DOMANDE/RISPOSTE relative alle presentazioni del 10, 11 e 12 febbraio 2015 su FATTURA ELETTRONICA.

Transcript

1 DOMANDE/RISPOSTE relative alle presentazioni del 10, 11 e 12 febbraio 2015 su FATTURA ELETTRONICA. 1) FE (ciclo passivo). Il sistema di interscambio (SDI) del Ministero effettua un controllo sulla presenza in fattura del codice CIG? Il codice CIG non essendo un campo obbligatorio del tracciato xml non viene verificato dal SDI in quanto alcuni contratti, anche se in via eccezionale, non prevedono l indicazione di un CIG. 2) FE (ciclo passivo). Il sistema efatt in uso in PAB effettua un controllo sulla presenza in fattura del codice CIG? Anche efatt non verifica automaticamente la presenza del codice CIG, ne consegue che l utente deve verificare la presenta del CIG (se previsto dal contratto) e, laddove risulti mancante o errato, rifiutare la fattura attraverso efatt. 3) FE (ciclo passivo). Quali sono i motivi che si presentano di frequente per i quali rifiutare una fattura attraverso efatt? I motivi più frequenti potrebbero essere: a) fattura con importo imponibile, iva, aliquota non corretta; b) CIG o CUP mancante o errato; c) in generale tutte le ipotesi di incoerenza delle informazioni contenute nella fattura rispetto all ordine o al contratto (incluso il caso dell ufficio destinatario errato); d) tutte le ipotesi di irregolarità contabile del documento. Nota: per massima tranquillità, nel caso di richieste dei fornitori di eventuali interessi moratori, il rifiuto della fattura, per l invio ad ufficio errato della PAB, dovrebbe essere contrattualizzato; un modo potrebbe essere quello di inserire nell ordine di acquisto che l indicazione di codice errato potrà essere causa di rifiuto della fattura 4) FE (ciclo passivo). Se una fattura ha un destinatario sbagliato, è possibile inviarla al destinatario corretto attraverso l applicativo ELIQ? Premesso che questa ipotesi rientra tra quelle di possibile rifiuto della fattura, attraverso ELIQ è possibile inoltrare la fattura ad altro ufficio PAB; la parte del processo che riguarda la gestione delle fatture in ELIQ è rimasta invariata. Se il destinatario della fattura è errato, l ufficio che effettua l inoltro ad altro ufficio sará poi obbligato a modificare il destinatario della fattura manualmente nella PCC (la fattura nella PCC, poiché trasmessa dal SDI, contiene il codice destinatario errato).

2 5) FE (ciclo passivo). Qual è la data dalla quale decorrono i 30 gg per il pagamento della fattura? La data dalla quale decorrono i 30 gg è la data contenuta nella ricevuta di consegna, che corrisponde alla data di protocollazione della fattura. In caso di problemi tecnici tra il componente efatt e l applicazione eprocs che si protraggono per piú di un giorno (opportunamente segnalati agli uffici dall informatica), il funzionario dovrá protocollare le fatture manualmente attraverso una protocollazione differita ovvero indicando come data di protocollazione quella effettiva di ricevimento, ricavata dal cruscotto efatt. Rileva, infatti, la consegna da SdI al nostro sistema. 6) FE (ciclo passivo). Il sistema efatt allo scadere del 14. giorno dalla data di ricevuta consegna accetta automaticamente la fattura. Cosa significa questa accettazione? L accettazione automatica della fattura da parte di efatt non rappresenta una ricognizione del debito ma un riscontro di acquisizione. L accettazione automatica della fattura allo scadere del 14. giorno evita la notifica di decorrenza dei termini al fornitore e alla ns. PAB, ed evita agli utenti di entrare ogni volta in efatt per accettare una fattura. La fattura accettata potrà comunque essere poi contestata nel merito (o anche nella forma) con contestuale richiesta formale al fornitore di emissione di nota di credito (vedasi punto 9). 7) FE (ciclo passivo). All interno delle ripartizioni e uffici, chi è l utente che deve avere le credenziali per utilizzare efatt? E colui che ha il compito di rifiutare in efatt le fatture entro 15 giorni dalla data di ricevuta consegna; è colui che in caso di problemi tecnici tra il componente efatt e l applicazione eprocs (casi eccezionali) ha il compito di scaricare da efatt le fatture (e relativi allegati) per consentire all ufficio una protocollazione in differita (vedi punto precedente). 8) FE (ciclo passivo). Si può accettare una fattura prima dello scadere del 14. giorno dalla ricezione? Si, si può accettare anche prima. L utente entra in efatt e accetta con una operazione molto semplice la fattura. Se la fattura non viene rifiutata, l ufficio può anche operare nel seguente modo: attende lo scadere dei 14 giorni affinché venga automaticamente inviata al SDI una notifica di esito di accettazione della fattura, successivamente viene automaticamente protocollata in eprocs e caricata in eliq per essere elaborata.

3 9) FE (ciclo passivo). E possibile rifiutare una fattura dopo che il sistema efatt l ha accettata automaticamente? La fattura può essere contestata anche dopo che l accettazione da parte del sistema efatt, ma questa operazione non può più essere effettuata con efatt ma tramite i canali di trasmissione ordinari. La PA può in qualsiasi momento avanzare contestazioni, anche dopo i 15 giorni, in questo caso l utente lo fará al di fuori del sistema efatt (e quindi di SDI). La fattura accettata dovrà però essere contabilizzata e gestita in PCC ove dovrà con ogni probabilità essere indicato lo stato di non liquidabile 10) FE (ciclo passivo). L applicazione eliq consente il rifiuto manuale della fattura? Le applicazioni eliq e/o eprocs avvisano l utente che sono presenti nuove fatture? No, non è stato previsto al momento nessun automatismo di rifiuto al di fuori del cruscotto efatt. Non è stato previsto al momento nessuna notifica automatica al ricevimento di una nuova fattura. Per gli uffici che ricevono moltissime fatture si sarebbe allora dovuto gestire anche la possibilitá di disattivare questo automatismo per evitare l invio di moltissime . 11) FE (ciclo passivo). Sono sempre 30 i giorni entro cui la PAB deve effettuare il pagamento della fattura? La circolare n. 6 del ha sottolineato il principio generale secondo il quale il termine di pagamento non può essere superiore ai 30 giorni. Decorso tale termine il creditore ha diritto alla corresponsione degli interessi moratori. Il termine di 60 giorni riguarda alcuni rari casi particolari di contratti. 12) FE (ciclo passivo). I 14 gg allo scadere dei quali il sistema efatt accetta la fattura automaticamente, fanno parte dei 30 gg entro il quale effettuare il pagamento o si sommano a questi? Fanno parte dei 30 giorni, la fattura va elaborata fin da subito. Non bisogna aspettare l accettazione automatica del sistema efatt, ma non per questo è necessario accettare manualmente anticipatamente la fattura attraverso efatt. 13) FE (ciclo passivo). Se il fornitore non invia gli allegati alla fattura previsti dal contratto, decorrono ugualmente i 30 giorni?

4 Una fattura deve essere pagata quando è avvenuto il regolare svolgimento della fornitura e sono rispettati i vincoli contrattuali; in caso contrario si deve comunicare al fornitore una causa di sospensione del decorrere dei 30 giorni previsti per il pagamento e occorre intervenire in PCC. 14) FE (ciclo passivo). Le note onorario sono soggette all obbligo di fatturazione Sono soggette alla fatturazione elettronica le note onorario dei professionisti poiché emesse da soggetti che operano in campo di applicazione dell iva, ivi compresi i soggetti che si avvalgono del regime dei minimi ed emettono fatture in esclusione da Iva. Non sono soggette a fattura elettronica le note emesse dai soggetti, quali gli occasionali, che sono esclusi da iva per assenza del presupposto soggettivo ai sensi dell art. 1 e 5 del dpr633/72). Le note onorarie non in regime IVA possono continuare ad essere recepite in formato cartaceo. 15) FE (ciclo passivo). Le note di accredito sono soggette all obbligo di fatturazione Sono soggette alla fatturazione elettronica le note di accredito emesse da soggetti che operano in campo di applicazione dell iva. Le note di accredito non in regime IVA possono continuare ad essere recepite in formato cartaceo se si riferiscono a documenti non Iva. Se invece si tratta di note di credito relative a fatture, esse devono transitare per il SdI anche se emesse in esclusione da Iva ai sensi dell art. 26 del Dpr 633/72. 16) FE (ciclo passivo). I rimborsi spese per i dipendenti sono soggetti a fatturazione No, perché nel caso di rimborsi spese (TD 08) non viene inviata fattura alla PAB da parte del dipendente. E comunque opportuno che il dipendente in missione richieda fattura (o ricevuta fiscale) intestata a se stesso e non a PAB 17) FE (ciclo passivo) Le fatture rifiutate vengono contabilizzate? Per il momento non è stato implementato nessun automatismo tra il sistema eliq e il sistema SAP. Si procede come si è proceduto fino ad ora e cioè caricando le fatture in SAP. Devono essere contabilizzate solo le fatture non rifiutate dalla PAB.

5 18) FE (ciclo attivo) E possibile aggiungere allegati alla fattura? Al momento non è ancora possibile, ma l intervento verrà analizzato a breve dal centro di competenza SAP. 19) FE. E obbligatorio protocollare le fatture in entrata (ciclo passivo) ed in uscita (ciclo attivo)? In entrambi i casi la protocollazione è obbligatoria. Nel ciclo attivo la protocollazione con eprocs è manuale. Nel ciclo passivo la protocollazione con eprocs è automatica. 20) FE. La comunicazione al fornitore del codice univoco ufficio compete all ufficio organizzazione? No, ogni ripartizione/ufficio procede in autonomia. La comunicazione è urgente ed andava fatta entro il Nel sito é possibile scaricare le specifiche operative (Allegato A) dove c è un modello che si può utilizzare per comunicare ai propri fornitori il codice univoco ufficio. 21) Ricevo una fattura il 1. aprile, mentre la merce arriva il 20 aprile. La normativa prevede che i 30 giorni scattino dal 20 aprile, posso pertanto mantenere la fattura in stato sospeso dal 1 al 20 aprile? In questo caso è corretto impostare lo stato sospeso nel periodo compreso fra la data di ricevimento della fattura e quella di consegna della merce. E altresì corretto mantenere lo stato sospeso fino alla verifica di conformità se ciò è espressamente previsto in contratto oppure in una legge.