ASSn6 REGOLAMENTO DEL SISTEMA DI BUDGET E DEL CONTROLLO DIREZIONALE INDICE. 1. Inquadramento I. 2. Budget: definizione Budget: finalità 2

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1 2. Budget: definizione 2 1. Inquadramento I INDICE E DEL CONTROLLO DIREZIONALE REGOLAMENTO DEL SISTEMA DI BUDGET I compete alle singole strutture operative aziendali. IV) controllo operativo, che si concretizza attraverso Ia realizzazione di specifici compiti e che - reporting e valutazione; - misurazione degli obiettivi; - controllo a consuntivo; - budgeting; sistema socio-sanitario, attraverso Ia partecipazione al piano di zona (PdZ); garantisce l attuazione delle strategie e, in particolare, della programmazione attuativa. II processo di controhlo direzionale e costituito dahle seguenti fasi: Ill) controllo direzionale, di competenza della programmazione e controllo di gestione, che organizzativa, ai processi operativi e direzionali, she risorse, alle dinamiche del personale dell azienda mediante l atto aziendale ed ii piano attuativo locale (PAL) triennale e, per ii direzione strategica, che declina gli obiettivi strategici in obiettivi aziendali annuali tramite Ia Sulla base della pianificazione e dell indirizzo politico regionale, I processi di programmazione e definizione e l approvazione del PAL annuale. La programmazione annuale è volta a gestionali. Queste ultime indicano gli interventi necessari in merito alla struttura ed, infine, agli investimenti da effettuare neil anno, in conformitã con Ia pianificazione regionale e con ii programma pluriennale aziendale (L.R. n. 49/1 996, Titolo Ill, artt.17-18); II) programmazione attuativa, in capo alla programmazione e controllo su indirizzo della I) pianificazione strategica, affidata alla direzione strategica, Ia quale definisce le finalità controllo si articolano nelle seguenti dimensioni: definire, per l intera Azienda e per le strutture operative, gli obiettivi annuali e le politiche 1. Inquadramento 10. Budget: tempistica del processo 8 5. Budget: percorso di definizione 5 6. Raccordo tra budget e bilancio preventivo annuale 5 7. Budget: monitoraggio 6 8. Budget: variazioni Centri di Risorsa (CdRis) Comitato di budget 4 Centri di Costo (CdC) Centri di AttMtâ (CdA) Centri di Resporisabilità (CdR) 2 4. Budget: stwttura 2 3. Budget: finalità 2 9. Valutazione degli obiettivi di budget e raccordo con ii sistema di valutazione delle risorse umane 7 OCC1UENTALE ASSn6 FRTUU

2 2. Budget: definizione II budget è 10 strumento formale con cul si quantificano I programmi d azione, se ne verifica Ia fattibilità economica, tecnica e finanziaria, si allocano le risorse coerentemente agli obiettivi da perseguire. II budget è un sistema gestionale che attiene al controllo direzionale e che Si caratterizza per i seguentifattori: a) è globale, owero interessa l Azienda nelia sua visione olistica. II processo di budget richiede ii coordinamento e l1ntegrazione degli obiettivi perseguiti dal singoli Ceritri di Responsabilità (CdR) in un ottica unitaria della gestione aziendale. b) definisce obiettivi, espressi in termini di risultati da conseguire e di risorse correlate; c) presenta obiettivi riferiti ai CdR. Tali obiettivi sono: - espressi in termini prevalentemente quantitativi ed in forma sintetica; - misurabili, al fine di consentire Un utile parametro di riferimento per ii controllo e per Ia valutazione; - controllabili dal CdR cui sono assegnati; - condivisi. d) ha durata annuale e prevede processi di valutazione intermedia, per consentire un significativo confronto tra gil obiettivi di budget, i progressivi risuitati conseguiti ed I relativi riflessi economici. Prevede un sistema informativo a supporto deil attività gestionale delle strutture aziendali e richiede un analisi sistematica del contesto in cui esse operano, delle interdipendenze sia al loro interno sia con le aitre strutture. Per raggiungere tail scopi ii budget sottende un processo previsionale, accurato e coordinato, che utilizza in modo organico tutti gil elementi conoscitivi aziendali. 3. Budget: finalitã II sistema di budget è lo strumento d indirizzo che ha Ia finalità di responsabilizzare tutti i professionisti al conseguimento degli obiettivi aziendali secondo una logica sistemica. Attraverso il periodico confronto con i risultati, ii budget ha anche lo scopo di favorire un sistema di apprendimento del personale volto al miglioramento continuo. 4. Budget: struttura La struttura del sistema di budget prevede: definizione di un piano dei CdR, aggiornato annualmente; definizione del contenuto di responsabilità di ciascun CdR, ossia degli elementi sui quail ii responsabile del CdR puo esercitare un ragionevole grado di controiio e rispetto ai quail puô, di conseguenza, essere responsabilizzato; definizione dell organizzazione a supporto del sistema di budget che comprende: - comitato budget, organo preposto ali indirizzo e alia supervisione del budget; - struttura di programmazione e controilo, supporto tecnico-operativo all intero processo. 4.1 Centri di Responsabilitã (CdR) Con il sistema di budget l azienda assegna al CdR obiettivi misurabili, controllabili e raggiungibili, allocando contestualmente le risorse necessarie ai loro conseguimento. I CdR sono aggregazioni di attività e di processi decisionali omogenei Ia cui manifestazione economica e attribuita alla diretta responsabilità di un dirigente o di un funzionario dell Azienda, secondo i criteri e gil indirizzi previsti dal regolamento di organizzazione aziendale (Decr. PGR n.198/1999, art. 8, c.1). I CdR corrispondono, di norma, a strutture organizzative aziendali, dotate di risorse umane, materiali, tecnologiche e finanziarie, preposte al raggiungimento di specifici obiettivi aziendali. I CdR sono altresi tenuti al perseguimento degli obiettivi definiti dal PAL annuale, obiettivi che possono essere inseriti anche tra quelli di budget. I CdR si distinguono in Centri di Attività (CdA) e in Centri di Risorsa (CdRis). 2

3 norma assegnato anche un budget economico che trova corrispondenza nelle specifiche voci del conto economico preventivo, al netto di un eventuale fondo di riserva da utilizzare in caso di e/o economica degli obiettivi e dei fattori produttivi assegnati e possono essere modificati in diverse strutture/servizi/equipe/uffici afferenti. A livello dipartimentale vengono negoziati esciusivamente le risorse e gli obiettivi condivisi tra le revisione del budget aziendali. funzione di un eventuale riorganizzazione della struttura aziendale. I CdA sono individuati annualmente, tramite decreto di budget, in relazione alla rilevanza strategica obiettivi economici relativi all utilizzo del diversi fattori produttivi assegnati. Ai CdA, quindi, viene di budget di attività, owero di obiettivi sanitari elo assistenziali e!o di supporto ad essi, integrati da erogazione del servizi. A tali centri compete l efficace ed efficiente perseguimento degli obiettivi del 3 di tale specificazione ali interno dell intero processo di controllo di gestione. i oggetto (di norma superiori a per un CdC e per un sub-cdc) e alla significatività inerenti ad una data attività/servizio/prestazione. Ogni CdC afferisce ad un determinato CdR. Ad Quest ultima valuterà I opportunità deli attivazione in relazione all entità dei costi previsti per mail, da parte del responsabile del CdR alla struttura di programmazione e controllo di gestione. sub-centri di Costo ad esso afferenti. Un CdC/sub-CdC viene aperto su richiesta motivata, via e Centri di Costo (CdC) Per finalitã operative un CdC puo essere articolato in pii livelli gerarchici tramite Ia creazione di un CdR possono competere phi CdC. valore del budget concordato e nel rispetto della normativa vigente in materia di struttura di programmazione e controllo, entro fine gennaio, il materiale utile ai fini della valutazione del loro raggiungimento; responsabili di risorsa, per l attivazione delle procedure di acquisizione secondo Ia tempistica previsione del consumi costituisce un indicazione per Ia definizione del bilancio previsionale. organizzazione del lavoro; programmata, entro ii 30 ottobre dell anno precedente a quello di competenza. II documento di e di specifici report predisposti dalla programmazione e controllo, in collaborazione con ii previsto da determina della struttura di programmazione e controllo. presente regolamento; della previsione complessiva del budget, del vincoli contrattuali e di quanto definito nel governa, gestisce ed organizza le risorse umane ed i fattori produttivi assegnati nell ambito del monitora e verifica l attività generata e I costi prodotti sulla base di propri strumenti di controllo comunica al Direttore Sanitario/Direttore Amministrativo Sara inoltre revisionato in sede di definizione del budget annuale; sistema informativo; miglior impiego delle risorse assegnate; si fa carico del raggiungimento degli obiettivi di budget definiti con Ia direzione mediante II garantisce l attuazione degli obiettivi previsti dal PAL per ii proprio CdA e trasmette alla puô modificare l utilizzo del prodotti sanitari, non sanitari, manutenzioni e servizi nel rispetto predispone un documento di previsione del consumi dei prodotti e servizi da trasmettere ai assicura ii presidio dei conti del piano approvato dal regolamento di contabilità generale, ove Al responsabili di budget di attività puo essere delegato, da parte del Direttore Generale, un fondo consumi di natura economica. fondo ha una funzione assimilabile a quella di un CdRis e costituisce, pertanto, budget di risorsa. A ciascun CdA corrisponde almeno un Centro di Costo, entità utile ai fini della rivelazione del processi produttivi e servizi rivolti ai cittadini e agli utenti. economale per l acquisizione diretta di beni di consumo destinati al medesimo CdA. II suddetto 1 CdA si differenziano tra intermedi, di supporto e di servizio ad altri CdA, e finali, responsabili di II responsabile del CdA: a seconda delle competenze responsabile della programmazione e controllo gil scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati; e II Centro di Costo rappresenta un entitã autonoma ed omogenea di rilevazione delle voci di costo al Sono Centri di Attività le strutture responsabili dello svolgimento del processi di produzione ed Centri di Attività (CdA)

4 I CdRis sono individuati annualmente, tramite decreto di budget, in relazione alla rilevanza I CdRis costituiscono di norma anche CdA intermedi, di supporto e di servizio ai CdA finali, per di riserva. L assegnazione dei budget di risorsa è effettuata, di norma, in chiusura del processo di budget in funzione di un eventuale riorganizzazione della struttura aziendale. strategica e/o economica delle risorse e dei fattori produttivi aziendali e possono essere modificati all espletamento delle attività istituzionali da parte dei CdA, nel rispetto del principlo di economicità. consolidando i budget dei singoli CdA ed integrandoli con le politiche di gestione o di sviluppo previste per ciascun fattore produttivo. Nel caso in cui sia stato adottato II bilanclo economico Socio Sanitario, anche su quelli del bilancio preventivo del sociale, al netto di un eventuale fondo preventivo, ma non siano stati ancora definiti I budget per i CdA, l assegnazione del budget ai previsione, l acquisizione, Ia distribuzione delle risorse e dei fattori produttivi necessari CdRis puo essere effettuata sulla base dei valori del bilancio preventivo e, per ii Coordinamento 4 di Attività, nonché di altri referenti aziendali. A seconda delle esigenze e prevista Ia partecipazione dei responsabili dei Centri di Risorsa/Centri direzione strategica; responsabili della struttura di programmazione e controllo e del controllo di gestione. E composto da: che lo presiede. Puô essere inoltre convocato su richiesta di un responsabile di CdR. di budget. 4.2 Comitato di budget programmazione e controllo e, qualora richiesto, esprime pareri su eventuali richieste di variazione indirizzo, supervisione e controllo del processo di budget, in particolare per quanto attiene aii individuazione degli obiettivi e delle relative risorse da assegnare ai CdR. del relativo andamento della spesa, sulla base della reportistica predisposta della struttura di contabilità generale - indicati, tramite determinä, dalla struttura di programmazione e controllo; indicato da determina della struttura di programmazione e controllo; (sia in negativo sia in positivo) di prezzo e/o di consumo rispetto ella spesa programmata. produttivi del CdA e per ottenere le migliori acquisizioni del fattori produttivi; risorse ai CdA; dei fattori produttivi da essi utilizzati; assicura ii governo dei conti - in riferimento al piano dei conti approvato dal regolamento di razionalizzazione, distribuzione e dismissione dei fattori produttivi/risorse nonché delle convenzioni di competenza; possibile, aii ordinato; si fa carico dei risultati di efficacia e di economicità dei processi di acquisizione, cura le previsioni quantitative e qualitative del fattori produttivi/risorse di competenza; assicura il governo dei conti del piano approvato dal regolamento di contabilità generale, come supporta i responsabili dei CdA in merito alle modalità di utilizzo e di gestione delle risorse e fornisce eventuali pareri richiesti dal comitato di budget suli assegnazione ed il monitoraggio di attiva tulle le procedure amministrative e gestionali per garantire Ia disponibilità dei fattori rileva e monitora mensilmente il proprio budget di risorsa con riferimento al maturato o, ove comunica al Direttore Amministrativo e al responsabile del controllo di gestione gli scostamenti significativa incidenza economica, ii responsabile del CdRis e coadiuvato dal responsabile tecnico del CdA di riferimento. Per I attività di presidio di specifiche risorse, ii cui utilizzo si caratterizza per elevati volumi e Ia parte di competenza. I Centri di Risorsa sono le strutture deputate a supportare i processi produttivi attraverso Ia II responsabile del CdRis: II comitato di budget è un organo consultivo del Direttore Generale che collabora alle funzioni di II comitato, inoltre, partecipa al monitoraggio del grado di perseguimento degli obiettivi, al controllo II comitato di budget si riunisce almeno una volta all anno su convocazione del Direttore Generale, Centri di Risorsa (CdRis)

5 - obiettivi con relativi indicatori e valori attesi; La proposta di budget viene, inoltre, inviata all Organismo lndipendente di Valutazione che all attuazione delle strategie aziendali. I responsabili del CdA si fanno parte attiva affinché Ia proposta di budget venga orientata - risorse 2) proposta di budget: ii comitato di budget predispone entro fine febbraio una proposta di indica gli indirizzi aziendali che costituiscono riferimento per Ia redazione del PAL e del linee d indirizzo strategico. Tale documento, in sinergia con le linee di gestione del SSR, predispone, di norma entro ii 30 settembre dell anno precedente a quello di competenza, le budget annuale. a disposizione. budget per ciascun CdA (intermedio e finale) nella quale sono definiti: 1) linee d indirizzo strategico: Ia direzione strategica, con ii supporto del comitato di budget, 5 in quanto definito in sede di budget e di controllo infrannuale. conto economico preventivo al netto di un eventuale fondo di riserva; Viceversa anche Ia rendicontazione trimestrale del conto economico dovrà trovare corrispondenza corrispondenza negli importi complessivi del contro economico preventivo; le previsioni economiche del CdA devono trovare corrispondenza nelle specifiche voci del ii totale delle previsioni economiche del CdRis e dell eventuale fondo di riserva trovano Nello specifico: definizione del budget economico per CdR dovrà prendere a riferimento ii bilancio preventivo. Per il principio di quadratura contabile tra Ia contabilità analitica e Ia contabilità generale, anche Ia assegnare ai responsabili di strutture semplici, servizi ed uffici indipendenti - tramite di norma direttamente assegnato al responsabile gerarchico piü prossimo. collaboratori, tramite incontro verbalizzato da tenersi entro Ia fine di apriie, gil obiettivi di di budget. Alle negoziazioni dei budget dei CdA dei Dipartimenti partecipano anche i CdA, di norma entro le due settimane successive alla valutazione della proposta di budget, Direttori di Distretto, e viceversa. un momento di confronto formale nel quale sono concordati obiettivi e risorse delle schede 6) approvazione del budget consolidato: ii Direttore Generale approva, di norma entro il 31 7) condivisione. degli obiettivi di budget i responsabili del CdA comunicano a tutti i 4) negoziazione del budget: ii comitato di budget organizza con i responsabili di ciascun CdA assume formalmente l impegno a conseguire gli obiettivi lvi indicati. La scheda di l anno di competenza. le strategie aziendali e, sulla base di do, predispone Ia scheda di budget per Ia osservazioni aila programmazione e controllo (e al Direttore di Dipartimento se afferenti a tale struttura), entro le due settimane successive alla ricezione della proposta di budget. La programmazione verifica Ia compatibilità e Ia coerenza delle diverse proposte ricevute con negoziazione. marzo di ogni anno, II budget consolidato, contenente le schede di budget di tutti I CdA per accordo budget viene approvata dal Direttore Generale e dal responsabile del CdA. proprio collaboratori, Ia proposta di budget e comunicano eventuali integrazioni ed controllo entro I 30 giorni successivi alla suddetta riunione. Entro fine aprile I responsabili di direzione, di distretto e di dipartimento possono a loro volta del proprio budget. 3) valutazione della proposta di budget: i responsabili dei CdA valutano, congiuntamente ai 5) approvazione del budget con Ia sottoscrizione della scheda di budget il responsabile del Ad eccezione di specifiche esigenze, II budget di strutture semplici, servizi ed uffici indipendenti e esprime un parere in merito alla coerenza tra obiettivi e relativi indicatori. budget concordati. Tali verbali andranno trasmessi alla struttura di programmazione e Per gil uffici, servizi e strutture di staff che non sono CdA viene predisposta un apposita scheda di budget. II percorso di definizione di budget si articola nelle seguenti fasi: formale da trasmettere per conoscenza alia struttura di programmazione e controiio - una quota 6. Raccordo tra budget e bilanclo preventivo annuale 5. Budget: percorso di definizione

6 con I ausilio di una propria reportistica. Monitoraggio del budget dei Centri di Risorsa responsabili dei suddetti centri sono tenuti a compiere una prima valutazione in merito sia ai livelli struttura di programmazione e controllo, eventuali scostamenti nel raggiungimento degli obiettivi e comunicazione al comitato di budget, ii quale potrà richiede una convocazione dei direfti interessati per ulteriori approfondimenti. del consumo delle risorse ed essi assegnate. La programmazione prowederà a dame reportistica necessaria e mettendola a disposizione mediante I supporti informativi azienclali. I La struttura di programmazione e controllo monitora i budget attribuiti ai CdA predisponendo Ia di conseguimento degli obiettivi ad essi attrlbuiti sia alle proiezioni di consumo a fine anno, anche I responsabili dei CdA segnalano tempestivamente via , alla direzione sanitaria e alla La struttura economico-finanziaria predispone trimestralmente i rendiconti economici per Ia verifica II controllo di gestione verifica, invece, l andamento della gestione aziendale in relazione al I responsabili del CdRis assicurano Ia rilevazione ed ii monitoraggio mensile elo trimestrale del I responsabili dei CdRis valutano I dati contabili forniti trimestralmente dalla struttura economico La struttura economico-flnanziaria prowederà a dame comunicazione al comitato di budget, ii - di disporre dell eventuale utilizzo del fondo di riserva, - Ia diversa allocazione tra fattori produttivi tra CdA, - Ia revisione del bilancio preventivo. II responsabile di budget di CdA puô modificare, previa verifica di fattibilità con ii responsabile del Le variazioni di budget dei CdRis si effettuano, di norma, a cadenza trimestrale. Le decisioni in merito aile variazioni tra fattori produttivi ali interno di un medesimo CdRis, che non Ia procedura solo riportata e, per gil investimenti, anche i art. 6 del DPR n. 358/Pres del 25 di variazione di budget, specificandone Ia motivazione, al Direttore Amministrativo e al 6 responsabile del controllo di gestione che attiverà il comitato di budget. CdRis. Un referente del CdRis comunica tall modifiche via al controllo di gestione e, per costi previsti nel conto economico preventivo, il CdRis interessato trasmette via Ia richiesta conoscenza, alia struttura economico-finanziaria. settembre 2001 Regolamento regionale per l erogazione del saldo dei finanziamenti concessi per Per variazioni tra fattori produttivi di CdRis diversi, che non comportino mutamenti nel totale dei Variazioni di budget dei Centri di Risorsa modifichino l ammontare totale delle risorse assegnate al centro, competono al responsabile del interventi d investimento. Costituiscono eccezione le modifiche del personale e degli investimenti per le quali verrà applicata budget né quelli relativi al personale e agli investimenti. Non possono essere variate le previsioni per i fattori produttivi individuati quail specifico obiettivo di e dei vincoli contrattuali vigenti. non sanitari, delle manutenzioni e dei servizi, nel rispetto della previsione complessiva del budget CdRis e comunicazione via a) controllo di gestione, l utilizzo del prodotti sanitari, dei prodotti Direttore Sanitario e alla programmazione e controllo. Direttore Generale: successivamente alla definizione del budget vanno comunicate via e- , con motivazione, al Variazioni di budget dei Centri diattività Variazioni di obiettivi di budget di attività dovute ad eventi non prevedibili intercorsi 8. Budget: variazioni Qualora necessario il Direttore Sanitarlo, in accordo con ii Direttore Amministrativo, puô proporre al quale potra richiede una convocazione dei diretti interessati per ulteriori approfondimenti. tenuti ad informare tempestivamente criticità (in positivo e in negativo) inerenti il proprio budget. finanziaria e segnalano tempestivamente alla direzione amministrativa e alia struttura economico finanziaria, via , eventuali scostamenti o trend diversi da quanto previsto in sede di budget. proprio budget di risorsa con riferimento al maturato o, ove possibile, aii ordinato. Essi sono altresi dell andamento economico complessivo rispetto alle previsioni del bilancio economico preventivo. programma e al budget annuale. Monitoraggio del budget dei Centri cli Attività 7. Budget: monitoraggio

7 I responsabili dei CdA predispongono, validano e trasmettono ii materiale utile ai fini della Ia struttura di programmazione e controllo acquisisce, di norma entro ii 30 aprile dell anno a struttura di politica e gestione delle risorse umane, tramite un proprio referente in materia ed Atal fine: successivo a quello di competenza, gli eventuali ulteriori dati di sistema; attuazione, sotto ii profilo gestionale, delle scelte contenute negli atti di indirizzo strategico in nonché al conseguimento degil obiettivi di budget da parte di ciascun CdA. programmazione e controllo entro ii 31 gennaio deii anno successivo a quello di competenza; valutazione del raggiungimento degli obiettivi di budget, al responsabile della struttura di All Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) compete Ia valutazione in merito ail effettiva termini di congruenza tra obiettivi prefissati e risultati ottenuti da parte delle strutture aziendali 7 aziendale sulla valutazione del personale, Ia documentazione finale inerente Ia valutazione del successivo a quello di competenza, compatibilmente con quanto definito dal regolamento personale dirigente e di comparto, per consentire ii collegamento della valutazione dei risultati scostamenti (Decreto del DG n. 485/2010). Propone, inoltre, al Direttore Generale Ia valutazione annuale relativa ai risultati di gestione complessiva delle singole strutture. individuali raggiunti rispetto agli obiettivi programmati e alle risorse, rilevando gli eventuali L OIV valida altresi Ia documentazione che evidenzia, a consuntivo, i risultati organizzativi e con i sistemi incentivanti. in raccordo con Ia programmazione e controllo, predispone di norma entro aprile deil anno risorse umane 9. Valutazione degli obiettivi di budget e raccordo con ii sistema di valutazione delle

8 10. Budget: tempistica del processo II anno (di competenza) MONITOHAGGO PERIODICO (mersiiei trimestrale! sarnestrate a seconda deii oggetto) 8