PASSEPARTOUT BUSINESSPASS

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1 PASSEPARTOUT BUSINESSPASS Businesspass è la soluzione Cloud Computing, usufruibile anche tramite Tablet, ipad, iphone o Smartphone, per gestire in modo integrato l intero processo amministrativo e gestionale dello studio, comunicare in tempo reale, reperire direttamente le informazioni dai clienti senza bisogno di trasferimenti fisici o digitali. Il sistema fornisce a tutti gli attori, comprese le aziende clienti, le applicazioni ed i servizi necessari alla loro attività in un ambiente operativo unico e condiviso. UNA SOLUZIONE INNOVATIVA UN SISTEMA UNICO E CONDIVISO Businesspass rappresenta un innovativo sistema di applicazioni gestionali cloud computing per una reale gestione collaborativa tra Commercialista e Impresa. La soluzione integra applicazioni dedicate allo studio, soluzioni per Piccole e Medie Imprese e soluzioni per specifici settori di mercato: negozi, hotel, ristoranti, bar, centri benessere. E l unico sistema dotato sia delle funzionalità contabili, fiscali e dichiarative necessarie al Professionista, sia di quelle amministrative e gestionali per le aziende clienti. Businesspass gestisce in modo integrato il processo amministrativo e gestionale dello Studio, reperendo le informazioni e i dati direttamente dai clienti senza bisogno di trasferimenti fisici o digitali, fornendo a tutti gli attori coinvolti le applicazioni ed i servizi indispensabili alla sua attività, in un ambiente operativo unico e condiviso. I VANTAGGI PER LO STUDIO il Commercialista può fornire ad ogni cliente una soluzione ritagliata sulla base delle sue specifiche esigenze si riducono/annullano le operazioni di data entry liberando i collaboratori dello Studio che possono così dedicarsi a mansioni di consulenza e controllo lo Studio sviluppa processi di lavoro più economici e prestazioni professionali maggiormente remunerative il sistema si traduce in uno strumento di fidelizzazione dei propri clienti I VANTAGGI PER LE AZIENDE CLIENTI le Aziende possono utilizzare l applicazione anche in assenza di una connessione permanente ad internet i documenti generati durante le tradizionali attività aziendali sono automaticamente disponibili nei flussi gestiti dallo Studio del Commercialista senza necessità di trasferimenti fisici o digitali il sistema è altamente scalabile: le funzionalità disponibili nella soluzione base possono essere ampliate progressivamente per soddisfare le esigenze di realtà più grandi e strutturate le Aziende possono disporre di un canale di comunicazione costantemente aperto con il proprio consulente che le assiste durante lo svolgimento delle operazioni contabili e amministrative più complesse CLOUD COMPUTING E MOBILE Businesspass può essere utilizzato in modalità Cloud Computing: Commercialista e Clienti si collegano all applicazione installata presso la Server Farm Passepartout o sul server dello Studio tramite internet e la utilizzano in base alle loro necessità. Questa modalità operativa permette agli utenti di accedere in ogni momento e da qualunque luogo ai propri programmi, dati e informazioni, accorciando i tempi decisionali, semplificando i processi, migliorando la collaborazione. L applicazione è accessibile da PC oppure tramite Tablet, ipad, iphone o Smartphone. Oltre al vantaggio operativo derivante dal poter lavorare da ogni luogo e in ogni momento con egual efficienza e produttività, il Cloud Computing libera il professionista anche da tutti i problemi connessi ai continui aggiornamenti normativi e funzionali. La soluzione è utilizzabile anche in assenza di una connessione permanente ad internet.

2 LO STUDIO LE ATTIVITA TIPICHE DELLO STUDIO Il Commercialista ed i collaboratori dello Studio accedono al sistema tramite idesk Studio che consentono di: gestire più aziende in contabilità ordinaria o semplificata generare il bilancio d esercizio (anche XBRL), la nota integrativa ed eseguire l analisi economico-patrimoniale anche in relazione alle regole introdotte dall accordo Basilea2 elaborare dichiarazioni dei redditi (Unico Persone Fisiche, Società di Persone, Società di Capitali, Enti non Commerciali, Consolidato Nazionale Mondiale, modello 730 compreso il prospetto di liquidazione 730/4) curare per conto dei propri clienti tutti gli aspetti contabili e fiscali tipici dell attività di consulenza erogata dal Professionista Businesspass presenta inoltre alcuni automatismi che facilitano il lavoro del Professionista come, ad esempio, il collegamento diretto con Comunica (Starweb) che consente la compilazione automatica di tutte le pratiche di Comunicazione Unica utilizzando i dati presenti nell applicativo o il collegamento con Clicca&Posta che rappresenta un ufficio postale virtuale tramite il quale è possibile inviare la corrispondenza. LA GESTIONE DEI CLIENTI L idesk Studio è dotato di un apposito pannello di controllo che permette al Commercialista, o ai collaboratori di studio abilitati, di sovraintendere e coordinare l insieme delle Aziende clienti. In particolare il Professionista può: controllare permessi, accessi e collegamenti degli utenti dello Studio creare nuove aziende clienti e definire il loro livello di autonomia gestionale e amministrativa organizzare e gestire i clienti, associarli in gruppi omogenei per piani dei conti, tabelle, tipologia clienti, regimi IVA, assoggettamenti, estensioni, etc. monitorare le Aziende Clienti consultando Riferimenti, Dati contabili, Liquidazioni, Stampe fiscali ricevere una notifica, in tempo reale, relativa all inserimento di nuove registrazioni contabili effettuate dalle Aziende clienti fornire assistenza remota ai propri clienti o eseguire elaborazioni fiscali singole o multiple sincronizzare i dati contabili gestire l aggiornamento della procedura, garantendo la sicurezza dei dati, i salvataggi e i ripristini

3 LE AZIENDE CLIENTI LE ATTIVITA TIPICHE DELL AZIENDA CLIENTE Gli idesk Azienda prevedono invece tutte le funzionalità tipiche dei sistemi gestionali per Piccole e Medie Imprese. Ogni Azienda gestita dallo Studio dispone quindi di una stazione di lavoro per gestire autonomamente, in modo semplice ed intuitivo, clienti, fornitori, prestazioni e articoli anche complessi, cataloghi, vendite al banco, calcolo ed emissione di fatture, ricevute fiscali, scontrini corrispettivo, che vengono registrati automaticamente in Prima Nota. Il sistema è concepito per consentire anche agli utenti che non hanno particolari competenze in materia contabile, di annotare le operazioni di Prima Nota legate ai documenti ricevuti o ai pagamenti. La registrazione delle operazioni contabili o dei pagamenti avviene attraverso la Prima Nota Facile, che permette l inserimento guidato dei dati attraverso l utilizzo di schemi pre-impostati dal Commercialista. Le operazioni contabili inserite dall Azienda sono immediatamente visibili dalla postazione del Commercialista, il quale deve semplicemente verificarle ed eventualmente integrarle. Inoltre, l idesk Azienda permette di generare nuove scadenze legate ai diversi clienti/fornitori e di gestire incassi e pagamenti. Per le realtà più grandi o che necessitano di funzionalità gestionali più evolute, sono previsti livelli superiori per l accesso al sistema. ESTENSIONE CONTABILE: per gestire autonomamente estratti conto, scadenziari, saldaconto, ricevute bancarie, agenti. ESTENSIONE SOLUTION: per una gestione completa del magazzino, degli ordini, delle vendite, l elaborazione di statistiche, ecc. ESTENSIONE AZIENDALE: comprende tutte le funzioni previste nelle Estensioni Contabile e Solution. ESTENSIONE PRODUZIONE: per una gestione semplice e funzionale dei processi produttivi con la gestione della distinta base e delle commesse. ESTENSIONE CONTROLLO DI GESTIONE: un sistema di controllo che, attraverso l analisi di appositi indicatori, verifica gli scostamenti tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti e permette di attuare opportune azioni correttive. LO STRUMENTO GIUSTO PER OGNI IMPRESA L applicazione può essere configurata secondo le necessità dell Azienda: in base alla tipologia della sua attività: commerciale, artigiana, professionale, ecc. al settore merceologico: abbigliamento, alimentari, ecc. alla complessità della sua organizzazione: cash point, front office, back office, ecc. agli strumenti utilizzati: registratori di cassa, stampanti, lettori ottici, scanner, touch screen, ecc.

4 MIGLIORARE L ORGANIZZAZIONE GESTIONE STUDIO E PARCELLAZIONE Integrato nella soluzione è disponibile un sistema di controllo di gestione per lo studio che, tramite causali pre-codificate, registra tutte le attività svolte dagli operatori. L agenda può essere utilizzata per tenere sotto controllo le scadenze o registrare il tempo di esecuzione delle attività, memorizzando le attività svolte, quelle da svolgere e le spese sostenute anticipatamente per conto del Cliente. Le attività sono ricercabili per cliente, operatore, data, tipologia di prestazione e rappresentano la fonte dati dalla quale generare automaticamente i documenti di vendita. E possibile generare i contratti, gestire Notule che possono essere parzialmente tramutate in parcelle o emettere direttamente le parcelle. L Avviso di Parcella genera nuove scadenze per lo Studio, il quale può emettere effetti bancari e gestire uno scadenzario pagamenti. L emissione della Parcella/Fattura può generare automaticamente le registrazioni di Prima Nota, integrando così le funzioni contabili ed IVA. Se il Professionista gestisce la contabilità dell Azienda Cliente, la parcella emessa dallo Studio può essere automaticamente registrata sulla sua contabilità. Infine, il calcolo del costo di gestione dello studio consente di effettuare una valutazione economica dell attività. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DOCUMENTI Businesspass memorizza prospetti, digitalizza documenti cartacei acquisiti tramite scanner, li organizza e li cataloga in un indice che permette in qualunque momento una rapida consultazione. Con un semplice click del mouse è possibile, ad esempio, acquisire da scanner il documento cartaceo relativo alla registrazione che si sta eseguendo. Questa opportunità consente di avere direttamente all interno dell applicativo i documenti utili alla gestione contabile, eliminando anche la necessità di mantenere o consultare costantemente l archivio cartaceo. Una nuova modalità operativa che evita errori nell inserimento dei dati ed elimina l eventuale passaggio di documenti cartacei tra lo Studio ed i clienti, con un evidente risparmio di tempo e di risorse. L Azienda infatti, effettuando le registrazioni contabili, può inserire il documento cartaceo nel gestionale e lo Studio può verificare e validare i dati inseriti dal cliente con il supporto dell immagine del documento stesso, associata alla registrazione di Prima Nota. L Estensione funzionalità documentali consente di gestire invece l archiviazione ottica sostitutiva. RIDURRE I COSTI I VANTAGGI DEL CLOUD COMPUTING IN SERVER FARM Businesspass può essere utilizzato in modalità Cloud Computing: Commercialista e Aziende si collegano all applicazione, installata presso la Server Farm Passepartout, tramite internet e la utilizzano in base alle loro reali necessità. L utilizzo di questa modalità comporta innumerevoli vantaggi: riduce i costi delle infrastrutture, elimina i problemi di spazio per la memorizzazione dei dati, permette di automatizzare le procedure di backup e la gestione della sicurezza. Con questo sistema di utilizzo, gli aggiornamenti normativi e le implementazioni funzionali sono immediatamente disponibili a tutti gli utenti e questo si traduce in un vantaggio determinante per chi deve produrre adempimenti conformi entro le scadenze previste. Privacy e sicurezza sono tutelate da efficaci strumenti di crittazione delle transazioni e da una gestione dei dati estremamente scrupolosa, che rappresentano la soluzione ideale per la gestione del patrimonio di documenti e informazioni. Anche nell ipotesi in cui Businesspass sia installato sul server dello Studio, il Professionista può comunque delegare a Passepartout alcuni servizi come ad esempio le attività di back-up o l aggiornamento dell applicazione (undercloud). LA SERVER FARM PASSEPARTOUT Passepartout è ufficialmente INTERNET SERVICE PROVIDER AS39759 dal La Server Farm Passepartout è in grado di ospitare infrastrutture ed applicazioni di natura gestionale e non, che possono essere utilizzate anche da remoto. La Server Farm di Passepartout è iscritta presso il RIPE NCC (Réseaux IP Européens Network Coordination Centre), è Autonomous System e Mantainer per la registrazione dei domini Internet. Sono garantiti elevati livelli di sicurezza ed il pieno rispetto della protezione dei dati e delle informazioni secondo standard di riferimento internazionali.

5 COMUNICARE IN TEMPO REALE COSTANTEMENTE IN CONTATTO Il Commercialista con Businesspass può instaurare diverse forme di comunicazione con i propri clienti come, ad esempio, aprire una chat, effettuare una videochiamata, organizzare videoconferenze o effettuare un servizio di assistenza remota utilizzando uno strumento integrato nell applicativo. Il Commercialista interviene così sul computer del cliente, prendendo il controllo di mouse e tastiera e aiutando l assistito a completare le operazioni contabili più complesse. Contemporaneamente il Professionista è in grado di dialogare in viva voce con il Cliente tramite canale audio, sfruttando la stessa banda di trasmissione dei dati, per istruire il Cliente sulle operazioni da svolgere. SERVIZIO ASSISTENZA PASSEPARTOUT In caso di dubbi il Commercialista può accedere ad un servizio di assistenza diretta su tutte le funzionalità del programma erogato dai consulenti Passepartout. Il servizio è accessibile direttamente dall applicazione, cliccando su un apposita icona (icommunicator), e permette di ricevere in tempo reale chiarimenti o informazioni inerenti l operatività e le funzionalità del prodotto. Il Professionista può consultare l archivio delle risposte fornite dai consulenti Passepartout o inserire nuove richieste di informazioni. La risposta alle nuove richieste viene notificata direttamente nel programma e può, se necessario, essere seguita da un appuntamento telefonico di approfondimento, effettuato tramite web phone o apparecchio tradizionale. IL SITO WEB DELLO STUDIO Con Businesspass viene fornito anche un sito web che, oltre a rappresentare la vetrina on-line dello Studio, funge da ulteriore strumento di comunicazione tra il Commercialista ed i suoi clienti. All interno dell Area Riservata del sito, il Professionista può infatti pubblicare per ciascun cliente, in modalità sicura e protetta, bilanci, dichiarazioni dei redditi e in generale tutti i documenti elaborati per suo conto. L accesso al sito e ai documenti può essere effettuato direttamente all interno dell applicativo Businesspass oppure attraverso un qualsiasi browser internet. Per la realizzazione del Sito del Commercialista vengono fornite alcune proposte di template grafici GESTIRE IL PERSONALE MULTICONTRATTUALE E MULTIAZIENDALE Businesspass Gestione Paghe è una soluzione ad alto contenuto tecnologico, utilizzabile in modalità Cloud Computing e nata per rispondere alle esigenze dei Commercialisti e delle Imprese. Essendo un applicazione on-line, si aggiorna automaticamente con la normativa paghe, con i rinnovi dei CCNL e le relative tabelle previdenziali e fiscali, senza necessità di alcun intervento da parte dell utente. Fruibile senza investimenti iniziali con modalità pay per use, con Businesspass Gestione Paghe si paga solo l utilizzo effettivo in base al numero dei cedolini elaborati. Si hanno così costi proporzionali al volume di cedolini con il controllo in ogni momento del consumo effettivo. Businesspass Gestione Paghe permette di automatizzare il processo amministrativo di gestione del personale: collocamento, elaborazione, stampa, LUL, adempimenti obbligatori DM10, EMENS, F24, CUD, 770, Autoliquidazione Inail, invio telematico. E prevista una storicizzazione di tutti i dati inseriti o elaborati, sia a livello aziendale che di singolo dipendente, senza necessità di effettuare procedure di archiviazione dati. La procedura permette il trasferimento dei dati contabili, derivanti dalle elaborazioni mensili, direttamente alla contabilità fiscale. Con l elaborazione del cedolino, estremamente semplice ed intuitiva, sono disponibili numerosi prospetti riepilogativi, che rappresentano un valido strumento per l Utente.

6 IN-FORMAZIONE COSTANTE IL PORTALE BUSINESSPASS.IT Il portale Businesspass, disponibile all indirizzo offre una vasta gamma di servizi editoriali di natura fiscale, tributaria e civilistica, di estrema utilità per il Professionista. I contenuti a disposizione dei clienti sono raccolti e catalogati in diverse sezioni, ciascuna contrassegnata da una specifica icona: NOVITA' - FOCUS DEL GIORNO: in questa rubrica vengono evidenziate e commentate quotidianamente le principali novità di carattere tributario. APPROFONDIMENTI SETTIMANALI: con cadenza settimanale sono forniti ulteriori approfondimenti sulle problematiche evidenziate. AGENZIA ENTRATE - IN EVIDENZA (CIRCOLARI E RISOLUZIONI): sono riportati i principali documenti di "prassi tributaria" di recente pubblicazione. RASSEGNA STAMPA CONTRIBUTI E FINANZIAMENTI: questa sezione, di particolare interesse, evidenzia le opportunità legate alla pubblicazione di bandi di finanza agevolata nazionale, regionale e comunitaria, fornisce utili informazioni su come accedere alle agevolazioni e guida alla interpretazione delle norme, fornendo al Commercialista un utile strumento informativo da condividere con le Aziende clienti. Il portale propone inoltre alcuni servizi erogati da Class Editori ed in particolare: Italia Oggi: il quotidiano giuridico, economico e politico che offre tutte le informazioni e gli approfondimenti indispensabili ai professionisti del fisco, dell economia e del diritto Italia Oggi Sette: il settimanale che aiuta imprese e professionisti a mettere in pratica tutte le novità legislative e amministrative Il nuovo diritto delle società: quindicinale che fornisce un informazione completa su tutti gli aspetti e le prospettive della riforma del diritto societario attraverso un aggiornamento continuo su decreti, leggi, normative e procedure Le Banche Dati: una selezione di leggi, decreti, informative, circolari, estratti di bandi, appalti e aste raccolte dalla redazione di Italia Oggi e di Italia Oggi Sette L Esperto Risponde: la rubrica curata dagli esperti di Italia Oggi che dal 1997 rispondono ai quesiti posti dai lettori FORMAZIONE LIBERA A TUTTI Passepartout è sempre al tuo fianco offrendoti l opportunità di una formazione libera e continua. Consultabile in qualsiasi momento, semplice e gratuito, il portalewww.edupass.it mette a disposizione di utenti e Partner video di approfondimento su tutti i prodotti dell offerta Passepartout. Nella sezione dedicata a Businesspass potrai trovare inoltre un archivio delle domande più frequenti e una ricca raccolta di suggerimenti per utilizzare al meglio il prodotto.

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