GUIDA A.A. 2009/2010

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1 MIUR Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Programma LLP/ ERASMUS Consortia placement On-Line ERASMUS DYNERS (DYNamic ERASMUS System) GUIDA A.A. 2009/2010 La presente Guida è predisposta per aiutare i coordinatori di Erasmus Consortia Placement per l a.a 2009/2010 nell utilizzo e nella compilazione del sistema On-Line DYNERS. Progettazione e Realizzazione Software: Samuele Borri Supervisione: Claudia Peritore A cura di: Ufficio Gestionale Erasmus (Alessandra Ceneroni; Alessia Pellegrini, Maria Salzano) 1/12

2 PROCEDURA DI ACCESSO AL SISTEMA ONLINE DYNERS PER I COORDINATORI DEI CONSORTIA PLACEMENT: collegarsi al seguente sito internet: nella sezione Mobilità per Consortia placement inserire Login e Password comunicate dall Agenzia Nazionale LLP/ERASMUS 1, quindi cliccare su invia. Si aprirà la seguente finestra principale della Amministrazione Dyners : 1 In seguito AN 2/12

3 STRUTTURA GENERALE DEL SISTEMA ON LINE DYNERS Nella finestra principale dell Amministrazione del sistema On-Line DYNERS comparirà una barra di navigazione con le seguenti opzioni: Home Guida e Mail 1 Mobilità 2 Accordi-Emendamenti 3 Rapporti 4 Lifecard HOME Cliccando su tale voce si uscirà dall On-Line DYNERS e verrà quindi visualizzata la pagina internet ERASMUS dell AN (http://www.programmallp.it/erasmus). GUIDA Cliccando su tale voce si visualizzerà la pagina principale dell Amministrazione DYNERS dove sarà possibile sia scaricare la presente Guida che inviare all AN delle di informazione/chiarimenti sul sistema online. 1 MOBILITÀ Cliccando su tale scritta si visualizzerà la seguente maschera: 1 - Mobilità Studenti (SM) Studenti registrati per formazione: n. Totale mesi per formazione: n. Trasferimento dati da DYNERS Tale funzione permette di scaricare - in formato excel - tutti i dati SMP inseriti in Dyners, a fini della consultazione. Trasferimento dati alla Agenzia Nazionale LLP Trasferimento in Dyners tutti i dati SMP per gli Istituti che adoperano altri sistemi informatizzati; tale funzione NON dovrà quindi essere utilizzata dagli Istituti che inseriscono manualmente i dati. Sarà quindi possibile evidenziare: Studenti (SMP): visualizzare il numero di studenti registrati per formazione e il totale mesi per formazione (per mobilità SMP); cliccare sulla voce Studenti SMP e accedere alla sezione che permette di ricercare gli studenti già inseriti per cognome, per area disciplinare o per lettera alfabetica (in tal caso sarà possibile sia modificare che cancellare i dati relativi al singolo studente cliccando su MODIFICA oppure su 3/12

4 CANCELLA ); caricare i dati relativi ad un nuovo studente cliccando su nuovo inserimento. Trasferimento dati da DYNERS: scaricare, per consultazione dell utente stesso, tutti i dati inseriti, in un semplice foglio excel cliccando lateralmente alla scritta TRASFERIMENTO DATI DA DYNERS IN FORMATO EXCEL - su Mobilità studenti (SMP), Trasferimento dati alla Agenzia Nazionale LLP: trasferire, per quegli Istituti che adoperano già altri sistemi informatizzati, i dati all AN cliccando rispettivamente su Mobilità studenti (SMP). N.B.: si ricorda che i file in excel da trasmettere all AN dovranno essere strutturati secondo le modalità indicate nelle TABELLE DI RIFERIMENTO E TRACCIATI RECORD MOBILITÀ SM (si tratta infatti di un documento in formato.zip contenente sia i documenti utili per le codifiche dei relativi campi - file in Access - che le strutture per i dati riguardanti tanto gli studenti quanto i docenti - file in Excel). 4/12

5 REGOLE GENERALI PER L INSERIMENTO DEI DATI RELATIVI ALLA Mobilità degli studenti per placement (SMP) 1. I coordinatori dei Consortia inseriranno i dati relativi alle mobilità realizzate nell ambito del Consorzio attraverso l accesso al sistema Dyners loro dedicato e separato dalle altre attività, denominato Mobilità per Consortia Placement. 2. Per quanto riguarda l importo delle borse ordinarie, occorrerà considerare solo i finanziamenti comunitari ERASMUS: integrazioni provenienti da fondi diversi non dovranno essere considerate né riportate nell On-Line. 3. Nei casi in cui uno studente (SMP) dovesse soggiornare in più imprese (solo in caso di Accordo Multilaterale), dovrà essere riportato comunque una sola volta indicando una sola destinazione e il numero totale di mesi. La destinazione da indicare sarà quella di più lungo soggiorno o, a parità di mesi, quella di primo soggiorno; la disciplina da indicare sarà, analogamente, quella di più lungo soggiorno o, a parità di mesi, quella di primo soggiorno. 4. Nel caso di un Consorzio finanziato dalla AN per l a.a. 2009/2010 si ricorda che i dati relativi agli studenti in mobilità SM Placement andranno inseriti in Dyners, e quindi comunicati alla AN, solo da parte dell Istituto coordinatore del Consorzio. Non si richiede, pertanto, ai singoli Istituti partner del Consorzio di inserire i suddetti dati in Dyners. 5/12

6 SM PLACEMENT (SMP) In questa area, cliccando su NUOVO INSERIMENTO è possibile inserire i dati relativi alla mobilità degli studenti per placement. Il menu, infatti, è suddiviso secondo lo schema seguente: SM PLACEMENT (SMP) DATI ANAGRAFICI DIPLOMA o QUALIFICA PERCORSO DI PLACEMENT (e relative voci) NOTE DATI ANAGRAFICI SM PLACEMENT (SMP) 1. COGNOME: obbligatorio; può contenere un massimo di 35 caratteri. 2. NOME: obbligatorio; può contenere un massimo di 24 caratteri. 3. CODICE FISCALE: obbligatorio, è un campo alfanumerico è può contenere un massimo di 16 caratteri. 4. SESSO: obbligatorio; selezionare l opzione M o F. 5. DATA DI NASCITA - ETÀ: entrambi i dati, una volta inserito il codice fiscale, si auto genereranno; pertanto saranno visibili solo all utente e non dovranno essere compilati. 6. NAZIONE: obbligatorio; selezionare il codice del Paese dal menù a tendina. Nel caso di studenti stranieri (non provenienti da uno dei Paesi partecipanti al programma LLP/ERASMUS) selezionare ALTRA NAZIONE e specificare obbligatoriamente, nel campo seguente, la cittadinanza dello studente (es. egiziano, camerunense, australiano, giapponese, etc.) facoltativo; è un campo alfanumerico e può contenere fino a 61 caratteri DIPLOMA O QUALIFICA In questa sezione è obbligatorio scegliere tra Vecchio ordinamento e Nuovo ordinamento : Se Vecchio ordinamento : indicare nel relativo campo il titolo di studio che lo studente conseguirà al termine dei suoi studi accademici; tutti i nomi del corso dovranno essere 6/12

7 compilati per intero (ad es. Laurea in Lettere e non solo Lettere o solo Laurea ; Diploma di Archivista e Bibliotecario e non Diploma o solo Bibliotecario ). Se Nuovo ordinamento : scegliere tra I livello/diploma accademico di I livello e Secondo livello o Ciclo unico/diploma accademico di II livello e selezionare l opzione dal relativo menu a tendina. Se Terzo livello, compilare il campo a testo libero. Facoltà: selezionare dall apposito menu a tendina. SM PLACEMENT PERCORSO DI FORMAZIONE: per tale opzione, spuntare il box corrispondente 1. ANNO DI STUDIO: obbligatorio, campo numerico. Indicare l anno di frequenza al quale lo studente è attualmente iscritto tenendo conto dell anno di immatricolazione senza considerare la modalità di iscrizione (ripetente, fuori corso); nessuna sigla deve quindi accompagnare il numero degli anni (ad es. F.C.). 2. ISCED 1: obbligatorio, selezionare l opzione dal menu a tendina. 3. ISCED 2: obbligatorio, una volta selezionata l area di studio (ISCED 1) si aprirà una sottofinestra; selezionare quindi l opzione dal menù a tendina (NB: la sottofinestra non si aprirà qualora non sia stato selezionato, precedentemente, il campo (ISCED 1) ). In caso di errore per selezionare una nuova sotto area occorrerà selezionare di nuovo l area di studio. 4. LIVELLO DI STUDIO: obbligatorio; selezionare l opzione dal menù a tendina. Vecchio Ordinamento: Primo ciclo = diploma universitario o laurea; Secondo ciclo = specializzazione o corso di perfezionamento post-laurea; Terzo ciclo = dottorato. Nuovo Ordinamento: Primo ciclo = Corso di Laurea; Secondo ciclo = Corso di Laurea magistrale (o specialistica), Corso di Laurea magistrale (o specialistica) a ciclo unico; Corso di Master Universitario di 1 livello; Terzo ciclo = Corso di Dottorato di Ricerca, Corso di Specializzazione, Corso di Master Universitario di 2 livello. 5. SETTORE ECONOMICO: obbligatorio, selezionare l opzione dal menu a tendina. MOBILITÀ PER PLACEMENT 1. MESE DI INIZIO: obbligatorio, selezionare il mese di inizio della mobilità dall apposito menu a tendina. 2. ANNO: selezionare l anno accademico di partenza dall apposito menu a tendina. 3. DURATA (in MESI): obbligatorio, indicare la durata del periodo di placement Erasmus in mesi. Non sono ammesse mezze mensilità. 7/12

8 con borsa: obbligatorio, è un campo numerico e può comprendere numeri da 3 a 12; in questo campo devono essere inseriti il numero di mesi realizzati e finanziati con il contributo comunitario. senza borsa: obbligatorio, è un campo numerico e può comprendere numeri da 3 a 12; in questo campo devono essere inseriti il numero di mesi realizzati solamente con lo status ERASMUS (ovvero senza il contributo comunitario). 4. SELEZIONARE IL PAESE obbligatorio, in cui ha avuto luogo il placement. 5. INDICARE LA DENOMINAZIONE DELL IMPRESA OSPITANTE il placement: obbligatorio, indicare il nome in lingua originale. 6. CITTA : obbligatorio inserire il nome della città in cui ha avuto luogo il placement. 7. SITO INTERNET DELL IMPRESA: facoltativo inserire il sito internet dell impresa ospitante il placement; 8. DIMENSIONE IMPRESA: obbligatorio, selezionare dall apposito menu a tendina la risposta adatta. 9. DI CONTATTO DEL TUTOR: facoltativo indicare l indirizzo e mail della persona di contatto presso l impresa ospitante il placement; 10. QUALIFICA OTTENUTA PRESSO IL PAESE OSPITANTE: obbligatorio, selezionare dall apposito menu a tendina la risposta adatta. 11. PREPARAZIONE LINGUISTICA: obbligatorio. Indicare con SI se lo studente ha seguito un corso di preparazione linguistica o con NO se ciò non è avvenuto. Se SI specificare se la preparazione linguistica è stata effettuata prima della partenza o all arrivo presso il Paese di accoglienza. 12. LINGUA DI LAVORO NELL IMPRESA OSPITANTE: obbligatorio selezionare dall apposito menu a tendina la lingua di lavoro. Per la possibilità di usufruire di Borse multiple, si rimanda alla Circolare, prot. N /D9ER del 22 marzo 2007 (All. 7.3 dell Handbook a.a. 2008/2009). CREDITI PER PLACEMENT 1. USO DEGLI STRUMENTI E DELLE PROCEDURE ECTS: obbligatorio; indicare con SI se per la mobilità dello studente sono stati utilizzati gli strumenti e le procedure ECTS o NO se ciò non è avvenuto. 2. N. CREDITI ECTS PREVISTI NEL TRAINING AGREEMENT: facoltativo; è un campo numerico e può contenere numeri da 0 a 90. Indicare il numero di crediti ECTS previsti nel Training Agreement, ove applicabile. 3. ALTRO RICONOSCIMENTO PREVISTO NEL TRAINING AGREEMENT: facoltativo; è un campo di testo libero da compilare solo nel caso di NON utilizzo degli strumenti e delle procedure ECTS con l indicazione del metodo alternativo utilizzato dall Istituto di appartenenza. 4. N. CREDITI ECTS RICONOSCIUTI DALL ISTITUTO DI APPARTENENZA: facoltativo; è un campo numerico e può contenere numeri da 0 a 90. Indicare il numero di crediti riconosciuti dall Istituto di appartenenza; in caso di nessun credito acquisito, inserire il numero INSERIMENTO DEL PLACEMENT NEL DIPLOMA SUPPLEMENT: facoltativo; indicare se la mobilità per placement verrà indicata nel Diploma Supplement, ove rilasciato allo studente, spuntando l apposita casella. 8/12

9 CONTRIBUTI PER LA DISABILITÀ Questa sezione dovrà essere compilata solo dagli Istituti che hanno stipulato con l AN un Emendamento per l assegnazione di borse di mobilità destinate agli studenti disabili in mobilità per placement. 1. TOTALE DEL CONTRIBUTO MENSILE AGGIUNTIVO EROGATO: per quegli studenti che hanno ricevuto un contributo mensile aggiuntivo per la disabilità pari ad 100, indicare l importo totale del contributo aggiuntivo erogato (escluso il contributo mensile Erasmus standard). 2. CONTRIBUTO COSTI REALI: per quegli studenti che hanno ricevuto, oltre ad un contributo mensile aggiuntivo per la disabilità, anche ulteriori contributi basati sui costi reali per i costi aggiuntivi legati alla disabilità, indicare il TOTALE erogato per tale voce (escluso il contributo mensile Erasmus standard). EILC (prima di un periodo di Placement) Tale sezione dovrà essere compilata solo da parte di quegli Istituti che hanno stipulato con l AN un Emendamento EILC. 1. ISTITUTO PRESSO IL QUALE SI È SVOLTO IL CORSO EILC: selezionare l Istituto straniero dall apposito menù a tendina. 2. MESE DI INIZIO DEL CORSO: selezionare la sessione in cui lo studente ha svolto il corso dall apposito menù a tendina. 3. LIVELLO DEL CORSO: selezionare il livello del corso straniero dall apposito menù a tendina. 4. DURATA DEL CORSO: indicare la durata del corso di lingua EILC in settimane. 5. IMPORTO DEL CORSO EILC: indicare l importo comunitario assegnato allo studente. A tal proposito si ricorda che ogni studente che abbia seguito un corso EILC ha ricevuto un importo forfetario pari ad 500,00. BORSA ERASMUS (per un periodo di mobilità per Placement) IMPORTO DELLA BORSA: obbligatorio; nel caso in cui lo studente sia partito senza il contributo comunitario digitare 0 altrimenti indicare l importo complessivo della borsa, moltiplicando il numero di mesi con contributo per l importo mensile, escludendo sia gli eventuali supplementi DIS/SEV per bisogni speciali sia il contributo EILC. Si ricorda che: per l a.a. 2009/2010 l ammontare della borsa mensile è pari a 600,00 per tutti gli studenti iscritti ad Istituti di istruzione superiore, tranne che per le destinazioni specificate nella Circolare che si può visionare cliccando su e_massimali_smpott09.doc DOCUMENTI STUDENTE (per un periodo di Placement) 9/12

10 Questa sezione permetterà di verificare che tutti i documenti contrattuali obbligatori richiesti per la mobilità degli studenti siano presenti; spuntare quindi le relative caselle: Contratto Istituto/studente; Training Agreement; Transcript of Work; Relazione Individuale; Attestato Impresa ospitante; Lo studente ha ricevuto contributi aggiuntivi? (spuntando la casella Lo studente ha ricevuto contributi aggiuntivi sarà possibile verificare se lo studente in mobilità ha ricevuto senza l indicazione dell ente erogatore e dell importo erogato contributi aggiuntivi.) NOTE Questa sezione consentirà di inserire commenti alla singola mobilità e potrà contenere un massimo di 150 caratteri. IMPORTANTE Si ricorda che il programma NON salva automaticamente i dati inseriti nelle singole maschere della mobilità studenti, docenti e staff training; al termine di ogni nuovo inserimento e/o modifica occorrerà infatti cliccare su SALVA onde poterli salvare. Il sistema, quindi, riporterà automaticamente alla sezione relativa all inserimento o modifica appena conclusa. 2 ACCORDI - EMENDAMENTI Cliccando su tale scritta si visualizzerà la pagina contenente tutti i documenti contrattuali di ogni singolo Istituto, nonché tutte le comunicazioni ufficiali inerenti sia gli Studenti/Docenti/Staff Disabili che gli EILC. 3 RAPPORTI 10/12

11 Cliccando su tale scritta si accederà alla pagina utile a presentare all AN le Relazioni di cui all Articolo IV dell Accordo Finanziario per le Attività Decentrate dell a.a. 2009/2010; le modalità di presentazione verranno successivamente indicate dall AN stessa. HELP DESK/CONTATTI PRESSO L AGENZIA NAZIONALE LLP ITALIA Aspetti Finanziari - Ufficio di Firenze: Francesca Ricci - tel , fax: Aspetti Gestionali - Ufficio di Roma: Maria Salzano - tel , fax: Aspetti Informatici - Ufficio di Firenze: Samuele Borri o Leonardo Finetti 11/12

12 Allegato n. 1 - Elenco codici Paesi Codice A B BG CY CZ D DK E EE F FL G HU IRL IS LT LUX LV MT N NL P PL RO S SF SI SK UK TR Paese Austria Belgio Bulgaria Cipro Repubblica Ceca Germania Danimarca Spagna Estonia Francia Liechtenstein Grecia Ungheria Irlanda Islanda Lituania Lussemburgo Lettonia Malta Norvegia Paesi Bassi Portogallo Polonia Romania Svezia Finlandia Slovenia Slovacchia Regno Unito Turchia 12/12

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