Report di lavoro. 1. Finalità

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Andrea Pieri
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1 2 A002_d Versione: nov. 10 Report di lavoro Valido solo nel modello modificato 1. Finalità Con il report di lavoro vengono documentati tutti i servizi aggiuntivi svolti su un immobile. A questo scopo si utilizzano moduli elaborabili elettronicamente. Ciò consente una successiva elaborazione razionale e a basso contenuto di errori. Con il report di lavoro si effettua l addebito al committente. Esempi di incarichi supplementari: Per il proprietario dell immobile - Servizi generici che non rientrano nella matrice dei servizi standard come lo sgombero neve e lo spargimento di sale antighiaccio con mezzi meccanici, la supervisione di lavori di ristrutturazione, interventi di pulizia supplementari, ecc. - Lavori all interno delle superfici in affitto - Lavori di manutenzione ordinaria, per es. riparazioni delle vie di passaggio, ripristino della sabbia nel parco giochi, ecc. - Riparazioni negli appartamenti - Rifornimenti di materiale dal magazzino del team Per l amministrazione (Amministratore) Utilizzo in occasione dei seguenti servizi - Annunci di posti vacanti - Restituzione e consegna di appartamenti Per soggetti terzi come inquilini, artigiani, ecc. > Utilizzo solo in presenza di un ordine esplicito. In caso di dubbi, la presentazione del report viene fatta al proprietario - Appendere quadri - Servizi nei periodi di assenza, per esempio arieggiare i locali, ecc. - Sgombero neve a favore del vicino - Supporto / aiuto di artigiani, ecc. IMPORTANTE: attraverso il rapporto di lavoro non viene fatto ALCUN addebito delle ore lavorate e delle spese sostenute. Anche per queste si deve in ogni caso fare rapporto sul report settimanale. 2. Disbrigo delle pratiche e responsabilità Ciascun collaboratore è responsabile in prima persona della presentazione completa dei report, del disbrigo delle pratiche e della loro trasmissione con puntualità. Iter: Il collaboratore compila il report di lavoro in autonomia e in ogni sua parte. Con il suo visto conferma l entità dei servizi resi e la completezza del report. Se possibile si deve far apporre il visto sul report da parte del committente. In caso di servizi a favore di terzi, far apporre il visto sul report è obbligatorio.

2 pagina 2 Spedire settimanalmente i report (originale comprensivo di copia gialla) e i relativi documenti di trasporto e/o le relative ricevute alla Livit FM Services, casella postale, 8048 Zurigo per la loro elaborazione. 3. Documenti Modulo 1121 in più copie per la compilazione manuale Originale: Amministrazione Livit FM Services Copia gialla: allegato alla fattura Copia azzurra: committente (per es. inquilino) o copia per il gestore I moduli hanno una numerazione progressiva. Non possono essere elaborate le copie. I moduli vuoti sono disponibili presso il responsabile dell immobile o presso la segreteria della LFMS. I tipi di servizi che occorre indicare per la registrazione sono disponibili sul manuale dei collaboratori. La versione aggiornata è pubblicata su sul portale dei collaboratori. 4. Raccomandazioni per la scrittura / consigli Strumenti di scrittura Per la compilazione va bene qualsiasi tipo di matita, biro o pennarello di colore blu o nero. IMPORTANTE: NON è possibile elaborare i report compilati in rosso. Tipo di scrittura I moduli si devono compilare in stampatello; l uso del solo stampatello maiuscolo permette una migliore elaborazione, tuttavia è possibile scrivere anche con caratteri maiuscoli e minuscoli. Campi di testo e caratteri Le lettere e i numeri si devono scrivere nel modo più pulito possibile senza uscire possibilmente dai margini delle caselle. Giusto: Sbagliato: Una scrittura semplice, specie per i numeri, consente una migliore elaborazione. Esempi: meglio meglio I campi con bordo grigio sono campi per le informazioni e possono essere compilati liberamente. I campi su sfondo grigio servono all addebito e si devono lasciare vuoti.

pagina 3 Legenda: Codice Denominazione / dato da inserire A Committente 1 Committente Chi ha conferito l ordine apporre una crocetta sul campo corrispondente Data data del conferimento dell ordine 2

3 pagina 3 Legenda: Codice Denominazione / dato da inserire A Committente 1 Committente Chi ha conferito l ordine apporre una crocetta sul campo corrispondente Data data del conferimento dell ordine 2 Com è arrivato l ordine: P = di persona; T = per telefono; S = per iscritto/via fax/via mail B Immobile 3 Immobile Indirizzo: Via, numero civico, località 4 Ubicazione Dove nell immobile. Per es. 3 piano a sinistra, lavanderia, ecc. 5 Nr. del progetto I numeri dei progetti sono consultabili sull elenco del team. In base al servizio aggiuntivo si deve utilizzare il relativo codice. Esempi: servizio aggiuntivo a carico dell immobile: Z 00 servizio aggiuntivo a carico dell amministrazione: Z 00 servizio aggiuntivo a carico di terzi: Z 00 C Addebito 6 Intestatario A chi va emessa la fattura Apporre una crocetta sul campo giusto (X) Per la possibile attribuzione si veda sopra, al capitolo 1. Finalità. 7 Indirizzo Se l intestatario è l inquilino o se sono altri, si deve riportare l indirizzo completo Se l addebito avviene al proprietario o all amministrazione, il campo può rimanere vuoto

4 pagina 4 D Incarico / attività 8 Incarico/ordine Breve descrizione dell incarico; che cosa viene ordinato? 9 Attività Descrizione breve ma informativa dei lavori svolti. E Registrazione del tempo impiegato 10 Tipo di servizio Gestore: , per altre categorie professionali si veda l elenco sul manuale dei collaboratori. 11 Z Supplemento: compilare il campo solo in caso di lavoro notturno 23:00-06:00, domenicale o festivo Supplemento lavoro notturno= codice 1; domeniche e festivi = codice 2 Le ore aventi diritto al supplemento vanno registrate su una riga aggiuntiva I responsabili degli immobili fanno rapporto sulla loro attività operativa anche come gestori 12 Giorno da 1 a 3 Inserire le ore lavorate per giorno. Le ore lavorate parzialmente si indicano come segue. ¼ d ora = 1 / ½ ora = 2 / ¾ d ora = 3 13 K Campo delle correzioni. Se sono stati inseriti dati sbagliati, crocettare il campo (X) e riscrivere la riga per intero. Le righe segnate con la crocetta non saranno elaborate. 14 Spese Registrare le spese aggiuntive addebitabili con il relativo tipo di servizio. LE = unità di servizio 15 Inventario Registrare i beni di inventario utilizzati con il relativo tipo di servizio. LE = unità di servizio 16 Minuteria Questa posizione include tutta la minuteria come viti, guarnizioni, ecc. In base al lavoro si può scegliere un importo forfettario piccolo o di maggiore entità. Tipo di servizio = valore della merce CHF 4.00 Tipo di servizio = valore della merce CHF 16.00

5 pagina 5 17 Materiale / servizio di terzi: registrare il tipo di servizio come da elenco 2xx xxx per materiale proveniente dalla voce di costo del team (magazzino) 4xx xxx per materiale, ecc. con fattura fornitore separata riga: parola chiave per il materiale/servizio di terzi: per es. tubi FL 36W/ riga: parola chiave per il fornitore: per es. Winterhalder-Fenner 19 Rifornimento in magazzino Apporre una crocetta (X) sul campo in caso di rifornimento dal magazzino del team o dell immobile E Chiusura del report 20 Stato Se l incarico è stato portato a termine, apporre una crocetta su SÌ (X). Se il lavoro si è interrotto o se segue un ulteriore report per lo stesso lavoro, crocettare NO (X). In questo modo l addebito avverrà solo al termine dei lavori. 21 Presidio Apporre una crocetta (X) sul campo solo se il servizio di presidio NON avviene nel contesto di un ordine di presidio su ordine. La crocetta fa sì che scatti l addebito di un importo forfettario per il servizio di presidio. Esempio: il gestore viene convocato di domenica dall helpdesk per un edificio SENZA disponibilità di presidio 24 ore su 24 in quanto c è infiltrazione di acqua in casa. 22 Data del report Data dell esecuzione o del completamento dei lavori 23 Team-KST Inserire la voce di costo del team del collaboratore che ha eseguito i lavori (ad esempio il team LDT01 = ). In questo modo la contabilizzazione (accredito) va al team corretto.

6 pagina 6 24 Committente Nome e cognome del committente/inquilino in stampatello; la sola denominazione dell azienda NON è sufficiente. 25 Visto Sigla = iniziali / visto = firma del collaboratore e del committente/inquilino Se la parte del visto non è compilata in ogni sua parte non avviene ALCUNA elaborazione

7 Report compilato (modello a carico dei proprietari) pagina 7

8 Report compilato (modello a carico dell amministrazione (Amministratore) pagina 8

9 Report compilato (modello a carico degli inquilini) pagina 9

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