Oggetto: Riorganizzazione del ciclo passivo ed avvio delle attività propedeutiche all introduzione della fatturazione elettronica.

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1 CITTA DI CAIAZZO Provincia di Caserta Piazzetta Martiri Caiatini, n. 1 CAP CAIAZZO Tel Fax info@comune.caiazzo.ce.it Prot. n del 18 settembre 2014 Ai Responsabili di Settore Al Sig. Sindaco SEDE e p.c. All Assessore alle finanze All organo di revisione contabile LORO SEDI Oggetto: Riorganizzazione del ciclo passivo ed avvio delle attività propedeutiche all introduzione della fatturazione elettronica. CIRCOLARE Ritenendo di fare cosa opportuna per facilitare le attività degli uffici comunali in vista della prossima operatività della fattura elettronica, si trasmette la presente circolare. ===================================================================== Il monitoraggio del debito pubblico e la digitalizzazione dei processi di pagamento della pubblica amministrazione costituiscono obiettivi primari del legislatore nazionale per garantire, in primo luogo, il rispetto dei termini di pagamento dei debiti commerciali della Pubblica Amministrazione. L introduzione della fatturazione elettronica e la recente disciplina per l utilizzo della Piattaforma per la Certificazione del Credito ( PCC) costituiscono i principali strumenti per la informatizzazione e la tracciatura dei processi contabili della pubblica amministrazione. Con la presente direttiva si intendono fornire alcuni chiarimenti operativi. La PCC ( Piattaforma di certificazione del credito). La Piattaforma per la Certificazione del Credito ( PCC) consente di monitorare il debito pubblico tracciando il ciclo di vita della fattura; il pieno funzionamento del sistema si avrà non appena entrerà in vigore, anche per gli enti locali, l obbligo della fatturazione elettronica, fissato al Tuttavia, a decorrere dal sono entrati in vigore gli obblighi di trasparenza nella gestione dei debiti contratti dalla pubblica amministrazione.

2 Comunicazione dell ente: fase di ricezione ( art. 27, comma 2). L art. 27, comma 2, del D.L. 66/2014 stabilisce l obbligo in capo a ciascuna PA di comunicare, utilizzando la PCC, le informazioni relative alla ricezione delle fatture o richieste analoghe di pagamento, nonché gli importi liquidati, quelli sospesi e quelli non liquidabili. Tale adempimento riguarda tutte le fatture ( o documenti ad esse equipollenti: nota, conto, parcella, e simili) ricevute; quando si passerà al sistema di fatturazione elettronica i dati in questione saranno acquisiti dalla PCC in modalità automatica. Comunicazione mensile ( art. 27,comma 4) Entro il 15 di ciascun mese, le PA debbono comunicare tramite la medesima piattaforma- i dati relativi ai debiti non estinti, certi, liquidi ed esigibili per somministrazioni, forniture, appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali per i quali nel mese precedente sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori di cui all art. 4 del d. lgs. 231/2002, come modificato dalla L. 192/2012. Il comma 5 prevede che, con riferimento a tali debiti, contestualmente all emissione del mandato di pagamento, la PA debba immettere in piattaforma i dati relativi, onde evitare che crediti già pagati possano essere utilizzati ai fini di richieste di certificazione del credito. Si ricorda che il mancato rispetto degli obblighi di monitoraggio e di indicazione delle informazioni sul pagamento è rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale del responsabile, oltre che rilevare sul piano della responsabilità disciplinare ( le verifiche in questione sono demandate dalla legge all organo di revisione contabile). Pertanto, nel porre in essere le comunicazioni mensili di cui all art. 27 comma 4 l ufficio competente dovrà individuare le fatture per le quali è scaduto alla fine del mese precedente il termine di pagamento di cui all art. 4 del d.lgs. 231/2002. Si richiama ancora una volta l attenzione di tutti i responsabili di settore sulla necessità di rispettare i tempi di pagamento, in quanto dalla scadenza del termine previsto dalla legge o concordato espressamente per iscritto tra le parti, decorrono automaticamente interessi moratori Pare opportuno ricordare che tali interessi costituiscono debito fuori bilancio non riconoscibile, e nel caso di pagamento da parte del comune danno luogo ad ipotesi di responsabilità erariale. Giova, infine, ricordare che in base all art. 41 del d.l. 66/2014 gli enti locali che registrano tempi medi nei pagamenti superiori a 90 giorni nel 2014 e a 60 giorni a decorrere dal 2015, rispetto ai termini di cui al d. lgs. 231/2002, nell anno successivo a quello di riferimento non possono procedere ad assunzioni di personale a qualsiasi titolo, né a stabilizzazioni di personale. Al rendiconto, a partire da quello del 2014, è allegato un prospetto sottoscritto dal sindaco e dal responsabile del servizio finanziario, attestante l importo dei pagamenti relativi a transazioni commerciali effettuati dopo la scadenza dei termini di cui al d. lgs. 231/2002, nonché il tempo medio dei pagamenti. In base all art. 33, comma 1, del d.lgs. 33/2013, come sostituito dall art. 8, comma 1, lett. c) del d.l. 66/2014 il comune pubblica a cadenza annuale un indicatore dei propri tempi medi di pagamento relativi agli acquisti di beni, servizi e forniture, denominato indicatore annuale di tempestività dei pagamenti ; a decorrere dal 2015 deve essere pubblicato un indicatore, avente il medesimo oggetto, denominato indicatore trimestrale di tempestività dei pagamenti. La fatturazione elettronica: primi adempimenti In generale L art. 1, comma 209, della L. 24 dicembre 2007, n.244, ha stabilito che al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all art.1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n.196,..anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n.52 e del codice

3 dell amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82. In attuazione della suddetta normativa è stato adottato il D.M. 55/2013. E bene evidenziare che in base all art. 6, comma 6 del d.m. 55/2013 a decorrere dal 31 marzo 2015 le amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio delle fatture in formato elettronico ; tale ultima disposizione è, in realtà, già prevista dall art. 1, comma 210 della L. 244/2007. Come chiarito dalla circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del Mef e Dipartimento della funzione pubblica, la disposizione in sostanza prevede che l obbligo di emissione in forma elettronica preceda di tre mesi la corrispondente decorrenza del divieto di accettazione e pagamento di fatture in forma cartacea: si tratta di un periodo di transizione, durante il quale le pubbliche amministrazioni possono ancora accettare e pagare fatture emesse entro il termine di decorrenza dell obbligo di cui al citato comma 209 ( ) in forma cartacea, mentre i fornitori, a partire dal suddetto termine di decorrenza dell obbligo ( ), non possono più emettere fattura in forma cartacea. Sul concetto di fattura elettronica si rinvia alla recente circolare dell Agenzia delle entrate 24 giugno 2014, n,18/e che ha ben chiarito, alla luce del novellato art. 21 del d.p.r. n. 633 del 1972, come l elemento determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario utilizzato per la loro creazione (cartaceo o informatico), bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa, ricevuta ed accettata dal destinatario. E le specifiche tecniche in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica sono contenute nel d.m. 55/2013. Giova, inoltre, in questa sede richiamare l attenzione sui commi 2, 2-bis e 3 dell art. 25 del d.l. 66/2014, i quali hanno previsto che le fatture elettroniche emesse verso le pubbliche amministrazioni debbono riportare il CIG ed il CUP, specificando che le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP ( comma 3); a tal fine, il comma 2-bis prevede che tali codici vengano inseriti nei contratti di appalto di lavori, servizi e forniture nell ambito della clausola sulla tracciabilità di cui all art. 13, comma 8 della legge 136/2010, e quindi a pena di nullità; tale clausola riporta, inoltre, il riferimento esplicito agli obblighi delle parti derivanti dall applicazione della presente norma. A parere dello scrivente, la clausola sulla tracciabilità potrà essere così integrata: La stazione appaltante dichiara che il codice CIG riferito al presente contratto è il seguente, ed il codice CUP ( eventuale) è il seguente. L impresa si obbliga riportare tali codici nelle fatture elettroniche o altri titoli equipollenti emessi, dichiarando di essere a conoscenza dell impossibilità per la stazione appaltante di poter procedere al pagamento nel caso di omissione di tali codici. Tali elementi si aggiungono in fattura alle altre informazioni necessarie previste dalla normativa fiscale ( artt. 21 e 21-bis del d.p.r. 633/1972), nonché ai dati e alle informazioni indicati e definiti nel documento recante Formato della fattura elettronica, di cui all allegato A al d.m. 55/2013, ed in particolare quelle obbligatorie di cui ai paragrafi 3 e 4; ulteriore dato obbligatorio è il codice IPA dell ufficio destinatario della fattura elettronica, di cui all art. 3 del d.m. 55/2013, di cui diremo diffusamente nei successivi paragrafi. Il funzionamento del sistema e gli adempimenti organizzativi. Il comma 211 dell art.1 della l. 244/2007 dispone che la trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell economia e delle finanze. Con il d.m. 7 marzo 2008 l Agenzia delle Entrate è stata individuata quale gestore del Sistema di interscambio; essa si avvale della SOGEI-Società Generale di Informatica Spa quale struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica di tale sistema di interscambio della fatturazione elettronica. In sostanza il Sistema di interscambio ( SdI) è il punto di passaggio obbligato di tutte le fatture dirette alla pubblica amministrazione; il fornitore, in pratica, non invia la fattura elettronica

4 direttamente alla pubblica amministrazione. Le specifiche tecniche operative di cui all all. B del d.m. 55/2013 prevedono che, alla ricezione di una fattura elettronica, questa sia sottoposta ad una serie di controlli, superati i quali il SdI provvede ad inoltrarla all amministrazione committente. In funzione dell esito di tale inoltro, il SdI rilascia al soggetto che ha inviato la fattura una ricevuta di consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito positivo, ovvero una notifica di mancata consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito negativo. In quest ultimo caso, la struttura di supporto del SdI contatta il referente del servizio fatturazione elettronica dell amministrazione ricevente affinchè provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e comunque entro 10 giorni alla scadenza dei quali il SdI emette una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di recapito, sulla base della quale la fattura si considera comunque regolarmente emessa e deve essere pagata dall amministrazione non potendo trovare applicazione il divieto di pagamento previsto dalla legge Il SdI non assolve, tuttavia, a compiti di archiviazione e conservazione delle fatture; tale adempimento è rimesso ai fornitori emittenti e alle amministrazioni destinatarie delle fatture, che debbono dotarsi di un apposito archivio elettronico, per conservare le fatture secondo quanto espressamente previsto dall art. 43 del CAD in base al quale i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell art. 71 ; con specifico riguardo alle fatture, si richiama la normativa prevista dall art. 39 del d.p.r. 633/1972, così come modificato dalla legge 228/2012, secondo cui le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell economia e delle finanze adottato ai sensi dell art. 21, comma 5, del d. lgs. 7 marzo 2005, n.82. E, dunque, necessario individuare un responsabile della conservazione delle fatture elettroniche. E anche possibile per l Ente proporre eventualmente l affidamento in outsourcing del processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche, ai sensi dell art. 44, comma 1-ter del CAD. L identificazione univoca degli uffici dell amministrazione destinatari della fatturazione elettronica Le pubbliche amministrazioni per poter ricevere dal SdI il file FatturaPA devono preventivamente effettuare un censimento all interno dell IPA ( Indice delle Pubbliche Amministrazioni istituito dall art. 11 del dpcm ) degli uffici che possono essere deputati al ricevimento delle fatture elettroniche. Il d.m. 55/2013 specifica le regole tecniche per l identificazione univoca degli uffici delle amministrazioni pubbliche ( allegato D) e, all art. 3 comma 1, impone alle pubbliche amministrazioni destinatarie di fatture elettroniche di individuare i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture e di procedere alla identificazione in IPA che provvede ad assegnare a ciascun ufficio il codice univoco. Dispone il comma 2, dell art. 3 cit. che la fattura elettronica, fra i dati obbligatori..riporta esclusivamente i codici IPA degli uffici destinatari di fatture elettroniche ; in base all art. 5, comma 6 del decreto le amministrazioni completano il caricamento degli uffici entro 3 mesi dalla data di decorrenza degli obblighi di cui ai commi precedenti e, quindi, entro il 31 dicembre L IPA è l anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica; ed è l indice cui il SdI fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche. E, pertanto, necessario individuare gli uffici del comune preposti a ricevere le fatture elettroniche e procedere a caricare la relativa anagrafica sull IPA, avendo cura di tenerla aggiornata; si segnala, infatti, che in base all art. 57-bis del CAD le pubbliche amministrazioni hanno la responsabilità dei dati pubblicati e del loro costante aggiornamento. A tal fine, l elenco degli uffici deputati a ricevere

5 la fattura elettronica e i relativi codici univoci deve essere pubblicato sul sito istituzionale e nella sotto-sezione altri contenuti della sezione amministrazione trasparente di cui al d.lgs. 33/2013. Naturalmente l Ente può adottare diversi moduli organizzativi, individuando un unico ufficio preposto al ricevimento della fattura elettronica. Tenuto conto dell importanza di tale codice nel processo di trasmissione e ricezione della fattura elettronica, è obbligatorio indicare il relativo codice univoco ufficio già nel contratto ovvero, laddove si procede ex art. 17 del R.D. 2240/1923 o tramite regolamento economale, nell ordinazione della prestazione. Sarebbe altresì opportuno che i singoli settori effettuino un censimento di tutti i contratti in essere che continueranno ad avere efficacia anche dopo il o in relazione ai quali si prevede che il fornitore emetterà fattura dopo il Effettuata tale verifica, in attuazione di quanto disposto dal punto delle Specifiche operative citate, si dovrà procedere ad effettuare una associazione fra ufficio destinatario della fattura elettronica e contratto, inviando una comunicazione a ciascun fornitore/contraente dell associazione tra contratto e codice univoco dell ufficio destinatario rilasciato dall IPA, al fine di poter emettere una valida fattura elettronica. Si allega alla presente il modello di comunicazione pubblicato dall Agenzia per l Italia digitale.

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