezzo del biglietto sarà molto inferiore. 3. Il catering Si può scegliere liberamente la società di catering cui affidare l organizzazione, ma va detto che, in caso di ditte esterne, l amministrazione della Villa chiederà una cifra aggiuntiva per il noleggio delle cucine. Per questo motivo, e anche per non avere troppi interlocutori in caso di disguidi o contrattempi, negli ultimi anni ci si è affidati alla società che gestisce in esclusiva gli eventi della Villa, così che tutto sia controllato e gestito da un unico referente, in grado di risolvere ogni eventuale problema che dovesse verificarsi. Il riscontro del gradimento di questa organizzazione è senz altro molto positivo,

2 anche perché hanno realizzato molte edizioni della festa del BAC e ne hanno quindi una buona esperienza. Qualsiasi soluzione venga scelta per la festa, è importante prevedere una sistemazione alternativa in caso di maltempo, sia per la cena sia per l aperitivo, e tenere conto di eventuali esigenze alimentari (allergie, intolleranze, vegetariani/vegani ), e logistiche ( carrozzine, seggioloni, ecc.). Il contatto di riferimento per il catering è: EUROPARTY srl Alberto Galimberti, tel , cell info@europartysrl.it 4. La vigilanza La Villa Ponti dispone di un proprio servizio di vigilanza, presente durante la serata al fine di garantirne il tranquillo svolgimento, e che rappresenta una voce di spesa irrinunciabile. Tuttavia, è consuetudine dell organizzazione coinvolgere anche le guardie che fanno servizio a scuola, per avere un maggiore controllo all ingresso, in particolare per il dopocena, così da evitare infiltrazioni di persone estranee o non invitate. 5. L assicurazione La Villa è ovviamente assicurata per eventuali danni a persone e cose che potrebbero verificarsi durante la serata, ma di solito si provvede a stipulare una polizza di responsabilità civile dell organizzazione nei confronti della Villa, ad esempio rottura di vetri o di mobili, suppellettili, ecc. Questa assicurazione ha validità esclusiva per la serata, e viene intestata all Associazione Genitori, rappresentata dai delegati che si occupano della serata: è quindi necessario fornire il nome e il codice fiscale di un delegato per ciascuna sezione. Anche qui, normalmente ci si appoggia ad un broker di fiducia, che ha già tutti gli estremi, e al quale servono solo la data precisa e i nominativi, da fornire al più tardi un mese prima della data dell evento. Il contatto di riferimento per l assicurazione è: Alberto Sangiani, RP Broker spa, via Carrobbio 15, Varese, tel alberto.sangiani@rpbroker.com 6. L open bar Dopo la cena, i ragazzi si trasferiscono al secondo piano della Villa, dove c è una grande sala predisposta per il ballo, e dove di solito si organizza un bar con birra e soft drink. Questa voce può anche essere affidata al catering, pagando quindi una quota a persona, ma più spesso si è preferito lasciare la gestione ai genitori: si tratta quindi di

3 acquistare le bevande e metterle in fresco nelle celle della villa dal giorno precedente la festa, e di contattare un fornitore di birra, quasi sempre tramite qualche genitore che lavora o ha conoscenze con le ditte produttrici. Il catering può mettere a disposizione una o più persone per il servizio al bar, oppure si può affidare il compito a qualche studente. 7. DJ e diritti SIAE Come in tutte le feste private in cui si faccia uso di musica, si devono pagare i diritti alla SIAE. La cifra varia in ragione del tipo di intrattenimento, se con dj o senza, e in ragione del numero di partecipanti: di solito si dichiarano un centinaio di persone, perché prevalentemente sono solo i ragazzi che ballano, e anche per contenere i costi. La cifra dovuta per intrattenimento privato con musica e ballo per 100 persone a Villa Ponti è di euro 238,80, e la richiesta va presentata agli uffici SIAE nel mese in cui si svolge la serata, quindi non prima del 1 luglio. Per quanto riguarda il DJ, di solito sono i ragazzi che frequentano le discoteche a suggerire un nominativo, e il compenso può quindi variare; comunque, il dj si occupa di portare il suo materiale e di allestire la sala come preferisce: gli organizzatori devono fornirgli il modulo da compilare con i suoi dati e la scaletta musicale (borderò), che andrà restituito agli uffici SIAE entro la settimana successiva alla festa. SIAE VIA STAURENGHI, VARESE Tel / Fax varese@mandatarie.siae.it Mattina Orari di apertura al pubblico Lun Mar Mer Gio Ven Sab Pomeriggio L allestimento Si può concordare con il catering anche la decorazione dei tavoli e della Villa, ma in questo modo la spesa può essere rilevante, e quindi si preferisce solitamente contattare fioristi esterni, dai quali spuntare un buon prezzo, se non addirittura fare da sé. Ovviamente, le decorazioni cambiano a seconda della soluzione scelta per la cena: invitati seduti

4 avranno un centrotavola per ogni tavolo, mentre per la soluzione in piedi si dovranno prevedere allestimenti più grandi per i buffet e qualche centrotavola per i posti a sedere. Nella voce fiori generalmente sono inclusi anche gli eventuali mazzi di fiori da offrire ai professori principali, durante la cerimonia della consegna dei diplomi a scuola; bisogna però tener presente che i tempi di consegna devono essere separati, i bouquet servono il sabato mattina entro le 11.00, mentre i centrotavola vanno consegnati in Villa in tempo per l allestimento dei tavoli, di solito dopo le In caso di insegnanti uomini, si sostituisce il mazzo di fiori con una bottiglia di vino. Analogamente, si possono utilizzare fiaccole per l esterno, o candele per i tavoli, e anche questa voce si può includere o meno nel catering. Fiorista DI ROSA IN ROSA, via G.Borghi 35, Biandronno, VA, tel rosa.rezoagli@fastwebnet.it Fiorista LA GERBERA, via S.Antonio 65, Varese, tel Cereria Bianchi, via XXV Aprile 40, Daverio, VA 9. Le fotografie Negli ultimi anni le fotografie della consegna dei diplomi al mattino e della serata a Villa Ponti ( scatti di ciascuna famiglia e foto di gruppo ) sono state scattate da ex-allieve della Scuola Europea, con risultati piuttosto soddisfacenti a fronte di una soluzione economica: alle ragazze è stata offerta la cena e sono state rimborsate con 200 euro. Hanno poi provveduto a fornire il totale delle foto a ciascuna sezione con chiavette USB, e ciascun rappresentante ha quindi trasferito le foto selezionate su dvd o altro supporto. Ciò nonostante, un fotografo professionista offre senz altro un servizio migliore, ma va richiesto un preventivo accurato che comprenda gli scatti e il prodotto finale. 10. Gli inviti Sono necessari inviti per la cena, per l aperitivo e per il disco-party, e soprattutto per queste ultime due occasioni è bene avere un elenco nominativo, da consegnare alle guardie al cancello per sicurezza. Sull invito alla cena sono di regola stampati i nomi di tutti gli studenti diplomati, che invitano alla festa, mentre gli altri due cartoncini hanno solo la data, il luogo e l ora. Il design dell invito è a scelta, il più delle volte affidato a qualche studente di buona mano. Gli inviti vengono stampati in ragione di uno per famiglia, mentre per aperitivo e disco se ne stampa un quantitativo minore; di norma, i professori hanno piacere di salutare i ragazzi all aperitivo in giardino, e ciascuna sezione può

5 decidere in autonomia, se far pagare loro la quota di partecipazione o se offrirla a spese dei ragazzi. Questi biglietti vengono venduti nelle ultime settimane di scuola, dai ragazzi o dai delegati di ciascuna sezione, o da un unico incaricato se di buona volontà.previa affissione in bacheca di un contatto telefonico o di posta. 11. La raccolta delle quote IMPORTANTE: poiché l Associazione Genitori, per ragioni fiscali, può erogare servizi esclusivamente a favore dei Soci, è essenziale controllare che tutte le famiglie degli studenti diplomandi siano associate, altrimenti non potranno utilizzare il conto AGSEV per il versamento delle quote. In caso contrario, si potrà provvedere all iscrizione facendo pagare, la quota associativa o, se il numero delle famiglie non socie fosse elevato, riconsiderare la gestione generale della contabilità aprendo un conto corrente temporaneo ( poste o banca ), sul quale versare il denaro dei partecipanti; è consigliabile, in questo caso, intestare tale c/c a due componenti del comitato organizzatore. Sono i genitori/organizzatori che si fanno carico di raccogliere a scuola le quote di partecipazione, ciascuno per la propria sezione. Una volta stabilito il costo totale finale, si stabilisce un giorno per il pagamento e si avvertono le famiglie (e la scuola) per di solito, durante la pausa delle di fronte all aula studio. E bene chiedere un buon 60% della cifra finale, che può essere versata in contanti, assegno bancario (intestato ad Associazione dei Genitori Scuola Europea di Varese o al delegato intestatario del c/c), o bonifico bancario sul conto dell AGSEV o conto bancario BAC -, con nome dello studente e anno del BAC nella causale; il delegato rilascia una ricevuta, con il nome della famiglia e l importo di anticipo BAC per x persone, così sarà più facile calcolare poi l ammontare del saldo. L anticipo viene raccolto in gennaio, dopo le vacanze di Natale, e versato sul conto, da cui poi partiranno i bonifici per il pagamento della Villa e del catering. Il saldo delle quote si raccoglie in maggio, e ciascuna sezione lo trattiene e lo utilizza per le spese dell ultima fase, come fiori, bevande, assicurazione, siae, etc.: anche per il saldo si rilascia la ricevuta, e possibilmente si consegna anche il cartoncino dell invito alla serata.

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