Ispettorato generale per l informatizzazione della Ragioneria Generale dello Stato

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1 b5agina 1 di 5 Ic Foscoo Vescovato Da: <norepy@istruzione.it> Data: giovedì 17 aprie A: <cric809005@istruzione.it> Oggetto: decreto 3 aprie 2013, n. 55, de Ministro de'economia e dee finanze ' trasmissione e ricevimento dee fatture eettroniche ' indicazioni ae istituzioni scoastiche ed educative statai in merito aa fatturazione eettronica. Dipartimento per a programmazione a gestione dee risorse umane, finanziarie e strumentai Direzione Generae per a poitica finanziaria e per i biancio Prot. n.3359 de 17 aprie 2014 A'Istituzione scoastica /educativa statae cric cric809005@istruzione.it e, p.c.: Ufficio Scoastico Regionae Lombardia Ufficio centrae di biancio presso i MIUR Ispettorato generae per informatizzazione dea Ragioneria Generae deo Stato Ispettorato generae di finanza RGS MEF LORO PEC Co decreto 3 aprie 2013, n. 55, de Ministro de economia e dee finanze, entrato in vigore i 6 giugno 2013, è stato approvato i regoamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento dea fattura eettronica, ai sensi de articoo 1, commi da 209 a 213, dea egge 24 dicembre 2007, n L articoo 1 comma 209 citato dispone che «emissione, a trasmissione, a conservazione e archiviazione dee fatture emesse nei rapporti con e amministrazioni pubbiche [ ], anche sotto forma di nota, conto, parcea e simii, deve essere effettuata escusivamente in forma eettronica». In particoare tae obbigo riguarda anche questa Amministrazione, comprese e sue unità ocai quai sono e istituzioni scoastiche ed educative statai. Ai sensi de articoo 6 comma 2 de Regoamento,

2 b5agina 2 di 5 obbigo decorre da 6 giugno Da tae data i fornitori dovranno produrre, nei confronti di codesta istituzione, escusivamente fatture eettroniche, ne rispetto dee specifiche tecniche reperibii su sito Eventuai fatture ricevute dopo tae data in formato non eettronico dovranno essere restituite perché emesse in vioazione di egge. Simmetricamente, quaora codesta istituzione o eventuae reativa azienda speciae debbano emettere fattura nei confronti di un ente obbigato a ricevera in forma eettronica, quindi nei confronti dee Amministrazioni centrai deo Stato quai ad es. i Ministeri o atre scuoe, dovranno faro rispettando obbigo in premessa. Le fatture eettroniche così ricevute o emesse verranno gestite per i tramite di apposite funzioni de sistema SIDI. Codesta istituzione potrà approfondire a tematica di cui trattasi mediante ettura dea documentazione disponibie su sito nonché dea circoare 31 marzo 2014, n. 1, de Dipartimento dee finanze. indice dee pubbiche amministrazioni b a A fine de rispetto degi obbighi descritti in premessa, a Direzione generae per gi studi, a statistica e i sistemi informativi ha provveduto a pubbicare i riferimenti di codesta istituzione su Indice dee Pubbiche Amministrazioni (IPA) specificando a contempo che i canae trasmissivo da utiizzare a cura dee imprese per a consegna dee fatture eettroniche da 6 giugno p.v. è i sistema SIDI. L Indice dea PA ha attribuito a codesta istituzione i codice univoco de ufficio UFHL9B, che dovrà essere utiizzato quae riferimento in ogni comunicazione coi fornitori. decorrenza obbigo Come indicato in premessa, 'obbigo da parte dei fornitori ad emettere fatture nei confronti di codesta istituzione escusivamente in forma eettronica decorre da 6 giugno L'articoo 1, comma 210, dea egge 24 dicembre 2007, n. 244, dispone che «A decorrere da termine di tre mesi daa data di entrata in vigore de regoamento di cui a comma 213, e amministrazioni e gi enti di cui a comma 209 non possono accettare e fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad acun pagamento, nemmeno parziae, sino a'invio in forma eettronica». A'obbigo per i fornitori di emettere e fatture escusivamente in formato eettronico a decorrere da 6 giugno p.v. segue dunque, con decorrenza da 6 settembre, 'obbigo per codesta istituzione di rifiutare e fatture emesse con atre modaità, anche se predisposte antecedentemente a 6 giugno, accompagnato da divieto a pagare. La ratio dea norma è evidentemente da individuarsi nea constatazione che a trasmissione di una fattura cartacea non è istantanea e che dunque una fattura emessa egittimamente in forma cartacea antecedentemente a 6 giugno possa comunque pervenire a codesta istituzione successivamente a detto termine. Resta escusa a possibiità di accettare fatture cartacee emesse successivamente a 6 giugno. La citata circoare n. 1/2014 de Dipartimento dee finanze chiarisce inotre che quaora ao scadere de termine de 6 settembre p.v. codesta istituzione stia ancora processando fatture cartacee emesse prima deo scadere de termine de 6 giugno p.v., dovrà portare a termine i reativo procedimento a fine di evitarne un ingiustificato aggravamento e ne rispetto dea normativa su'iva:

3 b5agina 3 di 5 Data Fornitore Istituzione scoastica/educativa < 6 giugno Emette fatture cartacee Riceve, processa, paga fatture cartacee 6 giugno Emette fatture eettroniche Riceve, processa, paga fatture eettroniche < 6 settembre Riceve, processa, paga fatture cartacee emesse prima de 6 giugno 6 settembre Emette fatture eettroniche Rifiuta fatture cartacee emesse i 6 giugno o dopo Riceve, processa, paga fatture eettroniche Processa, paga fatture cartacee emesse prima de 6 giugno, purché ricevute prima de 6 settembre Rifiuta fatture cartacee, anche se emesse prima de 6 giugno comunicazione ai fornitori Codesta istituzione dovrà comunicare i codice univoco de ufficio, in associazione a'eenco dei contratti vigenti, ai propri fornitori, che o useranno per indirizzare correttamente e fatture che emetteranno da 6 giugno p.v. in poi. Con a suddetta comunicazione codesta istituzione potrà atresì rammentare ai propri fornitori o scadenziario di cui aa precedente tabea, avvisandoi in particoare de fatto che i canae trasmissivo per a ricezione dee fatture eettroniche sarà attivo i 6 giugno p.v. e che pertanto sino a detta data dovranno proseguire a predisporre e trasmettere e fatture, non eettroniche, seguendo e consuete formaità. Codesta istituzione potrà atresì informare opportunamente i fornitori ne ambito di procedure di acquisto effettuate tramite i mercato eettronico dee Pubbiche Amministrazioni (MEPA), che i portae degi Acquisti in Rete de MEF curato daa Consip rende oro disponibii in via non onerosa i servizi e gi strumenti di supporto di natura informatica in tema di generazione e gestione dea fattura eettronica. Si raccomanda atresì di richiedere ai fornitori di inserire, a interno dee fatture eettroniche, i CIG dea reativa procedura di acquisto, a fine di rendere più facimente identificabie ogni fattura. Tae previsione potrà essere opportunamente inserita nei contratti di futura sottoscrizione. operazioni sue fatture Le fatture possono essere: ricevute, intendendo con questo operazione automatica, gestita da sistema SIDI per conto di codesta istituzione, di ricezione di una fattura eettronica; trasmesse, ove si intende a consegna, tramite i sistema SIDI, di una fattura emessa da codesta istituzione nei confronti di atro ente obbigato a ricevera in formato eettronico; riconosciute, cioè accettate da istituzione che così riconosce esistenza e a consistenza de reativo debito; rifiutate, cioè restituite a emittente in quanto ufficio contesta esistenza, a consistenza de

4 b5agina 4 di 5 reativo debito o a prescrizione de diritto de creditore; registrate, cioè competate coi dati occorrenti per integrazione con i sistema di contabiità de istituzione; estinte cioè pagate. gestione de cico passivo tramite sidi Da 6 giugno p.v., e fatture eettroniche indirizzate dai fornitori a codesta istituzione saranno rese visibii tramite i sistema SIDI, che provvederà automaticamente a: ricevere e fatture indirizzate dai fornitori a codesta istituzione. Daa data di ricezione decorrono i termini per i pagamento dea fattura, pari a 30 giorni savo patti contrari tra e parti. Le fatture dovranno, in prima fase, essere protocoate a cura di codesta istituzione con e ordinarie modaità, in attesa che vengano a uopo integrate e funzioni de SIDI; effettuare a conservazione sostitutiva dei fascicoi informatici così aperti. A riguardo si rappresenta che e reative funzionaità non saranno disponibii per a data de 6 giugno p.v. Saranno in futuro diffuse uteriori informazioni, in particoare circa a tempistica di disponibiità. I DSGA di codesta istituzione dovrà invece provvedere a: riconoscere/rifiutare a fattura. I rifiuto dea fattura, viste e regoe tecniche, può essere effettuato mediante i sistema SIDI entro 15 giorni daa ricezione dea medesima. Se adottato entro tae termine utiizzando e apposite funzioni di SIDI, i rifiuto è trasmesso a fornitore da sistema medesimo. Decorsi 15 giorni daa ricezione dea fattura eventuae rifiuto non potrà più essere predisposto avvaendosi de sistema SIDI e dovrà essere trasmesso per e vie ordinarie (PEC od atro) a destinatario; adottare come di consueto assieme a Dirigente gi atti di spesa, avvaendosi dee usuai funzioni di SIDI o degi atri pacchetti eventuamente in utiizzo, ad estinzione totae/parziae de debito corrispondente aa fattura. Infine si informa che questa Direzione provvederà a breve a rendere disponibie una guida a utiizzo dee funzioni di SIDI sopra sommariamente descritte. gestione de cico attivo tramite atri pacchetti e tramite sidi I presente paragrafo contiene istruzioni rivote unicamente ae istituzioni scoastiche od educative e ae oro aziende speciai che vendono beni o servizi e sono quindi obbigate ad emettere fattura. Da 6 giugno p.v., codesta istituzione e eventuae reativa azienda speciae avranno obbigo di emettere fatture in formato eettronico nei confronti dee istituzioni che siano obbigate daa norma a ricevere escusivamente in tae formato, cioè nei confronti di: Ministeri, incuse e oro unità ocai quai e istituzioni scoastiche ed educative statai e gi enti de ata formazione artistica, musicae e coreutica; Agenzie fiscai; Enti nazionai di previdenza e assistenza sociae. A decorrere da 6 giugno 2015 obbigo a ricevere e fatture in formato eettronico sarà esteso ad atre amministrazioni. A riguardo sarà cura di questa Direzione diffondere uteriori istruzioni. I sistema SIDI offrirà funzioni di gestione de cico attivo dea fatturazione cioè di produzione, trasmissione e gestione di fatture in formato eettronico. Tai funzionaità non saranno però disponibii da 6 giugno p.v., bensì presumibimente entro dicembre 2014.

5 b5agina 5 di 5 Ne caso in cui codesta istituzione sia tenuta ad emettere fattura nei confronti di uno degi enti di cui a precedente eenco, dovrà procedere ad acquistare su mercato una souzione di fatturazione eettronica, per i periodo da 6 giugno sino a 31 dicembre pp.vv, fermo restando che da 2015 sarà disponibie a ta fine i sistema SIDI. Souzioni di ta genere sono disponibii ad es. da fornitori di servizi bancari e assicurativi o da fornitori software ecc A fine di contenere a reativa spesa, si raccomanda ae istituzioni interessate di provvedere a'acquisto aggregandosi in rete con atre, ovvero di vendere i propri servizi ad atre Amministrazioni avvaendosi de mercato eettronico curato daa Consip. Infatti, quaora codesta istituzione o a sua eventuae azienda speciae vendano servizi attraverso i mercato eettronico dee pubbiche amministrazioni, per emissione dee fatture eettroniche potranno essere utiizzate e apposite funzioni disponibii a titoo non oneroso su Portae degi Acquisti in Rete. formazione Sarà cura de Amministrazione rendere disponibie un corso on-ine su utiizzo dee nuove funzionaità de SIDI, otre aa consueta manuaistica. A riguardo saranno diffuse uteriori informazioni. I Direttore Generae Marco Ugo Fiisetti