EACEA 04/07 "MEDIA 2007 ( ) LINEE GUIDA ALLA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PER OTTENERE UN SOSTEGNO FINANZIARIO

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1 Un programma dell Unione Europea BANDO PER PROPOSTE EACEA 04/07 "MEDIA 2007 ( ) LINEE GUIDA ALLA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PER OTTENERE UN SOSTEGNO FINANZIARIO DISTRIBUZIONE TRANSNAZIONALE DI FILM EUROPEI ED ALLA MESSA IN RETE DI DISTRIBUTORI EUROPEI - SISTEMA DI SOSTEGNO SELETTIVO * - * Il presente bando è soggetto all adozione del programma di lavoro MEDIA 2007 (vedi introduzione a pag. 3) [AVVERTENZA: questo documento è una traduzione a cura di MEDIA Desk Italia ed Antenna MEDIA Torino delle linee guida del Bando per Proposte 04/07, pubblicate in lingua francese e inglese dalla Commissione Europea. In caso di interpretazione controversa, prevarranno sempre le versioni originali sulla traduzione italiana, che ha esclusivamente un valore informativo e di diffusione del Programma MEDIA tra i professionisti italiani].

2 CONTENUTI 1. INTRODUZIONE 3 2. OBIETTIVI OBIETTIVI DEL PROGRAMMA OBIETTIVI DELLO SCHEMA SELETTIVO PRIORITÀ DEL PRESENTE BANDO PER PROPOSTE 4 3. CALENDARIO 5 4. BUDGET DISPONIBILE 5 5. CRITERI DI ELEGGIBILITA' SOCIETÀ ELEGGIBILI PAESI ELEGGIBILI FILM ELEGGIBILI RAGGRUPPAMENTI ELEGGIBILI DOMANDE ELEGGIBILI 9 6. CRITERI DI ESCLUSIONE 9 7. CRITERI DI SELEZIONE CAPACITÀ OPERATIVA CAPACITÀ FINANZIARIA REVISIONE CONTABILE/AUDIT CRITERI DI ASSEGNAZIONE CONDIZIONI FINANZIARIE PROCEDURA DI PAGAMENTO RAPPORTO DI REVISIONE CONTABILE/AUDIT GARANZIA DOPPIO FINANZIAMENTO CATEGORIE DI COSTI ELEGGIBILI CATEGORIE DI COSTI INELEGGIBILI PERSONALITÀ GIURIDICA PROCEDURE DI VALUTAZIONE E ASSEGNAZIONE PUBBLICITÀ PRESENTAZIONE E INVIO DELLE PROPOSTE PUBBLICAZIONE FORMULARI DI CANDIDATURA PROCEDURA DI INVIO REGOLE APPLICABILI CONTATTI 22 ALLEGATI (ANNEXES) 1. PUNTI DI INFORMAZIONE (MEDIA DESKS ED ANTENNE MEDIA) 2. FORMULARI DI CANDIDATURA 2

3 1. INTRODUZIONE Il presente Bando per Proposte e le linee guida allegate (d ora in avanti: Bando per Proposte ) si basano sulla Decisione del Consiglio e del Parlamento Europeo n. 1718/2006/EC del 15/11/2006 relativa alla attuazione di un programma di sostegno al settore audiovisivo europeo (MEDIA 2007). Questo Bando per proposte è in linea con il Programma MEDIA come descritto nella proposta della Commissione Europea vedi documento COM (2004) 470 final 2004/0151 (COD). NB: La proposta della Commissione relativa al Programma MEDIA 2007 non è stata ancora adottata dal Legislatore Europeo. Tuttavia, al fine di garantire la tempestiva attuazione del programma dopo la sua adozione da parte del Legislatore Europeo, che dovrebbe avvenire in tempi brevi, e al fine di permettere ai potenziali beneficiari del sostegno comunitario di preparare le loro domande per la prima scadenza, l Agenzia ha deciso di pubblicare questo Bando per Proposte. Il presente Bando per Proposte non comporta la responsabilità legale dell Agenzia. Può essere cancellato e altri tipi di bandi per proposte potrebbero essere lanciati con le appropriate scadenze. Più in generale, l attuazione nel 2007 del Bando per Proposte è soggetto alla seguente condizione: - l adozione del programma di lavoro relativo al Programma MEDIA 2007 dopo rinvio al comitato del programma. Le misure coperte dalla Decisione includono il sostegno alla distribuzione trans-nazionale di film europei. La Commissione Europea è responsabile per il Programma MEDIA e per la decisione relativa all assegnazione individuale di fondi dell Unione Europea. Tuttavia, l Agenzia Esecutiva - Istruzione, Audiovisivo e Cultura attua il Programma MEDIA per conto e sotto il controllo della Commissione Europea. La sezione responsabile per l attuazione del Bando per Proposte è l unità Programma MEDIA all interno dell Agenzia Esecutiva - Istruzione, Audiovisivo e Cultura (d ora in avanti l Agenzia). 3

4 2. OBIETTIVI 2.1 Obiettivi del programma Gli obiettivi generali del programma sono i seguenti: a) Preservare e valorizzare la diversità culturale e il patrimonio audiovisivo europeo, garantire l'accesso pubblico e favorire lo scambio culturale; b) Incrementare la circolazione delle opere audiovisive europee all'interno e al di fuori dell'unione Europea; c) Rafforzare la competitività del settore audiovisivo europeo nel quadro di un mercato aperto e competitivo. Nel settore della distribuzione, gli obiettivi del programma sono i seguenti: - Rafforzare il settore della distribuzione europea in campo cinematografico incoraggiando i distributori a investire nella produzione, acquisizione, marketing e promozione di film cinematografici europei non nazionali; - Favorire la distribuzione transnazionale di film europei non nazionali attraverso la creazione di incentivi per spingere alla loro distribuzione ed alla loro programmazione nelle sale, incoraggiando, tra l altro, strategie di marketing coordinate; Sarà prestata particolare attenzione allo sviluppo del potenziale dei Paesi o regioni a debole capacità produttiva e/o ad area geografica o linguistica ristretta. 2.2 Obiettivi dello Schema Selettivo Il presente schema di sostegno ha lo scopo di favorire la più ampia distribuzione transnazionale di film europei non-nazionali, incoraggiando in particolar modo i distributori ad investire nella promozione e in un'adeguata distribuzione dei film europei non nazionali. Esso si prefigge inoltre di incoraggiare la creazione ed il consolidamento di networks di cooperazione tra distributori europei, così come di incrementare la cooperazione tra distributori e agenti di vendita e/o produttori. 2.3 Priorità del presente Bando per Proposte Il presente bando per proposte si rivolge alle società europee le cui attività contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi sopra citati, in particolare alle società di distribuzione cinematografica. Esso indica le modalità per presentare una proposta al fine dell'ottenimento di un contributo finanziario comunitario. Esso è finalizzato a fornire un sostegno alle società europee di distribuzione cinematografica che facciano una domanda di gruppo per la distribuzione di uno o vari film europei non-nazionali. 4

5 3. CALENDARIO Le domande vanno inviate all Agenzia entro le seguenti scadenze (fa fede il timbro postale): 16 aprile luglio dicembre 2007 Vedi la sezione 12.3 del presente Bando per Proposte per una descrizione dettagliata della metodologia da seguire per presentare una domanda di candidatura. L uscita in sala del film deve avvenire non prima della scadenza fissata per la presentazione delle domande ed entro 18 mesi dalla scadenza in cui il primo raggruppamento di distributori sostenuti ha presentato la domanda. A causa del ritardo nella pubblicazione del presente bando le uscite a partire dal 15 marzo 2007 sono accettate come eleggibili per tutti i film presentati alla prima scadenza (16 aprile 2007) del presente bando. Solo i costi sostenuti dal beneficiario per l attuazione del progetto (distribuzione cinematografica) nel periodo compreso tra i 5 mesi precedenti l uscita del film nel territorio e i 6 mesi successivi l uscita, saranno eleggibili. Se la data di uscita è posticipata/modificata dal beneficiario, il periodo dei costi eleggibili sarà adattato in base alla nuova data di uscita secondo le linee fissate nel precedente paragrafo (da 5 mesi precedenti l uscita ai 6 mesi successivi). I candidati saranno di norma informati entro 16 settimane dalla scadenza fissata per la presentazione delle domande sia nel caso in cui l Agenzia abbia deciso di concedere loro un contributo finanziario sia in caso contrario. La decisione sarà definitiva. Nel caso in cui una domanda di candidatura venga respinta, l Agenzia informerà il candidato il prima possibile esponendo per iscritto le ragioni della sua decisione nel rispetto dei criteri stabiliti dal presente Bando per proposte. I progetti di distribuzione selezionati saranno oggetto di un contratto concluso tra l Agenzia e ciascun distributore che fissa le procedure di pagamento del supporto finanziario concesso. Qualora dopo la firma del contratto e l inizio del progetto divenga impossibile per il beneficiario, per ragioni pienamente giustificate e incontrollabili, completare il progetto entro i tempi stabiliti, può essere accordata una proroga al periodo di eleggibilità se richiesta prima dello scadere del periodo di eleggibilità specificato nel contratto. 4. BUDGET DISPONIBILE Il budget massimo disponibile per il presente Bando per proposte è di 12 milioni di euro. 5

6 L Agenzia si riserva il diritto di non allocare l intero budget. L'importo del contributo finanziario che può essere concesso verrà determinato entro i limiti delle risorse budgetarie disponibili e nel rispetto dei criteri di selezione e di assegnazione. L'importo del sostegno finanziario concesso dall Agenzia a ciascuna società beneficiaria e per ciascuna operazione proposta in nessun caso potrà superare il 50% del costo del progetto presentato. La società beneficiaria dovrà fornire garanzie per il resto del finanziamento. L'importo del contributo finanziario concesso a ciascuna società viene determinato in funzione dei costi e della natura di ciascun progetto proposto. Il sostegno sarà sotto forma di sussidio. Il sostegno massimo concesso sarà di euro. 5. CRITERI DI ELEGGIBILITA' 5.1. Società eleggibili Società europea Società di proprietà, sia direttamente, sia attraverso partecipazione maggioritaria, di cittadini degli Stati Membri dell'unione Europea e dello Spazio Economico Europeo/SEE (o cittadini di altri Paesi europei che partecipino al Programma MEDIA) e registrata in uno di questi Paesi. Distributore cinematografico Un distributore cinematografico coinvolto nell attività commerciale destinata a far conoscere ad un ampio pubblico un film per il suo sfruttamento nelle sale cinematografiche. Tale attività può comprendere tanto voci di costo "tecniche" per l'edizione dell'opera audiovisiva (doppiaggio/sottotitolaggio, stampa di copie, spedizione di copie, ecc...), così come iniziative di marketing e di promozione (realizzazione di trailers e materiale pubblicitario, acquisto di spazi pubblicitari, organizzazione di eventi promozionali, ecc...). La distribuzione digitale è ugualmente eleggibile a condizione che abbia un minimo di 1 qualità (= 1,3 K). Ciò esclude DVD, DVIX, Digital Beta ed ogni altro supporto digitale la cui risoluzione è sotto 1.3 K, come copia o sorgente di film per la distribuzione cinematografica. I costi che sono specifici per la distribuzione digitale (master o qualsiasi altro equivalente digitale dell'internegativo ed i costi di duplicazione digitale) sono perciò eleggibili. I distributori possono ottenere un sostegno nello stesso tempo sia per la distribuzione digitale che non digitale di un film. Una società di distribuzione cinematografica deve rispettare i seguenti criteri: - essere detentrice dei diritti di distribuzione cinematografica del film sul territorio interessato; - portare avanti la distribuzione cinematografica del film nel territorio (determinandone la data di uscita in sala; pianificando, controllando ed eseguendo la campagna di distribuzione e promozione); 6

7 - pagare i costi di distribuzione associati. Nel caso in cui le attività di distribuzione siano suddivise tra più società, i contratti/accordi tra tali società dovranno essere preventivamente presentati all Agenzia. L Agenzia considererà eleggibile la società di distribuzione rispondente ai criteri indicati nel paragrafo precedente. E' consentito l'utilizzo di "distributori fisici" per determinati servizi (prenotazione delle sale cinematografiche, circolazione delle copie e riscossione dei proventi), purché ciò sia stato preventivamente comunicato all Agenzia. Tali "distributori fisici" non sono eleggibili per il sostegno Paesi eleggibili Paesi partecipanti Il presente Bando per Proposte è rivolto alle società registrate e di proprietà di cittadini di uno dei Paesi Membri dell Unione Europea in data 1 gennaio 2007 (incluse Bulgaria e Romania) e i Paesi dello Spazio Economico Europeo/SEE partecipanti al Programma MEDIA 2007 (Islanda, Liechtenstein, e Norvegia), nonché la Svizzera 1. Paesi a debole capacità produttiva Ai fini del presente bando per proposte, sono considerati a debole capacità di produzione audiovisiva i seguenti Paesi: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Grecia, Irlanda, Islanda, Liechtenstein, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Svezia, Svizzera e Ungheria Film eleggibili Film europeo Tutte le opere recenti di fiction (inclusi i film d'animazione) o i documentari, con una durata minima di 60 minuti, che rispondano alle seguenti condizioni: - opere prodotte maggioritariamente da uno o più produttori registrati nei Paesi partecipanti al Programma MEDIA. Per essere considerate effettive produttrici del film, le società di produzione dovranno essere accreditate con tale qualifica. Altri elementi come ad esempio il controllo artistico, la titolarietà dei diritti di sfruttamento e la partecipazione agli incassi potranno essere ugualmente presi in considerazione per determinare chi sia effettivamente il produttore; e - opere alla cui realizzazione abbiano contribuito significativamente professionisti che siano cittadini/residenti nei Paesi partecipanti al programma MEDIA. Si intende significativa la partecipazione che totalizzi almeno 10 punti secondo i parametri stabiliti nella seguente tabella (o il maggior numero di punti se il punteggio è inferiore a 19, nel caso di documentari o film d'animazione): 1 La partecipazione della Svizzera è soggetta alla conclusione del nuovo accordo di cooperazione nel quadro del Programma MEDIA. 7

8 + Punti Regista 3 Sceneggiatore 3 Musiche 1 Attore 1 2 Attore 2 2 Attore 3 2 Art Director/Production Design 1 Direttore della Fotografia 1 Montaggio 1 Suono 1 Luoghi di riprese 1 Laboratorio 1 Totale 19 Sono considerati recenti i film il cui primo copyright (diritti d autore) sia stato registrato a partire dal 2004 in avanti. Non sono eleggibili per il sostegno i film a carattere pubblicitario, pornografico, razzista o che facciano l apologia della violenza. I film il cui budget di produzione superi i 25 milioni di euro non sono eleggibili per il sostegno (selettivo). Tali film sono invece ancora eleggibili per il sostegno automatico (vedi bando EACEA/05/07) Film europeo nazionale/ non-nazionale I film europei saranno considerati nazionali nel Paese Membro o nel territorio partecipante al Programma MEDIA i cui cittadini/residenti abbiano partecipato maggioritariamente alla realizzazione del film sulla base dei punti della tabella precedente. Essi saranno considerati non-nazionali per tutti gli altri Paesi Raggruppamenti eleggibili - Nel caso in cui nessun raggruppamento di distributori sia ancora stato sostenuto dal Programma MEDIA per la distribuzione cinematografica del film proposto, nell'ambito del sostegno "selettivo": Potranno essere eleggibili solo le domande presentate da raggruppamenti di almeno cinque distributori, operanti in cinque Paesi differenti (preferibilmente di lingua diversa), che propongano di distribuire uno o più film europei recenti non-nazionali. L'uscita cinematografica del film nelle sale (escluse anteprime o proiezioni speciali) potrà aver luogo in ciascun territorio non prima delle date di scadenza del presente bando per proposte, e al più tardi entro 18 mesi dalla suddetta data. A causa del ritardo nella pubblicazione del presente bando le uscite a partire dal 15 marzo 2007 sono accettate come eleggibili per tutti i film presentati alla prima scadenza (16 aprile 2007) del presente bando. 8

9 Data di scadenza per la presentazione delle domande Il film non potrà essere distribuito prima del Il film non potrà essere distribuito dopo il 16 aprile marzo ottobre luglio luglio gennaio dicembre dicembre giugno Nel caso in cui un raggruppamento di distributori sia già stato sostenuto dal Programma MEDIA Plus per la distribuzione cinematografica del film proposto, nell'ambito del sostegno "selettivo": Potranno essere eleggibili le singole domande presentate da uno solo o più distributori che intendano unirsi al raggruppamento già sostenuto nel quadro del Programma MEDIA Plus per la distribuzione del medesimo film. Conferma circa l esistenza di un raggruppamento deve essere fornita dal coordinatore del raggruppamento. L'uscita cinematografica del film nelle sale (non tenendo conto delle anteprime o delle proiezioni speciali) dovrà aver luogo nel territorio in oggetto non prima delle date di scadenza del presente bando per proposte, ed al più tardi entro 18 mesi dalla data in cui il raggruppamento di distributori finanziati ha presentato la propria domanda Domande eleggibili Per essere eleggibili le domande devono: essere inviate all Agenzia entro le date di scadenza (fa fede il timbro postale), rispettare tali linee guida ed essere correttamente ed integralmente compilate essere presentate usando i formulari di domanda ufficiali (Annex 2), includere un budget dettagliato, in pareggio e correttamente calcolato conforme a tutte le condizioni fissate nella sezione 9 del presente Bando per Proposte, includere tutti i formulari ufficiali, debitamente compilati e firmati dal legale rappresentante della società; includere tutti i documenti richiesti nella check-list (vedi application forms). L Agenzia si riserva il diritto di richiedere informazioni aggiuntive al candidato. 6. CRITERI DI ESCLUSIONE I candidati devono attestare di non trovarsi in nessuna delle situazioni previste negli Articoli 93 e 94 del Regolamento finanziario applicabile ai budget delle Comunità europee (Regolamento del Consiglio EC, Euratom-n 1605/2002 del 25 giugno 2002). Tali situazioni sono qui di seguito elencate. Sono esclusi dalla partecipazione al presente Bando per proposte i candidati per le seguenti ragioni: a) qualora siano falliti o siano oggetto di una procedura di fallimento, la propria attività sia oggetto di amministrazione controllata da parte di un tribunale, siano in fase di concordato preventivo con i 9

10 creditori, abbiano cessato la propria attività, siano soggetti a procedure relative a tali questioni o si trovino in situazioni analoghe risultanti da procedure della stessa natura esistenti nelle legislazioni e nei regolamenti nazionali; b) qualora siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato relativa alla propria condotta professionale; c) qualora siano stati riconosciuti colpevoli di grave condotta professionale scorretta, con tutti i mezzi che il potere giudiziario possano valutare; d) qualora non abbiano rispettato i propri obblighi relativi al pagamento dei contributi sociali o al pagamento delle imposte secondo le disposizioni legali del Paese di appartenenza o a quelle del Paese mandatario del servizio o ancora a quelle del Paese dove il progetto viene realizzato; e) qualora siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad organizzazioni criminali o ad altre attività illegali che arrechino danno agli interessi finanziari delle Comunità; f) qualora, in seguito ad altra procedura di concessione di un sostegno o nella procedura di contabilizzazione finanziata dal budget comunitario, siano stati dichiarati gravemente inadempienti per non aver rispettato i loro obblighi contrattuali. I candidati non possono ricevere alcun contributo qualora si trovino in una delle seguenti situazioni nel corso della procedura di assegnazione: a) qualora si trovino in una situazione di conflitto di interessi; b) qualora si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dall Agenzia quale condizione di partecipazione al relativo bando per proposte o che non abbiano fornito tali informazioni. Multe amministrative e finanziarie possono essere imposte dall Agenzia a candidati che si siano dimostrati colpevoli di false dichiarazioni o che confessino di aver violato gravemente le proprie obbligazioni contrattuali nel corso di un precedente contratto o gara d appalto, come previsto dalle disposizioni degli articoli da 93 a 96 del Regolamento Finanziario. Al fine di rispettare questi criteri, il rappresentante legale della società deve firmare una dichiarazione d onore affermando di non trovarsi in alcuna delle situazioni fissate dagli articoli 93 e 94. Questa dichiarazione va allegata ai formulari di candidatura forniti negli allegati (annex) 2 e CRITERI DI SELEZIONE I criteri di selezione sono finalizzati alla valutazione della capacità finanziaria e operativa del candidato di portare a termine il progetto o il programma di lavoro proposti Capacità operativa I candidati devono dare prova di disporre di: - Struttura giuridica: L Agenzia può sottoscrivere un accordo solamente sulla base di valida prova della natura giuridica dei candidati, che si tratti di una società (società privata, fondazione, associazione, ecc.) o di una persona fisica. 10

11 I candidati devono compilare il relativo Legal Entity Form nella propria lingua ( e devono fornire i seguenti documenti: Per le società private, associazioni ecc.: - Una copia del Certificato di registrazione/incorporazione (all'occorrenza da una Gazzetta Ufficiale) ad esempio in Italia: un Certificato della Camera di Commercio - nonché una copia del certificato di attribuzione della Partita IVA (per quei Paesi nei quali il Certificato di Registrazione ed i numeri di Partita IVA sono identici, è richiesto solamente uno dei suddetti documenti) e lo Statuto associativo. Per gli organismi pubblici: - Una copia del decreto/atto o decisione governativa o di qualsiasi altro documento ufficiale di costituzione dell'organismo pubblico. Per le persone fisiche: - Una copia della carta d'identità e/o del passaporto. Nota: le persone fisiche che dispongono della partita IVA, verranno trattate come società private. - Competenze e qualifiche e/o dell'esperienza professionale richiesta per portare a buon fine il progetto. Tale criterio sarà valutato sulla base dei seguenti documenti, che devono essere obbligatoriamente allegati al dossier di candidatura: Il curriculum vitae del rappresentante legale della società e del responsabile della distribuzione (se quest'ultimo è differente dal primo); L elenco dei film distribuiti dal candidato negli ultimi due anni Capacità finanziaria I candidati devono dare prova di disporre di: - di fonti di finanziamento solide e sufficienti per mantenere la propria attività durante il periodo di realizzazione del progetto. Tale criterio sarà valutato sulla base dei seguenti documenti, che devono essere obbligatoriamente allegati al dossier di candidatura: - i conti completi certificati dell'ultimo esercizio finanziario per il quale i conti sono stati redatti incluso il bilancio ed il conto economico (profitti e perdite). Questo dovrà essere certificato da un revisore contabile accreditato esterno alla società; - Per quanto riguarda le nuove società: un'attestazione bancaria "di buon funzionamento" (documento rilasciato dalla banca che certifichi la regolarità del funzionamento del conto bancario di cui è titolare la società); 11

12 - La scheda d'identificazione bancaria (vedi pagina 3 del Company Application Form) debitamente compilata dal candidato e certificata dalla banca (sono richieste le firme originali); - La scheda relativa alla capacità finanziaria del candidato (vedi pagina 6 del Company Application Form) accuratamente e debitamente compilata e firmata dal rappresentante legale e dal revisore contabile esterno accreditato. Le informazioni (in cifre) devono essere fornite in valuta nazionale basandosi sui rendiconti annuali certificati dell'ultimo o del più recente esercizio fiscale, allegati al dossier di candidatura. Il richiedente garantisce che tali cifre sono esatte e verificabili. Tali informazioni saranno necessarie alla valutazione della solidità finanziaria e della capacità di co-finanziamento del candidato. L Agenzia si riserva il diritto di applicare tali criteri tenendo conto del quadro normativo dei differenti Paesi partecipanti al Programma. N.B. Se sulla base dei documenti presentati, la Commissione ritiene che la capacità finanziaria non è provata o non è soddisfacente, essa può: - Respingere la domanda - Richiedere informazioni complementari - Richiedere una Garanzia Bancaria - Proporre un contratto di finanziamento senza versare alcun pre-finanziamento Revisione contabile/audit Un distributore che richieda nell ambito del presente bando un totale di contributi finanziari superiore ai euro dovrà fornire un rapporto di revisione contabile redatto da un revisore contabile esterno accreditato¹. Questo rapporto certifica il bilanci dell ultimo o del più recente anno fiscale. L Agenzia si riserva il diritto di non selezionare le proposte presentate dai distributori che non abbiano rispettato i loro obblighi nell'ambito di contratti conclusi nel quadro dei programmi MEDIA I, MEDIA II e MEDIA Plus o di altri programmi di sostegno comunitari. I candidati che non forniscano i documenti richiesti o che sulla base dei documenti presentati siano giudicati non eleggibili rispetto ai criteri di selezione saranno esclusi. ¹ Il revisore contabile accreditato esterno alla società deve essere autorizzato ai sensi dell Ottava Direttiva 84/253/CEE del Consiglio del 10 aprile 1984 articolo 54 paragrafo 3 punto g) del trattato CEE, in materia di autorizzazione dei soggetti incaricati del controllo legale sui documenti contabili (GU n L 126 del 12/05/1984). 8. CRITERI DI ASSEGNAZIONE I criteri di assegnazione permettono di valutare la qualità delle proposte presentate rispetto agli obiettivi ed alle priorità fissate. L Agenzia deciderà di assegnare i finanziamenti secondo le seguenti modalità: Nel caso in cui nessun raggruppamento di distributori sia ancora stato sostenuto dal Programma MEDIA per la distribuzione cinematografica del film proposto, nell'ambito del sostegno "selettivo": Nei limiti delle risorse budgetarie disponibili, l Agenzia selezionerà il raggruppamento che abbia realizzato il maggior numero di punti, sulla base dei seguenti criteri: 12

13 Criteri Numero di distributori eleggibili nel raggruppamento (minimo 5) Punti 1 punto per ciascun distributore eleggibile Costo di produzione del film proposto superiore a 5 milioni di euro 0 Costo di produzione del film proposto tra 3 e 5 milioni di euro 1 Costo di produzione del film proposto inferiore a 3 milioni di euro 2 Film prodotti in Francia o Regno Unito 0 Film prodotti in Germania, Spagna o Italia 1 Film prodotti in Paesi a debole capacità produttiva 2 Film prodotti in un nuovo Stato Membro dell Unione Europea 4 Primo o secondo lungometraggio del regista 2 Documentario 2 Film di animazione 1 Film per ragazzi 1 Il coordinatore del raggruppamento è un agente di vendita/produttore del film ( +1 se l'agente di vendita è di un Paese diverso da quello di 2 produzione del film) Sarà prestata particolare attenzione ai raggruppamenti permanenti di distributori che detengono i diritti di distribuzione e presentano una richiesta di finanziamento per più territori alla volta. Un punto sarà attribuito per ciascun territorio nel quale il raggruppamento candidato potrà essere considerato come distributore cinematografico del film (vedi definizione di cui sopra). Per premiare ed incoraggiare questo tipo di struttura europea di distribuzione, 2 punti supplementari saranno inoltre concessi a tali raggruppamenti. Nel caso venga selezionato, il raggruppamento potrà ricevere un livello più elevato di contributo MEDIA (sempre nel limite del 50%) dati i costi supplementari sostenuti per le attività comuni o il coordinamento. Le società che possiedono filiali in territori diversi da quelli della sede principale non sono considerati raggruppamenti permanenti ai fini del presente Bando per Proposte. Nel caso in cui un raggruppamento di distributori sia già stato sostenuto dal Programma MEDIA per la distribuzione cinematografica del film proposto, nell'ambito del sostegno "selettivo": Nei limiti del 15% delle disponibilità budgetarie di ciascuna sessione, la Agenzia selezionerà "automaticamente" quei progetti rispondenti ai criteri di eleggibilità definiti ai precedenti punti 5, 6 e 7 del presente Bando per Proposte. Un distributore che richieda nell ambito del presente bando un totale di contributi finanziari superiore ai euro dovrà fornire un rapporto di revisione contabile redatto da un revisore contabile esterno accreditato. 13

14 Il rapporto dovrà essere consegnato al più tardi al momento in cui il distributore presenti il progetto di re-investimento per il quale il totale dei contributi finanziari richiesti nell ambito del presente bando superi i euro. [Tale clausola, legata al re-investimento, si applica al sostegno automatico, non, quindi al presente bando di sostegno selettivo. Questa nota è stata inserita, a titolo esplicativo, nella traduzione curata dal MEDIA Desk Italia] 9. CONDIZIONI FINANZIARIE I contributi finanziari assegnati nel quadro del presente Bando per Proposte saranno sotto forma di sussidi come definito dall Articolo 6 della Decisione del Consiglio 2000/821/EC. Le sovvenzioni comunitarie sono incentivi per realizzare progetti che non sarebbero fattibili senza il supporto finanziario della Commissione, e si basano sul principio del co-finanziamento. Sono complementari al contributo finanziario del candidato stesso e/o all apporto nazionale, regionale o privato ottenuto in altra sede. L ammontare concesso non può mai superare l ammontare richiesto. In caso di selezione del progetto, verrà sottoscritto un contratto tra l Agenzia ed il beneficiario, nel quale il beneficiario si impegna a consentire allo staff dell Agenzia, allo staff dei Revisori dei Conti dell'unione Europea ed alle persone da questi autorizzate, idoneo accesso ai luoghi o immobili dove il progetto è stato portato avanti ed a tutti i documenti relativi alla gestione tecnica e finanziaria dell'attività. L'accesso di persone autorizzate dall Agenzia potrà essere soggetto a disposizioni circa il rispetto delle informazioni riservate concordate tra l Agenzia ed il beneficiario. Il beneficiario inoltre accetterà che l Agenzia, i Revisori dei Conti dell'unione Europea e persone da essi autorizzate possano verificare l utilizzazione del contributo finanziario secondo quanto previsto dal Regolamento Finanziario del 25 giugno 2002 sul Regolamento Finanziario applicabile al budget generale delle Comunità Europee, come emendato, per tutta la durata del progetto e per i 5 anni successivi alla data di scadenza. Il beneficiario si impegna ad assicurare che ogni partner accetti le stesse obbligazioni. Controlli da parte della Agenzia, dei Revisori dei Conti delle Comunità Europee o di ogni persona da essi autorizzata, potranno essere condotti sulla base di documenti o di ispezioni in loco. L Agenzia non è obbligata, per il solo fatto di aver selezionato una particolare candidatura, a concedere un sostegno finanziario pari al livello richiesto. La concessione di un contributo non costituisce alcun diritto per sovvenzioni negli anni successivi. L importo assegnato non potrà in nessun caso essere superiore a quello richiesto. Tassi di cambio Il budget finanziario ( Provisional Budget ) dovrà essere presentato in euro ( ). Per gli Stati non membri della Unione Monetaria Europea (zona Euro) o per le spese sostenute nelle valute degli Stati non appartenenti alla zona Euro, il tasso di cambio applicabile è il tasso di cambio ufficiale pubblicato all'inizio di ogni mese per ciascun mese in cui Il progetto viene presentato Il rapporto finanziario è redatto 14

15 DATA DI SCADENZA PER L'INVIO DELLE PROPOSTE TASSO DI CAMBIO MEDIO (InforEuro) DEL MESE DI 16 aprile 2007 aprile luglio 2007 luglio dicembre 2007 novembre 2007 I tassi di cambio sono disponibili presso i MEDIA Desks e le Antenne e sul sito Internet della Commissione all'indirizzo: Procedura di pagamento In caso di selezione del progetto, un accordo finanziario (redatto in euro) che specifichi le condizioni della sovvenzione e il livello di finanziamento concesso dall Agenzia sarà concluso tra l Agenzia e il beneficiario. Il beneficiario riceverà il contratto originale in due copie che dovrà firmare e inviare nuovamente all Agenzia, che sarà l ultima delle parti a firmare. Come regola generale, qualora tutte le condizioni esposte ai capitoli 5 e 7 siano applicate al beneficiario, i pagamenti verranno effettuati secondo la seguente procedura: Un pagamento di pre-finanziamento del 50% sarà effettuato in favore del beneficiario entro 45 giorni dalla data in cui l ultima delle due parti avrà firmato l accordo e tutte le garanzie necessarie saranno pervenute. Tale pagamento è un acconto finalizzato a fornire liquidità per il beneficiario. Il pagamento del saldo viene effettuato alla fine dell azione sulla base dell attuazione del progetto e dell approvazione da parte dell Agenzia dei rendiconti finali. Affinché l Agenzia approvi il pagamento, possono essere richieste ulteriori informazioni al beneficiario dopo la presentazione dei rendiconti finali. L ammontare di questo contributo finale dipende dai costi reali sostenuti dal beneficiario nel periodo di eleggibilità dei costi e dai livelli di cofinanziamento alla fine ottenuti. All occorrenza, il beneficiario sarà tenuto a rimborsare ogni surplus già pagato nella quota di pre-finanziamento iniziale. Il pagamento finale verrà effettuato entro i 45 giorni successivi all approvazione da parte dell Agenzia dei rendiconti finali allegati alla richiesta di pagamento del saldo. L Agenzia stabilirà l ammontare del pagamento finale da versare al beneficiario sulla base dei rendiconti finali certificati da un revisore contabile esterno indipendente e accreditato Rapporto di revisione contabile/audit Un rapporto esterno di revisione dei conti, redatto da un revisore esterno accreditato, può essere richiesto a supporto di ciascun pagamento sulla base di un analisi dei rischi di gestione. Il rapporto di revisione deve essere allegato al pagamento richiesto al fine di certificare che i rendiconti in questione sono corretti, attendibili e sostenuti da un adeguata documentazione di supporto. 15

16 9.3. Garanzia La Commissione può richiedere ad ogni organizzazione che abbia ricevuto un sovvenzione di fornire rima una garanzia, al fine di limitare i rischi finanziari legati al pagamento del pre-finanziamento. Lo scopo di questa garanzia è di porre una banca o un istituto finanziario, terzi o gli altri beneficiari quale garanzia solidale irrevocabile, o come garanti in primo grado, delle obbligazioni del beneficiario derivanti dalla sovvenzione. La garanzia finanziaria, in euro, dovrà essere fornita da una banca o da un istituto finanziario accreditati e con sede in uno degli Stati Membri dell Unione Europea. La garanzia potrà essere sostituita da una garanzia personale e solidale di un terzo o anche da una garanzia solidale dei beneficiari di un azione che siano parti di uno stesso contratto di sovvenzione. La garanzia finanziaria sarà restituita al beneficiario tramite la graduale liquidazione del prefinanziamento dietro pagamenti intermedi o pagamenti del saldo, secondo le condizioni previste dal contratto di sovvenzione Doppio finanziamento I progetti sovvenzionati non possono beneficiare di alcun altro finanziamento comunitario per la stessa attività Categorie di costi eleggibili Le categorie di costi eleggibili sono chiaramente definite nel formulario Distribution budget (budget di distribuzione). I costi saranno considerati eleggibili solo se: - direttamente legati alla distribuzione del film in questione; - realmente sostenuti dal beneficiario; - identificabili e verificabili sulla base di documentazione giustificativa; - registrati nella contabilità o nei documenti fiscali del beneficiario. I beneficiari di un sostegno comunitario devono inoltre tenere una contabilità analitica chiara dei costi per ciascun progetto di distribuzione sostenuto. Tale sistema di contabilità e di classificazione faciliterà la verifica e la certificazione dei costi finali da parte del revisore contabile esterno necessaria al pagamento di un eventuale contributo finanziario. Tra le categorie di costi eleggibili, tutte chiaramente definite nel formulario Distribution budget (Budget di distribuzione), si possono riassumendo distinguere le seguenti categorie: Costi di promozione e di pubblicità (sezione 1) Materiale pubblicitario: ideazione, realizzazione e stampa dei manifesti, diapositive e fotografie, produzione di spot pubblicitari per la televisione o la radio, flyers, ideazione di pubblicità stampa,... Spazi pubblicitari: diffusione dei trailers cinematografici, acquisto di spazi pubblicitari, (affissione, TV, radio, stampa), distribuzione di flyers, cartoline e mailing,... 16

17 Promozione: materiale promozionale, quali cartelle stampa, organizzazione di proiezioni stampa, anteprime o receptions per il lancio di un film in un determinato territorio, organizzazione di proiezioni test, viaggio e soggiorno del regista/cast del film nel territorio di distribuzione per la promozione del film, ideazione e realizzazione di un sito internet,/home page per la promozione del film, EPK... Copie e costi della produzione (sezione 2) Tali costi comprendono i costi relativi alle lavorazioni ottiche ed in digitale ed alla circolazione delle copie/supporti digitali nelle sale cinematografiche per lo sfruttamento del film/trailer: internegativo, master e copie del(i) trailer(s); doppiaggio e sottotitolaggio del(i) trailer(s), stampa dell'internegativo e delle copie o del master 1 e delle copie digitali del film, doppiaggio e/o sottotitolaggio delle copie del film, assicurazione, trasporto e tasse, magazzinaggio copie, spese di certificazione del film secondo i diversi sistemi nazionali di certificazione. DVD o Digital Beta per proposte promozionali devono essere inclusi nel punto 1.2 costi di promozione e pertanto esclusi dai costi digitali. Se i costi digitali sono eleggibili secondo l elenco suddetto, i diversi servizi digitali saranno dettagliati come segue: - master (Master Sorgente Digitale (DSM), Master Digitale per Distribuzione Cinema (DCDM), graduato con specifico colore per la proiezione digitale ); - copie digitali: specificare quale tipo di stampa digitale si usa; - doppiaggio e sottotitolaggio. Altri costi (Sezione 3) Spese di revisione contabile ( Audit costs ) Nel quadro dell'esecuzione di un'eventuale contratto di sostegno finanziario, la Commissione richiederà al beneficiario di produrre un consuntivo finale di spesa ed un rapporto sugli incassi maturati dopo 12 mesi. Entrambi questi documenti dovranno essere certificati da un revisore contabile indipendente sulla base di giustificativi e sulla base della contabilità dei beneficiari. I costi di tale certificazione sono dunque eleggibili. Altri costi ( Other Costs ) È prevista una sezione nel formulario per la previsione di altri costi direttamente legati al progetto e non espressamente contemplati nel formulario. Tali altri costi non devono rientrare tra i costi elencati nel capitolo 9.6 costi in eleggibili e devono essere indicati chiaramente e dettagliati nel formulario di candidatura e/o nel rendiconto finanziario per essere eleggibili. Inoltre, non sono eleggibili in tali categorie quei costi che rientrano nella normale attività della società. Costi indiretti (Sezione 4) Spese generali E' accettato un forfait massimo del 7% dei costi eleggibili diretti di distribuzione, entro un limite massimo di euro a progetto, per coprire i seguenti costi indiretti del beneficiario relativi al 1 Compreso: la campionatura dei colori specifici per il cinema, la compressione dei dati, la codifica, ed il criptaggio 17

18 progetto: canoni di affitto uffici, assicurazioni, spese di manutenzione, spese di telecomunicazioni, spese postali, riscaldamento, acqua, elettricità, forniture dell'ufficio, noleggio di stand a festival e mercati. Il totale dei costi imputati dal beneficiario come costi indiretti non può superare, nel caso vi siano in essere altri contratti di sostegno finanziario, il totale dei costi sostenuti dal beneficiario per tali categorie di costi per l esercizio finanziario interessato Categorie di costi ineleggibili Alcuni costi saranno considerati ineleggibili se non saranno chiaramente indicati nel budget preventivo ("Provisional Budget") o se non verranno preventivamente comunicati all Agenzia (costi di sub-licenza o costi di distribuzione fisica, costi fatturati da società legate alla società beneficiaria o da persone legate alla società beneficiaria). In ogni caso, i seguenti costi sono ineleggibili: - costi non identificabili né controllabili sulla base di documenti giustificativi; - costi non registrati nella contabilità o nei documenti fiscali del beneficiario; - previsioni di perdite o potenziali passività future; - costi finanziari (spese bancarie, costi di apertura e mantenimento di conti bancari, trasferimenti bancari e altri costi del servizio bancario); - debiti e costi di indebitamento; - interessi debitori; - crediti incerti; - IVA, a meno che il beneficiario possa dimostrare di non poterla recuperare; - Costi dichiarati dal beneficiario e coperti nell ambito di un altra azione o un programma di lavoro che abbiano ricevuto una sovvenzione comunitaria; - perdite di cambio; - contributi in natura (come partnership pubblicitarie con vari mezzi di comunicazione): - costi considerabili quali costi indiretti (spese postali ) - costi particolarmente elevati e non giustificati; 9.7. Personalità giuridica Vedi sezione 7.1. delle presenti linee guida. 10. PROCEDURE DI VALUTAZIONE E ASSEGNAZIONE Lo scopo di questa sezione è di definire con chiarezza le procedure che i candidati devono seguire nella compilazione e nell invio di progetti di re-investimento. Durata e validità del Bando per Proposte Le presenti linee guida sono valide per l'anno Calendario delle procedure di assegnazione 18

19 I candidati possono presentare i loro progetti all Agenzia in qualsiasi momento. Ciascun progetto completo inviato prima delle date di scadenza sottostanti sarà esaminato dall Agenzia. L'esito della procedura di assegnazione verrà normalmente reso noto 16 settimane dopo ciascuna data di scadenza. Date di scadenza per la presentazione delle proposte: 16 aprile luglio dicembre 2007 Valutazione delle proposte L Agenzia valuterà le proposte. L Agenzia si riserva il diritto di non prendere in esame le proposte mancanti della documentazione richiesta alla data di scadenza (vedi i documenti elencati nel formulario di candidatura allegato). L'esame dei dossiers respinti su tali basi verrà posticipato alla successiva data di scadenza, a condizione che vengano rispettati i requisiti di eleggibilità definiti nella sezione 5, 6 e 7 di cui sopra. L Agenzia si riserva il diritto di richiedere ulteriori informazioni ai candidati prima che venga presa qualunque decisione definitiva. Le proposte che rispondono ai criteri di eleggibilità e di selezione saranno sottoposte ad un processo di valutazione, che comprende in particolare il ricorso ad esperti indipendenti. La scelta di tali esperti sarà fondata sulla competenza, l'indipendenza e una conoscenza approfondita del settore della distribuzione cinematografica e del mercato audiovisivo europeo. I candidati saranno informati al più presto circa la decisione della Commissione di concedere loro o meno un contributo finanziario. La decisione della Commissione, presa sulla base delle raccomandazioni dell Agenzia, sarà inappellabile. Tutte le richieste di sostegno finanziario nell ambito del presente Bando per proposte devono essere presentate utilizzando i formulari di candidatura allegati al presente Bando per proposte. Il budget deve essere presentato utilizzando il formulario Distribution Budget incluso nel formulario di candidatura Distributor. I candidati devono prestare una particolare attenzione alla valutazione dei costi preventivi. I servizi della Commissione hanno sviluppato, nel corso di MEDIA II e MEDIA Plus, una profonda conoscenza dei prezzi applicabili nei differenti mercati europei per le categorie di costi utilizzati nel budget: costi che siano sovrastimati o palesemente superiori ai prezzi di mercato conosciuti non saranno accettati. Ugualmente, i candidati devono indicare le quantità (numero di copie doppiate/sottotitolate, numero di trailer doppiati/sottotitolati, poster ) nella colonna quantità del budget preventivo. Importo del contributo finanziario L'importo del contributo finanziario concesso a ciascun distributore del raggruppamento sarà determinato dall Agenzia sulla base dei seguenti criteri: 19

20 - il piano di distribuzione e promozione ed il relativo budget per il/i film proposto/i, e i risultati previsti dalla distribuzione cinematografica (numero previsto di presenze e risultati del box- office); - le condizioni di uscita in sala dei film (numero di copie in funzione del mercato considerato) - la capacità dimostrata dai distributori nell esecuzione dei precedenti contratti nell ambito del Programma MEDIA II e MEDIA Plus (rispetto ai budget di distribuzione presentati. L'importo massimo del sostegno che può essere concesso è di euro per distributore e per film distribuito. Il contributo finanziario concesso non potrà in nessun caso superare il 50% del budget di distribuzione presentato da ciascun distributore per ciascun film. Il distributore dovrà garantire il resto del finanziamento non coperto dal sostegno comunitario. 11. PUBBLICITÀ Tutti i sussidi concessi nel corso di un anno finanziario sono pubblicati sul sito web delle Istituzioni Europee nei primi sei mesi dell anno finanziario successivo, dopo il completamento della revisione del budget nell ambito del quale sono stati assegnati. Queste informazioni possono essere altresì pubblicate in ogni altra pubblicazione appropriata, per esempio la Gazzetta Ufficiale. Con il permesso del candidato beneficiario, a meno che tali informazioni siano una minaccia per la sicurezza del candidato o possa danneggiare gli interessi economici del candidato, l Agenzia pubblicherà il nome e l indirizzo del beneficiario, l oggetto della sovvenzione, l ammontare e la quota di finanziamento. I beneficiari devono citare chiaramente il contributo dell Unione Europea in tutte le pubblicazioni o nello svolgimento delle attività per le quali la sovvenzione è utilizzata. Il nome e il logo del Programma MEDIA così come la menzione con il supporto del Programma MEDIA dell Unione Europea devono apparire su tutte le pubblicazioni, poster, programmi e altri prodotti creati in relazione al progetto cofinanziato. 12. PRESENTAZIONE E INVIO DELLE PROPOSTE 12.1 Pubblicazione Il Bando per proposte è pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea ed è presente nel sito web del Programma MEDIA al seguente indirizzo: Fomulari di candidatura (Application forms) Le candidature devono essere imperativamente inviate utilizzando i formulari di candidatura ufficiali, incluso il formulario del budget (Annex 2), e firmate dal rappresentante legale del candidato. I formulari officiali possono essere scaricati dal sito web citato al punto

21 12.3 Procedura di invio I raggruppamenti di società di distribuzione europee che intendono beneficiare del tipo di sostegno sopra descritto devono presentare le loro proposte utilizzando i formulari in allegato e fornendo gli Annex richiesti. Ciascuna proposta deve necessariamente contenere i seguenti elementi (e relativi Annex): a) Formulario di candidatura DISTRIBUTOR (interamente compilato, nonché firmato da ciascun rappresentante legale) b) Formulario di candidatura FILM/GROUPING (interamente compilato, nonché firmato dal coordinatore del raggruppamento). Il formulario di candidatura COMPANY 2007 deve essere compilato dal distributore una sola volta l'anno e in caso di modifiche (vedi Annex 2). Le candidature e i documenti devo essere inviati: a) sia per posta o tramite corriere, nel qual caso la prova di invio sarà costituita dal timbro postale, oppure b) con consegna a mano (al più tardi alla data di scadenza relativa, prima delle ore 15h00), nel qual caso la prova sarà costituita da una ricevuta datata e firmata dall Agenzia al seguente indirizzo: Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA) Costantin Daskalakis BOUR 3/66 Avenue du Bourget, 1 B-1049 Brussels Belgium Le buste devono riportare chiaramente la seguente dicitura: "MEDIA DISTRIBUTION EACEA 04/07 - SELECTIVE CINEMA". Solo le candidature che rispondano a tutti i criteri di eleggibilità saranno considerate eleggibili e valutate. Le candidature ineleggibili non saranno considerate per un contributo e riceveranno lettere esplicative delle ragioni di tale rigetto. Il candidato deve inviare tutti i contratti di distribuzione relativi alla domanda, inclusi gli accordi già inviati per una domanda di sostegno nell ambito di ciascun bando precedente del Programma MEDIA. Le domande incomplete saranno considerate non eleggibili. Le candidature selezionate saranno sottoposte a una valutazione finanziaria. In questo contesto l Agenzia può richiedere ulteriori informazioni o garanzie da parte dei candidati prima di prendere un decisione definitiva in merito all assegnazione del sostegno. È garantita la riservatezza delle informazioni inviate dal distributore. Nessun documento presentato sarà restituito ai candidati al termine della procedura di valutazione e selezione. 21