Regione Lombardia - Giunta DIREZIONE GENERALE SALUTE. Piazza Città di Lombardia n Milano. Tel

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1 Regione Lombardia - Giunta DIREZIONE GENERALE SALUTE Piazza Città di Lombardia n Milano sanita@pec.regione.lombardia.it Tel Protocollo H del 16/01/2015 Firmato digitalmente da WALTER BERGAMASCHI Ai Direttori Generali: BERGAMO VIA GALLICCIOLLI, (BG) protocollo@pec.asl.bergamo.it BRESCIA VIALE DUCA DEGLI ABRUZZI, (BS) servizioprotocollo@pec.aslbrescia.it AZIENDA SANITARIA LOCALE - ASL VALLE CAMONICA - SEBINO VIA NISSOLINA, (BS) protocollo@pec.aslvallecamonicasebino.it COMO VIALE PESSINA, 6 (CO) protocollo.generale@pec.asl.como.it CREMONA VIALE PO, (CR) dirgen@pec.aslcremona.it LECCO CORSO CARLO ALBERTO, (LC) direzione.generale@pec.asl.lecco.it Referente per l'istruttoria della pratica: IDA FORTINO Tel. 02/

2 LODI PIAZZA OSPEDALE, (LO) MANTOVA VIA TRENTO, (MN) direzione.generale@pec.aslmn.it MILANO CORSO ITALIA, (MI) protocollogenerale@pec.asl.milano.it MILANO 1 VIA AL DONATORE DI SANGUE, (MI) protocollo.generale@pec.aslmi1.it MILANO 2 VIA AMENDOLA, SEGRATE (MI) protocollo@pec.aslmi2.it AZIENDA SANITARIA LOCALE - ASL MONZA E BRIANZA VIALE EVEZIA, (MB) protocollo.aagg@pec.aslmb.it PAVIA VIALE INDIPENDENZA, (PV) protocollo@pec.asl.pavia.it SONDRIO VIA N. SAURO, 33 (SO) protocollo.pec@aslsondrio.it

3 VARESE VIA OTTORINO ROSSI, (VA) protocollo@pec.asl.varese.it e, p.c. FEDERFARMA LOMBARDIA Viale Piceno, MILANO (MILANO) lombardia@pec.federfarma.it A Assofarm c/ Confservizi - Milano segreteria@confservizilombardia.it LOMBARDIA INFORMATICA SPA protocollo.lispa@pec.regione.lombardia.it SANTER S.p.A. Via Koch, 1/ MILANO santerreplyspa@legalmail.it Oggetto: Ricetta Dematerializzata Farmaceutica: indicazioni operative per la gestione di promemoria e altre indicazioni operative per le farmacie. Ad integrazione di quanto definito nella nota prot. n. H del 05/05/2014, avente oggetto la diffusione del progetto di Ricetta Dematerializzata, in considerazione di differenti problematiche emerse e di quesiti ricevuti sulla gestione del promemoria, la presente nota intende fornire indicazioni operative a supporto dei farmacisti e delle ASL. Si sottolinea che le indicazioni operative di seguito fornite sono specifiche per la ricetta dematerializzata e non introducono alcuna modifica all attuale processo di gestione delle ricette rosse cartacee (modulo RUR). Restano tuttavia valide anche per le ricette dematerializzate tutte le disposizioni convenzionali previste dal DPR 371/1998. Si invitano le SS.LL. in indirizzo a darne massima diffusione agli operatori interessati. Cordiali saluti. Il Direttore Generale Dott. Walter Bergamaschi

4 Allegato 1 1. Gestione dei promemoria di ricette dematerializzate erogate in modalità telematica Per la gestione di tali promemoria si conferma quanto già indicato nella nota prot. n. H del 05/05/2014, sopra richiamata, qualora non superato o modificato dalla presente nota. 2.Gestione dei promemoria in caso di erogazioni off-line, in assenza di servizi telematici. 2.1 Casistica. La gestione dei promemoria, in caso di erogazioni off-line, ovvero senza la comunicazione ai sistemi centrali SAR e SAC, è ammessa nei seguenti casi: a) farmacia o dispensario non ancora attivati, ovvero con software gestionale non ancora predisposto per la erogazione di ricette dematerializzate; b) presenza di problemi attribuibili a: anomalie del gestionale di farmacia; mancata o rallentata connettività; disservizi SAR-SAC generalizzati; blocchi di sistema programmati; c) motivata non corrispondenza tra erogazione e prescrizione come, a titolo indicativo e non esaustivo, nell applicazione della casistica di cui all Art.6, commi 2 e 3, del DPR 371/98 (sostituzione di farmaci urgenti o irreperibili) o nella dispensazione di ricette contenenti farmaci con AIC non corrispondenti alle confezioni in commercio (prescrizioni di farmaci con indicazione dei codici dei corrispondenti farmaci del mercato parallelo, modifica codici AIC dello stesso farmaco, etc.). Nei casi a) e b) la farmacia è costretta ad erogare senza poter visionare i dati presenti sul SAR/SAC e, pertanto, solo sulla base dei dati presenti sul promemoria. Ciò comporta, eccezionalmente, che i dati della prescrizione e dell erogazione validi a tutti gli effetti (quantità e qualità del farmaco prescritto/erogato, prezzo, esenzione, quote a carico, etc.) siano quelli presenti sul promemoria. Nel caso c), pur potendo visionare i dati nel SAR/SAC, il farmacista non può chiudere la ricetta con l invio dei dati dei farmaci consegnati al SAR/SAC, in quanto sarebbero rifiutati, pertanto, anche per queste transazioni i dati validi a tutti gli effetti saranno quelli dell erogato eseguito dalla farmacia, corrispondenti alle fustelle applicate al promemoria e non trasmessi al SAR/SAC. 2.2 Procedure. Tutti i promemoria cartacei, erogati senza avere visionato i relativi dati sul

5 SAR/SAC, sono validi se riportano i seguenti dati ritenuti essenziali: NRE, Codice fiscale, numero di autenticazione rilasciato dal SAC. Nel caso indicato al punto a), la farmacia, anche per conto del proprio dispensario, solo alla prima spedizione di un promemoria, dovrà comunicare all ASL di competenza territoriale, tramite fax o , che manca di connessione SISS o che il rispettivo gestionale non è ancora predisposto per la dispensazione in modalità dematerializzata. Nel caso b) occorre distinguere due diverse ipotesi: b.1) il problema si risolve durante la giornata: la farmacia, al ripristino del sistema, potrà prendere in carico la ricetta dematerializzata e chiuderla con i dati dell erogato, fatta esclusione per i casi in cui all apertura della ricetta si riscontrino difformità tra i dati elettronici e quelli presenti sul promemoria, da gestire come per il successivo punto b.2) dopo aver bloccato la ricetta; b.2) il problema non si risolve in giornata, ovvero si risolve in giornata ma all apertura della ricetta i dati nel SAC/SAR non corrispondono ai dati del promemoria: ad evitare l asincronia della trasmissione dei dati nel primo caso e la corretta rendicontazione nel secondo, la farmacia, appena possibile, prenderà in carico la ricetta ma non la chiuderà in modalità elettronica, ossia, non trasmetterà al SAR/SAC i dati dell erogato. 2.3 Rendicontazione e gestione dei promemoria. Nei casi a), b.2) e c) i promemoria saranno sempre gestiti e tariffati come ricette rosse, per cui, esclusivamente per questi casi, la farmacia deve: tariffare i promemoria con le medesime modalità in uso per le ricette redatte su modulo RUR (ricette rosse); rilevare in sede di tariffazione anche il codice NRE e il codice di targatura del farmaco (oltre ovviamente al codice fiscale e agli altri dati necessari per la tariffazione); timbrare, datare e numerare i promemoria, con numerazione progressiva rispetto alle ricette rosse RUR; tale formalismo è obbligatorio esclusivamente per i casi di cui ai punti a) b2) e c) e assolutamente facoltativo, a totale discrezione della farmacia, in tutti gli altri casi; raccogliere i promemoria in mazzette da cento separate all interno del sacco delle ricette consegnate alla ASL; conteggiare i dati economici in DCR, valorizzandoli come ricette cartacee, e riportarli nel flusso FUR insieme agli altri dati richiesti. Si precisa che, conseguentemente, saranno consegnate all ASL, separatamente dalle altre ricette e in mazzette tra loro distinte, due tipologie di promemoria: senza obbligo di particolari formalismi, quelli erogati on-line e quelli di cui al precedente punto b.1); con timbro data e numerazione (progressiva rispetto alle Ricette Cartacee), i promemoria erogati off-line e tariffati in modalità cartacea di ai punti a), b2) e c).

6 Per tutti i promemoria, comunque gestiti, vige l obbligo dell apposizione delle fustelle dei farmaci erogati. 3. Rilascio dei promemoria I promemoria vengono stampati e consegnati direttamente all assistito da parte del medico. I promemoria sono inoltre pubblicati sul FSE dell assistito dando quindi la possibilità al cittadino stesso di stamparli. Non è ammessa ogni diversa modalità di rilascio del promemoria. Eventuali promemoria stampati in modo difforme dal modello regionale, ma sui quali siano comunque presenti tutti gli elementi necessari per l erogazione in modalità telematica, ossia NRE, Codice fiscale e numero di autenticazione rilasciato dal SAC, sono ritenuti validi ed erogabili; ciò vale anche per le eventuali erogazioni off line. Al fine di una corretta gestione degli stessi, i prescrittori sono invitati a: A. non effettuare stampe fronte/retro; B. non rilasciare promemoria con codici a barre non rilevabili otticamente per anomalie di stampa (eccesso o carenza di toner) o per dimensioni; C. non utilizzare carta con stampe sul retro; D. non utilizzare carta colorata. Eventuali promemoria non conformi generati dai medici e spediti dalle farmacie verranno visionati dalle ASL di competenza che valuteranno le eventuali azioni da intraprendere nei loro confronti. 4. Difformità tra prescrizione ed erogazione. Nel ribadire che il dato valido a tutti gli effetti è quello presente sul sistema SAR/SAC, fatte salve le eccezioni sopra riportate, si evidenziano a titolo esemplificativo e non esaustivo alcune criticità che possono presentarsi in caso di erogazione off-line, cui comunque non conseguono addebiti, sanzioni o oneri a carico della farmacia. 4.1 Ricette con NRE annullato dal medico. Qualora il farmacista riceva un promemoria relativo a una ricetta che risulta nel frattempo essere stata annullata dal medico, non potrà erogarla e riceverà errore dal sistema. Il farmacista inviterà il cittadino a recarsi nuovamente dal medico. In caso di erogazione off-line la ricetta sarà erogata sulla base del promemoria rientrando nelle casistiche illustrate al punto Promemoria con correzioni a penna. Non hanno alcun valore le correzioni apposte sul promemoria dal medico, anche se controfirmate con firma autografa; ciò vale anche per i casi di erogazione off-line. Pertanto, ferma restando la validità dei dati originali del promemoria, la farmacia erogherà il farmaco non tenendo conto di rettifiche, annullamenti o integrazioni riportate manualmente sul promemoria dal medico. 4.3 Medesimo promemoria stampato due o più volte. Sono promemoria di una stessa prescrizione che, per eventuale anomalia di stampa,

7 vengono erroneamente rilasciati in più copie, con medesimo NRE, e quindi erogabili in modalità dematerializzata solo una volta. Ovviamente l erogazione in modalità off-line supera il filtro del SAC/SAR e pertanto potrebbe consentire alla farmacie di erogare inavvertitamente più di una volta lo stesso promemoria ovvero un promemoria già erogato da altra farmacia. 4.4 Promemoria cui non corrisponde alcun dato elettronico nel SAC/SAR. La farmacia non può erogare un promemoria i cui dati elettronici non sono presenti nel SAR/SAC. Anche in questo caso l erogazione in modalità off-line non evidenzia l anomalia; unico adempimento richiesto alla farmacia che eroga in modalità off-line è comunque quello di verificare sul promemoria la presenza dei seguenti dati: NRE, Codice fiscale, numero di autenticazione rilasciato dal SAC. 4.5 Promemoria senza alcuni formalismi (es. senza Nota AIFA). Il SAC/SAR certifica e autentica la prescrizione sotto ogni aspetto formale. Pertanto erogazioni on-line e off-line non terranno conto di eventuali carenze sul sistema e/o sul promemoria di dati che competono al prescrittore, come ad esempio della nota AIFA, poiché tali carenze sono da ricondurre ad anomalie di sistema e non ad errori nella prescrizione. 4.6 Farmaci in DPC Per i farmaci appartenenti al PHT, è previsto un blocco in fase di prescrizione; tuttavia, se per qualsiasi motivo dovesse pervenire in farmacia un promemoria contenente farmaci della DPC, la farmacia è comunque autorizzata a erogare il farmaco in modalità convenzionata con il SSN. 5. Norma di salvaguardia Il sistema è stato implementato per l applicazione della norma di salvaguardia, la cui applicazione è demandata ad apposita funzione del gestionale. 6. Diritto di chiamata Analogamente a quanto previsto per la ricetta RUR anche nella gestione della ricetta dematerializzata è prevista la possibilità di inserire il diritto di chiamata nel campo galdirchiamaltro. La gestione di questo campo è demandata al gestionale di farmacia. 7. Precisazioni 7.1 Poiché l art. 4, comma 4, del DPR 371/98 sancisce che le ricette che pervengano con ritardo superiore ad un anno dalla data di spedizione non sono ammesse al pagamento, medesima disposizione vige anche per le ricette dematerializzate. Pertanto, mentre devono essere consegnati all ASL i promemoria, i cui dati vengano rendicontati in DCR e importati nel FUR, è corretto che non vengano consegnati all ASL i promemoria erogati, ma non conteggiati in DCR e, conseguentemente, non importati nel FUR; si verificherà cosi un atteso disallineamento tra i dati di erogazione presenti nel SAR/SAC e quelli del FUR e della DCR, nonché tra gli elenchi degli NRE dei promemoria presi in carico ed

8 erogati da ogni singola farmacia e quelli degli NRE relativi ai promemoria cartacei effettivamente consegnati all ASL. 7.2 E opportuno ricordare che la ricetta dematerializzata, fino alla pubblicazione di specifico decreto che estenderà l erogabilità a tutto il territorio nazionale, continua per ora ad avere un limite di validità regionale. 7.3 Ai fini dell erogazione delle prescrizioni farmaceutiche in modalità dematerializzata, è previsto che anche i dispensari farmaceutici siano dotati di PDL SISS e relativa connessione. I titolari interessati dovranno pertanto fornirsi di un ulteriore Carta Operatore, presso i competenti uffici ASL. 7.4 E stato implementato un servizio che permette di prolungare la durata del collegamento dell operatore con il SISS, oltre le attuali otto ore; sull argomento sarà emanata apposita informativa tecnica. 7.5 Sono in atto ulteriori implementazioni informatiche, conseguenti necessarie integrazioni tra SISS e gestionali e interventi di assestamento della rete telematica, il tutto al fine di ottimizzare le prestazioni del sistema. 8. Report a supporto dei controlli A supporto della fase di controllo contabile delle ricette, saranno messi a disposizione delle Asl e delle Farmacie dei report specifici in riferimento alle seguenti casistiche, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo: - promemoria in caso di erogazioni off-line; - promemoria con fustelle mancanti; - ai sensi e per gli effetti delle disposizioni richiamate al precedente punto 7.1, promemoria i cui dati di erogazione sono stati conteggiati in DCR e inseriti nel FUR e non materialmente ritrovati nei sacchi consegnati. Tale reportistica sarà messa a disposizione per le ASL sul sistema FarmaVision a partire da marzo p.v. contabile, con la possibilità di recuperare i dati di gennaio contabile a partire da aprile contabile. Si prevede inoltre che i corrispondenti report siano invece inviati alle farmacie private e pubbliche attraverso le OO.SS. delle stesse: la data di avvio sarà definita successivamente a seguito di analisi tecnica. Detti promemoria saranno a disposizione delle ASL per opportune verifiche e controlli. In riferimento al caso di promemoria gestiti come ricette cartacee, ovvero in assenza di servizi telematici, sarà in ogni caso compito delle CFA porre particolare attenzione alle motivazioni inerenti una reiterazione della rendicontazione cartacea dei promemoria di ricetta dematerializzata.

9 Firma autografa sostituita con indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile ai sensi del D.Lgs. 39/93 art. 3 c. 2.