La gestione dei documenti Normativa di riferimento. Linda Giuva Siena, ottobre 2011

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1 La gestione dei documenti Normativa di riferimento Linda Giuva Siena, ottobre 2011

2 I principali testi normativi di riferimento Testo unico per la documentazione amministrativa (TUDA), dpr 445/2000, capo IV attività di gestione dei documenti e l organizzazione degli archivi Codice dell amministrazione digitale (CAD), dlgs 7 marzo 2005 n. 82, modificato dal dlgs 159/2006 e dal dlgs 30 dicembre 2010, n. 235 Codice dei beni culturali dlgs 42/2004 e successive modifiche 2

3 Principali obiettivi del legislatore l automazione della gestione documentaria Sistema di gestione Strumenti e responsabilità Sistema documentario e archivi Flusso amministrativo e flusso documentario La validità giuridica del documento informatico definizioni firme elettroniche e digitali conformità all originale delle copie lo scambio telematico di dati e documenti il Sistema pubblico di connettività (SPC) la posta elettronica certificata la digitalizzazione dei documenti cartacei conformità all originale La conservazione 3

4 La normativa italiana sulla gestione dei documenti: il TUDA 445/2000 La corretta e razionale gestione informatica dei flussi documentali costituisce per il legislatore una fase strumentale verso la ridefinizione complessiva dei processi di servizio ed èla premessa condizionante per nuovi e più avanzati interventi di integrazione (workflow e la regolamentazione dei procedimenti amministrativi) Centrale anche rispetto ai processi di semplificazione amministrativa, di trasparenza nei confronti del cittadino e delle imprese, nella ricerca di una nuovo equilibrio tra certezze ed efficienza 4

5 L ambito di applicazione Il dpr 445 e il dpcm 31 ottobre 2000, sono rivolti a tutte le amministrazioni definite dal dlgs 29/93 amministrazioni statali enti pubblici nazionali non economici regioni ed enti locali comunità montane, le istituzioni universitarie, scuole, ecc.

6 Obiettivi della gestione informatica dei documenti Articolo 52 - Il sistema di gestione informatica dei documenti 1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema" deve: a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema; b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato.

7 Le Aree Organizzative Omogenee (TUDA art. 50, c. 4) Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. 7

8 Come si individua una AOO (dal Gedoc2 del 2000) Criteri di coesione interna dal punto di vista funzionale pur nel rispetto di eventuali vincoli di tipo logistico e/o organizzativi una AOO può essere pertanto definita come un insieme di unità organizzative dell amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Per la determinazione dei confini delle AOO, in sede di analisi organizzativa e di valutazione di fattibilità delle soluzioni informatiche, andranno considerate le esigenze di certificazione dei documenti interni (inter e/o intra AOO) e andrà valutato se separare la certificazione del passaggio dei documenti a valenza esterna dal tracciamento dei passaggi dei documenti all interno della struttura.

9 Servizio per il protocollo informatico, la gestione dei flussi, gli archivi (TUDA, art. 61) Area Organizzativa Omogenea (AOO) e Servizio Al Servizio èpreposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente (Responsabile del servizio) 9

10 Compiti del Servizio (TUDA, art. 61) attribuire il livello di autorizzazione (accesso, inserimento, modifica); garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura si svolgano nel rispetto del TU; garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo curare il ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; conservare le copie di cui agli articoli 62 e 63 (informazioni di protocollo e registro di emergenza) in luoghi sicuri differenti; garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali attività di gestione degli archivi di deposito e storico; autorizzare le operazioni di annullamento delle informazioni di protocollo (art. 54); 10

11 Funzionalità minime (TUDA, art. 56) Al fine di garantire omogeneità, coerenza e qualità della gestione informatica dei documenti il testo unico aveva definito un nucleo minimo di attività che dovevano essere svolte nel rispetto delle indicazioni specifiche previste dalla normativa: le operazioni di registrazione, la segnatura di protocollo, le operazioni di classificazione. 11

12 Possibili interventi di informatizzazione 1 - Nucleo minimo protocollo 2 - Gestione documentale 3 - Workflow documentali 4 - BPR Da GEDOC2 - AIPA 12

13 Funzionalità minime 1 Registrazione di protocollo, segnatura sul documento e classificazione (TUDA, art. 56) Gestione documentale 2 Registrazione con scansione dei documenti cartacei, assegnazione per via telematica al destinatario, classificazione e fascicolazione dei documenti Workflow documentali 3 Informatizzazione dei processi documentali in entrata, in uscita e interni, eventuale integrazione con i workflow relativi ai processi primari 4 BPR Reingegnerizzazione dei processi 13

14 La registrazione di protocollo: elementi obbligatori e immodificabili (TUDA, art. 53) Numero di protocollo generato automaticamente (progressivo annuale, costituito da almeno 7 cifre numeriche) Data di registrazione generata automaticamente Mittente per i documenti ricevuti / Destinatario per i documenti spediti (persona fisica o giuridica) Oggetto: natura dell atto rappresentato, sintesi del suo contenuto (costituisce la base per la classificazione del documento) Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica 14

15 Cosa protocollare? (TUDA art. 53, c. 5) Sono oggetto di registrazione obbligatoria: i documenti ricevuti e spediti dall amministrazione tutti i documenti informatici ( = la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ) 15

16 Cosa non protocollare? (TUDA art. 53, c. 5) le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni i materiali statistici gli atti preparatori interni i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione 16

17 Il registro giornaliero di protocollo (TUDA art. 53, c. 2) E costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno 17

18 Le modifiche autorizzate (TUDA, art. 54) Le informazioni non modificabili sono annullabili ma devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La procedura per indicare l'annullamento riporta una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione alla modifica 18

19 Il registro di emergenza (TUDA, art. 63) registrazione anche manuale, da usare per brevi periodi deve riportare: la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione, la data e l'ora del ripristino del sistema per ogni giornata di registrazione si riporta sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente la sequenza numerica utilizzata deve garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito dell AOO le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico al ripristino del sistema stesso, attribuendo a ciascun documento registrato in emergenza un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza 19

20 Funzionalità minime La segnatura di protocollo (TUDA, art. 55) è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo 20

21 Segnatura di protocollo: dati (TUDA, art. 55) Informazioni minime obbligatorie numero progressivo di protocollo data di protocollo amministrazione o AOO. Può includere, se già disponibili in fase di registrazione: codice identificativo dell ufficio cui il documento èassegnato codice dell ufficio che ha prodotto il documento indice di classificazione del documento ogni altra informazione utile o necessaria qualora sia disponibile al momento della registrazione Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto 21

22 Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi Dpcm 31 ott I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) compatibile con un file DTD (Document Type Definition) (art. 18) 1. Oltre alle informazioni specificate all'art. 9 le informazioni minime previste comprendono: a) l'oggetto; b) il mittente; c) il destinatario o i destinatari. 2. Nella segnatura di un documento protocollato in uscita da una Amministrazione possono essere specificate opzionalmente una o più delle seguenti informazioni: a) indicazione della persona o dell'ufficio all'interno della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento; b) indice di classificazione; c) identificazione degli allegati; d) informazioni sul procedimento e sul trattamento. 3. Qualora due o più amministrazioni stabiliscano di scambiarsi informazioni non previste tra quelle definite al comma precedente, le stesse possono estendere il file di cui al comma 1 dell'art. 18, nel rispetto delle indicazioni tecniche stabilite dall'autorità per l'informatica, includendo le informazioni specifiche stabilite di comune accordo (art. 19) [Bozze regole tecniche versione 5 agosto 2011] artt. 9, 18, 19 22

23 Funzionalità minime La classificazione e la fascicolazione dei documenti

24 La classificazione è obbligatoria? Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti (TU, art. 56) Le operazioni di registrazione, le operazioni di segnatura di protocollo nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni 24

25 Le disposizioni per la tenuta degli archivi correnti e di deposito Trasferimento periodico (almeno annuale) nell archivio di deposito dei fascicoli e delle serie di documenti relativi ad affari conclusi (art. 67) predisposizione di un piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, che consenta l ordinata acquisizione e conservazione dei documenti e la selezione per lo scarto o la conservazione (art. 68, comma 1) controllo della movimentazione dei documenti e dei fascicoli (art. 68, comma 2) Garanzia della tutela dei dati personali

26 Le disposizioni per la conservazione degli archivi storici Versamento nella separata sezione d archivio o nell Archivio di Stato competente dei fascicoli e delle serie documentarie destinate alla conservazione permanente secondo l ordine originario che il materiale ha assunto nella fase di formazione Versamento contestuale dei relativi strumenti di consultazione che garantiscono l accesso (art. 69)

27 Le disposizioni sulla gestione dei flussi documentali Ha l obiettivo di migliorare il servizio e accrescere le potenzialità informative delle amministrazioni secondo criteri di economicità, efficacia e pubblicità dell azione amministrativa Comprende secondo modalità integrate (art. 64) : la registrazione di protocollo la gestione dei fascicoli nell ambito dei sistemi di classificazione d archivio adottati la gestione dei procedimenti, collegata al sistema di gestione informatica dei documenti : reperimento delle informazioni relative al fascicolo, al procedimento, al responsabile gestione delle fasi del procedimento informazioni statistiche funzioni di controllo scambio tra amministrazioni per determinare lo stato e l iter dei procedimenti complessi

28 Requisiti del sistema di gestione dei flussi documentali Art. 65 Garantire la sicurezza e l integrità dei dati e la correttezza delle operazioni di registrazione di protocollo fornire informazioni sui legami tra il documento registrato, i fascicoli di appartenenza e i procedimenti associati ( adozione dei provvedimenti finali ) consentire il rapido reperimento delle informazioni relative ai fascicoli e ai procedimenti (responsabile e fasi) fornire informazioni statistiche sull attività dell ufficio consentire l accesso e lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni per determinare lo stato e l iter dei procedimenti complessi nel rispetto della legge 675/96

29 L accesso ai documenti e alle informazioni del sistema Art Criteri di abilitazione Consultazione Inserimento e modifica Il sistema deve garantire la ricerca in base a diversi criteri la possibilità di elaborazioni statistiche Tutela dei dati riservati relativi alla persona

30 Il dpr 445/2000: un commento generale è un testo di riferimento normativo generale e autorevole, che definisce le responsabilità dal punto di vista delle competenze tecniche, archivistiche e informatiche. In particolare: Attenzione alle responsabilità anche sul piano tecnico: il Servizio per la gestione informatica dei documenti e degli archivi Attenzione alla gestione dell intero ciclo di vita del documento e del sistema Principi validi per qualsiasi tipo di supporto

31 le regole tecniche dpcm 31 ottobre 2000 principi generali Organizzazione, indipendenza tecnologica, scalabilità: sicurezza del sistema contro perdite accidentali o dolose delle informazioni (in collaborazione con il responsabile per la sicurezza) accesso interno ed esterno nel rispetto della normativa sul trattamento dei dati personali utilizzo di servizi informatici per lo scambio di documenti definizione di misure organizzative per la realizzazione di un sistema di protocollo informatico unico o coordinato predisposizione del manuale di gestione e dei progetti esecutivi di informatizzazione

32 Il nucleo minimo può essere esteso con funzioni aggiuntive non ridondanti definite dall amministrazione. Requisiti di sicurezza: le registrazioni e le informazioni relative devono essere non modificabili sistemi operativi adeguati (certificazione del software da parte del Centro Tecnico della Rupa, poi SPC) log di sistema (registrazione e verifica retroattiva degli utenti e di tutti gli interventi effettuati) history (gestione conservativa delle informazioni) delle modifiche effettuate sui singoli campi

33 gli strumenti archivistici Definizione di strumenti per il funzionamento del sistema: piano di classificazione (integrato con il piano di conservazione) manuale di gestione (art. 5) il mdg descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio

34 il manuale di gestione: la struttura Descrive: il modello organizzativo per la gestione e conservazione dei documenti il flusso di lavorazione di tutti i documenti trattati il piano di classificazione le funzionalità operative del sistema di protocollo informatico Stabilisce: le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti le responsabilità per le attività di registrazione le tipologie di documenti escluse dalla registrazione di protocollo o soggette a registrazione particolare le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni e le misure adottate per la loro non modificabilità le modalità di utilizzo del registro di emergenza

35 Le informazioni per lo scambio di documenti nella rete unitaria. Gli obiettivi specifici La creazione di una infrastruttura comune per lo scambio di informazioni documentali e lo sviluppo di meccanismi di automazione, la conseguente diminuzione delle operazioni di routine e riduzione del fenomeno della ridondanza e duplicazione della produzione documentaria

36 le regole sul formato e le modalità di trasmissione dei documenti informatici tramite la rete unitaria Per il trattamento e lo scambio di documenti in forma elettronica, si prevedono (per la gestione): la regolamentazione dell uso della posta elettronica la definizione del legame tra documento protocollato e allegati (si prevede una sola operazione di registrazione) il principio per cui deve essere garantita la leggibilità nel tempo dei documenti elettronici, in particolare degli allegati

37 Le informazioni per lo scambio di documenti nella rete unitaria. Aspetti tecnici i dati della segnatura di protocollo sono contenuti nel messaggio stesso in un file conforme allo standard XML nell ambito della rete si possono condividere formati comuni per la segnatura di protocollo completa (informazioni minime: numero, data, codice dell area organizzativa omogenea,oggetto, mittente, destinatario, e informazioni aggiuntive: struttura specifica, indice di classificazione, identificazione degli allegati, dati sul procedimento, ecc.)

38 Il CAD Codice dell amministrazione digitale (CAD), dlgs 7 marzo 2005 n. 82, modificato dal dlgs 159/2006 e dal dlgs 30 dicembre 2010, n. 235

39 Modifiche al CAD art. 2, comma 591, della L. 24 dicembre 2007, n. 244 ( Finanziaria 2008 ), che integra l art. 78 (Compiti delle pubbliche amministrazioni nel Sistema pubblico di connettività) che stabilisce l obbligo per le pubbliche amministrazioni di utilizzare la tecnologia VoIP; art. 16, c. 12, della L. 28 gennaio 2009, n. 2 ( Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti crisi il quadro strategico nazionale ), che interviene sull art. 23 (Copie su supporto informatico di documenti analogici originali); art. 34, c. 1, della L. 18 giugno 2009, n. 69 ( Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile ), che integra gli art. 6 (PEC ai cittadini) e 54 (Siti delle P.A.);

40 dell art. 36, c. 5, della sopra citata legge 69/09, che introduce il nuovo comma 2 bis dell art. 2, che estende ai privati l applicazione delle norme del Codice; art. 37, c. 1 e 3, della sopra citata legge 69/09, a integrazione e modifica degli art. 64 e 66 (Coesistenza di CNS e CIE); art. 17, comma 28, della L. 3 agosto 2009, n. 102 ( Provvedimenti anticrisi, nonché proroga di termini e della partecipazione italiana a missioni internazionali ), che introduce il nuovo comma c bis all articolo 65, relativo all identificazione mediante PEC; art. 17, comma 29, della sopra citata legge 102/09, che introduce il nuovo articolo 57 bis (Indice degli indirizzi della pubblica amministrazione); Dlgs. 1 dicembre 2009, n. 177 Riorganizzazione del Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione, in base al quale il nuovo ente DigitPA subentra al Cnipa anche in tutti i riferimenti normativi art. 2, c. 101, della L. 23 dicembre 2009, n. 191 ( Finanziaria 2010 ), che sposta al 31 dicembre 2011 il termine di cui all art. 66, c. 8 bis art. 5, c. 4, del Dlgs. 27 gennaio 2010, n. 32 ( Attuazione della direttiva europea 2007/2 ), che modifica il comma 5 dell articolo 59, relativo alle banche dati territoriali; vi sono numerosi altri provvedimenti specifici in settori di particolare rilievo, come quelli fiscali, del lavoro, della sanità e della giustizia

41 Il CAD: il documento Definizioni: Il documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1, c. 1 p) Il documento amministrativo informatico: gli atti formati dalle pa con strumenti informatici nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse costituiscono informazione primaria ed originale (art. 23 ter) La conformità all originale è assicurata dal funzionario (art. 23 ter, c. 3) Bozza Rt, capo III, artt. 7 11

42 Il CAD: la validità del documento informatico Capo II Validità a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio Regole tecniche che assicurino le caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità Sistema documentario affidabile Firme

43 Il CAD: la validità del documento informatico Capo II, art. 21 Fermo restando le regole tecniche e il sistema documentario affidabile, sul piano probatorio la relazione del valore probatorio con le firme è Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica è liberamente valutabile in giudizio Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, che garantisce l identificabilità dell autore, l integrità e l immodificabilità, ha l efficacia dell art del codice civile. L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

44 Il CAD: la validità del documento informatico art del codice civile La scrittura privata fa piena prova fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione ovvero è legalmente considerata come riconosciuta.

45 Il CAD: le firme elettroniche Art. 1 definizioni, comma 1, q, q bis, r, s Si ritorna a 4 firme: firma elettronica, firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata, firma digitale Art. 25 firma autenticata Vigilanza della Digitpa (art. 31) Sanzioni per i certificatori : pubblicazione dei provvedimenti di diffida, cancellazione (art. 32 bis) Obbligo del certificatore qualificato di conservare i dati sulle identità del titolare per almeno 20 anni decorrenti dall emissione del certificato stesso (art. 33) Qualora il certificatore qualificato cessi la propria attività senza indicare un certificatore sostitutivo e non si impegni a garantire la conservazione e la disponibilità della documentazione e delle liste di revoca, deve depositare presso la DiditPA che ne garantisce al conservazione e la disponibilità (art. 37, 4 bis)

46 Le firme elettroniche e digitali: le regole tecniche Deliberazione CNIPA n.4 del 17 febbraio 2005 Deliberazione CNIPA n.34 del 18 maggio 2006 Circolare CNIPA n.48 del 6 settembre 2005

47 La firma digitale Procedura informatica) che garantisce certezza della provenienza integrità del contenuto eventuale riservatezza della comunicazione conoscibile solo dal destinatario autorizzato 47

48 Funzione della firma come sottoscrizione autografa indicativa: identificazione dell autore del documento dichiarativa: attribuzione di responsabilità del contenuto (nella sua integrità) all autore medesimo (imputazione o presunzione di provenienza) 48

49 Firma autografa Si fissa sul supporto cartaceo ed è tutt uno con il documento Segno grafico tracciato di proprio pugno dal sottoscrittore Èleggibile e valutabile direttamente Si ripete con le stesse caratteristiche in ogni doc sottoscritto dallo stesso soggetto Mantiene le sue caratteristiche nel tempo Firma elettronica Può essere trasferita da un supporto ad un altro senza perdere la validità È una sequenza binaria generata con algoritmo crittografico È verificabile solo attraverso computer Pur essendo generata da uno stesso soggetto èdiversa per ogni documento Ha vita relativamente breve 49

50 Quale firma? per i documenti informatici aventi rilevanza esclusivamente interna ciascuna amministrazione può adottare, nella propria autonomia organizzativa, regole diverse da quelle contenute nelle regole tecniche di cui all articolo 71 (CAD, art.34, comma 2) I documenti di rilevanza esclusivamente interna demandata all ente la scelta del livello di garanzia da adottare per la produzione di documenti informatici la stessa scelta l ente deve fare in relazione alla trasmissione dei documenti attraverso posta elettronica Margine di libertà (e di responsabilità) delle amministrazioni che deve essere quindi sostenuto da scelte coerenti e documentate (rilevanza del manuale di gestione) 50

51 Le copie È un altro aspetto del problema della validità del documento informatico Nuovo quadro più chiaro e coerente Il problema della conformità all originale Non siamo più tutti ufficiali

52 copie informatiche di documenti analogici (articolo 22) 1. Se rilasciate dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile) se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma qualificata 2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche ovvero 3. se la loro conformità all originale non è espressamente disconosciuta 3 bis. Tali copie sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati su supporto analogico 3 ter con dpcm si individuano particolari tipologie di documenti analogici originali per le quali in ragione di esigenze di natura pubblicistica permane l obbligo della conservazione dell origine oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all originale deve essere autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione firmata e allegata

53 copie analogiche di documenti informatici (art. 23) 1. Le copie su supporto analogico di documenti informatici hanno la stessa efficacia probatoria dell originale se la conformità è attestata da un pubblico ufficiale autorizzato 2. Le copie e gli estratti su supporto analogico di documenti informatici (conformi alle vigenti regole tecniche) hanno la stessa efficacia probatoria dell originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo l obbligo dell originale informatico ove previsto

54 duplicati e copie informatiche di documenti informatici (articolo 23bis) I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti nel rispetto delle regole tecniche Le copie e gli estratti (se conformi alle regole tecniche) hanno la stessa efficacia probatoria dell originale se la conformità è attestata dal pubblico ufficiale o se non è disconosciuta

55 Copie documenti amministrativi informatici (art. 23 ter) I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento sottoscritti con firma elettronica avanzata hanno l efficacia prevista dall articolo 2702 del Codice civile (comma 2) Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla p.a. in origine su supporto informatico ovvero da essa detenuti hanno il medesimo valore giuridico degli originali se la loro conformità all originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell ambito dell ordinamento proprio dell amministrazione di appartenenza mediante l utilizzo di firme digitali o elettroniche avanzate nel rispetto delle regole tecniche (comma 3) Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all originale sulle copie analogiche di documenti informatici è apposto a stampa sulla base di linee guida predisposte da DigitPA un contrassegno generato elettronicamente ai sensi delle regole tecniche previste dall articolo 71 e tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico (comma 5)

56 duplicati e copie informatiche di documenti informatici (articolo 23bis) I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti nel rispetto delle regole tecniche Le copie e gli estratti (se conformi alle regole tecniche) hanno la stessa efficacia probatoria dell originale se la conformità è attestata dal pubblico ufficiale o se non è disconosciuta Valore di originale dei duplicati di documenti firmati: quando un documento viene duplicato, ad esempio stampato su file in duplice copia, e apposta in calce la firma digitale, entrambi i documenti prodotti avranno lo stesso valore e ciò varrà anche per i duplicati successivi del documento. Il valore giuridico sarà cioè identico per ogni duplicato prodotto, a prescindere dal momento in cui esso è stato creato.

57 Il CAD: la posta elettronica certificata (PEC) Sistema di comunicazione in grado di attestare l invio e l avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi (art. 1, c. 1 v bis) Il mittente invia il messaggio al proprio gestore di Pec che, dopo averne verificato la conformità, lo inoltra al gestore di Pec del destinatario. A questo punto, al mittente sarà recapitata una ricevuta di accettazione firmata dal proprio gestore, qualora il messaggio venga correttamente acquisito dal sistema; in caso contrario, riceverà un avviso di non accettazione, contenente apposita motivazione della mancata accettazione. Il gestore di Pec del destinatario recapiterà il messaggio nella casella del destinatario, notificando l avvenuta operazione al mittente tramite una ricevuta di consegna. Su questo ultimo punto si rende necessaria una importante precisazione, in quanto la ricevuta di consegna, a prescindere dal fatto che il destinatario apra il messaggio o meno, costituisce prova legale dell avvenuta (o mancata) consegna.

58 La posta elettronica certificata (PEC) 58

59 IL CAD: la PEC Le amministrazioni usano la PEC quando è necessaria la consegna con ricevuta di invio e consegna (art. 48, c. 1) La PEC equivale alla notificazione per mezzo posta (art. 48, c. 2); pertanto la data e l ora di trasmissione e di ricezione sono opponibili (art. 48, c. 3) La PEC va usata per i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo (art. 6, c. 1)

60 Il CAD: la PEC e il protocollo Le ppaa provvedono a istituire e pubblicare almeno una casella di PEC per ciascun registro di protocollo (art. 47, c. 3) [vi possono essere anche altre caselle PEC per particolari tipologie di documenti anche oggetto di registrazione particolare (Bozze RT, art. 15, c. 4)] [Le caselle di PEC sono direttamente associate al registro di protocollo (Bozze RT, art. 15, c. 3)] I messaggi inviati tramite PEC sono oggetto di protocollazione (art. 40 bis, c. 1) Compreso ovviamente le istanze e le dichiarazioni presentate alle ppaa (art. 65)

61 Il CAD: posta elettronica (PE) TUDA 445/2000, art. 38: nell ambito della sezione sulla semplificazione della documentazione amministrativa: 1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica CAD, art. 4, c. 2 ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l uso delle tecnologie (cittadini) ma la corrispondenza tra imprese e ppaa e tra ppaa avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie (art. 5 bis e art. 47, c. 1)

62 Il CAD: la PE e il protocollo Tutte le comunicazioni che pervengono o sono inviate attraverso posta elettronica (art. 40 bis): da altre ppaa (art. 47, cc. 1 e 3: PEC e PE) dai cittadini che inviano alla PEC (art. 54, c. 2 ter) provenienti dagli indirizzi di posta elettronica istituzionale pubblicate nell indice degli indirizzi delle ppaa (art. 57 bis) [Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione èeffettuato mediante PEC o PE (Bozza RT, art. 15, c. 1)]

63 Validità della trasmissione La validità della trasmissione tra ppaa è garantita se è verificata la provenienza attraverso (art. 47, cc. 1 2) Sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata Dotata di segnatura di protocollo Accertarne altrimenti la provenienza Trasmessa con PEC

64 Validità del messaggio TUDA 445/2000, art Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura; b) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi 3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59

65 Validità del messaggio secondo il CAD Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica sono valide: Sottoscritte con firma digitale di un certificatore accreditato Quando l autore è identificato attraverso la carta d identità elettronica e la CNS nei limiti stabiliti da ciascuna amministrazione Quando l autore e identificato dal sistema informativo nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione Quando le istanze sono inviate secondo le modalità TUDA, art. 38, c. 3 Se trasmesse tramite PEC

66 La PEC èun vettore garantisce solo la trasmissione/ricezione ma non la validità giuridica del documento (integrità, identità)

67 Altra normativa Dl 29 novembre 2008, n. 185, convertito in l. 28 gennaio 2009, n. 2, art. 16 Riduzione dei costi a carico delle imprese Normativa tecnica Dpr 11 febbraio 2005, n. 68: Regolamento per l utilizzo della PEC Dpcm 2 novembre 2005: Regole tecniche per la formazione, trasmissione e validazione della PEC Dpcm 7 maggio 2009: rilascio posta certificata ai cittadini 67

68 E mail: problemi aperti L e mail ordinaria non fornisce informazioni certe su chi ha inviato il messaggio ( L'immissione di dati quali userid e password dati validanti nella fase iniziale di accesso al server non comporta alcuna associazione logica tra questi dati e gli altri dati elettronici che costituiscono i messaggio e mail dati validati. Cammarata) su chi sia l utente che ha titolo per l uso del sistema ed è responsabile dell apparecchio trasmittente sul documento spedito 68

69 Sistemi di posta elettronica e sistemi di gestione e tenuta di messaggi di posta elettronica da S. Kittmer, management and archiving: you need you, Ovum report 2004 I sistemi di posta elettronica esistenti (originari: Lotus, Outlook) non consentono di gestire audit trail per tutte le attività di trattamento, inclusi i casi di perdite/cancellazioni non offrono adeguati sistemi di archiviazione e recupero non permettono attività di condivisione, né il trattamento e l archiviazione coerente e unitarie degli allegati non garantiscono l utente dai rischi di perdite e cancellazioni accidentali che si rivelano sempre più frequenti e comunque irreparabili non proteggono dalla manipolazione dolosa I sistemi di gestione e tenuta di e mail all interno di un sistema archivistico di gestione dei documenti devono invece assicurare l utilizzo, il trattamento, la tenuta e l accesso di e mail intese come documenti elettronici (documenti in senso stretto: archivistici, amministrativi) nell ambito di un sistema amministrativo 69

70 Il cad: la centralità del protocollo informatico (articolo 40 bis) Formano oggetto di registrazione di protocollo (ai sensi dell articolo 53 del dpr 445/2000) le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47 commi 1 e 3 (comunicazione di documenti tra amministrazioni tramite caselle di posta elettronica o in cooperazione applicativa; comunicazioni che pervengono alla casella di posta certificata e comunicazioni con i dipendenti tramite posta elettronica), 54 comma 2-ter (comunicazioni pervenute nella casella di posta certificata resa pubblica ai cittadini) e 57-bis comma 1 (indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l invio di documenti tra le amministrazioni e fra le amministrazioni e i cittadini), nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all articolo 65 (presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica)

71 Il CAD, i procedimenti e il fascicolo informatico Riferimenti di natura generale Articolo 4. Partecipazione al procedimento amministrativo informatico Articolo 7. Qualità dei servizi resi e soddisfazione dell utenza Articolo 15. Digitalizzazione e riorganizzazione In particolare l art. 41 i procedimenti amministrativi devono essere gestiti utilizzando le tecnologie per l informazione e la comunicazione, la pubblica amministrazione raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati, comunicando agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti previsti dall articolo 10 della legge 241/

72 Fascicolo informatico Raccolta individuata con identificativo univoco, di atti, documenti e dati informatici, da chiunque formati, del procedimento amministrativo nell ambito della pubblica amministrazione, Per i soggetti privati èda considerarsi fascicolo informatico ogni aggregazione documentale, comunque formata, funzionale all erogazione di uno specifico servizio o prestazione (Bozza regole tecniche, versione 5 agosto 2011, Appendice Glossario)

73 Fascicolo informatico (art. 41) / 2 La gestione dei procedimenti amministrativi è attuata in modo da consentire, mediante strumenti automatici, pubblicazione nei siti delle pp.aa. degli indirizzi istituzionali per i cittadini; pubblicazione del registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico strumenti per consentire al cittadino la verifica dell avanzamento delle pratiche che lo riguardano Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l identificazione e l utilizzo del fascicolo devono tener conto dei principi di una corretta gestione documentale e della corretta formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico regole sul protocollo informatico, regole del sistema pubblico di connettività, criteri di interoperabilità e di cooperazione applicativa 73

74 Fascicolo informatico (art. 41) / 3 Il fascicolo informatico reca l indicazione: dell amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo; delle altre amministrazioni partecipanti; del responsabile del procedimento; dell oggetto del procedimento; dell elenco dei documenti contenuti Dell identificativo del fascicolo stesso; 74

75 Fascicolo informatico (art. 41) / 4 può contenere aree a cui hanno accesso solo l amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati Il fascicolo informatico èformato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti deve garantire l esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla legge 241/

76 Fascicolo informatico/ 5 Bozza regole tecniche del documento informatico e gestione documentale, versione 5 agosto 2011, Capo IV, artt I repertori dei fascicoli trattati come documenti informatici intesi come generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati provenienti da una o più base dati anche appartenenti a più soggetti interoperanti secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica

77 Il CAD e la conservazione Raccordo tra responsabile del Servizio di protocollo e quello della conservazione (art. 44, c. 1 bis) La coservazione per 20 anni dei certificati qualificati delle firme digitali (art. 33) Ruolo del DigitPA nel caso di cessassione del certificatore accreditato (art. 37, c. 4 bis) L importanza dell accreditamento per i conservatori (art. 44 bis)

78 i problemi aperti della normativa nazionale prima delle regole tecniche Ambiguità e insufficienza della distinzione tra archiviazione (conservazione di breve-medio periodo?) e conservazione: la mancanza di chiarezza rischia di determinare confusione nelle soluzioni organizzative e tecnologiche, ma ancor prima negli stessi principi della produzione documentaria Assenza di un efficace sforzo di coordinamento tra le norme in materia di gestione dei documenti e quelle specifiche dedicate alla riproduzione sostitutiva/archiviazione/conservazione (che il codice accentua non governando la gestione di sistemi ibridi)

79 Le nuove regole tecniche regole sulla formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e di gestione del fascicolo informatico regole tecniche sul sistema di conservazione ai sensi degli articoli 44 e 44 bis del CAD Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 e del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, Allegati: glossario, specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione, metadati, linee guida per l accreditamento e la certificazione, definizione dei formati da utilizzare, identificazione degli standard rilevanti