GESTIONE VIRTUALE DELLO STUDIO LEGALE. Intervento dell Avv. Gerardina Abbondandolo. La telematizzazione del processo civile, tra i suoi mille limiti e

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1 GESTIONE VIRTUALE DELLO STUDIO LEGALE Intervento dell Avv. Gerardina Abbondandolo La telematizzazione del processo civile, tra i suoi mille limiti e difficoltà, raccoglie però l occasione di modificare realmente gli equilibri di gestione del proprio studio legale, guadagnandone in qualità, efficienza e disponibilità delle proprie risorse professionali nonché in tempo da dedicare alla propria vita, tema caro alla linea guida di questi incontri. L ingresso a pieno regime del processo telematico nella nostra vita professionale determina che la pressoché totalità dei documenti affoliati, degli atti redatti da noi avvocati (intesi come noi stessi ed i colleghi di controparte nel singolo processo) e parimenti i provvedimenti del magistrato e dei CTU sono tutti disponibili su piattaforma in formato digitale. Tali documenti acquisiti dal fascicolo elettronico sono poi disponibili sui nostri PC; se agli stessi, in via anticipata (tanto primo poi ciò che dovrà essere prodotto al processo dovrà essere comunque scannerizzato ), uniamo, tramite scannerizzazione, la documentazione affoliata ai nostri fascicoli di studio (appunti di giurisprudenza e documentazione a prodursi nelle successive scadenze processuali) otterremo l interezza della documentazione di causa in formato digitale salvata nel nostro PC.

2 Tanto comporta, con un minimo di ordine, alcuni vantaggi immediati: Non si perderà; Non sarà materialmente necessario apprendere il fascicolo per ogni telefonata od ogni minimo adempimento; Da tale condizione, approntando piccoli investimenti informatici sarà possibile massimizzare e moltiplicare i benefici. * Server e Reti informatiche Tutti sappiamo cos è una rete informatica ed un computer server: una rete informatica è il sistema che collega vari computer tra loro, un server è macchina dedicata ad immagazzinare dati per metterli a disposizione tra i vari computer partecipanti alla medesima rete, garantendo altresì agli stessi l accesso alle varie periferiche (stampanti, fax, firme digitali.) Ipotizzata una rete informatica ed il suo server, se le cartelle contenenti l interezza della documentazione di una causa sopra individuata, vengono posti nello spazio di una comune gestione di un server, tutti i computer della rete aziendale potranno accedere ai predetti dati con maggior beneficio per la sinergia e l efficienza del

3 nostro lavoro e di quello di tutti collaboratori dello studio. In termini di sicurezza, se tutti i dati sensibili vengono collocati nel server, basterà proteggere quest ultimo, anziché ogni singolo computer, dalle intrusioni e basterà avere cura di salvare automaticamente tramite un banale software di backup, i dati del predetto server per mettersi al riparo da qualsivoglia malfunzionamento che comporti la perdita degli stessi. Piccoli accorgimenti per sicurezza, efficienza e qualità della vita interna di uno studio legale. ** Cloud computing Il passaggio da una rete interna al computer clouding è un attimo e consiste, con le dovute accortezze, nel trasferire con qualche accorgimento, ciò che abbiamo detto a proposito delle reti interne alla Rete Internet. Come il nostro server interno è uno spazio di archiviazione, così la rete internet ha i suoi spazi, fisicamente situati chissà dove, per immagazzinare i dati di tutti i siti che visitiamo. E possibile acquistare, a costi bassi ed in alcuni casi anche gratuitamente nella misura di qualche giga, uno spazio virtuale al fine di potervi

4 immagazzinare dati ed accedervi per utilizzarli in maniera esclusiva, tramite un banale sistema di autenticazione (login e password). Acquisito pertanto uno spazio internet potremo richiedere al nostro server di generare, sempre in via automatica, una copia di tutti i dati che riteniamo su questo spazio internet, di modo da aver a disposizione la documentazione integrale di tutti i fascicoli di studio sempre aggiornata- su qualsiasi terminale (computer o tablet), connesso ad internet in qualsiasi parte del mondo e da lì lavorare o risolvere qualsivoglia emergenza o contingenza. Questa la base, già di per sé positiva e vantaggiosa, per addivenire al cloud computing. In informatica con il termine inglese cloud computing (nuvola informatica) si indica la regola preconfigurata di erogazione automatica attraverso Internet di dati archiviati, ad un insieme elastico di terminali preordinato. In altre parole, immagazzinato un insieme individuato di dati, essi saranno tramite internet sempre disponibili ed interscambiati tra l insieme elastico di computer, tablet o cellulari, che aderiscono al gruppo. Tanto determina che ogni modificazione od integrazione di tali dati operata da qualsiasi terminale aderente all insieme, sarà disponibile automaticamente su tutti gli altri terminali e su tutti

5 quelli che vi saranno aggiunti; per questo il termine nuvola risulta particolarmente indovinato. La gestione in cloud di uno studio legale, comporta per i suoi componenti, di avere a disposizione in qualsiasi momento (basta una connessione internet) tutto lo studio, inteso come l insieme dei dati, delle risorse tecniche e dell apporto reso dai suoi componenti in tempo pressoché reale. Tale gestione dello studio legale comporta palesi vantaggi sia sotto il profilo dell efficienza, sia sotto quello dell ordine sia in relazione alla qualità della vita, ma comporta problematiche rispetto alle quali è necessario adottare alcune accortezze in particolare quanto alla sicurezza delle password ed alla disponibilità dei dati in capo ad un utente terzo. Quanto alla password, si possono dire mille cose, riassumibili in poche semplici regole: 1) Non usate password banali (la vostra data di nascita, il nome di vostro figlio et similia), onde evitare che le stesse possono essere intuibili,guardando il vostro profilo facebook o ritrovando il vostro cellulare smarrito.

6 2) Inserite nelle vostre password più ordini simbolici: lettere, numeri, segni di interpunzione e via di seguito. I software che cercano di superare le vostre password proveranno alla velocità di un computer tutti i possibili incroci di simboli, per cui più sarà lunga la vostra password e più il numero di gruppi simbolici che inserirete più sarà difficile, lungo e pressoché impossibile per questo tipo di software violarle. 3) Non adoperate la memorizzazione automatica delle vostre password offerta dai vari broswer. Esiste un punto preciso del vostro computer in cui tali dati vengono salvati ed esistono numerosissimi virus, nell accezione più ampia, che hanno come scopo rubare e trasferire questi dati. Per tanto è opportuno conservare le vostre password su un agenda o dove volete, purché non sia connesso ad internet. Il gestore dello spazio virtuale grazie al quale è possibile il cloud è materialmente nella disponibilità dei vostri dati; molto teoricamente non li può leggere, perché la vostra password, altrettanto teoricamente, gli è sconosciuta, ma resta il fatto che tali dati sono conservati in un server che è nella sua materiale disponibilità. Tanto determina un problema di natura formale col cliente quanto alla gestione dei suoi dati; quest ultimo al tempo della sottoscrizione

7 del mandato dovrà, quindi, ricevere apposita comunicazione della gestione in cloud dei dati nonché del gestore adoperato. Quanto a noi, dovremo scegliere con accuratezza un gestore che abbia quanto meno una rappresentanza generale per l Italia e che sia adeguatamente assicurata per eventuali responsabilità. Infine dovremo sempre tenere a mente che il cloud computing non è il nostro sistema per conservare dati, ma è un sistema per tenere sempre aggiornati tutti i nostri terminali di studio; i nostri dati saranno certo lì salvati, ma solo per essere pronti all uso nei vari terminali, la vera scatola che contiene i nostri dati dovrà essere sempre il server aziendale che, al sicuro nella nostra rete interna ed oggetto di puntuale backup, rifletterà al gestore dello spazio virtuale i dati per il cloud computing. Avv. Gerardina Abbondandolo

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