Tenuta della contabilità

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1 Cosa è la contabilità? È lo strumento con cui si rilevano i fatti della gestione (economico-finanziari e sociali) Cosa è il bilancio? È un documento in cui, periodicamente, detti fatti e informazioni vengono riassunti. Quali caratteristiche hanno la contabilità e il bilancio? Sono strumenti fondamentali per il governo delle aziende di ogni dimensione quindi anche di quelle non profit La contabilità e il bilancio devono tendere ad evidenziare da una parte l esistenza dell equilibrio economico-finanziario e dall altra, il collegamento tra fini istituzionali, attività svolte e risultati di utilità sociale Hanno una funzione esterna, che consente di comunicare verso l esterno la situazione di chi è e cosa fa l ente; consentono di far conoscere a terzi (c.d. stakeholder) gli associati, i volontari, i promotori, donatori, sostenitori, fornitori, utenti, enti pubblici e cittadini in genere, pubbliche amministrazioni in particolare quella fiscale. Hanno anche una funzione interna che è quella di fungere da supporto ai processi decisionali; consentono di fare conoscere agli amministratori (presidente e altri membri direttivi) i risultati conseguiti e confrontarli con quelli preventivati; ma anche fargli conoscere la situazione patrimoniale in essere ovvero l attività, la liquidità, i beni di proprietà, i crediti vantati e i debiti da onorare, ecc. Quali sono le funzioni del rendiconto (bilancio)? Le funzioni del rendiconto sono quelle di: - rappresentare la situazione finanziaria ed economicopatrimoniale dell associazione; 1

2 - fornire informazioni, anche complementari, ai destinatari del bilancio stesso; - consentire un analisi interna ed esterna sul grado di efficacia ed efficienza dell attività svolta. Una Odv ha l obbligo di redigere il bilancio (rendiconto) annuale? La legge n. 266/91 prevede l'obbligo di: - prevedere, in statuto, "l'obbligo di formazione del bilancio, dal quale devono risultare i beni, i contributi o i lasciti ricevuti, nonché le modalità d'approvazione dello stesso da parte dell'assemblea degli aderenti" (art. 3 c. 3 legge n. 266/91). - l'obbligo di "conservazione della documentazione relativa alle entrate di cui all'articolo 5, comma 1, con l'indicazione nominativa dei soggetti eroganti" (art. 6 c. 7 legge n. 266/91). Non esiste un obbligo specifico di tenuta della contabilità, ma è bene che questa sia tenuta secondo le necessità dell'associazione (trasparenza nei confronti dei soci e dei terzi, responsabilità del tesoriere, controllo di cassa e di banca) e secondo quanto disposto dallo statuto. Quali risorse economiche vanno indicate nel rendiconto di una Odv? Per quanto riguarda il rendiconto vanno obbligatoriamente indicate le risorse economico-finanziarie costituite prevalentemente da: - quote e contributi degli associati, - eredità, donazioni e legati - erogazioni liberali degli associati e dei terzi, - contributi dello Stato e di altri enti pubblici, anche in regime di convenzione ed accreditamento - attività commerciali marginali 2

3 - altre entrate e proventi compatibili con le finalità sociali del volontariato. Una Aps ha l obbligo di redigere il rendiconto annuale? La legge prevede l obbligo di redazione di rendiconti economico-finanziari, nonché le modalità di approvazione da parte degli organi statutari. L approvazione del bilancio non dovrebbe essere solo l espletamento di un adempimento per ottemperare a disposizioni di legge e statutarie ma essere il punto cruciale in cui l associazione rendiconta la propria attività non solo in termini finanziari ed economici ma anche e soprattutto in termini sociali, ossia valutando l impatto della propria attività sul contesto sociale e territoriale in cui agisce. Per questo motivo è sempre opportuno corredare i documenti contabili (Rendiconto finanziario, stato patrimoniale, conto economico ecc.) di una specifica relazione sociale che rendiconta le attività associative nei termini suddetti. Un associazione di promozione sociale cosa deve indicare nel rendiconto? Le A.P.S. devono redigere un rendiconto economicofinanziario. In esso vanno obbligatoriamente indicate tra l altro le risorse economico-finanziarie costituite prevalentemente da: - quote e contributi degli associati, - eredità, donazioni e legati, - erogazioni liberali degli associati e dei terzi, - contributi dello Stato e di altri enti pubblici, anche in regime di convenzione ed accreditamento, - altre entrate e proventi compatibili con le finalità sociali dell associazionismo di promozione sociale. 3

4 Come deve essere conservato il rendiconto? Il rendiconto non deve essere pubblicato ne' depositato presso alcun ente od ufficio pubblico; deve però essere conservato presso la sede dell'associazione (o presso il legale rappresentante) per: a. essere liberamente consultato dai soci; b. inoltrato alle autorità competenti, che dovessero farne richiesta a scopo di controllo c. eventualmente inoltrarlo a enti pubblici e privati che contribuiscono al finanziamento dell'associazione Per quanto tempo va conservata il rendiconto economico e la contabilità? I termini di conservazione sono di 10 anni ai fini civilistici e di 5 anni ai fini fiscali, salva l'insorgenza di accertamenti e di relativo contenzioso. Cosa stabilisce la legge per l approvazione del rendiconto? In genere i rendiconti devono essere approvati entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, anche se comunque bisogna far riferimento a quanto stabilito dallo statuto sociale. La contabilità ordinaria su cosa si basa? Ogni contabilità ordinata si basa su tre presupposti: - presenza dei documenti giustificativi delle spese - gestione finanziaria operata prevalentemente tramite cassa o c/c bancario/postale (per il controllo dei movimenti finanziari) - attribuzione della sua tenuta ad un responsabile (generalmente il tesoriere). Il rendiconto annuale, le scritture contabili e la relativa documentazione vanno conservati fino allo scadere dei 4

5 termini d'accertamento previsti dalle norme fiscali, indipendentemente dall'esercizio o meno di attività commerciali. Quale tipologia di contabilità adottare? Esistono due tipi di contabilità: la contabilità istituzionale e la contabilità commerciale Che cosa è la contabilità istituzionale? È la contabilità legata alle attività generali dell ente. Nel caso di svolgimento esclusivo di attività istituzionali (ovvero attività per le quali non si ha la partita IVA), non ci sono obblighi particolari di tenuta della contabilità. In caso di svolgimento della sola attività istituzionali è necessario redigere il bilancio? Sì, è obbligatorio redigerlo perché l amministrazione finanziaria potrebbe avere l intenzione di conoscere. Anche se, in caso di svolgimento della sola attività istituzionali non ci sono particolari obblighi di tenuta della contabilità, per la redazione del Rendiconto/Bilancio consuntivo è necessario rilevare (tenete traccia) dei movimenti contabili al fine di poterne sintetizzare i risultati. La tenuta della contabilità, seppur in assenza di obblighi particolari, può essere tenuta secondo due criteri: - criterio di cassa (chiamato anche criterio finanziario della partita semplice) - criterio della competenza economica (chiamato anche metodo della partita doppia) Che cosa è la contabilità commerciale? È la contabilità che devono obbligatoriamente tenere tutti gli enti non profit che accanto alla cosiddetta attività istituzionale svolgono anche attività commerciale; ovvero quando svolgono una attività commerciale con carattere di 5

6 abitualità, professionalità e sistematicità (Ris.126/E del ) È la contabilità legata alle eventuali attività commerciali eventualmente poste in essere. In questo caso c è sempre l obbligo di tenuta dei registri ai fini fiscali perché lo impone l amministrazione finanziaria. Per l attività commerciale esercitata abitualmente gli enti non commerciali hanno l obbligo di tenere la contabilità separata (TUIR art.144); questo non significa che vanno istituiti libri giornali e piani di conti separati ma pè sufficiente che nell unico impianto vengano dettagliate e distinte le voci e le movimentazioni afferenti le due sfere. La tenuta di un unico impianto contabile e di unico piano die conti, strutturato in modo da pote individuare in ogni momento le voci destinate all attività istituzionale e quelle destinate all attività commerciale (R.M. 86/E del ) La scelta del sistema contabile è legata a disposizioni di legge? La scelta del sistema di rilevazione contabile dipende anche dalle dimensioni dell'associazione: in presenza di un numero limitato di movimenti finanziari, potrà risultare opportuna, per semplicità, la registrazione delle operazioni in corso d'anno su un registro di prima nota mediante il criterio di CASSA, cioè nel momento in cui si manifesta l'effettivo movimento di denaro. Se la complessità dell'attività associativa lo richiede si potrà altresì utilizzare il criterio della COMPETENZA, analogamente ai bilanci delle imprese commerciali, con rilevazione delle operazioni, nel momento in cui esse sorgono, su un libro giornale applicando la tecnica della registrazione in partita doppia. La scelta del sistema contabile non è determinata da nessuna normativa ma deriva da considerazioni, in particolare da 6

7 quanto previsto dallo Statuto, dalle dimensioni dell Associazione e dalle valutazioni di opportunità Quale libro contabile è consigliabile scegliere? La scelta del sistema di rilevazione contabile dipende anche dalle dimensioni dell associazione: qualora i movimenti finanziari si manifestino in numero limitato nel tempo, potrà risultare opportuno, per semplicità, la registrazione delle operazioni in corso d anno su un registro di prima nota mediante il criterio di cassa, cioè nel momento in cui vi è l effettivo movimento di denaro. Se la complessità dell attività associativa lo richiede (ed in presenza di un amministratore esperto in materia contabile) si potrà utilizzare il criterio di competenza, come avviene per i bilanci aziendali, con rilevazione delle operazioni, nel momento in cui esse sorgono, su un libro giornale con il metodo della partita doppia. Quali sono le differenze tra redarre un bilancio attraverso il principio di cassa piuttosto che utilizzare il principio di competenza? Attraverso il principio di cassa sono rilevati solo i costi e ricavi che hanno avuto effettivamente luogo entro la data di chiusura dell esercizio sociale di riferimento. Tale principio, adeguato alle realtà associative di modeste dimensioni e complessità, dà luogo ad un rendiconto composto dal solo prospetto del conto economico, integrato dall indicazione dei saldi di cassa e banca/posta al giorno di chiusura dell esercizio. Attraverso invece il principio di competenza, i costi ed i ricavi devono invece essere contabilizzati nell esercizio cui si riferiscono, indipendentemente dal momento in cui avvengono i relativi incassi o pagamenti. Tale principio dà luogo ad un rendiconto composto da conto economico e stato patrimoniale. 7

8 Quale contabilità è consigliabile utilizzare: criterio di cassa (partita semplice) o criterio di competenza (partita doppia)? Agenzia delle onlus consiglia partita doppia; chi si riesce ad organizzare in questo senso è meglio perché quelle che oggi sono indicazioni domani potrebbero divenire normativa Caratteristiche del criterio di cassa/partita semplice Non permette di evidenziare le posizioni creditorie e debitorie dell associazione Non permette di evidenziare il valore dei beni ad utilità pluriennale Il risultato del rendiconto è un risultato finanziario (5 voci: risorse finanziarie di inizio periodo 01/01/xx; entrate dell esercizio; uscite dell esercizio; avanzo/disavanzo finanziario ovvero b-c; risorse finanziarie di fine periodo ovvero al 31/12/xx) È facilmente utilizzabile anche da personale non esperto di contabilità È consigliato ad organizzazioni di dimensioni medio/piccole Secondo l agenzia delle onlus si possono considerare organizzazioni medio/piccole quelle che hanno le entrate al di sotto di euro Caratteristiche del criterio della competenza economica/partita doppia Permette di evidenziare le posizioni creditorie e debitorie dell associazione Permette di evidenziare il valore dei beni ad utilità pluriennale Permette di evidenziare il valore del Patrimonio netto associativo Necessita di particolari software gestionali 8

9 È utilizzabile solo da personale esperto di contabilità È consigliato ad organizzazioni di dimensioni medio/grandi Le movimentazioni contabili vengono rilevate al momento del sorgere del ricavo o del costo indipendentemente dalla manifestazione monetaria (ad esempio: ci arrivano delle fatture da pagare per costi di cancelleria o di acquisto di un pc, le fatture anche se non le paghiamo subito ma anche se non pagata la fattura va inserita nel bilancio). il bilancio che emerge ci indica - lo stato patrimoniale - il rendiconto gestionale (è un risultato economico) - un documento descrittivo (chiamato nota integrativa) Per la redazione del bilancio esiste un modello? Si segnala che sia la Commissione Aziende Non Profit del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti sia l'agenzia per le Onlus hanno prodotto delle linee guida e degli schemi per fornire suggerimenti alla redazione del bilancio degli enti no-profit. Cosa sono le linee guida dell agenzia delle onlus? Sono linee guida generali per la redazione del bilancio di esercizio degli enti non profit. Chi sono gli enti no profit per l agenzia delle onlus? Per enti non profit si indicano quei soggetti che svolgono, con diversa forma giuridica, attività caratterizzate da rilevanza ideale e sociale, senza finalità di lucro. Generalmente si caratterizzano per le seguenti caratteristiche gestionali - divieto di distribuire, anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione nonché fondi, riserve o capitale durante la vita dell ente 9

10 - presenza di proventi di significativo ammontare generati da finanziatori che non si attendono di ricevere compensazioni (rimborsi o benefici) proporzionati al valore delle risorse erogate - devoluzione del patrimonio dell ente, in caso di suo scioglimento, ad altro ente con finalità analoghe o a fini di pubblica utilità - assenza di interessi proprietari che possano essere ceduti, riscattati o che comportino il diritto ad una distribuzione delle risorse liberate in sede di eventuale liquidazione dell istituto. Quali sono i documenti di bilancio previsti nelle linee guida dell agenzia delle onlus? Sono quattro i documenti che costituiscono il bilancio di esercizio nel suo complesso: - stato patrimoniale - rendiconto gestionale - nota integrativa - relazione di missione Lo schema dello Stato Patrimoniale può essere utilizzato dagli enti non profit solo per le voci che interessano; le voci possono essere modificate, raggruppate o aggiunte ulteriori voci se necessari, dandone rilievo nella Nota Integrativa. In ogni caso occorre conservare le macroclassi Agenzia per onlus propone anche il seguente schema sintetico di stato patrimoniale per macroclassi Quali sono le voci (le attività) da inserire nel rendiconto gestionale secondo le linee guida dell agenzia delle onlus? Il rendiconto gestionale (proventi/ricavi e costi/oneri) informa sulle modalità con le quali le risorse sono state acquisite e impiegate nel periodo, con riferimento ai 10

11 segmenti di attività omogenei che possono essere rappresentati come segue: - attività tipica o di istituto. Si tratta dell attività istituzionale svolta dall ente non profit seguendo le indicazioni previste dallo statuto - attività promozionale e di raccolta fondi. Si tratta di attività svolte dall ente nel tentativo di ottenere contributi ed elargizioni in grado di garantire la disponibilità di risorse finanziarie per realizzare attività funzionali e strumentali al perseguimento dei fini istituzionali - attività accessoria. Si tratta di attività diversa da quella istituzionale ma complementare alla stessa in quanto in grado di garantire all ente non profit risorse utili a perseguire le finalità istituzionali espresse dallo statuto; - attività di gestione finanziaria e patrimoniale - attività di supporto generale. Si tratta di attività di direzione e di conduzione dell ente non profit che garantisce il permanere delle condizioni organizzative di base che ne assicura la continuità Quali caratteristiche ha lo schema di Rendiconto Gestionale proposto dall Agenzia delle Onlus? - rappresentazione dei valori a sezioni contrapposte che da un lato consente una immediata visualizzazione dei componenti positivi e negativi, e dall altra però vi è l impossibilità di evidenziare i risultati intermedi che potranno comunque essere indicati nella nota integrativa oppure in appositi prospetti allegati - classificazione dei proventi in base alla loro origine (ad esempio da contributi su progetti, da contratti con enti pubblici, da raccolta fondi, ecc.) 11

12 - classificazione degli oneri ripartiti per aree di attività. Ad esempio il costo dle personale non è indicato nel vaore complessivo ma viene ripartito in relazione alle aree di attività (attività tipiche, attività accessorie, supporto generale) Su quali risorse economiche possono contare le Organizzazioni di Volontariato? Per il funzionamento e lo svolgimento delle attività, le Odv possono contare sulle seguenti risorse economiche (art.5, Legge 266/1991) - contributi dagli aderenti - contributi di privati - contributi dello Stato, di enti o di istituzioni pubbliche finalizzati esclusivamente al sostegno di attività o progetti specifici e documentati - donazioni e lasciti testamentari - rimborsi derivanti da convenzioni - entrate derivanti da attività da attività commerciali produttive che la legge definisce marginali Vengono tassate le entrate previste dall art. 5 della l. 266 del 1991? No, non occorre fare la dichiarazione dei redditi, né avere la partita Iva perché non è attività commerciale ma istituzionale. Quali sono le entrate che per espressa previsione di legge non sono tassabili? - I fondi a seguito di raccolte pubbliche effettuate occasionalmente anche mediante offerte di beni di modico valore o di servizi in concomitanza di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione. 12

13 - I contributi corrisposti da amministrazioni pubbliche per lo svolgimento convenzionato o in regime di accreditamento di attività e di finalità sociali esercitate in conformità alle finalità istituzionali degli enti stessi. Quindi se c è un ente pubblico che finanzia un attività di un associazione, è consigliabile stipulare una convenzione con l ente pubblico perché anche se sono contributi corrispettivi e gli obiettivi dei due enti coincidono, ai fini delle imposte dirette, l associazione non viene tassata. Cosa si intende per contributo corrispettivo? Che si viene pagati per quella precisa attività e/o servizio svolto. Quali sono i redditi di un ente non commerciale? Ci sono diverse tipologie di reddito: il reddito d impresa (quindi commerciale), il reddito fondiario ( degli immobili), il reddito di capitale ( tra cui anche interessi attivi sui c/c che comunque sono già tassati alla fonte con le ritenute) o i redditi diversi ( attività commerciali occasionali). Un ente non commerciale è tenuto a fare la dichiarazione dei redditi? Di solito un ente non commerciale non ha alcuno di questi redditi da tassare quindi non è tenuto a fare la dichiarazione dei redditi. Nel caso in cui ci sia uno delle tipologie di reddito previste dalla normativa o reddito d impresa derivante da un attività commerciale di un ente va tassata quella parte. Per es. di imposte dirette su 100,00 euro di fatturato si pagano le tasse per il 3%: lo Stato riconosce 3 quali ricavi e 13

14 97 quali costi e tassa solo 3. Quindi 3 diventa il reddito imponibile e qualora si paghi l Ires che è pari a 27,50% e l Irap si arriva al 32-33%; sul 33% il 3% è 1 euro: su 100 euro di fatturato si paga 1 euro di Ires e di Irap ( Nel caso di opzione per il regime previsto dalla legge n. 398/91). Quali sono i redditi di una APS? E quando va fatta la denuncia dei redditi? Il reddito complessivo di un APS è dato dalla somma delle seguenti singole categorie di reddito: Fondiari (quando sono proprietari di terreni o fabbricati); d impresa (quando svolgono in maniera abituale un attività commerciale per la quale è richiesta anche l apertura di una partita iva); Diversi; Redditi di capitale In presenza anche di una sola di categoria di reddito l Associazione è obbligata a presentare dichiarazione dei redditi Quando un aps svolge dei corsi di formazione per i propri soci iscritti come viene considerata l attività? De-commercializzata ai sensi dell art. 148 c. 3 del Tuir. Come viene registrata la quota del corso di formazione di una aps? Non come contributo ma come quota corso dovuta per il corso di formazione. La cessione di beni e la prestazioni di servizi rese nei confronti dei familiari conviventi degli associati sono equiparate ai fini fiscali a quelle degli associati. 14

15 Come si fa a rendicontare un corso di formazione di una aps? Conviene aprire una partita Iva ed applicare il regime della 398 in modo da tutelarsi. Sono considerati commerciali ai fini Iva e non ai fini Ires i contributi di natura corrispettiva corrisposte da amministrazioni pubbliche per lo svolgimento convenzionato o in regime di accreditamento di attività aventi finalità sociali. Per esempio se svolgo un attività in convenzione con un ente pubblico ai fini delle imposte dirette si è tranquilli, mentre ai fini dell Iva no perché si tratterebbe di un attività da fatturare. 15