MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

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1 MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

2 INDICE TITOLO I IL PROTOCOLLO Art. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA Art. 2 - FINALITA Art. 3 UNICITA DEL PROTOCOLLO Art. 4 IL SERVIZIO DEL PROTOCOLLO Art. 5 REGISTRO DI EMERGENZA Art. 6 DISPOSIZIONI PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA IN ARRIVO Art. 7 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI Art. 8 CORRISPONDENZA RISERVATA Art. 9 CORRISPONDENZA VIA FAX Art. 10 CORRISPONDENZA SIGILLATA Art. 11 POSTA ELETTRONICA Art. 12 CORRISPONDENZA INTERNA Art. 13 STAMPA DEL REGISTRO PROTOCOLLO Art. 14 DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Art. 15 MODIFICAZIONI E ANNULLAMENTO DI PROTOCOLLO Art. 16 ELEMENTI OBBLIGATORI DELLA SEGNATURA A PROTOCOLLO Art. 17 DISPOSIZIONI PER LA GESTIONE DELLA POSTA IN PARTENZA Art. 18 PROCEDURE DI SALVATAGGIO DELLE INFORMAZIONI TITOLO II L ARCHIVIO Art. 1 SEDE E LOCALI Art. 2 FUNZIONE DELL ARCHIVIO Art. 3 DEFINIZIONE Art. 4 NATURA DELL ARCHIVIO Art. 5 SERVIZIO ARCHIVISTICO Art. 6 UNICITA DELL ARCHIVIO Art. 7 CONSULTABILITA Art. 8 SUDDIVISIONI DELL ARCHIVIO Art. 9 RESPONSABILITA Art. 10 ALLEGATI Art. 11 DISPOSIZIONI FINALI ALLEGATO A MASSIMARIO DI SCARTO ALLEGATO B - TITOLARIO

3 REGOLAMENTO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO TITOLO I IL PROTOCOLLO ART. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA Il presente Manuale di Gestione dei documenti è adottato ai sensi degli artt. 3 e 5 del D.P.C.M Esso descrive e disciplina la gestione dei flussi documentari e dei procedimenti amministrativi all interno dell Amministrazione Comunale di Treppo Grande, specificatamente le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti in arrivo ed in partenza. ART. 2 FINALITA 1) Il Protocollo Informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentari. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell azione amministrativa. 2) Il protocollo fa fede, anche ad effetto giuridico dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento. ART. 3 UNICITA DEL PROTOCOLLO Il registro di protocollo, unico per tutto l ente, si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. ART. 4 IL SERVIZIO DEL PROTOCOLLO 1) Il servizio di protocollo del Comune di Treppo Grande è tenuto presso l Area Amministrativa ed è gestito informaticamente nel rispetto delle norme di legge. 2) Il registro informatico del protocollo è collegato, per la sua consultazione, a ciascun ufficio/unità operativa della struttura organizzativa dell Ente. 3) Gli addetti dell Area Amministrativa vengono dotati ciascuno di una apposita password per poter operare le registrazioni a protocollo. Gli addetti appartenenti alle altre Aree vengono dotati ciascuno di una apposita password per poter accedere alla lettura ed operare le sole registrazioni dei protocolli in partenza. 4) La ricerca, la visualizzazione e la stampa dei dati contenuti nel protocollo è consentita agli addetti all ufficio relazioni con il pubblico ai fini dello svolgimento delle proprie funzioni nel rispetto delle disposizioni per l accesso agli atti amministrativi. 5) E vietata la consultazione diretta del protocollo da parte di persona diversa dai dipendenti comunali.

4 ART. 5 REGISTRO DI EMERGENZA Ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, viene attivata la registrazione manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza con le modalità di cui all art. 63 del decreto legislativo n ART. 6 DISPOSIZIONI PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA IN ARRIVO La corrispondenza in arrivo, compresa quella presentata direttamente agli uffici, viene raccolta, aperta e protocollata presso l Area Amministrativa con la memorizzazione delle informazioni previste dal decreto legislativo n Tutti gli uffici e gli amministratori cui venga consegnata corrispondenza indirizzata al Comune hanno l obbligo di consegnarla, senza ritardi, all area Amministrativa per la registrazione al protocollo. ART. 7 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI La corrispondenza viene registrata a protocollo nella giornata stessa del suo arrivo o presentazione. In casi eccezionali in cui questo non fosse possibile, la corrispondenza può essere protocollata il primo giorno lavorativo seguente a quello di arrivo. Gli addetti procedono alla segnatura di protocollo con l immissione dettagliata dei dati richiesti dal sistema informatizzato e all apposizione del timbro di arrivo contenente la data, il numero di protocollo, gli indici di classificazione d archivio nonché l indicazione dell ufficio competente alla gestione della pratica. La corrispondenza, dopo la registrazione a protocollo, è posta in visione al Sindaco per il controllo della corretta assegnazione agli uffici. ART. 8 CORRISPONDENZA RISERVATA La corrispondenza con dicitura riservato o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario (previa apposizione sulla busta del n. di protocollo e del mittente se conosciuto) il quale, dopo averla aperta, se attinente a compiti istituzionali dell Ente, la trasmette senza ritardo al protocollo che procederà ad integrare la registrazione ART. 9 CORRISPONDENZA VIA FAX I documenti ricevuti via fax sono protocollati. Qualora, successivamente, pervengano gli originali cartacei, non saranno soggetti a distinta ed ulteriore protocollazione ma dovranno riportare la dicitura anticipato via fax con nota protocollo n in data.

5 ART. 10 CORRISPONDENZA SIGILLATA La corrispondenza riportante la dicitura offerta o gara non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo direttamente sulla busta. ART. 11 POSTA ELETTRONICA La posta elettronica in arrivo che costituisce corrispondenza ufficiale viene scaricata giornalmente e gestita con le medesime modalità della corrispondenza convenzionale. A tal fine, gli uffici comunali dotati di postazione con posta elettronica provvedono giornalmente a inoltrare all indirizzo dell ufficio protocollo la corrispondenza istituzionale ricevuta in formato elettronico. ART. 12 CORRISPONDENZA INTERNA A richiesta del responsabile di ogni singola area, può essere registrata al protocollo in arrivo anche la corrispondenza interna indirizzata agli stessi uffici comunali dell Ente per particolari procedimenti per cui si ritenga necessaria la prova di presentazione. ART. 13 STAMPA DEL REGISTRO PROTOCOLLO Giornalmente viene effettuata la stampa cartacea del registro protocollo. All atto della chiusura annuale del protocollo il responsabile appone in calce all ultima registrazione una dichiarazione, datata e sottoscritta, dalla quale risulti il numero complessivo di registrazioni effettuate nell anno Il protocollo viene annualmente rilegato. ART. 14 DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 1) Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, le seguenti tipologie di documenti: a) Documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza amministrativa presente o futura vale a dire inviti, espressioni di circostanza (quali: ringraziamenti, auguri, condoglianze, e simili), stampe pubblicitarie, informative e pubblicità, preventivi di spesa non richiesti; b) Gazzette Ufficiali, Bollettini Ufficiali della Regione, libri, giornali, riviste e ogni sorta di pubblicazione, i materiali pubblicitari, gli inviti; c) Gli atti deliberativi e le determinazioni in quanto hanno una propria numerazione; Salvo espressa richiesta da parte del Responsabile del servizio/ufficio, sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i seguenti documenti in quanto già soggetti a diverse forme di registrazione da parte dell ufficio dei competenza:

6 a) Uffici Finanziari fatture e relativi fogli di trasmissione; estratti conto della tesoreria comunale; dichiarazioni ici; dichiarazioni tarsu (autocertificazione); fatture emesse dall ufficio; bolle di consegna di forniture; atti interni tra i diversi uffici comunali; corsi di aggiornamento personale vari non richiesti dagli uffici che non attivino procedimenti amministrativi. b) Uffici demografici modelli iscrizione/cancellazione/variazione aire; documenti informatici ricevuti o inviati nell ambito di sistemi dedicati allo scambio e consultazione dei dati saia aci pra: certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente su richiesta verbale al diretto interessato; lettera di Consolati ed Ambasciate con allegati atti di stato civile da trascrivere; richiesta copia integrale uso pubblicazioni di matrimonio; trasmissione copia integrale atto di matrimonio avvenuto in altro comune; documenti per la formazione dell elenco preparatorio alla leva militare; documenti per la gestione dei ruoli matricolari; documenti per la gestione delle liste di leva; fascicoli degli elettori; bolle di consegna di forniture; affissioni all albo; atti interni tra i diversi uffici comunali. c) Ufficio Polizia municipale documenti informatici ricevuti o inviati nell ambito di sistemi dedicati allo scambio e consultazione dei dati aci- pra; anagrafe canina; cessioni di fabbricato; denunce di infortunio; denunce ospitalità; notifiche; bolle di consegna di forniture; atti interni tra i diversi uffici comunali. d) Ufficio Attività produttive offerte di spettacoli non richieste dagli uffici; bolle di consegna di forniture; atti interni tra i diversi uffici comunali. e) Ufficio Segreteria richieste appuntamenti con il sindaco; decreti/ordinanze di varia natura già inserite nell apposito registro; convocazione commissioni consigliari;

7 contratti già inseriti in repertorio; bolle di consegna di forniture; atti interni tra i diversi uffici comunali. bolle di consegna di forniture atti interni tra i diversi uffici comunali f) Ufficio tecnico 2) La documentazione esclusa dalla protocollazione deve essere comunque sempre raccolta dall Ufficio Protocollo per gli adempimenti di cui all articolo 7, ultimo comma. La documentazione di cui all elenco sopra descritto è esclusivamente timbrata con il datario, classificata in base al titolario adottato e consegnata agli uffici competenti, a cura dell ufficio Protocollo. ART. 15 MODIFICAZIONI E ANNULLAMENTI DI PROTOCOLLLO Tutte le modificazioni o gli annullamenti di informazioni registrate a protocollo sono effettuate dal personale della segreteria e devono rimanere memorizzate nella base di dati. Il responsabile di ciascuna area è responsabile della conservazione dei documenti ricevuti. ART. 16 ELEMENTI OBBLIGATORI DELLA SEGNATURA A PROTOCOLLO Gli elementi obbligatori della registrazione a protocollo, rilevanti sul piano giuridico-probatorio sono i seguenti: - numero progressivo di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; - data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; - mittente per i documenti ricevuti, destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; - oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; - data e numero del documento ricevuto, se disponibili; - ufficio assegnatario per i documenti in arrivo, ufficio che ha prodotto il documento per quelli in partenza; L oggetto deve essere indicato in modo tale da rendere il documento distinguibile da altri e da permettere l individuazione della specifica pratica cui si riferisce o di cui costituisce il presupposto di creazione. ART. 17 DISPOSIZIONI PER LA GESTIONE DELLA POSTA IN PARTENZA La corrispondenza in partenza, regolarmente redatta, è spedita entro le ore 10 del giorno di consegna all Ufficio protocollo. Quella consegnata oltre detto orario è spedita entro il primo giorno lavorativo successivo a quello della consegna.

8 Nel caso di spedizione per raccomandata e raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere o altro mezzo che richieda la compilazione di documentazione da allegare alla busta, la modulistica deve essere compilata a cura dell ufficio che effettua la spedizione. Il responsabile di ciascun servizio è responsabile della conservazione dei documenti spediti. ART. 18 PROCEDURE DI SALVATAGGIO DELLE INFORMAZIONI Il responsabile delle procedure informatiche del Comune dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio giornaliero dei dati su supporto informatico rimovibile. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine il responsabile dispone, in relazione alle evoluzioni delle conoscenze tecnologiche, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

9 TITOLO II L ARCHIVIO ART. 1 SEDE E LOCALI L Archivio corrente è ubicato nella sede dell ente in locali adeguati, nei limiti delle possibilità, agli standard gestionali stabiliti dalle norme in materia ed in conformità alle previsioni normative per la sicurezza. L Archivio storico e di deposito è ubicato in locali adeguati, nei limiti delle possibilità, agli standard gestionali stabiliti dalle norme in materia ed in conformità alle previsioni normative per la sicurezza. I locali degli archivi devono essere soggetti a periodici interventi di pulizia e di manutenzione onde consentire la conservazione degli atti in ambienti dignitosi ed idonei alla salvaguardia della documentazione. ART. 2 FUNZIONE DELL ARCHIVIO Ai sensi del decreto legislativo n.42, l Amministrazione comunale individua nell archivio una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell ente e il diritto di tutti i cittadini all accesso all informazione, alla formazione e allo sviluppo della conoscenza. ART. 3 DEFINIZIONE Si intende come archivio il complesso degli atti, dei documenti e dei dati dell ente, indipendentemente dal supporto su cui sono registrati, prodotti, ricevuti, comunque utilizzati e al fine dello svolgimento dell attività amministrativa. Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi titolo. ART. 4 NATURA DELL ARCHIVIO Gli archivi e i singoli documenti dell ente di cui al precedente art. 3, sono beni archivistici; obbediscono pertanto alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al decreto legislativo n. 42 e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. L archivio comunale è assoggettato alla vigilanza e tutela della Sovrintendenza Archivistica per la Regione Friuli Venezia Giulia. ART. 5 SERVIZIO ARCHIVISTICO Si intende per servizio archivistico l insieme delle attività, delle competenze, delle risorse e dei beni strumentali, volto ad assicurare gli adempimenti previsti in ambito archivistico della normativa vigente. ART. 6 UNICITA DELL ARCHIVIO L Archivio è da considerarsi come unico, non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella sua organicità. Il

10 trasferimento di complessi organici di documentazione è subordinato ad autorizzazione della Sopraintendenza. Lo scarto dei documenti archivistici è subordinato ad autorizzazione della Sopraintendenza. L archivio di deposito e l archivio storico non possono essere rimossi senza autorizzazione della Sopraintendenza. ART. 7 CONSULTABILITA I documenti conservati nell Archivio Storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli contenenti dati sensibili e personali, secondo le disposizioni dell art. 8 del decreto legislativo 281/1999, che lo diventano dopo settant anni. Il trattamento dei dati personali è regolato dal Codice di deontologia e di buona condotta emanato dal Garante per la protezione dei dati personali. ART. 8 SUDDIVISIONI DELL ARCHIVIO L archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. 1) Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di trattazione o verso i quali sussista un interesse corrente. Ne fanno parte anche le banche dati, sistemi informativi o altri repertori informatizzati che acquisiscono, trattano e conservano dati utilizzati ai fini dello svolgimento dell attività amministrativa. 2) Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. E funzionalmente sottoposto al servizio che ne cura l incremento, l ordinamento e la consultazione, secondo le modalità previste. Almeno una volta all anno il responsabile del servizio provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relative ad affari conclusi nell archivio di deposito. 3) Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni destinati, previa effettuazione delle operazioni di selezione e scarto, alla conservazione permanente. ART. 9 RESPONSABILITA L Amministrazione è pienamente responsabile della tenuta del proprio archivio in tutte le sue fasi (formazione, conservazione, accesso). Al servizio è preposto il responsabile dell area amministrativa, responsabile degli adempimenti di legge. Ai responsabili dei servizi spetta il recepimento e l attuazione del presente manuale di gestione. ART. 10 ALLEGATI Sono allegati al presente Manuale di Gestione: A) Massimario di scarto della documentazione d archivio B) Piano di Classificazione per gli Archivi del comune (Titolario).

11 ART. 11 DISPOSIZIONI FINALI Per tutto quanto non previsto dal presente regolamento trovano applicazione le disposizioni generali vigenti in materia. Ad avvenuta esecutività del presente regolamento, lo stesso viene pubblicizzato secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

12 MASSIMARIO DI SCARTO PER GLI ARCHIVI COMUNALI Allegato A Considerando l enorme numero di tipologie documentarie che il Comune produce, riceve e conserva per lo svolgimento delle proprie attività, appare evidente che non è possibile redigere un elenco dettagliato e completo di tutte le carte che si devono tenere e di quelle che si possono scartare e, fra queste ultime, di quelle che possono essere mandate al macero dopo cinque, sette, dieci, quaranta o cinquant anni. Inoltre, anche volendo tentare di redigere un lungo e capillare elenco, questo diventerebbe incompleto nel momento stesso in cui vengono emanate nuove norme su qualunque aspetto della vita comunale, come spesso si verifica. Infine, ad eccezione del massimario di scarto datato 1917, non ne esistono altri per cui, tralasciando il solo gruppo degli atti elettorali regolamentato, si può far riferimento solo ad alcune pubblicazioni di carattere archivistico che tuttavia non hanno valore imperativo per la pubblica amministrazione. D altro canto, è pur vero che bisogna provare ad elencare documenti che con il passare del tempo hanno perso ogni rilevanza amministrativa e non hanno acquisito alcuna importanza di carattere storico, attraverso una guida, una traccia di riferimento per le scelte che ogni ufficio e ogni Comune deve operare periodicamente fra le pratiche definiti, allo scopo di non ammassare una quantità di carte tale da non poter più essere gestita. Il presente massimario, elaborato su indicazioni di esperti in materia, si compone di due parti: la prima indica la documentazione fondamentale che deve essere conservata senza limiti di tempo; la seconda, invece, la documentazione che può essere proposta per lo scarto dopo un periodo minimo di conservazione espressamente indicato per le varie tipologie. Si noti però che anche in tale seconda parte viene prevista la conservazione illimitata per atti e documenti che rappresentano la riepilogazione e la sintesi delle notizie contenute nel materiale proponibile per lo scarto, assicurando così la conservazione delle informazioni essenziali. PARTE PRIMA: DOCUMENTI DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO 1 - Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta 2 - Protocolli della corrispondenza 3 - Inventari, schedari, rubriche e repertori d archivio, libretti e schede trasmissione di carte fra i vari uffici,anche non più in uso 4 - Inventari di beni immobili e mobili 5 - Regolamenti e capitolati d oneri 6 - Fascicoli del personale in servizio e quiescenza, di ruolo e non di ruolo 7 - Ruoli riassuntivi del personale e libri matricola 8 - Libri infortuni o documentazione equivalente

13 9 - Posizioni previdenziali, stipendiarie, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate nei fascicoli personali 10 - Fascicoli degli amministratori o dei membri delle commissioni 11 - Ordinanze e circolari del Comune 12 - Registri dei verbali e protocolli delle commissioni comunali 13 - Bilanci e consuntivi originali ( o nell unica copia esistente) 14 - Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura esercizi finanziari 15 - Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali 16 - Documentazione generale per richiesta di mutui, anche estinti 17 - Contratti 18 - Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate 19 - Corrispondenza, salvo quanto indicato nella seconda parte 20 - Originali dei verbali delle commissioni di concorso 21 - Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti limitatamente a: originali dei progetti e loro allegati, perizie di spese, libri delle misure 22 - Verbali delle aste 23 - Atti e documenti del contenzioso legale 24 - Elenchi dei poveri 25 - Ruoli delle imposte comunali 26 - Corrispondenza generale del servizio esattoria e tesoreria 27 - Tariffe delle imposte di consumo e delle altre tasse riscosse a tariffa 28 - Verbali delle commissioni elettorali 29 - Liste di leva e dei renitenti e ruoli matricolari 30 - Piani regolatori generali e particolareggiati, piani delle lottizzazioni, regolamenti edilizi, licenze edilizie, concessioni e autorizzazioni edilizie 31 - Piani commerciali, licenze e autorizzazioni del commercio fisso 32 - Programmi pluriennali di attuazione e piani di suddivisione in lotti delle aree suscettibili di attività estrattiva 33 - Registro della popolazione comprensivo dei fogli di famiglia eliminati, registri e specchi riassuntivi del movimento della popolazione 34 - Verbali di sezione per elezione consigli comunali 35 - Atti delle commissioni elettorali mandamentali concernenti la presentazione delle candidature 36 - Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la conservazione illimitata

14 PARTE SECONDA:DOCUMENTAZIONE PER LA QUALE PUO ESSERE PROPOSTO LO SCARTO A DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO CINQUANT ANNI 1 - Registri degli atti notificati 2 - Domande relative a concessioni permanenti 3 - Mandati di pagamenti e riversali d incasso 4 - Denunce di infortunio (esclusi i registri) 5 - Denunce cessione di fabbricato (esclusi i registri) B DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO QUARANT ANNI 1 - Diplomi originali o militari conservati nella documentazione relativa ai concorsi previa emanazione di una ordinanza con intimazione al ritiro 2 - Registro delle lettere spedite agli eredi per esumazione di salme C DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO DIECI ANNI 1 - Carteggi relativi a sottoscrizioni abbonamenti riviste e giornali ed acquisto pubblicazioni amministrative 2 - Carteggi per acquisto macchine d ufficio e materiale per la loro manutenzione e di cancelleria (conservando proposte di spesa, verbali d asta, contratti) 3 - Carteggi per fornitura di combustibile (conservando proposte di spesa,verbali d asta, contratti) 4 - Inviti a sedute di consiglio e giunta (conservando ordini del giorno con elenco destinatari, fascicoli delle interpellanze ed eventuali progetti e relazioni) 5 - Atti dei concorsi, copie dei verbali della commissione giudicatrice, domande di partecipazione,copie manifesti inviati,elaborati scritti e pratici,copie di avvisi diversi,copie di delibere 6 - Carteggi di liquidazione delle missioni ai dipendenti e amministratori con relativi allegati e tabelle 7 - Carteggi per acquisto vestiario a specifiche categorie di dipendenti (conservando proposte di spesa, verbali d asta, contratti) 8 - Carteggi per acquisto attrezzature varie,mobili, cancelleria, pulizia, carburanti,materiali di consumo (conservando proposte di spesa, verbali d asta, contratti) 9 - Domande di concessione sussidi straordinari 10 - Richiesta di informazioni da parte di ospedali ed enti assistenziali 11 - Domande iscrizione elenco dei poveri (conservando l elenco) 12 - Verbali e bollettari delle contravvenzioni di vigilanza e sanitarie (conservando i registri) 13 - Bollettari per la riscossione dell imposta sulla pubblicità, pubbliche affissioni e occupazione suolo pubblico 14 - Denunce mediche malattie contagiose se trasmesse ad altri uffici 15 - Matrici di permessi di seppellimento e autorizzazioni trasporto salme 16 - Carteggio vario transitorio farmacie comunali e ordini di sequestro medicinali eseguiti su direttive superiori

15 17 - Copie di atti per lavori ai cimiteri (conservando l originale del progetto, i verbali d asta) 18 - Copia avvisi per esumazione salme 19 - Verbali interramento di animali inadatti all alimentazione 20 - Atti relativi ad alienazione mobili fuori uso e oggetti vari 21 - Carteggio e copia atti per mutui estinti ed accettazione eredità 22 - Copie dei mandati e riversali e loro allegati 23 - Copie dei preventivi e consuntivi (conservando il progetto di bilancio e caso per caso i carteggi ad essi relativi) 24 - Matricole delle imposte (conservando i ruoli restituiti dall esattoria o in mancanza di questi le loro copie) 25 - Schedari delle imposte e cartelle personali dei contribuenti cessati (conservando i ruoli) 26 - Bollettari di riscossione delle imposte di consumo e sue contravvenzioni (conservando i registri ed i prospetti) 27 - Registri delle riscossioni dei diritti di segreteria e stato civile e atti di riparto (conservando eventuali prospetti riassuntivi annuali) 28 - Atti relativi a liquidazione si spese a calcolo e spese di rappresentanza 29 - Avvisi di pagamento e fatture liquidate e verifiche di cassa 30 - Carteggio relativo alle associazioni di comuni 31 - Atti di liquidazione lavoro straordinario per elezioni e verbali sezionali dei referendum abrogativi 32 - Carteggi per organizzazione della leva, locali e arredamento, materiali e cancelleria(conservando i contratti relativi a forniture) 33 - Corrispondenza relativa al personale del consiglio e delle commissioni e liquidazione loro compensi 34 - Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione scuole (conservando proposte di spesa, verbali d asta e progetti originali) 35 - Carteggi per acquisto materiali per ufficio tecnico e magazzino comunale (conservando proposte di spesa, verbali d asta, contratti) 36 - Atti relativi ad acquisto autoveicoli e loro manutenzione (conservando proposte di spesa,verbali d asta, contratti) 37 - Carteggi relativi ad acquisto materiali per illuminazione pubblica, segnaletica stradale, manutenzione giardini, vie,fognature 38 - Domande di certificazioni ditte per essere incluse in albo fornitori 39 - Stati di avanzamento lavori pubblici 40 - Cartellini di carte di identità scadute D DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO SETTE ANNI 1 - Fogli di presenza dei dipendenti 2 - Fogli di lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi) 3 - Modelli 740 copia per il comune E DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO CINQUE ANNI 1 - Rubriche interne per calcolo dei congedi ed aspettative 2 - Atti rimessi da altri enti per affissione all albo 3 - Atti rimessi da altri enti per notifiche 4 - Copie di atti notori 5 - Carteggi per richiesta atti notori e certificati con eventuale copia degli stessi 6 - Bollettari prelevamento oggetti dall economato 7 - Conto dell economato (conservando eventuali prospetti generali)

16 8 - Registro carico e scarico bollettari 9 - Registri e bollettari spese postali 10 - Brogliaccio di viaggio automezzi comunali 11 - Circolari orario e funzionamento uffici 12 - Lettere di rifiuto partecipazioni gare appalto e offerte ditte non prescelte 13 - Copie deliberazioni contributi assistenziali diversi, enti e associazioni diversi (conservando le richieste o le proposte) 14 - Domande per pubbliche affissioni (conservando le pratiche che hanno dato luogo a contenzioso) 15 - Domande occupazione temporanea spazi ed aree pubbliche per fiere, mostre,comizi,feste (conservando quelle relative a concessioni permanenti - es.:passi carrabili- ed eventuali registri) 16 - Copie attestati di servizio 17 - Elenco turni di servizio polizia municipale (conservando i regolamenti) 18 - Atti relativi a orario ambulatori e campagne nazionali lotta alle malattie e copie lettere denunce malattie infettive 19 - Bollettari e ricevute dell esattoria 20 - Carteggio per concessione in uso locali ed oggetti di proprietà comunale 21 - Solleciti di pagamento 22 - Documento di carico e scarico bollettari delle imposte 23 - Copia delibera di pagamento gettoni di presenza a partecipanti commissioni 24 - Corrispondenza per commemorazioni e solennità civili 25 - Telegrammi della Prefettura per esposizioni bandiera 26 - Copia deliberazioni per liquidazione indennità Commissione elettorale mandamentale 27 - Materiale elettorale atti generali 28 - Atti relativi a costituzione e arredamenti seggi (conservando prospetto delle sezioni e loro ubicazione) 29 - Matrici certificati elettorali in bianco e non consegnati 30 - Scadenziari uffici elettorali 31 - Liste sezionali se esistono le generali 32 - Fascicoli e schede elettori cancellati 33 - Atti relativi alla propaganda (conservando la documentazione riassuntiva) 34 - Copie di istruzioni a stampa (conservando una per ciascuna elezione) 35 - Tabelle provvisorie preferenze, verbali consegna materiale elettorale, copie comunicazioni delle sezioni relative a dati parziali 36 - Verbali sezionali con allegati e verbali completamento operazioni per referendum istituzionali 37 - Verbali sezionali e carteggio designazione rappresentanti di lista per elezioni Camera e Senato 38 - Carteggio relativo a designazione rappresentanti di partiti, verbali completamento spoglio schede e estratti del verbale dell ufficio provinciale per i referendum abrogativi 39 - Verbali di sezione,estratti del verbale dell ufficio provinciale per riesame schede voti contestati e del completamento delle operazioni, e carteggi relativi a designazione dei rappresentati di lista per il Parlamento Europeo 40 - Verbali sezionali per il Consiglio Regionale e Provinciale

17 41 - Liste, fascicoli e schede personali dei giudici popolari 42 - Copie di atti giudiziari notificati dal Comune 43 - Schede personali e corrispondenza per la formazione delle liste di leva 44 - Carteggio per aggiornamento ruoli matricolari 45 - Matrici di richiesta di congedi anticipati 46 - Corrispondenza per notizie varie relative ai militari 47 - Matrici di buoni acquisto generi di refezione e di consumo 48 - Copie elenchi buoni libro 49 - Autorizzazioni uso impianti culturali e sportivi 50 - Note di frequenza, ricevute pagamento rette e domande esonero per scuole materne 51 - Moduli per accertamento diritto trasporto gratuito alunni 52 - Copie delibere liquidazione contributi per attività culturali e biblioteca 53 - Atti relativi a concorsi a borse di studio e premi (conservando gli originali degli atti della commissione,rendiconti speciali,copia stampati e manifesti,registro opere esposte in occasione di mostre) 54 - Matrici di bollettari per acquisto beni di consumo 55 - Libretti dei veicoli 56 - Avvisi convocazione commissioni 57 - Copie e minute dei progetti sia realizzati che non 58 - Domande di commercianti per deroghe orari dei negozi 59 - Copie degli inviti ai convocati per verifica pesi e misure 60 - Domande per concessione libretti di lavoro e libretti restituiti, per richieste certificati, annotazioni marginali stato civile,matrici proposte di annotazioni 61 - Comunicazioni relative a variazioni anagrafiche e deleghe celebrazione matrimonio 62 - Atti relativi a organizzazione censimenti 63 - Carteggio relativo alla contabilità per registri stato civile 64 - Lettere trasmissione passaporti e carte di identità 65 - Certificazioni per richieste ai fini di assegni di studio 66 - Visite fiscali dei dipendenti 67 - Corrispondenza per richiesta licenze pubblica sicurezza.

18 Allegato B PIANO DI CLASSIFICAZIONE PER GLI ARCHIVI DEL COMUNE TITOLARIO I AMMINISTRAZIONE GENERALE 1 - Legislazione e circolari esplicative 2 - Denominazione, territorio e confini, toponomastica (Frazioni, Storia del Comune) 3 - Statuto e Regolamenti, Stemma, Gonfalone, Sigillo 4 - Archivio Generale (Accesso agli atti, Albo Pretorio, Messi Comunali, Privacy, Protocollo) 5 - Sistema Informativo ( CED, Informatica, Istat, Statistiche,Sistemi Operativi) 6 - Informazioni e Relazioni con il Pubblico (sito Internet,Comunicazioni radio televisive) 7 - Politica del Personale, Ordinamento degli Uffici e dei Servizi, Relazioni con le Organizzazioni sindacali 8 - Controlli esterni 9 - Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna 10 - Cerimoniale,attività di rappresentanza,onorificenze e riconoscimenti 11 - Interventi di carattere politico e umanitario,rapporti istituzionali (chiese e gemellaggi) 12 - Forme associative per l esercizio di funzioni e servizi (acquedotto gestione esterna,consorzi, ANCI) 13 - Associazionismo e partecipazione (Pro loco, Partiti politici, Volontariato, Società sportive) II ORGANI DI GOVERNO,GESTIONE,CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIA 1 - Sindaco e Vice Sindaco 2 - Giunta e Consiglio 3 - Gruppi Consiliari, Conferenza dei Capigruppo e Commissioni Comunali 4 - Commissario prefettizio e straordinario 5 - Segretario Comunale direttore Generale 6 - Dirigenza 7 - Revisore dei conti 8 - Organi di controllo interni 9 - Organi consultivi III - RISORSE UMANE 1 - Concorsi, selezioni, colloqui,assunzioni e cessazioni, comandi e distacchi, mobilità 2 - Attribuzioni di funzioni, ordini di servizi e missioni

19 3 - Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro 4 - Retribuzioni e compensi 5 - Adempimenti fiscali, contributivi, assicurativi e previdenziali 6 - Tutela della salute e sicurezza su luogo di lavoro 7 - Dichiarazione di infermità ed equo indennizzo 8 - Indennità premio di fine servizio, trattamento di fine rapporto, quiescenza 9 - Servizi al personale su richiesta (mensa per dipendenti) 10 - Orario di lavoro, presenze e assenze (maternità, orario di lavoro flessibile, part-time, scioperi, permessi) 11 - Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari 12 - Formazione e aggiornamento professionale 13 - Collaboratori esterni (contrattisti, obiettori di coscienza, personale avventizio) IV RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIO 1 - Entrate (Addizionale comunale, diritti segreteria, ICI,Imposte comunali, TARSU, TOSAP,oneri di urbanizzazione) 2 - Uscite ( Pagamenti,ratei dei mutui, fatture, retribuzione incarichi professionali, spese mensa e scuola, note di accredito) 3 - Partecipazioni finanziarie (azioni) 4 - Bilancio preventivo, Variazioni di bilancio, verifiche contabili 5 - Piano Esecutivo di Gestione 6 - Rendiconto della gestione (conti consuntivi) 7 - Adempimenti fiscali (IVA) 8 - Inventari e consegna beni 9 - Beni immobili (proprietà comunali, concessioni cimiteriali,dismissione,donazione e compravendita immobili, gestione e concessione impianti sportivi, occupazione suolo pubblico) 10 - Beni mobili ( acquisto automobili, computers mobili, riviste, segnaletica stradale, manutenzione, donazione beni mobili 11 - Economato ( acquisto materiale di consumo, cassa economale, pulizia uffici, spese economati) 12 - Funzionamento Uffici ( Abbonamenti, Gazzetta Ufficiale, giornali, acquisto cancelleria, stampati, vestiario, riscaldamento uffici, sgombero neve, traslochi) 13 - Oggetti smarriti e recuperati 14 - Tesoreria 15 - Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate (Agenzie riscossione tributi, esattoria,tesoreria) 16 - Pubblicità e pubbliche affissioni (tassa affissioni) V AFFARI LEGALI 1 - Contenzioso (cause e liti, incarichi a legali, ricorsi tributari) 2 - Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi, Assicurazioni 3 - Pareri e consulenze VI - PIANIFICAZIONE E GESTIONE TERRITORIO

20 1 - Urbanistica Piano Regolatore Generale e Varianti( PRG ) 2 - Urbanistica Strumenti di attuazione PRG ( certificati destinazione urbanistica) 3 - Opere Pubbliche 4 - Edilizia Privata (controllo cantieri, chiese, concessioni edilizie condoni, ordinanze demolizione,pratiche edilizie, verde privato rilevazione violazioni) 5 - Edilizia Pubblica ( acquisto aree per residenza pubblica, eliminazione barriere architettoniche, case popolari costruzione edilizia residenziale pubblica) 6 - Catasto 7 - Viabilità 8 - Ambiente (autorizzazioni, monitoraggio, controllo) 9 - Protezione Civile ed Emergenze VII - SERVIZI ALLA PERSONA 1 - Diritto allo studio e servizi (borse di studio, buoni acquisto libri, mensa scolastica e trasporti scolastici) 2 - Asili nido e scuola materna 3 - Promozione e sostegno delle istituzioni scolastiche e loro attività (giochi della gioventù) 4 - Istituti culturali, Musei, Biblioteche, Teatri (promozione e sostegno istituzioni scolastiche) 5 - Attività ed eventi culturali e sportivi ( Feste e sagre, feste religiose, popolari,nazionali patrono) 6 - Prevenzione, recupero e reintegrazione soggetti a rischio, Tutela e curatela incapaci 7 - Informazione, consulenza ed educazione civica (informagiovani e cittadini stranieri) 8 - Assistenza diretta ed indiretta,benefici economici (assistenza anziani, domiciliare, case di riposo, assistenza inabili, invalidi, minori, stranieri, telesoccorso) 9 - Attività ricreative (soggiorni per anziani, centri estivi) 10 - Politiche per la casa VIII ATTIVITA ECONOMICHE 1 - Agricoltura e pesca, Artigianato, Industria 2 - Commercio e fiere e Mercati ( commercio fisso e ambulante, distributori di benzina, esercizi pubblici e commerciali,licenze di commercio, vendite) 3 - Esercizi turistici e strutture ricettive (agriturismi, strutture alberghiere e di turismo) 4 - Promozione e Servizi IX POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA 1 - Prevenzione ed educazione stradale 2 - Polizia stradale (vigilanza,incidenti,vigili urbani) 3 - Informative

21 4 - Sicurezza e Ordine Pubblico ( armi, atti vandalici, autonoleggio, somministrazione bevande alcoliche, distribuzione e depositi carburanti, circhi, autorizzazioni PS, fogli di via, fuochi artificiali, giochi leciti, guardie giurate e notturne, obblighi di soggiorno,porto d armi,spettacoli viaggianti, persone pericolose,controlli terrorismo, tutela incolumità pubblica X TUTELA DELLA SALUTE 1 - Salute e Igiene Pubblica (epidemie,malattie infettive, pareri igienico-sanitari settore edilizio, vaccinazioni 2 - Trattamento Sanitario Obbligatorio 3 - Farmacie 4 - Zooprofilassi veterinaria (macellazioni, derattizzazione) 5 - Randagismo animale e canile XI SERVIZI DEMOGRAFICI 1 - Stato civile 2 - Anagrafe e certificazioni 3 - Censimenti 4 - Polizia Mortuaria e Cimiteri (estumulazioni, esumazioni,referti necroscopici) XII ELEZIONI ED INIZIATIVE POPOLARI 1 - Albi elettorali (scrutatori, presidenti di seggio) 2 - Liste elettorali 3 - Elezioni 4 - Referendum 5 - Istanze, petizioni e iniziative popolari XIII LEVA MILITARE 1 - Leva e Ruoli Matricolari XIV OGGETTI DIVERSI