A cura di Debhorah Di Rosa Controllo a distanza dei lavoratori: i chiarimenti dell Ispettorato. Tavola sinottica

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1 A cura di Debhorah Di Rosa Controllo a distanza dei lavoratori: i chiarimenti dell Ispettorato Categoria: Finanziaria Sottocategoria: Legge di Bilancio 2018 Tavola sinottica Sintesi Un uso scorretto da parte del lavoratore degli strumenti aziendali può essere sanzionato dal datore di lavoro con provvedimenti disciplinari di natura conservativa ed espulsiva. Il Jobs Act ha abrogato il previgente divieto assoluto di controllo a distanza dei lavoratori, ammettendo la possibilità delle imprese di ricorrere ad apparecchiature di controllo anche per la tutela del patrimonio aziendale. Il datore di lavoro per procedere all installazione degli impianti di sorveglianza deve preventivamente raggiungere un accordo con il sindacato oppure, in mancanza di accordo, chiedere l'autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro. Quali sono gli adempimenti a carico del datore di lavoro? Novità Con la Circolare n. 5 del 19 febbraio 2018, l Ispettorato Nazionale del Lavoro ha fornito ai propri ispettori precise indicazioni riguardo l istruttoria delle istanze di autorizzazione all installazione e l utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo. Alla base delle verifiche da effettuare c è il controllo della reale sussistenza delle ragioni legittimanti il controllo: non si tratta, dunque, di una supervisione tecnica ma di una revisione giuridico-amministrativa. Normativa e prassi Art. 4, L. 300/1970; Art. 23 del D.Lgs. 151/2015; Ispettorato Nazionale del Lavoro, Circolare n. 5 del 19 febbraio 2018; Ministero del Lavoro, Nota n del 1 giugno Premessa Lo Statuto dei Lavoratori, nella nuova formulazione dell art. 4, voluta dal Jobs Act, prevede la possibilità di assegnare ai lavoratori dipendenti gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione lavorativa e di utilizzare gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze senza bisogno di ottenere alcuna autorizzazione preventiva. L utilizzo di impianti audiovisivi ed altri strumenti da cui possa derivare il controllo a distanza dei lavoratori, invece, è consentito al solo di soddisfare esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e del patrimonio aziendale e a condizione che si raggiunga un accordo con le rappresentanze sindacali unitarie o aziendali o in mancanza di autorizzazione amministrativa da parte della Direzione Territoriale del Lavoro competente. 1

2 I dati e le informazioni raccolte tramite gli impianti e gli strumenti di controllo a distanza sono ritenuti utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro ma soltanto a condizione che il lavoratore sia stato adeguatamente informato sulle modalità d uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nel pieno rispetto della normativa sulla privacy. Utilizzo di impianti audiovisivi Il datore di lavoro è esplicitamente autorizzato ad esercitare forme di controllo volte all accertamento della coerenza tra la prestazione lavorativa svolta e gli scopi dell azienda. Resta fermo, tuttavia, il divieto di controllare la sola prestazione lavorativa dei dipendenti, a tutela della dignità e della riservatezza dei lavoratori, da sempre primaria nel nostro ordinamento, seppur da contemperare con le esigenze produttive ed organizzative o della sicurezza sul lavoro. Solo in casi eccezionali debitamente motivati, è autorizzabile da postazione remota sia la visione delle immagini in tempo reale che registrate. L accesso alle immagini registrate, sia da remoto che in loco, deve essere tracciato e conservato per un periodo pari almeno a 6 mesi: non è più necessario, dunque, nell ambito del provvedimento autorizzativo, imporre l utilizzo del sistema della doppia chiave fisica o logica. Oggetto di controllo possono essere anche luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci). Sarebbero invece da escludere dall applicazione della norma, quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all azienda, nelle quali non è prestata attività lavorativa. Appare evidente che i dati e le informazioni così raccolti potranno dunque essere utilizzati, in modo legittimo, a sostegno di un licenziamento o di altre sanzioni disciplinari di natura conservativa. Tale potere disciplinare potrà però essere utilizzato esclusivamente a condizione che: vengano rispettate tutte le norme previste in materia di protezione dei dati personali; al lavoratore viene data un adeguata informazione sulle modalità d uso degli strumenti e sulle modalità di effettuazione dei possibili controlli. I dati raccolti possono essere trattati solo dal personale incaricato assicurando idonee misure di sicurezza per proteggerli da intrusioni o divulgazioni illecite. Inoltre, sul luogo di lavoro va assicurata la tutela dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone, garantendo la sfera della riservatezza nelle relazioni personali e professionali. 2

3 Tutela del patrimonio aziendale Sono sempre ammessi i dispositivi collegati ad impianti di antifurto che tutelano il patrimonio aziendale, in quanto, tali dispositivi entrando in funzione soltanto quando in azienda non sono presenti lavoratori, non consentono alcuna forma di controllo incidentale degli stessi. In caso di installazione riguardi dispositivi operanti in presenza del personale aziendale, i principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza, impongono una gradualità nell ampiezza e tipologia del monitoraggio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all esito dell esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori. Tra gli elementi che devono essere tenuti presenti nella comparazione dei contrapposti interessi, non possono non rientrare anche quelli relativi all intrinseco valore e alla agevole asportabilità dei beni costituendi il patrimonio aziendale. Riconoscimento biometrico Il riconoscimento biometrico, installato sulle macchine con lo scopo di impedire l utilizzo della macchina a soggetti non autorizzati, necessario per avviare il funzionamento della stessa, può essere considerato uno strumento indispensabile a...rendere la prestazione lavorativa... e pertanto utilizzabile a prescindere sia dall accordo con le rappresentanze sindacali sia dal procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsto dalla legge. Accordo o autorizzazione preventiva Il datore di lavoro per procedere all installazione degli impianti, deve preventivamente raggiungere un accordo collettivo con il sindacato oppure in mancanza di accordo gli impianti e gli altri strumenti possono essere installati previa autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro o, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più DTL, del Ministero del lavoro. Struttura dell'impresa e autorizzazione all installazione di impianti audiovisivi: Struttura dell impresa Qualsiasi Una sola unità produttiva Più unità produttive site negli ambiti di competenza di una sola DTL Unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più DTL Accordo e autorizzazione Accordo collettivo In mancanza di accordo: Direzione Territoriale del Lavoro In mancanza di accordo: Direzione Territoriale del Lavoro In mancanza di accordo: Ministero del Lavoro L autorizzazione amministrativa sarà subordinata all'effettiva verifica del fatto che l installazione delle apparecchiature è finalizzata a soddisfare le tre esigenze ipotizzate dal Legislatore. 3

4 L accordo collettivo o, in alternativa, l autorizzazione amministrativa non sono necessari per quegli strumenti che sono utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e per gli strumenti di registrazione delle presenze e degli accessi in azienda. Ne deriva che, se un datore di lavoro fornisce per la prestazione computer, telefoni, tablet, smartphone, le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, ma a patto che sia stata fornita un'adeguata informazione ai lavoratori circa l uso degli strumenti e siano stati effettuati i controlli nel rispetto delle previsioni contenute nel D.L.gs. n. 196/2003. In ogni caso, le informazioni conosciute possono avere una loro importanza anche per altri fini come, ad esempio, ai fini della corresponsione di premi di produttività. Apparato sanzionatorio Lo Statuto dei Lavoratori, nell ipotesi di installazione o impiego illegittimo di impianti di videosorveglianza o di controllo a distanza dei lavoratori, prevede, salvo che il fatto non costituisca più grave reato, un ammenda da 154 euro a euro o arresto da 15 giorni a 1 anno. Nei casi più gravi le pene dell arresto e dell ammenda sono applicate congiuntamente. Tra le violazioni caratterizzate da maggiore gravità rientrano le seguenti ipotesi: l installazione di telecamere fisse che inquadrino esclusivamente l attività svolta dai lavoratori ovvero i luoghi adibiti esclusivamente al godimento della pausa, nonché alla consumazione del pasto da parte degli stessi; l assenza di esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale che rendano necessaria l installazione dei suddetti strumenti di controllo a distanza; l installazione degli impianti in parola a totale insaputa del lavoratore. l installazione di sistemi di controllo che, considerata la relativa collocazione ovvero la specifica funzionalità, siano in grado di raccogliere in via prevalente i dati c.d. sensibili del lavoratore. Il Ministero del Lavoro, con la Nota n del 1 giugno 2016, ha specificato che può ritenersi violata la norma anche per il solo fatto di aver installato le apparecchiature senza averle successivamente attivate. Ciò in quanto la condotta criminosa è rappresentata dalla mera installazione non autorizzata dell impianto, a prescindere dal suo effettivo utilizzo, addirittura, il Ministero evidenzia la possibilità di sanzionare l azienda anche qualora vengano montate, senza le prescritte regole, telecamere finte montate al solo scopo dissuasivo. 4

5 Istruttoria delle istanze presentate al Ministero Il Ministero del Lavoro ha chiarito che l istruttoria utile al rilascio del provvedimento autorizzatorio, non riguardando specifici aspetti tecnici, può essere effettuata dal personale ispettivo ordinario o amministrativo operante all interno delle varie unità organizzative dell Ufficio e, solo in casi assolutamente eccezionali comportanti valutazioni tecniche di particolare complessità, anche al personale ispettivo tecnico. Oggetto primario dell attività valutativa deve, infatti, essere l effettiva sussistenza dei fattori legittimanti l adozione del provvedimento, in termini di ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale. L Ispettorato specifica che l eventuale ripresa dei lavoratori, di norma, dovrebbe avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità; tuttavia, sussistendo ragioni giustificatrici del controllo, quali ad esempio tutela della sicurezza del lavoro o del patrimonio aziendale, è concessa la possibilità di inquadrare direttamente l operatore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, l angolo di ripresa della telecamera, oppure l oscuramento del volto del lavoratore. Il provvedimento autorizzativo viene rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall istante in sede di richiesta: l attività di controllo, dunque, è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell interesse dichiarato, interesse che non può essere modificato nel corso del tempo nemmeno se vengano invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso ma non dichiarate nell istanza di autorizzazione. 5