Guida alla compilazione del Rapporto Finale a.a. 2011/2012

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1 Programma LLP/ERASMUS MOBILITÀ ERASMUS Guida alla compilazione del Rapporto Finale a.a. 2011/2012 Ottobre

2 Premessa Anche per l anno accademico 2011/2012 sarà possibile presentare all Agenzia Nazionale LLP Italia il Rapporto Finale contenente tutte le informazioni relative alla Mobilità ERASMUS (mobilità studenti ai fini di studio - SMS, mobilità studenti ai fini di placement - SMP, mobilità docenti in uscita e mobilità docenti provenienti da impresa per attività didattica - STA e mobilità staff training - STT), nonché i Rapporti Narrativi, tramite l ERASMUS on-line DYNERS (DYNamic ERasmus System). Il presente Manuale raccoglie le raccomandazioni e le informazioni utili alla corretta compilazione del Rapporto. Progettazione e Realizzazione DYNERS: Agenzia Nazionale LLP Italia - Ufficio Informatico Redazione Guida: Agenzia Nazionale LLP Italia - Ufficio Gestionale ERASMUS e Ufficio Finanziario 2

3 ERASMUS on line DYNERS Per accedere al Rapporto Finale: 1. Digitare il seguente indirizzo internet 2. Selezionare l anno accademico 2011/2012; 3. Inserire il numero della Carta Universitaria Erasmus (EUC) del proprio Istituto; 4. Inserire la password comunicata dall Agenzia Nazionale LLP Italia (AN); 5. Premere il tasto invia ; 6. Cliccare sulla sezione 3 Rapporti [ Mobilità ERASMUS SM (SMS SMP) ST (STA STT) - Rapporto Finale ]. Si ricorda che prima di accedere alla sezione interessata è necessario che tutti i dati relativi alle singole mobilità siano stati inseriti nella sezione 1 Mobilità secondo le indicazioni presenti nella GUIDA 2011/12 (scaricabile dalla finestra principale DYNERS alla voce Guida e Mail ). Si precisa inoltre che: per ogni Istituto saranno visualizzabili solamente le voci/attività finanziate dall AN durante l a.a. 2011/2012. per quanto riguarda le mobilità per placement (SMP), ai fini del Rapporto Finale, dovranno essere rendicontate solo le mobilità individuali finanziate al singolo Istituto, eventuali mobilità per placement di cui l Istituto ha usufruito nell ambito di un Consorzio NON dovranno essere rendicontate; queste, infatti, dovranno essere rendicontate solamente dal Coordinatore del Consorzio. Si invitano gli Istituti a seguire i seguenti steps: STEP 1 PROCEDURA CHECK MOBILITÀ REGISTRATE IN DYNERS Verificare, per ogni attività, che il numero delle Pratiche registrate coincida con il numero delle Pratiche terminate, ossia che tutte le pratiche inserite siano state compilate correttamente e portate a termine. CHECK MOBILITÀ SM 2 Verificare, in particolare per l attività SM, che non vi siano Mobilità studenti non definite né per studio né per placement, ovvero che per ogni singola mobilità sia stata spuntata la casella Percorso di studio e/o Percorso di placement nella Sezione 1 Mobilità. INVIO RAPPORTI NARRATIVI Provvedere, per ogni attività interessata, alla compilazione ed all invio via Dyners del relativo Rapporto Narrativo, quindi: 3 cliccare sulla voce Rapporto Narrativo dell attività interessata; scaricare e salvare in formato.rtf o.zip - il Rapporto Narrativo; compilare il Rapporto Narrativo; allegare il relativo file su Dyners alla voce Allega il rapporto narrativo ; inviare il tutto cliccando su invia ; 3

4 INVIO REPORT EUC Provvedere a fornire le informazioni richieste relative all EUC, quindi: cliccare sulla voce Report EUC ; inserire i dati; cliccare su Invia i dati per trasmettere gli stessi all AN; INVIO DATI OM Provvedere a fornire le informazioni richieste relative all OM, quindi: cliccare sulla voce OM Organizzazione della Mobilità ; rispondere alle domande obbligatorie e, ove possibile, a quelle facoltative; qualora non sia stata realizzata alcuna attività di mobilità in uscita durante l a.a. 2011/2012 spuntare la casella n. 27 per poter comunque accedere alla Stampa Riepilogativa Finale; esclusivamente per gli Istituti universitari: indicare con quale modalità sono stati distribuiti i fondi ministeriali (Decreto Ministeriale n. 198 del 23/10/ "Fondo per il sostegno dei giovani e per favorire la mobilità degli studenti") e l'importo assegnato a ciascuno studente (n. 20); TRASFERIMENTO TRA VOCI DI SPESA Provvedere a fornire le eventuali informazioni relative al Trasferimento tra voci di spesa; principale del RF. CONTROLLO DATI IMMESSI Provvedere al check dei dati inseriti e dei documenti trasmessi: cliccare su Controllo sui dati inseriti e stampa finale ; visualizzare (ed è possibile effettuarne la stampa), se esistenti, le anomalie da input e relativa descrizione, riferite alle singole attività e, nel caso della mobilità studenti, docenti e staff, al nominativo del singolo individuo in mobilità; qualora vengano segnalati degli errori relativi alla singola mobilità cliccare sulla Sezione 1 Mobilità per apportare le modifiche al singolo individuo in mobilità segnalato, ripetere quindi il controllo sui dati; nel caso in cui invece vengano segnalati degli errori relativi all attività RAPPORTI NARRATIVI, REPORT EUC, OM e TRASFERIMENTO TRA VOCI DI SPESA cliccare su Rapporto Finale a.a. 2011/2012 per tornare alla pagina principale del Rapporto e quindi apportare le correzioni necessarie; Il sistema: per quanto concerne la SM (sia ai fini di studio che ai fini di placement), verificherà che le mensilità con contributo comunitario non siano superiori a quanto accordato dall AN (più l eventuale trasferimento da altra voce di spesa); pertanto quelle in eccesso dovranno essere indicate come senza 4

5 8 borsa, ovvero senza il contributo comunitario (a zero grant). A tal proposito si invitano gli Istituti a rendicontare tutte le eventuali mensilità senza contributo (considerando tali anche eventuali prolungamenti non richiesti e quindi non autorizzati) in quanto anche esse contribuiranno a determinare la mobilità finale realizzata. per quanto concerne le attività STA (in + out) e STT verificherà che l importo totale non sia superiore a quanto accordato dall AN (più l eventuale trasferimento da altra voce di spesa); pertanto eventuali flussi effettuati senza il contributo comunitario dovranno essere rendicontati come senza borsa ovvero senza il contributo comunitario (a zero grant). A tal proposito si invitano gli Istituti a rendicontare tutte gli eventuali flussi senza contributo in quanto anche questi contribuiranno a determinare la mobilità finale realizzata. INVIO STAMPA RIEPILOGATIVA ELETTRONICA Quando non comparirà più alcun dettaglio relativo alle non conformità si potrà procedere, solamente nelle date del 14 e 15 novembre 2012, all invio della Stampa Elettronica cliccando sulla scritta Invio Stampa Riepilogativa ELETTRONICA ; se l invio sarà andato a buon fine, comparirà la seguente scritta: La Stampa Riepilogativa Elettronica è stata inviata. PRODUZIONE STAMPA RIEPILOGATIVA CARTACEA 9 Solamente dopo aver verificato/processato tutti i dati inoltrati dagli Istituti con la Stampa Elettronica e richiesto eventuali integrazioni, l Agenzia Nazionale, tramite comunicazione via mail, renderà possibile l accesso alla Stampa Riepilogativa Cartacea da inviare secondo le indicazioni di cui al punto 10. INVIO POSTALE DEL CARTACEO La Stampa Riepilogativa Finale nonché le Stampe dei Rapporti Narrativi delle attività realizzate debitamente datati, timbrati e firmati dal Rappresentante legale dell Istituto, dovranno essere spediti al seguente indirizzo: 10 Agenzia Nazionale LLP Italia - Ufficio Finanziario Via Antonio Magliabechi, Firenze N.B. NOVITÀ Nella Stampa Riepilogativa Finale cartacea tutti gli Istituti dovranno compilare, a mano, la sezione relativa ai DATI BANCARI 5

6 Si ricorda infine che: 1. l accesso alla sezione del Rapporto Finale sarà attivo fino alle h. 24,00 del 15 novembre 2012: dopo tale data non sarà più possibile né aggiungere o apportare modifiche alle singole mobilità, né accedere alla Stampa Riepilogativa Finale ELETTRONICA. 2. l'an accetterà esclusivamente la Stampa Riepilogativa Finale stampata da DYNERS: ai fini della validità è necessario che i dati in contenuti nella Stampa coincidano con i dati presenti in DYNERS; pertanto eventuali stampe modificate tramite word oppure manomesse manualmente saranno considerate nulle. 3. nel caso in cui non sia stata realizzata alcuna mobilità, occorrerà comunque inviare la Stampa elettronica in bianco e stampare da DYNERS, dopo comunicazione dell AN, la Stampa Riepilogativa Finale in bianco e inviarla all AN debitamente datata, timbrata e firmata dal Rappresentante legale d Istituto. 4. per gli Istituti che utilizzano il Trasferimento dei dati (ovvero NON per coloro che inseriscono i dati manualmente) tale sezione sarà attiva fino alle h. 24,00 del 9 novembre 2012 (onde consentire il trasferimento dei dati in DYNERS); dopo tale data gli Istituti potranno inserire i dati solo manualmente. Help Desk / Contatti presso l Agenzia Nazionale LLP Italia Francesca Ricci (f.ricci@indire.it) Tiziana Torniai (t.torniai@indire.it) Aspetti Finanziari tel / fax: /.435 (martedì, mercoledì e venerdì dalle alle 12.30) STA_STT Alessandra Ceneroni (dyners@indire.it) Aspetti Gestionali Aspetti Informatici SMS_SMP Alessia Pellegrini (a.pellegrini@indire.it) tel , fax: Leonardo Finetti (l.finetti@indire.it) 6