L M EL E A L DI D AISM

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1 LA MELA DI AISM Edizione 2013 VADEMECUM OPERATIVO

2 Data di svolgimento L edizione 2013 di La Mela di AISM si svolgerà Sabato 12 e domenica 13 ottobre p.v.

3 Nuovo logo e nuova campagna (1/2) Quest anno la manifestazione sarà organizzata esclusivamente da AISM quindi non si svolgerà più in collaborazione con UNAPROA. Per questo motivo abbiamo studiato un nuovo logo per l evento. Il nuovo nome dell evento sarà quindi La Mela di AISM È stato scelto un nome semplice e che riporti immediatamente all associazione per facilitare la comunicabilità con il pubblico. ATTENZIONE Il marchio Una Mela per la Vita resta di proprietà di UNAPROA, pertanto abbiamo l assoluto divieto legale di utilizzarlo sotto qualsiasi forma (blocchetti ricevute, Sui pds, comunicati ecc )

4 Nuovo logo e nuova campagna (2/2) Con il nuovo logo parte anche la nuova campagna, LE MELE SCENDONO IN PIAZZA che promuoverà l evento per i prossimi anni. Tutto il materiale promozionale che riceverete (locandine, manifesti) avrà quindi la nuova immagine della campagna

5 Qualità mele e confezionamento Nonostante la manifestazione esista dal 1994, visto l importante cambiamento questa per noi sarà una nuova edizione. Proprio per questo per il primo anno di La Mela di AISM saremoaffiancati dal fornitore storico APOCONERPO. Avremo quindi 3 varietà di mele per ogni cartone; saranno presenti n. 5 sacchetti di Golden, n. 4 sacchetti di Red Delicious e n. 2sacchetti di Granny Smith, percentuale decisa in base a studi sul livello di gradimento del pubblico su ogni varietà di mela. La forma del sacchetto sarà la stessa di due anni fa. I sacchetti saranno areati attraverso i fori e avranno la chiusura termosaldata. I cartoni avranno il coperchio per consentire un miglior trasporto. In ogni cartone saranno sempre presenti 11 sacchetti di mele.

6 Visto il successo avuto nelle precedenti edizioni, anche quest anno i sacchetti di mele saranno inseriti in una graziosa borsina in TNT (tessuto-non-tessuto) riportante una personalizzazione in linea con il nuovo logo dell evento e il logo di AISM in modo da colorare i nostri PDS e rendere più accattivante la confezione. La scelta del colore è ricaduta sull arancione del logo per allinearci alla borsina rossa di Gardenia. Vi ricordiamo che il costo del sacchetto verrà suddiviso a metà tra Sede Nazionale e Sezioni. Troverete le borsine già all interno dei cartoni, nello stesso numero dei sacchetti ordinati. Costo borsina per Sezione: 0,15 Foto sacchetto: Dimensioni sacchetto: cm 25x30x10

7 Ordine Prodotto (1/2) I sacchetti di mele sono confezionati in numero di 11 per ciascun cartone e 35 cartoni per ogni pallet, per un totale di 385 sacchetti per pallet, corrispondente al quantitativo minimo ordinabile. Per facilitare un eventuale aumento dell ordine di prodotto che non sia necessariamente legato al quantitativo di 1 pallet (385 sacchetti di mele), c è la possibilità di ordinare il quantitativo complessivo per la Sezione secondo multipli di 11 sacchetti, vale a dire 1 cartone, fermo restando: - il quantitativo minimo ordinabile resterà comunque di 385 sacchetti(1 pallet) - la quantità minima che si potrà consegnare su ciascun punto di consegna resterà sempre di 110 sacchetti (10 cartoni)

8 Ordine Prodotto (2/2) Il modulo d ordine dovrà esserci inviato ai recapiti indicati nel modulo entro e non oltre il 30 aprile prossimo: in caso di mancato invio del modulo d ordine entro i termini indicati, come da prassi da sempre utilizzata per gli ordini di prodotto in occasione degli eventi nazionali, si intenderà tacitamente confermato da parte della Sezione il quantitativo ordinato per l edizione Per maggior chiarezza, ed evitare quindi fraintendimenti, Vi chiediamo di inviare in ogni caso il modulo compilato anche nel caso voleste confermare il quantitativo ordinato nella passata edizione.

9 Materiale promozionale(1/3) Il modulo d ordine nuovi blocchetti ricevute dovrà essere inviato entro il 7 di Giugno. In caso di non ricezione da parte nostra del modulo i blocchetti saranno mandati in proporzione ai sacchetti di mele ordinati. I blocchetti verranno spediti in occasione dell evento con il resto del materiale promozionale ordinato. Tutti i blocchetti in giacenza non potranno essere quindi utilizzati né per questa edizione di Mela, né per Gardenia 2014 nè per qualsiasi altra manifestazione/evento locale che prevede l uso di ricevutari. troverete il modulo sulla intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISMLa Mela di AISM 2013 Modulistica

10 Materiale Promozionale (2/3) Per pubblicizzare l evento, sarà come di consueto messo a disposizione, gratuitamente, il materiale promozionale cartaceo, ordinabile tramite l apposito modulosi potranno richiedere poster (dim. 70x100 cm) e locandine (dim. 33x48 cm). Il pieghevole si troverà già confezionato all interno del sacchetto di mele insieme al materiale promozionale dell azienda partner Pompadour (example di prodotto) che ha sostenuto i costi della cellophanatura e ha scelto di sostenere la Ricerca Scientifica. Per le Sezioni che volessero avere uno strumento personalizzato con informazioni a carattere locale, metteremo a disposizione un file di un volantino A5 (dim. 15x21 cm) che potrete far personalizzare e stampare dal vostro tipografo di fiducia. Il modulo, volantino e le immagini di tutti gli altri materiali saranno disponibili su intranet al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Modulistica ed è da inviare alla Sede Nazionale entro e non oltre il 5 Luglio 2012

11 Materiale Promozionale (3/3) Spot TV e Radio Quest anno i testimonial dell evento sono gli attori Adolfo Margiotta e Massimo Olcese sia per lo spot TV che per il Radio, lo spot è stato girato all interno dell auditorium Eugenio Montale del Teatro Carlo Felice di Genova. Una volta prodotti gli spot saranno a disposizione su intranet. Lo spot TV sarà in bassa risoluzione per la sola visualizzazione: nel caso abbiate bisogno dei formati in alta risoluzione da inviare alle emittenti locali, potete rivolgervi a Riccardo Morelli. Lo spot Radio sarà invece scaricabile direttamente in formato mp3 (da 15 e da 20 ) e potrà essere inviato alle emittenti locali con cui avrete preso contatti Potrete trovare i file al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Spot Contestualmente saranno rese disponibili anche le immagini dei testimonial che hanno girato lo spot

12 Cartella Stampa Materiale per ufficio stampa Per contenere i costi e accelerare i tempi di distribuzione dei materiali alle testate locali, come nella passata edizione, vi verranno inviati dalla Sede Nazionale, senza alcuna spesa, i gusci delle cartelle stampa VUOTI mentre i Comunicati stampa verranno inseriti appena pronti sulla rete Intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Cartella Stampa Vi chiediamo di indicare il numero di gusci desiderato nel modulo del Materiale Promozionale in modo che il materiale venga spedito unitamente a Locandine e Manifesti.

13 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (1/4) La fase di compilazione del piano di carico/scarico del prodotto è una delle più delicate e incide in modo determinante sull organizzazione finale dell evento: per questo motivo è molto importante che forniate nei tempi indicati i dati richiesti, in quanto richiedono lunghe elaborazioni effettuabili solouna voltache saremo in possesso dei dati completidi tuttele Sezioni. Al fine di rendere quanto più efficiente il servizio di consegna del prodotto vogliamo sottolineare alcune fondamentali indicazioni: Il quantitativo minimo scaricabile per ciascun punto di consegna sarà di 10 cartoni, ovvero 110 sacchetti. Le consegne del prodotto potranno essere effettuate nei giorni giovedì 10 e venerdì 11 ottobre agli indirizzi che ci indicherete e sabato 12 e domenica 13 ottobre direttamente sulle piazze dove allestirete i punti di solidarietà. Chiediamo a tutte le Sezioni di attenersi rigorosamente a queste indicazioni e di non richiedere la consegna del prodotto prima di quanto previsto.

14 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (2/4) Confermiamo il coinvolgimento del trasportatore Stemar anche per questa edizione della manifestazione In caso di consegna di un grosso quantitativo di cartoni, provvedete a coinvolgere quanti più volontari possibile che possano occuparsi dello scarico: l autista del camion, sebbene sensibilizzato affinché dia il proprio aiuto in questa operazione, non può farsi carico da solo dell intero scarico del prodotto. Una persona in più da parte del trasportatore sugli automezzi impiegati per la consegna comporta un aggravio di costi supplementari. Vi ricordiamo che le dimensioni di ciascun cartone sono 60x40x28 cm per un peso complessivo di circa 21 kg. Nel caso abbiate bisogno di consegne in diverse città/paesi della vostra provincia cercate di concentrare gli appuntamenti nell arco di un solo giorno, in modo che gli automezzi impiegati non debbano fare molteplici uscite per portare a termine tutte le consegne

15 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (3/4) Evitare, se possibile, scarichi di prodotto nella stessa localitàindirizzo in due giorni diversi (specialmente per le consegne del sabato e la domenica): cercate di organizzarvi affinché il prodotto, durante la notte, possa essere stoccato in un luogo vicino alla piazza in cui è presente il punto di solidarietà Qualora venga richiesto da parte della Sezione un servizio supplementare per la consegna al di fuori delle modalità concordate con il trasportatore che comporta costi extra, tali costi, una volta verificata la reale necessità del servizio richiesto, saranno addebitati direttamente alla Sezione.

16 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (4/4) Da inviare compilato in ogni sua parte alla Sede Nazionale entro e non oltre il 19 luglio 2013 Il presente modulo è scaricabile Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Modulistica

17 PRODOTTO NON CONFORME Qualora al momento dello scarico del prodotto riscontriate delle differenze rispetto ai quantitativi concordati o problemi relativi alla qualità del prodotto, Vi chiediamo di adottare la seguente procedura: Accettare con riserva la merce dal trasportatore, segnalandolo chiaramente sulla bolla di consegna insieme al motivo della riserva Contestualmente segnalare telefonicamente alla Sede Nazionale il problema riscontrato: la Sede Nazionale potrà inviare, in base alla gravità della contestazione ricevuta, un controllo di qualità direttamente presso le vostre Sedi per verificare l effettivo danno e determinarne le cause Nel caso di prodotto non conforme, danneggiato o comunque in condizioni da non poter essere distribuito nelle piazze, documentare con fotografie il danno ricevuto e quantificare il numero di confezioni di prodotto non utilizzabili Inviare la Vs. contestazione per iscritto alla Sede Nazionale, completa di fotografie e della quantificazione del prodotto danneggiato entro e non oltre il 15 ottobre 2013: contestazioni successive a tale data non potranno essere prese in considerazione Tenere a disposizione il materiale contestato per eventuali successivi controlli da parte del fornitore.

18 ELENCO CITTA E PIAZZE L elenco delle città e delle piazze ha due principali utilizzi: è essenziale per garantire la copertura assicurativa di tutti i punti di solidarietà che organizzerete ( vedi specifico paragrafo) è inoltre importantissimo per tutta l attività di comunicazione a sostegno dell evento e per fornire agli utenti che si collegheranno al nostro sito internet un riferimento preciso su dove potranno trovare i volontari AISM nei giorni dell evento nella vostra Provincia. Vi chiediamo di inviarci questo modulo entro il prossimo 6 settembre: nel caso si dovessero verificare delle modifiche successive a questa data, comunicatecele tempestivamente in modo da tenere sempre aggiornato l elenco completo. Se desiderate promuovere le piazze della vostra regione/provincia anche sul sito di Sezione, sappiate che è stata recentemente implementata una nuova funzione che vi permette di pubblicare solo i riferimenti del vostro territorio con lo strumento della mappa, quindi con un formato identico a quello del sito nazionale. Le istruzioni per utilizzare questa funzione si trovano all interno del manuale (pag 28), che potete scaricare direttamente dal sistema di gestione del sito o a questo indirizzo Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La mela di AISM 2013 Modulistica

19 ASSICURAZIONE VOLONTARI In occasione dei due eventi nazionali di raccolta fondi, viene stipulata dalla Sede Nazionale una polizza assicurativa che copre tutti i punti di solidarietà che ci invierete tramite il modulo Città e Piazze : non è perciò nominale e coprirà il periodo che va dal giovedì precedente l evento primo giorno di scarico del prodotto fino al week end successivo all evento. Questo ci permetterò di avere la copertura assicurativa anche per tutta la settimana successiva nel caso di ulteriori postazioni per lo smaltimento di eventuali avanzi. L assicurazione è composta da una polizza di Responsabilità Civile in caso di sinistro, verso terzi e per danni a cose e una polizza Infortuni Rischi Speciali in caso di infortunio, invalidità o decesso dei nostri volontari. Ribadiamo quindi l importanza della compilazione del modulo Città e Piazze e di eventuali aggiornamenti successivi all invio di tale modulo.

20 MATERIALI DI ALLESTIMENTO PUNTI DI SOLIDARIETA Come sapete è a disposizione di tutte le Sezioni un catalogo di materiali per allestire le postazioni di raccolta fondi (tovaglie, pettorine,urne, portabadge, ecc.) Il catalogo potete trovarlo in intranet al percorso: Home Page --> Comunicazione e raccolta fondi --> Gadgets e Bomboniere Solidali --> Catalogo allestimenti PDS Per garantire la fornitura di tutti i materiali di cui avete bisogno per i vostri punti di solidarietà, vi chiediamo di farci pervenire le vostre richieste entro venerdì 6 settembre p.v. Per qualsiasi informazione riguardo ai materiali, potete rivolgervi a Riccardo Morelli.

21 RICEVUTE PER LA RACCOLTA FONDI Sia per gli eventi nazionali che nelle occasioni di eventi di raccolta fondi a livello locale dal 2008, seguendo le indicazioni dell Agenzia delle Onlus, sono state introdotte specifiche ricevute a garanzia della massima trasparenza delle nostre attività Vista la richiesta da parte di alcune Sezioni, che lamentavano la poca praticità dei blocchetti formati da 25 foglietti, i blocchetti nuovi saranno composti da 15 ricevute l uno. Tutti coloro che hanno mandato il modulo d ordine si vedranno recapitare il corrispondente numero di blocchetti modificati per le 15 ricevute. Per chi non l avesse mandato, i blocchetti arriveranno in numero proporzionale ai sacchetti di mele ordinati

22 RICEVUTE PER LA RACCOLTA FONDI Il costo dei nuovi blocchetti è 0,36 cad. Come di consueto i blocchetti cono composti da ricevute in triplice copia. La ricevuta è da consegnare al donatore per ogni offerta ricevuta nelle piazze: i campi obbligatori da compilare sono quelli relativi a data ed importo. I dati anagrafici sono da compilare qualora il donatore esprima la volontà di ricevere materiale informativo sull Associazione. La copia bianca sarà da rilasciare al donatore, la copia rosa da conservare in Sezione e la copia gialla dovrà essere inviata alla Sede Nazionale secondo la procedura descritta di seguito. Vi ricordiamo nuovamente che non è possibile usare i vecchi blocchetti riportanti il logo Una Mela per la Vita

23 Procedura di contabilizzazione RICEVUTE PER LA RACCOLTA FONDI -Una volta raccolte tutte le ricevute e le relative somme dai diversi punti di solidarietà, nella prima note del mese di svolgimento dovrà essere indicata l entrata totale della raccolta fondi e dovranno essere inviate (copia gialla) alla Sede Nazionale, contestualmente alla prima nota stessa. -Qualora il totale della raccolta fondi messo in prima nota non coincida con la somma degli importi di tutte le ricevute, la Sezione dovrà allegare una dichiarazione a firma del Presidente e del Tesoriere in cui si specifica che per la differenza dei due importi non è stata emessa ricevuta. In mancanza di questa dichiarazione verrà sottinteso dai nostri uffici amministrativi che il totale degli importi per cui è stata emessa ricevuta coincide con il totale della raccolta fondi. (Rif. Circ. Prot. N. 702/10/G124 del 16/03/2010)

24 VERBALE APERTURA URNE Una buona prassi da adottare per ogni evento di raccolta fondi, consiste nel compilare un verbale di apertura delle urne secondo il modello da noi redatto. Questo verbale ci mette al riparo da problematiche conseguenti ad eventuali accertamenti: il Decreto Legge n.231/2001 prevede infatti la responsabilità amministrativa con sanzioni pecuniarie anche pesanti per reati compiuti da propri incaricati nell interesse o vantaggio dell Ente, sollevando l ente da tali responsabilità soltanto quando abbia adottato tutti i meccanismi preventivi concepiti ed attuati per evitare la commissione del reato come, appunto, il verbale. Il verbale dovrà essere allegato al bilancio di ogni singola manifestazione di raccolta fondi e mandato in copia per conoscenza alla Sede Nazionale. Potete trovare la circolare e la modulistica relativa in intranet al percorso: Home Page Manuali Eventi di piazza

25 BILANCIO DELL EVENTO Al termine dell evento la Sede Nazionale deve redigere il bilancio consuntivo dell evento, costituito non solo dalle entrate per il prodotto distribuito e dalle spese sostenute a livello nazionale, ma anche da tutte le entrate da offerte libere o a fronte di altri gadget e materiali da voi distribuiti durante le giornate di La Mela di AISM, nonché le spese sostenute dalle singole Sezioni. E quindi molto importante che una volta raccolti i dati da tutte le vostre postazioni redigiate e trasmettiate alla Sede Nazionale il bilancio dell evento per la vostra Provincia, seguendo le indicazioni del modulo qui a fianco. Per l edizione 2013 di La Mela di AISM vi chiediamo di compilarlo e trasmettercelo entro il 25 ottobre p.v. Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Modulistica

26 QUESTIONARIO POST-EVENTO Al termine dell evento verrà come di consueto messo a disposizione di tutte le Sezioni un questionario per conoscere le vostre opinioni e i vostri suggerimenti al fine di migliorare di anno in anno l organizzazione e lo svolgimento della manifestazione. Il questionario sarà disponibile sul sito intranet al percorso riportato qua sotto, a partire da pochi giorni dopo La Mela di AISM: vi chiediamo di compilarlo e trasmettercelo entro il 25 ottobre p.v. Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Modulistica (pubblicato post evento)

27 COINVOLGIMENTO DI VOLONTARI MINORENNI Durante gli eventi nazionali potete avvalervi anche di volontari minorenni. In questo caso è necessario far compilare ai genitori una specifica autorizzazione con contestuale impegno di volontariato del minorenne e consenso informativo ai fini della privacy. Potete trovare i modelli dei documenti su intranet al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Modulistica

28 COMUNICATO RICERCA SUGLI ANIMALI Durante i giorni dell evento Vi consigliamo di fornire a ciascuna postazione di raccolta fondi alcune copie della scheda esplicativa delle attività di ricerca finanziate da AISM e FISM e delle modalità con cui si procede eventualmente ad esperimenti sugli animali, in modo da avere pronta una risposta precisa e coordinata su tutto il territorio ad eventuali contestazioni da parte di associazioni di animalisti. Potete trovare il documento in intranet al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi La Mela di AISM La Mela di AISM 2013 Modulistica

29 CALENDARIO SCADENZE VERSO LA SEDE NAZIONALE ATTIVITA' APR MAG GIU LUG AGO SET OTT Invio modulo d'ordine del prodotto 30 Invio modulo d'ordine materiale promozionale 5 Invio modulo piano di scarico prodotto 19 Invio modulo elenco città e piazze 6 Richiesta materiali di allestimento pundi di solidarietà 6 SVOLGIMENTO MANIFESTAZIONE Termine per eventuali contestazioni di prodotto non conforme 15 Invio bilancio consuntivo dell'evento (+ verbale apertura urne) 25 Invio questionario post-manifestazione 25

30 STAFF EVENTI DI RACCOLTA FONDI Coordinatore: ROBERTA CAPONI A chi rivolgersi: FRANCESCA SCALI tel. 010/ francesca.scali@aism.it -Materiale promozionale, Ricevute, Trasporto e scarico prodotto, Contestazioni prodotto non conforme, Città e piazze, Consulenza a Sezioni per evento RICCARDO MORELLI tel. 010/ riccardo.morelli@aism.it -Campagna pubblicitaria, Ricerca spazi pubblicitari, Spot TV e Radio, Materiali allestimento PdS, SMS solidale, Consulenza a Sezioni per evento ROSSANA RAVINA tel. 010/ rossana.ravina@aism.it -Ricerca spazi pubblicitari, Partnership con Associazioni, Consulenza a Sezioni per evento, progetto PDS nazionali MARZIA CECCARELLI tel. 010/ marzia.ceccarelli@aism.it -Progetto PDS nazionali e Ricerca spazi pubblicitari Radio e Web, Consulenza a Sezioni per evento