GAIA S.p.A. GAIA S.p.A. Consiglio di Amministrazione del 29 agosto Marina di Pietrasanta - Via Gaetano Donizetti n. 16

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1 GAIA S.p.A. Marina di Pietrasanta - Via Gaetano Donizetti n. 16 GAIA S.p.A. Consiglio di Amministrazione del 29 agosto 2014 Punto 4 Oggetto Rinnovo manutenzioni delle n.241 licenze di Maximo precedentemente acquistate ed acquisto n. 7 licenze di riserva: affidamento a Primeur S.r.L.; Proponente Sistemi Informativi Costo previsto oltre Iva Sintesi della relazione Nel 2011 e 2012 GAIA ha acquisito 121 licenze, oltre 120 add-on per la versione mobile, per un totale di 241 licenze. Nel 2013 GAIA ha acquistato 88 licenze con scadenza E oggi necessario provvedere alla riattivazione e al rinnovo della manutenzione delle licenze acquistate negli anni 2011 e 2012 portando il termine del periodo, al fine di riallineare tutte le scadenze, al Oltre al rinnovo delle manutenzioni è necessario procedere all acquisto di n. 7 licenze, sempre con manutenzione in scadenza al da utilizzare come riserva nel caso di variazioni di organizzazione o organico. Poiché GAIA S.p.A. non ha provveduto al rinnovo tempestivo delle manutenzioni delle licenze degli anni 2011 e 2012 si è aperta nei suoi confronti una procedura di compliance da parte di IBM, che avrebbe comportato l applicazione di a titolo di penali nonché l impossibilità di indire una gara tra fornitori IBM per il rinnovo delle medesime. Si è aperta dunque una serrata trattativa con Primeur, di cui GAIA è cliente da anni, e in sottofondo con IBM, per cercare di avvicinarci il più possibile al prezzo di acquisto precedente. Alla fine, a fronte di un importo complessivo di listino di , comprensivo di riattivazione licenze scadute, rinnovo licenze di prossima scadenza e acquisto di nuove licenza (compresa manutenzione), Primeur ha formulato un offerta complessiva di , con uno sconto sull importo da listino pari al 22,3%, e senza applicazione di penalità: ciò a condizione

2 che il contratto venga stipulato entro il 31 agosto E da notare che nel frattempo, dal 1 luglio 2014, i costi delle manutenzioni ai programmi Maximo hanno subito un aumento del 3%. Considerato che a monte dell individuazione di Primeur sta comunque una scelta operata anni or sono dall Azienda di utilizzare il programma Maximo perché il software più adatto a svolgere determinati servizi e IBM l unico operatore in grado di fornire tale prodotto in quanto brevettato; considerato altresì che Primeur, in virtù dei pregressi rapporti con la nostra società, ha instaurato a sua volta trattative dirette con IBM al fine di poterci fornire i prodotti alle migliori condizioni nonostante la procedura di compliance e dichiarandosi disposta a rinunciare a quota parte del suo margine, in quanto interessata a continuare a vcollaborare con GAIA nello sviluppo del progetto maximo, paiono sussistere le condizioni per procedere ad un affidamento diretto, ai sensi dell art.57 c.2 lett. b) D.Lgs.n.163/06. Si propone dunque al CdA di : 1.affidare direttamente da Primeur srl ex art.57 c.2 lett. b) D.Lgs.n.163/06: a)-riattivazione delle manutenzioni e rinnovo fino a Dicembre 2016 per le seguenti licenze: N.20 licenze di tipo Limited; N.7 licenze di tipo Authorized; N.94 licenze di tipo Express; N.120 licenze di tipo Everyplace; b)-acquisto di 7 licenze da avere come riserva con relativa manutenzione fino a Dicembre 2016: N.1 licenza di tipo Authorized; N.3 licenze di tipo Express; N.3 licenze di tipo Everyplace; Il tutto per un totale di ,00. 2.Adottare procedure di monitoraggio delle scadenze e delle manutenzioni i modo da evitare l incorrenza in nuove penalità; 3. Nominare Rup dell affidamento il Responsabile Servizi informativi. 4.Autorizzare il direttore alla stipula del contratto con Primeur S.r.L.

3 RELAZIONE Maximo Enterprise Asset Management (EAM), implementato in GAIA consente all Azienda di: (i) gestire gli Asset infrastrutturali (reti e impianti idrici e fognari, impianti di depurazione) e gli Asset non infrastrutturali (attrezzature e autoparco), (ii) gestire gli interventi (Ordini di Lavoro) di qualsiasi tipo (conduzione, emergenza e guasti, manutenzioni programmate, servizi all utenza, rinnovi e ampliamenti), (iii) raccogliere in un unico contenitore tutti i costi sostenuti dal settore tecnico (risorse interne, risorse e sterne, magazzino, acquisti, attrezzature), (iv) calcolare indicatori prestazionali sintetici. L utilizzo di tale sistema viene condiviso dalle squadre operative sul campo, dai tecnici che gestiscono il servizio e che coordinano le attività in ufficio e dalla dirigenza che analizza i dati raccolti; si combinano infatti sia licenze di tipo tradizionale con collegamento da PC o TC, sia licenze Everyplace con collegamento da Tablet Android e connessione wi-fi o sim dati. Il sistema è stato configurato, parametrizzato e personalizzato con diversi strumenti messi a disposizione dal software stesso; disegno delle maschere, aggiunta di campi custom, script di automazione, mini - workflow, integrazione con altri sistemi aziendali, definizione dettagliata del profilo utente. Attualmente oltre 300 dipendenti sono abilitati e formati all uso di Maximo e lo utilizzano quotidianamente come strumento di lavoro. Nel 2011 e 2012 Gaia ha acquisito 121 licenze, oltre 120 add-on per la versione mobile, per un totale di 241 licenze, così ripartite: No. 7 licenze di tipo Authorized: sono licenze che consentono di accedere a tutte le funzionalità di Maximo. La Licenza è nominativa e permette all' utente di accedere a tutte le funzionalità standard di Maximo; No. 20 licenze di tipo Limited: sono licenze che consentono di accedere a solamente 3 moduli di Maximo scelti univocamente all interno dell azienda. Per modulo si intende un pacchetto di funzionalità omogenee legate ad un aspetto specifico dell Asset Management (esempi: modulo Asset consente di visualizzare e gestire l anagrafica degli Asset e le loro caratteristiche, modulo OdL - Ordini di Lavoro - consente di lavorare con Ordini di Lavoro, sia creazione che consuntivazione); No. 94 licenze di tipo Express: un utente definito Express Use User è esclusivamente intitolato ad accedere a MAXIMO Asset Management per eseguire e visualizzare report, accedere in sola lettura ai dati gestiti dall applicativo e/o modificare gli OdL ad egli assegnato; No. 120 licenze di tipo Everyplace: sono un add-on alle licenze di tipo Authorized, Limited, Express, necessario per poter visualizzare Maximo su dispositivo mobile - Tablet) Oltre a queste licenze, nel 2013, si è provveduto all acquisto di ulteriori 85 licenze, oltre 3 add-on per la versione mobile, per un totale di 88 licenze, così ripartite: No. 50 licenze di tipo Authorized; No. 35 licenze di tipo Express; No. 3 licenze di tipo Everyplace; Per queste licenze sono state inoltre acquistate le manutenzioni fino al 31 dicembre Tutte le licenze IBM, ai sensi dell ultima versione del Passport Advantage Express of Entitlement, devono essere assistite da manutenzione, non essendo autorizzato la copertura parziale delle licenze. Per quanto sopra è necessario: A)- provvedere alla riattivazione e al rinnovo della manutenzione delle licenze acquistate negli anni 2011 e 2012 portando il termine del periodo, al fine di riallineare le scadenze, al B)- procedere all acquisto di n. 7 licenze, sempre con manutenzione in scadenza al , da utilizzare come riserva nel caso di variazioni di organizzazione o organico: in particolare viene richiesto l acquisto di n. 1 licenza Authorized, n. 3 Express e n. 3 Everyplace.

4 Per il rinnovo delle manutenzioni fino al e l acquisto delle nuove licenze suindicate, IBM ha trasmesso un prospetto da cui si deduce un costo complessivo di , così articolato: I)-riattivazione manutenzioni fino al : (compreso un importo di a titolo di penali). II)-rinnovo manutenzioni dall al : ; III)-acquisto nuove licenze compresa manutenzione fino al : Motivazioni del mancato rinnovo: Gaia nel 2013 è stata oggetto di verifica da parte di IBM per la conformità ai criteri di utilizzo delle licenze e delle applicazioni svolta da KPMG. Prima della verifica sono state riscontrate alcune difformità tra le licenze utilizzate e quelle acquistate dovute al fatto che la gara per l acquisto di un blocco di nuove licenze era andata deserta e per rimediare a tale mancanza fu provveduto all acquisto delle licenze mancanti. Per quanto riguarda le manutenzioni, all epoca secondo quanto riportato nel precedente Passport Advantage Express of Entitlement sembrava che non vi fosse alcun obbligo di rinnovo annuale dell intero pacchetto di licenze e per tal motivo non si era provveduto. Inoltre erano in corso contatti con Primeur tesi al rinnovo con adeguamento della scadenza al Non eravamo inoltre a conoscenza che tale ritardo avrebbe comportato una penale superiore alla quota di regolare manutenzione. Detto questo, nel corso di una riunione con IBM e Primeur, rivenditore autorizzato IBM e sviluppatore del programma da cui sono state acquistate le precedenti licenze e le manutenzioni, ci è stato consegnato il prospetto con il quale IBM computava come suindicato in la somma necessaria per il rinnovo delle licenze già scadute o in scadenza nel Eliminando la penalizzazione per il reistatement, l importo complessivo necessario ad oggi per la riattivazione delle licenze, il rinnovo fino al 2016 e l acquisto delle nuove licenze (comprensive di manutenzione ) ammonterebbe a : tale importo sarebbe da porre a base d asta di una gara tra rivenditori IBM, gara comunque non attivabile per le manutenzioni ormai scadute in quanto IBM ha attivato nei nostri confronti una procedura di compliance. Pertanto, si è aperta una serrata trattativa con Primeur, di cui GAIA è cliente da anni, e in sottofondo con IBM, per cercare di limitare al minimo i danni cercando di avvicinarci il più possibile al prezzo di acquisto precedente. Alla fine della trattativa Primeur, con nota in data 25 luglio 2014, ha presentato un offerta complessiva di , con uno sconto sull importo di pari al 22,3%, con impegno all acquisto entro agosto E da notare anche che nel frattempo, dal 1 luglio 2014, i costi delle manutenzioni ai programmi Maximo hanno subito un aumento del 3%. Usualmente Primeur ha applicato uno sconto tra il 15 e il 25% per le manutenzioni. GAIA si trova in questo momento in una situazione cui occorre trovare rapidissima soluzione: IBM sollecita la definizione della trattativa e il pagamento della penale suindicata : l unica soluzione al fine di evitare il pagamento della penale appare quella di passare attraverso un partner che si assuma una parte del costo relativo alla fornitura e abbia potere commerciale maggiore nei confronti di IBM. Tali ragioni di urgenza si sommano anche ad una particolare veste ricoperta dall operatore economico Primeur srl: a monte dell individuazione di Primeur, infatti, sta comunque una scelta operata anni or sono dall Azienda di utilizzare il programma Maximo perché il software più adatto a svolgere determinati servizi già illustrati in premessa e IBM l unico operatore in grado di fornire tale prodotto in quanto brevettato. Per questo abbiamo ricercato una trattativa con IBM tramite Primeur la quale, in virtù dei pregressi rapporti con la nostra società, ha instaurato a sua volta trattative dirette con IBM al fine di poterci fornire i prodotti alle migliori condizioni possibili in considerazione anche che gli sconti sulle manutenzioni delle licenze sono abitualmente inferiori a quelli effettuati sulle licenze; per collaborare con Gaia e sviluppare il progetto Maximo, Primeur si è dichiarata disposta a rinunciare a quota parte del suo margine riconosciuto da IBM per abbassare il prezzo finale della fornitura.

5 Nel frattempo, si stanno attivando procedure di monitoraggio delle scadenze e delle manutenzioni cosicché non si incorra in futuro in penalità. Primeur srl, essendo dunque, tra i rivenditori IBM, l unico in grado di fornirci quanto necessario per l implementazione del progetto Maximo, a condizioni vantaggiose, può dunque divenire affidatario del contratto ai sensi dell art.57 c.2 lett. b) D.Lgs.n.163/06. Si propone dunque al CdA di acquistare direttamente da Primeur srl ex art.57 c.2 lett. b) D.Lgs.n.163/06, i seguenti prodotti: 1. Riattivazione delle manutenzioni e rinnovo fino a Dicembre 2016 per le seguenti licenze: N.20 licenze di tipo Limited; N.7 licenze di tipo Authorized; N.94 licenze di tipo Express; N.120 licenze di tipo Everyplace; 2. Acquisto di 7 licenze da avere come riserva con relativa manutenzione fino a Dicembre 2016: N.1 licenza di tipo Authorized; N.3 licenze di tipo Express; N.3 licenze di tipo Everyplace; Corrispondere a Primeur srl l importo complessivo di ,00, oltre Iva. Nominare responsabile unico del procedimento il Responsabile Servizi Informativi. Dare mandato sin d ora al direttore, di procedere alla stipula del contratto con Primeur srl. Procedere alla pubblicazione sulla Guri dell avviso volontario per la trasparenza preventiva di cui all art.79 bis D.Lgs.n.163/06, e alla pubblicazione di avviso di post informazione sul sito aziendale. Vista la relazione, il CdA, con voti unanimi favorevoli, DELIBERA Affidare a Primeur S.r.L. : 1.La Riattivazione delle manutenzioni e rinnovo fino a Dicembre 2016 per le seguenti licenze: N.20 licenze di tipo Limited; N.7 licenze di tipo Authorized; N.94 licenze di tipo Express; N.120 licenze di tipo Everyplace; 2.La fornitura di 7 licenze da avere come riserva con relativa manutenzione fino a Dicembre 2016: N.1 licenza di tipo Authorized; N.3 licenze di tipo Express; N.3 licenze di tipo Everyplace; Il tutto per un totale di ,00 oltre Iva. Nominare responsabile unico del procedimento il Responsabile Servizi Informativi.

6 Dare mandato sin d ora al direttore, di procedere alla stipula del contratto con Primeur srl. Incaricare l ufficio appalti di procedere alla pubblicazione sulla Guri dell avviso volontario per la trasparenza preventiva di cui all art.79 bis D.Lgs.n.163/06, e di procedere altresì alla pubblicazione di avviso di post informazione sul sito aziendale.