Pianificazione della spesa complessiva del sistema PAT Presentazione dell iniziativa di raccolta fabbisogni

Transcript

1 Pianificazione della spesa complessiva del sistema PAT Presentazione dell iniziativa di raccolta fabbisogni Trento, 26 Settembre 2013

2 Obiettivi dell iniziativa 2 Deloitte PowerPoint timesaver March 2011

3 Il conseguimento degli obiettivi di riduzione di spesa previsti dal piano di miglioramento richiede di porre in essere alcune azioni prioritarie. Linee guida di definizione del nuovo modello Obiettivo piano di miglioramento per il quinquennio Risparmi sull acquisto di beni e servizi pari a circa l 8% in relazione all attivazione delle iniziative sinergiche di acquisto e razionalizzazione della spesa nonché della riduzione dei fabbisogni connessa al processo di riorganizzazione. 3 Linee guida di intervento Attivazione di un processo integrato e centralizzato per la pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti per PAT, Enti locali e strumentali Rafforzamento del ruolo e dell ambito di operatività dell Agenzia Provinciale per gli appalti e i contratti (APAC), attraverso un'adeguata riorganizzazione Ampliamento delle tipologie di Beni e Servizi acquistabili mediante il rilancio del mercato elettronico e l attivazione di nuove convenzioni provinciali Azioni di intervento per la riduzione della spesa pubblica provinciale Definizione del nuovo modello operativo per pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti, finalizzato all'attivazione di un processo di governo della spesa pubblica Attivazione del processo integrato di pianificazione e raccolta dei fabbisogni d'acquisto per l anno 2013 per la PAT e gli Enti strumentali e avvio progressivo dell'operatività del nuovo modello sulle altre entità provinciali Utilizzo esteso delle piattaforme applicative Mercurio e Ciclo Passivo SAP

4 Una iniziativa prioritaria in tale direzione, è rappresentata dall attivazione di un processo strutturato di aggregazione dei fabbisogni, finalizzato a favorire l identificazione di strategie di acquisto sinergiche sull intero territorio PAT Sistema di gestione acquisti e appalti provinciale Giunta Provinciale PAT Legenda Relazioni di governo della spesa Relazioni gestionali per la soddisfazione dei fabbisogni Relazioni con il mercato Direzione Generale PAT Dipartimento 1 Dipartimento 2 Dipartimento 3 Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione Agenzia Provinciale per gli Acquisti e i Contratti Dipartimento 4 Dipartimento Dipartimento Società di sistema Enti strumentali Altre entità richiedenti InfoTN c Trentino Network Fondaz. Musei APSS Università Professionisti Ditte appaltatrici 4

5 Il Dip.to Aff. Finanz. e Progr. ha un ruolo centrale nel processo di aggregazione e analisi dei fabbisogni, piano che sarà utilizzato dall'apac per definire le iniziative d'acquisto. Aggregazione dei fabbisogni e pianificazione delle iniziative d'acquisto Direzione Generale Strategie coerenti con lo sviluppo del mercato locale e con le politiche PAT Dipartimento 1 Dipartimento 2 Piano di fabbisogni Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione Piano di fabbisogni Strategic sourcing sulla base dei fabbisogni e dello storico Agenzia Provinciale per gli Appalti e i Contratti Piano gare Società APSS Piano di fabbisogni Ente strumentale Piano di fabbisogni Università c. Piano di fabbisogni locale Definizione del piano gare e coinvolgimento mercato nelle procedure di gara Mercato di fornitura locale 5 Il Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione ha il ruolo di collettore dei fabbisogni di acquisto di beni e servizi degli enti pubblici provinciali Sulla base dei fabbisogni di acquisto di beni e servizi, Dirigenza Generale, Dip. Affari Finanziari e APAC definiranno le strategie di sourcing funzionali al contenimento della spesa pubblica e alla valorizzazione del mercato locale.

6 Il Dip.to Aff. Finanz. e Progr. avrà un ruolo di controllo nel processo di monitoraggio dei consumi, supportando le verifiche su eventuali scostamenti tra pianificato e consuntivato Sistema di controllo, monitoraggio e valutazione della spesa Direzione Generale Governo della spesa complessivo Dipartimento 1 Dipartimento 2 Report di spesa Report di spesa Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione Report di spesa Agenzia Provinciale per gli Appalti e i Contratti Governo della spesa dipartimentale Sistema di Spend management Controllo, monitoraggio e valutazione della spesa Fondaz. x Università Museo x APSS c Report di spesa Report di spesa L azione di controllo e governo della spesa dovrà essere accompagnata dalla progressiva raccolta, valutazione e monitoraggio della spesa all interno di un sistema di controllo della spesa governato dai singoli Dipartimenti PAT. Gli esiti di tali sistemi di controllo saranno evidenti anche al Dip. Aff. Finanz. e Programmazione. 6

7 La pianificazione della spesa 2014 estende il perimetro dell iniziativa pilota condotta nel 2013 Piano di diffusione del processo di pianificazione e aggregazione dei fabbisogni 3a Fase Perimetro pianificazione fabbisogni di spesa a Fase Perimetro pianificazione fabbisogni di spesa a Fase Musei Dipartimenti prov. APSS Dipartimenti Dipartimenti Agenzie Dipartimenti Scuole Società di Dipartimenti Sistema Dipartimenti Parchi Fondazioni Dipartimenti Altri Dipartimenti enti Comuni Dipartimenti (*) Comunità di Dipartimenti Valle (*) Università 1 A 1 B 2 A 2 B 3 PIANIFICAZIONE DELLA SPESA 2014 Estensione del perimetro di raccolta dei fabbisogni con l aggiunta degli enti strumentali della PAT Conduzione dell iniziativa per mettere a disposizione da inizio 2014 le strategie di acquisto Estensione delle categorie merceologiche per garantire una visibilità più ampia sulla spesa 7

8 Il processo di riferimento 8 Deloitte PowerPoint timesaver March 2011

9 Il processo di raccolta e aggregazione dei fabbisogni e pianificazione delle iniziative d'acquisto può essere scomposto in 3 principali fasi Principali fasi del processo di raccolta, aggregazione e pianificazione degli acquisti Analisi fabbisogni e Raccolta fabbisogni, e allineamento/revisione consolidamento della spesa Aggregazione della spesa ed elaborazione strategie d'acquisto Dip.to Affari finanz. e progr. Dip.to Affari finanz. e progr. Centri di competenza Dip.to Affari finanz. e progr. APAC Comunicazione linee guida di pianificazione della spesa Analisi dei fabb. complessivi rispetto agli obiettivi di riduzione della spesa Aggregazione fabbisogni e definizione del piano di iniziative d'acquisto Manifestazione e raccolta fabbisogni Dipartimento Servizi Servizio Altri enti strumentali Società Richiesta di adeguamento per assicurare compatibilità finanziaria e recepire indicazioni specifiche della Giunta Dip. Enti e società Allineamento fabbisogni a disponibilità finanziarie Piano Iniziative d'acquisto L'output finale di tale processo sarà preso in carico da APAC per la definizione del piano gare complessivo Agenzie Servizio 9

10 Le informazioni necessarie alla raccolta dei fabbisogni saranno articolate in un corredo informativo di base Contenuti informativi gestiti nella raccolta dei fabbisogni (T) Entità richiedente: (P) Cat. Merc.: navigabile in funzione della struttura gerarchica dell albero di classificazione, con inserimento del fabbisogno al 3 livello della gerarchia (P) Descrizione del fabbisogno come nota di testo (P) Quantità (P) Unità di Misura: campo calcolato associato alla cat. merc. (P) Importo totale (*): spesa complessiva prevista per la soddisfazione del fabbisogno per la categoria merceologica ed il periodo indicato (P) Prezzo medio unitario: campo calcolato come rapporto tra importo totale e quantità (P) Periodo di disponibilità (OPZIONALE): mese di riferimento per la disponibilità del fabbisogno inserito Contenuto informativo raccolta fabbisogni (*) NOTA: Nel caso di fabbisogni riferiti ad esigenze pluriennali, sarà necessario imputare l'importo complessivo nel solo anno durante il quale si dovrà procedere alla stipula del contratto per l'aggiudicazione della fornitura. 10

11 La raccolta sarà attivata su tutte le categorie merceologiche rilevanti ai fini della pianificazione della spesa, sfruttando l'albero merceologico PAT Ambito di riferimento merceologico Ambito della raccolta fabbisogni Estensione della raccolta dei fabbisogni a tutte le categorie merceologiche di Beni/Servizi per garantire la visibilità completa sulla spesa previsionale Strutturazione gerarchica dell'albero di classificazione merceologica, con gestione dei fabbisogni al 3 livello ritenuto adeguato per l'obiettivo di raccolta ed aggregazione Opportunità di revisione successiva dell'albero di classificazione merceologica in termini di razionalizzazione delle categorie e funzionalità rispetto agli obiettivi di pianificazione dei fabbisogni Circa 400 cat. merc. di 3 livello rilevanti per la raccolta Beni Servizi Circa 170 cat. merc. di 3 livello rilevanti per la raccolta Albero di classificazione merceologica 1 livello 2 livello 3 livello La dichiarazione dei fabbisogni va effettuata esclusivamente al 3 livello 11

12 Alcuni esempi di categoria merceologica rilevante ai fini della raccolta dei fabbisogni: beni Livello 1 Livello 2 Livello 3 Mobili Arredi per ufficio Armadi, librerie ed espositori Materiali per ufficio Sedute, sedie, poltrone e divani Materiali e supporti per scrittura Cassettiere Sedie fisse Poltroncine per ufficio e sala riunioni Materiali vari di cancelleria Cartucce toner Pubblicazioni Quotidiani, periodici Quotidiani Locali - cartacei Altri quotidiani - cartacei Quotidiani Locali formato elettronico Altri quotidiani formato elettronico 12

13 Alcuni esempi di categoria merceologica rilevante ai fini della raccolta dei fabbisogni: servizi Livello 1 Livello 2 Livello 3 Servizi agli immobili e utenze Servizi alle persone Servizi di manutenzione Servizi di pulizia e vigilanza Servizi per la formazione Manutenzione ascensori Sgombero neve Servizi di pulizia Servizi di vigilanza Formazione informatica Formazione in materia di sicurezza Servizi ICT Servizi su software Servizi di sviluppo e manut. portali/siti internet Servizi di sviluppo nuovo software Servizi su hardware Manutenzione hardware individuale 13

14 Nella fase di riallineamento dei fabbisogni saranno coinvolti i referenti delle singole entità che hanno manifestato i fabbisogni Modalità di coinvolgimento strutture per raccolta I referenti dei singoli entri strumentali saranno contattati dal Dipartimento per concordare eventuali revisioni e riallineamenti sui fabbisogni di spesa che sono stati dichiarati PAT Dip.to Affari finanz. e progr. Consolidamento a livello di Provincia Entistrum. Dipartimento Società strum. Servizi Servizio Agenzie Servizio Uffici Servizio Uffici Servizio Servizi Servizio Il consolidamento dei dati ad opera del Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione sarà effettuato sui fabbisogni complessivamente raccolti mediante un apposita applicazione informatica Eventuali revisioni e variazioni ai fabbisogni saranno concordate con le strutture richiedenti 14

15 A partire dall'aggregazione dei fabbisogni sarà definito il piano gare, la cui gestione prevede un ruolo progressivamente esteso di APAC Scenario attuale Flusso di riferimento per la pianificazione della spesa Reponsabilità Dipartimento APAC Dipartimento Macro-fase processo d'acquisto Pianificazione dei fabbisogni e manifestaz. esigenza Affidamento diretto Confronti concorrenziali Gare ad evidenza pubblica Gestione Ciclo Passivo Scenario obiettivo Reponsabilità Dipartimento APAC Dipartimento Macro-fase processo d'acquisto Pianificazione dei fabbisogni e manifestaz. esigenza Affidamento diretto Confronti concorrenziali Gare ad evidenza pubblica Gestione Ciclo Passivo Aspetti evolutivi 15 Assegnazione progressiva ad APAC di tutte le procedure di gara tramite confr. concorrenziale, a partire dalle esigenze sulle cat. merc. più generiche Indicazione da parte dei Dip.ti dei fornitori preferenziali, con eventuale integrazione di APAC sulla base di conoscenze specifiche del mercato di riferimento

16 Alcune note operative 1 Referenti per l iniziativa Si richiede a ciascuna entità richiedente della Provincia di indicare entro il 30 settembre 2013 un referente per l iniziativa mediante comunicazione al seguente indirizzo: raccolta.fabbisogni@provincia.tn.it 2 Supporto Si evidenzia inoltre che è stato attivato, per tutto il periodo della raccolta fabbisogni, un team di supporto al quale potranno essere richiesti chiarimenti mediante invio di all indirizzo dedicato: raccolta.fabbisogni@provincia.tn.it 3 Invio dei fabbisogni Il file, senza variazioni di formato su quello di partenza, compilato da ciascuna entità richiedente deve essere trasmesso al seguente indirizzo: raccolta.fabbisogni@provincia.tn.it. Si prevede di raccogliere un unico modulo per ciascuna entità richiedente che dovrà pertanto consolidare al proprio interno i fabbisogni sulle singole categorie merceologiche. 16

17 Prossime scadenze e attività Scadenza Attività Responsabilità 26 settembre - 15 ottobre 16 ottobre 27 ottobre 28 ottobre - 22 novembre Entro il 31 dicembre Entro il 20 gennaio 2014 Inserimento dei fabbisogni, consolidamento ed invio dei dati al Dip. Affari Finanziari e Programmazione Raccolta, elaborazione e consolidamento dei file in un unico database. Analisi dei dati con il supporto dei centri di competenza e comunicazione delle richieste di adeguamento e revisione dei fabbisogni rispetto alle risorse economiche effettive Definizione delle strategie di acquisto per il 2014 e predisposizione del piano gare di massima Comunicazione delle strategie d acquisto individuate SINGOLE ENTITA PAT Informatica Trentina con eventuali richieste alle Entità richiedenti Dipartimento Affari Fin. e Progr. Dipartimento Affari Fin. e Progr. e APAC Dipartimento Affari Fin. e Progr. 17

18