Avvertenze e istruzioni per la gestione dei beni mobili

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1 Avvertenze e istruzioni per la gestione dei beni mobili Allegato alla direttiva n. 14 / 2011 Agenti consegnatari Le/i dirigenti sono agenti consegnatari dei beni presenti negli uffici, nei locali o nei corridoi delle strutture organizzative da loro gestite. Fattispecie particolari di assegnazione Per i beni mobili di proprietà provinciale presenti nelle seguenti sedi, è individuato agente consegnatario, ove non diversamente specificato, la/il dirigente responsabile dell'unità organizzativa indicata: sale istituzionali di Palazzo Scaligero servizio segreteria e affari generali; sale istituzionali di Palazzo Capuleti servizio patrimonio; Caserme e Fabbricati vari patrimonio disponibile - servizio patrimonio; Ossario di Custoza - servizio cultura; Ufficio Scolastico Provinciale e Istituti Scolastici - servizio istruzione. Per maggiori dettagli si veda l'allegato Istruzioni operative beni mobili scolastici. Fattispecie particolari di agente consegnatario Per le seguenti tipologie di servizi/locali/beni è individuato agente consegnatario 1 ; centri per l'impiego responsabile del centro impiego di riferimento; centri di formazione professionale responsabile dei centri di formazione professionale; magazzini/depositi stradali - capo della squadra di manutenzione stradale di riferimento; magazzino provinciale (comprese le acquisizioni centralizzate non attribuibili alle varie strutture organizzative provinciali) - responsabile dell'unità operativa forniture beni e servizi. beni hardware, software e attrezzature informatiche depositati presso il centro elaborazione dati, l'aula informatica e il magazzino al piano terra di Palazzo Capuleti - responsabile dell'unità operativa autonoma informatica. beni inventariati ad uso personale del corpo di polizia provinciale - ciascun agente per i beni specificamente individuati. Beni mobili inventariabili Sono beni mobili inventariabili: i beni durevoli di valore unitario superiore ad euro 200,00 IVA esclusa; 1 L'agente consegnatario particolare dovrà comunque far sempre riferimento al proprio dirigente per la predisposizione di tutti i documenti a rilevanza inventariale, compresa la sottoscrizione del conto della gestione del consegnatario dei beni mobili. - 1 / 6 -

2 i software di proprietà esclusiva; Allegato alla direttiva n. 14 / 2011 la macchine d ufficio e le attrezzature tecnico/informatiche, di valore unitario compreso tra 50,00 e 200,00 euro (IVA esclusa) per i quali è possibile richiedere un risarcimento danni o attivare copertura assicurative in caso di perdita, furto o danneggiamento; i beni che devono essere iscritti al P.R.A. (Pubblico Registro Automobilistico). Beni mobili non inventariabili Non sono soggetti all obbligo di inventariazione: i beni di consumo; i beni durevoli di valore unitario fino a euro 200,00 IVA esclusa; i beni durevoli utilizzabili in modo congiunto con altri beni mobili (anche di natura informatica) o immobili, detti pertinenze, il cui valore deve essere portato ad integrazione del valore del bene cui afferiscono. Beni invisibili Sono beni mobili inventariabili che vengono acquisiti all interno di contratti di appalto di lavori pubblici e per i quali non pervengono le fatture in quanto il loro valore è incluso nell importo complessivo dei lavori. Il responsabile della struttura organizzativa che ha provveduto alla acquisizione indiretta di tali beni deve: chiedere all appaltatore di inserire in fattura la specifica di tali beni (descrizione, quantità e valore), inserire all interno del provvedimento di liquidazione l identificazione, la tipologia e la valorizzazione dei beni invisibili acquisiti, comunicare all ufficio inventari, con nota sottoscritta, ogni elemento utile alla inventariazione dei beni invisibili nel caso in cui non sia possibile ricavare il valore di tali beni dalla documentazione complessiva di appalto (solo per casi marginali). Verifica beni acquisiti L'ufficio inventari registra i beni mobili sulla base della documentazione trasmessa dal responsabile dell'unità organizzativa che ha provveduto all acquisizione. All'ufficio inventari deve essere fornito ogni documento utile ad identificare la tipologia del bene, il suo valore, la sua destinazione o collocazione fisica all interno dell Ente e la specificazione dell unità organizzativa presso cui i beni sono/devono essere assegnati. In particolare: acquisto: capitolato di gara, determinazione di aggiudicazione, documento di trasporto/consegna, fattura, determinazione di liquidazione, certificato di collaudo; riscatto noleggio/leasing: fattura, elenco beni, determinazione di liquidazione, contratto di riscatto, collocazione fisica all interno dell ente; - 2 / 6 -

3 Allegato alla direttiva n. 14 / 2011 realizzazioni in economia: comunicazione scritta contenente il valore del bene, determinato sulla base del valore della materia prima, del tempo necessario per la sua realizzazione e della qualità del manufatto; trasferimento di nuove funzioni: copia del provvedimento di acquisizione dei beni, tutte le informazioni utili ad identificare la tipologia di beni ricevuti, il loro valore e la loro collocazione fisica all interno dell ente; L'ufficio inventari, prima di procedere alla registrazione di carico nel registro inventario, può effettuare sopralluoghi per verificare che le caratteristiche dei beni acquisiti e l'allocazione degli stessi corrisponda a quanto effettivamente indicato nella documentazione ricevuta; quindi applica sul bene un'etichetta con il numero progressivo di inventario ed il relativo codice a barre (ad eccezione delle universalità di beni che sono unitariamente considerate e numerate). Le fatture presentate per il pagamento al servizio finanziario devono riportare il visto di registrazione dell ufficio inventari, attestante l'avvenuto caricamento nel registro inventario beni mobili dell'ente. In caso di smarrimento dell'etichetta inventariale riportante il codice a barre, l'utilizzatore del bene deve richiedere all'ufficio inventari la ristampa dell'etichetta utilizzando l'apposito modello disponibile anche sul portale provinciale: richiesta ristampa etichetta inventario beni mobili. Registrazione di carico e assegnazione all agente consegnatario L'ufficio inventari effettua le registrazioni di carico nell archivio generale del registro inventario beni mobili attraverso: registrazione del numero d inventario assegnato nella fase di verifica, con il progressivo della data di catalogazione e la descrizione del bene medesimo (marca, tipologia, modello, numero seriale), assegnazione ad un centro di responsabilità e ad un agente consegnatario, attribuzione della categoria gestionale di riferimento, attribuzione delle aliquote fiscali e dei parametri per la gestione contabile, con i dati relativi al valore ed alla quantità, registrazione del provvedimento di liquidazione, della fattura e del fornitore. Trasferimento e ritiro di beni mobili Il personale addetto alla gestione del magazzino beni mobili e arredi, quando trasferisce o ritira un bene, o affianca operatori esterni 2 nelle medesime operazioni, deve contestualmente compilare e trasmettere all'ufficio inventari apposita comunicazione: modello comunicazione movimentazione beni mobili ; modello richiesta ritiro beni mobili. I modelli, disponibili anche sul portale provinciale, devono essere: 2 Personale della ditta incaricata del servizio di trasporto e facchinaggio - 3 / 6 -

4 redatti in triplice copia; Allegato alla direttiva n. 14 / 2011 firmati dall'agente consegnatario uscente e da quello che subentra, nel caso di trasferimento beni tra uffici/servizi, oppure firmati dal personale addetto alla operazioni di ritiro e dall agente consegnatario, nel caso in cui il bene sia ritirato e consegnato al magazzino. Trasferimento e ritiro di beni hardware, software e attrezzature informatiche Il personale addetto alla gestione del magazzino beni e attrezzature informatiche, quando trasferisce o ritira beni e attrezzature deve contestualmente compilare e trasmettere all'ufficio inventari apposita comunicazione tramite il modello comunicazione beni hardware e attrezzature informatiche. In sede di chiusura annuale dell'inventario, le informazioni in possesso dell'unità operativa autonoma informatica in merito a quantità, tipologia e dislocazione dei beni hardware, software e attrezzature informatiche devono corrispondere alle assegnazioni riportate nel registro inventario beni mobili. In caso di discordanza, il responsabile dell'unità operativa autonoma informatica deve tempestivamente (e comunque entro e non oltre il 15 di gennaio dell'anno successivo), attuare tutte le operazioni necessarie al riallineamento contabile dei dati (comunicare trasferimenti o dismissioni eventualmente non precedentemente comunicate, adottare appositi provvedimenti di cancellazione, ecc.). Il modello, disponibile anche sul portale provinciale, deve essere: redatto in triplice copia; firmato dal personale addetto alle operazioni di consegna/ritiro e dall'agente consegnatario o dall'utilizzatore. Dismissione dei beni mobili La dismissione dei beni mobili avviene per deterioramento o obsolescenza. Tutti i beni mobili inventariati che vengono ritirati dagli uffici provinciali per essere dismessi, vengono temporaneamente depositati presso i magazzini provinciali. Il ritiro dei beni è gestito dal personale dei magazzini provinciali e deve essere comunicato all'ufficio inventari utilizzando gli appositi modelli. Il responsabile del magazzino beni mobili e arredi ha l'obbligo di provvedere, almeno una volta ogni 2 anni (entro il 30 novembre), alla ricognizione dei beni presenti nello stesso, al fine di verificare la presenza di beni da smaltire e procedere alla loro eliminazione con apposito provvedimento. Il responsabile del magazzino beni informatici ha l'obbligo di provvedere alla ricognizione dei beni presenti nello stesso annualmente, almeno un mese prima della chiusura dell'esercizio (entro il 30 novembre) al fine di verificare la presenza di beni da smaltire e procedere alla loro eliminazione con apposito provvedimento. I responsabili dei magazzini devono adottare apposita determinazione, per lo smaltimento dei beni e il loro scarico dal registro di inventario. Al - 4 / 6 -

5 Allegato alla direttiva n. 14 / 2011 provvedimento va allegato l'elenco dei beni da disinventariare. Le fatture relative ai servizi di smaltimento di beni mobili dismessi presentate per il pagamento al servizio finanziario devono riportare il visto di cancellazione dell'ufficio inventari. Furto, smarrimento, incendio o danneggiamento In caso di furto, smarrimento, incendio o danneggiamento l'agente consegnatario deve: comunicare l'evento in forma scritta all'ufficio assicurazioni 3 e all'ufficio inventari. La comunicazione, che può essere inviata anche via mail, deve contenere la descrizione e la tipologia del bene coinvolto, il numero di inventario e/o il numero seriale; presentare denuncia alle competenti autorità entro cinque giorni dall'accaduto, fornendo tutti i dati disponibili, e inviarne copia all'ufficio inventari. L'ufficio assicurazioni è responsabile delle attività finalizzate alla riscossione del risarcimento danni. L'unità operativa entrate comunica l'avvenuto incasso del risarcimento assicurativo all'ufficio assicurazioni, all'agente consegnatario e all'ufficio inventari. L'agente consegnatario, concluso l'iter procedurale, adotta apposita determinazione autorizzando l'ufficio inventari alla cancellazione del bene dal registro inventari beni mobili e specificando nello stesso provvedimento gli eventuali introiti risarcitori. Donazione La donazione di beni mobili inventariati avviene nei modi e nei limiti stabiliti dalla legge e dal regolamento provinciale dei contratti. La donazione avviene con determinazione dell'agente consegnatario, cui va allegato l'elenco dei beni. Tutti i provvedimenti relativi a donazioni devono essere trasmessi in copia all ufficio inventari. Concessione in comodato La concessione in comodato d'uso di beni mobili avviene nei limiti e nei modi stabiliti dalla legge e dal regolamento provinciale dei contratti. La concessione del comodato avviene con determinazione dell'agente consegnatario, cui va allegato l'elenco dei beni con i relativi numeri di inventario. I beni dati in comodato rimangono in carico all'agente consegnatario per tutto il periodo di durata del contratto. A tutela dell'integrità del patrimonio provinciale, il contratto di comodato deve prevedere: la durata massima 4 ; 3 la struttura organizzativa provinciale che gestisce i rapporti con il broker assicurativo - 5 / 6 -

6 Allegato alla direttiva n. 14 / 2011 l'obbligo di cura e manutenzione del/i bene/i concesso in comodato a spese del comodatario; l'obbligo di restituzione fisica del/i bene/i alla Provincia con spese a carico del comodatario. L'ufficio inventari effettua la registrazione dei beni concessi in comodato nella sezione comodati del registro inventari. Controllo L'ufficio inventari è responsabile del controllo generale della consistenza patrimoniale dei beni mobili e programma annualmente l'attività nel PEG/PDO. Il controllo viene effettuato: al ricevimento della documentazione di inventariazione; in occasione di spostamenti e cambio di agente consegnatario; periodicamente, attraverso verifiche presso gli immobili in cui sono allocati beni mobili di proprietà; annualmente, in sede di predisposizione del conto della gestione dei beni mobili e dell'inventario annuale dei beni mobili (allegati al rendiconto di gestione) Quando l'ufficio inventari rileva anomalie rispetto alle assegnazioni, lo segnala all agente consegnatario competente per i necessari aggiornamenti e al responsabile del sistema gestione qualità 5. Manutenzione L'agente consegnatario è responsabile della corretta e regolare manutenzione e conservazione dei beni affidati. La manutenzione ordinaria dei beni è programmata da parte di ogni singolo agente consegnatario per garantire la conservazione del patrimonio e può avvenire attraverso l'attivazione delle garanzie esistenti o l'acquisizione di un apposito servizio. Eventuali operazioni di manutenzione straordinaria effettuate su beni mobili, che ne accrescano il valore, devono essere comunicate all'ufficio inventari per la registrazione delle stesse. 4 Certa e determinata, senza rimando a generiche formule di stile 5 per l'eventuale apertura di una azione correttiva - 6 / 6 -

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